IT-аутсорсинг — что это такое, зачем он нужен, плюсы и минусы

Аутсорсинг: что и зачем стоит делегировать другой компании

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Например, фирмам не всегда выгодно и удобно содержать в штате уборщиков или собственную службу безопасности. Тогда они обращаются к частным охранным предприятиям или клининговым компаниям — экономят на подборе, обучении и оформлении персонала, но закрывают нужную задачу.

Слово происходит от английского outer source using, что можно перевести как «использование внешних источников». В современном виде аутсорсинг появился в 1930-х годах в США во период противостояния Ford и General Motors.

Руководитель General Motors Альфред Слоун встал у руля компании, когда та была на грани краха. Он разработал систему аутсорсинга — узкопрофильные производства и систему управления передали в руки специализированных фирм. Так Слоуну удалось не только догнать, но и значительно обогнать конкурента. Позже в Ford тоже пришли к этой модели бизнеса, но решительное лидерство уже было утрачено.

Идея аутсорсинга не нова и для России. Например, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питания на советских предприятиях. Современные формы аутсорсинг приобрел в России только в 1990-е годы, с приходом рыночной экономики.

В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом

Фриланс — это привлечение частного самостоятельного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг — почти то же самое, только внештатных сотрудников нанимают из состава профильной организации.

Различия между этими формами трудовых отношений в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности. Фрилансеров привлекают, чтобы единоразово решить конкретную задачу. Например, компания может нанять дизайнера, который отрисует оговоренное количество изображений для определенного проекта. С такими специалистами заключают договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.

Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные. В обоих случаях это долгосрочные отношения. Только в первом компания-наниматель платит за определенный объем работ и заключает договор об оказании услуг. Заказчику все равно, кто и где будет заниматься задачами, главное — чтобы они выполнялись качественно и в срок. Например, аутсорсер может на постоянной основе предоставлять фирме бухгалтерские услуги. Ей будет безразлично, кто, где и как делает это, если все работает должным образом.

При аутстаффинге компании заключают договор о предоставлении персонала. В этом случае заказчик платит за конкретных специалистов под определенное рабочее место. Так, можно найти продавца-аутстаффера, который будет стоять на кассе в магазине нанимателя. Тут важнее, не сколько клиентов обслужит работник, а какое количество часов и дней в неделю он будет занят делом.

Как работает аутсорсинг

На аутсорсинг можно передать любые функции и бизнес-процессы: PR, маркетинг, ИТ, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.

Другое правило — нельзя делегировать другим людям ключевые для вашего бизнеса элементы. Например, если организация готовит выпечку, нанять аутсорсеров для доставки пирожков может быть вполне эффективно. Но если подрядная фирма начнет придумывать рецепты и печь за вас, ваш бизнес просто потеряет свою суть.

Для нанимателя привлечение аутсорсеров начинается с выбора подрядчика. Например, если нужны бухгалтерские услуги, можно ориентироваться на рейтинг RAEX. Затем следует изучить потенциальных кандидатов: прайс-листы, варианты сотрудничества, отзывы клиентов и опыт.

Перед заключением договора также можно посетить офис аутсорсинговой фирмы, чтобы узнать, как и в каких условиях работают ее сотрудники. Заключая контракт, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.

Когда вы наняли фирму на аутсорсинг, вам не нужно думать о начислении зарплаты ее работникам — вы просто оплачиваете услуги по договору. Но при этом нужно озаботиться контролем качества выполняемых задач. Для этого можно привлекать собственных штатных менеджеров или профильных специалистов.

Какие компании пользуются аутсорсингом

Еще в 2015 году около трети российских компаний использовали аутсорсинг. В 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%. Корпорации по всему миру уже давно проявляют неугасающий интерес к этой практике.

Так Nike передала все производственные функции на аутсорс. Компания занимается только разработкой дизайна и продажами спортивной одежды и обуви в своих магазинах. Сами товары изготавливают подрядные организации, сосредоточенные в азиатском регионе. Это не помешало выручке Nike вырасти на 540% за последние десять лет.

Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные функции компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.

Kodak с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор 22-летней давности считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой все больше корпораций стали обращать внимание на этот вид взаимодействия с подрядными организациями.

Google передает на аутсорсинг разработку некоторых продуктов и поддержку клиентов, сообщает Rubrain.com. Это позволяет компании обеспечивать качественную обратную связь с потребителями и сосредоточиться на ключевых задачах бизнеса.

Плюсы аутсорсинга

Аутсорсинг помогает сэкономить, получить доступ к высококвалифицированным кадрам и избежать привычных проблем, возникающих при найме работников в штат.

Вот некоторые из преимуществ таких трудовых отношений.

  • Сокращение затрат на работу. Компании-нанимателю не нужно оплачивать обучение сотрудников на аутсорсинге, покупать оборудование и софт, тратиться на поддержку мотивации, премии и бонусы.
  • Избавление от социальных обязательств. Компания-аутсорсер сама оплачивает больничные и отпуска и переводит отчисления в налоговую, пенсионный фонд и фонд медицинского страхования.
  • Независимость от обстоятельств. В рамках заключенного договора аутсорсер обязуется вовремя предоставить услуги. Работа будет выполнена в срок, даже если внештатные сотрудники уволятся, заболеют, уйдут в декрет или отпуск.
  • Повышение качества непрофильных услуг. Заказчик получает доступ к интеллектуальному капиталу опытной узкоспециализированной организации и к профессионалам, знающим свое дело.
  • Фокус на основной деятельности компании. Сокращаются расходы ресурсов, которых требует менеджмент неключевых для фирмы процессов, а также освобождается дополнительное время и силы HR-команды.
Читайте также:
Служебная записка о замене компьютера: образец

Минусы аутсорсинга

Работа с аутсорсерами имеет определенные риски, но большинство из них можно предугадать заранее и обезопасить себя соответствующими условиями в договоре.

Вот что это за риски.

  • Попадание в зависимость. В отсутствие конкуренции аутсорсер может снижать качество услуг, а вам будет некем его заменить. Похожая ситуация произошла в отдаленных районах Башкирии, где соцучреждения передали подрядчикам обеспечение питанием.
  • Недобросовестность. Нужно тщательно изучить фирму, которую вы нанимаете. Нечестные компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам и нарушать условия договора, что вызовет проблемы. Так случилось в Копейске, когда работу скорой помощи отдали организовывать частному подрядчику. Предусмотрительно будет обозначить в договоре конкретные штрафы за нарушение сроков и снижение качества услуг.
  • Разглашение конфиденциальной информации. Например, предоставляющая консалтинговые услуги эквадорскому рынку компания Novaestrat слила в Сеть данные миллионов граждан страны. Обезопасить от этого помогут прописанные в договоре пункты о неразглашении таких сведений и ответственности за нарушения.

Перспективы аутсорсинга в России

Как прогнозирует Ассоциация частных агентств занятости, спрос на аутсорсинг и аутстаффинг будет расти, а на поиск постоянного персонала, наоборот, снижаться. Операционный директор Gi Group Людмила Зорина считает, что эта тенденция, появившаяся из-за пандемии, сохранится и в будущем. В то же время исполнительный директор Kelly Services Юрия Ефросинина отмечает, что рынок аутсорсинга в России до сих пор меньше, чем в развитых странах, что говорит о его потенциале к еще большему росту.

По словам директора по развитию бизнеса ЦОД Tet Мориса Сперга, пандемия и кризис подтолкнули многие корпорации инвестировать в цифровую трансформацию, привлекать удаленных сотрудников и обращать больше внимания на облачные системы. С этими задачами помогают справиться аутсорсинговые компании.

Основатель «Школы бухгалтерского бизнеса» Полина Муртазина ожидает, что рынок аутсорсинга учетных функций в ближайшее время вырастет на 25–30%. Эксперт связывает это с возможностью фирм по бухгалтерскому и налоговому учету работать удаленно, что является важным критерием в постковидные времена

В сфере ИТ-аутсорсинга, по прогнозу BCG, будут меняться стратегии взаимодействия. Теперь компании начинают обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг за помощью в цифровой трансформации бизнеса. В вопросах кибербезопасности и обеспечения непрерывности процессов корпорации планируют больше опираться на собственные ресурсы.

Что такое аутсорсинг ИТ услуг – плюсы и минусы, виды, как подобрать компанию

Что такое IT-Аутсорсинг и для чего он нужен?

Это частичная или полная передача в специализированную компанию разработку, сервис и поддержку своей IT-инфраструктуры. Сюда относиться разнообразные виды деятельности ИТ – от приходящего компьютерного мастера для ремонта техники, установки или обновления программного обеспечения, до проектирования и монтажа инфраструктуры ИТ с нуля, оптимизация существующей, проверка безопасности сети и многое другое связанное с компьютерными сетями, серверами и компьютерами.

IT-аутсорсинг позволяет частично или полностью вывести за штат связанные с ИТ обязанности. Квалифицированные специалисты выполняют задачи, без больничных, отпусков и налогов, освобождая дополнительное время и людские ресурсы для развития основного направления бизнеса. Отпадает необходимость поиска сотрудников при расширении задач и ИТ инфраструктуры.

Случаи когда ИТ аутсорсинг может быть полезен:

  • При открытии нового бизнеса – для профессиональной консультации, расчета и проектирования необходимой инфраструктуры, отсутствие в штате на начальном этапе целого отдела;
  • Для фирм с ИТ персоналом низкого уровня – когда штатные специалисты не справляются с появившимися обязанностями в развивающейся компании, из-за низкой квалификации.
  • Для больших компаний – привлекая сторонних профессионалов в сложных проектах, для повышения качества IT-работ.

Качественная поддержка и обслуживание IT-инфраструктуры позволяет избежать проблем и остановок целых направлений бизнеса (например временное прекращение работы сервера 1с, остановит торговое направление полностью).

Ограничение для использования ИТ-аутсорсинга только одно, заказчик должен быть юридическим лицом или ИП (как легко открыть ИП читайте тут). Компьютерная техника, сети, программное обеспечение, имеют свой ресурс и требуют ремонта, обновления и модернизации. Компания, взявшая на себя обязанности IT обслуживания на себя, обеспечивает бесперебойную работу, аудит и профилактику всех систем вверенных им.

Популярные виды аутсорсинга в ИТ

Все виды аутсорсинга в IT основываются на использовании высоких технологий и заключаются в настройке, ремонте, аудите, администрирование и разработке процессов.

Полный ИТ-аудит

Проведение комплексного анализа и оценки состояния IT инфраструктуры заказчика. Позволяет выявить риски и угрозы, варианты сократить расходы на содержание, повысить эффективность и получить рекомендаций по оптимизации IT-инфраструктуры. Часто проводится перед переходом на IT-аутсорсинг полностью или отдельного направления.

Абонентское обслуживание компьютеров и сетей

Весьма распространенный вид делегирования части обязанностей по обслуживанию сложного компьютерного и сопутствующего оборудования. Ремонт, настройка нового IT-оборудования передается в руки специалистов, не состоящих в штате. Если в штате нет специалистов, а как водится в небольших фирмах кто хоть, что-то понимает тот и делает. Лучше избежать проблем с дорогостоящим высокотехнологичным оборудованием и передать его на IT-аутсорсинг профессионалам.

Читайте также:
Налоговый вычет за предыдущие годы

Внешнее обслуживание серверов

Большинство предприятий имеют базу данных, без нее немыслим современный бизнес. База данных подразумевает наличие сервера для ее хранения, у небольших компаний на арендованных серверах, у крупных компаний имеются собственные серверные помещения с дорогостоящим оборудованием. Отладка, поддержание и администрирование такого сложного оборудования возможна только квалифицированными сотрудниками. Если по каким–то причинам вы не имеете в штате специалистов в области администрирования серверов, всегда можно передать на ИТ-аутсорсинг обслуживание ваших серверов.

Удаленный системный администратор

Системный администратор следит за состояние вашей IT-инфраструктурой, поддерживает ее в рабочем состоянии. В его задачи входят уровни доступа пользователей, работоспособность приложений у сотрудников. Большая часть задач решается удаленно, лишь в некоторых случаях необходимо его личное присутствие. Рассмотрите вариант услуг IT-аутсорсинга как удаленный системный администратор, естественно стоит прибегать к его услугам при значительной экономии по сравнению со штатным специалистом.

Программист

Программирование и разработка или улучшение необходимого программного обеспечения. Содержание программиста не обоснованно, если его услуги требуются время от времени. Следовательно, задачи по созданию или усовершенствованию специализированных программ лучше направить сторонним программистам и оплачивать только производимую работу.

Поддержка и обновление 1С

Мало какой бизнес в России обходится без использования программ 1С. Продукты фирмы «1С» задействованы в большинство бизнес-процессов. Но что бы все работало как часы недостаточно установить программу из коробки. В большинстве случаев программу нужно настраивать и конфигурировать под определенные нужды. Также производить периодическое обновление.

С такими задачами не справится рядовой специалист, необходим сотрудник, разбирающийся во всех тонкостях продукта. Обычно штатные программисты 1С влетят в копеечку. Большая часть некрупных предприятий отдает настройку и дальнейшую поддержку программ 1С на аутсорсинг.

Администрирование сайтов

На сегодняшний день даже самое маленькое предприятие имеет собственный сайт для привлечения новых клиентов. Не имеет значения деятельность, оптовая или розничная торговля, оказание услуг, B2B, представление себя в интернете необходимо большинству предпринимателей. Размешенная на нем информация, цены, новости, контакты, привлекает дополнительный приток клиентов и увеличивает привлекательность в глазах покупателей.

Для полноценной работы сайта, нужно постоянно работать над ним, обновлять информацию, улучшать дизайн, писать статьи и описания, улучшать СЕО показатели.

Администратора качественно выполняющего все необходимые функции не так легко найти. Существуют фирмы со специалистами занимающиеся данным направлением IT-индустрии и берущие на себя все работы связанные с ведением и функционалом сайтов.

IP-телефония и АТС

Применение IP-телефонии в офисе требует IT-специалиста в этой сфере, поддержание работоспособности и настройка требует специфических знаний. Для некрупных фирм имеет смысл отдать эту область на аутсорсинг в IT-компании.

Основные преимущества IT-аутсорсинга и его недостатки

Плюсы

  1. Экономия – Во многих случаях услуги ИТ-аутсорсинга дешевле содержания собственного IT-отдела. Экономия заключается не только в заработной плате, больничных, отпускных и дополнительного помещения для рабочих мест. IT-индустрия развивается стремительно и необходимо постоянное обучение собственных специалистов, а это приличные затраты.
  2. Профессионализм и опыт – За счет обслуживание многих фирм с разнообразными проектами сотрудники аутсорсинговых компаний накапливают гигантский опыт. Благодаря узкоспециализированной направленности каждого сотрудника, знаний и опыта в своем сегменте, работы выполняются качественно и быстро.
  3. Ответственность и гарантии – этот пункт зависит от правильно составленного договора, обязательств и ответственности. Как правило, аутсорсер отталкивается не только от договора, но и дорожит репутацией, ведь их бизнес рассчитан на долгосрочное сотрудничество, а не на разовое выполнение работ. Качество исполнения каждого сотрудника оценивает вышестоящие руководство, а не только заказчик.
  4. Бесперебойность работы – В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, больничный, отпуск, он автоматически заменяется равноценным, благодаря большому штату.

Минусы

  1. Ревность и конфликт со стороны штатных сотрудников, в результате чего возможен саботаж и замедление работ.
  2. Всегда остается шанс выбрать недобросовестного подрядчика, получение ущерба по причине неквалифицированного персонала и неисполнения обязанностей.
  3. Возможность что штатные сотрудники могут стоить дешевле. Всегда надо производить расчеты основываясь на стоимости и качестве.

Как подготовиться и безопасно перейти на аутсорсинг в IT

Подготовка и выбор необходимых услуг для передачи IT-подрядчику

Частичный или полный переход на IT-аутсорсинг требует предварительной подготовки и расчетов. Необходимо определится, какие виды работ, по каким причинам вы хотите передать на выполнение подрядчикам. Основными причинами перехода чаше всего экономическая выгода или качество и скорость выполнения зависящих напрямую от квалификации штатных айтишников.

После определения конкретных направлений деятельности, определите, что придется изменить в деятельности, как вы видите управление и контроль, обозначить конкретные цели и задачи необходимые для реализации. Все это необходимо для составления договора и избежание недопонимания и споров в дальнейшем сотрудничестве с подрядчиком.

Во многих серьезных фирмах есть бесплатная услуга аудита, после которого вам предоставят план дальнейших действий и развития вашего IT-отдела. Естественно вы можете вносить в него свои правки и изменения.

Критерии выбора подрядчика

При выборе компании для делегирования IT направления, обратите внимание на основные факторы:

  • Время существование на рынке и отзывы клиентов.
  • Квалификация персонала.
  • Виды коммуникации и скорость реагирования на обращения.
  • Ответственность за неисполнение сроков и обязанностей, четко прописанные в договоре.

На что стоит обратить внимание в договоре в первую очередь:

  • Полный перечень процессов переданных на обслуживание, за которые несут ответственность сторонние специалисты;
  • Виды контроля, отчетности и ее периодичность;
  • Штрафные санкции за неисполнения сроков или качества работ;
  • Возможность досрочно расторгнуть договор в одностороннем порядке.
Читайте также:
Средняя зарплата в Японии

Контроль процессов

Многое зависит от человеческих и профессиональных качеств закрепленного за вами менеджера, это тот человек, с которым вы будете непосредственно контактировать по всем вопросам и проблемам. Его прерогатива — клиент должен быть счастлив (в хороших организациях), настойчиво предлагать вам дополнительные платные услуги (отказываемся от всего ненужного, но без этого никак).

Постоянный контроль состоит из:

  • Проверка периодичной отчетности о выполнение поставленных задач и расходе средств.
  • Совещания с сотрудниками для оценки.
  • Решение неизбежно возникающих трудностей из-за просчетов и ошибок.

Советую раз в квартал оценивать для себя сотрудничество с подрядчиком по следующим критериям:

  • Легче или сложнее стало управление переданными на аутсорсинг ИТ задачами.
  • Скорость реагирования на повседневные и срочные задания.
  • Легкость общения и решения конфликтов с представителем подрядчика.

Если вы выбрали токового аутсорсера, то много контроля не понадобится, чем меньше вы незапланированно общаетесь с представителем компании, тем она толковее.

Полезные советы

Опыт бесценен.

Сотрудничая со многими организациями продолжительное время, накопив опыт решения многочисленных проблем и задач, подрядчики знают решение многих распространенных задач и умеют оптимизировать деятельность. Стоит прислушиваться к предложениям исходящим со стороны аутсорсера, естественно оценивайте их критически. Консультируйтесь о возможности экономии с помощью новых технологий, IT-технологии развиваются семимильными шагами.

Долгосрочные контракты со скидкой.

После года сотрудничества, при приемлемом оказании услуг, предложите долгосрочный контракт при условии предоставления скидок. Конкуренция на рынке достаточно высока, если вы себя зарекомендовали как надежный и не проблемный клиент, фирма-аутсорсер пойдет на многое для удержания вас.

Отсейте ненужные услуги.

Анализируйте предложенные услуги, как показывает практика, 10-15% из них бесполезны. Не бойтесь оспаривать и отказываться от предлагаемых к делегированию дел в договоре.

Заключение

Подведем итог. В определенных обстоятельствах передача IT-инфраструктуры на аутсорсинг выгодна как финансово, так и в минимизирование рисков. Добросовестный подрядчик с опытом поможет получить максимум преимуществ, взяв на себя часть трудностей.

Что такое IT аутсорсинг: аутсорсинговые услуги в сфере ИТ — простыми словами о том, как это работает

Одна компания обращается к другой за тем, чтобы та помогла решить те или иные задачи в области информационных технологий. Это и есть ответ на вопрос, что такое ИТ-аутсорсинг (IT-outsourcing или айти-аутсортинг) простыми словами. Это может различный спектр работ — от самых простых (техническое обслуживание ПК) до более сложных и масштабных (виртуализация). Как правило, организации заключают между собой договор, в котором четко прописывается весь перечень осуществляемых функций.

Что делает сторонняя фирма

Стремительная популяризация электронной коммерции и интернета в целом позволила возрасти спросу на услуги компаний, которые помогают решать задачи ИТ-спектра. Как показывают исследования, это экономически более выгодно, чем содержать собственный отдел. К тому же задачи решаются намного качественнее и эффективнее, чем если бы за все отвечал один штатный айтишник.

Таким образом, существует несколько видов аутсорсинговых услуг:

  • Ресурсный — аутсорсеры занимаются обслуживанием серверов, а также установкой серверного оборудования на основе абонентского договора. Заказчик лишь организует процесс, составляет план работ и принимает результат.
  • Сервисный — фирма, оказывающая айти-услуги, берет на себя ответственность за работоспособность некоторых серверов. За счет этого повышается качество работы техники и, соответственно, деятельности компании в целом.
  • Стратегический — комплексное обслуживание, создание полноценной IT-структуры, ее дальнейшее развитие и управление процессами.

Кому полезен ИТ-аутсорсинг

В каких ситуациях нужны подобные услуги:

  • На начальном этапе развития бизнеса, чтобы сторонняя организация помогла обеспечить стабильную и бесперебойную работу локальной сети.
  • В период качественного роста компании, когда стоящие перед сотрудниками задачи по сложности реализации сильно превосходят их нынешнюю квалификация и требуется помощь профессионалов.
  • Для стабильной организации — если нужно заменить существующий отдел на другой, чтобы повысить качество услуг.

Поддержание и развитие IT-инфраструктуры — это возможность избежать возможных рисков и ошибок, в том числе из-за технических перебоев и неполадок в работе. Услугами аутсорс-компаний (outsource company) могут пользоваться любые юридические лица — от небольших интернет-магазинов до крупных корпораций, так как на сегодняшний день деятельность практически любого бизнеса завязана на технических аспектах — это в том числе исправное оборудование, надежное качественное ПО и т. д.

Программные сбои грозят финансовыми потерями, а IT-аутсорсинг помогает решить эти проблемы за счет обеспечения безопасной и основательной локальной информационной системы.

Аутсорсер или штатный сисадмин

Актуальный вопрос, в особенности для небольших компаний. Казалось бы, с объемом работ для обеспечения стабильной жизнедеятельности маленького предприятия справится и один системный администратор. Но, с другой стороны, может оказаться так, что вам нечем будет занять специалиста на целый день, да и к тому же ждать от него решений и идей по поводу стратегического развития инфраструктуры не стоит, остается только рассчитывать на качественное выполнение рутинных задач.

ИТ-аутсорсинг же в этой ситуации помогает обеспечить многоуровневую поддержку всей инфраструктуры, при этом неважно, какого размера ваша компания. Опытные квалифицированные сотрудники решат не только сиюминутные задачи, но и предложат комплексное решение проблем заказчика.

Преимущества ИТ-аутсорсера перед штатным админом

Рассмотрим основные плюсы и минусы сотрудничества в таблице.

Экономия финансовых ресурсов, так как не придется содержать собственный штат сотрудников, заниматься переподготовкой, а также поиском новых людей при расширении.

Читайте также:
Можно ли беременной встать на биржу труда и получать декретные, какие нужны документы

Стоит заранее просчитать затраты, так как может оказаться, что содержание внутреннего отдела обойдется дешевле.

Квалифицированные профессионалы, которые благодаря сотрудничеству с различными организациями полностью погружены в процесс и могут решить даже узкоспециализированные задачи.

Опасность заключить договор с недобросовестным подрядчиком, который не только не поможет, но и потенциально навредит компании.

Обеспечение непрерывности работы, так как специалисты-аутсорсеры являются взаимозаменяемыми, деятельность не будет прекращена, если один из них отсутствует.

Низкий уровень организованности внутренних процессов, что негативно влияет на качество оказываемых аутсорсинговой компанией услуг.

Наличие отчетности и ведение документации. Все заявки регистрируются, анализируются с целью улучшения качества сервиса.

Риск утечки конфиденциальных данных, так как подрядчик получает права доступа к корпоративной информации, поэтому требуется дополнительно заключить договор о неразглашении.

Возможные сложности

С какими трудностями можно столкнуться при взаимодействии с аутсорсинговой организацией:

  • Скрытое противодействие или преднамеренное невыполнение своих обязанностей со стороны сотрудников из штата заказчика.
  • Причинение умышленного или неумышленного ущерба из-за низкой профессиональной квалификации штатных специалистов нанимающей фирмы.
  • Невозможность осуществления функций со стороны подрядчика в виду низкой степени организации рабочих и сервисных процессов компании-заказчика.
  • Сознательный обман, который заключается в невыполнении или выполнении оговоренных работ в неполном объеме с целью экономии средств и получения дополнительной прибыли.

ИТ-аутсорсинг: что это и почему не стоит бояться outsourcing services

Компании-подрядчики, как правило, дорожат своей репутацией, именно поэтому в их интересы не входит обман заказчика. К тому же фирма-аутсорсер практически всегда ведет полную документацию, которая в любой момент может быть передана клиенту. К примеру, тот же штатный самый системный администратор зачастую всю информацию держит в голове и нигде не фиксирует, потому что так удобнее, а с приходом нового сотрудника дела притормаживаются, так как ему придется самому с нуля разбираться в незнакомой системе, о которой мало информации.

Что нельзя отдавать сторонней компании

Крайне нежелательно передавать ответственность за выполнение критически важных и стратегически значимых задач другой организации. Все, что напрямую связано с развитием бизнеса, ключевыми управленческими моментами, должно оставаться под юрисдикцией непосредственного заказчика. К тому же важно, чтобы внутри фирмы также выполнялись задачи, требующие оперативного реагирования и вмешательства.

Какие функции, связанные с ИТ, можно доверить подрядчику:

  1. Управление комплексом основных значимых элементов экосистемы IT: это позволит оптимизировать расходы и увеличить производительность труда.
  2. Техническое обеспечение и поддержание исправности ПО на рабочих местах.
  3. Организация Service Desk (Центра обслуживания пользователей): для общения с сотрудниками и оперативной ликвидации проблем айти-подразделения.

Как выбрать ИТ-аутсорсера

При выборе подрядчика стоит обращать внимание на многие факторы, в том числе:

  1. Как долго компания существует и оказывает услуги в этом сегменте рынка.
  2. Портфолио с отзывами — что говорят люди об организации (должно быть минимум 3 положительных кейса).
  3. Оговорены ли заранее сроки реализации задач.
  4. В каком виде предоставляется отчетность.
  5. Квалификация и опыт работы специалистов.
  6. Оперативность реагирования на вопросы, формат и способ коммуникации.
  7. Ответственность за невыполнение договорных обязательств.

Заключение соглашения или договора, в положениях которого будет детально прописано, что за услуги оказываются и в какой срок будут реализованы те или иные задачи, — основополагающий фактор.

Ниже рассмотрим основные разновидности подрядчиков, их преимущества,недостатки и важные нюансы, на которые стоит обратить внимание.

Внештатный системный администратор

Зачастую это фрилансеры, которые никак не регистрируют свой юридический статус. Они берут заказы, работают сразу в нескольких компаниях. Иногда такие специалисты даже трудятся где-то на постоянной основе, а частных клиентов обслуживают во внерабочее время.

Этот вариант подойдет маленьким фирмам, которым необходимо решать лишь небольшое количество рутинных задач в рамках несложной IT-инфраструктуры.

Обычно такие услуги обходятся недорого, однако и ожидать основательной работы от внешатного специалиста не приходится — он действует по запросу и вряд ли будет серьезно вникать во внутренние процессы. К тому же в этой ситуации не стоит ожидать от сисадмина мгновенной реакции, ведь его нет на месте постоянно, а ответить на звонок он может не всегда.

Иногда приходящие системные администраторы предлагают дополнительные услуги, которые решают более серьезные бизнес-задачи клиента, это уже будет стоит дороже. Но такое формат сотрудничества не исключает, что в целом система будет работать недостаточно эффективно, так как зачастую знаний, компетенций и универсальности одного специалиста не хватает для решения всего спектра проблем.

Наем небольшой ИТ-компании на условиях аутсорсинга

Это организации, в штате которых зарегистрировано от 2 до 5 специалистов. Отличный вариант для также же маленьким фирм, со штатом не более 10 человек, а также для тех фирм, которые не используют специализированное ПО. К преимуществам сотрудничества можно отнести относительно низкую стоимость услуг, клиентоориентированность со стороны подрядчика, потому что чаще всего такие небольшие компании стремятся к расширению своей клиентской базы и заинтересованы в лояльном подходе.

К недостаткам можно отнести тот факт, что, как правило, такие фирмы организованы не опытными управленцами, а группой объединившихся сисадминов, поэтому все минусы одиночных специалистов вполне допустимо отнести и сюда.

Также небольшие ИТ-компании не всегда соблюдают все юридические тонкости, а перечень оказываемых ими услуг ограничен.

Организация, которая специализируется на определенных программных продуктах

Одним из самых распространненых примеров подобных объединений являются 1С-франчайзи, которые занимаются реализацией ПО серии 1C. Существуют такие менее крупные представители, например, Битрикс 24, amoCRM и другие.

Читайте также:
Медицинский стаж для выхода на пенсию, по выслуге лет: как считается

Это релевантный вариант для тех организаций, работа которых завязана на одном из таких программных продуктов, а необходимость в решении иных задач из спектра ИТ у них отсутствует. К минусам можно отнести то же самое, что и у подрядчика второго типа, т. е. решить конкретные проблемы в рамках обслуживания той или иной программной системы они могут, но не более.

Системный интегратор

В такие компании обращаются за комплексным IT-обслуживанием, так как в их штате насчитывается более 100 сотрудников (намного реже встречаются подрядчики с количеством специалистов до 50), у них четко организованы внутренние процессы, а функции, которые они способны выполнять, не ограничиваются одним видом ПО, регионом или каким-либо другими параметрами.

К системным интеграторам можно обратиться практически с любой проблемой, начиная от поломки компьютера, заканчивая комплексным всесторонним ИТ-обслуживанием.

Среди таких крупных игроков выделяются компании, которые занимаются подключением и техническим обслуживанием одной программы, например, 1С-Битрикс24.

Подрядчики такого типа закрывают потребности предприятий среднего и крупного бизнеса. Однако и стоимость в договоре будет прописана соответствующая, так как здесь задействуется уже не 1 специалист, а целый IT-отдел.

Стоит также упомянуть еще об одном существенном недостатке системных интеграторов — типизация услуг. Если вашей компании необходим индивидуальный подход, решение узкопрофильных задач, учтите, что ценник за это вырастет существенно, так как крупные игроки не заинтересованы в выполнении непрофильных функций.

Еще одним оптимальным вариантом для оптмизации бизнесс-процессов является внедрение мобильной автоматизации, например, от компании «Клеверенс». Это позволит вам выявить и устранить основные расхождения в товарном учете, избавиться от ручных операций как на складе крупного производства, так и в торговых залах магазинов формата «у дома».

Как устроена работа с аутсорсером

Все зависит от того, с каким из типов подрядчиков вы заключаете сотрудничество, потому что в зависимости от размеров компании, внутренние процессы устроены по-разному. Но в общем виде это можно представить так: фирма принимает вашу заявку (по телефону, через сайт или приложение), затем она передается профильному сотруднику. У больших компаний существует специальный отдел технической поддержки клиентов, который занимается обслуживанием и развитием ИТ-инфраструктуры заказчика, контролирует работоспособность программного обеспечения и т. д.

В этой работе довольно высокой ценится такой показатель, как скорость реакции, ведь большинство ситуаций и проблем IT-спектра требуют немедленного решения, особенно если это аварийный случай.

Как изменился ИТ-подрядчик за последние годы

Можно сказать, что спрос на подобные услуги значительно вырос. Предприниматели все чаще интересуются возможностями подрядчиков, все больше доверяют им, однако некоторые устаревшие тенденции все еще присутствуют.

Важно понимать, что если вы намерены двигаться в сторону оптимизации расходов и автоматизации процесс, аутсорс — единственно верное решение. Однако подходит к выбору подрядчика стоит со всей ответственностью, ведь вместе со спросом растет и количество некомпетентных предложений.

Выводы

Итак, в статье мы рассмотрели, что это такое — ИТ-аутсорсинг (аутсерс), его виды, зачем он нужен, какие услуги оказывают аутсорсинговые компании и почему выгоднее обратиться к подрядчику, чем открывать собственный IT-отдел. Для малого бизнеса, где IT не оказывает критического влияния на рабочие процессы, подойдет вариант с внешнетным сисадмином или сотрудничество с небольшой фирмой, так как нанимать собственного сотрудника — нецелесообразно с точки зрения затрат ресурсов, к тому же большую часть времени ему нечем будет заняться. Стоимость услуг сторонней фирмы складывается из различных факторов, но практически в 100% случаев — это экономически более выгодно, нежели содержать собственный штат айтишников. Для тех, кто работает на базе единого программного продукта, подойдет вариант с узкоспециализированной IT-компанией. А для решения глобальных стратегических задач стоит обратиться к системному интегратору — стоимость услуг при этом будет выше, однако результат оправдывает такой подход.

Почему компании используют аутсорсинг? На примерах IT-гигантов

В бизнесе давно стоит вопрос об инсорсинге, аутстаффинге и аутсорсинге. У каждой стратегии есть свои плюсы и минусы. Почему компании выбирают аутсорсинг для IT-разработки, и какую стратегию используют самые успешные из них?

Исследование Deloitte показало, что к наиболее частым причинам использования аутсорсинга программистов относятся:

  • снижение затрат
  • уделение большего внимания основному бизнесу
  • решение проблем с производительностью
  • улучшение качества
  • доступ к пулу талантов
  • другие потребности бизнеса.

В последние годы спрос на аутсорсинговые услуги увеличился из-за карантина. Но самые успешные зарубежные фирмы использовали этот метод еще до локдауна.

Google — одна из крупнейших технологических компаний, которая использует услуги сторонних программистов для администрирования и ИТ-разработки.

По мере роста она передала на аутсорсинг большую часть поддержки и даже разработку таких продуктов как AdWords. Так компания смогла обеспечить поддержку своих клиентов не только по электронной почте, а и по горячей линии. Специалисты с аутсорса полностью интегрированы и ничем не отличаются от внутренней команды Google.

Причины аутсорсинга: доступ к пулу талантов и навыков, решение проблем с производительностью, повышение качества, снижение затрат.

Уроки, которые можно усвоить: Понимая, какая работа может быть передана на аутсорсинг, а какая должна оставаться в компании, Google смогла эффективнее использовать свой бюджет.

Alibaba базируется в Китае, поэтому проблемы аутсорсинга у неё несколько отличаются.

Обычно когда компании выбирают аутсорсинг, первая причина для этого — снижение костов. Поэтому они передают задачи в Китай, Индию или СНГ. Но поскольку Alibaba сама из «дешевого» региона, парадигма меняется.

Читайте также:
Аутсорсинг и аутстаффинг – разница, отличия, сравнения

Alibaba понимала, что хотя они и могут поддерживать свои производственные и ресурсные затраты на низком уровне, навыки, необходимые для роста, недоступны в их регионе. Им нужны были топовые мозги. Alibaba занялась поиском IT-специалистов с необходимыми навыками и нашла их в США. Благодаря frontend-аутсорсингу и аутсорсингу программистов Java в США, сайт смог справиться с растущими нагрузками и начал развиваться быстрее своих конкурентов.

Причины аутсорсинга: доступ к пулу талантов и навыков, повышение качества, большее внимание к основному бизнесу.

Уроки, которые можно усвоить: необходимо понимать свои требования. Зная, каких навыков не хватает в их регионе, Alibaba быстро смогла найти ресурсы в другом месте, и с их помощью выполнить необходимые задачи.

Главный центр WhatsApp находился в Калифорнии. Содержать компанию в этом штате было довольно дорого. Они понимали, что для дальнейшего роста им необходимо сократить расходы. Решением стала Россия. За счет аутсорсинга компаниям в Москву и Санкт-Петербург они получили необходимые ресурсы для развития, а заплатили на порядок меньше, чем пришлось бы потратить в США.

Причины аутсорсинга: снижение затрат, больший упор на основной бизнес.

Уроки, которые можно усвоить: команда WhatsApp понимала, что географическое положение может быть помехой для развития. Они определили, что им необходимо для снижения костов, и нашли место, где они могут получить максимальный профит за минимальную цену.

Basecamp — очень успешны, несмотря на последнюю ситуацию с увольнением трети сотрудников. Их капитализация остается на уровне $100 млрд. Но они обнаружили, что, по мере того, как с их инструментами начинают работать всё больше других компаний (сейчас у них 16 млн пользователей!), у них возникают проблемы со скоростью работы и поддержкой клиентов.

Для решения проблемы Basecamp передала на аутсорсинг часть основных функций, чтобы их команды смогли сосредоточиться на организации внутренних процессов. Используя удаленных разработчиков, Basecamp смогла продолжить совершенствование и развитие своего проекта.

Причина аутсорсинга: больший упор на основной бизнес.

Уроки, которые можно усвоить: поручив работу другим, Basecamp смогла лучше сосредоточиться на управлении собственной организацией.

Чтобы Skype могла продолжать разработку программного обеспечения, ей пришлось искать специалистов подешевле.

В качестве подрядчика была выбрана компания из Эстонии. Со временем, когда разработчики продемонстрировали успех, Skype привлек их в качестве партнеров. В результате в 2011 году их вместе со Skype купила Microsoft за $8,5 млрд.

Причины аутсорсинга: снижение затрат, решение проблем с производительностью, доступ к пулу талантов и навыков.

Уроки, которые можно усвоить: Skype демонстрирует то же, что и WhatsApp: самое важное требование — наличие навыков, а не текущее географическое расположение.

Чтобы убедиться, в том, что проект успешный, Slack привлекла внешнюю дизайнерскую фирму для бета-тестирования. На основании фидбэков от компании-подрядчика Slack принимала решение, что нужно доработать или изменить для улучшения проекта.

Причины аутсорсинга: повышение качества.

Уроки, которые можно усвоить: используя надежную третью сторону, Slack смогла получить ценную информацию о том, что не работает, и как это улучшить с точки зрения клиента.

GitHub не совсем подходил для репоста небольших фрагментов кода, и для этих целей появился проект Gist. У основателей GitHub не было достаточно финансов для самостоятельной реализации проекта, поэтому они решили нанять внешнего разработчика.

Причины аутсорсинга: решение проблем с производительностью, снижение затрат, больший упор на основной бизнес.

Уроки, которые можно усвоить: нужно иметь понимание того, на чем сосредоточиться внутри компании, и что можно сделать за счет использования внешних ресурсов.

Шведская компания MySQL изначально решила развивать бизнес, продавая свои продукты по Универсальной общественной лицензии (GNU). Успех компании был основан на том, что они с самого начала отдавали всю IT-разработку на полный аутсорс.

На пике в компании работало 400 специалистов из 25 стран. Около 70% — аутсорс-программисты, работающие из домашних офисов.

Благодаря найму более выгодных удаленных IT-специалистов, дизайнеров, менеджеров, маркетологов и другого персонала, компания быстро росла, и в 2008 году была куплена Sun Microsystems за $1 млрд. Сегодня MySQL используется миллионами организаций по всему миру.

Причины аутсорсинга: снижение затрат.

Уроки, которые можно усвоить: MySQL знала и понимала, что для того, чтобы конкурировать, им нужно отличаться от своих конкурентов. Они использовать аутсорсинг для поддержания затрат на очень низком уровне.

Apple использует подрядчиков по всему миру. Прошли дни, когда слоганом компании было «Сделано в Америке» (помните ещё такое?). Теперь у нее множество партнеров в США, Азии и в Восточной Азии. Она передает на аутсорсинг почти все свое производство. За счет этого Apple может сосредоточиться на разработке и дизайне новых продуктов. Это выгодно и компаниям-подрядчикам: они знают, что если смогут предложить надлежащее качество, Apple ещё много лет будет обеспечивать их заказами.
Причины аутсорсинга: снижение затрат, больший упор на ключевые аспекты бизнеса, решение проблем с объемами производства.
Уроки, которые можно усвоить: Apple признала, что самостоятельно не сможет удовлетворить весь спрос рынка. Аутсорсинг помогает ей легко масштабировать производство, и избавляет компанию от лишних рисков.

Что такое ИТ-аутсорсинг?

Это оказание услуг по обслуживанию и поддержке IT-инфраструктуры организации или предприятия посредством сторонней специализированной организации. Сюда могут относиться самые разнообразные работы – от построения ИТ-инфраструктуры «с нуля», установки компьютеров, серверов, сетевого оборудования, до профессионального консалтинга, миграции серверов, перестроения и оптимизации, мониторинга и аудита существующей системы, включая монтаж и ремонт оборудования.

Читайте также:
Собеседование по телефону — пример разговора работодателя, как пройти

Оказание подобных услуг позволяет переложить часть повседневных обязанностей с штатных сотрудников на квалифицированных специалистов и тем самым направить освободившееся время на развитие других проектов. Основное преимущество – компания получает возможность сэкономить денежные средства на социальных выплатах, получить действительно высокое качество услуг от специализированной организации, а также контролировать объем и скорость выполнения поставленных задач. При такой форме работ пропадает зависимость от определенного сотрудника, а при необходимости штат может увеличен без потерь времени на поиск квалифицированного специалиста. Если, наоборот, необходимо резкое сокращение штата, то это также легко делается просто через изменение условий сотрудничества с ИТ-компанией.

Основные виды аутсорсинга

Услуги по IT-аутсорсингу могут охватывать самые различные аспекты сферы информационных технологий. В зависимости от задач, стоящих перед аутсорсинговой компанией выделяют следующие виды обслуживания:

  • Ресурсный (или аутстаффинг) – компания-аутсорсер выполняет функции по подбору квалифицированных сотрудников и предоставляет их (в качестве ресурсов) для выполнения задач, поставленных заказчиком. Заказчик сам организует рабочий процесс, ставит задачи и принимает результат. Ответственность за нужный результат в этом случае возлагается на самого заказчика.
  • Сервисный – по соглашению с заказчиком компания аутсорсер берет на себя ответственность за работоспособность определенных сервисов (например, групп оборудования или технологий, компьютеров, серверов, 1С и прочее), что позволяет повысить качество работы оборудования (включенного в сервисы) и эффективность деятельности компании в плане сокращения затрат.
  • Стратегический – обеспечивает полный комплекс услуг по обслуживанию ИТ-инфраструктуры организации от проектирования и монтажа до мониторинга и дальнейшего развития. Управление всей IT-инфраструктуры осуществляется компанией-аутсорсером.

Кому полезен ИТ-аутсорсинг?

Услуги по ИТ аутсорсингу могут понадобиться в следующих случаях:

  • для стартапа в период открытия бизнеса – для обеспечения стабильной работы инфраструктуры и дальнейшего развития сети;
  • для компании на этапе качественного роста – когда стоящие перед штатным системным администратором задачи существенно переросли имеющуюся квалификацию и требуются профессиональные специалисты;
  • для стабильной организации – в качестве замены и дополнения существующей поддержки для повышения качества оказания услуг.

Качественное и своевременное обслуживание IT-инфраструктуры дает возможность избежать остановок бизнес-процессов. Успешно пользоваться ИТ-аутсорсингом могут любые юридические лица, такие как: интернет-магазины, производственные предприятия, торговые организации и прочее. В процессе деятельности компаний имеющееся сетевое оборудование, компьютерная техника могут выходить из строя, например, по причине износа, устаревания, программного или аппаратного сбоя. Что, в свою очередь, приводит к простоям и финансовым потерям. Компания-аутсорсер может помочь избежать подобных проблем, обеспечив бесперебойную работу всей системы.

Свой IT-отдел или IT-аутсорсинг?

В процессе деятельности любой компании возникает вопрос: организовать собственный IT-отдел для обслуживания и мониторинга информационно-технологической инфраструктуры или передать данные функции на аутсорсинг. При принятии решения стоит учитывать такие факторы, как скорость решения возникающих вопросов, поддержка системы в актуальном состоянии, квалификацию сотрудников.

Если рассматривать небольшую организацию, то на первый взгляд можно сказать, что с задачей справится и один системный администратор. Но с другой стороны, не всегда объем работы позволяет занять нанятого работника на целый день. К тому же при выполнении рутинных задач сложно ожидать от специалиста, что он будет уделять внимание развитию компании.

ИТ-аутсорсинг позволяет обеспечить многоуровневую поддержку всей ИТ-инфраструктуры и оперативный контроль при выполнении всех работ с точным фиксированием понесенных затрат. Сотрудники организации-аутсорсера обладают квалификацией и опытом при решении самых сложных задач, что дает возможность находить решение и закрывать возникающие проблемы в короткие сроки.

Основные преимущества ИТ-аутсорсинга
  1. Отсутствие расходов со стороны заказчика на поиск и подготовку квалифицированных специалистов.
  2. Возможность быстро менять количество задействованного персонала и объемов решаемых задач.
  3. Узкая специализация задействованного персонала позволяет достигать высочайшего качества работы IT-систем.
  4. Сокращение объемов налогообложения по сравнению со штатным персоналом.
  5. Обеспечение бесперебойной работы имеющейся инфраструктуры, повышение безопасности и надежности работы ИТ-систем.
  6. Существенное ускорение и повышение качества внедрения нового программного обеспечения и систем.
  7. Жесткий контроль качества со стороны IT-компании.
  8. Короткие сроки реагирования.

Возможные сложности

Переход на ИТ-аутсорсинг может вызвать определенные сложности. Встречаются следующие ситуации:

  • саботаж со стороны штатных сотрудников компании заказчика;
  • нанесение прямого или косвенного ущерба организации заказчика по причине низкой квалификации персонала IT-компании;
  • низкая степень организации бизнес-процессов компании заказчика не позволяет нормально работать с точно отлаженными бизнес-процессами IT-компании;
  • низкая степень организации сервисных процессов IT-компании не в состоянии оказать нужный уровень услуг компании заказчика;
  • сознательное не выполнение взятых обязательств в оговоренном объеме со стороны IT-компании с целью сокращения собственных затрат и получения дополнительной прибыли.
Как подготовить свою компанию к IT-аутсорсингу
и выбрать компанию для обслуживания

При принятии решении по переходу на IT-аутсорсинг необходимо проанализировать текущую ситуацию и определить, насколько штатная IT-служба соответствует существующим запросам организации. Стоит понять для себя, какие изменения потребуется провести при передаче функций отдела на аутсорсинг, как этим управлять, сформулировать конкретные цели и задачи для реализации в процессе преобразования. Выполнение данных действий предоставит возможность составить предельно четкие требования для компании-аутсорсера и избежать различных сложностей.

В случае возникновения сложностей, грамотная компания ИТ-аутсорсер может провести у вас полный аудит и помочь вам определить текущее состояние дел и наметить правильные цели и KPI.

Читайте также:
Акт приёма-передачи товара: образец простой, на ответственное хранение, по договору комиссии, груза

Обязательно перед переходом на ИТ-аутсорсинг нужно рассчитать будущую экономическую эффективность. На практике многие компании в Москве осознают в этом вопросе преимущество IT-аутсорсинга, но здесь важно правильно высчитать выгоду в сравнении с содержанием штатного отдела.

Основными статьями расходов на организацию собственной IT-службы являются:

  • затраты на оплату заработной платы, включая выплату социальных выплат и налогов;
  • затраты на организацию рабочего места и реализации основных бизнес-процессов (аренда за содержание офиса, приобретение техники, мебели, обучение сотрудников, дополнительная мотивация в виде премий и бонусов, стоимость специального программного обеспечения для организации работы ИТ-службы, стоимость систем мониторинга и прочее);
  • рост расходов на заработную плату в связи с индексацией и повышением налоговых ставок;
  • другие возможные затраты, вызванные организацией коммуникаций, управлениями рисками.

IT-аутсорсинг позволяет избежать подобных расходов, одновременно повысив качество оказываемых услуг.

Как один из вариантов, при переходе на аутсорсинг изменяются и выполняемые функции штатных IT-специалистов. Они становятся менеджерами и отвечают за управление возложенного функционала на компанию-аутсорсера. Можно также рассмотреть вариант полного отказа от содержания собственного штата. Тогда компания-аутсорсер будет осуществлять полный комплекс всех необходимых работ.

При выборе компании для обслуживания в Москве стоит обратить на следующие факторы:

  • квалификация и опыт персонала;
  • четко оговоренные сроки реализации всех условий договора;
  • аккуратность и качество выполнения возложенного функционала и поставленных задач;
  • удобство коммуникации;
  • быстрота реакции на обращения и аварии.

После того, как компания выбрана, требуется составить и подписать договор на обслуживание. При этом важно, как можно подробнее, расписать функции и долю ответственности IT-аутсорсера. Если в договоре встречаются малопонятные термины, то можно попросить партнера раскрыть их значение в приложении. Ключевой показатель на который следует обратить внимание – это Соглашение об уровне обслуживания (Service Level Agreement). Серьезные компании, как правило, детально его расписывают:

  • какие конкретно услуги предоставляются и в каком объеме,
  • все сроки, в том числе сроки реакции.

Также, стоит иметь ввиду, что от выбранного уровня обслуживания напрямую зависит стоимость предоставляемых услуг. Знаменитая связка «дешево – качественно – быстро» работает и в этом случае. Всегда можно выбрать только два из трех.

Как вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы?

На практике возникают ситуации, когда бухгалтер по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.

В начале скажем, что если сотруднику была выплачена заработная плата в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.

Излишне выплаченная заработная плата в результате:

– признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;

– его неправомерных действий, установленных судом.

– неправильного применения норм трудового законодательства;

– неправильного применения иных нормативных правовых актов;

Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату

Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату

Что такое счетная ошибка?

Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17)

Неправильное применение норм законодательства, например:

– оплата отпуска большей продолжительности;

– оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере.

Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе:

– выплата премии в большем размере;

– начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику

Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика:

– сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012);

– сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013)

– в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных.

Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными

Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка

  1. Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
  2. Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.

К сведению

Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.

Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.

В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.

Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?

Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.

При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:

  • трудовой договор с бывшим сотрудником;
  • документы по расчету и выплате заработной платы;
  • акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
  • уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.

Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?

В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).

Договор о материальной ответственности

Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату

Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату

– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба;

– потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку;

– составить акт об ущербе;

– издать приказ о возмещении виновным сотрудником суммы ущерба

– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба;

– потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку;

– если сотрудник отказывается давать пояснения, составить соответствующий акт;

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Работник не хочет возвращать излишек заработной платы

Автор: Ксения Телекбаева, системный инженер отдела внедрения компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2018

На практике не редко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?

С чем может столкнуться работодатель

Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.

Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:

Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).

Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).

Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.

Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.

В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.

Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.

Добровольный возврат

В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:

«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».

После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:

«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».

После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.

Отказ от добровольного возврата

Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.

Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.

Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.

Учет переплаты

Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.

Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.

Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: