Профстандарт секретаря руководителя предприятия

Профстандарт секретаря

Профессиональный стандарт секретаря используется для документирования трудовых функций и определения уровня его квалификации. Документ в обязательном порядке используется в бюджетных организациях, а также в компаниях, контролируемых государством и местными органами власти. Но даже в частном секторе профстандарт поможет работодателю упорядочить взаимоотношения с сотрудником, например, при составлении должностных инструкций или норм трудового распорядка.

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2015 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

  • Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2016 года).
  • Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

  • Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
  • Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
  • Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
  • Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
  • Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
  • Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Содержание и структура документа

Для описания должности секретаря используется профстандарт 07.006, утверждённый Минтрудом 20.11.2018 года. Он включает 4 раздела:

  1. Общие положения. Здесь дается описание рода занятий и подходящих видов экономической деятельности.
  2. Общая характеристика трудовых функций. Профстандарт определяет 4 базовых функции, необходимых для должности секретаря: обеспечение деятельности организации и её руководителя в документарной, информационной и других сферах. Также раздел содержит уровни квалификации специалиста: 3 основных и 24 вспомогательных.
  3. Конкретизация трудовых функций. Здесь дается расширенная характеристика должностных функций, перечисленных в предыдущей части. Каждая функция расшифровывается с точки зрения требуемой квалификации (опыт работы, уровень образования и пр.), а также необходимых для её качественного выполнения знаний и умений. Так, описание обязанности по приему и распределению телефонных звонков включает: трудовые действия (их регистрация и перенаправление), знания (принципов деловой этики, структуры организации и пр.) и практические умения (создавать видеоконференцию, поддерживать беседу со звонившим и т.д.).
  4. В заключительной части приведены организации, ответственные за разработку документа.

Внимание! Профстандарт не охватывает весь спектр деятельности секретаря. Например, в нем не содержится данных о порядке подчинения, правилах временной замены или должностных полномочиях. Как правило, эти сведения прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции.

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

  • На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
  • Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
  • Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта. И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу. Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Автор: admin · Опубликовано 10.01.2020 · Обновлено 11.11.2020

I. Общие положения

1. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат

Читайте также:
Минимальная и средняя зарплата в Китае

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена

среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

3. Назначение на должность секретаря руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Специфику основной деятельности организации

4.2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

4.3. Руководящий состав организации и ее подразделений

4.4. Функции самоменеджмента

4.5. Принципы и правила планирования рабочего времени

4.6. Методы постановки целей

4.7. Правила проведения деловых переговоров

4.8. Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)

4.9. Основы управления временем

4.10. Телефонные контакты руководителя

4.11. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.12. Правила поддержания и развития межличностных отношений

4.13. Правила защиты конфиденциальной информации

4.14. Порядок подготовки и проведения командировок

4.15. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

4.16. Деловой протокол

4.17. Этику делового общения

4.18. Правила организации приема посетителей

4.19. Правила делового общения

4.20. Правила речевого этикета

4.21. Правила организации приемов в офисе

4.22. Этикет и основы международного протокола

4.23. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.24. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

4.25. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

4.26. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

4.27. Методику составления сметы расходов конферентного мероприятия

4.28. Основы написания речей и докладов руководителя

4.29. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

4.30. Принципы, способы информирования сотрудников

4.31. Локальные нормативные акты организации

4.32. Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

4.33. Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

4.35. Основы эргономики офиса и флористики

4.36. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

4.37. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

4.38. Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

4.39. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.40. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.41. Порядок работы с документами

4.42. Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

4.43. Виды документов, их назначение

4.44. Основы документной лингвистики

4.45. Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

4.46. Правила подписания и утверждения документов

4.47. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

4.48. Правила русского языка

4.49. Современные информационные технологии работы с документами

4.50. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.51 Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

4.52. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.53. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.54. Системы электронного документооборота

4.55. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.56. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

4.57. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.58. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.59. Правила подготовки и передачи дел в архив организации

4.60. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.61. Состав внешних и внутренних информационных потоков

4.62. Особенности формирования баз данных в организации

4.63. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

4.64. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.65. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.66. Формы предоставления управленческой информации

4.67. Источники управленческой информации

4.68. Методику отбора источников информации

4.69. Требования, предъявляемые к управленческой информации

5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

Читайте также:
Расписка в получении денежных средств за квартиру: образец

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря руководителя входит:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

— Внесение информации в планировщик (органайзер)

— Согласование с руководителем времени планируемых действий

— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

2. Планирование рабочего дня секретаря:

— Выбор и оформление планировщика секретаря

— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)

— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

— Перенос невыполненных запланированных задач

— Выполнение типичных ежедневных дел

3. Организация телефонных переговоров руководителя:

— Ведение базы телефонных контактов руководителя

— Соединение руководителя с конкретными абонентами

— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

4. Организация командировок руководителя:

— Подготовка проекта служебного задания руководителя

— Подготовка проекта приказа о служебной командировке

— Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

— Подготовка документов к поездке руководителя

— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:

— Организация личного приема посетителей руководителем

— Установление порядка приема для различных категорий посетителей

— Ведение журнала предварительной записи на прием

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

— Организация приема деловых партнеров в офисе

— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

— Подготовка повестки дня мероприятия

— Оформление списка участников мероприятия

— Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

— Выбор места и времени проведения мероприятия

— Подготовка предварительной сметы расходов

— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

— Решение вопросов технического оснащения мероприятия

— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

— Организация встречи и регистрация участников мероприятия

— Ведение протокола мероприятия

— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя

— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

— Фиксация исполнения поручений

— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

— Организация оформления интерьера приемной руководителя

— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

Читайте также:
Налоговый вычет при покупке квартиры пенсионерам

— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами

— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

— Разработка должностной инструкции секретаря

— Разработка положения о секретариате

— Разработка инструкции по делопроизводству

10. Составление и оформление управленческой документации:

— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

— Печать служебных документов и материалов

— Размножение служебных документов

— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

11. Организация работы с документами в приемной руководителя:

— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

— Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

— Подготовка документов для рассмотрения руководителем

— Учет документов, поступающих на имя руководителя

— Организация доставки документов исполнителям

— Создание и ведение базы данных документов руководителя

— Ведение информационно-справочной работы

12. Организация хранения документов в приемной руководителя:

— Разработка разделов номенклатуры дел организации

— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Подготовка и передача дел в архив организации

13. Обеспечение руководителя информацией:

— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

— Формирование и использование баз данных в организации

14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:

— Информирование работников организации о решениях руководителя

— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

— Организация встреч трудового коллектива с руководством

— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Еще в 2016 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться. В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя. Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.

Министерство труда России позаботилось о составлении официального документа, который бы установил и упорядочил требования к квалификационным навыками секретаря. Этим документом стал «Профессиональный стандарт».

Читайте также:
Квест-комната: что это такое и как построен бизнес на квестах

Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года. Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2016 году.

Профстандарт — это официальный документ, который имеет транснормативный характер, то есть по большей части рекомендательный. Порядок применения профстандартов закреплен в статьях 57 и 195.3 Трудового кодекса РФ. Это значит, что профстандарт обязателен к применению, когда есть пересечения положений о требованиях к профессии в нормативно-правовых актах федерального уровня. Требования, которые указаны в профстандартах, но отсутствуют в законодательстве, носят рекомендательный характер.

Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацие».

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков. От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя. Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

  • Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
  • Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
  • Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:

  • Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
  • Документационная работа.
  • Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
  • Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

  1. Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
  2. Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
  3. Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
  4. Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами. Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника. С выводами тут работают профессионалы.

Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как « профессиональный стандарт » или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

Читайте также:
Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами: формула

Профстандарт « Секретаря руководителя » был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

  1. Помощник руководителя.
  2. Секретарь руководителя.
  3. Делопроизводитель.
  4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?

Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:

  1. Требования, которые предъявляются к уровню образования.
  2. Требования относительно опыта работы.
  3. Необходимые навыки и знания.
  4. Должностные обязанности.

Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.

Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.

Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:

  • для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
  • для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
  • для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
  • для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.

Вам также будет интересно:

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:

  1. Эффективно планировать рабочее время.
  2. Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
  3. Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
  4. Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
  5. Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
  6. Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
  7. Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
  8. Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Вам также будет интересно:

Должностная инструкция секретаря директора общеобразовательного учреждения (профстандарт)

Профессиональный стандарт секретаря используется для документирования трудовых функций и определения уровня его квалификации. Документ в обязательном порядке используется в бюджетных организациях, а также в компаниях, контролируемых государством и местными органами власти. Но даже в частном секторе профстандарт поможет работодателю упорядочить взаимоотношения с сотрудником, например, при составлении должностных инструкций или норм трудового распорядка.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом
Читайте также:
Массовый подбор персонала: что это, методы

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2015 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

  • Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2016 года).
  • Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

  • Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
  • Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
  • Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
  • Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
  • Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
  • Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Общие положения

1.1. Пресс-секретарь относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность пресс-секретаря принимается лицо, имеющее [вписать нужное] образование, без требований к стажу работы.

1.3. Пресс-секретарь должен знать:

— Конституцию РФ, Закон «О средствах массовой информации», другие законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие деятельность средств массовой информации;

— принципы эффективного управления информацией;

— приемы и методы написания пресс-релизов и иных пресс-материалов;

— правила организации и проведения пресс-конференций, интервью и других мероприятий информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с информационным обеспечением деятельности организации;

— современные информационно-коммуникационные технологии (текстовые редакторы, электронные таблицы), принципы работы в сети Интернет, приемы использования мультимедийного оборудования;

— основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Содержание и структура документа

Для описания должности секретаря используется профстандарт 07.006, утверждённый Минтрудом 20.11.2018 года. Он включает 4 раздела:

  1. Общие положения. Здесь дается описание рода занятий и подходящих видов экономической деятельности.
  2. Общая характеристика трудовых функций. Профстандарт определяет 4 базовых функции, необходимых для должности секретаря: обеспечение деятельности организации и её руководителя в документарной, информационной и других сферах. Также раздел содержит уровни квалификации специалиста: 3 основных и 24 вспомогательных.
  3. Конкретизация трудовых функций. Здесь дается расширенная характеристика должностных функций, перечисленных в предыдущей части. Каждая функция расшифровывается с точки зрения требуемой квалификации (опыт работы, уровень образования и пр.), а также необходимых для её качественного выполнения знаний и умений. Так, описание обязанности по приему и распределению телефонных звонков включает: трудовые действия (их регистрация и перенаправление), знания (принципов деловой этики, структуры организации и пр.) и практические умения (создавать видеоконференцию, поддерживать беседу со звонившим и т.д.).
  4. В заключительной части приведены организации, ответственные за разработку документа.

Внимание! Профстандарт не охватывает весь спектр деятельности секретаря. Например, в нем не содержится данных о порядке подчинения, правилах временной замены или должностных полномочиях. Как правило, эти сведения прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции.

Должностная инструкция секретаря-администратора с учетом требований профстандарта

Должностная инструкция № ____

_________ _________

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-администратора.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя.

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

  • Среднее общее образование;
  • Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих.

1.4. Требования к опыту практической работы:

  • _________.

1.5. Особые условия допуска к работе:

Читайте также:
Реальный договор и консенсуальный - отличия

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
  • трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

1.8. Работник должен знать:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
  • информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

В обязанности работника входит:

2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

  • Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
  • Регистрация поступающих телефонных звонков;
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
  • Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
  • Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
  • Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
  • Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
  • Соблюдать служебный этикет.
  • Функции, задачи, структура организации, ее связи;
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
  • _________.

2.2. Организация работы с посетителями организации:

  • Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
  • Ведение журнала записи посетителей;
  • Учет посетителей и оформление пропусков;
  • Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
  • Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
  • Организация и бронирование переговорных комнат;
  • Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
  • Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
  • Общаться с посетителями;
  • Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
  • Вести учетные формы, использовать их для работы;
  • Создавать положительный имидж организации;
  • Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
  • Применять информационно-коммуникационные технологии ;
  • Обеспечивать конфиденциальность информации.
  • Правила организации приема посетителей;
  • Правила делового общения;
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
  • Правила организации приемов в офисе;
  • Правила сервировки чайного (кофейного) стола;
  • Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
  • _________.

2.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

  • Ведение журнала разъездов работников организации;
  • Координация работы курьеров и водителей организации;
  • Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
  • Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.
  • Составлять и вести учетные документы;
  • Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
  • Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
  • Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
  • Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
  • Правила речевого этикета;
  • Этика делового общения;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
  • _________.

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Работник несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Читайте также:
Какая средняя зарплата в Санкт-Петербурге

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.

Руководитель отдела кадров ____________
____________

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Секретарь-администратор ____________
____________

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

  • На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
  • Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
  • Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта. И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу. Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

Обязателен ли профстандарт для секретарей?

Соблюдает культуру и этику общения с персоналом образовательного учреждения, обучающимися и родителями (законными представителями), посетителями.

Обратите внимание! Профстандарт педагога, утв. приказом Минтруда России от 18.10.2013 №544н, распространяется не только на школьных учителей.

В каких случаях профессиональные стандарты для секретарей обязательны. Профессиональные стандарты в бюджетных организациях.

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника общеобразовательной организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности. Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя и других специалистов, в обязанности которых входит выполнение секретарской работы, составлены с учетом уровня квалификации, применяемых при разработке профессиональных стандартов, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н.

Исполняет другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

Для чего нужен профстандарт учителя?

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта.

Организует контроль за своевременным и качественным выполнением установленных тематических планов и подготовку сводных отчетов о деятельности учреждения.

Какие требования предъявляют современные руководители к сотрудникам, занимающим такую должность? Секретарь должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета).

Готовит предложения по подготовке и повышению квалификации научных кадров, стажировке научных сотрудников.

Права, обязанности и ответственность офис-менеджера. Профстандарт и оформление должностной инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера регламентирует права, обязанности и ответственность сотрудника в сфере обеспечения расходными материалами и управления организационными процессами. В законе содержатся только косвенные ссылки, указывающие на косвенное назначение ДИ. На практике сложилась общепринятая форма, которая содержит все условия трудового взаимодействия и утверждается руководителем компании.

  1. Профстандарт
  2. Кто должен разрабатывать ДИ?
  3. Правила оформления в 2020м году
  4. Общие положения
  5. Обязанности
  6. Права
  7. Ответственность
  8. Особенности ДИ работника с функциями секретаря
Читайте также:
Повышение зарплаты пожарным МЧС

Профстандарт

Должностные обязанности офис-менеджера регламентированы Профстандартом 07.005. К обобщенным трудовым функциям сотрудника относят обеспечение расходными материалами, товарами и оборудованием, а также организацию деловых поездок персонала. Ведение административно-хозяйственной деятельности предполагает квалификации не ниже средне-специального образования.

В соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты №148н, деятельность офис-менеджера квалифицируют как самостоятельную, требующую анализа и подготовки, с персональной ответственностью за деятельностью рабочей группы. Группа занятий по ОКЗ — 3341.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. Именно он уполномочен разрабатывать его должностную инструкцию.

Однако руководитель вправе делегировать свои полномочия другим подчиненным. Как правило, ДИ разрабатывается в составе рабочей группы, в которую входят:

  • главный бухгалтер;
  • начальник отдела кадров;
  • штатный юрист;
  • руководитель подразделения (офиса).

Правила оформления в 2020м году

Должностная инструкция оформляется на листе формата А4, маркированной эмблемой организации. Правила оформления документа регламентированы ГОСТ 7.0.97-2016.

Под преамбулой «Утверждаю» перечисляются реквизиты организации и руководителя (должность, имя), а также дата утверждения инструкции. Наименование документа — «Должностная инструкция офис-менеджера» указывается посередине. Конструктивная часть предполагает минимум 4 раздела, нумерованных римскими цифрами и маркированных списком.

Общие положения

В общих положениях отражают основные условия трудового взаимодействия сотрудника с руководителем и подчиненными, а также требования к квалификации. В разделе необходимо отразить:

  • кому подчиняется офис-менеджер;
  • кто подчиняется офис-менеджеру (должности);
  • порядок освобождения и назначения на должность;
  • требования к образованию, опыту работы, навыкам и знаниям;
  • порядок передачи обязанностей сотрудника в период его временного отсутствия;
  • требование руководствоваться настоящей ДИ, законодательством РФ и локальными актами компании;
  • что должен знать офис-менеджер (порядок заключения договоров, оформления поставок, нормы делового общения и этикета).

Обязанности

Трудовые обязанности офис-менеджера устанавливаются в соответствии с целями и задачами, которые ставит перед собой организация. Раздел содержит подробный перечень действий, которые ожидают от сотрудника. В соответствии с Профстандартом в них входят:

  • прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
  • определение потребностей в расходных материалах;
  • выбор поставщика, формирование и отправка заявки на поставку;
  • ведение базы поставщиков, реестра договоров на поставку, отчетной документации;
  • отслеживание сроков проведения оплаты, в том числе по оферте;
  • контроль качества оказываемых услуг, устранение допущенных нарушений по договорам;
  • организация хранения ТМЦ, разгрузки и доставки товаров, ведение складского учета;
  • оценка технического состояния оборудования, формирование заявок на устранение неисправностей;
  • заказ и бронирование билетов по маршруту персонала, гостиниц, оформление анкет на визу;
  • организация деловых поездок, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий;
  • планирование поездок, составление сводок о поездках и деловых мероприятиях.

При бронировании мест проведения мероприятий офис-менджер обязан контролировать:

  • качество оформления зала;
  • комплектацию мебелью и оборудованием;
  • организацию питания;
  • проверять расходы на соответствие запланированному бюджету.

Права

В разделе отражаются основные полномочия сотрудника, а также перечень инициатив, необходимых для выполнения поставленных задач. Офис-менджер имеет право:

  • ознакамливаться с документами, принимать самостоятельные решения и визировать документацию в пределах своей компетенции;
  • не выполнять трудовые действия, которые представляют угрозу для жизни или здоровья;
  • выдвигать требования по оптимизации трудовой деятельности, сохранности вверенных материальных ценностей и документов;
  • выдвигать инициативы по совершенствованию деятельности компании и собственной занятости;
  • информировать руководителя о нарушениях, принимать меры или предложения по их ликвидации.

Здесь следует перечислить полномочия офис-менеджера на взаимодействия с другими подразделениями, запрашивание отчетной документации для визирования или ознакомления, право требовать создания оптимальных и безопасных условий труда.

Ответственность

Раздел «Ответственность» определяет гарантии работодателя, а также перечень проступков, которые влекут за собой дисциплинарное, административное или уголовное наказание. Офис-менеджер несет ответственность за:

  • соблюдение локальных актов компании, действующего законодательства и положений должностной инструкции;
  • несанкционированное представление интересов компании, действия, выходящие за пределы его компетенции;
  • результаты самостоятельных решений и трудовой деятельности рабочей группы;
  • разглашение коммерческой тайны и конфиденциальных сведений;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение правил безопасности, трудового распорядка и дисциплины;
  • умышленное предоставление недостоверной информации.

Особенности ДИ работника с функциями секретаря

Офис-менеджер с функциями секретаря занимается управленческой деятельностью в сфере делопроизводства. В его полномочия входят:

  • регистрация и направление служебной информации руководству;
  • коммуникация с клиентами и деловыми партнерами;
  • реализация документооборота;
  • учет и хранение входящей и исходящей документации.
  • совершает копировальные и множительные работы по запросу;
  • производит подготовку заседаний и совещаний;
  • ведет календарь организационных и личных мероприятий руководителя.
Читайте также:
Реальный договор и консенсуальный - отличия

Подробнее о должностной инструкции секретаря мы рассказывали здесь, а о ДИ и профстандарте делопроизводителя читайте тут.

Должностную инструкцию офис-менеджера разрабатывает генеральный директор компании или иные сотрудники, на которых возложены соответствующие полномочия. Трудовые действия сотрудника перечисляются в соответствии с Профстандартом, а структура документа проектируется с учетом стандарта ГОСТ.

Должностная инструкция секретаря: образец

  • 1 Секретарь: характеристика должности
  • 2 Должностная инструкция секретаря руководителя: структура документа
  • 3 Подводим итоги

Должностные обязанности по разным «секретарским» позициям могут заметно различаться. Ознакомимся с образцом их отражения в должностной инструкции работника.

Секретарь: характеристика должности

«Секретарь» — очень емкое наименование профессии. Два человека могут быть секретарями, но выполнять довольно разную работу. Квалификационный справочник, утв. Постановлением Минтрудсоцразвития России от 21.08.1998 № 37, выделяет должности:

  • корпоративного секретаря;
  • секретаря-машинистки;
  • секретаря незрячего специалиста;
  • секретаря руководителя;
  • ученого секретаря.

Ранее этом справочнике была еще одна секретарская должность — секретаря-стенографистки.

Минтрудом также принят «секретарский» профстандарт — «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ от 06.05.2015 № 276н).

Он предусматривает должности:

  • секретаря-администратора;
  • секретаря руководителя;
  • делопроизводителя и помощника руководителя (на которых работники чаще всего тоже именуются секретарями).

Таким образом, только лишь на официальном уровне выделяется порядка десяти секретарских должностей с разными обязанностями. Поэтому о наличии универсальной позиции секретаря говорить не приходится.

Работодатель заинтересован в эффективной организации труда. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определиться, для какой именно секретарской должности она будет предназначена (и какой квалификационный справочник или профстандарт брать за основу).

Без должностной инструкции (ДИ) организовать работу секретаря непросто. Можно, конечно, прописать обязанности (права, ответственность и другие типичные разделы ДИ) в трудовом договоре, но это не всегда удобно для работы.

В качестве примера рассмотрим структуру ДИ секретаря руководителя. Условимся, что она составлена на основании профстандарта по Приказу № 276н.

Должностная инструкция секретаря руководителя: структура документа

Должностная инструкция секретаря руководителя может включать следующие разделы:

Общие положения

В данном разделе:

  • дается ссылка на профстандарт, по которому составлена инструкция;
  • указывается, что секретарь — это административно-управленческий персонал;
  • перечисляются должности, перед которыми секретарь подотчетен;
  • приводятся требования к квалификации, опыту, знаниям, умениям работника.

Должностные обязанности

Их у секретаря руководителя много — и связаны они могут быть:

  • с помощью руководителю в вопросах планирования рабочего времени;
  • с ведением телефонных переговоров (руководителя, своих);
  • с работой с посетителями;
  • с организацией командировок;
  • с организацией конферентных мероприятий;
  • с контролем над исполнением поручений руководителя;
  • с организацией рабочего пространства в кабинетах (у руководителя, у себя);
  • с составлением управленческой документации;
  • с работой с документами;
  • с обеспечением руководителя информацией;
  • с обеспечением взаимодействия руководителя и других сотрудников предприятия.

Права

В случае с должностью секретаря руководителя они довольно типичны (характерны для большинства других должностей). К примеру, это права:

  • на ознакомление с проектами решений руководства по деятельности секретаря;
  • на внесение предложений по улучшению работы;
  • на информирование руководства о проблемах (и на предложение способов их устранения);
  • на запрос различной информации от коллег;
  • на бесплатное пользование различными ресурсами предприятия в целях выполнения должностных обязанностей.

Ответственность

Здесь прописывается, что секретарь несет юридическую ответственность, предусмотренную:

  • трудовым законодательством (за дисциплинарные проступки, причинение материального ущерба имуществу, за которое отвечает работодатель);
  • административным, уголовным и гражданским законодательством (в случае иных правонарушений).

Кроме того, в разделе можно прописать, что локальными нормативами или коллективным договором предприятия могут быть предусмотрены прочие меры воздействия за нарушение секретарем трудовых обязанностей. Например — лишение или снижение премий, надбавок.

Подводим итоги

Должностная инструкция секретаря — это документ, который:

  • относится к ключевым кадровым документам работника — поскольку детально регламентирует содержание его трудовой деятельности;
  • оптимально привязать к характеристике должности по квалификационному справочнику или по профстандарту — поскольку секретарских должностей много, и содержание работы человека в рамках каждой из них может быть разным;
  • лучше составлять, не допуская смешивания характеристик должности из разных позиций, предусмотренных квалификационными справочниками и профстандартами.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: