Номенклатура дел организации: что это, образец

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Номенклатура дел организации 2020 (образец, делопроизводство) представлена в нашем материале.

  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год
  • Как начисляется 13-я зарплата

Нормативная база

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска необходимых бумаг;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  • документы о создании организации (положение, устав);
  • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  • штатное расписание;
  • номенклатуру дел предыдущих лет;
  • регистрационную форму организации;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Читайте также:
Пособие матери-одиночки: какое положено

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  • 01-01;
  • 01-02;
  • 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2020 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Номенклатура дел организации: что это, образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Читайте также:
Можно ли работать во время отпуска

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Читайте также:
Сколько зарабатывают автомеханики в России

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

  • типовая,
  • примерная,
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Читайте также:
Больничный инвалидам: как оплачивать и оформлять

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

  • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
  • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  • 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  • 01-01 Приказы по основной деятельности,
  • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-07 Переписка с надзорными органами,
  • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  • 01-10 Реестр учета печатей,
  • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  • 01-14 Резервный номер,
  • 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Читайте также:
Авторитарный стиль управления: что это такое

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец

Номенклатура дел в организации будет выступать большим помощником, поскольку в период своей деятельности каждое предприятие нарабатывает большое количество документации. Их систематизация чрезвычайно важна. Поэтому в интересах каждого руководителя «разложить по полкам» изданные и полученные от сторонних организаций документов.

В настоящее время ведение документооборота не обязательно, но без использования его возможностей можно допустить большую путаницу в ведении дел. Владельцы крупных предприятий всегда помнят об этом.

Имея в подчинении большое количество подразделений с широким спектром функций, использование номенклатуры значительно облегчит систематизацию и хранение важной информации, отраженной как в бумажном, так и в электронном варианте.

Навигация по статье

Значение номенклатуры дел для организации

Основным направлением использования номенклатуры значится систематизация документов. Номенклатура в данном случае является перечнем дел, составленным согласно определенной формы, заведенной в подразделении делопроизводства организации. Основными задачами документа являются:

  • классифицирование и учет документов;
  • значительное облегчение процесса поиска требуемых документов;
  • снижение нагрузки сотрудников в период передачи дел, а также составления описей;
  • систематизация подготовленных к дальнейшему хранению или уничтожению документов.

Росархив одобрил правила ведения рабочих вопросов в отношении номенклатуры архивов предприятий еще в 2002 году. Все дальнейшие нормативные документы разработаны с их учетом.

Для кого она обязательна

Современный мир диктует свои правила. Теперь делопроизводство возможно только при использовании систематического подхода и аккуратности. При качественном оформлении номенклатуры дел работа с документацией будет производится оперативно.

Каждое юридическое лицо старается в обязательном порядке осуществлять свою деятельность только через номенклатуру. Соответственно, знать все нюансы хранения и систематизации документов должны не только делопроизводители, но и начальники всех отделов без исключения.

Первоочередное использование подобных перечней осуществляется организациями, передающими подшивки бумаг в госархив. Для этого разработан и внедрен ФЗ «Об архивном деле РФ». К таким организациям будут относится:

  1. государственные или муниципальные;
  2. негосударственные, если в ходе их деятельности образуются документы, имеющие отношение к госсобственности;
  3. негосударственные, при условии заключения ими договора с госархивом.

Остальные предприятия от таких функций освобождены. Однако, лучше осуществлять ведение дел по номенклатуре. Ее образец можно разработать самостоятельно, ведь с ее использованием делопроизводство будет систематизировано, а сохранность документов значительно возрастет.

Не исключением будут документы, относящиеся к личном составу. Поскольку их отсутствие может принести организации даже финансовые потери, если проверяющие и контролирующие органы найдет нарушения в их оформлении или сохранности. В таком случае налагается штраф, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие виды существуют

Номенклатура бывает разная. В зависимости от цели, которую преследует организация, можно выбрать одну из двух. При этом, отличаться они будут между собой по способу составления документации, а именно:

  • типовая – вид НД, при котором производятся однотипные операции, не требующие разработки сложного перечня документации. Такая номенклатура осуществит отражение примерного состава дел;
  • индивидуальная – разработана и утверждена для каждого учреждения при использовании особого подхода и анализа осуществляемых операций. Берет за основу типовую и примерную форму описей из НПА вышестоящего министерства или ведомства. Нормы будут распространены по всем подведомственным учреждению структурным подразделениям. Индивидуальные описи дел будут вестись каждым экономическим субъектом, учитывая свой вид деятельности, опираясь на правовые и нормативные документы.

Выбирая между указанными номенклатурами целесообразней выбрать второй вариант. При этом есть возможность учесть нюансы именно своего предприятия. Кроме того, так будут соблюдены сроки формирования подшивок и сдачи подготовленных документов в архив.

Кто составляет документ

Номенклатура составляется канцелярией. Ее разработка должна быть закончена за месяц до начала нового отчетного периода. Готовый документ подписывает руководитель организации. Названия разделов происходят от наименований структурных подразделений учреждения.

Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел

Описи дел должны создаваться одновременно с тем, как образуется новый экономический субъект. Это означает, что разработка номенклатуры должна быть осуществлена совместно с созданием организации. Утвержденная НД должна ежегодно анализироваться на предмет своей актуальности. Если выявлены недочеты или слабые места, то следует провести корректировку действующего списка дел, а также издать изменяющий приказ.

Формы дел, которые были признаны устаревшими, этим самым приказом должны быть просто исключены из описи. Также следует проверить соблюдение сроков хранения по различным категориям бланков, форм или дел. Если какая-то форма была отменена нормативно-правовым актом, но срок ее хранения еще не истек, то такой бланк лучше оставить в описи.

Если появилась какая-то новая форма дел или документации, которую организация планирует использовать в будущей деятельности, то ее необходимо ввести в номенклатуру. При этом стоит помнить, что не стоит раздувать НД и осуществлять регистрацию «на всякий случай». Также, будет проблематично использовать только типовой перечень, без учета индивидуальной особенности организации.

Даже если подведомственные учреждения схожи между собой, не стоит исключать некоторые расхождения по численности штата или юридическому аспекту. По этой причине любой типовой документ следует дорабатывать индивидуальными документами, исключая все лишнее.

Читайте также:
Сокращение ставки в штатном расписании: порядок действий

Из чего состоит документ

Приказ Минкультуры разработал унифицированную форму НД. Так, согласно, указанному документу установлены обязательные пункты, которые должны содержаться в номенклатуре. Однако, это совсем не значит, что нельзя расширять указанный список. Это даже необходимо делать, учитывая все нюансы деятельности организации. Обязательными пунктами будут считаться:

  1. Наименование осуществляемой операции;
  2. Единицы хранения (в данном случае будут указаны тома и отражение указанной информации будет осуществлено по истечении отчетного периода (года));
  3. Период хранения – указанный пункт будет отражать срок, на который в обязательном порядке следует обеспечить сохранность прописанного в НД документа (в обязательном порядке отражается ссылка на нормативный документ, относящийся к предмету хранения);
  4. Примечания – графа может оставаться не заполненной и вводится на будущее, используясь по мере необходимости.

Разработку пунктов, подлежащих включению, стоит произвести заранее, перед каждым отчетным периодом. При этом, стоит проанализировать уже существующие и, возможно, детализировать их название или переформулировать вовсе.

Как заполняется форма

Заполнять форму необходимо по графам, отраженным в образце. Заполнение допустимо как от руки, так и в машинописном формате. Для этого, следует изучить образец на 2019 год и проанализировать его на предмет соответствия своему предприятию.

Образец номенклатуры дел можно скачать ниже:

Правила и сроки хранения

Определить необходимые в работе бланки и формы документов не самая большая сложность. Второе по значению – определить и указать срок хранения находящихся в НД документов. Следует помнить, что для каждого бланка, письма, отчета, табеля или справки имеется своя категория. По этой категории и производится определение конкретного минимального срока для хранения.

Уничтожение подшивок, ранее срока, установленного номенклатурой недопустимо. За это может наступить ответственность вплоть до уголовной. Сами сроки установлены на законодательном уровне и ознакомиться с ними можно в приказах минкультуры. Если в документообороте имеется НПА, по которому не установлен срок хранения указанными приказами, то организация может самостоятельно установить его.

Но, нельзя произвести указанные действия просто по своему желанию. Для этого необходимо создать экспертную комиссию. В ходе ее заседания будет определен минимальный срок хранения. Решение необходимо официально закрепить приказом. Теперь, соблюдение срока обязательно!

Данная процедура широко используется для бухгалтерской документации. Поскольку сроки этой отрасли индивидуальны и будут зависеть не только от бухгалтерского законодательства, но еще и периодов проверок сторонними организациями, то для них и можно ввести увеличенный период хранения сданных в архив дел.

Еще один нюанс – разработанные или появившиеся в ходе осуществления деятельности документы могут быть не в единственном экземпляре. Их количество компании предстоит определить самостоятельно. К примеру, первый будет находиться в канцелярии, второй передан в кадровый аппарат, а третий уйдет в бухгалтерию для начисления денежных средств. Четвертый при этом будет направлен в архивное учреждение.

Срок, в который надлежит хранить документ будет главным критерием разделения подшивок. Так, документы будут отсортированы на хранение по следующим показателям:

  1. временное хранение на период до 10 лет;
  2. временное хранение на период свыше 10 лет;
  3. постоянное хранение.

При этом, не стоит руководствоваться только указанными сроками. Они могут быть разработаны в индивидуальном порядке каждым учреждением. Главное, чтобы не было нарушения законодательства. Так, устанавливая срок хранения финансовым документам следует руководствоваться еще и статьями налогового кодекса. В противном случае можно получить взыскание.

Кадровые документы также не будут исключением. За ними должен быть закреплен специальный сотрудник кадрового учреждения, он и контролирует сроки хранения приказов по личному составу и иных НПА. Приказ о назначении указанного сотрудника подлежит утверждению со стороны руководства организации.

Передача документации в архивное учреждение

Если организация относится к тем, которая в обязательном порядке сдает документы в архив, то следует уяснить для себя требования Госархива. По истечении календарного года, который также является отчетным, необходимо собрать документы и по правилам делопроизводства передать их в архив. Хранение при этом может быть как постоянным, так и временным.

Сдача будет осуществлена с учетом графика, который утвержден руководством. Для нее следует составить их опись. Передать можно только по номенклатуре, с обязательным приложение регистрационной карточки.

При необходимости получения подшивки, которая сдана в архив, будет осуществлена выдача для временного использования. Перед сдачей в архив в обязательном порядке должна быть проведена научная и практическая экспертиза ценности документа.

Экспертиза ценности сдаваемых документов

В основном, информация во всех, участвующих в хозяйственной жизни организации документов используется единоразово и теряет после этого свою актуальность. Такие документы не подлежат длительному хранению. И совсем другое отношение должно быть к документам, которые содержат ценную или научную информацию. Они могут находится на хранении на постоянной основе.

Читайте также:
Аккредитив: что это простым языком, виды, схема расчетов по аккредитиву

Для того, чтобы не наделать ошибок и не утратить важный документ и проводится указанная экспертиза. В ней будет оценена государственная, социально-культурная или иная значимость подлежащего сдаче документа.

Комиссия для такой оценки будет создана приказом. В нее будут входить самые квалифицированные в указанном вопросе кадры: заведующий канцелярии, ведущие бухгалтера, инженеры и прочие квалифицированные кадры. Ими будет разработан проект классификатора и номенклатура делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел должна быть в приоритете. Нет четких инструкций по ее составлению, поэтому каждая организация должна сама решить для себя список наиболее важных вопросов. Также следует четко определить сроки, на которые будут оставаться документы на хранении. Используя НД будет значительно сокращен документооборот и систематизирована работа подразделений.

Эксперт по управлению документацией расскажет, почему электронные документы не нужно включать в номенклатуру дел и как организовать хранение бумажных документов, чтобы их было легко искать:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как составить номенклатуру дел

kak_sostavit_nomenklaturu_del.jpg

Похожие публикации

Деятельность любой организации неминуемо связана с накоплением огромного количества разнообразных документов. Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Что такое номенклатура дел организации

Прежде всего, нужно разобраться в том, что собой представляют дела. Под делом подразумевается один или несколько документов, которые относятся к одной хозяйственной операции или одному деловому вопросу и помещены в одну папку. Порядок распределения документации определяется номенклатурой дел. Таким образом, номенклатура дел – это документ, в котором приведен перечень дел организации, указано их количество и сроки хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел в 2020 году в обязательном порядке должна оформляться в государственных учреждениях. Также это требование относится к коммерческим организациям, которые сдают документацию в государственные архивы. Остальные субъекты хозяйствования имеют право не разрабатывать номенклатуру дел. На практике ее часто используют крупные предприятия, имеющие разветвленную структуру подразделений и большой документооборот.

Нормативная база, на основании которой разрабатывается номенклатура, включает:

  • Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
  • «Основные Правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Номенклатура дел организации формируется после изучения состава и содержания документации, которая образуется в процессе деятельности организации. Ответственные должностные лица должны руководствоваться различными локальными актами: уставом, положениями об организации и ее структурных подразделениях и др. Сводную номенклатуру дел организации следует составлять на основании номенклатурных дел подразделений. Если в организации нет подразделений, составляется всего одна номенклатура.

Какие функции выполняет номенклатура

Номенклатура дел (образец оформления можно найти далее) выполняет ряд важных задач:

  • учет всех дел, которые были оформлены в компании;
  • систематизация делопроизводства;
  • группировка дел;
  • обеспечение сохранности документов;
  • удобный и быстрый поиск необходимых документов;
  • быстрая «фильтрация» дел с целью выявления документов с истекшим периодом хранения;
  • определение сроков хранения документов.

Правильно оформленное номенклатурное дело значительно облегчает работу с документацией в компании.

Сроки хранения документов

В номенклатуре дел сроки хранения документов могут варьироваться от 1 до 75 лет, либо рассчитаны на постоянное хранение. Конкретные сроки утверждены различными нормативными актами, именно на них нужно опираться при составлении номенклатуры. К таким нормативным актам относится:

  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень документов со сроками их хранения).
  • Ст. 230 и 230.1 ТК РФ (в отношении хранения материалов о несчастных производственных случаях).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (порядок установления сроков хранения).

Стандартные сроки хранения номенклатуры дел определены п. 157 Перечня, утв. приказом Росархива № 236:

  • номенклатура компании хранится постоянно,
  • номенклатуры дел структурных подразделений хранят 3 года.

Этим же приказом утверждены сроки архивного хранения документов, в частности:

  • документы кадрового делопроизводства хранят до 75 лет;
  • канцелярские документы – от 1 года до бессрочного периода;
  • документация, связанная с расчетом и выплатой заработной платы – до 5 лет;
  • налоговая документация – 4-5 лет;
  • бухгалтерские документы – от 5 лет до бессрочного периода;
  • документы по охране труда – от 2 до 10 лет;
  • плановая и статистическая документация – постоянно.

Если в нормативных документах не указаны конкретные сроки хранения документов, ответственному лицу необходимо поискать нужные сведения в ведомственных перечнях. Если и там не удастся найти требуемую информацию, срок хранения придется определять экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

Впервые разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется при создании организации. Допустимо, чтобы данный документ был разработан и в процессе деятельности, но для ответственных должностных лиц такой вариант будет не совсем удобен, так как им придется разбирать большой объем рабочей документации.

Читайте также:
Служебная записка на повышение зарплаты: как правильно написать

Далее необходимо регулярно разрабатывать номенклатуру дел на год. Документ формируется в последнем квартале года и подается на утверждение руководству учреждения. Он вступает в силу с 1 января нового отчетного года. Форму данного документа нужно согласовывать с архивным учреждением не реже чем 1 раз в 5 лет.

Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • специалист кадровой службы;
  • сотрудник канцелярии;
  • сотрудник архива;
  • бухгалтер.

Если у организации возникли сложности с составлением номенклатуры дел, эту функцию можно поручить специализированной компании, заключив с ней соответствующий договор на предоставление услуг. Такое решение поможет избежать ошибок при отсутствии у штатных сотрудников достаточного опыта.

Порядок составления

Документ «Номенклатура дел» рекомендовано оформлять по форме, утвержденной Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Приложение № 25). Ее должно подписать лицо, ответственное за документационное обеспечение управления (ДОУ), визирует ее руководитель архива, а утверждает документ руководитель организации.

Номенклатура может составляться для всей организации в целом или по каждому ее подразделению отдельно.

Рассмотрим, как составить номенклатуру дел:

  • В верхней части листа указывают наименование организации (полностью).
  • В правом верхнем углу должен стоять гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя с расшифровкой, дата утверждения.
  • Далее нужно прописать полное наименование документа. К примеру «Номенклатура дел на 2021 год». Затем указывают дату и место составления.

Следующий этап – заполнение табличной части. Она состоит из 5 столбцов:

  • «Индекс дела». Обозначается арабскими цифрами, содержит установленное в организации цифровое обозначение структурного подразделения (например, «01» – общий отдел, «02» – бухгалтерия и т.д.) и через дефис – порядковый номер дела.
  • «Заголовок дела». Он должен точно отображать состав включенных в дело документов. К примеру «Приказы директора по основной деятельности». Недопустимо, чтобы в заголовке содержались расплывчатые формулировки.
  • «Количество дел» – число папок, томов.
  • «Срок хранения дел и номера статей по перечню» – применяется перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
  • «Примечания». Здесь проставляют отметки об особенностях хранения, сроков и т.п.

Документ подписывает начальник отдела делопроизводства и сотрудник, ответственный за ведение архива.

Регистрации в номенклатуре дел подлежат все документы, имеющие отношение к деятельности учреждения. Для хранения номенклатуры дел документ оформляют в 4 или более экземплярах (в зависимости от количества структурных подразделений. Один экземпляр применяется в работе, второй хранится у документоведов, третий передается в госархив, а четвертый используется в качестве учетного документа в архиве организации. Остальные экземпляры передаются на хранение в структурные подразделения.

Ниже приведен образец номенклатуры, заполненной для отдела бухгалтерии.

Реальная и номинальная заработная плата

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Область данного понятия
  2. Номинальная зарплата
  3. Реальная зарплата
  4. Индекс реальной заработной платы
  5. Созависимость номинальной и реальной зарплат
  6. «Серая номиналка»

Заработная плата является основным видом дохода большинства граждан, а у многих даже единственным. Поэтому это очень важный экономический фактор и серьезный показатель не только стоимости рабочей силы, но и финансового ресурса страны. Кроме того, это самая реальная мотивация труда работника, регулятор спроса и предложения на рынке труда и знак профессионального статуса.

Рассмотрим различие между двумя основными видами заработной платы – реальной и номинальной.

Область данного понятия

Виды заработной платы не приводятся в Трудовом и Налоговом кодексе, их не различают в бухгалтерском учете, не используют в отчетности и рабочей документации. Данные термины являются общеэкономическими, а также имеют отношение к статистической информации.

Общее определение заработной платы связано с вознаграждением за работу. Рассматривая его с разных точек зрения, можно определить зарплату как:

  • компенсацию труда в денежной форме;
  • часть общего продукта в финансовом эквиваленте, переходящую в собственность труженика в зависимости от количества и качества его трудовых затрат;
  • стоимость трудового ресурса, используемого в процессе производства;
  • часть расходов производителя или предпринимателя, предназначенная для оплаты наемного труда.

Государство гарантирует работникам оплату труда не ниже минимально допустимого размера, устанавливаемого законодательно (МРОТ).

Номинальная зарплата

Номинальное значение заработной платы обозначает ее численное выражение. Это то количество денег, которое предназначено к выплате за труд наемного сотрудника в тот или иной период.

Свойства номинальной зарплаты:

  • отражается в специальных документах в виде цифровых значений (в штатном расписании, платежной ведомости и т.п.);
  • имеет абсолютное выражение;
  • включает в себя не только сумму, выдаваемую сотруднику на руки, но и обязательные отчисления в виде налогов и взносов в социальные фонды.

СПРАВКА! Сумма, освобожденная от необходимых отчислений, которую в результате и получает работник, называется «чистой» заработной платой.

Формы номинальной зарплаты

  1. Вознаграждение, начисленное конкретно за труд, в зависимости от затраченного времени, количества выполненной работы и ее качественных характеристик.
  2. Плата, начисляемая по результатам труда:
    • по количеству его продуктов (сдельная);
    • по установленным тарифам;
    • по отработанному времени.
  3. Компенсации особых условий труда:
    • доплаты за вредность и тяжесть;
    • сверхурочные;
    • командировочные;
    • переплата за ночной труд;
    • надбавки за руководящую работу;
    • оплата вынужденных прогулов и/или простоев и т.п.
  4. Выплаты за нерабочее время:
    • отпускные;
    • больничные;
    • предусмотренные внутренними актами дополнительные оплаты, например, оздоровительные и др.
  5. Стимулирующие выплаты:
    • премии;
    • бонусы;
    • денежные награды;
    • 13 зарплата и т.п.
Читайте также:
Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации с работником: образец

Реальная зарплата

Деньги, получаемые наемным рабочим, являются источником его существования. Он покупает на них одежду и питание, расходует на проезд, тратит на свою семью, при необходимости – на лечение, а также обеспечивает свои развлечения и развитие. Поэтому величина заработной платы должна отражать тот объем ценностей, которые можно за нее приобрести на данном временном этапе. Покупательная способность полученной на руки суммы – это и есть реальная заработная плата.

Если бы цены на товары и услуги были постоянными, то можно было бы не различать понятия номинальной и реальной зарплат: единая цифра отражала бы благосостояние каждого конкретного работника, так как точно можно было бы определить, что он сможет на нее приобрести.

Однако, ситуация рынка с ее постоянно изменяющейся конъюнктурой делает расхождение реальной и номинальной зарплат неизбежным. В разное время и при разных сложившихся обстоятельствах на одну и ту же сумму можно прожить совершенно иначе.

Что влияет на реальную зарплату:

  • рыночные колебания цен;
  • инфляция;
  • соотношение спроса и предложения товаров и услуг на потребительском рынке;
  • суммы, на которые в обязательном порядке уменьшается номинальная зарплата (налоги, сборы, удержания).

Индекс реальной заработной платы

Величина, характеризующая изменения реальной заработной платы в том или ином временном промежутке, называется индексом РЗП. Он вычисляется, если разделить фактический индекс зарплаты по номиналу на индекс цен для потребителя. Последний определяется путем сопоставления базовой цены потребительской корзины и ее стоимости в конкретно исследуемое время. Потребительская корзина – установленный государством набор товаров и услуг, обеспечивающий необходимый минимум для граждан.

НАПРИМЕР. Примем номинальную зарплату 2015 года за 100%. Допустим, в среднем в 2016 году она выросла на 15%. Тогда индекс номинальной заработной платы в 2016 году будет равен 115%. В то же время стоимость потребительской корзины выросла на 20%, то есть индекс потребительских цен равняется 120%. Тогда индекс РЗП для текущего года по сравнению с прошлым, взятым как базовый, составит примерно 96%. Это значит, что покупательная способность граждан несколько упала.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Индексы номинальной и реальной зарплат наряду со среднемесячными показателями «номиналки» являются составляющими статистической информации, которую необходимо предоставлять всеми странами – членами Евразийского союза в Евразийскую экономическую комиссию, согласно Решения № 175, принятого Коллегией этой комиссии в Москве 29 декабря 2015 г.

Созависимость номинальной и реальной зарплат

Кажется, что номинальная зарплата всегда прямо отражает реальную. Однако, это не так в случаях экономического кризиса и обесценивания валюты, когда поднятие сумм начисляемой заработной платы «не успевает» за ростом цен на товары и услуги. За ту же сумму, что и вчера, потребитель не может позволить себе приобрести тот же объем товаров и услуг. В такой ситуации налицо процесс инфляции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Опыт развитых стран отражает различие между реальной и номинальной зарплатой в меньшем базовом временном интервале. Учитывается сумма, начисляемая за рабочий час, и ее соотношение с количеством результатов труда, созданном за это же время.

В ст. 22 ТК РФ говорится об обязанности работодателя своевременно и в полном объеме обеспечивать вознаграждение работникам за их труд. Кроме того, работодателю предписывается стремиться к повышению ее реального наполнения (ст. 134 ТК РФ, Письмо от Роструда № 1073-6-1 от 19 апреля 2010 г.).

«Серая номиналка»

Поскольку налоговое бремя привязано к номинальным значениям заработной платы, у работодателя всегда есть соблазн установить их в как можно меньшем значении, вплоть до МРОТ. Чтобы компенсировать получившийся разрыв между номинальной и реальной зарплатой, он выплачивает сотрудникам дополнительные средства вне учетных документов либо в другой форме.

Такие схемы приносят ущерб государству и, по возможности, отслеживаются и пресекаются. Если фонд заработной платы будет подозрительно низким, а ее номинальные значения слишком далеки от реальных, контролирующие органы обязательно заинтересуются этой ситуацией. Неизбежна налоговая проверка и объяснения, а возможно, и более серьезные меры.

Реальная и номинальная заработная плата: отличия, формула расчета

Автор: Марина Ермакова Старший куратор группы по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice (г. Волгоград)

Реальная и номинальная заработная плата: отличия, формула расчета

Автор: Марина Ермакова
Старший куратор группы по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice (г. Волгоград)

Для каждого работника важен не только размер зарплаты, но и ее качество. И здесь не подразумевается качество купюр, важно другое — насколько доход сотрудника позволяет удовлетворить его потребности в условиях современной экономической ситуации.

Читайте также:
Пособие матери-одиночки: какое положено

В связи с чем зарплату можно разделить на реальную и номинальную. В чем сущность каждого понятия и чем они отличаются — рассказываем в нашем материале.

Номинальная зарплата: понятие и виды

Номинальная заработная плата — это установленное трудовым соглашением вознаграждение, гарантированный размер дохода, который причитается сотруднику. Как правило, работодатель выплачивает фиксированную сумму, которая зависит от отработанного времени и объема выполненной работы. На неё не влияют внешние факторы: рост инфляции, изменение цен на товары и услуги и т.п.

При расчете значения номинальной зарплаты учитываются следующие составляющие:

  • оплата за отработанное время, выполненную работу (в зависимости от формы оплаты труда);
  • доплаты за работу в ночное и сверхурочное время;
  • премиальные и стимулирующие выплаты;
  • компенсации;
  • больничные;
  • оплата отпуска.

Есть два вида номинального заработка:

  1. Начисленная зарплата — это сумма, сформированная на основе принятой в компании системы учета. Она включает все положенные работнику выплаты, надбавки, доплаты и премии.
  2. Выплаченная зарплата — эта денежные средства, которые человек получит на руки после всех налоговых отчислений и удержаний, например НДФЛ, алиментов.

Что представляет собой реальная заработная плата

Это тот размер материальных благ, продукции или услуг, который может получить человек на сумму номинального заработка. Если в течение определенного времени номинальная зарплата остается неизменной, а уровень инфляции за тот же период вырос, это означает уменьшение реальной зарплаты, что снижает покупательную способность работника, ухудшает его материальное положение.

Расчет реальной заработной платы напрямую зависит от экономической ситуации в стране или в регионе, особенно от уровня инфляции, роста потребительских цен. Она тесно взаимосвязана с номинальным заработком. Эта величина достоверно отражает способность людей удовлетворять свои материальные запросы за счет номинального вознаграждения.

Соотношение и взаимозависимость номинальной и реальной оплаты труда. Индексы, пример расчетов

Оптимальное соотношение рассматриваемых видов заработка достигается, если рост инфляции и цен на товары не превышает уровня роста номинальной зарплаты. Из таблицы видно, как изменяется реальная зарплата в зависимости от вариаций номинальной оплаты труда, инфляционного, ценового уровня. Можно отследить прямую и обратную зависимость этих взаимосвязанных показателей:

Номинальная зарплата (НЗ)

Уровень инфляции, потребительских цен

Реальная зарплата (РЗ)

Исследование показателей номинальной и реальной заработной платы тесно взаимосвязаны.

Анализ реального дохода невозможно провести без установления номинального заработка. Определение зависимости доходов от экономических факторов производится в динамике. Для этого применяются специальные индексы.

Расчет индекса номинального заработка делается по формуле:

Ином = НЗ тг / НЗ пг ×100%, где

Ином — индекс номинальной зарплаты (%);

НЗтг — номинальная сумма заработка за текущий год;

НЗпг — номинальный заработок за предыдущий год.

Для анализа роста или снижения реальной оплаты труда используют такую формулу:

Ир = И ном / И ц (%), где:

Ир — индекс реальной зарплаты;

Ином — индекс номинального заработка;

Индекс цен экономисты рассчитывают путем деления уровня цен текущего года на уровень прошлогодних цен и умножением на 100.

Приведем пример расчета данных величин:

В январе 2018 года сотрудник получил номинальную заработную плату в сумме 24 тысячи рублей. С марта 2018 года ему повысили оклад, поэтому номинальный заработок составил 25 тысяч рублей. Индекс цен в этом периоде равен 101%.

1. Найдем индекс номинальной заработной платы работника:

Ином = 25 тыс. руб. / 24 тыс. руб. х 100 = 104,17%.

2. Вычислим индекс реального заработка:

Ир = 104,17 / 101,0 = 1,03.

Из примера ясно, что за прошедшее время номинальный доход сотрудника вырос на 4%, а реальный увеличился всего на 1%.

Используемые индексы доходов и цен имеют большое значение для определения инфляционного роста. Эти расчеты позволяют разработать стратегии по эффективному преодолению негативных инфляционных процессов, найти пути выхода из экономического кризиса.

Одним из мероприятий по снижению влияния инфляции является индексация зарплаты сотрудников. Размер и периодичность индексации указывается при заключении трудового договора или в приложении к нему.

Задача бухгалтеров-расчетчиков — досконально знать тонкости начисления и индексации оплаты труда сотрудников, чтобы исключить возникновение ошибок при начислении зарплаты.

Непрофессионализм зарплатного бухгалтера ведет к недовольству работников, недостаточному или излишнему начислению налогов, санкциям проверяющих органов.

Если на предприятии нет отдельного специалиста по зарплате или допускаются ошибки, лучше передать эту часть работы бухгалтерской компании

Опыт экспертов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice обеспечивает как грамотную оплату труда работников, так и решение сложных или нестандартных ситуаций, например, расчет зарплаты с северными надбавками.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: