Образец положения об адаптации персонала

Адаптация новых сотрудников

Каждый из нас когда-то был новым сотрудником и сталкивался с проблемами адаптации. Этот период был очень непростым.

Некоторые руководители пускают на самотек процесс привыкания, и сотруднику приходится самому осваиваться в новом коллективе, а есть руководители, которые заботятся о свои кадрах и на предприятии разрабатывается специальная программа адаптации новых сотрудников.

Что же такое адаптация? Адаптация представляет собой методику, способствующую эффективному вовлечению нового сотрудника в деятельность компании, а также подготовке в установленный срок из него грамотного специалиста.

Основные этапы адаптации новых сотрудников.

Адаптацию можно подразделить на четыре основных этапа:

  1. — Психологический, или психофизиологический. К этому этапу относится адаптация новых сотрудников к режиму и ритму рабочего дня, условиям труда, рабочему месту, физическим и психологическим нагрузкам.
  2. — Социальный. К социальным факторам относится знакомство с организационной структурой компании, взаимоотношениями в коллективе, корпоративными традициями и ценностями, внутриорганизационными коммуникациями, принятыми стандартами и нормами поведения, способами и методами взаимодействия.
  3. — Профессиональный. К этому этапу относятся реализация профессиональных навыков и умений на новом месте, повышение квалификации, критерии оценки результатов труда, выполнение вмененных обязанностей.
  4. — Организационный. Рассматривать организационный этап следует со стороны статуса и значимости занимаемой должности, роли структурного подразделения, в котором трудится новый сотрудник, корпоративных механизмов управления в организации; положения организации на рынке.

Адаптация, как правило, занимает от 3 до 12 месяцев. Самыми непростыми считаются первые два-три месяца. Этот период может совпадать с испытательным сроком. Если же в компании разрабатываются и внедряются в коллектив программы адаптации новых сотрудников, то срок освоения на новом месте существенно сокращается, а благодаря хорошо продуманному процессу адаптации новые сотрудники быстрее «вливаются» в трудовые коллективы и раскрывают свой потенциал.

Положение об адаптации новых сотрудников

В организациях, руководители которых заинтересованы оказывать помощь при адаптации молодым специалистам, разрабатывают и внедряют Положение об адаптации вновь принятых работников. В этом документе прописывается кадровая политика, которая касается адаптации новых сотрудников. Такое положение направлено на систематизацию и утверждение процесса прохождения испытательного срока в организации.

К основным участникам адаптационной программы относятся непосредственный руководитель, наставник и специалист службы персонала.

Процесс адаптации можно разделить на четыре периода, на каждом из них предполагается выполнить определенные задания.

Примерная программа может выглядеть следующим образом:

Период первый — начинается за несколько дней до выхода нового сотрудника на работу. Менеджеры службы персонала согласовывают дату выхода нового сотрудника с руководителем подразделения, занимаются организацией подготовки рабочего места, проверяют обеспеченность рабочего места необходимой оргтехникой, канцелярскими товарами и расходными материалами, телефонным аппаратом, готовят информационные материалы выдаваемые новым сотрудникам в первый рабочий день. К таким материалам могут относиться памятки для новых сотрудников, списки внутренних и внешних телефонных номеров организации, список правил, касающихся междугородних и международных звонков, а также личных звонков, образцы заявок и т.п.

В это время непосредственный руководитель проверяет наличие актуальной должностной инструкции, определяет наставника — во многих организациях применяется наставничество как основной метод адаптации персонала.

Период второй — начинается в день выхода сотрудника работу.

Специалисты службы персонала встречают новых сотрудников, проводят кадровое оформление, вручают информационный материал, дают рекомендации к первому рабочему дню, сопровождают до рабочего места. Непосредственный начальник и специалист службы персонала представляет новых сотрудников коллективу, знакомит с наставниками. Далее сотрудник знакомится с должностными обязанностями, системой поощрений, организационной структурой, порядком выдачи заработной платы и т.п. Наставник или специалист службы персонала знакомит с правилами внутреннего распорядка (количество рабочих перерывов, продолжительность обеденного перерыва, график работы, дресс-код компании, пропускная система и т.п.), предоставляет информацию личного характера (расположение столовой, туалета, места для курения и т.д.), информирует о правилах и традициях, которые сложились в подразделении.

Период третий — продолжается в течение испытательного срока нового сотрудника.

В этот период сотрудники отдела подбора и адаптации совместно с руководителем подразделения и наставником анализируют компетенции должности и разрабатывают индивидуальный план подготовки нового сотрудника. Наставник или ответственные специалисты службы персонала знакомят с историей развития организации, ее целями, задачами, стратегиями и т.п., дают рекомендации по ознакомлению с первоочередными документами и регламентами разъясняют функциоанльную и организационную структуру организации, знакомят с планом работы нового сотрудника на испытательный срок.

В течение испытательного срока сотрудник службы персонала проводит с новым сотрудником адаптационные беседы, цель которых — помочь сотруднику быстрее и легче адаптироваться в компании, определить его сильные стороны и стороны, которые необходимо развивать для успешной работы, определить его мотивацию и потенциал, получить обратную связь о вхождении в коллектив, о взаимодействии с руководством и коллегами, впечатлении от работы, установить и скорректировать возможные сложности, связанные с адаптацией. Специалист кадровой службы анализирует результаты бесед и фиксирует их в адаптационных отчетах.

Читайте также:
Сокращение при реорганизации в форме присоединения

Четвертый период соответствует окончанию испытательного срока и организации аттестационных мероприятий.

По окончании испытательного срока проводится аттестация сотрудника. Инициатором проведения аттестации по окончании испытательного срока является сотрудник службы персонала, за исключением досрочной аттестации, когда инициатива исходит от руководителя сотрудника.

Специалистами службы персонала раздаются новым сотрудникам для заполнения оценочные листы, затем они анализируются, проводится обсуждение подведенных итогов, делается прогноз трудовых возможностей каждого нового сотрудника.

Сотрудники службы персонала получают аттестационные документы на сотрудника по окончании испытательного срока и проводят мероприятия по аттестации. В случае неуспешной аттестации с работником прекращаются трудовые отношения.

Работник знакомится с результатами аттестации. При успешной аттестации испытательный срок считается завершенным.

Применение адаптации ведет к успешному завершению испытательного срока новым работником и экономии издержек организации на поиск, обучение и оценку персонала.

Примерное положение об архиве организации

Зарегистрирован в Минюсте России 15.08.2018.
Регистрационный № 51895.

Примерное положение
об архиве организации

I. Общие положения

Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [1] , локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения [2] (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) [3] (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

Читайте также:
Можно ли беременной встать на биржу труда и получать декретные, какие нужны документы

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [4] .

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

[1] Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

[2] Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.

[3] Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.

[4] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 “Об утверждении примерного положения об архиве организации”

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Читайте также:
На какой срок заключается коллективный договор и когда вступает в силу

Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 августа 2018 г.

Регистрационный N 51895

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 г. N 42

Примерное положение
об архиве организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 1 , локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения 2 (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) 3 (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 4 .

Читайте также:
Бережливое производство на предприятии: основные принципы системы

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

1 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2 Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 “СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. – М.:Стандартинформ, 2014

3 Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 “СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. – М.:Стандартинформ, 2014

4 Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Утверждено примерное положение об архиве организации. Оно распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов

Архив создается на правах структурного подразделения. В нем осуществляется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; подготавливаются документы к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Организация разрабатывает положение об архиве. Оно подлежит согласованию на предмет соответствия его примерному положению, после чего утверждается руководителем организации.

Читайте также:
Акт о прогуле сотрудника: образец

Определены основные задачи, функции и права архива. Приведен состав документов, находящихся на хранении.

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 “Об утверждении примерного положения об архиве организации”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 августа 2018 г.

Регистрационный N 51895

Настоящий приказ вступает в силу c 26 августа 2018 г.

Инструкция: готовим положение об архиве

Положение об архивном деле — это внутренний документ, который регламентирует порядок длительного хранения бумаг, которые уже вышли из непосредственного использования. Он не является обязательным, но желателен для компаний, самостоятельно организующих хранение документов.

Кто и зачем разрабатывает положение

В ходе работы любой организации образуется немало бумаг:

  • бухгалтерских;
  • кадровых;
  • хозяйственных;
  • иных видов.

После того как эти бумаги выбывают из оперативного использования и становятся не нужны, их следует некоторое время сохранять на случай запросов от уполномоченных госорганов, юридических или физических лиц и проведения проверок, например, налоговых. Срок такого хранения зависит от вида бумаги и составляет от 5 лет до бессрочного. Конкретные сроки перечислены в приказе Росархива № 236.

Компании вправе хранить бумаги самостоятельно или нанять специализированную организацию, оказывающую услуги по архивному хранению. Если компания предпочла организовать хранение самостоятельно, рационально создать специальное подразделение, которое возьмет на себя заботу о бумагах и обеспечит их сохранность. Регулировать работу такого подразделения должно положение о нем, изданное в организации и утвержденное ее руководителем.

Положение регулирует не только внутренние вопросы функционирования подразделения, но и порядок его взаимодействия с другими органами юридического лица. Таким образом, положение полезно для координации работы компании в части архивного хранения.

Текст разрабатывается уполномоченным сотрудником организации, руководитель обязан утвердить положение об архиве своим приказом.

Содержание

Текст положения содержит следующую информацию:

  • общие положения, в числе которых, например, нормативные основания работы подразделения;
  • перечень хранящихся бумаг;
  • основные функции подразделения, в числе которых прием, систематизация и сохранение бумаг, экспертиза их ценности и консультирование остальных сотрудников компании по вопросам хранения;
  • права сотрудников подразделения, например, запрашивать у других подразделений компании информацию, необходимую для работы, или давать рекомендации по совершенствованию системы документооборота и хранения в компании.

11.04.2018 Федеральное архивное агентство издало приказ № 42, которым утвердило примерное положение об архиве организации 2020 года от Росархива, которое компаниям достаточно минимально адаптировать под собственные нужды вместо того, чтобы разрабатывать собственный текст с нуля.

Образец положения об архиве организации в 2020 году:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей

специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «АЛЛЮР»

(ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»)

123456, г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

тел/факс (495) 1234567, e-mail:info@allur.ru, http://www.allur.ru

ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678

05 октября 2020 г.

об архиве ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» (далее — Организация, Учреждение) создается Архив.

1.2. Учреждение обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

1.4. Архив является самостоятельным структурным подразделением Учреждения (входит в состав отдела документационного обеспечения). Заведующий назначается в установленном законом порядке Руководителем Учреждения и подчиняется непосредственно Руководителю.

1.5. В своей деятельности работники руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самого Учреждения и настоящим Положением.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Учреждения.

1.7. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

  • руководит всей деятельностью подразделения, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций;
  • осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
  • распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Учреждения об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
  • вносит руководству Учреждения предложения по совершенствованию работы подразделения, оптимизации его структуры и штатной численности;
  • участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных бумаг, касающихся возложенных на него задач и функций;
  • принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников;
  • участвует в подборе и расстановке кадров подразделения, вносит руководству Учреждения предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
  • совершенствует систему трудовой мотивации работников;
  • осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
Читайте также:
Больничный во время командировки в другом городе: оплата

1.9. В период отсутствия Заведующего его обязанности исполняет начальник отдела кадров, назначенный приказом Руководителя Учреждения.

1.10. Заведующий (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи бумаг, направляемых от имени возглавляемого подразделения, по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.11. Подразделение в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Учреждения, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.12. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

1.13. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования фонда.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Архив хранит документы:

а) постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) постоянного хранения и по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников;

в) фонд пользования;

г) справочно-поисковые средства и учетные документы.

3. ЗАДАЧИ
К задачам Архива относятся:

3.1. Организация хранения документов.

3.2. Комплектование фонда документами, образовавшимися в деятельности организации.

3.3. Учет единиц, находящихся на хранении.

3.4. Использование единиц, находящихся на хранении.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
4. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

4.1. Планирование, организация и контроль деятельности Учреждения и его структурных подразделений в области архивного дела.

4.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

4.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Учреждения о составе и содержании хранящихся документов, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов).

4.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных единиц.

4.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел.

4.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

4.7. Составление и предоставление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Учреждения и соответствующего государственного Архива.

4.8. Составление описей дел для передачи на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении, сроки хранения которых истекли.

4.9. Организация и проведение экспертизы ценности документов временных сроков хранения, находящихся на хранении в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.10. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.11. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.12. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

4.13. Передача дел осуществляется по графику, составленному Заведующим, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Учреждения.

5. ПРАВА РАБОТНИКОВ

5.1. Работники в процессе своей деятельности имеют право:

  • получать поступающие в Учреждение документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;
  • запрашивать и получать от руководителей Учреждения и его структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;
  • осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Учреждения по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;
  • вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы подразделения и Учреждения в целом;
  • участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;
  • вносить предложения руководству Учреждения по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников по своему профилю деятельности;
  • участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к его компетенции;
  • контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования Архива.

С Положением ознакомлен:

Заведующий _____________/ Василенко Ю.С.

Методист_____________/ Иващенко С.В.

Начальник отдела кадров_____________/ Иванов И.И.

Примерное положение от Росархива

Порядок утверждения и внесения изменений в положение

После разработки конечного текста документа руководитель организации издает приказ об утверждении положения об архиве, после чего документ вступает в силу. Изменения в положения вносятся тоже с помощью соответствующего приказа: в нем либо перечисляются вносимые изменения, либо в качестве приложения оформляется новая редакция положения.

Читайте также:
Налогообложение по агентскому договору: что это такое

Важно помнить как ознакамливают с положением об архиве, — все сотрудники, которых напрямую касается положение, знакомятся с ним под подпись. Сотрудники, не связанные напрямую со специализированным подразделением, на работу которых положение не повлияет, с ним знакомиться не обязаны.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Разрабатываем положение об архиве

Типовое положение об архиве — это документ, который определяет порядок хранения бумаг, появившихся в процессе деятельности предприятия. Не каждый экономический субъект обязан разрабатывать такой внутренний акт, но в случае необходимости очень важно его правильно составить и утвердить.

  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год
  • Как начисляется 13-я зарплата

Нормативная база

Зачем это нужно

Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией. Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:

  1. Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление.
  2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР №105 29.07.1983. Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
  3. Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
  4. Приказ Федерального архивного агентства №42 от 11.04.2018, где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
  5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
  6. Прочие.

В Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004 заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.

Как разработать и что включить

За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:

  1. Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
  2. Документация, которая должна попадать на хранение.
  3. Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
  4. Права. Среди них:
    • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
    • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
    • выдача документации, попавшей на хранение.
Читайте также:
Материальная помощь бывшим работникам - пенсионерам после увольнения

Образец положения об архиве организации, разработанный с учетом рекомендаций чиновников

Как утвердить

Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.

Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.

Особенности архивирования документов в организации

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Архив организации
  2. Архивирование без архива
  3. Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Читайте также:
Пенсия по выслуге лет учителям

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  • текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Постановление от 29 января 2020 года № 1

Об утверждении Положения об архиве администрации

Нижнебузулинского сельсовета

Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», в целях обеспечения сохранности документов администрации Нижнебузулинского сельсовета, администрация Нижнебузулинского сельсовета , –

  1. Утвердить Положение об архиве администрации Нижнебузулинского сельсовета , согласно приложению к настоящему постановлению.
  2. Постановление главы администрации от 15.04.2013 года № 25 « Об утверждении Положения «Об архиве администрации Нижнебузулинского сельсовета», положение «О постоянно действующей экспертной комиссии», о составе экспертной комиссии (эк) администрации Нижнебузулинского сельсовета» считать утратившим силу .
  3. Назначить ответственным лицом за формирование архива администрации сельсовета, ведущего специалиста администрации.
  4. Обнародовать настоящее постановление на информационных стендах и официальном сайте администрации Нижнебузулинского сельсовета в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
  5. Постановление вступает в силу со дня его подписания
  6. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Глава администрации А. А. Сиваев

к постановлению администрации Нижнебузулинского сельсовета

от «29» 01.2020 № 1

об архиве администрации Нижнебузулинского сельсовета

I. Общие положения

1.1. Положение об архиве Администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – положение) разработано на основании приказа Росархива от 11.04.2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации».

1.2. Архив Администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – Администрации сельсовета) создаётся в целях осуществления хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации сельсовета, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Свободненского района, источником комплектования которого выступает Администрация сельсовета.

1.3. Архив Администрации сельсовета в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива администрации сельсовета

2.1. Архив администрации сельсовета хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации сельсовета;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников (при их наличии);

Читайте также:
Сколько окладов должны выплачивать при сокращении

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы Архива Администрации сельсовета.

III. Задачи Архива администрации сельсовета

3. К задачам Архива администрации сельсовета относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности администрации сельсовета.

3.3. Учёт документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Свободненского района.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел и своевременной передачей их в Архи в администрации сельсовета.

IV. Функции Архива администрации сельсовета

4. Архив администрации сельсовета осуществляет следующие функции:

4.1. Организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации сельсовета, в соответствии с утверждённым графиком.

4.2. Ведёт учёт документов, находящихся на хранении в Архиве администрации сельсовета.

4.3. Представляет в муниципальный архив Свободненского района учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве администрации сельсовета документов Архивного фонда Российской Федераци и и других архивных документов.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации сельсовета, о бразовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации сельсовета.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации сельсовета описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе Администрации сельсовета описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые (согласованные) ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области или муниципальным архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Свободненского района.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации сельсовета в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации сельсовета.

4.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации сельсовета.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдаёт архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведёт учёт использования документов Архива администрации сельсовета.

4 .14. Создаёт фонд пользования Архива администрации сельсовета и организует его использование.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации сельсовета.

4.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

а) работнику делопроизводства администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам администрации в подготовке документов к передаче в Архив администрации сельсовета.

V. Права Архива администрации сельсовета

5. Архив администрации сельсовета имеет право:

а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в Архиве администрации сельсовета;

б) запрашивать у работников администрации сведения, необходимые для работы Архива администрации сельсовета;

в) давать рекомендации работникам администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации сельсовета;

г) информировать работников администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации сельсовета в соответствии с утверждённым графиком;

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: