Восстановление кадрового учета – пошаговая инструкция для кадровика

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020

  • Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
  • Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?
  • Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
  • Итоги

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

    • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
    • постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
    • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

    • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
    • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Читайте также:
Диджитализация бизнеса и экономики — что это такое, как внедрить

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

    • трудовые контракты;
    • книга по учету движения трудовых книжек;
    • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
    • табель по учету времени работы;
    • персональные карточки сотрудников;
    • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
    • должностные инструкции и другие документы;
    • журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

    • коллективный договор;
    • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

  1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Юридические лица и предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны организовать и вести кадровый учет в соответствии с действующими инструкциями. В крупных компаниях им занимается специально выделенный сотрудник или подразделение. На маленьких ООО и у ИП кадровыми вопросами обычно занимается бухгалтер или сам руководитель.

Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.

  • Понятие кадрового учета
  • Обязательные кадровые документы
  • Новые требования к кадровому учету
  • Пошаговая инструкция по кадровой работе на предприятии
  • Ответственность за нарушение требований кадрового учета
  • Как организовать качественный кадровый учет

Понятие кадрового учета

Под термином «кадровое делопроизводство» понимают организацию работы с документацией, которая касается наемных сотрудников. Этот учет строго регламентирован действующим законодательством и контролируется государственными органами.

Вести учет кадров на предприятии могут:

  • Специально созданные подразделения (отделы кадров);
  • Специально выделенные сотрудники (кадровики);
  • Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
  • Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

Обязательные кадровые документы

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.

Читайте также:
ДМС после испытательного срока - что это

6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.

9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Кадровое делопроизводство в 2020 — новые требования

В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.

К ним относятся:

  • Документация по приему на работу сотрудника;
  • Уведомления о начале официального отпуска;
  • Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
  • Приказы об оформлении командировок;
  • Составление графика очередных отпусков.

Особенность состоит в том, что работодателю не нужно распечатывать документы и предоставлять их работнику для ознакомления. Этот процесс будет происходить исключительно в электронной форме, что повысить удобство и сократит затраты юридических лиц на обслуживание бизнес-процессов.

Инструкция по кадровой работе на предприятии

Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.

2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.

3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.

4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.

5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.

6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.

7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.

8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.

10. Оформите карточки на сотрудников. Карточки заводятся на всех работников, в том числе удаленных, сезонных, по совместительству. Не нужно оформлять этот документ на сотрудников, которые работают по гражданско-правовому соглашению.

Читайте также:
Диверсификация: что это такое, типы, стратегии и примеры

11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.

12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.

Обратите внимание, что по мере роста компании сложность кадрового учета будет возрастать. Поэтому следует заранее побеспокоиться о правильной организации работы с документацией. Например, нумерацией документов, их регистрацией.

Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.

Ответственность за нарушение требований кадрового учета

Если компания нарушает требования трудового законодательства о ведении учета наемных работников на предприятии, виновное должностное лицо привлекается к административной ответственности согласно статье 5.27. Санкцией предусмотрены:

  • штраф в сумме до 5 тыс. рублей на руководителя компании;
  • штраф в сумме до 50 тыс. рублей на юридическое лицо.

Если нарушение допускается повторно, сумма штрафа увеличивается до 20 и 70 тыс. соответственно.

Кроме того, компания несет ответственность за неправомерное использование личных данных сотрудников, которые стали известны при приеме на работу. За это должностных лиц и компанию наказывают по статье 13.11. Санкция предусматривает наложение штрафа до 20 тыс. на директора и до 75 тыс. на юрлицо.

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

    Для должностных лиц — 1000–5000 руб.

Для предпринимателей — 1000–5000 руб.

Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

    заявления (отпуска, увольнения),

уведомления (при сокращении, ликвидации),

соглашения (при прекращении трудовых отношений по соглашению сторон),

распоряжения (к приказам об отпуске, командировке руководителю компании взамен смешным заявлениям, которые директор пишет сам себе от себя),

трудовые договоры (к приказу о приеме на работу),

дополнительные соглашения (к приказу об изменении условий трудового договора – переводе).

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Восстановление кадрового делопроизводства

Н ачинать любое дело с чистого листа, как правило, гораздо проще, чем исправлять допущенные кем-то ошибки. Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?

Ранее мы рассказывали о том, как восстанавливать утраченные, например, вследствие пожара или наводнения кадровые документы в статье «Восстанавливаем утраченные кадровые документы» в № 7′ 2019

В целях раскрытия нашей темы под кадровым делопроизводством мы будем понимать массив обязательных документов, оформляющих трудовые отношения с работниками.

Условно все документы можно поделить на три больших блока, в зависимости от уровня действия и значимости.

При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:

Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать. Однако на вопрос об оформлении сложившихся отношений мы в такой ситуации, в лучшем случае, получаем от бухгалтера кое-как подписанные по образцу из интернета трудовые договоры. Возможно, нам даже предоставят (если повезет) приказы о приеме на работу, составленные с помощью бухгалтерской программы, так как без составления такого приказа программа не позволит учитывать и начислять заработную плату.

Встречаются случаи, когда и приказов даже не существует (предыдущий бухгалтер, допустим, уничтожил документы и данные о них или они исчезли по иным причинам).

Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате. Отчетность во внебюджетные фонды также содержит интересующую нас информацию.

О том, что делать работодателю, если кадровые документы в организации изначально были, но по каким-то причинам пропали, оказались уничтожены и пр., читайте в статье «Восстанавливаем утраченные кадровые документы» в № 7′ 2019

Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов

Для начала необходимо наметить отправную точку и составить список работников, которым начислялась заработная плата, в хронологическом порядке.

Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.

Отправной точкой нашего «расследования» станет составление таблицы с указанными известными данными:

Далее мы изучаем все платежные ведомости о начисленной и выплаченной заработной плате. Нас интересует появление в них новых фамилий, изменения сумм, которые начислены работникам. Следует обращать внимание на то, чем вызвано каждое изменение оплаты труда: повышением заработной платы или это были разовые премии, отпускные, оплата больничных. Подобные сведения нам будут необходимы при составлении документов для отражения в приказах. Возможно, что принятые изначально на одну должность работники через какое-то время начинают фигурировать в имеющихся у вас документах с другими наименованиями должностей. Это также необходимо отмечать, поскольку, вероятнее всего, придется иметь дело с переводом, который не оформлен надлежащим образом.

Итак, проверив 2017 год, мы можем увидеть, например, следующую картину:

В процессе изучения документов об оплате труда нам следует выделять все моменты, которые позволят выявить факты:

  • предоставления оплачиваемых отпусков (по ведомостям могли пройти начисления отпускных);
  • отпусков без сохранения содержания;
  • направления в командировки (если мы находим упоминания о выплатах суточных)

или свидетельствуют об иных периодах, когда работники по тем или иным причинам отсутствовали на рабочем месте (так как они влияют на ежегодный оплачиваемый отпуск, расчет стажа для отпуска и пр.).

В ходе этой кропотливой работы восстанавливаются табели учета рабочего времени, графики отпусков, записки-расчеты о предоставлении отпуска. Конечно, это можно сделать и позднее, но практика показывает, что возвращаться к этому делу будет сложнее, чем составить необходимые документы по ходу изучения ведомостей.

Таким образом, мы может проследить в хронологическом порядке, когда сотрудники принимались на работу, какая заработная плата им по факту начислялась. Это будет являться основой для перехода к следующим шагам – надлежащему оформлению уже сложившихся трудовых отношений с работниками.

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

  1. Прием персонала на работу.
  2. Оформление кадровых документов.
  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
  4. Ведение воинского учета.
  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

  • на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
  • на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Как происходит восстановление сотрудника на работе

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Восстановление служащего по ТК РФ
  2. Порядок восстановления
  3. Некоторые нюансы процедуры
  4. Выплаты при восстановлении

Восстановление на прежней должности – особая процедура, которая регламентируется ТК РФ. Как правило, ей предшествует незаконное увольнение, по факту которого трудящийся пошел в суд. На основании предписания работодатель обязан восстановить сотрудника в прежних правах.

Какие ошибки совершает работодатель, которые проводят к восстановлению на работе работника, не прошедшего испытание?

Восстановление служащего по ТК РФ

Обязать работодателя восстановить трудящегося в должности на основании статьи 391 ТК РФ могут только суды. То есть восстановление, согласно статье 394 ТК РФ, проводится только при соответствующем судебном решении. Следовательно, при незаконном увольнении работник должен обратиться именно в суд, а не в трудовую инспекцию. Последняя не может выдать компании-работодателю предписаний с соответствующими требованиями. Согласно статье 428 ГПК РФ восстановление сотрудника производится на основании исполнительного листа.

Вопрос: Работник восстановлен на работе в марте 2020 г. с выплатой заработка с января 2019 г. по март 2020 г. (1 620 000 руб.). Суд также возместил расходы на адвоката, которые составили 100 000 руб. В каком размере работодатель обязан удержать алименты на несовершеннолетнего ребенка?
Посмотреть ответ

Статья 396 ТК РФ свидетельствует о том, что решение о восстановлении сотрудника подлежит немедленному выполнению. Работодатель обязан незамедлительно провести процедуру даже в том случае, если он планирует обжаловать решение суда в свою пользу. Данная норма упоминается также в ряде других законных актах:

  • Исполнительный лист нужно получать до вступления решения суда в силу, так как требования подлежат незамедлительному исполнению. Данная норма изложена в статьях 211 и 428 ГПК РФ, статье 396 ТК РФ.
  • Требование, прописанное в листе, выполняется не позже первого рабочего дня после получения бумаги судебными приставами. Правило указано в части 4 статьи 36 ФЗ «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 №229.
  • Пункты исполнительного листа считаются выполненными в том случае, если работодатель допустил сотрудника к исполнению прежних функций и отменил изданный ранее приказ об увольнении. Данная норма изложена в статье 10 ФЗ №229.

Внимание! Судебное решение сохраняет свою юридическую силу на всей территории Российской Федерации.

Если работодатель присутствовал на судебном заседании, то исполнить требование суда он должен на следующий день. Если же руководителя организации на заседании не было, работник должен предъявить ему исполнительный лист.

Как оформить восстановление сотрудника на работе? Что делать с сотрудником, принятым в организацию на место уволенного работника, который был впоследствии восстановлен? Что делать, если работодатель исключил из штатного расписания определенную должность, а по решению суда работник был по ней восстановлен? Что делать, если вышестоящий суд отменил решение о восстановлении сотрудника на работе? Какая ответственность предусмотрена для работодателя за неисполнение решения суда о восстановлении сотрудника на работе?
Посмотреть решение суда

Порядок восстановления

Рассмотрим основные шаги, которые нужно сделать при восстановлении сотрудника.

Вопрос: Работник был восстановлен на работе по решению суда. Каким образом корректируется форма СЗВ-ТД? Будет ли достаточно только отменяющей записи или нужно указывать, что работник восстановлен по решению суда? За какой период в ПФР представляется корректирующая форма — за месяц очередного кадрового мероприятия по работнику или за месяц вступления в силу решения суда?
Посмотреть ответ

Отмена прежнего приказа об увольнении

Выделяют два условия восстановления сотрудника: отмена приказа об увольнении и фактическое допущение к работе. То есть работника не нужно заново устраивать в компанию. Достаточно вернуть все на круги своя. Для отмены документа требуется издать приказ. В нем прописывается причина отмены прежнего решения. Также указывается прочая важная информация (к примеру, реквизиты судебного решения).

Вопрос: Обязан ли работодатель расторгнуть с работником трудовой договор без отработки и в срок, указанный в заявлении, если работник был восстановлен на работе судом в связи с незаконным увольнением? В течение какого срока после установления нарушения надо подать такое заявление?
Посмотреть ответ

Существует альтернативный вариант, часто используемый работодателями, – издание дополнительного приказа, в котором прописано требование о восстановлении. В законе не оговорена форма этого документа, поэтому приказ составляется в свободной форме.

Однако в документе в любом случае должно содержаться ФИО сотрудника, основание восстановления, а также дата восстановления.

Если руководитель не издает приказ об отмене прежнего решения об увольнении, то в рассматриваемый документ включается требование об отмене. В том случае, если приказ оформляется на основании судебного решения, вступившего в силу, в нем можно прописать следующие данные:

  • продолжительность вынужденного прогула,
  • размер выплат сотруднику за пропущенные дни,
  • размер компенсации за моральный ущерб.

Важно! Если издается приказ об отмене прежнего, с ним нужно ознакомить работника под роспись. Если сотрудник отказывается от ознакомления с приказом, оформляется специальный акт.

Оформление новой трудовой книжки

Предполагается, что при увольнении была внесена запись в книжку. Так как решение было оспорено в суде, данная запись должна быть аннулирована. Для этого, согласно Постановлению Правительства №225, требуется признать ее недействительной. В первую графу вносится порядковый номер, во вторую – дата, в третью – указание недействительности записи. В четвертой графе нужно сослаться на приказ, на основании которого запись аннулируется. Данный порядок аннулирования оговорен в Постановлении Минтруда №69. Работник имеет право требовать дубликат книжки без занесения недействительной записи об увольнении. В этом случае на титульной странице подлинного документа ставится отметка «Выдан дубликат». Требуется прописать его серию и номер. В новой книжке ставится отметка о том, что это дубликат.

Переоформление личной карточки

При увольнении была внесена соответствующая запись в личную карточку. Ее также понадобится аннулировать. В законе не указан порядок признания записи недействительной. Обычно запись просто зачеркивается. В раздел 10 «Дополнительные сведения» нужно внести данные о восстановлении. Указываются реквизиты исполнительного листа.

Заполнение табеля рабочего времени

В табеле нужно проставить отметки за период вынужденного отсутствия сотрудника. В частности, ставится цифровой и буквенный код: «22» и «ПВ». Данные нормы оговорены Постановлением Госкомстата №1.

Это общие правила, используемые при восстановлении сотрудника.

Некоторые нюансы процедуры

Восстановление служащего предполагает следующие особенности:

  • Период вынужденного прогула (а при незаконном увольнении прогул будет именно вынужденным) включается в стаж работы, на основании которого предоставляется ежегодный отпуск. К примеру, организация должна предоставить ежегодный отпуск сотруднику после того, как он отработает полгода. Работник отработал 5 месяцев, после чего его незаконно уволили. Вынужденный прогул составил месяц. В этом случае общее время службы в организации составит 6 месяцев. То есть сотрудник получает право на оплачиваемый отпуск. Данная норма указана в части 1 статьи 121 ТК РФ.
  • Что делать, если на должности уволенного служащего уже работает другой человек? Восстановление работника является основанием для увольнения нового служащего, поступившего на должность. Данные нормы оговорены в статьях 77 и 83 ТК РФ. Однако, если это возможно, служащему нужно предложить иную должность. Если работник отказывается от должности, ему нужно начислить выходное пособие, равное заработку за 2 недели. Норма определена в статье 178 ТК РФ.
  • Если в расписании отсутствует должность, на которой работал восстанавливаемый служащий, требуется внести соответствующие изменения. Альтернативный вариант – оформление штатного расписания. Издается приказ.

Большая часть нюансов при восстановлении изложена в ТК РФ.

Выплаты при восстановлении

При восстановлении сотрудника нужно сделать 2 категории выплат:

  • Зарплата за период вынужденного прогула. Рассчитывается на основании средней зарплаты сотрудника. Сначала находится среднесуточный доход (совокупный доход работника за текущий год делится на число дней с начала года), а затем показатель умножается на количество дней вынужденного прогула.
  • Компенсация за моральный ущерб. Выплачивается только в том случае, если сотрудник указал соответствующее требование в иске. Точный размер компенсации устанавливает суд.

Выплаты сотруднику отражаются в бухучете как зарплата. В сущности, это и есть зарплата, не полученная служащим вовремя по вине работодателя.

Решение суда о восстановлении на работе

Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

Увольнения, противоречащие законодательству, в России не являются редкостью. Однако по статистике в суд обращается лишь каждый тридцатый незаконно уволенный россиянин.

Одна из главных причин столь неутешительной статистики — откровенное незнание гражданами своих прав и юридическая некомпетентность. Между тем, если бы незаконно уволенные работники активнее защищали свои права, сократилось бы и количество незаконных сокращений.

Незаконным считается любое увольнение, противоречащее ТК РФ

Наиболее частые варианты неправомерных увольнений:

  • по собственному желанию без заявления;
  • сокращение штата, переименование должности;
  • во время больничного;
  • не прошедшего испытательный срок без доказательств факта непрохождения испытания;
  • беременных и находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
  • за прогул без выполнения требований по длительности;
  • за нахождение в состоянии алкогольного опьянения без медицинского заключения.

И это далеко не весь перечень. Вне зависимости от ситуации алгоритм действий незаконно уволенного сотрудника должен быть примерно одинаковым.

Восстановление на работе по решению суда

Суд нередко принимает сторону несправедливо либо не по правилам сокращенного работника. Это происходит, поскольку работодатели часто нарушают саму процедуру увольнения: неверно оформляют кадровые документы, не успевают в срок ознакомить гражданина с приказом и т.д.

Подобные нарушения могут привести к тому, что сотрудник будет восстановлен на прежнем месте. Он имеет право на выплату за вынужденные прогулы по среднедневному заработку.

Восстановить работника на прежнем месте необходимо, соблюдая все нормы ТК РФ и кадровые моменты.

Незаконное увольнение может произойти не только по инициативе работодателя, но и по соглашению сторон, и даже по собственному желанию работника

В ст. 392 ТК РФ сказано, что при нарушении трудовых прав гражданин имеет право обратиться в суд в течение года с момента нарушения. Однако в случае с незаконным увольнением у сотрудника есть всего один месяц с момента получения трудовой книжки, ознакомления с решением об увольнении и т.д. Данный срок может быть продлен только в случае наличия уважительной причины у истца. К слову, сам термин «уважительная причина» никак в законодательстве не раскрывается и остается на усмотрение суда. Чаще всего к уважительным причинам относятся:

  • болезнь истца, подтвержденная листом нетрудоспособности;
  • болезнь близкого родственника, которому требовался уход истца. Для подтверждения этого факта потребуется выписка из стационара или показания свидетелей;
  • длительная командировка.

Итак, суд может рассмотреть заявление, поданное в течение месяца с момента увольнения, в следующих случаях:

  • сокращение произошло по инициативе работодателя, при этом были нарушены нормы оформления или расторжения трудового договора;
  • по собственному желанию работника при психологическом или моральном давлении со стороны работодателя.

Последнее чаще всего происходит в случаях сокращения штата, реорганизации или ликвидации предприятия, когда работодатель не желает выплачивать сотруднику положенные законом компенсации. В этом случае путем давления руководство вынуждает сотрудника написать заявление «по собственному желанию».

Есть немало случаев, в которых восстановление по решению суда весьма маловероятно. К ним относятся:

  • работник просто «передумал» увольняться, хотя ранее добровольно написал заявление;
  • наличие у работодателя веских доказательств вины сотрудника (прогулов, хищений, нахождения в нетрезвом состоянии и т.д.);
  • ликвидация предприятия.

Эти случаи не являются безнадежными, однако потребуют куда больше сил и времени на сбор аргументов и доказательной базы. Самостоятельно их разрешить практически невозможно.

Если работник уверен, что его увольнение было незаконным, и хочет восстановиться на месте работы, то первое, что он должен сделать, — подать иск в районный суд.

Необходимо помнить, что исковое заявление должно быть безукоризненно составлено в письменной форме и с учетом всех требований ст. ст. 131 и 132 Гражданского процессуального кодекса. Неправильно составленный документ может послужить причиной отказа в принятии иска. В нем обязательно должны быть указаны:

  • полное наименование суда;
  • полные данные об истце;
  • точные данные о работодателе;
  • факты, которые составляют суть иска, — период работы, должность, предпосылки для увольнения и т.д.

Также в иске необходимо изложить свою просьбу, претензии к работодателю. Составление этого документа — непростое дело, которое лучше доверить профессиональным юристам, чтобы повысить вероятность успеха.

В течение одного месяца суд рассматривает заявление работника.

Если решение суда оказывается в пользу сотрудника, работодатель обязан немедленно восстановить его на прежней должности и выплатить все причитающиеся ему компенсации

К слову, истец и ответчик могут заключить в суде мировое соглашение. В том случае, если оно заключено, то оно будет иметь такую же силу, как и решение или постановление суда. Поэтому работодатель и в этом случае должен будет провести все процедуры, предусмотренные законодательством, для восстановления сотрудника.

Процедура восстановления на работе по решению суда

В трудовом законодательстве не предусмотрен порядок немедленного исполнения работодателем решения о восстановлении. Именно поэтому подобные вердикты относятся к трудно исполнимым. Ведь в случае нарушения процедуры работник может вернуться с новым иском.

Восстановление гражданина подразумевает реализацию целого комплекса его прав, которые предусматривает законодательство. В них входят:

  • право на предоставление прежней работы — то есть обязательно работы по той же функции, с теми же условиями и теми же должностными обязанностями;
  • оплата времени вынужденного прогула или выплата разницы в заработной плате за время выполнения работы, оплачиваемой ниже;
  • взыскание денежной компенсации морального вреда;
  • выплата за все время задержки исполнения решения о восстановлении среднего заработка или разницы в заработке.

Так как зачастую весь этот перечень действий невозможно выполнить немедленно (то есть в день вынесения судебного решения), работодатель будет вынужден осуществить выплаты с задержкой.

Действующее трудовое законодательство не может дать однозначных ответов на несколько вопросов, возникающих при исполнении решений суда о восстановлении на работе. Например, не до конца понятно, что именно руководитель должен делать с трудовым договором, заключенным с восстановленным работником. В законодательстве лишь указано, что руководство компании обязано отменить приказ об увольнении. Имеется в виду, что, отменяя этот приказ, директор подтверждает, что расторгнутый ранее договор снова имеет силу.

Зачастую бывает, что за время судебного разбирательства происходят структурные изменения на предприятии, меняются технологии производства, в конце концов, на работу может быть принят другой сотрудник. Это обстоятельства, при которых немедленное исполнение решения суда попросту невозможно по объективным причинам.

Другой вопрос — что делать с работником, уже принятым на должность незаконно уволенного сотрудника? Выходит, что руководитель за один рабочий день должен восстановить второго и уволить первого, причем так, чтобы все это было в соответствии с буквой закона.

Трудовое законодательство не предусматривает никаких сроков для предупреждения нового сотрудника об увольнении, предложения ему другой должности и предоставления каких-либо гарантий

Его просто надлежит уволить, а это, в свою очередь, нарушает уже его трудовые права. При этом не выделяются особые категории сотрудников — уволить можно и беременных, и несовершеннолетних, и инвалидов. Связано это с тем, что причиной прекращения трудовых отношений является не инициатива руководства компании, а судебное решение. В этом случае восстановление невозможно, но право на выплаты у гражданина все равно остается.

Обязанность по перечислению компенсации может быть возложена на ликвидационную комиссию компании или другой орган, принявший решение о ее ликвидации. Если ликвидация происходит по причине банкротства, сотрудник сможет получить деньги лишь в порядке очередности выплаты задолженностей.

Вне зависимости от обстоятельств работодатель должен провести несколько процедур. После получения решения суда ему необходимо издать приказ по личному составу о восстановлении работника. Единой формы подобного приказа не существует, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Однако обязательно указание следующих пунктов:

  • порядковый номер документа;
  • дата составления;
  • данные работника;
  • должность;
  • оклад или ставка;
  • основания для восстановления;
  • должность руководителя и подпись.

После ознакомления с данным приказом сотрудник должен поставить на нем свою подпись. В том случае, если гражданин отказался ознакомиться с приказом или подписать его либо отсутствует на рабочем месте, работодатель должен применить все возможные меры для его информирования.

Необходимо составить акт, в котором должны быть указаны: отказ от подписания приказа, факт ознакомления с текстом приказа либо отказ работника от своих непосредственных обязанностей.

Важно не забыть внести соответствующую запись в трудовую книжку гражданина. Там должны быть указаны порядковый номер записи, дата восстановления, а также запись, аннулирующая предыдущую. Кроме того, вносятся реквизиты приказа о восстановлении.

Зачастую бывает, что после получения решения о восстановлении работодатель сразу принимает все необходимые меры: издает приказ об отмене приказа об увольнении, допускает человека к выполнению работы, верно оформляет все документы… Однако работник не спешит выходить и исполнять решение суда, равно, как и свои должностные обязанности. В этом случае задача руководства компании — предупредить сотрудника о добровольном исполнении решения суда со своей стороны всеми доступными способами.

Чтобы избежать санкций и споров, работодателю следует в письменной форме зафиксировать издание приказа с указанием сроков, в которые сотруднику надлежит выйти на работу. Поскольку пересылка письма может занять время, стоит также направить гражданину телеграмму, позвонить и уведомить по электронной почте.

Таким образом, восстановление на работе незаконно уволенного или переведенного сотрудника — достаточно сложная процедура. Ее правильность зависит от факторов, предусмотренных трудовым, гражданским процессуальным законодательством, законодательством об исполнительном производстве, и, конечно, от правомерных действий участников дела. Все это значительно усложняет процесс. Поэтому мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашей фирмы. Консультации доступны онлайн через форму на сайте и по телефону.

Квалифицированный адвокат поможет отстоять ваши права как в трудовой инспекции, так и в судебном порядке. Юрист сопроводит ход проверки и удостоверится в том, что она прошла в соответствии с действующим законодательством. На этом этапе важно не допустить нарушений и отстоять свою позицию.

В ходе судебных заседаний без юриста не обойтись. Необходимо выработать конкретные требования, правильно составить исковое заявление и представить доказательства того, что увольнение прошло незаконно. Также возможно выставление требований компенсации морального вреда.

Также вам может потребоваться изменение причин увольнения.

Если в трудовой указаны какие-то нелицеприятные основания, это может вызвать у нового работодателя большие сомнения в компетентности специалиста и соответствия предлагаемой должности

Формулировка в трудовой книжке должна быть записана именно так, как это указано в соответствующей части закона или пункта ТК РФ. Если запись сделана некорректно, это прямая причина для того, чтобы исправить ее.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: