Лист ознакомления с локальными нормативными актами: образец

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 35,5 кб

Лист ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА) предназначен для учета ознакомления сотрудников с основными документами, касающимися аспектов их работы в данной организации.

Важность ознакомления работника с ЛНА

Трудовым кодексом определена обязанность работодателя (в том числе, работодателя – ИП) ознакомить как вновь принятых на работу, так и уже работающих на предприятии сотрудников с нормативными документами, издаваемыми в организации и касающимися регламентации трудового процесса конкретного работника.

Например, все сотрудники (при наличии таких документов у работодателя) обязаны ознакомиться с:

  1. колдоговором;
  2. документом, регламентирующим внутренний распорядок труда (ПТВР);
  3. документом, регламентирующим работу с персональными данными;
  4. Положением об оплате труда и др.

Кроме того, работники различных подразделений должны быть ознакомлены с положениями о соответствующих подразделениях, должностной инструкцией, документацией по охране труда на своем рабочем месте и другими документами, касающимися работы именно в данном подразделении на данной должности.

Внутренние нормативные документы содержат в себе основные правила, которые должен соблюдать работник организации. Если работник не ознакомлен с тем или иным ЛНА, привлечь его к ответственности, например, за неисполнение каких-то пунктов Положения о коммерческой тайне будет невозможно.

Отметку о прочтении документа работник может проставить:

  1. на листе/журнале ознакомления с ЛНА;
  2. в самом документе в случае, если лист ознакомления входит в его структуру;
  3. в трудовом соглашении путем внесения в него пункта «с коллективным договором, ПВТР и… ознакомлен».

Нормативная база

Обязанность работодателя обеспечивать ознакомление сотрудников с документами, которые издаются в организации и напрямую касаются их работы, оговорена в ст.ст. 22, 68 ТК РФ. Оговаривается как ознакомление принимаемых на работу сотрудников, так и уже работающих в организации.

Как правило, за ознакомление при приеме на работу отвечает сотрудник отдела кадров. Доведение до сведения работников текущей распорядительной документации может быть приказом возложено на начальников или заместителей начальников отделов, инженеров по охране труда, специалиста-делопроизводителя и т.п.

Составление листа ознакомления

Лист ознакомления может как являться приложением к трудовому договору (тогда в списке будут содержаться документы, положениями которых должен руководствоваться занимающий конкретную должность работник) так и быть отдельным документом.

Форма листа ознакомления не оговорена законодательно. Типовая структура листа следующая:

  1. «шапка», в которой указано название организации, название документа и, если лист является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
  2. список ЛНА, содержащий название, дату утверждения и номер приказа, которым документ был утвержден;
  3. ФИО, должность, структурное подразделение работника;
  4. дата доведения документа до сведения работника;
  5. подпись работника.

Если лист предназначен для ознакомления с каким-то одним документом:

  1. в «шапке» указывается название ЛНА и структурного подразделения или организации (например, «Лист ознакомления работников бухгалтерии ООО «Машторг» с приказом директора ООО №1 от 01.01.2022 «О выходных и праздничных днях»);
  2. в таблице указываются ФИО, должность работника;
  3. после ознакомления проставляется дата и подпись работника.

При введении в действие новой редакции существующего локального нормативного акта или при появлении новых ЛНА работодатель также обязан провести ознакомление работников.

Как правило, срок ознакомления с новыми документами устанавливается исходя из срока, оговоренного в соответствующем распорядительном документе. Этим же документом назначается ответственный за доведение ЛНА до сведения работников.

Хранение

Хранятся листы ознакомления в отдельной папке, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами распорядительные документы (канцелярия, отдел охраны труда и т.п.). Срок хранения законодательно не определен, но не может составлять менее срока действия самого распорядительного документа.

Читайте также:
Коллективная жалоба в трудовую инспекцию на работодателя: образец

Как ознакомить работников с локальными актами

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это документ организации, в котором сотрудник ставит подпись после прочтения и изучения основных бумаг, регламентирующих организационную деятельность компании.

  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год
  • Как начисляется 13-я зарплата

Порядок и сроки изучения работниками ЛНА организации

Законодательно регламентирует порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами статья 68 ТК РФ. Согласно ее третьей части в обязанность работодателя входит знакомство нового сотрудника под роспись с документами. Примерный перечень документов для изучения работником:

  • ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об оплате труда;
  • график сменности;
  • должностные инструкции;
  • Положение о защите персональных данных;
  • Положение об аттестации сотрудников;
  • положения, связанные с охраной труда в компании;
  • Положение о персонале компании;
  • Положение о структурном подразделении;
  • Положение о премировании работников;
  • Положение о командировках;
  • инструкция по делопроизводству;
  • коллективный договор (если имеется).

Подпись в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами ставится при приеме на работу до того момента, как сотрудник подпишет трудовой договор.

Более подробно о том, какие документы трудоустраиваемый работник читает и подписывает в листе ознакомления с локальными нормативными актами в компании, разъясняет доклад Роструда. В нем содержится информация по соблюдению обязательных требований при приеме нового специалиста на работу и разбор требований НПА за 2-й квартал 2018 г.

Как вести журнал ознакомления сотрудников с ЛНА

Документа, который бы регламентировал, как правильно ознакамливать вновь принятых сотрудников с ЛНА организации и вести журнал, — нет. Работодатель вправе купить журнал ознакомления с локальными нормативными актами уже готовый, например в магазине канцтоваров, или разработать форму самостоятельно. Примерная форма журнала содержит следующую информацию:

  • порядковый номер;
  • ФИО сотрудника;
  • должность работника;
  • структурное подразделение;
  • наименования и перечень ЛНА;
  • подпись ознакомленного сотрудника и дату.

Заполняет журнал чаще всего специалист кадровой службы или лицо, назначенное приказом руководства (секретарь, делопроизводитель).

В некоторых компаниях ведение журнала не предусматривается, поэтому с сотрудником подписывается трудовой договор с ознакомлением с локальными актами, на последней странице новый специалист ставит роспись, подтверждающую изучение необходимых для работы ЛНА организации.

Также работодатель при желании издает приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами, который подписывается работником при трудоустройстве.

Ответственность за неознакомление работников с ЛНА

Регулируется ознакомление с локальными нормативными актами по ТК РФ статьей 22. В ней звучит, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Из статьи следует вывод, что обязанность работодателя ознакомить с локальными нормативными актами должна соблюдаться. Если в организации не предусмотрено ведение журнала учета ознакомления с ЛНА и работодатель не ознакамливает сотрудников с документами иным способом, то он наказывается согласно ст. 5.27 КоАП РФ, что влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  1. От 1000 до 5000 — на должностных лиц.
  2. От 1000 до 5000 — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
  3. От 30 000 до 50 000 — на юридических лиц.

Судебная практика показывает, что сотрудник, не ознакомленный с ЛНА организации и не поставивший подпись в журнале, не привлекается к ответственности, если ненадлежащим образом исполняет трудовые обязанности (Бюллетень судебной практики Амурского областного суда № 4 за 2018 год). В данной ситуации вина полностью ложится на работодателя, и это расценивается как нарушение трудового законодательства.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Фиксация ознакомления осуществляется, в том числе, и на листах ознакомления с нормативными локальными актами.

Читайте также:
Когда возникает право на отпуск по ТК РФ

Основные локальные нормативные акты

Локальный нормативный акт согласно ТК РФ — это официальный документ, издаваемый руководителем организации и содержащий в себе нормы труда.

Основными ЛНА в организации являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Коллективный договор;
  • Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Помимо этого в организации могут существовать в виде отдельных нормативных актов:

  • Положение об отпусках;
  • Положение о привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
  • Положение о награждении;
  • Положение о командировках;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об оплате труда и т.п.

Одновременно с документами общего характера в организации могут быть разработаны специальные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность различного рода комиссий, например:

  • Положение об экспертной комиссии;
  • Положение о комиссии по трудовым ссорам;
  • Положение об аттестационной комиссии по охране труда;
  • Положение о комиссии по служебным расследованиям и т.п.

Отдельным блоком в ЛНА выделяют инструкции:

  • по охране труда для каждой должности (профессии) и по видам работ;
  • по пропускному режиму, внутриобъектовому режиму;
  • по делопроизводству;
  • по пожарной безопасности и т.п.

Если какое-то положение или инструкция, или иной ЛНА регламентируют деятельность работника, он должен быть с ними ознакомлен.

Способы ознакомления

Лист ознакомления не является единственным способом ознакомить работника с инструкциями, правилами, приказами и иными издающимися в его отношении документами. Организации (работодатели-ИП) могут выбрать для себя наиболее удобные способы ознакомления, например:

  • в Журнале ознакомления работника с ЛНА. Как правило, журналы ведутся в больших организациях по подразделениям, но также возможно ведение одного общего журнала;
  • непосредственно в трудовом договоре (этот способ применяется при первичном ознакомлении работника с ЛНА. Список нормативных локальных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник, оформляется также на отдельном листе, но лист этот становится приложением к трудовому договору).

Сроки ознакомления

Первичное ознакомление работника с ЛНА производится в день оформления трудового договора в службе кадров.

Последующее ознакомление осуществляется по мере издания нормативных локальных актов работодателем.

Как правило, сроки ознакомления работников с конкретным ЛНА оговариваются приказом об утверждении этого акта. Приказом же назначается ответственное за ознакомление работников лицо.

Форма листа ознакомления

Установленной законом формы листа ознакомления с нормативными локальными актами не существует. Организация (работодатель-ИП) вправе разработать свою. На нашем сайте имеется форма листа ознакомления, которую также можно для своих нужд.

Лист ознакомления оформляется на обычном листе А4 и содержит в себе следующие данные:

  1. название ЛНА, с которым ознакомляются на данном листе работники (Лист ознакомления с Инструкцией по внутриобъектовому и пропускному режиму);
  2. название организации (подразделения), которое ознакомляется с ЛНА (Лист ознакомления… работников административно-хозяйственного отдела ООО «Радость»);
  3. сведения о распорядительном документе, которым был утвержден акт (…утвержденным приказом генерального директора ООО «Молоко» от 17 августа 2025 года № М-444/25). Данный реквизит позволит иметь на руках подтверждение того, что работники ознакомлены с действующей редакцией документа, например, если он был утвержден заново;
  4. список работников с указанием ФИО и должностей;
  5. дату ознакомления каждого работника — проставляется работником собственноручно;
  6. поле «ознакомлен» или «подпись», в которой работник проставляет подпись.

Лист ознакомления обычно крепится к самому локальному нормативному акту и хранится с ним как минимум на протяжении срока действия НЛА плюс один год.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как его составить, скачать образец

Для правильной реализации положений законодательных актов в рамках конкретного хозяйствующего субъекта, его руководство может разрабатывать локальные нормативные акты. При этом законы устанавливают за работодателем обязанность по организации процедуры ознакомления работников с их содержанием. Для этих целей может применяться лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Читайте также:
Профессиональные заболевания парикмахеров и их профилактика

Обязательно ли знакомить сотрудников с локальными актами

Обязанность проводить мероприятия по доведению сведений, содержащихся в нормативных актах, до работников предусмотрена на законодательном уровне.

Организации должны документировать факт ознакомления сотрудника с локальными актами. Процедура ознакомления затрагивает как уже работающих сотрудников фирмы, так и только поступающих на работу лиц.

В законах не прописаны способы проведения мероприятия ознакомления, однако, практика показывает несколько вариантов ознакомления.

Для чего это делается

Необходимость данного мероприятия связана с тем, что эти документы содержат нормативы, которые регулируют взаимоотношения сторон трудовых соглашений.

Поэтому их содержание должно быть известно каждому трудящемуся в компании. Правила, которые закреплены в локальных актах, нужно соблюдать как руководству компании, так и всем сотрудникам фирмы.

Изучив их, работник будет знать на что он имеет право, а какие обязанности он должен выполнять, работая в этой компании. Если администрация будет знать, что эта информация известна работнику, то тогда только она получить право требовать соблюдение предусмотренных норм и правил.

Способы ознакомления

Используется несколько способов сбора с работников подтверждений об ознакомлении с нормативными актами:

  1. Проставление подписи на самом документе. Для этого на последнем листе ЛНА предусматривается чистое место либо специальная таблица, в которую работник будет вносить информацию об ознакомлении. Такого рода отметки у проверяющих органов вызывают наибольшее доверие, поскольку не дают возможности администрации заменить акт либо внести в него какие-либо изменения.
  2. Отдельный листок ознакомления. Его можно открывать сразу на все действующие нормативные акты либо на каждый по отдельности. Важное место на данном листе занимает графа с датой ознакомления. Благодаря ей есть возможность соотносить редакцию документа с фактом ознакомления с ним. Фактически, работник должен проводить ознакомление с каждой версией одного и того же ЛНА.
  3. Журнал ознакомления с локальными актами. Сначала такой журнал нужно пронумеровать и прошить. Записи на страницы вносятся на каждую строку, не создавая пропуски. Каждому факту ознакомления с одним актом должна соответствовать одна строка.
  4. Включение в трудовое соглашение пункта о том, что работник ознакомился со всеми действующими актами. Такой способ обычно используется в случае, когда в компании не применяются другие возможности (журнал ознакомления, опросные листы). Работник при подписании трудового соглашения должен проставить подпись не только как подтверждение получения своей копии документа, но и как подтверждение ознакомления. Суды считают такой способ правомерным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Файлы для скачивания:

Скачать бланк листа ознакомления с документами, word.

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим пример оформления листа ознакомления работников.

Для такого документа закон не предусматривает какой-либо особого формата. Субъект бизнеса разрабатывает его на своих потребностях, добавляя туда необходимые графы.

Закон разрешает как использовать для всех нормативных актов единый лист ознакомления, так и заводить отдельные листы для каждого существующего ЛНА.

Сначала в верхней части документа нужно указать его название – «Лист ознакомления работников». Дальше необходимо проставить название субъекта бизнеса, причем это допускается сделать как в полном формате, как и сокращенном.

Дальше можно указать название нормативного акта, отметки об ознакомлении с которым производятся на данном листе.

Затем на бланке нужно разместить таблицу, содержащую следующие графы .

Список не является закрытым, субъект бизнеса может добавлять любые графы по необходимости:

  • 1 — Порядковый номер строки ознакомления. Нумерация строк должна выполняться последовательно, без пропусков;
  • 2 — Ф.И.О. сотрудника. Здесь нужно указывать личные данные работника, который ставит отметку об ознакомлении;
  • 3 — Должность и подразделение. Здесь указываются сведения о том, на какой должности и в каком отделе трудится этот работник;
  • 4 — Наименование акта. Если лист применяется для сбора ознакомительных подписей сразу по всем ЛНА фирмы, то здесь нужно указывать название конкретного акта. Если же документ относится только к одному акту, то эту графу вообще можно опустить;
  • 5 — Дата ознакомления. Здесь указывается день, когда произошло ознакомление с ЛНА;
  • 6 — Личная подпись. Здесь работник должен расписаться.
Читайте также:
Регистрация онлайн кассы в налоговой: правила

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

  • приказы и распоряжения руководства;
  • правила внутреннего распорядка;
  • правила охраны труда и безопасности на производстве;
  • прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Дисциплинарные меры

Чтобы избежать ненужных споров с работниками, в правила внутреннего трудового распорядка включите полный перечень нарушений дисциплины на рабочем месте, которые, по нормам статьи 81 ТК РФ, приводят к увольнению (прогулы, нетрезвое состояние в рабочее время, хулиганство и т.п.).

Допускается конкретизировать нормы по нарушениям дисциплины, не раскрытые в кодексе: привести как аргумент позицию Верховного Суда, изложенную в п. 49 Постановления Пленума ВС РФ №2 от 17.03.2004, где в качестве грубого нарушения со стороны руководителя судьи привели неисполнение им своих обязанностей, в связи с чем произошло причинение вреда здоровью работников или нанесен имущественный ущерб компании. Разрешается прописать дополнительные наказания, например, в виде лишения премии, дополнительно к замечанию и выговору.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Составляем правила внутреннего трудового распорядка

Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.

Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.

На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще. В данной статье рассмотрим, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка, как их применять. Разберем ошибки, которые допускают работодатели. И, кроме того, предоставим образец правил внутреннего трудового распорядка.

Читайте также:
Расходы на оплату труда — что это такое, что в них включают, формула расчета

Утверждение неуполномоченным лицом. Для определения порядка утверждения правил внутреннего трудового распорядка необходимо обратиться к уставу, именно в уставе компании прописано, к чьей компетенции отнесено утверждение локальных актов. Анализируя практику проведения кадрового аудита, можно сделать вывод, что во многих компаниях правила внутреннего трудового распорядка утверждены ненадлежащим образом. Уставом утверждение локальных актов отнесено к компетенции общего собрания участников общества, а по факту на документе стоит подпись генерального директора. Данная ошибка несет риск признания локальных актов недействительными и не подлежащими применению. Поэтому стоит проверить устав. Если в уставе, например, прописано, что к компетенции общего собрания участников общества относится утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), то правила внутреннего трудового распорядка утверждаться генеральным директором не могут.

Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

  • Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
  • Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
  • Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
  • Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).

  • С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.
Читайте также:
Примеры причин увольнения с работы для резюме

ВниманиеВ то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации. Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ.

На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве. Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Лист ознакомления с приказом оформляется в тех случаях, когда распоряжение имеет отношение к большому количеству работников (отдел или конкретная группа сотрудников). Лист ознакомления служит приложением к деловой бумаге и не является самостоятельным документом.

К сбору подписей сотрудников следует отнестись ответственно. В случае возникновения спора между работником и работодателем этот лист будет служить доказательством в трудовой инспекции или в суде.

Нельзя пропускать в листе ни одного сотрудника, упомянутого в приказе. Нельзя подделывать его подпись. Если в момент сбора подписей сотрудник отсутствует, то вам придется его дождаться и получить подпись.

В первую очередь с приказом нужно ознакомить его главных героев: работников, которые получают в документе какое-либо задание. Например, если в приказе Иванов получает одно задание, Петров другое, а на Сидорова возлагают контроль за исполнением распоряжения, то ознакомить с документом нужно всех троих.

Исполнители задания могут быть указаны в документе обобщенно, например: «Начальникам структурных подразделений представить информацию до 01.09.2018». Тогда в лист ознакомления с приказом нужно включить всех начальников структурных подразделений без исключения.

Приказ может быть рассчитан и на неопределенный круг лиц. Например, если документом утверждается локальный нормативный акт (ЛНА), который касается всех, ознакомить нужно всех работников.

В таких случаях кто-то из работников административного сектора, например, вы, как секретарь, получает задание ознакомить работников с этим распоряжением.

Тогда на документе под словами «С приказом ознакомлен» распишетесь только вы, а затем вам нужно создать лист ознакомления с приказом и либо подойти лично к каждому из коллег, либо действовать через начальников отделов.

В любом случае, если в документе есть задание, то у него должен быть исполнитель и срок выполнения: не просто «Довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся», а «Секретарю Кузнецовой П. А. довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся в срок до 01.09.2018».

Ознакомление работника с документом оформляют по аналогии с реквизитом «виза». Виза ознакомления содержит слова «С приказом ознакомлены», должность работника, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату ознакомления.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Читайте также:
Расчёт, размер и выплата пособия по временной нетрудоспособности

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

  • о назначении на должность;
  • о проведении аттестации сотрудников;
  • о переводе на другую работу;
  • об отпуске;
  • об индексации заработной платы;
  • о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер сотрудника;
  • фамилию-имя-отчество сотрудника;
  • должность;
  • дату ознакомления с актом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Для чего нужны ПВТР?

Часто ПВТР дублируют положения ТК РФ, ведь в регламенте нужно описать все те же моменты, которые и так детально расшифрованы в законодательстве – порядок устройства на работу, механизм увольнения, рабочий режим и тому подобное. Однако в правилах работодатель может предусмотреть дополнительные условия и требования для своих работников, например, ввести дресс-код либо ограничить использование личных гаджетов в служебное время.

В любом случае наличие в компании максимально продуманных и детализированных ПВТР выгодно и для нанимателя, и для нанятых лиц. Работодатель путем документального установления регламента сможет оптимизировать производственные процессы, а сотрудники будут проинформированы об особенностях трудового распорядка и возможной ответственности за игнорирование регламента.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2021 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Читайте также:
Коворкинг - что это, коворкинг как бизнес, преимущества и недостатки

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

Структура ПВТР

Структура ПВТР, как и их содержание, определяется работодателем. Акт состоит из разделов, подразделов и пунктов.

Правила могут иметь приложения – различные таблицы, графики, карты или схемы. В таком случае законодатель допускает использование в тексте основного документа ссылок на эти приложения (Постановление Правительства РФ №1009 от 13.08.1997).

В любые ПВТР нужно включить ряд обязательных условий, которые можно структурировать в следующие разделы:

  • порядок приема сотрудников в штат;
  • механизм увольнения нанятых лиц;
  • основные права и обязанности сотрудников;
  • основные права и обязанности нанимателя;
  • ответственность сторон;
  • режим работы;
  • время отдыха;
  • поощрение за успехи в трудовой деятельности;
  • применение дисциплинарных взысканий.

Все эти вышеперечисленные блоки обязательно прописываются в правилах. При этом разделы можно объединить, например, не разделять отдельно вопросы рабочего режима и времени отдыха, а сформировать один раздел «Режим работы и время отдыха». Некоторые части можно разбить, например, вместо «Основные права и обязанности работников» выделить отдельно права и отдельно обязанности.

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Читайте также:
Касса онлайн для индивидуальных предпринимателей: применение

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Лист ознакомления с приказом: правила составления и образец

Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.

С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

  • по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
  • по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

  • о приеме на работу (ст. 68);
  • увольнении (ст. 84.1),
  • о взыскании (ст. 193 ТК);
  • если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).
Читайте также:
Кому нужно ставить онлайн кассы обязательно

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

  • объе­ма до­кумен­тации;
  • необходимости подписания удаленными сотрудниками;
  • организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

  • оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
  • позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

  • наименование до­кумен­та;
  • Ф.И.О. сотрудников;
  • дату и время ознакомления.

Как оформить ознакомление

Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:

  • название;
  • дата;
  • Ф.И.О. сотрудника,
  • указание должности (подразделения);
  • подпись и дата.

Под текстом приказа

Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):

  • наименование должности лица, которое знакомится с документом;
  • подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.);
  • дата ознакомления.

Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:

  • добавить к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (пример 2);
  • не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, отразив в отметке факт выполнения этого действия (пример 3).

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

  • зафиксировать факт получения исполнителем;
  • принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

  • оформляется к уже изданному распорядительному документу;
  • подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

  • может быть частью инструкции по делопроизводству;
  • как часть изданного распорядительного документа;
  • использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить лист

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с приказом ООО «______________»

№ _____ от «__» _________202_ года

Образец заполненный

Сколько хранить лист

Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.

Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: