Смена директора – пошаговая инструкция

Смена директора ООО

Как правильно уволить директора ООО? Ситуация простая: директор — одновременно учредитель, сам хочет уйти и передать свои обязанности другому участнику компании. Какие могут возникнуть сложности с этой процедурой?

Ответ: процедуру можно оспорить, если есть нарушения

Бывает, что директор ООО хочет уволиться. Будет сложно, если не все учредители с этим согласны, но если согласны, тоже сложно. С ООО такая проблема: чуть ли не каждый шаг нужно подкреплять документами, иначе любой недовольный учредитель может пойти в суд и оспорить решение общества. Объясняем, как действовать в самом спокойном случае — когда директор готов уволиться, и все с этим согласны.

Созвать внеочередное собрание учредителей

Все главные решения в ООО участники принимают на общем собрании. Важна сама процедура: если участников собрали с нарушениями, любой учредитель сможет оспорить собрание. Что нужно сделать:

    Пригласить участников на собрание. На собрании должны быть все учредители. Если одного не будет, а остальные решат сменить директора, решение можно оспорить.

По закону приглашать на собрание нужно заказным письмом. Но в уставе можно указать другой способ. Поэтому если в уставе компании написано, что вы приглашаете по электронной почте, сообщением в телеграме или фейсбуке — это годится. Это сложно грамотно прописать, но сейчас не об этом. Пока важно, что такая возможность есть.

Еще один надежный способ — уведомление под расписку, если это прописано в уставе. Пишете уведомление, даете участнику, он расписывается. Всё, на собрание приглашен. Отказывается подписать — заказное письмо. От него никуда не деться.

Соблюдать сроки приглашения. По закону, предупредить о собрании надо за тридцать дней до него, не позже. Но тут устав снова побеждает закон: если указаны другие сроки, действуйте по ним.

Еще можно провести собрание срочно и не следовать правилам про уведомления и сроки. Для этого есть отдельная статья в законе об ООО. Например, вы решили провести собрание послезавтра и пишете об этом учредителям в фейсбуке. Если на собрание приходят все участники, оно законно.

Зарегистрировать участников. В законе об ООО прописана регистрация участников собрания: они приходят, показывают паспорт, директор их сверяет и записывает.

Всё это выглядит ужасно занудно и даже смешно, если в компании все учредители давно знакомы и общаются. Но занудство в этом деле — самый надежный способ сменить директора без проволочек.

Подготовить протокол общего собрания

После собрания нужно составить протокол. Он отражает всё, что происходит на собрании: где оно проходило, кто на нем был, какие вопросы рассматривались и итоги голосования по этим вопросам.

Статья 181.2 ГК — о принятии решения собрания. В ней же указано, что обязательно должно быть в протоколе

Протокол общего собрания составляет директор. Если его нет на собрании, то председатель собрания. Протокол подписывает председатель собрания и секретарь.

У вас на повестке должно быть два вопроса:

  • прекращение полномочий прежнего директора;
  • избрание и назначение нового директора.

Еще нужно указать информацию о результатах голосования:

  • дату, время и место проведения;
  • паспортные данные об участниках собрания;
  • результаты голосования по каждому вопросу;
  • кто считал голоса;
  • кто проголосовал против решения собрания и потребовал записать это в протокол.

Статья 67.1 ГК — в пункте 3 о том, как подтверждается решение собрания

Протокол собрания нужно заверить нотариально — этого требует гражданский кодекс. Но есть исключение: если вы раньше приняли решение, что протокол заверять у нотариуса не нужно, и это прописано в уставе — то достаточно подписей участников. Или другого способа, который есть в уставе.

Читайте также:
Рабочая виза в Польшу для россиян — как получить, пошаговая инструкция

Расторгнуть с директором трудовой договор

Увольнение директора — еще один квест с занудством:

Форма № Т-8 на сайте Консультанта

  • издать приказ о прекращении трудового договора с работником по форме № Т-8;
  • принять от директора дела и имущество организации по акту. Акт описывает, что прежний директор передает новому: документы, устав, печать, ключи от сейфа, принтеры, фикус в горшке — если это имущество ООО;
  • выплатить директору зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, пособие;
  • сделать запись об увольнении в трудовой книжке и личной карточке;
  • принять на работу нового директора.
  • Предупредить о смене директора налоговую и банк

    Теперь нужно внести изменения в ЕГРЮЛ и сказать банку, что директор сменился.

    Чтобы оповестить налоговую, заполняете заявление по форме № Р14 001. Его нужно будет заверить у нотариуса. Сделать это должен новый директор — нотариус заверит его подпись на заявлении. Затем его нужно отнести в налоговую, ту, где регистрировали ООО.

    Еще нотариус попросит оригинал устава, свидетельство о регистрации ООО, ИНН и протокол собрания.

    Главное — сообщить налоговой в течение трех рабочих дней со смены директора, иначе — штраф 5000 рублей. Еще налоговая может попросить решение о смене директора и приказ о назначении нового, поэтому возьмите с собой на всякий случай.

    Теперь разбираемся с банком. Сообщить банку нужно, когда налоговая впишет нового директора в ЕГРЮЛ. На это по закону есть пять дней. Когда сведения в ЕГРЮЛ обновились, налоговая выдает лист записи с обновлениями.

    В банк нужно взять с собой:

    • решение о смене директора;
    • приказ о назначении нового директора;
    • ту самую запись из налоговой.

    Банк может дополнительно попросить устав или еще какие-нибудь документы, поэтому лучше узнать об этом заранее в службе поддержки.

    Счет для ИП и ООО в Модульбанке

    Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ

    Как провести смену руководителя в ООО: инструкция в 2021 году

    В данной статье остановимся подробнее на такой важной персоне как – генеральный директор (руководитель компании). Руководитель в ООО действует всегда от имени Общества и в ее интересах. Данные о директорстве находятся в ЕГРЮЛ. Когда компания приняла решение поменять руководителя ,она должна сообщить о таких изменения в налоговую.

    КАК сообщить сведения в налоговую? Куда идти что бы поменялся директор и какие документы заполнять?

    Содержание

    Важный момент: Нельзя допускать такой ситуации когда новый генеральный директор уже принял на себя полномочия руководителя , а старый еще действует.

    Инструкция по смене генерального директора

    Шаг 1. Участником общества или единственному участнику ООО необходимо созвать общее собрания участников или решение единственного участника о новом директоре.

    В данном документе обязательно отразить дату когда старый директор увольняется и дату когда новый директор вступает в должность.

    Шаг 2. Заключить трудовой договор с новым директором и расторгнуть трудовой договор со старым руководителем.

    Помните, что также нужно окулировать доверенности, которые выдавал старый директор.
    Нюансы при увольнении генерального директора о которых нужно знать:

    1. В протоколе о смене руководителя нужно указать на основании чего произошло увольнение. (соглашение сторон, заявление об увольнении по собственному желанию иные причины).
    2. Создать приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8 и зарегистрировать его в журнале.
    3. Принять от старого директора дела и имущество по акту.
    4. Произвести выплату зарплаты и иных необходимых начислений.
    5. Внести в личную карточку директора по форме № Т-2 запись об увольнении. С записью в карточке руководителя надо ознакомить под роспись.
    6. Внести в трудовую книжку запись об увольнении и выдать ее на руки директору.
    7. Сообщить в банк о прекращении полномочий директора.
    8. В течение трех рабочих дней с момента передачи полномочий директора новому руководителю сообщить в свою ИНФС об изменении регистрационных сведений по форме 13014.
    Читайте также:
    Система управления кайдзен — что это такое

    Шаг 3. Подготовить заявление по форме Р13014 и сходить к нотариусу для его заверения.

    Если вы, решили пойти к нотариусу то возьмите с собой полный комплект учредительных документов (устав, все зарегистрированные изменения за весь период существования ООО, решение о смене генерального директора, выписка из ЕГРЮЛ. Заверить такое заявление идет как правило новый генеральный директор. Иногда нотариус требует присутствие участника или участников, которые приняли решение о смене руководителя. Но это скорее исключение, чем практика. Рекомендуем заранее обсудить это с нотариусов, прежде чем идти на смену генерального директора с документами.

    О том как заполнить заявление по форме Р13014 о смене генерального директора Вы можете узнать из нашей статьи – “Как заполнить заявление по форме Р13014 на смену генерального директора в 2021 году”.

    О том как подготовить решение о смене генерального директора Вы можете узнать из нашей статьи – “Образец решения о смене генерального директора”, а также протокол общего собрания о смене генерального директора в статье – “Образец протокола о смене генерального директора”.

    Шаг 4. Сходить в налоговую лично новому генеральному, либо через уполномоченного представителя и подать Р13014 форму и решение или протокол о смене генерального директора.

    Срок подачи в налоговую не должен превышать 3 рабочих дней, иначе штраф 5000 р. Напомним, что пошлина при регистрации данных действий не взимается. Обычно, такие заявления принимают отдельные налоговые по регистрационным действиям (например в Москве -46 МИФНС, в Санкт-Петербурге -15 МИФНС). Но, например в маленьких городах заявления о смене генерального директора принимают обычные налоговые по месту учета организации. На сайте налоговой можно узнать данную информацию.

    Шаг 5. Через 5 рабочих дней вы идете в МИФНС за листом записи где зафиксировано изменение о смене генерального директора.

    Шаг 6. Обязательно с данными документами нужно проехать в банк и поменять карточку подписей на нового генерального директора и получить новый ключ.

    Банки обычно требуют новый лист записи, протокол или решение о смене руководителя, приказ о назначении нового директора.

    Пошаговая инструкция по смене директора ООО

    Порядок оформления смены директора ООО в 2021 году зависит от состава учредителей компании. Если участник один, он самостоятельно принимает решение о смене руководителя. Если в компании несколько собственников, необходимо провести общее собрание и голосование, по итогам которых составляется протокол. Дальнейшие действия одинаковы для обществ с ограниченной ответственностью с любым количеством участников: нужно подготовить также форму Р13014, зарегистрировать изменения в налоговой, переоформить внутреннюю документацию, проинформировать банк и партнеров.

    1. Составьте решение единственного участника или протокол общего собрания о смене директора

    Если вы единственный учредитель ООО, для смены директора вам нужно составить единоличное решение.

    Решение единственного учредителя ООО о смене директора

    Пример решения о смене директора в ООО с одним участником – Создать решение

    • Сформировать решение автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненное решение одного участника ООО и другие документы для смены директора с инструкцией по подаче. Сформировать решение
    • Скачать шаблон решения для заполнения вручную на ПК DOCX, 384 KB

    Документ составляется в письменном виде в свободной форме. Обязательны следующие реквизиты:

    • Наименование и регистрационные данные ООО,
    • Дата и место составления решения,
    • Паспортные данные и адрес прописки учредителя,
    • Информация о прекращении полномочий действующего директора, дата и причина его увольнения,
    • Указание на назначение нового директора, дата его вступления в должность и срок трудового договора,
    • Подпись учредителя.
    Читайте также:
    Повышение зарплаты пожарным МЧС

    Если в ООО несколько учредителей, для смены руководителя нужно провести общее собрание участников, причем присутствовать должны собственники компании, обладающие не менее 50% голосов. На собрании проводится голосование по вопросам увольнения действующего руководителя и назначения нового. Для принятия решения за нового директора должно проголосовать большинство участников собрания, если иное не установлено уставом организации. По итогам собрания необходимо составить протокол.

    Протокол общего собрания учредителей ООО о смене директора

    Пример протокола о смене руководителя ООО – Создать протокол

    • Сформировать протокол автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненный протокол общего собрания участников ООО и все нужные документы о смене руководителя с инструкцией по подаче. Сформировать протокол
    • Скачать бланк протокола собрания учредителей для заполнения вручную на ПК DOCS, 41 KB

    В протоколе должны быть те же реквизиты, что и в решении единственного участника ООО, а также следующие данные:

    • Сведения о председателе, секретаре и лице, ответственном за подсчет голосов,
    • Повестка собрания (как минимум, два пункта — прекращение полномочий действующего руководителя и назначение нового),
    • Результаты голосования по каждому пункту повестки,
    • При наличии учредителей, не согласных с общим решением, информация о них (по их требованию),
    • Информация о лице, ответственном за подачу заявления по форме № Р13014 и заключение трудового договора с новым директором.

    2. Увольте директора и примите на работу нового руководителя ООО

    Директор ООО является наемным работником (даже в том случае, если в этом качестве выступает учредитель компании). Для передачи ему соответствующих полномочий нужно не только решение собственников компании, но и правильно оформленные трудовые отношения.

    При смене руководителя общества с ограниченной ответственностью проследите, чтобы приказы об увольнении предыдущего директора и о приеме на работу нового были выпущены в один день. Так вы избежите пересечения их полномочий и отсутствия в компании действующего руководителя.

    Если вы отказываетесь от работы с прежним директором до окончания срока его трудового договора, не забудьте расторгнуть контракт. С новым директором подпишите трудовой договор.

    3. Внесите изменения в устав организации – при необходимости

    Новая редакция устава и лист изменений к нему – документы, равные по юридической силе. Отличаются они лишь формой.

    Сведения о директоре не обязательно должны содержаться в уставе общества. Поэтому вам понадобится подготовить один из этих документов, только если такая информация есть именно в вашем уставе. В ином случае – не меняйте учредительный документ при отсутствии иных изменений в ООО.

    Если графы о личности руководителя присутствуют в уставе ООО, для их смены может быть достаточно листа изменений к уставу. Если кроме смены директора, о котором есть упоминание в уставе, вы вносите другие изменения, проще составить новую редакцию устава.

    В листе изменений укажите, какой пункт устава вы меняете, и приведите его новую формулировку. Лист изменений станет приложением к действующему уставу, после регистрации изменений их нужно будет хранить и представлять вместе.

    Новая редакция полностью заменит прежний устав. Все положения устава нужно будет изложить в ней полностью, включая те, которые вы не меняете. После регистрации изменений старая редакция перестанет действовать. Не сшивайте новую версию устава перед подачей в инспекцию: в налоговой документ будут сканировать постранично.

    4. Подготовьте заявление по форме № Р13014

    При смене директора заявление в инспекцию нужно составить по форме № Р13014.

    Читайте также:
    С какого возраста наступает материальная ответственность

    Подпись заявителя должна быть заверена нотариально, если только документы подаются не в электронном виде. Во втором случае заявление будет подписано ЭЦП. Нотариусу для заверения формы понадобятся устав, ОГРН и ИНН компании, дополнительно иногда нужна выписка из ЕГРЮЛ – узнайте полный перечень документов у нотариуса заранее.

    Образец заполненного заявления Р13014 при смене директора ООО

    Пример заявления Р13014 при смене руководителя – Создать заявление

    • Сформировать заявление автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненное заявление Р13014 и все другие документы для смены руководителя ООО с инструкцией по подаче. Сформировать заявление
    • Скачать шаблон Р13014 для заполнения вручную на компьютере XLS, 384 KB
    • Скачать бланк Р13014 для печати и заполнения от руки PDF, 1,2 МB

    При заполнении Р13014 не нужно распечатывать и заполнять все листы. Подготовьте только те, которые относятся к вашим изменениям.

    При смене директора в организации нужно заполнить:

    • Титульный лист. Данные об ООО в него вносятся так же, как они указаны в выписке из ЕГРЮЛ. В пункте 2, выбирая причину представления заявления, укажите подходящий код:
      • “1” – внесение изменений в устав и изменение сведений в ЕГРЮЛ. Если данные о директоре содержатся в уставе ООО,
      • “2” – внесение изменений в сведения об ООО только в ЕГРЮЛ. Если в уставе нет данных о руководителе.
    • Лист И. Готовится два экземпляра этого листа с заполнением подходящих полей: на нового и прежнего директора.
    • Лист Н на заявителя. Заявителем будет новый директор или его представитель.

    5. Подайте документы в налоговую инспекцию

    Заявление по форме Р13014, решение одного участника/протокол общего собрания учредителей, устав или лист изменений к нему (при необходимости), квитанцию об оплате госпошлины (при желании) нужно подать в инспекцию в течение трех дней с момента принятия решения о смене директора. За пропуск этого срока может грозить административный штраф. Инспектор может запросить также приказ о назначении нового директора для проверки соблюдения срока.

    Заявителем может быть руководитель общества с ограниченной ответственностью или иное лицо, имеющее право без доверенности действовать от его имени.

    Подать документы можно любым удобным для вас способом:

    • Непосредственно в ФНС или МФЦ,
    • Через онлайн-сервис налоговой при помощи ЭЦП,
    • По почте ценным письмом с описью вложений. Или курьерской доставкой – доступно только для Москвы,
    • Через нотариуса. Нотариус подпишет заявление своей ЭЦП и направит через онлайн-сервис ФНС.

    Уведомлять о смене директора ПФР, ФОМС и ФСС не нужно.

    Госпошлина за регистрацию изменений по форме Р13014 составляет 800 рублей. Сформировать квитанцию и оплатить пошлину можно в онлайн-сервисе ФНС.

    6. Проверьте правильность внесения изменений в ЕГРЮЛ

    Налоговая внесет новые данные в ЕГРЮЛ в течение 5 дней после подачи заявления. По истечении этого срока вы получите уведомление о внесении изменений. Проверьте, правильно ли внесены все сведения о новом руководителе.

    7. Проинформируйте об изменениях в ООО банк и партнеров

    После того, как в ЕГРЮЛ были внесены измененные сведения об ООО, выполните ряд действий:

    • Сообщите банку о назначении нового директора. Для изменения его данных предоставьте следующие документы:
      • Выписку из ЕГРЮЛ и копию уведомления о внесении изменений в реестр,
      • Решение одного участника или протокол общего собрания о смене директора,
      • Приказ о назначении нового руководителя общества,
      • Карточку с образцами подписей нового директора,
      • Некоторые банки запрашивают ИНН, ОГРН организации и устав.
    • Уведомите партнеров о смене руководителя. Вы можете сделать электронную рассылку или поприветствовать клиентов от имени нового руководителя на сайте компании. Вы не обязаны делать такое уведомление, но это будет хорошим тоном и поможет избежать недопониманий в работе.
    Читайте также:
    Больничные листы — оплата, какие изменения произошли

    Договоры, заключенные от имени предыдущего директора, заново заключать не нужно.

    При смене директора не забудьте подать документы в налоговую

    Часто на практике появляется вопрос: если происходит смена директора, документы в налоговую сдавать обязательно? Ответ прост: да, обязательно, причем за несвоевременное оповещение ФНС предусмотрен штраф. Директор обычно — это единоличный исполнительный орган юридического лица, его руководитель, который выполняет важные функции, в том числе представляет организацию перед третьими лицами и госорганами.

    Чтобы знать, кто выступает от имени юрлица, налоговая включает данные о высшем единоличном исполнительном органе в ЕГРЮЛ. Чтобы передать новые сведения в ФНС, нужно заполнить заявление в налоговую о смене руководителя. Это простая процедура, не требующая уплаты госпошлины. Но необходимо соблюсти все формальности, чтобы избежать штрафов или повторного обращения.

    Общие правила и сроки

    Рассмотрим, как должна происходить смена директора: сроки уведомления налоговой установлены на законодательном уровне, в ФЗ № 129 от 08.08.2001. Сделать это нужно не позднее 3 дней со дня принятия соответствующего решения. В этот срок направляют заявление в налоговую по месту регистрации юрлица (заполняется и направляется в ФНС форма Р14001). За пропуск срока привлекают к административной ответственности по ст. 14.25 КоАП РФ и накладывают штраф в размере 5000 рублей.

    Решение о снятии старого и назначении нового руководителя должно приниматься в соответствии с установленной уставом процедурой.

    Увольнение старого руководителя не отменяет выданных им доверенностей, поэтому их необходимо отозвать специально.

    О произошедших в компании изменениях должна узнать налоговая: смена директора осуществляется по правилам ФЗ № 129, так как эти сведения вносятся в ЕГРЮЛ.

    Документы

    Для оповещения ФНС используется форма Р14001. Это заявление упоминается в законе в качестве единственного документа, предоставляемого в целях регистрации изменения руководителя. Но на практике ИФНС часто просят дополнительно предоставить решение единственного учредителя или протокол участников, подтверждающий полномочия.

    Какие документы для смены директора ООО в налоговую необходимо предоставить:

    • заявление по форме Р14001, подпись на котором должна быть удостоверена нотариально (то есть подпись ставится в присутствии нотариуса). Заявление подписывает уже новый руководитель. Нотариус запрашивает дополнительно устав, свидетельство, выписку из ЕГРЮЛ (по усмотрению нотариуса), само решение;
    • протокол или решение единственного учредителя, оформленное в соответствии с законом об ООО (обязательно должны быть обозначены дата, время и место проведения собрания, перечислены присутствующие, четко обозначен вопрос повестки дня: снятие с должности старого руководителя и назначение нового, итоги голосования с распределением голосов по процентам, подписи на документе обязательны).

    Пошаговая инструкция

    1. Принятие решения о замене руководителя на основании устава организации. Подготовка документального подтверждения: протокола или решения.
    2. Заполнение заявления Р14001 и заверение его у нотариуса.
    3. Подача форм в налоговую лично директором, по почте или через представителя на основании доверенности, в которой четко прописаны полномочия. Бланки могут быть сданы и в электронной форме, сейчас есть такая возможность, но для их использования необходимо программное обеспечение и квалифицированная подпись.
    4. Получение готовых бланков. Сейчас все бланки налоговая выдает только в электронном виде, направляя их по почте (таким образом, указание электронной почты в заявлении становится обязательным). Получить бумажный образец можно по отдельному запросу.

    Более подробно о процедуре смены директора читайте в статье «Как сменить директора в ООО: пошаговая инструкция».

    Правила заполнения заявления

    Форма утверждена приказом ФНС РФ от 25.01.2012, и в одном из приложений изложены требования к заполнению заявлений.

    • заполняются только необходимые для регистрации конкретных изменений листы, двусторонняя печать не допускается;
    • не должно быть никаких поправок и помарок;
    • используются только заглавные буквы, в каждом знакоместе проставляется только одно значение;
    • используется только шрифт Courier New высотой 18 пунктов;
    • незаполненные листы сдавать не нужно;
    • все данные заполняются в соответствии с документами, с теми же сокращениями и другими особенностями;
    • если последнее значение занимает последнее знакоместо в строке (это обычное явление для наименований ООО), то следующая строка начинает заполняться со второго знакоместа.
    Читайте также:
    Могут ли уволить беременную женщину с работы, увольнение за прогулы, на испытательном сроке

    Подробно, как заполнить форму 14001, рассказано в статье «Образец заполнения формы 14001 при смене директора».

    Полный список требований можно найти в приложении к приказу на сайте ФНС РФ в том числе. Если налоговый инспектор указывает на ошибки, не стоит их игнорировать, нужно исправить. Обычно нотариусы охотно идут навстречу и не берут дополнительную плату за удостоверение подписи, исправляя уже имеющееся заявление.

    Регистрация смены генерального директора в налоговой достаточно проста и не представляет сложностей. Производится она в течение пяти рабочих дней, не считая дней подачи и получения.

    Инструкция по замене ЭЦП при смене директора организации в 2021 году

    Нужно ли менять ЭЦП при смене директора — да, это обязательно. Вот как проходит обновление электронной подписи:

    1. Оформляется приказ о назначении нового руководителя.
    2. Вносятся изменения в ЕГРЮЛ.
    3. Выпускается ЭП.

    Что делать с электронной подписью при перестановках в руководстве

    Запомните: смена ЭЦП при смене директора обязательна. Назначение нового руководителя оформляется внутри организации приказом, протоколом общего собрания или решением единственного участника. После оформления факта перестановок в руководстве следует:

    • обратиться в удостоверяющий центр, чтобы отозвать электронную подпись при смене руководителя;
    • подать заявку в УЦ, чтобы оформить ЭП новому директору на основании документов, которые подтверждают его полномочия.

    Прежний руководитель перестает утверждать документы, даже если перестановки в руководстве еще не отражены в ЕГРЮЛ, но ЭЦП на нового директора, которого нет в ЕГРЮЛ, оформить не получится (п. 3 ст. 40 14-ФЗ). Подпись новому руководителю выдают на основании обновленных сведений в реестре юридических лиц.

    Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

    В ситуации, когда ЭП нового директора еще не оформлена, но присутствует срочная необходимость утверждения документов, рекомендуем несколько вариантов решения вопроса:

    • определить, кто должен подписывать ЭЦП при смене директора, и использовать для подписи документов сертификат сотрудника, который наделен правом второй подписи (например заместителя директора);
    • оформить ЭП по срочному тарифу удостоверяющего центра, аккредитованного по новым правилам.

    Если прежний управленец остался в штате компании, некоторые организации назначают его исполняющим обязанности главы организации на время оформления сертификата. Но этот вариант приводит к нарушению, т. к. данные, которые содержит сертификат, не идентичны реальным фактам. Например, там указано, что сотрудник — директор, а на деле — главный инженер, который временно исполняет обязанности главы компании.

    А вот как быть с электронной подписью, если в организации умер директор, — подать заявление об отзыве ЭЦП, указав причину такой процедуры. Затем следует назначить сотрудника, который обладает временным правом подписания документов (пока не назначат нового руководителя), и оформить ему ЭП физического лица. Напоминаем, что с 01.01.2022 сотрудники и уполномоченные лица используют личную подпись как для рабочих, так и для личных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ от 27.12.2019).

    Возможные риски использования старой ЭП

    Прежний управленец не имеет права утверждать цифровым сертификатом документы общества, даже если ЭП еще не заменили. В законодательных нормативах указано, что будет, если не менять ЭЦП после смены директора:

    1. Признание совершенных сделок недействительными.
    2. Внесение компании в реестр недобросовестных поставщиков.
    3. Непризнание госструктурами отчетности компании, которая утверждена ЭЦП уволенного директора, что повлечет за собой дополнительные последствия — пени, штрафы и т. п.
    4. Несанкционированные расходы. Сертификат наделяет владельца широким спектром полномочий, в т. ч. возможностью распоряжаться денежными ресурсами. В этом случае оспорить банковские операции крайне трудно.
    5. Уголовная ответственность. В практике возникают спорные ситуации, особенно с причинением ущерба, когда использование подписи прежнего руководителя приводит к возбуждению дела о мошенничестве.
    Читайте также:
    Реестр дисквалифицированных руководителей — как узнать, что директора нет в списке

    Как получить электронную подпись на нового управленца

    Пошаговая инструкция, как получить ЭЦП на нового директора, если его нет в ЕГРЮЛ, по новым правилам:

    Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:

    • приказ о назначении или коллегиальное решение;
    • форма Р13014 для ФНС, которую заверяют у нотариуса (бланк утвержден приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020).

    Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.

    Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).

    Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНС или аккредитованный удостоверяющий центр. В новых правилах разъясняется, можно ли подать заявление на смену генерального директора электронно с ЭЦП физика, — да, с 01.01.2022 допускается подписание рабочей документации личной ЭП физического лица. Но использовать личную подпись разрешается только при наличии специальной электронной доверенности.

    Шаг 5. Оплатите счет за услуги удостоверяющего центра (до 01.07.2021). ФНС и доверенные организации предоставляют бесплатную КЭП с 01.07.2021 для юридических лиц, ИП и нотариусов.

    Шаг 6. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:

    • паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
    • документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
    • выписку из ЕГРЮЛ;
    • заявление на оформление сертификата;
    • документы, которые подтверждают оплату услуг центра.

    Шаг 7. Получите квалифицированную электронную подпись на нового руководителя на съемном носителе. В 63-ФЗ нет прямого ответа, подходит ли ЭЦП на юрлицо, если поменялся директор, но по логике, при смене лица, обладающего правом подписи от имени организации, использовать КЭП предыдущего руководителя запрещено. Для дальнейшей работы придется оформить новую ЭЦП.

    Пример заполнения формы Р13014 для налоговой:

    Об авторе этой статьи

    Элла Залужная Эксперт проекта Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС по специальности «Финансы и кредит».

    В 2013 году — Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
    В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
    В 2020 году прошла профессиональную переподготовку на базе образовательного центра «Гарант» и «Сбербанк-АСТ» по программе «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

    С 2008 по 2009 год работала экономистом отдела закупок на скорой помощи. С 2009 г. — ведущим экономистом госзаказа в театре им. Н.П. Акимова. В 2011 г. — специалистом Управления торгов Биржи (торги для Газпрома, Транснефти). С 2012 года — заместитель директора по финансово-хозяйственной деятельности в ГБУ. С 2017 года — консультирует заказчиков и поставщиков.

    Оформление смены фамилии в трудовой книжке

    Что делать кадровику, если сотрудник сменил фамилию:

    1. Принять заявление о корректировке данных в документах.
    2. Зачеркнуть одной чертой старые Ф.И.О. в трудовой книжке.
    3. Написать сверху новые.
    4. Указать основания для исправления.
    5. Заверить исправленную запись подпись и печатью.
    Читайте также:
    Служба охраны труда в организации: что это, основные задачи

    Трудовая книжка — главный документ о стаже

    Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

    Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

    Законодательная база по изменению личных данных работников

    Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

    Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

    Внесение изменений в трудовую книжку

    Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

    • Ф.И.О.;
    • дата рождения;
    • информация об образовании и квалификации.

    Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

    • перемена фамилии вследствие замужества или развода;
    • смена персональных данных по другим причинам;
    • ошибки в написании фамилии.

    Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

    Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

    В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

    Запись в ТК делается на основании заявления работника.

    Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

    Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

    Запись в трудовой книжке

    При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

    • старая фамилия зачеркивается;
    • рядом или над старой фамилией указывается новая;
    • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
    • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.
    Читайте также:
    Могут ли уволить беременную женщину с работы, увольнение за прогулы, на испытательном сроке

    Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

    В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

    «Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

    Образец смены фамилии в трудовой книжке

    Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

    Куда еще внести изменения

    Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

    • личное дело;
    • лицевые счета;
    • трудовой договор;
    • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

    В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

    По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ , которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

    Ответственность сторон за достоверность информации

    За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

    Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

    Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию

    Итак, одна из сотрудниц организации вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь нужно сменить ее персональные данные в учете, оформить новый СНИЛС и изменить сведения на титульном листе трудовой книжки. Далее обо всем по порядку.

    Заявление о смене фамилии

    Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

    В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

    Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

    Вот примерный образец такого заявления:

    Генеральному директору ООО «Ромашка»
    Иванову И.И

    от менеджера
    Петровой (Сидоровой) М.И.

    Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
    К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

    • копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
    • копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

    СНИЛС

    Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

    Читайте также:
    Моббинг на работе - что это такое, как противостоять и способы борьбы с ним

    Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

    Издание приказа

    Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

    о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

    г. Москва 12.02.2018

    На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

    изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

    Генеральный директор /И.И. Иванов/

    В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

    Исправление фамилии в трудовой книжке

    В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

    • старая фамилия перечеркивается одной чертой;
    • рядом вносится новая;
    • на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

    Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

    Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

    Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

    Немного об ответственности

    С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

    1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
    2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
    3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

    Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

    Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: