Внутренняя опись документов личного дела: образец

Как формируются личные дела сотрудников?

Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

п/п

Наименование документа

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

Экземпляр трудового договора

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

Документы о прохождении аттестации

Докладные и объяснительные записки

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

Читайте также:
Возмещение НДС из бюджета

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________

Номера листов дела

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

внесение записей в опись;

помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;

изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Читайте также:
Новые правила проверок ГИТ: особенности

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  3. Каждый лист дела нумеруется.
  4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018

См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Читайте также:
Напряжённость труда, трудового процесса – что это, чем характеризуется

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

  • на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
  • на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
  • т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

  • в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
  • на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Читайте также:
Профессия стоматолога: описание, плюсы и минусы

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:

  • с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
  • с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Особенности оформления и ведения личных дел

Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров.

Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности . Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.

На кого и кем ведутся личные дела

Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся :

Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность .

Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно .

В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше .

Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен . Не являются исключением временные и сезонные работники.

Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.

На заметку
Если работник является внутренним совместителем, на него должно быть заведено одно личное дело, поскольку законодательством не предусмотрено ведение двух и более дел на одного работника.

Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением .

Обратите внимание!
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.

Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) . При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.

При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации .

Состав документов при формировании личного дела

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) . Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности (см. таблицу 1).

На заметку
Некоторые документы включаются в личное дело в оригинале, а часть — в копиях или выписках.

Документы, включаемые в личное дело при его формировании

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

адресата (кому адресуется заявление);

названия вида документа (заявление);

Обратите внимание!
Хранятся личные дела в кадровой службе отдельно от других дел одним из следующих способов :
— по порядку номеров;
— в алфавитном порядке.

Ведение личного дела

Наниматель ведет личное дело на работника в течение всего периода времени его работы в организации. Как таковое ведение личного дела предполагает:

внесение при необходимости записей. Например, во внутренней описи документов личного дела делается запись о включении в дело копии приказа о переводе работника;

изменение состава документов личного дела. Например, некоторые документы изымаются из личного дела либо подлинники заменяются копиями ;

включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (см. таблицу 2).

Обратите внимание!
Документы включаются в хронологической последовательности .

Документы, включаемые в процессе ведения личного дела

названия вида документа (характеристика);

текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Читайте также:
Самые востребованные профессии для мужчин в России и мире

Выделяют два вида характеристик:

внутренние — подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты;

внешние — подписываются руководителем организации с указанием даты и заверяются печатью нанимателя.

адресата (кому адресуется заявление);

названия вида документа (заявление);

На заметку
На этапе ведения личного дела :
— все его документы собираются в отдельную папку;
— личное дело не переплетается и не подшивается.

Документы, не включаемые в личное дело

Законодательство предусматривает перечень документов, которые в личное дело включать не нужно. К ним относятся :

— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий.

Обратите внимание!
При увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания приказ об увольнении работника включается в личное дело;

— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (например, медицинские заключения).

На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).

Также в перечень документов, включаемых в личное дело, не входят документы по воинскому учету работников .

Обложка личного дела

Все документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства .

На обложке личного дела указываются :

заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).

Обратите внимание!
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней ;

регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Помимо указанных обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты :

полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;

«Начато» и «Окончено» — арабскими цифрами указываются дата начала и дата окончания личного дела, например 09.01.2017;

количество листов дела — оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела ;

Общество с ограниченной ответственностью «ТрансМагОптим»

(наименование организации (структурного подразделения))

Личное дело N 54

Золотницкая Наталья Сигизмундовна

(фамилия, имя, отчество)

На __________ листах

Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела .

Учет и использование личных дел

Все личные дела подлежат строгому учету . Для этого в организации должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел по утвержденной форме . В нем указываются:

— регистрационный индекс личного дела (номер);

— заголовок личного дела (ФИО работника);

— дата постановки на учет (дата формирования личного дела);

— дата снятия с учета (дата передачи личного дела в архив).

Пример журнала (книги) учета личных дел

Журнал (книга) учета личных дел

Номер личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата постановки на учет Дата снятия с учета
1 Золотницкая Наталья Сигизмундовна 09.01.2017
2 Золотов Петр Иванович 13.03.2017
3 Авакова Лидия Владимировна 05.06.2017 22.09.2017

Хранится журнал (книга) учета личных дел 75 лет . Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством .

Использование

Личные дела могут выдаваться во временное пользование с разрешения руководителя организации :

— работникам организации, как правило, на основании заявления с указанием причин и срока выдачи;

На заметку
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации.

При этом выдача личного дела во временное пользование является правом, а не обязанностью нанимателя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством. Например, личные дела и документы, включенные в них, выдаются на основании постановлений следственных органов.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещено :

— производить какие-либо исправления;

— извлекать из него отдельные документы;

— включать новые документы.

На заметку
Чтобы проконтролировать состав и состояние личного дела, в момент его выдачи целесообразно сделать ксерокопию всех включенных в него документов, в том числе внутренней описи.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка утвержденной формы . В ней делаются следующие отметки:

— номер личного дела;

— ФИО работника, на которого ведется личное дело;

— расписка в получении (проставляется подпись получателя);

Пример контрольной карточки

Личное дело N 54

Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Номер телефона Дата возврата
1 2 3 4 5
04.09.2017 Золотницкой Н.С. Подпись 200-00-02 07.09.2017

Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное личное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в контрольной карточке указывается дата возврата, она изымается, а личное дело помещается на место.

Опись личного дела работника

Опись личных дел сотрудников — это бумага, содержащая перечень всех материалов, относящихся к конкретному работнику. Ведение ее предусмотрено архивными правилами. Для чего нужна и как правильно ее составить?

  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год
  • Как начисляется 13-я зарплата

Личное дело (ЛД) представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Обычно они хранятся в отдельной папке для каждого человека. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их реестр.

Перечень бумаг, как и оформление описи личного дела в 2021 году, не регламентированы для частных организаций. Им разрешено самим определять порядок формирования и ведения ЛД. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

При определении списка материалов, которые должны содержаться в ЛД государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень бумаг, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Читайте также:
Минимальный стаж для выхода на пенсию в России для мужчин и женщин

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для кого обязательна опись

В соответствии с законодательством, ведение ЛД работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составлять списки находящихся в них документов содержится в «Правилах работы архивов организаций». На практике этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с ЛД работника.

Ответ на вопрос, когда делается опись личного дела сотрудника, следует искать в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации, определяющем порядок работы с документами работников. Обычно ее составляют перед сдачей ЛД в архив.

Кто составляет реестр

Как правило, опись документов, имеющихся в личном деле работников ДОУ или другого учреждения, составляет сотрудник, на которого возложена обязанность ведения ЛД (инспектор по кадрам, специалист по персоналу и пр.).

Правила оформления

Существует унифицированная форма внутренней описи документов дела, утвержденная архивными правилами (приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании разрабатывают собственную форму бланка и используют его в работе.

В табличную часть этого регистра вносятся следующие сведения о документах:

  • № п/п;
  • индекс документа;
  • дата составления;
  • заголовок;
  • номера листов дела;
  • примечание.

Чаще всего внутренняя опись личного дела уволенного работника состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Исходя из п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, после них — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Список документов подписывается кадровиком, ответственным за его оформление. Непременно указывается должность и Ф.И.О. Также необходимо вписать дату составления, она вносится по завершению наполнения дела.

Вот пример описи для сдачи в архив:

Сроки хранения

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет.

Военная ипотека и ее особенности

Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

До определенного времени получение в собственность квартиры или дома было для военных непростой задачей.

Для предоставления жилья нужно было становиться в очередь, которая если и двигалась, то крайне медленно. Если она до вас дошла, но предложенный вариант оказался не тем, на который вы рассчитывали, приходилось отправляться в конец очереди, и бесконечное ожидание продолжалось.

Изменения произошли с принятием программы военной ипотеки, о чем было объявлено Правительством и Министерством обороны в 2005 г.

Цель военной ипотеки в том, чтобы люди, выполняющие важнейшую роль защитников страны, а также их семьи могли жить в достойных условиях — в квартире или доме на праве частной собственности.

Долг выплачивается за счет средств государственного бюджета, а банковские ставки по военной ипотеке ниже, чем по обычной.

Достигается это путем предоставления государственных дотаций.

Суть военной ипотеки

Военная ипотека — это система, позволяющая военнослужащим приобрести жилье (квартиру, дом) в собственность на льготных условиях. Воспользоваться правом могут служащие любых войск и званий.

Работает система господдержки на базе реестра, в который вносятся все участники. Суть в том, что для каждого из них создается отдельный счет, куда поступают накопительные взносы.

Участники программы при определенных обстоятельствах, описанных в законе, могут получить заем из федерального бюджета. Сумма ссуды равна количеству собранных накопительных взносов.

Условия военной ипотеки

Для того чтобы ипотечная программа могла функционировать, была создана накопительная ипотечная система (НИС). Ее смысл в том, что в течение всего срока службы военного на его личный счет поступают накопления.

Сумма поступлений не бывает одинаковой, она корректируется ежегодно с учетом инфляции и на настоящий момент составляет больше 250 тыс. руб.

Средства, поступающие на личные счета военных, находятся в распоряжении Росвоенипотеки. Организация может инвестировать их и приносить доход будущим получателям денег. Владелец счета не может повлиять на эти процессы. До момента выдачи средства не принадлежат ему.

Чтобы стать участником НИС, офицер или служащий младшего командного состава должен прослужить 3 года. Использовать средства со счета НИС можно тоже только через 3 года со дня его открытия. То есть каждый участник обязан отдать армии не менее 6 лет.

Выплаты по военной ипотеке

Средства можно получить при подаче заявления. Они предоставляются в срок до 3 месяцев. Получить деньги по программе можно 1 раз за весь срок несения службы.

Деньги, накопленные на счете, идут на погашение целевого жилищного займа. Они используются для оплаты начального взноса. Остальные средства предоставляет Росвоенипотека.

Цели, на которые можно потратить деньги:

покупка жилья под залог;

внесение первоначального взноса по кредиту и дальнейшие выплаты;

покупка жилья по ДДУ.

Жилье, покупаемое в рамках программы, регистрируется как собственность военного, однако находится под залогом у банка и военного ведомства вплоть до конца срока выплат.

Военная ипотека при увольнении

Военнослужащий имеет право на льготу в течение всего периода службы, однако далеко не всем удается выслужить полный срок. В этом случае ипотечные выплаты могут быть переложены на плечи государства, а могут погашаться самим заемщиком.

О государственном участии речь идет, если причина увольнения уважительная.

К таковым относят увольнение в связи с реорганизацией (организационно-штатные мероприятия, они же ОШМ), по состоянию здоровья, по возрасту или семейным обстоятельствам. В этих случаях определяющим является срок службы уволенного. Если он превышает 20 лет — все накопления остаются в распоряжении бывшего служащего. При сроке в 10 лет военный имеет право не возвращать то, что использовал, но далее заем выплачивает сам. Если же не удалось прослужить и 10 лет, то использованные средства придется вернуть, а собранные накопления — оставить в НИС.

Читайте также:
Профстандарт специалиста в сфере закупок

При увольнении по иным причинам военному придется вернуть государству всю сумму накоплений.

Что делать, если супруги развелись во время действия ипотеки?

Рассмотрим, что будет с квартирой (домом) и самой военной ипотекой при разводе.

Имущество, приобретенное в рамках НИС, не может быть подвержено разделу, поскольку оно находится в залоге у банка и Минобороны.

Военнослужащий становится участником НИС вне зависимости от наличия у него семьи.

Имущественный спор возможен в отношении личных средств, внесенных дополнительно при оформлении ипотечного договора, то есть денег, внесенных из своего кармана без участия государства.

Предоставление военной ипотеки

На участие в данной программе имеют право:

  • офицеры, получившие звание после 2005 г. Они становятся участниками НИС автоматически;
  • офицеры, получившее звание до 2005 г. Им требуется подать отдельный рапорт для участия в НИС;
  • мичманы или прапорщики, прослужившие более 3 лет;
  • рядовые, сержанты, матросы и т.д. могут стать участниками системы только со второго контракта.

Главным условием получения военной ипотеки является участие в НИС в течение как минимум 3 лет. Данного требования придерживается большинство банков.

Возраст для предоставления ипотеки — от 22 до 45 лет. Срок предоставления займа определяется из возраста служащего. Кредит должен быть погашен в 45 лет и не позже. Изменения в военной ипотеке по категории лиц, которые вправе на нее претендовать в 2020 году, отсутствуют.

Чтобы оформить кредит, нужно действовать по такой схеме:

подать документы в банк самостоятельно. Для этого потребуются паспорт, заявление, свидетельство участника НИС и военный билет. В некоторых организациях могут потребовать дополнительные документы;

заявка оформляется и отправляется на рассмотрение. Если вы проходите по требованиям, банк одобряет заявку;

нужно собрать все требующиеся документы: документы заемщика, бумаги продавца, договор купли-продажи, документацию, касающуюся жилья;

следует подписать кредитный договор. Банк передает все собранные документы в Росвоенипотеку;

ведомство подписывает документацию и отправляет ее обратно в финансовую организацию. Одновременно на счет военнослужащего перечисляются средства. Если денег не хватает, он может добавить из личных сбережений;

после проведения этих операций жилье может быть зарегистрировано в собственность. Документы о регистрации нужно передать в банк;

получив регистрационные документы, кредитное учреждение передает их в Росвоенипотеку и выдает ипотечные деньги заемщику. С этого момента ведомство начинает исполнять кредитные обязательства служащего до момента погашения долга или его увольнения.

Погашение военной ипотеки

Выплаты производятся Росвоенипотекой из средств федерального бюджета. Однако ведомство будет платить за вас, только пока вы состоите на службе.

С 2012 года для выплаты военной ипотеки можно использовать материнский капитал. Однако, не стоит рассчитывать, что банк согласится принять сумму материнского капитала в счет первоначального взноса. Связано это с тем, что предоставление ПФР средств материнского капитала производится достаточно долго, а в некоторых случаях ПФР в этом отказывает. При этом банки не отказывают в погашении самого долга по займу материнским капиталом.

Размер ипотеки

Максимальный размер на сегодня составляет 2,2 млн руб. Если выбрано более дорогое жилье, то средства добавляются из собственных накоплений, при этом можно рассчитывать на налоговый вычет. Претендовать на вычет также можно, если квартира или дом приобретались без отделки.

Индексация ипотеки в 2020 году не проводилась. Вопрос индексации может быть рассмотрен при формировании федерального бюджета на год.

Рефинансирование военной ипотеки

С 2020 года действует программа рефинансирования военной ипотеки.

Ипотека, открытая на условиях НИС, может быть переведена в другой банк на условиях меньшего процента. Решение о возможности рефинансирования может принять и имеющийся на момент ипотеки банк, внеся изменения в имеющиеся договоренности.

Резюме

На льготный жилищный заем могут рассчитывать служащие любых войск и званий. Им предоставляется кредит на покупку квартиры (дома) под низкий процент, выдается субсидия из бюджета.

Введение военной ипотеки, помимо всего прочего, сделало более привлекательной службу по контракту на длительные сроки, что весьма положительно отразилось на атмосфере в армии и на состоянии дел во многих регионах России.

Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Комментарии

Добрый день, подскажите пожалуйста, я был военнослужащим,служил в войсках гражданской обороны (МЧС) ,при наступлении ОШМ , мою должность сократили и мне предложили уволиться по ОШМ или перевестись на другой вид службы (ГПС Государственная Противопожарная Служба) и меня уволили с военной службы в связи с переходом на ГПС,( пункт “б” пункта 2 статьи 51 ФЗ). Я являлся участником программы военной ипотеке молодым офицерам ФЗ от 20 08 2004 номер 117 – ФЗ , естественно я потерял право на ипотеку при увольнении , но вышла редакция к этому закону ( ФЗ от 20 08 2004 номер 117 – ФЗ , в редакции ФЗ номер 68 от 28.06.2011 г.) Сейчас я собираюсь увольняется с со службы ГПС и пойти служить военнослужащим в Мир.Обороны.

Вопрос: При поступлении на военную службу, могу ли я восстановиться в программе военной ипотеке, так как я не воспользовался своим правом .

Перечень военнослужащих, которые могут стать участниками НИС, а также основания для их включения, приведены в ст. 9 Федерального закона № 117-ФЗ от 20 августа 2004 года «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих».
Исходя из Вашего обращения, Вы относитесь к 15 категории участников НИС (военнослужащие, поступившие в добровольном порядке на военную службу из запаса, если они были исключены из реестра в связи с увольнением с военной службы по состоянию здоровья, или в связи с организационно-штатными мероприятиями, или по семейным обстоятельствам, предусмотренным законодательством Российской Федерации о воинской обязанности и военной службе) и подлежите включению в реестр в обязательном порядке.
Основанием для включения в реестр данной категории военнослужащих является заключение нового контракта. Соответственно датой возникновения основания для включения в реестр будет дата приказа о вступлении в силу нового контракта о прохождении военной службы. На Ваш именной накопительный счет (ИНС) будут восстановлены накопления, которые имелись на Вашем ИНС на момент исключения из реестра.

Читайте также:
Работы повышенной опасности - список профессий

Здравствуйте. Тема вопроса – материнский капитал и военная ипотека. Муж у меня военнослужащий, 3 года назад мы оформили военную ипотеку. Младшему ребенку в январе 2014 будет 3 года. Имею ли я право воспользоваться материнским капиталом и взять в ипотеку еще одну квартиру? И какие последствия могут быть с уже приобретенной квартирой по военной ипотеке?

Вы можете КУПИТЬ еще одну квартиру по гражданской ипотеке. Если ваши доходы это позволяют и банк вам выдаст кредит. «Последствий» с квартирой купленной по военной ипотеке не будет. Она по-прежнему будет собственностью вашего мужа, а ведомство будет погашать кредит пока ваш муж служит.

Однако, в случае увольнения вашей семье придется выплачивать кредит по двум квартирам самостоятельно.

Подскажите пожалуйста,с мужем мы вместе не живём, он приобрёл квартиру по военной ипотеке ,влияет ли это на получение мне военной ипотеки если я собираюсь приобрести квартиру( я тоже военнослужащая)

Нет, не влияет, так как муж получил жилье на себя одного.

Федеральный закон от 20 августа 2004 г. N 117-ФЗ «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих»
Статья 9. Участники накопительно-ипотечной системы
3) исполнение государством своих обязательств по обеспечению военнослужащего в период прохождения военной службы жилым помещением (за исключением жилого помещения специализированного жилищного фонда) иным предусмотренным нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации способом за счет средств федерального бюджета.

Как устроена военная ипотека

И как военнослужащему купить квартиру за счет государства

В России действует государственная программа субсидирования ипотеки для военных.

Пока гражданин служит, кредит за него выплачивает государство. Это и есть главное отличие военной ипотеки от гражданской.

Но все слишком сложно — нужно разобраться в требованиях к участникам и изучить тонкости. Я работаю с экспертами госпрограмм на покупку жилья и знаю, как все устроено. Расскажу о том, что это за программа и как военному принять в ней участие.

Что такое военная ипотека

Чтобы повысить престиж воинской службы, государство помогает военным приобрести свое жилье. Оно как бы говорит: «Служи мне долго и честно, а я тебе помогу с жильем». Военный сам выбирает квартиру, а государство выдает ипотеку и платит по ней, пока военный служит. Если он выполнит все условия программы, квартира остается в его собственности. Если нет, например решит досрочно уволиться со службы, придется вернуть все бюджетные деньги и выплатить кредит самостоятельно. И это главный минус этой программы.

В вооруженных силах России служат по призыву или по контракту. Льготная программа распространяется только на тех, кто заключил контракт. Она не зависит от семейного положения, детей или наличия другой недвижимости. Даже если у человека уже есть квартира, но он служит по контракту, он имеет право на военную ипотеку.

Государство не ограничивает военного в месте покупки жилья: если служит на Чукотке, а квартиру хочет купить в Москве, так можно.

Купить квартиру по программе военной ипотеки может любой, кто участвует в специальной программе накопительно-ипотечной системы.

Что за накопительно-ипотечная система

Это система жилищного обеспечения военнослужащих. Благодаря ей военнослужащий может получить целевой жилищный заем и купить собственное жилье. Государство дает эти деньги безвозмездно на время службы.

Целевой жилищный заем состоит из накопительной и инвестиционной частей. Для накопительной части государство перечисляет взносы из федерального бюджета на именной счет каждого участника накопительно-ипотечной системы. Сумму годового взноса индексируют с учетом инфляции в начале года. Инвестиционную часть накоплений государство передает в доверительное управление государственной компании. Она инвестирует их в разрешенные активы: государственные ценные бумаги, акции российских эмитентов, ипотечные ценные бумаги. Взносы зачисляются на счет ежемесячно, а доход от инвестирования — каждый квартал.

В первое время эти деньги только копятся. Через три года их можно использовать для первоначального взноса по ипотеке и обслуживания кредита, но они все равно пока еще будут принадлежать государству. Когда военный прослужит не менее 20 лет или уволится после 10 лет службы по уважительным основаниям, например если его часть расформировали, они станут его собственностью. Если уволится раньше, деньги придется вернуть.

Государство поручило исполнять эту программу Росвоенипотеке. Это специальное подразделение Минобороны, которое сопровождает программу информационно и контролирует ее.

Как попасть в реестр накопительно-ипотечной системы

Чтобы получить заем, нужно стать участником накопительно-ипотечной системы и иметь основания для включения. Для этого необходимо выполнить три условия: служить в вооруженных силах по контракту, быть гражданином РФ и попасть в специальный реестр участников программы.

Кто может стать участником программы. Участвовать могут не все, а только определенные законом категории военнослужащих, например:

  • офицеры и выпускники военных вузов и училищ, заключившие контракт;
  • прапорщики и мичманы, прослужившие по контракту три года;
  • сержанты, старшины, солдаты, матросы, которые заключили второй контракт;
  • военнослужащие из запаса, которые заключили второй контракт;
  • сотрудники Росгвардии, СОБР, ОМОН, вневедомственной охраны — они приравнены к военнослужащим.

Какие нужны основания. Даже если военнослужащий принадлежит к нужной категории, он попадет в реестр участников, только когда для этого появятся основания. Их перечень указан в законе. Например, если окончил военный вуз, заключил контракт и получил первое воинское звание офицера или прослужил по контракту как мичман больше трех лет.

п. 12 постановления правительства № 89 — категории участников и основания для включения в НИС

За этим следит воинская часть: оформляет данные, заводит личную карточку участника накопительно-ипотечной системы и прикрепляет ее к личному делу.

После этого департамент жилищного обеспечения Минобороны РФ вносит военного в реестр. А Росвоенипотека выдает уведомление, где указан его регистрационный номер, и открывает на этот номер именной накопительный счет. По номеру на сайте Росвоенипотеки легко проверить сумму на именном счете, которая накопилась к этому моменту за счет взносов и инвестирования. Номер счета заносится в личное дело военного.

Читайте также:
Бланки строгой отчетности для ООО и ИП: порядок получения, учета, хранения и использования

Программа начала работать только с 2005 года, и автоматически к ней подключают тех, у кого появляются основания. Но у многих военных основания возникли еще до того, как программа появилась, например если человек служит уже 30 лет. Такие военные могут подать рапорт на имя командира воинской части, чтобы участвовать в программе добровольно.

Форма рапорта на включение в реестр НИСDOC, 29 КБ

Чтобы подать документы для включения в реестр, потребуются:

  1. Личная карточка участника накопительно-ипотечной системы.
  2. Копия рапорта для военнослужащих, которые подавали рапорт.
  3. Копия паспорта военнослужащего.
  4. Копия контракта о прохождении военной службы.

Свидетельство о праве на целевой жилищный заем

Спустя три года с того момента, как военный попал в накопительно-ипотечную систему, он может получить целевой жилищный заем. Для этого он подает рапорт на имя командира воинской части и в течение трех месяцев получает свидетельство. Со свидетельством он может пойти в банк и получить ипотеку для покупки жилья. Если у него уже есть кредит на жилье, он может погасить его накопленными на счете деньгами.

Форма рапорта на получение свидетельстваDOC, 29 КБ

Свидетельство действует ограниченный срок — 6 месяцев. Если за это время военный не успеет купить жилье или использовать деньги с накопительного счета, свидетельство придется получать заново.

Сумму, которая накопилась за это время, можно узнать в личном кабинете участника накопительно-ипотечной системы.

Как происходит покупка жилья

Для покупки жилья военный может использовать целевой жилищный заем, материнский капитал и личные сбережения. Иногда даже хватает только займа, например если военный решил воспользоваться накоплениями в конце срока службы и добавил свои сбережения. Если средств не хватает — можно взять кредит. В стоимости жилья военного никто не ограничивает. Если он готов выплачивать ежемесячно большую сумму ради квартиры в центре Москвы, он может ее купить.

Банк выдает кредит военному на такой срок, чтобы он мог погасить его до конца службы. Многие банки считают 45 лет как предельный возраст пребывания на службе и выдают кредит на срок, оставшийся до момента, пока военному не исполнится 45 лет. Это условие и процентная ставка банка учитываются при расчете суммы кредита.

Ставки банков по программе военной ипотеки на июнь 2019 года:
Открытие — 9,2%,
Россельхозбанк — 9,5%,
Дом-рф — 10,3%

Например, военнослужащий оформляет военную ипотеку под 9,5% годовых на 20 лет. Размер ежемесячной выплаты в 2019 году — 23 334 Р . С такими выплатами максимальная сумма кредита составит 2 502 000 Р .

Как оформить военную ипотеку

Чтобы оформить кредит, понадобится паспорт гражданина РФ и свидетельство о праве на получение целевого жилищного займа. Вот как это выглядит по шагам:

  1. Военный выбирает банк и подходящее жилье. Это может быть квартира в новостройке, вторичное жилье, частный дом или таунхаус.
  2. Заключает предварительный договор купли-продажи с продавцом или долевого участия с застройщиком.
  3. Подписывает кредитный договор с банком. В банке для него открывается счет.
  4. Заключает договор целевого жилищного займа с Росвоенипотекой, после чего на счет в банке переводятся деньги с накопительного счета. Эта сумма предназначена для первоначального взноса.
  5. Регистрирует право собственности с двойным обременением в пользу государства и банка. Предоставляет в банк свидетельство о праве собственности и выписку из ЕГРН. Оформляет страхование имущества.
  6. Банк переводит деньги продавцу квартиры: целевой жилищный заем и сумму ипотечного кредита.
  7. Военный предоставляет свидетельство о праве собственности и выписку из ЕГРН в Росвоенипотеку. Росвоенипотека перечисляет ежемесячные платежи автоматически на счет банка, который выдал кредит, и платит за обслуживание. Это происходит за счет денег, которые продолжают поступать на накопительный счет участника накопительно-ипотечной системы. Военную ипотеку рассчитывают так, чтобы взносы покрывали ежемесячные платежи и за военным не копился долг.

Дополнительные расходы по оформлению ипотечного кредита оплачивает военнослужащий:

  1. Имущественное страхование — 0,3–0,5% от суммы кредита.
  2. Оценка — от 3000 Р .
  3. Госпошлина: 2000 Р — регистрация прав собственности, 1000 Р — регистрация договора купли-продажи, 300 Р — выписка из ЕГРН.

Если военный уволился

Его исключают из накопительно-ипотечной системы. Если к этому моменту он уже получил право использовать свои накопления, возвращать деньги в федеральный бюджет не придется. Если взял кредит и еще не выплатил, оставшуюся часть будет гасить за свой счет.

Также имеет значение, как военный уволился. По закону он получает право использовать накопления, если уволился по уважительным основаниям. Если уволился без уважительных оснований, должен вернуть все потраченные на него деньги.

По уважительным основаниям. К ним относится служба больше двадцати лет либо не меньше десяти лет при условии, что военный:

  1. достиг предельного возраста пребывания на военной службе;
  2. военно-врачебная комиссия признала его ограниченно годным к службе;
  3. уволен в связи с организационно-штатными мероприятиями;
  4. уволен по семейным обстоятельствам, например если второй супруг тоже военнослужащий и его переводят в другое место.

Также уважительным основанием считается признание военно-врачебной комиссией военного не годным к службе.

Если военный погиб, умер либо признан безвестно отсутствующим, его исключают из программы. Семья может принять на себя обязательства по ипотеке и продолжить погашать кредит за счет начислений на его накопительный счет.

При досрочном увольнении по уважительным основаниям накопительный счет участника закрывается, но остается право на получение дополнительных денежных накоплений. Их можно использовать для погашения военной ипотеки или на другие нужды.

Для расчета суммы дополнительных накоплений учитывают ежемесячную базовую выплату текущего года и количество месяцев и дней, которые оставалось прослужить до выслуги в 20 лет. Сумма перечисляется единовременно в течение трех месяцев после подачи заявления. Она идет на погашение задолженности по целевому жилищному займу и ипотеке или на указанные военным реквизиты.

Постановление правительства № 686 — правила выплаты дополнительных накоплений

Например, военный увольняется по состоянию здоровья в ноябре 2018 года. Продолжительность его выслуги к моменту увольнения — 10 лет 3 месяца. Это значит, что до 20 лет он не дослужил 9 лет и 9 месяцев. Ежемесячная выплата в 2018 году — 22 372 Р , то есть сумма дополнительных накоплений за оставшийся срок составит 2 617 524 Р .

Читайте также:
Номинальная заработная плата – что это, среднемесячная номинальная зарплата

Если он увольняется по уважительным основаниям, но право на использование еще не наступило, вернуть долг нужно в течение десяти лет. В этом случае проценты не начисляются. Возвращать долг он будет каждый месяц. Платеж будет считаться так:

Ежемесячный платеж = сумма долга по целевому жилищному займу / 120 месяцев

Без уважительных оснований. Если военный уволился, но еще не получил право использовать накопления, он становится должником перед государством. Теперь он обязан вернуть все деньги по договору целевого жилищного займа: первоначальный взнос и все ежемесячные перечисления в счет погашения ипотеки.

Если военный уволен по основаниям из пункта 76 порядка погашения ЦЖЗ, например лишен воинского звания или перестал быть гражданином РФ, то на долг начисляются проценты по ставке ЦБ РФ на дату исключения из накопительно-ипотечной системы. Вернуть долг нужно в течение 10 лет со дня увольнения.

При повторном восстановлении. По закону военнослужащие, которые уволились по окончании контракта после 18 марта 2017 года и снова поступили на военную службу, не теряют деньги на накопительном счете за предыдущий срок участия в накопительно-ипотечной системе.

Если военный купил жилье с использованием целевого жилищного займа и ипотеки, уволился по окончании контракта, а затем заключил новый контракт и восстановился на военной службе, он перестает быть должником. В этом случае он должен самостоятельно погасить лишь выплаты по кредиту за период между контрактами.

Как снять обременение

Квартира, купленная с использованием целевого жилищного займа и ипотечного кредита, — собственность военного, но находится в залоге у банка и государства. То есть чтобы свободно распоряжаться собственностью, нужно снять два обременения.

Обременение в пользу государства снимается в двух случаях: если у военнослужащего возникло право использовать накопления или если он уволился без уважительных оснований и вернул долг. После этого в течение 30 дней Росвоенипотека направляет в Росреестр заявление о снятии обременения в пользу государства.

Как только заявление поступило в Росреестр, в течение 3 рабочих дней он снимает обременение в пользу государства и подтверждает это документом.

Военным, исключенным из реестра накопительно-ипотечной системы до 1 января 2016 года, и тем, кто вернул средства целевого жилищного займа и продолжает службу, нужно подать заявление на снятие обременения с квартиры в Росвоенипотеку.

После этого в течение 30 рабочих дней Росвоенипотека направляет заявление в Росреестр о погашении ипотеки в пользу государства. А после подтверждения из Росреестра отправляет участнику накопительно-ипотечной системы уведомление.

Обременение в пользу банка снимается после погашения кредита. Этот вопрос военный решает с банком в порядке, который указан в кредитном договоре.

Рефинансирование военной ипотеки

Военную ипотеку можно рефинансировать — перевести в другой банк с меньшей процентной ставкой по кредиту. На счете продолжит накапливаться сумма, которую можно использовать по своему усмотрению после возникновения права использовать накопления.

Рефинансировать можно не в любом банке, а только в тех, в которых разрешило государство.

При рефинансировании военной ипотеки Росвоенипотека закрывает обязательства по старому кредиту и не может в этот же месяц платить новому кредитору. Поэтому первый раз новому банку платит сам военный. Обычно это сумма не выше той, что государство ежемесячно выплачивает за военного по ипотеке. Также на плечи военного лягут расходы на имущественное страхование и госпошлину.

Налоговый вычет по военной ипотеке

По военной ипотеке тоже можно получить налоговый вычет, но при одном условии: если заемщик использовал для покупки жилья собственные средства. Оформить налоговый вычет на бюджетные деньги не получится.

Размер вычета — 13% от максимально возможной суммы 2 миллиона рублей. Если заемщик использовал 2 миллиона рублей собственных средств, он получит 260 000 рублей.

На покупку квартиры за 3 600 000 Р оформлена военная ипотека. Первоначальный взнос за счет накоплений участника накопительно-ипотечной системы — 865 468 Р , своих средств — 292 532 Р . Еще военный получил кредит в банке на 2 442 000 Р . То есть налоговый вычет можно оформить только с 292 532 Р . 13% от этой суммы — 38 029 Р .

Если муж и жена — военнослужащие

Если оба супруга — участники накопительно-ипотечной системы, каждый из них имеет право заключить с Росвоенипотекой договор целевого жилищного займа и купить жилье в общую собственность.

Если жилье покупается в ипотеку, на супругов оформляется кредитный договор, где один из супругов указан как основной заемщик. В этом случае Росвоенипотека перечисляет средства целевых жилищных займов на его банковский счет.

Раздел квартиры при разводе

Имущество, приобретенное в браке, считается совместно нажитым и подлежит разделу при разводе. Исключение — имущество, которое куплено за счет денег, имеющих специальное целевое назначение. По закону квартира по военной ипотеке не совместно нажитое имущество, так как при ее покупке использованы средства целевого жилищного займа. Та часть квартиры, которая куплена на эти средства, разделу не подлежит.

Если в семье один военный, бывшие супруги будут делить пополам только личные вложения, которые использовались при покупке жилья. Если есть брачный договор или документальное подтверждение размера участия одного из супругов, делить личные вложения могут в других пропорциях.

Но в судебной практике появились случаи, когда суд делит квартиру в равных долях. Вот как решают этот вопрос:

  1. квартиру делят на равные доли, а бывшие супруги оформляют отдельный кредит на каждую долю;
  2. квартира остается в собственности военного, но он выплачивает супруге денежную компенсацию за ее долю;
  3. банк выставляет квартиру на продажу. На вырученные средства бывшие супруги погашают кредит и делят остаток между собой.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: