Ведение личных дел сотрудников – организации и порядок их хранения

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  3. Каждый лист дела нумеруется.
  4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Читайте также:
Больничный при давлении: на какой срок дают

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

  • Обязательно ли вести личные дела работников?
  • Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
  • Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
  • Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  • Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Читайте также:
Профессия технолога: описание, виды промышленности

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Личные дела работников: кто должен оформлять

Личная карточка работника

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.

3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.

4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.

6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Читайте также:
Номер ГТД расшифровка: пример

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

  • паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

  • документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
  • загранпаспорт;
  • справка о наличии (отсутствии) судимости.

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.

В тексте согласия работника необходимо отразить:

  • ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
  • ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
  • ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
  • срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).

Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

Хранение личных дел сотрудников

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Сбор избыточных сведений для личного дела

Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.

Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).

Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 № А53-10287/2013 подтвердил, что хранение работодателем копии паспорта на рабочем месте – это нарушение прав и свобод гражданина. Данное нарушение грозит наложением штрафа.

Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.

Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Читайте также:
Руководитель отдела продаж: обязанности, зарплата

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

  • анкета;
  • резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • заявление о приеме на работу;
  • медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
  • трудовой договор;
  • личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

  • копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
  • договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
  • соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
  • аттестационные листы;
  • докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
  • различные акты и уведомления;
  • копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  • заявление работника об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
  • номер личного дела;
  • заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
  • дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
  • срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

  • личная карточка по форме Т-2;
  • анкета;
  • резюме;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Читайте также:
Аренда автомобиля у сотрудника: налогообложение и бухгалтерский учёт

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

  • номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
  • графу «порядковый номер документа»;
  • графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
  • графу «дата документа»;
  • графу «заголовок документа»;
  • графу «дата включения документа в личное дело»;
  • графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

  • на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
  • свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  • доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
  • требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

  • цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
  • наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Читайте также:
Профстандарт слесаря по разным направлениям деятельности

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Изольда Светличная, юрист

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018

См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

Читайте также:
Пособие матери-одиночки: какое положено

Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

  • на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
  • на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
  • т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

  • в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
  • на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Читайте также:
Сокращенная рабочая неделя для работников по Трудовому кодексу

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:

  • с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
  • с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Образец приказа о служебном расследовании в отношении работника

Служебные расследования на предприятиях встречаются не так уж и редко. Толчком к этой процедуре служит отдельный документ под названием «Приказ о проведении служебного расследования», написанный в результате возникновения в организации какой-либо нештатной ситуации.

Что может стать причиной для расследования

Должностная инструкция любого работника содержит раздел, в котором прописывается ответственность за те или иные нарушения. Обычно здесь есть пункты о:

  • причинении ущерба компании,
  • порче товарно-материальных ценностей,
  • несоблюдение трудовой дисциплины,
  • халатное выполнение трудовых функций,
  • разглашение коммерческой тайны и т.п.

Все эти проступки могут повлечь за собой достаточно серьезные последствия для организации и стать причиной служебного расследования. И если это случилось, то внутреннее «следствие» поможет установить истинную причину происшествия и определить степень виновности того или иного сотрудника.

Порядок проведения расследования

При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.

Однако процедура расследования достаточно трудоемкая и ответственная, поэтому для нее отдельным приказом назначается специальная комиссия. Основная ее задача: выяснение обстоятельств случившегося, беседы с предполагаемыми виновниками, установление степени их вины, подсчет нанесенного организации ущерба.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек из разных подразделений компании. Все они должны быть достаточно квалифицированными и грамотными специалистами, чтобы провести расследование качественно, на должном уровне, разобрав все мотивы, причинно-следственные связи и прочие обстоятельства. При этом действовать нужно предельно аккуратно, не допуская нарушения прав работников. Как правило, в комиссию включаются:

  • представитель внутренней службы безопасности,
  • юрист,
  • сотрудник бухгалтерского отдела или экономист,
  • технический работник, например, инженер и т.п.

В комиссию может входить и руководитель компании.

Результаты расследования

После проведения расследования комиссия в специальном акте выносит свое решение, которое в случае доказательств виновности сотрудника служит основанием для назначения ему дисциплинарного наказания.

Обычно в таких случаях наказание наступает в виде выговора или даже увольнения, редко кому удается отделаться замечанием. Кроме того, сотрудник может понести и материальную ответственность (если были доказаны факты умышленной порчи имущества предприятия).

В особых ситуациях внутреннее расследование может послужить основанием к возбуждению административного или даже уголовного дела, а также привести к подаче против виновника гражданского иска.

Кто пишет приказ

Непосредственно составлением приказа занимается секретарь организации, либо тот сотрудник, который является полномочным представителем руководителя. При этом сам приказ всегда пишется от лица директора компании и обязательно должен быть заверен его подписью (в случае его отсутствия на рабочем месте – заместителем, действующим по доверенности).

Основание для приказа

Любой приказ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае в роли него выступает докладная записка или представление от начальника отдела/руководителя подразделения, в котором обнаружилось нарушение. В приказе нужно обязательно указывать ссылку на данный документ.

Как составить приказ

На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца приказа о служебном расследовании в отношении провинившегося работника. Предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия, исходя из его потребностей (в этом случае форма приказа должны быть утверждена в четной политике фирмы).

Приказ о расследовании должен включать в себя ряд основных сведений. Это:

  • название компании-работодателя,
  • персональные данные сотрудника: его должность, ФИО, информация о случившемся,
  • ссылку на основание,
  • сведения об ответственных за его исполнение лицах.

Также приказ обязательно должен быть пронумерован и датирован. Ставить печать на документе не обязательно, т.к. с 2016 года требование закона к юридическим лицам (как ранее и к ИП) о применении в работе штампов и печатей отменено.

Читайте также:
Профессия эколога — описание, перспективы, зарплата и востребованность

Как оформить приказ

Приказ пишется в единственном экземпляре. Он может быть составлен как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, в печатном или рукописном виде (всё это роли не играет). Однако он обязательно должен содержать в себе подписи:

  • руководителя компании,
  • ответственных сотрудников,
  • при необходимости лица, в отношении которого он был составлен.

Образец приказа

  1. В начале слева или справа (не имеет значение) пишется название организации с указанием ее организационно-правового статуса (т.е. ЗАО, ОАО, ИП, ООО), а также дата и номер документа.
  2. После этого посередине вписывается слово «Приказ» и чуть ниже коротко передается его смысл (в данном случае, «о служебном расследовании»).

Затем располагается основная часть приказа.

  • Сначала сюда вносится «предисловие», то есть информация о нештатной ситуации (нарушении, проступке и т.п.) и допустившем ее сотруднике, указывается дата инцидента.
  • Затем отдельными пунктами пишется собственно приказ. Здесь назначается состав комиссии (указываются должности сотрудников предприятия, их фамилии, имена, отчества) с выделением председателя и рядовых членов, прописываются их цели и задачи, а том числе составление заключения о проведенном расследовании.
  • Отдельным пунктом назначается ответственное за выполнение приказа лицо.
  • После этого в документ вносится ссылка на основание (с его номером и датой).
  • В завершении приказ подписывается руководителем, а также всеми упомянутыми в нем работниками.
  • Положение о служебном расследовании ДТП

    Положение о порядке проведения служебного расследования дорожно-транспортных происшествий

    ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

    1.2. Настоящее Положение определяет единый порядок, проведения служебного расследования и разбора дорожно-транспортных происшествий в Организации.

    1.3. Целью служебного расследования является установление обстоятельств, анализ причин и условий, способствовавших возникновению дорожно-транспортных происшествий, выявление нарушений установленных норм и правил, регламентирующих безопасность дорожного движения, а также разработка мероприятий по устранению причин происшествий.

    1.4. При служебном расследовании, в пределах компетенции лица, его проводящего, должны быть выявлены:

    • обстоятельства, предшествующие происшествию;
    • причины происшествия;
    • влияние дорожных и других факторов на возникновение дорожно-транспортного происшествия;
    • последствия происшествия;
    • лица, деятельность которых связана с возникновением происшествия, и конкретная вина каждого из них (предварительно);
    • недостатки в работе Организации, способствующих возникновению дорожно-транспортных происшествий.

    1.5. Служебное расследование проводится ответственным лицом за обеспечение безопасности дорожного движения в Организации всех дорожно-транспортных происшествий с транспортом, принадлежащим Организации, в срок до 5 суток.

    ДЕЙСТВИЯ СОТРУДНИКОВ ПРИ СЛУЖЕБНОМ РАССЛЕДОВАНИИ ДОРОЖНО-ТРАНСПОРТНОГО ПРОИСШЕСТВИЯ

    2.1. Водители и сотрудники Организации, чьи обязанности непосредственно связаны с управлением транспортными средствами, в случае участия в дорожно-транспортном происшествии, обязаны соблюсти порядок действий, предусмотренный пунктом 2.5. ПДД РФ, а также без промедления сообщать об этом в ГИБДД и в Транспортный отдел.

    2.2. Сотрудники Транспортного отдела оказывают консультативную помощь сотрудникам, попавшим в ДТП. Разъясняют порядок обращения в ГИББ или органы МВД, страховую компанию.

    2.3. Сотрудники Транспортного отдела регистрируют факт произошедшего ДТП в журнале учета дорожно-транспортных происшествий. ДТП с погибшими или раненными регистрируются в разделе № 1 журнала и подлежат ежемесячной сверке с территориальными органами внутренних дел. ДТП, повлекшие за собой только материальный и иной ущерб (без погибших и раненых) регистрируются в разделе № 2 журнала.

    2.4. В случае необходимости возможен выезд сотрудника Транспортного отдела на место ДТП. Решение о необходимости выезда принимает Руководитель Транспортного отдела, в зависимости от тяжести ДТП, его последствий и при обоснованной необходимости организационной помощи сотруднику, попавшему в ДТП.

    2.5. Должностные лица, в случае прибытия на место происшествия раньше работников ГИБДД, должны принять меры к оказанию помощи пострадавшим, доставке их в ближайшее медицинское учреждение, к охране места происшествия, транспортного средства и груза, принять меры к предотвращению «вторичных происшествий» и выявлению очевидцев происшествия.

    2.6. Должностные лица, производящие служебное расследование, в случае прибытия на место происшествия, с разрешения работников органов дознания или следствия должны:

    • осмотреть место происшествия и поврежденные транспортные средства;
    • уточнить необходимые данные у водителей и других очевидцев происшествия, объяснения которых могут иметь значение для выяснения обстоятельств происшествия.
    • дату и точное время (местное) происшествия;
    • место происшествия;
    • в городе — улица, район;
    • категорию дороги и в случаях, когда происшествие связано с неудовлетворительными дорожными условиями — принадлежность и наименование организации, эксплуатирующей дорогу;
    • модель и государственный регистрационный знак транспортного средства;
    • число погибших и раненых (в том числе водителей, пешеходов, пассажиров);
    • техническое состояние транспортного средства;
    • характер и степень повреждения транспортного средства и перевозимого груза;
    • кто управлял транспортным средством: фамилия, имя, отчество, класс, год присвоения квалификации, стаж работы (общий водительский стаж, стаж работы в Банке, на данном транспортном средстве, по возможности те же сведения о других водителях-участниках происшествия);
    • состояние водителя: здоров, трезв, утомлен (только по заключению врача);
    • на каком часу работы водителя произошло происшествие;
    • цель поездки;
    • вид перевозок;
    • по назначению ли использовалось транспортное средство, нет ли отклонений от маршрута;
    • вид дорожно-транспортного происшествия;
    • погодные условия (дождь, снег, туман и т.д.);
    • освещенность: темное, светлое время суток, сумерки;
    • дорожные условия (вид покрытия, состояние проезжей части, подъем, кривая, наличие дорожных знаков и сигналов);
    • ознакомиться с протоколом осмотра места происшествия, осмотра транспорта и схемой дорожно-транспортного происшествия и снять с них копии;
    • зафиксировать (при необходимости сфотографировать) общий вид места происшествия, положения транспортных средств, участвующих в происшествии, следы торможения, юза или качения автомобиля и принадлежность именно этому транспортному средству, место осыпавшейся грязи, стекла и т.д. при ударе, его форму, размеры, место наезда на пешехода, а также другие предметы, которые могли повлиять на возникновение происшествия. При необходимости настоять, чтобы эти сведения были занесены в протокол осмотра места происшествия; — осмотреть документы, в частности, удостоверение на право управления транспортным средством, технический талон транспортного средства, путевой или маршрутный лист, товарно-транспортные документы на перевозимый груз.
    Читайте также:
    Аттестация по электробезопасности в Ростехнадзоре по группам допуска

    2.7. При анализе происшествия необходимо:

    • выяснить обстоятельства и очевидные причины происшествия;
    • выяснить все нарушения, повлекшие за собой происшествие и причины, способствовавшие его возникновению. В отношении водителя, находившегося во время происшествия в нетрезвом состоянии, кроме того, необходимо выяснить, при каких обстоятельствах он оказался за рулем в нетрезвом состоянии, явился ли водитель пьяным на работу или употреблял спиртные напитки на работе, кто из должностных лиц проверял его состояние перед выездом на линию, исключает ли система допуска водителей к управлению автомобилями в автотранспортном предприятии возможность выезда в рейс в нетрезвом состоянии;
    • действия водителя и их соответствие Правилам дорожного движения;
    • дорожные условия и их возможное влияние на возникновение происшествия;
    • имеется ли причинная связь между возникновением происшествия и упущениями в работе по безопасности движения.

    ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ ДОРОЖНО-ТРАНСПОРТНЫХ ПРОИСШЕСТВИЙ

    3.1. По окончании служебного расследования комиссия составляет акт. (Приложение № 2)

    3.2. Акт, должен содержать следующую информацию:

    • указывается состав комиссии, проводящей служебное расследование, марки, модели и номера транспортных средств, участвовавших в дорожно-транспортном происшествии, их принадлежность, фамилия, имя, отчество водителя, место происшествия, обстоятельства происшествия и его последствия.
    • указываются действия водителя до момента происшествия. Кто и в какое время выпустил его в рейс, проходил ли он медосмотр, соблюдался ли скоростной режим и маршрут движения и др.
    • указываются данные о ширине дороги, обочин, покрытии, их дефектах, условиях видимости в момент совершения дорожно-транспортного происшествия, а также наличии недостатков в обустройстве, оборудовании дороги.
    • указывается возраст водителя, стаж работы водителем в Организации, какое время работает на данной марке транспортного средства, его состояние здоровья в момент совершения дорожно-транспортного происшествия, проходил ли перед выездом медосмотр, на каком часу работы произошло происшествие, были ли ранее у него взыскания от администрации и ГИБДД (если были, за что), участвовал ли ранее в дорожно-транспортных происшествиях и т.д.
    • отражаются сведения о техническом состоянии транспортного средства, участвовавшего в происшествии, в частности: его тип, марка, модель, год выпуска, о техническом обслуживании с указанием времени его проведения, своевременно ли выполнялись заявочные ремонты и т.д. Сведения о другом транспортном средстве(ах), участвовавшем в происшествии.
    • дается оценка работы, проводимой в целях предотвращения дорожно-транспортного происшествия и указываются выявленные в процессе проверки недостатки.
    • указываются причины происшествия, по мнению комиссии, и предлагаются меры по устранению недостатков, выявленных в результате проверки.
    • Дата проведения разбора, количество и категория работников, присутствовавших при разборе.

    К акту прилагаются:

    • Схема дорожно-транспортного происшествия (Приложение № 3);
    • фотографии места ДТП (при их наличии);
    • фотографии поврежденного автомобиля (при их наличии);
    • объяснительная записка водителя или сотрудника, управляющего автомобилям в момент ДТП
    • список погибших и пострадавших с указанием фамилий, инициалов, года рождения, пола и других данных (при их наличии).

    РАЗБОР ДОРОЖНО-ТРАНСПОРТНОГО ПРОИСШЕСТВИЯ

    4.1. Руководитель Транспортного отдела при возникновении происшествия с пострадавшими, в пятисуточный срок проводит разбор причин и обстоятельств, способствовавших его возникновению.

    4.2. Причины происшествия, результаты разбора и принимаемые меры могут послужить причиной проведения специального инструктажа, в соответствии с Положением о проведении инструктажей по безопасности дорожного движения с водителями и лицами, управляющими служебным транспортом.

    Раздел 1. Сведения, подлежащие сверке с территориальными органами внутренних дел

    Раздел 2. Сведения внутреннего характера, подлежащие выяснению в процессе проведения служебного расследования

    служебного расследования дорожно-транспортного происшествия

    № ____ от «____» ___________________ 201 __ г.

    Комиссия в составе:

    Члена комиссии № 1: ______________________________________________________

    Члена комиссии № 2: ______________________________________________________

    Комиссия, назначенная приказом по Банку от «___» ___________ 201__ г., №________, обследовав место происшествия, ознакомившись с документами, осмотрев автомобиль, опросив участников ДТП и свидетелей, установила:

    1. Основная информация о ДТП
    2. Другие участники происшествия (транспорт)
    3. Пострадавшие:
    4. Водитель, управляющий транспортным средством
    5. Техническое состояние транспортного средства
    6. Описание обстоятельств происшествия
    7. Комиссия пришла к выводам
    8. Комиссия предлагает
    9. Приложения:
    10. Подписи комиссии

    Член комиссии № 1 _______________________/___________________/

    Член комиссии № 2 _______________________/___________________/

    к акту служебного расследования дорожно-транспортного происшествия

    № ____ от «____» ___________________ 201 __ г.

    Место дорожно-транспортного происшествия ________________________________________

    Схему составил: ______________________________________________ / ________________ /

    (должность Ф.И.О.) (подпись)

    Участник ДТП: ________________________________________________ / ________________ /

    (должность Ф.И.О.) (подпись)

    Руководитель Транспортного отдела: ______________________________ / ________________ /

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: