Рабочее место сотрудника: определение, нормативы

Рабочее место сотрудника: определение, нормативы

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАБОЧЕЕ МЕСТО ОПЕРАТОРА

Общие эргономические требования и требования к производственной среде. Методы измерения

Displays. Operator’s workplace. General ergonomic requirements and environmental requirements. Measuring methods

Дата введения 1997-07-01

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Научным Центром социально-производственных проблем охраны труда

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 10 июля 1996 г. N 451

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2008 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на индивидуальное рабочее место оператора, снабженное средствами отображения информации на электронно-лучевых трубках (дисплей, видеомонитор, видеомодуль, видеодисплейный терминал (далее – дисплей).

Стандарт устанавливает эргономические требования к рабочему месту оператора при выполнении работы сидя, требования к производственной среде, а также методы измерения и оценки эргономических параметров и факторов производственной среды на рабочем месте.

Стандарт не распространяется на рабочее место с дисплеем для управления технологическим процессом, транспортным средством, на рабочее место специального назначения и на рабочее место для учащегося.

Обязательные требования к рабочему месту оператора и производственной среде изложены в разделах 4, 5.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 12.1.005-88 Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны

ГОСТ 12.1.050-86 Система стандартов безопасности труда. Методы измерения шума на рабочих местах

ГОСТ 427-75 Линейки измерительные металлические. Технические условия

ГОСТ 7721-89 Источники света для измерений цвета. Типы. Технические требования. Маркировка

ГОСТ 21889-76 Система “человек-машина”. Кресло человека-оператора. Общие эргономические требования

ГОСТ 24940-96* Здания и сооружения. Метод измерения освещенности

* На территории Российской Федерации документ не действует. Действует ГОСТ Р 54944-2012, здесь и далее по тексту. – Примечание изготовителя базы данных.

ГОСТ Р 50948-2001 Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности

ГОСТ Р 50949-2001 Средства отображения информации индивидуального пользования. Методы измерения и оценки эргономических параметров и параметров безопасности

3 Определения

В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями по ГОСТ 21889, ГОСТ 12.1.005 и приведенные в приложении А.

4 Общие эргономические требования к рабочему месту оператора

4.1 Общие требования

4.1.1 Рабочее место с дисплеем должно обеспечивать оператору возможность удобного выполнения работ в положении сидя и не создавать перегрузки костно-мышечной системы.

4.1.2 Основными элементами рабочего места оператора являются: рабочий стол, рабочий стул (кресло), дисплей, клавиатура; вспомогательными – пюпитр, подставка для ног.

4.2 Требования к рабочему столу

4.2.1 Конструкция рабочего стола должна обеспечивать возможность размещения на рабочей поверхности необходимого комплекта оборудования и документов с учетом характера выполняемой работы.

4.2.2 Рабочие столы по конструктивному исполнению подразделяют на регулируемые и нерегулируемые по изменению высоты рабочей поверхности.

Регулируемая высота рабочей поверхности стола должна изменяться в пределах от 680 до 800 мм. Механизмы для регулирования высоты рабочей поверхности стола должны быть легко досягаемыми в положении сидя, иметь легкость управления и надежную фиксацию.

Высота рабочей поверхности стола при нерегулируемой высоте должна составлять 725 мм.

4.2.3 Размеры рабочей поверхности стола должны быть: глубина – не менее 600(800) мм, ширина – не менее 1200(1600) мм.

Примечание – В скобках указаны предпочтительные значения.

4.2.4 Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной – не менее 500 мм, глубиной на уровне колен – не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.

4.2.5 Рабочая поверхность стола не должна иметь острых углов и краев. Покрытие рабочей поверхности стола должно быть из диффузно отражающего материала с коэффициентом отражения 0,45-0,50.

4.3 Требования к рабочему стулу (креслу)

4.3.1 Рабочий стул (кресло) должен обеспечивать поддержание физиологически рациональной рабочей позы оператора в процессе трудовой деятельности, создавать условия для изменения позы с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины, а также для исключения нарушения циркуляции крови в нижних конечностях.

4.3.2 Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

В целях снижения статического напряжения мышц рук следует использовать стационарные или съемные подлокотники, регулирующиеся по высоте над сиденьем и внутреннему расстоянию между подлокотниками.

Регулирование каждого положения должно быть независимым, легко осуществимым и иметь надежную фиксацию.

4.3.3 Поверхность сиденья должна иметь ширину и глубину не менее 400 мм. Должна быть предусмотрена возможность изменения угла наклона поверхности сиденья от 15° вперед до 5° назад. Высота поверхности сиденья должна регулироваться в пределах от 400 до 550 мм.

4.3.4 Опорная поверхность спинки стула (кресла) должна иметь высоту (300±20) мм, ширину не менее 380 мм и радиус кривизны в горизонтальной плоскости 400 мм.

Угол наклона спинки в вертикальной плоскости должен регулироваться в пределах 0°±30° от вертикального положения.

Расстояние спинки от переднего края сиденья должно регулироваться в пределах от 260 до 400 мм.

4.3.5 Подлокотники должны быть длиной не менее 250 мм, шириной – 50-70 мм, иметь возможность регулирования по высоте над сиденьем в пределах (230±30) мм и регулирования внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах от 350 до 500 мм.

4.4 Требования к подставке для ног

4.4.1 Подставка для ног должна регулироваться по высоте в пределах до 150 мм и углу наклона опорной поверхности – до 20°.

4.4.2 Ширина опорной поверхности подставки для ног должна быть не менее 300 мм, глубина – не менее 400 мм.

4.4.3 Поверхность подставки должна быть рифленой. По переднему краю должен быть предусмотрен бортик высотой 10 мм.

4.5 Требования к дисплею

4.5.1 Дисплей на рабочем месте оператора должен располагаться так, чтобы изображение в любой его части было различимо без необходимости поднять или опустить голову.

4.5.2 Дисплей на рабочем месте должен быть установлен ниже уровня глаз оператора. Угол наблюдения экрана оператором относительно горизонтальной линии взгляда не должен превышать 60°, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Расположение дисплея на столе

4.5.3 Требования к конструкции дисплея, визуальным параметрам экрана и параметрам излучений – по ГОСТ Р 50948.

4.6 Требования к клавиатуре

4.6.1 Клавиатура на рабочем месте оператора должна располагаться так, чтобы обеспечивалась оптимальная видимость экрана.

4.6.2 Клавиатура должна иметь возможность свободного перемещения. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии от 100 до 300 мм от переднего края, обращенного к оператору, или на специальной регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.

4.7. Требования к пюпитру

4.7.1 Пюпитр должен иметь по длине и ширине размеры, соответствующие размерам устанавливаемых на нем документов.

Угол наклона пюпитра должен регулироваться в пределах 30°-70° от вертикального положения.

4.7.2 Пюпитр должен быть установлен на одном уровне с экраном дисплея и отстоять от глаз оператора на том же расстоянии, что и экран, либо отличаться от него, но не более чем на 100 мм.

4.7.3 Поверхность пюпитра должна иметь покрытие из диффузно отражающего материала с коэффициентом отражения 0,45-0,50.

5 Требования к производственной среде

5.1 Требования к освещению

5.1.1 Освещенность рабочего места оператора на рабочем столе в горизонтальной плоскости от общего искусственного освещения должна быть от 300 до 500 лк.

5.1.2 Освещенность на пюпитре в вертикальной плоскости должна быть не менее 300 лк.

5.1.3 Для освещения зоны расположения документов допускается установка светильников местного освещения.

5.1.4 Отношение яркостей в зоне наблюдения (экран, документ, поверхность стола) должно быть не более 10:1.

5.1.5 В поле зрения оператора должны отсутствовать прямая и отраженная блескость. Для снижения блескости необходимо:

– оборудовать светопроемы солнцезащитными устройствами (шторами, регулируемыми жалюзи, внешними козырьками и т.д.);

– использовать для общего освещения светильники с рассеивателями и экранирующими решетками, яркость которых в зоне углов излучения более 50° от вертикали не должна превышать 200 кд/м ;

– использовать для местного освещения светильники с непросвечивающим отражателем и защитным углом не менее 40°;

– размещать рабочий стол так, чтобы оконный проем находился сбоку (справа или слева), при этом дисплей должен располагаться на поверхности стола справа или слева от оператора;

– размещать рабочий стол между рядами светильников общего освещения;

– использовать дисплей, имеющий антибликовое покрытие экрана или антибликовый фильтр.

5.1.6 На рабочем месте оператора должна быть ограничена пульсация освещенности от газоразрядных источников света.

Для ограничения пульсации освещенности следует использовать в светильниках с газоразрядными лампами высокочастотные пуско-регулирующие аппараты или включать лампы в многоламповых светильниках (или рядом расположенные светильники общего освещения) на разные фазы трехфазной сети и использовать преимущественно люминесцентные лампы белого света.

5.2 Требования к шуму

5.2.1 Уровень шума на рабочем месте оператора не должен превышать значений, указанных в таблице 1.

Уровни звукового давления, дБ, в октавных полосах со среднегеометрическими частотами, Гц

Уровень звука и эквивалентный уровень звука, дБА

Рабочее место сотрудника: определение, нормативы

• Все курсы
• Треки

• HR-start
• HR-admin
• Коммуникации
• Management Skills
• HR-Tech и Analytics
• Обучение и Развитие
• Compensation и Benefits
• Рекрутмент и Адаптация

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:

ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),

создание контента (ролики, фотографии, посты) и т. д.

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Кейс по расчету численности сменного персонала от HR-ПРАКТИКА

Вместо предисловия

Этот кейс — невыдуманный пример из практики работы специалиста компенсациям и льготам, экономиста или нормировщика.

Одному из коллег задача показалась трудной, пришлось подробно разбирать логику решения, так рабочая задача превратилась в учебный кейс.

Вводные кейса

Склад, компании, торгующей электротехнической продукцией в сентябре текущего года должен отгрузить 39288 единиц товара.

По норме один складской работник отгружает 52 единицы товара в час.

Складские работники работают в режиме 6 дней в неделю с 9 до 18 часов с перерывом на обед.

Планируется, что склад перейдет на круглосуточный режим работы без выходных и перерывов.

1. Рассчитать необходимую штатную численность персонала на заданный объем работы.
2. Рассчитать необходимую численность персонала на восьмичасовую смену при шестидневной рабочей неделе с выходным днем в воскресенье.
3. Рассчитать необходимую численность персонала на смену при круглосуточном режиме работы без выходных и перерывов.

Решение задачи 1.

Необходимая штатная численность персонала в нашем случае не зависит от применяемого режима работы, так для ее расчета используется всего две величины — количество часов. которое нужно отработать, чтобы отгрузить продукцию в заданном объеме, и норма рабочего времени по производственному календарю.

Чтобы рассчитать численность сотрудников склада для штатного расписания, сначала определяем, сколько часов они должны отработать в сентябре месяце, для которого мы делаем расчет штатной численности.

Для этого наш плановый объем (39288 единиц товара) делим на норму выработки (52 единицы товара в час) — 39288/52=756 часов.

756 часов — это количество рабочих часов, за которое будут отгружены 39288 единиц товара.

В сентябре норма времени по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели составляет 176 рабочих часов.

Для расчета нужного количества сотрудников склада делим количество рабочих часов, которые нам нужны на отгрузку планового объема (756), на норму рабочего времени по производственному календарю сентября (176 часов) — 756/176=4,3 (сотрудника).

Итак, по нашим расчетам, для выполнения работы нам хватит 4-х работников.

Если поделить на четверых 0,3 недостающей штатной единицы, то получится, что нагрузка на одного сотрудника составит 108%.

Это соответствует переработке на 40 минут ежесменно, при превышении значения загрузки, равного 115% количество штатных единиц целесообразно увеличить до 5.

Решение задачи 2.

Рассчитываем, сколько сотрудников склада должны выходить в смену при шестидневном режиме работы с одним выходным днем.

Сначала нам нужно рассчитать объем работы на одну смену.

Это несложно — при шестидневной неделе склад работает в сентябре 26 дней.

Делим месячный объем на количество смен, получаем объем отгрузки за одну смену — 39288/26=1511 — столько единиц товара склад должен отгрузить в сентябре за одну смену.

Смена длится 8 часов, для того чтобы понять, какой объем сотрудник склада осилит за 8 часов, умножаем норму выработки (52 единицы товара в час) на количество часов в смену (8).

52*8=416 единиц товара сотрудник успеет отгрузить за 8 часов

Ну а дальше все совсем просто — есть объем на смену (1511 единиц товара), есть норма выработки на смену (416 единиц товара на одного сотрудника) — 1511/416=3,6 сотрудников на смену, из чего следует, что целесообразно выводить в смену 4-х сотрудников склада.

Возможно, нагрузка будет неравномерно распределена по сменам, тогда в какие-то дни нам хватит 3-х, а в другие дни будут загружены 4 сотрудника.

Итак, задача решена — в смену длительностью 8 часов при шестидневной рабочей неделе, в зависимости от нагрузки, нам нужно 3 или 4 сотрудника.

Решение задачи 3.

Оно аналогично решению задачи 2, отличаются лишь используемые для расчета значения.

В сентябре 30 дней, склад работает днем и ночью, соответственно, количество смен (ночных и дневных) в сумме равно 60.

Делим объем работы на количество смен — 39288/60=655 единиц товара в смену.

Рассчитываем норму выработки на 12-часовую смену — 52*12=624 единицы товара сотрудник успеет отгрузить за смену.

Далее делим объем на сменную выработку и получаем расчет необходимой численности на смену.

655/624=1,05, итак, в смену при круглосуточном режиме работы и длительности смены 12 часов в смену нам нужно выводить одного сотрудника.

Резюме

Конечно, выполняя расчеты в кейсе, я сознательно упростил его решение.

В частности, не применялся коэффициент потерь рабочего времени, норма выработки по умолчанию включала в себя все виды затрат рабочего времени, загрузка по сменам по умолчанию считалась равномерной.

Тем не менее кейс, как мне кажется, полезен для демонстрации принципов решения схожих задач.

Если вы захотите сделать расчет точнее, рекомендую почитать про 12 принципов расчета численности персонала.

Всем успехов и правильных расчетов!

Автор: Денис Карандашев

Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Норма часов при сменном графике работы по Трудовому кодексу

• Сменный режим работы как вид занятости по ТК РФ
• График сменности, ограничения его применения
• Норма часов при сменном графике работы, суммированный учет рабочего времени
• Итоги

Сменный режим работы как вид занятости по ТК РФ

Имея объективные причины, работодатель может установить для работников сменный режим труда, что разрешено ст. 103 ТК РФ.

В качестве объективных причин трудовое законодательство называет такие критерии производственного процесса, как:

• протяженность производственного цикла больше максимально определенной законодательством длительности ежедневного труда;
• интенсификация использования производственного оборудования для увеличения выпуска готовой продукции.

В качестве примера приведем процесс производства продукции на конвейерной линии непрерывного цикла. Производственное оборудование в этом случае должно работать круглосуточно, включая субботу и воскресенье — традиционные выходные дни. Данный режим загрузки оборудования создает необходимость в аналогичном графике труда работников, занятых на производстве. Таким образом, описанный производственный процесс требует введения сменного режима труда.

График работы в смену предполагает занятость в процессе труда групп работников. Каждая группа обеспечивает обслуживание производственного цикла в рамках нормальной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

График сменности, ограничения его применения

График сменности — это локальный нормативный акт, определяющий условия труда работников, которые трудятся посменно. Разработка этого документа, а также его утверждение и обязательное доведение до сведения работников, занятых в процессе труда на условиях сменности, — обязанность работодателя.

В ст. 103 ТК РФ отмечается, что по общему правилу график сменности является частью коллективного договора, следовательно, он должен быть согласован с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В случае отсутствия коллективного договора и/или представительного органа работников график сменности в виде отдельного правового акта утверждает руководитель.

График сменности в обязательном порядке должен содержать существенные условия работы в сменном режиме:

• количество смен за учетный период;
• длительность рабочего времени за смену, время ее начала и окончания;
• перерывы на отдых и прием пищи;
• время ежедневного и еженедельного отдыха;
• расписание чередования смен.

При составлении сменного графика аналитики трудового права предлагают руководствоваться актуальными положениями Методических рекомендаций по организации многосменной работы производственных объединений (предприятий) промышленности, утвержденных Госкомтрудом СССР (Москва, 1988).

В приведенном выше примере логично и эффективно использовать график сменности 4 бригад, которые работают в следующем режиме: 3 бригады обеспечивают рабочий процесс круглосуточно в 3 смены по 8 часов, четвертая отдыхает.

ВАЖНО! Если трудовой договор с работником содержит условие о сменной работе, наниматель обязан уведомить его о графике сменности на следующий учетный период не менее чем за месяц до начала его действия (ст. 103 ТК РФ).

Итак, в нашем примере график сменности выступает инструментом, созданным работодателем для обеспечения рабочего цикла, технологически имеющего большую продолжительность, чем максимальная, определенная законом длительность ежедневного труда. Это влечет за собой необходимость работы в вечерние и ночные часы.

Трудовое законодательство, защищая права работника, вводит определенные ограничения на использование труда вечером и ночью и, как, впрочем, при любом режиме рабочего времени, требует установленного соотношения времени труда и отдыха.

ТК РФ устанавливает следующие ограничения:

• ст. 103 запрещает привлечение к работе 2 смены подряд;
• ст. 96 запрещает использовать в ночное время (по ТК РФ это промежуток с 22 до 6 часов) труд беременных женщин и работников до 18 лет и ограничивает возможность использования труда инвалидов, лиц с семейными обязанностями в отношении малолетних детей и других лиц, требуя их письменного согласия на работу в ночное время, при условии, что она разрешена им по медицинским показаниям.

Об особенностях организации работы в ночное время читайте в материале «Работа в ночное время по Трудовому кодексу (нюансы)».

Норма часов при сменном графике работы, суммированный учет рабочего времени

Трудовое законодательство нормирует нормальную продолжительность трудовой недели — не более 40 часов в общем случае. Сокращенная неделя и меньшая продолжительность ежедневного труда закреплены ТК РФ для определенных групп работников в силу их возраста, состояния здоровья, прохождения обучения, а также занятости на работе с вредными или опасными условиями труда (ст. 92, 94 ТК РФ). Эти нормы общеприменимы, в том числе и для режима сменной работы.

Однако нанимателям, практикующим сменный труд работников, часто сложно выдержать принцип нормальной длительности рабочей недели, составляющей не более 40 часов. Это связано со спецификой производственного процесса. В этом случае ст. 94 ТК РФ разрешает работодателю использовать суммированный учет рабочего времени.

Получите пошаговую инструкцию по введению суммированного учета рабочего времени на предприятии, оформив пробный бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.

При подсчете отработанного времени за базовый отрезок принимается месяц, квартал или год. Этот период для подсчета количества рабочих часов называется учетным. Время, потраченное работником на выполнение трудовых обязанностей в учетном периоде, не должно быть больше нормального количества часов рабочей недели, кратного количеству недель.

Следовательно, при применении суммированного учета рабочего времени 1 отдельная смена может отличаться по продолжительности как в большую, так и в меньшую сторону. Но в целом количество отработанных часов за принятый в качестве учетного отрезок времени должно быть не больше установленного для этого периода при условии нормальной продолжительности труда.

Форму для учета рабочего времени и порядок ее заполнения см. в статье «Табель учета рабочего времени – форма Т-13 (бланк)».

ТК РФ ограничивает длительность учетного периода: он не может быть более 1 года. Применение суммированного учета рабочего времени затрагивает основополагающие права работника — на труд и отдых. Именно поэтому оно должно быть оформлено отдельным локальным правовым актом работодателя либо положением о правилах внутреннего распорядка.

Итоги

Некоторые производственные процессы (непрерывные, технологически сложные или имеющие продолжительные производственные циклы) требуют организации работы в сменном режиме. При сменном графике работы сложно соблюсти нормальную продолжительность труда, приходящуюся на рабочую неделю (40 часов). Поэтому при таком режиме труда ТК РФ допускает возможность иного определения нормы рабочего времени. Эта норма устанавливается для определенного учетного периода (месяца, квартала или года).

Познакомиться с практическими решениями сложных вопросов начисления заработной платы можно на нашем форуме. Например, по этой ветке можно почитать про примеры «из жизни» и задать свой вопрос.

Штатная численность службы документационного обеспечения

Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

1. Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
   • входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
   • исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
   • внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
   • все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
2. Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

• средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
• общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

• нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
• межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
• нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
• нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
• укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
• межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
• типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

1. Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

• основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
• второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
• третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота 2 . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день»

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

См. статью «Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»»

Договор материальной ответственности Кассира

Договор материальной ответственности Кассира представляет собой соглашение, согласно которому одна сторона обязуется обеспечить сохранность какого-либо имущества или товара, вверенного ему другой стороной.

Данное соглашение, прежде всего, направлено на снижение рисков Работодателя при передаче полномочий работнику, который осуществляет свою деятельность, взаимодействуя с имуществом Контрагента. Так, в договоре материальной ответственности закрепляются положения, согласно которым одна сторона несет риск гибели или порчи имущества другой стороны.

Заключая договор материальной ответственности с Кассиром, стороны, как правило, обсуждают условия, которые напрямую связаны с недостачей. В случае наступления таких обстоятельств, Работник несет ответственность, предусмотренную договором.

Определяя круг субъектов по такой сделке, следует отметить, что в рамках соглашения ими могут выступать физические и юридические лица. Контрагенты по настоящему соглашению именуются Работником и Работодателем.

Договор материальной ответственности заключается в простой письменной форме. В связи с этим фактором, ниже мы подробно рассмотрим, каким образом оформляется данный документ, и наличие каких положений является важным аспектом при заключении договора материальной ответственности Кассира.

Преамбула

Договор материальной ответственности

Индивидуальный предприниматель «Постуев Дмитрий Дмитриевич», действующий на основании свидетельства о регистрации в качестве ИП номер: 00000 от 21.05.2020, паспорт: серия 0000 номер 000000, зарегистрированный по адресу: Сахалинская область, город Холмск, улица Приморская, дом 987, корпус 8, квартира 758, именуемый в дальнейшем Работодатель, с одной стороны
И
Марков Игорь Валентинович, паспорт: серия 0000 номер 000000, зарегистрированный по адресу: Сахалинская область, город Холмск, улица Дальняя, дом 719, корпус 1, квартира 329, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны
Заключили настоящий договор о нижеследующем:

Преамбула договора, в нашем случае, содержит следующие элементы:

• разновидность соглашения;
• имена участников сделки;
• роли Контрагентов в рамках настоящего договора;
• данные о регистрации работодателя в качестве Индивидуального предпринимателя;
• паспортные данные сторон.

Чтобы договор вступил в силу, в нем необходимо прописать положения по всем существенным условиям. В случае договора материальной ответственности, таковыми выступают:

• обязанности контрагентов;
• ответственность сторон и порядок определения ущерба.

Итак, ниже мы подробно разберем, как оформляется каждый из вышеуказанных разделов договора.

Начальные положения

В таком разделе определяется сама сущность договора. То есть, следует указать, какие виды работ осуществляет Работник, а также с каким имуществом Работодателя он взаимодействует. Информация об это позволяет определить вид деятельности сотрудника. Этот раздел составляется следующим образом:

В соответствии с заключаемым договором Работник осуществляет деятельность по розничной купле-продаже промышленных товаров.
В настоящем соглашении определяется материальная ответственность Работника в случае причинения ущерба товарам, а также в случае его недостачи.
Магазин, в котором Работник осуществляет свою трудовую деятельность, расположен по адресу: Сахалинская область, город Холмск, улица Блюхера 76А, цокольный этаж.

Обязанности сторон

Раздел об обязательствах Контрагентов служит своеобразным «фундаментом» настоящего договора. Это обусловлено, прежде всего, тем, что в нем прописываются положения об осуществлении деятельности работника, правилах поведения и обеспечения сохранности имущества.
Обязанности Работодателя также закрепляются в тексте документа. В основном они связаны с тем, какие условия он должен предоставить Работнику для осуществления деятельности последнего.
Итак, раздел выглядит следующим образом:

Работодатель обязуется:
• Создать нормальные условия для осуществления трудовых функций Работника.
• Провести консультацию, связанную с правилами поведения на рабочем месте.
• Ознакомить Работника с правилами поведения на рабочем месте.
• Провести инструктаж пор технике безопасности.
• Ознакомить Работника с положениями законодательства РФ, связанного с материальной ответственностью.
• Проводить проверку трудовой деятельности Работника.
• Производить инвентаризацию, ревизию и другие действия, связанные с сохранностью товаров Работодателя и другого имущества.
• Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с положениями настоящего договора.
Работник обязуется:
• С осторожностью и бережностью относиться к имуществу Работодателя, вверенного ему согласно пунктам настоящего соглашения.
• Обеспечивать сохранность товаров и иного имущества Работодателя.
• Соблюдать правила поведения на рабочем месте, установленные Работодателем.
• Соблюдать технику безопасности.
• Сообщать Работодателю о возможных рисках причинения ущерба имуществу.
• Вести отчетность об осуществлении своей трудовой деятельности.

Ответственность сторон и порядок определения ущерба

В настоящем разделе прописываются положения, связанные с ответственностью Контрагентов в случае наступления каких-либо обстоятельств, которые повлекли неблагоприятные последствия. Выглядит оформление таких пунктов следующим образом:

• Работник несет материальную ответственность в случае причинения ущерба товарам или иному имуществу, вверенному ему Работодателем.
• Работник несет ответственность за недостачу товаров или денежных средств, поступивших за счет продажи этих товаров.
• Нанесение ущерба выясняется в ходе проверки имущества и товаров Работодателем.
• Возмещение ущерба может производиться по согласованию сторон, как в полном объеме, так и частично.
• Работник не несет ответственности за причинение ущерба имуществу работодателя, вызванное не по его вине.
• Определение ущерба осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства.
• Работодатель несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору.

Заключительные положения

В настоящем разделе указываются положения, не относящиеся к вышеупомянутым разделам. К ним относятся следующие формулировки:

• Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
• Договор вступает в силу с момента его подписания контрагентами.

Заключение

В конце договора ставятся подписи сторон, и после этого сделка считается заключенной.

Полная материальная ответственность по разовой доверенности возможна

Материальную ответственность в полном размере за сохранность ТМЦ можно возложить на работника только в установленных случаях. К ним относится заключение договора о полной материальной ответственности. Но если сотрудник получил материальные ценности по разовому документу, он также будет нести ответственность в полном объеме.

Каковы условия наступления полной материальной ответственности

На работника может быть возложена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба. Она заключается в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

В полном размере причиненного ущерба работник может возмещать вред работодателю, в частности, в случаях:

• если на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
• недостачи ценностей, вверенных сотруднику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• умышленного причинения ущерба.

Чтобы возложить на сотрудника обязанность возмещать причиненный вред в полном объеме, с ним нужно заключить письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности можно заключить с кассиром, курьером, водителем-экспедитором, продавцом, кладовщиком и другим работником, обслуживающим матценности.

Правильно оформить договор с курьером и водителем-экспедитором поможет онлайн-сервис «Правильный договор», входящий в состав бератора.

С помощью сревиса вы можете создать и свой договор о материальной ответственности, изменив типовую форму договора с учетом специфики своей деятельности.

Но договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности можно заключать не со всеми сотрудниками, а только с теми, должности которых указаны в Перечне работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утвержденном постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85.

Что такое полная материальная ответственность по разовому документу

Работника можно привлечь к полной материальной ответственности при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п. 2 ч. 1 ст. 243 Трудового кодекса).

Под разовым документом, который необходим для возложения на сотрудника обязанности возместить ущерб работодателю в полном объеме, понимается выданная работнику доверенность на получение определенных ценностей.

Необходимость выдачи сотруднику разового документа для получения ТМЦ может возникнуть в случае:

• когда работник привлекается для получения или передачи материальных ценностей в отсутствие работника, в чьи трудовые обязанности входит данная функция;
• получение ТМЦ не осуществляется систематически, а носит разовый характер;
• в круг обязанностей работника не входит работа, связанная с непосредственным обслуживанием денежных или иных материальных ценностей.

Таким образом, если работник работает с дорогостоящими материальными ценностями, то их получение следует оформлять разовыми доверенностями. В таком случае материальная ответственность тоже будет полной в соответствии с положениями статьи 243 Трудового кодекса. На это указало Минобрнауки в письме от 14.07.2021 г. № МН-22/376.

Но если должностные обязанности сотрудника связаны с систематическим получением ТМЦ, то с ним надо заключать договор о полной материальной ответственности.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование