Система управления кайдзен — что это такое

Кайдзен — система непрерывного улучшения

Кайдзен методология (Kaizen, яп. непрерывное улучшение) – комплексная концепция, охватывающая философию, теорию и инструменты менеджмента, позволяющая достичь преимущества в конкурентной борьбе на современном этапе.

Введение

В практике системы менеджмента это понятие имеет синоним – непрерывный процесс совершенствования (нем. – KVP, Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess, англ. – CIP, Continuous Improvement Process).

В экономическом смысле концепция относится к действиям по непрерывному улучшению всех функций предприятия, от производства до менеджмента. Кайдзен – понятие, производное от японских слов kai = изменение, и дзен = хорошо или к лучшему. Кайдзен был введен вначале на нескольких японских предприятиях во время восстановления экономики после Второй мировой войны и с тех пор распространяетсяна предприятиях всего мира. Самое известное практическое приложение данной концепции было разработано для японской корпорации Toyota Motor Corporation. Она лежит в основе метода Всеобщего менеджмента качества (англ. – TQM, Total Quality Management) и включает в себя мероприятия по предотвращению расточительства, потерь, а также инновационную деятельность и работу с новыми стандартами.

Идеи системы кайдзен изложены Масааки Имаиа в одноименной книге, которая вышла в свет в Англии в 1986 году.

Основные из них:

  • «Кайдзен исходит из того, что нет предприятия без проблем. Кайдзен помогает решить эти проблемы путем развития такой культуры труда, когда каждый работник не штрафуется за проблему, а ручается, что ее не будет».
  • «Кайдзен-стратегия основывается на признании того, что менеджмент, целью которого является получение прибыли, должен ставить своей задачей удовлетворение клиента и его требований».
  • «Кайдзен – это стратегия совершенствования, ориентированная на клиента».
  • «Кайдзен исходит из того, что вся деятельность предприятия в итоге должна вести к повышению удовлетворенности клиента. При этом различается философия внутреннего и внешнего клиента».

При непрерывном процессе улучшений (НПУ) в центре находится человек со способностями и знаниями, которые являются самым важным капиталом компании. К этому можно добавить положительное восприятие организацией проблем, так как они являются стимулом к улучшениям. На первом плане стоит вопрос не о виновниках проблем, а общие усилия по их фундаментальному решению. Не наказание за ошибки прошлого, а возможности улучшения в пользу общего будущего должны руководить мышлением компании. Желание познавать настоящие проблемы и надолго их устранять является решающим!

Таким образом, команда сотрудников рассматривается как источник мотивации, идентификации, ментальной энергии, синергии и растущей креативности. НПУ обозначает непрерывную, систематическую и последовательную работу по:

  • установлению и преследованию целей,
  • устранению помех,
  • поиску возможностей улучшения,
  • предотвращению расточительства с помощью всех сотрудников на всех уровнях, во всех отделах, цехах и офисах.

Кайдзен в производстве

История кайдзен началась после Второй мировой войны, когда «Toyota» впервые внедрила цикл качества в производственный процесс. На это частично повлияли гуру американского бизнеса и менеджмента, которые тогда консультировали и работали в Японии. В то время страна восходящего солнца переживала нелегкие времена, ее товары считались низкосортными и не были востребованными. Но через несколько десятилетий ситуация изменилась кардинально. И многие считают, что причина именно во внедрении кайдзен.

Главная суть подхода — постоянное совершенствование процесса производства. Принципы кайдзен:

Улучшать каждый процесс постепенно

Бизнес состоит из разных процессов: производство, бухгалтерия, сервис, отношения с поставщиками. Если не уделять каким-то сферам должного внимания оптимального производственного цикла вы не достигнете, так как постоянно будете сталкиваться с проблемами, издержками и убытками в разных областях своего дела. В бизнесе нет мелочей, поэтому улучшать необходимо все.

Для того чтобы улучшить процесс, для начала нужно понять из скольких этапов он состоит. Затем необходимо проанализировать каждый из них и выявить те, которые можно убрать.

Например, вы анализируете один процесс, который состоит из трех этапов:

  • Этап А длится 5 минут.
  • Этап Б длится 8 минут.
  • Этап В длится 10 минут.

В сумме это дает 23 минуты. Можно ли что-то объединить или от чего-то избавиться? Помните, что производство стоит денег, а лишняя минута на вес золота.

Если говорить о производстве, то в нем не должно быть ничего лишнего. Рабочие не должны простаивать без дела (но это не значит, что им нужно давать любую работу, лишь бы не отдыхали), а товар должен сразу сбываться.

Открыто обсуждать проблемы

Бюрократические организации потому и неэффективны, что в них все скрывается, решения принимаются избранными, обсуждения нет, движение информации происходит с задержками, искажениями или не происходит вовсе.

Проблемы есть всегда, поэтому необходимо не скрывать их, а выносить на обсуждение. Улучшения невозможны без поиска решений.

Избавляться от лишних трат

Под тратами понимается:

  • Движение: на заводе рабочие делают лишние движения, а материал находится слишком далеко.
  • Время: каждый процесс на производстве требует времени. Тот, кто сможет его существенно сократить, получит преимущества.
  • Дефекты: чем больше дефектов будет выявлено на ранних стадиях, тем больше времени и денег можно будет сэкономить.
  • Перепроизводство: если вы произведете больше товаров, чем нужно, он будет лежать на складах, что приведет к дополнительным тратам.

Принимать идеи от сотрудников

Сотрудники — самая большая ценность. Генри Форд гордо писал о том, как простые рабочие почти каждый день придумывали усовершенствования, благодаря которым завод экономил десятки и даже сотни тысяч долларов. Конечно, при этом они знали, что будут вознаграждены.

Персонал должен быть заинтересован в том, чтобы придумывать улучшения. Но даже сегодня часто это не так. Работники приходят в офис или на завод утром и уходят вечером, эмоционально не вовлекаясь в дела компании, в которой работают.

Читайте также:
Совмещение и совместительство: в чем разница, таблица различий

Поэтому важно создать такую систему, при которой каждый сможет предложить улучшение, даже самое маленькое. При чем не просто предложить, но и получить возможность его реализовать и распространить по всей компании. И получить за это вознаграждение.

Исправлять то, что не работает

Очевидный принцип, которого придерживаются далеко не все. Если подумать, то вы сами наверняка знаете такие случаи, когда на производстве что-то не работает или работает не так, но никому нет до этого никакого дела. В результате время идет, компания учится жить с недостатками, но не устранять их.

Три основных правила, следующих из этого принципа:

  • Если вы можете вести бизнес без сломанной вещи, выбросьте ее.
  • Если не можете — почините.
  • Если вещь может работать лучше — усовершенствуйте ее.

Лень и нежелание становиться лучше — качества людей, которым совсем скоро не будет места в бизнесе.

Быть экономным

Ошибочно полагать, что быть экономным значит экономить на зарплатах своих работников. Это самый неверный способ снизить издержки, который всячески отвергается в кайдзен. Достигается же экономия мелкими улучшения во всех сферах.

Только помните, что новые технологии не решают старые проблемы. Они заменяют их новыми, но еще неизвестными.

Фокусироваться на клиентах

Легко забыть о клиентах, когда так много работы и проблем. Но без фокуса на клиенте, повышения качества, снижения цены бизнес будет обречен.

Создавать рабочие команды

Каждый работник должен быть членом рабочей команды и кружка качества. Такой подход помогает создать ощущение принадлежности к чему-то большему. Но главное — у работников не будет возникать сомнений относительно того, нужно ли придерживаться высокого качества. Они будут воспринимать это по умолчанию.

Стандартизировать

Нужно создавать стандарты качества и придерживаться их. Решения возможных проблем должны быть описаны в специальном документе, чтобы к нему мог обратиться любой желающий. Так вы сможете закрепить достигнутый успех и всегда соответствовать своим стандартам.

Делать выводы, опираясь на факты

Анализируйте происходящее на основании фактов и достоверной информации.

Концепция кайдзен будет неполной, если не упомянуть о бережливом производстве. На самом деле, именно оно является основным, а кайдзен — лишь одна из составляющих частей.

Что такое анти-кайдзен

Анти-кайдзен — токсичное поведение, которое включает в себя все ограничивающие убеждения, которые препятствуют любым улучшениям и прогрессу.

Выделяют 13 убеждений токсичного поведения, которые мешают прогрессу и улучшению. Это касается не только компаний, но и людей. Вот они:

  1. Лгать себе: выглядеть богатым и успешным, хотя на самом деле это не так.
  2. Считать себя жертвой обстоятельств: ныть, стенать и обвинять окружающий мир.
  3. Мыслить в стиле «нет необходимости в улучшениях»: позволять рутине себя засосать, повторяя одни и те же действия.
  4. Считать, что времени всегда недостаточно: отговорка для того, чтобы не развивать себя или компанию.
  5. Стремиться реагировать на проблемы, а не предупреждать их: такие люди всегда не успевают сделать работу к дедлайну, получая изрядную долю стресса.
  6. Отсутствие уверенности в себе и мужества: это, что необходимо для того, чтобы противостоять проблемам, неудачам и ошибкам.
  7. Страстное желать изменить других, а не себя: такие люди не понимают, что изменение начинается именно с них.
  8. Считать проблемы чем-то невыносимым, а не средством для извлечения опыта: вместо прогресса они получают стресс и портят себе нервы.
  9. Не создавать новые идеи: потому что это сложно, болезненно и требует времени.
  10. Быстро сдаваться: изменения — это очень длительный процесс, поэтому начать, но не закончить = не начинать.
  11. Решать проблемы при помощи дополнительного администрирования и денег, а не при помощи мозга и творческого мышления.
  12. Надеяться на лучшие времена, ничего при этом не делая: проблемы сами собой не решатся.
  13. Слишком быстро принимать решения: не имея достаточной информации, легко ошибиться.

Книги

Тема кайдзена и бережливого руководства очень обширна, поэтому, вполне вероятно, что вы захотите в нее углубиться. Для этого подойдут следующие книги:

  • «Моя жизнь, мои достижения» Генри Форд.
  • «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний» Масааки Имаи.
  • «Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества» Масааки Имаи.
  • «5S для рабочих. Как улучшить свое рабочее место» Хироюки Хирано.
  • «Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota» Джеффри Лайкер и Дэвид Майер.
  • «Шаг за шагом к достижению цели. Метод кайдзен» Роберт Маурер.
  • «Дао Toyota. 14 принципов менеджмента ведущей компании мира» Джеффри Лайкер.
  • «Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» Джеймс П. Вумек, Дэниел Т. Джонс.
  • «Инструменты бережливого производства II. Карманное руководство по практике применения Lean» Майкл Томас Вэйдер.
  • «Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте» Юрий Адлер (редактор).
  • «Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег» Дон Теппинг, Энн Данн.

Надеемся, этого солидного количества книг хватит, чтобы полностью изучить суть кайдзен и начать воплощать его в своей компании.

Блог про Кайдзен

Tехника «5 почему» или как разобраться в любой проблеме?

Пять почему — техника, используемая для изучения причинно-следственных связей, лежащих в основе той или иной проблемы.

Что такое Kaizen и как это работает

Японская философия менеджмента Кайдзен – о чём это, с какой стороны подойти и как работает в России.

Читайте также:
Профессия логиста: что это такое, зарплата

Что это

Kaizen – дословно с японского переводится как “постоянное улучшение”. Целая философия управления, построенная на совершенствовании бизнес-процессов изнутри, сотрудниками.

До того как запутанные методики управления циклом разработки стали обыденностью, бизнес нуждался в системе, которая даст толчок устаревшим производственным процессам. Так появился Кайдзен.

Методику Кайдзен разработал Масааки Имаи. Всё началось в Toyota.

Фундаментальные понятия Кайдзен:

  • Философия долгосрочной перспективы
  • Правильно выстроенные процессы дают нужные результаты
  • Развивай компанию, вкладывая в людей
  • Постоянное решение множества небольших задач – двигатель непрерывного совершенствования компании

Эти принципы помогли Toyota Motors создать успешный бизнес в тяжёлые послевоенные годы, закрепить и приумножить результат в будущем. Кстати, мы уже писали об особенностях управления другой японской корпорации – Sony.

Кайдзен построен на самоорганизации и самомотивации – сотрудники предлагают идеи и тут же применяют на практике. Люди лучше знают бизнес изнутри, а значит – могут найти более эффективные способы решения проблем.

Кайдзен создает доверительные отношения внутри компании. Учит команду экспериментировать, мыслить нестандартно и масштабно, и использовать научные подходы в работе.

Кайдзен работает в любой стране и бизнесе. Даже в России.

Как работает

Согласно модели Кайдзен, каждый несёт ответственность за общий результат и может вносить изменения в процессы. Кайдзен стирает превосходство статусного положения и выносит на первый план идею равноправия всех участников.

Подход вырабатывает критическое мышление, заставляет сотрудников постоянно оценивать эффективность своей работы и каждого в команде. В совокупности это создает корпоративную культуру, где сотрудники осознанно работают над одной бессрочной задачей – постоянным совершенствованием.

Кайдзен является полной противоположностью водопадной модели управления, в которой подчеркивается важность отдельных людей на начальных этапах разработки.

Разный Кайдзен

Кайдзен может принимать разные формы. Всё зависит от задач конкретного проекта или организации.

  • Постоянный или ситуативный

Day-to-day Кайдзен, или постоянный, подразумевает регулярное обсуждение выявленной проблемы – каждый день, раз в неделю. Во время обсуждения команда собирает идеи и потенциальные решения. Участие в таких встречах могут принимать все желающие, не только исполнители.

Special Event Кайдзен, или ситуативный, требует более тщательного планирования и заточен под быстрое внедрение идей в продакшн. Обсуждения проводятся узким кругом исполнителей для того, чтобы в процессе совершенствования не возникло новых проблем.

  • Индивидуальный или командный

Вообще Кайдзен выносит коллективное на первый план и основан на постоянном совершенствовании команды. Тем не менее существует ветка Кайдзен – Teian Kaizen, в дословном переводе “предлагаемое улучшение”. Отдельные сотрудники вносят предложения по улучшению своей повседневной работы. После идея обсуждается командой исполнителей и внедряется.

В данном случае акцент смещается от всеобщего блага компании к работе над одним процессом или действием, незначительном в масштабах команды.

  • Процесс или этапы

В философии Кайдзен процесс является одной из главных ценностей. Здесь создание продукта – от идеи до релиза – рассматривается как целое.

И всё же Кайдзен-метод применяют не к процессу в целом, а к подпроцессам – отдельным этапам. И когда какие-то улучшения предлагаются, команда должна четко понимать, как данное изменение можно осуществить в рамках существующих подпроцессов.

Например, на повестке улучшение времени отклика в приложении. После того как идею обсудят на очередном совещании, команда должна расписать все подпроцессы, которые будут или могут быть затронуты в ходе реализации. После чего отдельные участники, ответственные за этапы работы, высказывают своё мнение и предложения о том, как завершить полный цикл задачи быстро и без багов.

Плюсы и минусы Кайдзен

В целом Кайдзен основан на тех же фундаментальных принципах, что Agile и Lean методы. Но как это часто бывает – здесь свои плюсы и минусы.

  • Усиливает итеративное развитие и способность к адаптации

Отсутствие дальнего планирования и жестких сроков по выполнению показателей, позволяет концентрироваться на постепенном улучшении продукта и дает возможность адаптироваться к условиям.

  • Способствует непрерывной работе

Команда много общается, каждый имеет доступ ко всем наработкам. Участники могут делать более глубокий анализ процессов и находить новые способы улучшения продукта.

  • Мотивирует команду

Каждый может высказаться и предложить идею – такой подход не только увеличивает вовлеченность, но и добавляет профессиональный вес каждому внутри компании.

  • Учит работать в команде

Регулярные совместные обсуждения и проработка задач учат правильному взаимодействию внутри команды, что может перерасти в хорошую привычку – советоваться и принимать важные решения совместно.

  • Практически ничего не стоит

Денежные затраты на организацию Кайдзен минимальные.

  • Требует открытости общения на всех уровнях

Чтобы Кайдзен работал хорошо – придётся упростить иерархию компании. Открыться для личного общения с сотрудниками и начать прислушиваться к идеям команды.

  • Уменьшает влиятельность менеджмента

Конечно, Кайдзен не призывает отменить начальников, но говорит о снижении давления и появления власти. Если команда будет запугана или чувствовать прессинг, то никто просто не предложит годных идей.

Кайдзен в России

В нашей стране методика Кайдзен приживается с трудом. Причём чаще кайдзену сопротивляется менеджмент. Работники тоже не верят, что к ним будут прислушиваться.

Обычно всё происходит как-то так. Начальство проводит ознакомительную презентацию о методике, а после требует делиться идеями по улучшению процессов. Российские работодатели ждут, что команда отнесётся к их бизнесу как своему. Не получив ожидаемого отклика, на людей компании сыпятся штрафы, личные обиды и прочие наказания.

Читайте также:
Возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету

В первую очередь в компании нужно проработать демотивирующие факторы и увеличить вовлеченность. О том как работать с лояльностью сотрудников – здесь.

Главное помнить, нельзя заставить генерировать идеи – это всё-таки творческий процесс. Во-вторых, уйдет немало времени, чтобы убедить команду – это не очередная прихоть руководства, а классная схема, по которой теперь будем работать.

Несколько подсказок, как начать жить по Кайдзен:

  1. Обозначьте личную выгоду сотрудников (естественно, это деньги..больше денег)
  2. Выделите бюджет на реализацию идей
  3. Расскажите о привилегиях лучших авторов
  4. Перестаньте разводить бумажки (записать идею на листочек и бросить в ящик предложений – это не Кайдзен)
  5. Собирайтесь командой, обсуждайте, разговаривайте, делитесь мыслями. Много и часто.

Кайдзен

Что такое Kaizen?

Кайдзен — с японского означает непрерывное совершенствование. Это слово обозначает процесс постепенных, но постоянных улучшений, позволяющий устранить любые потери, которые увеличивают затраты, не создавая добавленной ценности. Напомним, что в бережливом производстве выделено семь основных потерь , не добавляющих ценность, от которых необходимо избавляться. Кайдзен учит эффективно работать в малых группах, решать проблемы, описывать и совершенствовать процессы, собирать и анализировать данные и работать в команде. Использование системы кайдзен является первым этапом внедрения бережливого производства на предприятии.

На самом деле “кайдзен” означает “перемена к лучшему” и может относиться как к коренным переменам, так и к незначительным, пошаговым изменениям. Западные компании предпочитают делать ставку на инновации, которая позволяет совершить одномоментный переворот, а постоянное и постепенное совершенствование является их слабым местом. Именно поэтому при обучении западных компаний делается акцент на небольшие постепенные изменения или улучшения.

Кайдзен предполагает, что решение или предложение должно исходить от рабочих. Более того, эта философия требует, чтобы внедрению любого решения предшествовали открытое обсуждение и достижение консенсуса. Кайдзен — это целая философия, которая предполагает стремление к совершенству и является основой бережливого производства.

Как было сказано выше, кайдзен — это инструмент непрерывного улучшения. Несмотря на сложность слова, этот инструмент довольно прост для понимания и внедрения. При этом применить его можно в организации любого размера и направления бизнеса.

Когда необходимо использовать кайдзен?

  • когда очевидны и понятны границы проблемы/ограничения, которые можно устранить;
  • когда очевиден источник проблемы/ограничения;
  • когда риск внедрения минимален и не требуются значительные ресурсы/затраты;
  • когда требуется/возможен незамедлительный результат.

Для внедрения кайдзен не требуются значительные затраты или ресурсы. Как правило, для успешного внедрения данного инструмента достаточно желания руководства организации и персонал. От намерений высшего руководства зависит, как результат, так и вовлеченность персонала. От персонала требуются смелые креативные идеи, которые влияют как на повседневную деятельность, так и на достижение поставленных целей.

Шаги Кайдзен

Кайдзен использует семь шагов практического решения проблем:

  1. Первичное восприятие проблемы.
  2. Прояснение сути проблемы.
  3. Определение места, где возникает проблема. По сути эти первые три шага направлены на всестороннюю оценку ситуации до применения анализа с помощью методики “5 почему” . Оценка ситуации происходит путем сравнения реальной ситуации со стандартом, если таковой имеется. Для того, чтобы выяснить, в чем заключается проблема, необходимо отправиться на место ее происхождения — генти генбуцу . Если выявлено несколько проблем и необходимо определить их приоритет, рекомендуется использовать метод анализа Парето .
  4. Выявление первопричины проблемы с помощью методики “5 почему” . Данная методика позволяет определить именно первопричину проблемы.
  5. Принятие контрмер для решения и устранения проблемы.
  6. Оценка эффективности принятых контрмер. В случае подтвержденной эффективности принятых контрмер — их необходимо стандартизировать.
  7. Стандартизация процесса . Если не стандартизировать усовершенствованный процесс, то все полученные знания и улучшения забудутся и исчезнут. Суть стандартизации в этом случае заключается именно в закреплении новых правил в отношении процессов.

Рисунок из книги ДАО Тойота

Кайдзен предложения

Суть кайдзен предложений заключается в том, что к участию в решении проблем привлекают все члены процесса, независимо от занимаемой должности: это могут быть и мастера производства, и операторы, и кладовщики и т.д. Логика здесь простая: кто может лучше знать рабочий процесс и участок, чем оператор, который на нем работает. Только оператор может увидеть возможность для улучшения работы на своем процессе и предложить внести изменения в рабочий стандарт. В компаниях, действующих в рамках программ кайдзен, система контроля качества и система подачи предложений согласованы друг с другом. Менеджмент не жалеет усилий на рассмотрение предложений кайдзен, которые подают рабочие и поощряют их за участие.

Предложения кайдзен направлены в основном на следующие объекты рассмотрения:

  • улучшения в собственной работе и улучшение условий труда;
  • экономия энергии, материалов или иных ресурсов;
  • совершенствование оборудования и технологических процессов;
  • улучшение инструментов и других рабочих приспособлений;
  • совершенствование работы в офисе;
  • повышение качества продукции или способов контроля качества;
  • сервис и клиентский сервис.

Кайдзен планирование

Процесс — это то, что делает конкретный работник на станке или вручную: это штамповка или сварка деталей, сборка, смешивание краски, прием звонков в информационно-справочной службе, ввод данных и т.п. Совершенствование любого процесса должно иметь конкретную измеримую цель, например, снизить количество дефектов на 20%, повысить производительность, сократить время на 20%, уменьшить запасы незавершенного производства на 50%, снизить продолжить простоев с 10 минут до 2 минут и т.д.

Для совершенствования любого процесса проводится кайдзен планирование, общая структура которого выглядит следующим образом:

  1. Определить кросс-функциональную команду, роли и ответственность.
  2. Установить алгоритм сбора данных предложений об улучшениях. Например, это может быть централизованный адрес электронной почты и место заполнения бланков. Бланки могут содержать следующий данные: процесс/операция/процедура; описание предложения об улучшении; результат, который будет достигнут по результатам улучшений.
  3. Провести ознакомление абсолютно всех сотрудников организации с концепцией постоянных улучшений. Разъяснить возможность предложения улучшений, которые сотрудники видят или предполагают. Также можно установить цели по количеству предложений, например 1–2 в месяц, или мотивационные предложения.
  4. Периодически проводить встречи, на которых будут рассматриваться все предложения об улучшениях и на которых будут приняты решения о внедрении тех или иных предложений. Периодичность встреч устанавливает кросс-функциональная команда. Как правило, такие встречи проводят ежемесячно или ежеквартально.
Читайте также:
Пособие малоимущим семьям: льготы

В качестве рекомендации стоит отметить необходимость постоянной ротации лидера команды, с целью формирования у каждого участника понимания роли и функции лидера.

С целью структурированного подхода для принятия решений можно использовать матрицы возможностей

Ключевые рекомендации при внедрении и использовании кайдзен

  1. Обязательно регистрировать все предложения, не терять информацию.
  2. Активная позиция всех лиц, в том числе и руководства.
  3. Сохранение и ознакомление персонала о результатах внедрения предложений об улучшениях.

Семинары Kaizen

Семинар по кайдзен является составной частью кайдзен планирования и представляет собой один из важнейших инструментов для внедрения мер по совершенствованию в любой организации. Семинар проходит в 3 этапа, каждый из которых мы рассмотрим ниже.

ПЕРВЫЙ ЭТАП: ПОДГОТОВКА К ПРАКТИЧЕСКОМУ СЕМИНАРУ ПО КАЙДЗЕН

Для подготовки к семинару необходимо выполнить 5 шагов, способствующих беспроблемному ходу мероприятия и позволяющих эффективно использовать время участников семинара.

  1. Четко определить круг вопросов. Определить исходную точку, с которой начинается процесс, и его конечный продукт, который поставляется потребителю.
  2. Поставить цели. Хозяин команды (или владелец процесса) ставит перед командой измеримые цели. Цели должны соответствовать общим целям организации. Как минимум должны быть поставлены конкретные задачи по сокращению времени выполнения заказа, повышению качества и снижению затрат.
  3. Создать черновую карту текущего состояния процесса. Создайте группу из трех-четырех участников, которая составит предварительное описание существующего процесса, до кайдзен-семинара пройдя все его стадии, отметит время, необходимое для выполнения заданий, и время ожидания между операциями. Подробнее о составлении карты текущего состояния процесса читайте здесь.
  4. Собрать всю необходимую документацию. Занимаясь составлением предварительного описания текущего состояния процесса, следует собрать образцы всех бланков и документов, которые используются на каждом этапе. Также, следует подготовить описание всех процедур, на выполнение которых влияет данный процесс.
  5. Вывесить предварительную карту текущего состояния на обозрение членов группы. Каждое задание в данном процессе оформляется на отдельном листе бумаге, затем крепится к большому листу бумаги и вывешивается на стену. Некоторые группы составляют перечень заданий на больших клейких листах. Между листами с отдельными заданиями следует оставить место для примечаний и поправок, которые будут вноситься в оде мероприятий.
ВТОРОЙ ЭТАП: ПРАКТИЧЕСКИЙ СЕМИНАР ПО КАЙДЗЕН

Семинар начинается с оценки объема работ по процессу, который подлежит совершенствованию и рассмотрению поставленных целей. Ход типичного семинара по кайдзен представлен на рисунке.

Стадия 1. Кто ваш потребитель? Определить нужды потребителя и выявить операции, которые ведут к удовлетворению этих нужд.

Стадия 2. Анализ текущего состояния. Физический обход процесса и выявления вопросов и предложений по его совершенствованию.

Стадия 3. Разработка будущего состояния процесса. Собрать все предложения по совершенствованию и записать на клейких стикерах. Перейти к разработке концепции будущего процесса. Разработать показатели оценки процесса.

Стадия 4. Внедрение решений. Поделить участников на группы и начать внедрение.

Стадия 5. Оценить — определить количественные показатели. Внедрить систему отслеживания показателей, назначить ответственного по показателям.

ТРЕТИЙ ЭТАП: ПОСЛЕ ПРАКТИЧЕСКОГО СЕМИНАРА — НЕПРЕРЫВНОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

После завершения семинара группа, отвечающая за продолжение проекта, продолжает преобразование процесса в соответствии с разработанной концепцией. Это часть цикла PDCA “проверяй — воздействуй”. Группа проводит еженедельные собрания, на которых:

  • Оценивает состояние открытых позиций плана реализации проекта.
  • Оценивает показатели процесса, чтобы обеспечить намеченное совершенствование.
  • Обсуждает дополнительные возможности совершенствования.
  • Продолжает совершенствовать процесс.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Когда ваш процесс стабилен, а неэффективная работа видна всем, вы имеете возможность учиться. Но поскольку обучение организации возможно только через людей, необходимым условием является стабильность кадрового состава, постепенное продвижение по службе и продуманная система преемственности, которые позволяют сохранить накопленные организацией знания.

Система Кайдзен – надежная опора для успешного бизнеса

В современном бизнесе главной проблемой считается высокая конкуренция. Стараясь выжить, компании вынуждены внедрять новые технологии, проводить оптимизацию производства. Это недешево и не всегда дает нужный результат. Альтернативой дорогостоящим изменениям служит система Кайдзен.

Что такое система Кайдзен

Система, направленная на постоянное усовершенствование производственных процессов, улучшение методов руководства.

Система состоит из двух частей. Технологическая – поиск и устранение потерь на производстве. Человеческая – вовлечение всех сотрудников в процесс непрерывного совершенствования. Идеи улучшения идут не сверху, от начальства, а снизу, от работников.

Немного истории

Зародилось данное учение в Японии. После поражения во Второй Мировой войне в стране остро встал вопрос восстановления экономики. Тогда Масааки Имаи и разработал систему Кайдзен. В 80–90-х годах прошлого столетия в Англии вышли в свет две книги Имаи. Благодаря им мир познакомился с данной концепцией и стал успешно ее применять.

Эффективность метода доказана временем. Корпорация Toyota применяет Кайдзен более 70-ти лет. Система помогает процветать таким крупным японским компаниям, как Canon, Nissan, Honda. Еще один пример – германская фирма Siemens. Она использует лозунг «Кто не хочет становиться лучше, тот перестает быть хорошим».

Читайте также:
Аутсорсинг кадрового делопроизводства: плюсы и минусы, стоимость

Оценили японскую систему ведения бизнеса и в России. «Лукойл», «Балтика», «КАМАЗ», «Росатомстрой» – это неполный перечень предприятий, практикующих Кайдзен.

Главные принципы системы

  • Seiri – аккуратность. На этом этапе надо выявить помехи на пути к более эффективной работе. Даже те, которые кажутся незначительными. Еще один важный момент – рациональное распределение обязанностей. Это первый шаг к серьезным переменам.
  • Seiton – порядок. Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо вести дневник. Следует учитывать все вопросы, касающиеся работы производства: список выполненных и нерешенных задач, время их выполнения. При анализе записей станет ясно, где теряется время, как изыскать дополнительные временные ресурсы.

Мелочей нет. Даже последовательность расположения инструментов на рабочем месте помогает в повышении скорости работы. Немаловажно отследить и скорректировать привычки рабочих.

Пример. В одной российской компании, внедрившей систему Кайдзен, стали бороться с курением в рабочее время. Выразилось это в том, что рабочим разрешили курить строго по одному. У многих пропал интерес к курению, а некоторые отказались от пагубной привычки.

  • Seiso – чистота. Расстановка приоритетов. В утренние часы отмечается самая высокая работоспособность. Поэтому целесообразно наиболее сложные вопросы решать в начале дня.

Порядок на рабочем месте – залог успешной работы, экономия времени. В конце рабочего дня надо подвести итог сделанному и составить план работы на следующий день.

Закрыв дверь, необходимо забыть о работе, переключиться на что-то другое. Мозг должен отдыхать, иначе его продуктивность снижается.

  • Seiketsu – стандартизация. Является основой стабильной работы. Необходима для закрепления успехов, служит отправной точкой для дальнейших улучшений.

Стандарты постоянно находятся в процессе совершенствования. Их важно строго соблюдать. Благодаря им достигается высочайшее качество товара.

  • Shitsuke – дисциплинированность. Без дисциплины добиться успеха невозможно. Мало претворить в жизнь новый план, важно не прекращать самосовершенствования, четко соблюдать предписанные правила.

Не получится сделать выдох и сказать: «Ура, мы это сделали». Процесс совершенствования ежедневный. Отсрочек и перерывов быть не может, так как это означает откат на начальный уровень.

Технология и особенности системы

  • Определение проблем. Руководство жалобы работников расценивает как подарок. «Проблема – ключ к скрытому сокровищу», – гласит японская пословица. Без проблем совершенствование невозможно, их замалчивание недопустимо. Открытое обсуждение проблем – эффективный путь их решения.
  • Анализ расходов. Убрать ненужные движения, например, лишние перемещения в поисках материала.

Дефекты важно предотвращать в самом начале. В противном случае на их устранение уйдет много средств и сил.

Не допускать производства излишков продукции. Хранение ее на складе – дополнительный расход.

Пример. Участок комплектации заказов. На ближайшей полке лежит товар, который заказывают редко. Товар, который заказывают часто, находится на дальней полке. Рабочий тратит много времени и сил, чтобы принести товар с дальней полки. Вывод: востребованный товар надо расположить близко. Выйти с таким предложением должен рабочий, так как менеджер может этого не знать.

  • Мнение сотрудников. Коллектив должен быть заинтересован в улучшении производства. Это возможно при наличии мотивации. Руководителям необходимо прислушиваться к предложениям работников, учитывать их мнение, поощрять морально и материально.

Все сотрудники должны владеть полной информацией о предприятии, обучиться нескольким специальностям, иметь широкий круг навыков и умений. Важны хорошие взаимоотношения в коллективе.

  • Устранение недостатков. В борьбе с проблемами необходимо соблюдать 3 правила:

– если сломанная вещь не важна – надо ее выбросить;

– если сломанная вещь нужна – надо ее отремонтировать;

– если не работает на полную мощность – надо усовершенствовать.

  • Экономия. Плох тот руководитель, который считает, что экономить нужно на заработной плате. Выгоднее экономить, заменяя старое оборудование на новое. Или усовершенствуя старое.
  • Сосредоточенность на клиентах. Мнение клиентов – главный показатель качества и востребованности продукции, ее цены. Ориентация производства на потребности клиента, удовлетворение нужд заказчиков прямо пропорциональны увеличению прибыли.
  • Создание рабочих групп. Это возможность сотрудникам почувствовать свою значимость, способ мотивации самосовершенствоваться. Каждый должен уметь определяться с вопросами, за которые несет ответственность.
  • Выводы делаются на основе фактов. Если рассматривать каждое улучшение отдельно, результат может показаться незначительным. Но совокупность «незначительных» ведет к отличным результатам.

Система Кайдзен – основа бережливого производства

Цель Кайдзен – производство без потерь. Чтобы достичь успеха, нужно придерживаться определенных правил.

  • Развитие и совершенствование производства должно стать привычным состоянием.
  • Уважение со стороны руководства к сотрудникам и клиентам.
  • У компании не должно быть зависимости от количества заказов. Сокращение простоев помогает снизить цену на продукцию.
  • Исправление погрешностей на начальных этапах.
  • Излишки продукции приводят к ненужным растратам. К такому результату приводят и задержки поставщиками комплектующих частей. Справиться с подобными проблемами поможет система Канбан.

Гемба Кайдзен: понятие и правила

Гемба – реальное место, где непосредственно происходит производственный процесс. Это может быть стройплощадка, магазин, заводской цех, банк, туристическое агентство. Служит одним из инструментов бережливого производства, способствует улучшению рабочих мест.

Правила работы с гембой

  • Проблемы необходимо решать непосредственно на рабочем месте. Это помогает получить правильную информацию и принять нужное решение.
  • Определить, в чем суть проблемы.
  • Найти временное решение, если не получается решить проблему полностью.
  • Установить первопричину проблемы.
  • Зафиксировать на бумаге суть проблемы и метод ее решения. Это поможет избежать подобных ситуаций в дальнейшем.
Читайте также:
Анкета для собеседования при приеме на работу: образец

Кайдзен и менеджмент

Кайдзен ориентирован на людей. Менеджер – ключевая фигура. Чтобы метод работал, менеджер должен принимать живое участие в процессе. Без этого изменения невозможны.

Без поддержки снизу изменения работать не будут. Поэтому менеджер должен уметь договариваться с людьми, поскольку по приказу человек измениться не может.

Внедрение Кайдзен на производстве

Внедрение системы – дело долгое, но есть возможность ускорить процесс с помощью семинара Кайдзен-блиц. За две недели коллектив научится применять принципы метода на производстве.

Внедрение происходит в три этапа.

  1. Предварительная подготовка. Изучение производства, поиск проблем, подбор команды, разработка плана.
  2. Основной этап. Распределение обязанностей между сотрудниками, предложение и обсуждение идей, внедрение их в производство.
  3. Подготовка презентации.

Кайдзен в торговле

В торговле концентрация на покупателе. Приоритетной задачей является удовлетворение потребностей дилеров и клиентов. От степени их удовлетворенности зависит процветание предприятия. Оптимизацией процесса продаж является новый порядок планирования – индивидуальный подход к каждой заявке.

Интересно. Согласно японской философии, перевыполнение плана продаж является отклонением, требует серьезного рассмотрения. Возможно, это произошло по причине каких-либо неприятностей у конкурентов. Тогда менеджеру по продажам материальное поощрение не положено.

Сравнение классической системы управления и системы Кайдзен

Характеристика Классическое управление Система Кайдзен
Цель Борьба с конкурентами Привлечение клиентов
Ориентация На продукцию На результат
Проблемы Поиск виноватого Поиск первопричины
Изготовление товара По плану По востребованности
Изменения Редко Часто
Руководство Начальство Тренер
Решение проблем По факту Профилактика
Производство и реализация Связи нет Тесная взаимосвязь
Работники Статья расхода Актив компании
Рабочее место Источник проблем Источник улучшений
Регламенты Не меняются Меняются
Обучение коллектива Обучают не всех Обучают всех
Методы работы Рутинные Регулярные улучшения
Анализ работы Слабые стороны Лучшие качества
Менеджмент Узкая специализация Взаимозаменяемость
Место решения проблем Совещания Рабочие места
Доступ к информации Избранные Каждый

Применение системы в других областях

В медицине помогает настроить работу лечебного учреждения на результат, повысить качество оказываемых услуг.

Успешно используется в индустрии разработок программного обеспечения.

В офисах способствует правильному хранению документов, соблюдению порядка в шкафах с канцелярскими принадлежностями.

Не только бизнес, но и вся жизнь человека должна постоянно улучшаться. Применяя систему, можно без стресса избавиться от вредных привычек. Или приучить себя к полезным. Называется эта методика «принцип одной минуты».

Мнение психологов о системе

Психологи считают, что люди боятся существенных перемен, относятся к ним с недоверием. Система Кайдзен предлагает движение к успеху небольшими шагами. Это вселяет в человека уверенность в своих силах, не вызывает негативных переживаний, подталкивает к креативному мышлению.

Перспективы системы Кайдзен

Жизнь постоянно меняется. Старые идеи и технологии уходят в прошлое, на их место приходят современные решения. Концепция Кайдзен, несмотря на солидный возраст, востребована по всему миру. И это объяснимо.

Система, направленная на улучшение, не может сама не улучшаться. Ее преимущество – в гибкости. Изучив главные принципы и постулаты, можно легко пользоваться ею в любых отраслях.

Внедрение инноваций позволяет сделать качественный скачок в развитии бизнеса. Кайдзен подходит для медленного, но неуклонного вывода компании на лидирующие позиции. Что выбрать – каждый решает сам.

Наиболее оптимальный вариант – соединение инноваций и японской системы. Такой союз поможет добиться максимальных успехов, вывести бизнес на новый уровень.

Кайдзен – не просто метод ведения бизнеса. Это философия, позволяющая получить материальные блага, и при этом не уронить чувство собственного достоинства.

Имаи писал: «Кайдзен – концепция для честных и порядочных людей, желающих добиться положительного результата на основе партнерства и доверия». Остальных он просил не беспокоиться.

Кайдзен — искусство маленьких шагов. Как не бросать начинания.

В Индии рассказывают историю про одного молодого человека, который всю жизнь изучал «Камасутру» — «науку любви». И ведь к 80-ти годам он в совершенстве знал все нюансы 175 поз! Однако бедняга умер, так и не успев ни одну из них попробовать. В России есть поговорки: «Дурная голова ногам покоя не дает», «Дураку семь верст не крюк».

Это об одном и том же, это две стороны одной медали.

Да, чаще всего люди впадают в эти две крайности – одни не задумываясь, нажимают не на те кнопки, ожидая результата, но, даже не пытаясь разобраться, что вообще происходит в их жизни. А другие всю жизнь изучают эту самую жизнь, так и не начав жить.

Что удерживает от первого шага? Инерция. Наша жизнь с годами становится все более накатанной, такой накатанной, что у многих это уже глубокая колея, из которой с каждым годом выбраться труднее и труднее.

Что еще нас останавливает? Страх, что предстоит сделать так много и сразу.

Один из законов Мерфи гласит: Если ничто другое не помогает, прочтите, наконец, инструкцию.

Японцы придумали очень простую и эффективную технику, которая позволяет очень комфортно покинуть зону комфорта и в то же время двигаться к цели, не останавливаясь, не бросая своих усилий при первых же препятствиях и неудачах.

В 1986 году в Японии вышла в свет книга Масааки Имаи «Кайдзен: Ключ к конкурентному успеху Японии». Очень быстро эта техника получила распространение по всему миру. Ее используют в бизнесе, и самых простых производственных процессах, и в стратегии руководства предприятием. Но нам важно, что технику КАЙДЗЕН можно применять во всех сферах жизни!

Читайте также:
Виды поощрений и взысканий, применяемые к военнослужащим

Переводится слово «кайдзен» очень просто: «постоянное улучшение». Это два иероглифа:

Известный в Америке тренер успеха Тони Роббинс на основе системы КАЙДЗЕН разработал принцип «CANI» — «constant and never-ending improvement» (постоянное и никогда не прекращающееся улучшение).

Сложно начать что-то делать. Но еще сложнее не бросить, не уйти с половины пути. Сколько раз каждый из нас начинал «новую жизнь»! Практически у всех есть такой опыт.

Кайдзен – это именно такая система, которая помогает двигаться не останавливаясь.

В кайдзен всего два направления:

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ + ПОДДЕРЖАНИЕ

На чем основана система кайдзен?

Ψ Основные принципы системы:
*Начинать надо с малого. С 5 минут в день.

Всего пять минут, но каждый день! Больше пользы от системы, чем от кратковременного действия и последующего бездействия. Если вы сразу берете высокий темп, его очень трудно удержать. После срыва труднее начинать.

Простой пример из сферы здоровья. С возрастом мы больше чувствуем свое тело. Оно не такое легкое, не такое гибкое, не так подвижно.

Если вы еще не занимаетесь спортом, не ходите в спортзал или бассейн, то начните хотя бы с зарядки. Всего из пяти упражнений. И всего с трех подходов. Если вы вообще никогда ее не делали, даже этого будет достаточно. Делайте три недели. Считается, что 21 день формируется привычка, но на самом деле, для выработки стойкой привычки нужно немного больше времени. За 21 день происходит адаптация к новому.

Просто запишите себе в ежедневник и введите в режим дня зарядку. И пусть это кажется несерьезным и легким. Вы увидите, что даже 5 минут в день очень трудно соблюдать в течение длительного времени.

*Начинать легче в команде.

Почему? Потому что в команде всегда легче не сорваться, не бросить.Когда приходишь в спортзал, то свой час или два ты отзанимаешься. А если начинаешь дома, то слишком многое отвлекает. Поэтому так много групп по интересам. Вместе рисуют, вместе худеют, вместе путешествуют, развиваются, тренируются, изучают язык.

В команде возникает особая атмосфера, разные люди, объединены одной целью, учатся друг у друга, поддерживают и заряжают. У каждого из нас по отдельности есть тысяча причин сойти с дистанции в середине пути, но в команде люди проходят дальше. Из команды выйти сложнее.

В команде появляется эффект синергии.Это когда «1+1=3». Например, оркестр может исполнить то, что не в состоянии исполнить каждый из музыкантов по отдельности.

*Начинать лучше с лидером, с тренером, с человеком, знающим.

Тренер, учитель всегда заметит, что делаешь не так и «поставит руку». Сама же можешь долго повторять что-то неправильно и очень удивляться, почему нет результата.

Специалисты в разных областях помогают скорректировать лечение, обучение, тренировки.

Кайдзен это одно из звеньев Цикла Деминга (цикл PDCA). Это научный метод, который применяется в управлении в разных областях: производство, торговля, бизнес-процессы и т.д.

Цикл Деминга — это циклически повторяющиеся шаги:

Планируй – делай – проверяй — воздействуй.

планируй – выполняй план – изучай, думай – улучшай, корректируй

Итак. Что делать?

Ψ Возьмите блокнот и запишите по 1 задаче на этот год в каждой из важных для вас сфер жизни. То, что улучшит вашу жизнь. Это удобно делать по звезде Благополучия или по Колесу баланса.

Ψ Выберите контрольную точку — через полгода . Запишите, ЧТО должно быть уже сделано к этому моменту.

Ψ Идите от большего к меньшему. Запишите себе задачу на месяц. На день.

Ψ Определите себе тот минимум, который вы будете делать каждый день. Если вы уже привыкли, а это примерно через месяц, то можно ввести еще одно дополнение, улучшение. И пусть вас не пугает медленное движение. Именно медленно мелкими шагами вы уйдете дальше, чем, если сделаете рывок, а затем по «объективным» причинам бросите. Снова начать будет еще сложнее. Надо прописать себе минимум, который делается в любом случае, хоть камни с неба. Можете чуть больше, если есть настроение – пожалуйста, но завтра снова минимум. Поэтому без фанатизма!

Даже если это пока не будет соответствовать вашему желаемому уровню, вашему идеалу, вы начнете делать маленькие шаги к лучшему.

Согласитесь, медленно двигаться — это намного лучше, чем топтаться на одном месте.

Очень важно делать все с удовольствием, без жертвенности и чрезмерных усилий.

Не беритесь сразу за все.

Когда новшества, например контрастный душ или та же зарядка, 30 минутное чтение книг или ведение дневника благодарностей станут такой же потребностью, как чистить зубы. Ваше тело, ваша душа привыкнут и будут просить этого, то можно подключить еще одно дополнение. И снова закреплять его, пока не станет частью вас самих.

Каждый сам знает, что можно сделать, чтобы улучшить свою жизнь. Например, сократить употребление кофе. Решить, что пьете его только утром. Если вы курите, отказаться от самой вредной первой сигареты до завтрака. Заменить сладкое сухофруктами, пить воду. Внедрить планирование дня, ранний подъем, сократить время, проведенное в интернете, разобрать бумаги, завершить мелкие дела. Ввести ежевечерние прогулки или утренние пробежки, записаться в спортзал, в бассейн, начать изучать иностранный язык, пойти в школу рисования для взрослых. Не забывайте о друзьях и близких. Не забывайте о расслаблении и положительных эмоциях.

Читайте также:
Смена директора – пошаговая инструкция

Ψ Задайте себе следующие вопросы.

– Что я могу сделать сегодня в течение 5 минут, чтобы чувствовать себя лучше?

– Что я могу сделать сегодня, прямо сейчас для улучшения отношений?

– Что я могу сделать сейчас для продвижения в своем деле?

– Какой маленький шаг я могу сделать прямо сейчас, чтобы приблизиться к своей мечте, к своей цели?

– Что я могу делать периодически, например раз в неделю?

Это могут быть очень маленькие задачки из разных областей жизни.

Уже через неделю мы будем чувствовать себя лучше, какие-то дела, которые откладывались в долгий ящик, будут сделаны, тяжесть от морального груза станет меньше. Мы очень много энергии тратим на удержание в голове несделанного, гораздо больше, чем ее требуется на завершение дела. Вспомните, как легко становится, какой подъем энергии и праздник в душе, когда мы говорим: «Я сделал это!». Такие праздники можно устраивать себе регулярно!

Путь в тысячу миль начинается с одного шага

Кайдзен — это не только количественные улучшения, но и качественные. Например, можно увеличить не только количество тренировок, но и повысить их интенсивность и разнообразие. В личной жизни, в отношениях важнее не количество встреч с друзьями или количество времени, проведенное с близкими, с семьей, а их содержание. Можно подумать, что я могу сделать в этом плане. В работе, в творчестве важно не сколько времени мы этим занимаемся, важно с какой скоростью мы продвигаемся. Каждый для себя определяет шаг сам.

Ψ Кайдзен – основной принцип в решении проблем:

  • Там, где нет проблем, совершенствование невозможно.
  • Хронические проблемы могут научить тебя большему, чем те, что возникают внезапно.
  • Важнее устранить отклонения, чем повысить средние показатели.
  • Классификация помогает лучшему пониманию.
  • Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач.
  • Не путай причину проблемы с ее проявлениями.

Что это значит? Это значит, что там, где есть проблема, есть и решение. Проблема – это потенциал для улучшения ситуации.

Ψ Т.е. для начала надо выявить, что мешает чувствовать себя счастливым. И нельзя путать результат с причиной. Нельзя сказать: «нет денег» или «нет счастья в личной жизни». Надо подумать: ЧТО Я для этого сделал? Или ЧТО НЕ сделал? Честно. Самому себе ответить. Принять решение. Выйти на КОНКРЕТНЫЕ действия. Когда ответственность принимается на себя, а не на внешние обстоятельства, тогда задается вопрос КАК исправить ситуацию. Проблемы могут быть очевидные и скрытые. Об этом в одной из следующих статей.

СУОТ: что это такое и что в нее входит

СУОТ — это система управления охраной труда, часть системы управления предприятием. Она включает в себя разработку документации, обучение, выдачу документов и направлена на обеспечение безопасности и охраны здоровья всех работников.

Современная законодательная база в области охраны труда разрабатывалась, отталкиваясь от того, что каждый работодатель обязан гарантировать своему работнику безопасность при выполнении должностных обязанностей. Особое внимание уделяется объектам, где работа сотрудников сопряжена с длительным пребыванием на высоте, в таких местах рекомендуют использовать анкерные линии.

Что такое СУОТ и для чего нужен

Важный элемент для работы большинства компаний — это система управления охраной труда (СУОТ), и соблюдение действующих в этой области нормативов обязательно для любого объекта. Указанные в законодательной базе правила должны найти отражение в локально-нормативной документации каждой организации, включаясь в систему организации управления охраной труда на предприятии. Игнорирование требований способно привести как к штрафам, так и к закрытию предприятия в целом. Н а фоне этого ответственные должностные лица обязаны выполнять определенный комплекс мер, указанных в таких НПА:

В предложенном списке перечислены как узкоспециализированные НПА, так и документы, применимые к любой сфере. В соответствии с ними, работодателю необходимо разработать методические пособия и инструкции, предоставляющие работникам максимальное количество информации, необходимой для сокращения количества производственных травм и эффективного управления имеющимися на конкретном производстве рисками. При правильном подходе к созданию и внедрению СУОТ организации получают возможность поднять на новый уровень безопасность любого процесса, что позволяет минимизировать количество производственных несчастных случаев, и оказывает положительное влияние на производительность в целом.

Что входит в СУОТ

  • разработанная система безопасности по направлению охраны труда;
  • созданные методики, помогающие в достижении поставленных перед работниками задач;
  • основные цели при обеспечении охраны труда сотрудникам, выполняющим высотные работы;
  • методы отслеживания того, насколько соблюдаются утвержденные правила, и т. п.

Важно отметить, что СУОТ является не только гарантом безопасности сотрудников при работе на высоте, но и повышает уровень корпоративной культуры, что открывает перед организацией новые горизонты для развития, к примеру, способствует получению сертификатов международного уровня или заключению договоров с гигантами в этой области при условии, что система правильно работает.

Немаловажную роль в этом играют внедрение и обеспечение функционирования СУОТ, предусматривающие:

  • развитие политики в направлении объединения холдингов;
  • подробные инструкции сотрудникам по тому, как безопасно выполнять свою работу;
  • рекомендации по четкому разделению трудовых обязанностей;
  • план по проведению мероприятий, направленных на повышение СУОТ;
  • документация, позволяющая проводить расследование (если установлен факт несчастного случая);
  • документы, в которых отражены предоставленные работникам гарантии и компенсационные меры в случае несчастного случая, и т. п.
Читайте также:
Акт о случае профессионального заболевания: порядок оформления и срок хранения

Каждая организация должна создавать собственные ИС с обширной информационной базой, возможностью анализа допущенных ошибок и поиска путей их скорейшего устранения.

В 2021 году вступили в силу большие изменения по охране труда. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работать по новым правилам ОТ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Использование СУОТ в организациях, выполняющих высотные работы

Говоря про разработку различной документации, имеющей отношение к СУОТ, крайне важно учитывать специфику работы каждой конкретной компании. Разработать СУОТ можно как самостоятельно, так и обратившись в специализированную компанию, что особенно актуально при проведении высотных работ, поскольку необходимо учитывать большое количество разнообразных факторов для обеспечения защиты как сотрудников, так и организации.

Внедрение на практике

Ответственным за ее исполнение может быть как руководитель компании, так и другой сотрудник, назначенный в соответствии с приказом, при условии, что его образование и квалификация подходят. Вот что является основой организации и функционирования СУОТ на предприятии и что организация должна делать:

  • проводить исследования, направленные, к примеру, на выявление максимально безопасного оборудования, задействованного при работе на высоте;
  • планировать систему управления с обязательным указанием материальных ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей;
  • своевременно корректировать документацию по распределению должных обязанностей, этапов обучения, подготовки кадров и т. п.;
  • проверять, насколько созданная модель эффективна в существующих условиях, при обнаружении непригодности, проводить ее изменение с учетом допущенных ошибок.

Занимается разработкой СУОТ руководитель или уполномоченный сотрудник, назначенный ответственным лицом. Но документация обязательно должна быть утверждена руководителем. В 2021 году срок действия СУОТ на предприятии не ограничен и определяется в каждой конкретной компании отдельно. В случае внесения изменений в законодательную базу и, соответственно, во внутреннюю документации организации материалы могут потребовать повторного утверждения.

Система управления охраной труда

Расскажем, как создать и сделать рабочей СУОТ на предприятии, какие требования установлены к Положению о СУОТ, а также какие изменения нас ждут уже в сентябре 2021 года с возможным вступлением в силу нового примерного положения о СУОТ.

В статье:

  • Какие существуют элементы СУОТ
  • Что можно применять в качестве чек-листа для оценки СУОТ
  • Что учесть при разработке документации СУОТ
  • Какие основные разделы должны быть включены в ваше Положение о СУОТ
  • Проект Примерного положения о системе управления охраной труда – 2021: на какой стадии, к чему готовиться

Элементы СУОТ. Чек-лист для оценки СУОТ

Система управления охраной труда (далее — СУОТ) — это совокупность процедур и документов, регламентирующих политику и цели охраны труда в организации, а также обязанности должностных лиц, уровни управления.

Система управления охраной труда (СУОТ) состоит из основных элементов:

  • Положения о системе управления охраной труда
  • Политики и целей в области охраны труда
  • Предварительного анализа состояния охраны труда у работодателя и обсуждение Политики

В основе предварительного анализа состояния охраны труда применяют:

  • результаты специальной оценки условий труда;
  • статистику производственного травматизма и профессиональной заболеваемости;
  • материалы расследования несчастных случаев (в особенности анализ их причин);
  • предписания органов государственного надзора (контроля).

Хорошим чек-листом для каждого специалиста по охране труда является Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда»

Этот документ содержит инструкцию для инспекторов ГИТ по проверке работодателей. Поэтому всегда полезно знать, что у вас проверят, и заранее подготовиться. Сделайте самопроверку функционирования СУОТ, но если нужна будет помощь, обращайтесь к специалистам.

Что учесть при разработке документации СУОТ

По состоянию на 1 апреля 2021 года, основным документом, регламентирующим наличие и содержание положения о системе управления охраной труда, является Приказ Минтруда России № 438н от 19.08.2016 года.

Согласно пункту 8 Типового положения, в положение о СУОТ необходимо включить Политику в области ОТ, в которой должны быть указаны задачи и цели работодателя по обеспечению безопасности работников. Также в этом Положении необходимо прописать обязанности ответственных должностных лиц по охране труда и порядок контроля соблюдения требований охраны труда на каждом уровне управления охраной труда.

Обратите внимание! Политика может представлять собой отдельный документ или являться частью Положения о СУОТ организации. Важно, чтобы она была доступна всем заинтересованным сторонам. Обеспечить это можно путем размещения Политики на информационных стендах организации, в уголках по охране труда, на сайте организации в сети Интернет.

Оценка эффективности СОУТ

Оценку эффективности СОУТ в конкретной организации можно провести внешним или внутренним аудитом. Если в организации осуществляется внутренний аудит СУОТ в соответствии с требованиями международных стандартов или российских ГОСТов, то об этом целесообразно упомянуть в данном разделе. Если аудит СУОТ не проводится, то необходимо указать, что эффективность системы оценивается при формировании периодической отчетности о ходе реализации процедур, а также эти вопросы рассматривают на совещаниях, круглых столах с представительным органом работников.

Ступенчатые формы контроля функционирования СУОТ

Ступенчатый контроль — не обязателен, если это не указано в правилах по охране труда или в других НПА. В соответствии с пунктами 55 и 56 Типового положения, для повышения эффективности контроля функционирования СУОТ и мониторинга показателей реализации процедур на каждом уровне управления работодатель вводит ступенчатые формы контроля функционирования СУОТ и мониторинга показателей реализации процедур, а также предусматривает возможность осуществления общественного контроля функционирования СУОТ и мониторинга показателей реализации процедур.

Читайте также:
Анкета для собеседования при приеме на работу: образец

Обратите внимание! Результаты контроля функционирования СУОТ работодатель оформляет в форме акта. Но, если работодатель не вводит ступенчатый контроль, нужно в разделе Положения о СУОТ указать, на каких уровнях осуществляется контроль и в какой форме он осуществляется.

Планирование улучшений функционирования СУОТ должно быть отражено в плане мероприятий по улучшению функционирования СУОТ. Планы по улучшению обычно формируют по итогам года. В эти же планы 1 раз в 5 лет можно включать (или делать ссылку) на план мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанный по результатам специальной оценки условий труда, так как такие планы с практической точки зрения и направлены на улучшение функционирования СУОТ в части улучшения условий труда работников.

Поэтому специалисту по охране труда нет необходимости составлять огромное количество планов. Достаточно посмотреть перечень рекомендуемых мероприятий по результатам СОУТ и отобрать те, которые будут проводиться в планируемом году. Все, что не успеется выполнить из-за нехватки денег или времени, нужно перенести на следующий год.

Положение о СУОТ: основные разделы

Кроме политики в области охраны труда, важнейшими разделами СУОТ являются процедуры, направленные на исполнение целей в Политике. Поэтому в Положении о СУОТ необходимо прописать порядок подготовки работников по охране труда.

Наши коллеги могут спросить: зачем, если есть утвержденный порядок. Ответим так: в Положении о СУОТ необходимо конкретно указать периодичность проведения обучения, инструктажей, количество смен для стажировки, прописать, кто должен обучаться в своей организации, а кто — в учебном центре.

Также Положение о СУОТ должно содержать процедуру организации и проведения специальной оценки условий труда, производственного контроля и управления профессиональными рисками.

В обязательном порядке включите в Положение о СУОТ как один из разделов порядок проведения медосмотров и психиатрических освидетельствований. В Приказе Минтруда России № 438н от 19.08.2016 года такой порядок указан витиевато «процедура организации и проведения наблюдения за состоянием здоровья работников». Но работодатель не проводит наблюдение за состоянием здоровья, он не врач, поэтому обязательно направить работника на медосмотр — это его задача, а наблюдают пусть профессионалы.

В Положении о СУОТ нужно прописать процедуру информирования работников об условиях труда на их рабочих местах, уровнях профессиональных рисков, а также о предоставляемых им гарантиях, полагающихся компенсациях.

Важно! Все, что касается условий труда, гарантий и компенсаций, согласно 57 статье Трудового Кодекса РФ, должно быть указано в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Уровни риска, исследованные работодателем самостоятельно или компетентной подрядной организации, также нужно довести до работников одной из распространенных форм (сайт, стенд, инструкция).

Каждое положение о СУОТ должно содержать порядок обеспечения оптимальных режимов труда и отдыха работников. В этом случае необходимо руководствоваться актуальными санитарными правилами и правилами по охране труда.

Несмотря на то, что работодатели применяют типовые нормы выдачи СИЗ и смывающих средств, одной выдачей средств защиты обязанности работодателя не ограничиваются. Ведь необходимо организовать еще и уход за этими средствами. Поэтому в Положении о СУОТ должен быть раздел, в котором приведена процедура обеспечения работников СИЗ и коллективной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами и ухода за ними (списание, выдача повторно, преждевременный износ).

Обратите внимание! Не забудьте включить в свое положение о СУОТ порядок обеспечения работников молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием. Необходимо указать, из каких источников будет взята цена на молоко или ЛПП, с какой периодичностью будет проводиться индексация стоимости.

Обязательным разделом в положении о СУОТ является процедура обеспечения безопасного выполнения подрядных работ и снабжения безопасной продукцией. В этом разделе необходимо прописать, какие требования установлены к закупке спецодежды, спецобуви, других средств коллективной и индивидуальной защиты, помимо обязательной сертификации или декларирования. Например, укажите в разделе о снабжении безопасной продукцией обязательное требование по предоставлению копий протоколов испытаний партий образцов, а также инспекционного контроля производства.

Работа с подрядчиками не должна остаться только на бумаге в разделе Положения о СУОТ. Необходимо довести до каждого ответственного лица необходимость запрашивать у потенциальных поставщиков сведения, касающиеся профессиональной подготовки и обучения безопасным приемам и методам выполнения работ, обеспечения работников подрядной организации санитарно-бытовыми помещениями, порядок согласования мер безопасности, указанных в акте-допуске и в наряде-допуске.

Приказ Минтруда об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда – 2021: на какой стадии, к чему готовиться

На федеральном портале проектов НПА 10 марта 2021 г. размещен проект приказа Минтруда об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда (ID проекта 02/08/03-21/00113963).

25 марта 2021 года закончилась процедура независимой антикоррупционной экспертизы, а 31 марта 2021 года — процедура общественных обсуждений. На момент публикации материала, законопроект проходит процедуру независимой антикоррупционной экспертизы. При ее успешном прохождении и последующей регистрации документа в Минюсте, новый законопроект вступит в силу с 1 сентября 2021 года и отменит собой действующее типовое положение о СУОТ, утвержденное приказом Минтруда России от 19 августа 2016 г. № 438н.

Основные изменения влечет за собой новое Положение о СУОТ: сравнительный анализ

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: