Не исключено, что с 1 января 2027 года вести бумажные трудовые книжки перестанут

pressmaster / Depositphotos.com

Минтруд России представил для публичного обсуждения и независимой антикоррупционной экспертизы ряд законопроектов, направленных на внедрение в оборот электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года. Так, первым из них планируется ввести понятие “сведения о трудовой деятельности работника”. Под ними планируется понимать информацию, содержащуюся в информационной системе ПФР, о периодах его работы, включая сведения о (об):

приеме на работу;
переводе на другую работу с указанием наименования должности (работы), специальности, профессии, квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации);
увольнении с указанием оснований прекращения трудового договора) 1 .

Предполагается, что эта информация будет включаться в указанную систему на основании сведений, представляемых работодателями в соответствии с российским законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС.

Согласно документу при заключении трудового договора сотрудник будет предъявлять работодателю указанные сведения, заверенные надлежащим образом. Уточняется, что их можно будет получить на бумажном носителе – у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, в ПФР либо через Единый портал госуслуг – как в бумажном, так электронном виде.

При этом у работодателей может появиться обязанность выдавать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. В период работы они будут обязаны сделать это по заявлению в письменной форме или направленному на адрес электронной почты работодателя – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, а при увольнении – в день прекращения трудового договора.

В течение 2020 года работодателям необходимо будет:

подготовить, принять или изменить локальные акты с участием выборного органа первичной профсоюзной организации;
при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему, начиная с 1 января 2020 года.

Также согласно документу они будут обязаны в письменной форме уведомлять работника о его праве подать заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе до 1 января 2027 года. Указанное право может появиться у сотрудников с 1 января 2020 года. В случае, если работник не напишет это заявление, то с 1 января 2021 года работодатель будет вправе отдать ему трудовую книжку на хранение, и таким образом он освободится от ответственности за ее сохранность.

Однако отдельным работникам планируется предоставить право написать заявление о ведении их трудовой книжки на бумажном носителе и в период с 1 января 2021 года до 1 января 2027 года. В частности, речь идет о сотрудниках, заключающих трудовой договор впервые или изменивших место работы. Указанным законопроектом с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек на бумажном носителе прекратится окончательно.

Другим законопроектом предлагается дополнить ст. 5.27 КоАП новой ч. 8 и наказывать предупреждением должностных лиц работодателя за неоднократное в течение года нарушение сроков предоставления сведений в информационную систему либо предоставление их в неполном объеме или в искаженном виде. Новая санкция может появиться с 1 января 2021 года 2 .

Публичное обсуждение и независимая антикоррупционная экспертиза законопроектов завершатся 26 ноября.

1 С текстом законопроекта “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)” можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 02/04/10-18/00085344).
2 С текстом законопроекта “О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях” можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 02/04/10-18/00085356).

Трудовые книжки надо будет вести по новым правилам. Что меняется и какие странности обнаружились?

Недавно был опубликован Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021, которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новая форма трудовой книжки.

При этом ныне действующая Инструкция № 69 от 10.10.2003 будет отменена.

Новые правила заработают с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Отметим, что новый порядок был представлен на общественное обсуждение в январе этого года. Потом в марте проект был изменен. Мы об этом писали.

Между тем уже принятый приказ отличается от того проекта. Поэтому в этом материале — обзор новых правил, которые зарегистрированы в Минюсте.

И кстати, в тексте мы нашли некоторые странности.

Меняется форма трудовой книжки и вкладыша к ней

Изменения несущественные. В частности, меняется количество разворотов, отведенных под сведения о работе и разворотов для отражения награждений.

При этом можно спокойно пользоваться старыми бланками трудовых и вкладышей, если у работодателя имеется их запас.

Ранее Минтруд разъяснял, что новые трудовые будут применяться с 2023 года. Однако в принятом Приказе об этом речи нет. Он вступает в силу с 1 сентября 2021.

Запись в трудовую книжку по-прежнему будет вноситься основным работникам, которые проработали более 5 дней

Отметим, что сначала Минтруд хотел отменить это 5-дневное правило, и заполнять трудовую надо было даже на тех, кто отработал всего 1 день. Но в окончательный вариант документа это не вошло.

Кроме того, в новом Приказе нет нормы о том, что запись на сотрудников, впервые устроившихся на работу, вносится в их присутствии. Дело в том, что на таких сотрудников с 2021 года бумажные трудовые вообще не ведутся.

Записи в трудовую книжку можно будет вносить не только ручкой

По новым правилам записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

В трудовую книжку дистанционного работника записи вносятся по его желанию

В новых правилах говорится, что по желанию дистанционного работника сведения о его работе вносятся работодателем в его бумажную трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Дистанционщик может направить трудовую по почте заказным письмом с уведомлением.

Записи о работе и переводе должны быть внесены в течение 5 рабочих дней

Сейчас на внесение этих записей дается неделя. В новых правилах — 5 рабочих дней, что, собственно, практически одно и тоже.

Прописаны правила внесения записи о временном переводе, ставшем постоянным

В графе 2 надо будет указывать дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом.

В графе 4 — реквизиты приказа, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Очевидно, это два разных приказа, но в Правилах он упоминается в единственном числе.

Уточнили правила внесения записей о совместительстве

По-прежнему делать запись будет основной работодатель. Но если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее осуществлял работу по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Правила исправление записей в трудовой книжке не дописали

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Такое правило будет сейчас, оно же было и раньше.

Но, что удивительно, в новом приказе после этой фразы идет следующий абзац:

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Возникает резонный вопрос — в каком таком порядке? Ведь никакой порядок не описан.

А все дело в том, что между этими двумя абзацами должен быть еще один (он был в проекте). Вот он:

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с такого-то числа и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Но этот абзац в Приказ Минтруда не вошел.

Меняются правила внесения записи об увольнении по собственному желанию

По новым правилам в случае увольнения надо будет указывать не только статью и пункт, но и ее часть.

Кроме того, теперь не будет разночтений по поводу формулировок записи об увольнении. Дело в том, что в действующих правилах, с одной стороны, указано, что формулировки записей должны соответствовать формулировкам ТК, а с другой стороны приведена конкретная формулировка увольнения по п.3 ст. 77, которая не соответствует той, что озвучена в ТК.

Из-за этого кадровики в недоумении — что писать: «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

На эту тему мы, кстати, проводили опрос. Лидирует формулировка из ТК.

Так вот, в новых правилах пример об увольнении по собственному желанию вообще убрали. Хотя в проекте эта фраза была.

При увольнении переводом в трудовой книжке надо будет указать, куда уходит работник

Делая запись об увольнении переводом, надо будет указывать наименование организации или ИП, куда переводится сотрудник.

Расширился список награждений, о которых надо делать запись в трудовой

Добавился новый вид: награждение наградами Президента и Правительства, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).

Уточнили порядок внесения информации о вкладыше, когда их много

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

В новых правилах указано, что делать, если на титуле трудовой уже не вмещается штамп об очередном вкладыше.

В этом случае такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Книга учета трудовых книжек будет произвольной формы и без сургуча

Форму книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша и книги учета трудовых книжек по-прежнему надо вести.

Но унифицированных форм не будет. Работодатель будет самостоятельно разрабатывать эти книги.

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, ИП, печатью организации (при наличии).

Сотрудники не будут расписываться в личной карточке, книге, и трудовой

Сейчас с каждой вносимой в трудовую книжку записью о работе, постоянном переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Кроме того, при увольнении сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В новых правилах эти нормы исключили.

Также не требуется заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Длительность 120 часов за 1 месяц
Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Переход на новые трудовые книжки перенесли на 2023 год

До 2023 года разрешили использовать старую форму трудовой книжки, но вести ее нужно по новым правилам

Что случилось. Минтруд скорректировал форму бумажного бланка трудовой книжки, вкладыша в нее, а также дубликата и утвердил новые правила ведения и хранения. По решению Правительства РФ правила начнут действовать с 1 сентября 2021 года. А новая форма трудовых книжек — с 1 января 2023 года.

Что это значит для бизнеса. С 1 сентября 2021 года работодатели продолжают вести трудовые книжки старого образца, но уже по новым правилам.

После 1 января 2023 года сотрудникам надо будет выдавать бумажные трудовые книжки нового образца, но только в качестве дубликата — если сотрудник потерял или испортил старую трудовую. Когда в книжке закончится место для записей, будут выдавать вкладыши нового образца.

Если же сотрудник впервые устраивается на работу и у него еще нет трудовой, ему надо сразу оформлять электронную трудовую книжку: это требование законодательства, которое действует с 2021 года.

Если сотрудник уже работал до 2021 года, он мог перейти на электронную трудовую книжку, отказавшись от бумажной, или попросить работодателя вести бумажную трудовую вместе с электронной. Такие бумажные книжки менять не надо: старая версия будет действительна.

Сейчас читают

Минтруд установил новые требования к документам по охране труда

До 1 марта 2022 года работодатели должны обновить внутренние правила и инструкции согласно этим требованиям

С 2022 года станет больше способов зачета переплаты налогов, сборов и взносов

С 1 января переплату по налогам можно будет зачесть не только в счет налогов, но и в счет страховых взносов и сборов. И наоборот.

Верховный суд: при найме или увольнении иностранцев нужно использовать актуальную форму уведомления

За использование устаревшей формы бизнес ждет штраф до 1 000 000 ₽ за каждый документ

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Команда проекта
Глоссарий

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Стаж в цифре

Работникам, не подавшим письменное заявление до конца 2020 года, трудовые книжки выдадут на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение), а сведения о трудовой деятельности сотрудников предприятий и организаций будут вестись в электронном виде. Тем, кто впервые поступает на работу, бумажную трудовую книжку заводить не будут.

Такова суть одного из трех законопроектов о переходе к электронным трудовым книжкам и обязательном ведении в электронном виде персонифицированного учета работников, которые одобрило правительство. “Мы хотим, чтобы этот переход был плавным, – подчеркнул на заседании правительства премьер-министр Дмитрий Медведев. – Он касается около 60 миллионов работников, приблизительно 8,5 миллиона хозяйствующих субъектов”. По его словам, преимущества электронных трудовых книжек очевидны.

Для работодателей -это снижение издержек по ведению и хранению бумажных трудовых книжек.

“Тут экономию по-разному считают, но в любом случае это сотни миллионов рублей”, – отметил Дмитрий Медведев. Для работника плюс в том, что не надо бояться потери трудовой. “Поскольку, если книжка утрачена, нужно создавать ее копию, получать информацию из всех источников. Это неудобно, и восстановление таких документов подчас занимает многие месяцы. А в электронном виде, естественно, все это должно резервироваться и сохраняться”, – уточнил премьер-министр.

Что же будет происходить с трудовыми, если закон будет принят? “В течение 2020 года работники, которые хотят оставить бумажную трудовую книжку, должны будут написать заявление об этом своему работодателю, – пояснил министр труда и социальной защиты Максим Топилин. – Те, кто не сделает этого, автоматически переходят на электронную трудовую книжку”.

Параллельно в 2020 году работодатели ежемесячно станут предоставлять информацию о специальности работника, его квалификации, его внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями в систему персонального учета. Ее ведет Пенсионный фонд. Все эти сведения важны для формирования будущей пенсии.

С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 1 января 2021 года такие сведения в случаях приема на работу или увольнения должны представляться не позднее одного рабочего дня, следующего подписанием соответствующих приказов.

Работники смогут получать данные о своей трудовой деятельности различными способами. Например, в центрах государственных услуг. Смогут также получить данные в Пенсионном фонде России или у работодателя, а также через портал госуслуг.

Одновременно вносятся изменения в Кодекс об административных правонарушениях. “Если работодатель будет нарушать правила предоставления информации о работниках в систему персонального учета, его сначала предупредят, а потом оштрафуют”, – отметил Максим Топилин.

По мнению проректора Академии труда и социальных отношений Александра Сафонова, при любом решении о переходе оформления документов с бумажного носителя на электронный закономерен вопрос о безопасности хранения и передачи данных.

“Цена ошибки возрастает в разы. Представьте последствия потери одной или нескольких трудовых книжек и уничтожение данных о тысячах записей. Несмотря на все принимаемые правоохранительными органами меры, мы постоянно становимся свидетелями утечки то баз данных ГИБДД, то банковских сведений. В интернет попадают и паспортные данные”, – напоминает собеседник “РГ”. Поэтому, по его мнению, нужно очень осторожно и тщательно подходить к внедрению таких проектов. И продумать меры безопасности. “В цифру прежде всего надо переводить разного рода справки, за которыми приходится ездить по разным адресам и стоять в очередях”, – считает эксперт.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Автор: Панина Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок) вступает в силу с 01.09.2021. Также скорректирована форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;

Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;

Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Форма трудовой книжки

В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе. Как изменилась структура трудовой книжки (вкладыша) – покажем в таблице.

Содержание

Было (развороты)

Стало (развороты)

Сведения о награждении (трудовая книжка)

Сведения о работе (вкладыш)

Сведения о награждении (вкладыш)

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Увольнение по собственному желанию

Увольнение по собственному желанию (другими словами, по инициативе работника) – одно из самых распространенных оснований расторжения трудового договора. Инициатива прекращения трудовых отношений исходит от работника и не предполагает ее одобрения работодателем, ведь нельзя заставить человека трудиться против его воли. Однако и при увольнении по собственному желанию необходимо соблюдать определенные правила.

Порядок увольнения по собственному желанию

Порядок увольнения по собственному желанию предполагает, прежде всего, написание работником заявления на увольнение. В заявлении указывается дата увольнения и его основание («по собственному желанию»), оно должно быть подписано работником с указанием даты составления.

Указывать в заявлении причину увольнения по собственному желанию необязательно. Однако если обстоятельства требуют уволиться без отработки, то причину указать необходимо, к тому же работники кадровой службы могут попросить подтвердить её документально. В остальных случаях достаточно фразы “прошу уволить меня по собственному желанию такого-то числа”.

После того, как заявление на увольнение передано в кадровую службу, составляется приказ об увольнении. Обычно используется унифицированная форма такого приказа (форма № Т-8), утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1. В приказе необходимо сделать ссылку на п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ, а также привести реквизиты заявления работника. Работника нужно ознакомить с приказом об увольнении под роспись. Если приказ невозможно довести до сведения увольняемого (он отсутствует или отказался ознакомиться с приказом), то на документе делается соответствующая запись.

Сроки увольнения по собственному желанию

По общему правилу, закрепленному в Трудовом кодексе, работник должен предупредить работодателя о предстоящем увольнении не позднее чем за две недели. Течение этого срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления об увольнении.

Однако так называемый двухнедельный срок отработки может быть сокращен по соглашению между работником и работодателем. К тому же, закон не обязывает работника в течение срока предупреждения об увольнении находиться на рабочем месте. Он может уйти в отпуск, на больничный и т.п., при этом сроки увольнения не изменятся.

Из общего правила о двухнедельной отработке есть законодательно закрепленные исключения. Так, при увольнении в период испытания срок предупреждения об увольнении составляет три дня, а при увольнении руководителя организации – один месяц.

Расчет при увольнении по собственному желанию

Расчет при увольнении по собственному желанию, так же как и по другим основаниям, должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы. Расчет при увольнении предполагает выплату всех причитающихся работнику сумм: заработной платы, компенсации за неиспользованные отпуска, выплат, предусмотренных коллективным и трудовым договором. Если увольняемый сотрудник использовал отпуск авансом, производится перерасчет выплаченных отпускных, соответствующая сумма удерживается из заработной платы при окончательном расчете.

В случае если работник в день увольнения отсутствовал на работе и не смог получить расчет, он вправе обратиться за ним в любое другое время. Причитающаяся ему сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после обращения.

Увольнение по собственному желанию в период отпуска

Уволиться по собственному желанию в период отпуска закон не запрещает. Такой запрет предусмотрен лишь для увольнения по инициативе работодателя. Работник же вправе написать заявление об увольнении, будучи в отпуске, или отнести на период отпуска дату предполагаемого увольнения.

Если работник хочет подать заявление об увольнении, находясь в отпуске, отзывать его из отпуска не требуется

Также сотрудник может уволиться по собственному желанию после использования отпуска. Отметим, что предоставление отпуска с последующим увольнением – это право, а не обязанность работодателя. В случае предоставления такого отпуска днем увольнения считается последний день отпуска. Однако для целей расчетов с работником последним днем работы в этом случае является день, предшествующий началу отпуска. В этот день следует выдать работнику трудовую книжку или предоставьте сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также произвести все необходимые выплаты. Это своеобразное исключение из общего правила, приведенного выше, подтверждаемое судебной практикой.

Увольнение по собственному желанию во время больничного

Уволиться по собственному желанию во время больничного можно. Закон запрещает такое увольнение только по инициативе работодателя.

Работник вправе подать заявление об увольнении в период временной нетрудоспособности. Также может возникнуть ситуация, когда на период больничного попадает оговоренная ранее дата увольнения. В этом случае работодатель оформит увольнение в день, указанный в заявлении на увольнение, при условии, что работник это заявление не отзывал. Самостоятельно изменять дату увольнения работодатель не вправе.

В последний день работы, даже если он приходится на период больничного, работодатель производит окончательный расчет, издает приказ об увольнении, в котором делает пометку об отсутствии работника и невозможности ознакомить его с приказом. За трудовой книжкой работник явится после выздоровления либо, с его согласия, она будет направлена ему почтой. Все причитающиеся работнику суммы будут ему выплачены не позднее следующего дня после предъявления им соответствующего требования. Однако пособие по временной нетрудоспособности будет назначено работодателем в течение 10 дней со дня предоставления больничного и выплачено в ближайший после назначения день, установленный для выплаты зарплаты в организации.

По собственному желанию: 10 шагов при оформлении увольнения работника по его инициативе

Самый распространенный способ увольнения – расторжение трудового договора по инициативе работника. Он же наряду с увольнением по соглашению сторон является и одним из самых бесконфликтных, поскольку при этом, как правило, у сторон трудового договора редко возникают друг к другу претензии. Уже сама формулировка основания увольнения говорит о том, что оно осуществляется именно по личному волеизъявлению работника. Об этом важно помнить, поскольку в том случае, если впоследствии будет установлено, что работодатель так или иначе склонял сотрудника принять такое решение, увольнение может быть признано незаконным, а работник – восстановлен на прежнем месте (подп. “а” п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

В целом процедура расторжения трудового договора по этому основанию не представляет особого труда. Разберем алгоритм увольнения работника по собственному желанию пошагово.

Шаг 1. Принять от сотрудника заявление об увольнении

Процедура увольнения работника начинается с того момента, как он представил письменное заявление об увольнении. Напомним, что сделать это он может не позднее чем за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Течение указанного срока начинается на следующий день после подачи работником заявления. Перед тем, как принимать от сотрудника соответствующее заявление советуем проверить, каким образом оно заполнено. Закон не устанавливает требований к его содержанию, однако при определении даты увольнения желательно избегать предлога “с” – это может внести путаницу в понимании последнего рабочего дня. Например, вместо “прошу уволить меня с 1 августа 2017 года. “, лучше указать “прошу уволить меня 1 августа 2017 года. ” В этом случае 1 августа 2017 года однозначно будет считаться последним днем работы.

Шаг. 2. Соблюсти срок предупреждения об увольнении

По общему правилу такой срок составляет две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Однако есть и исключения – так, в период испытания предупредить работодателя нужно не позднее чем за три дня, а при увольнении руководителя организации – минимум за один месяц (ч. 4 ст. 71, ст. 280 ТК РФ).

Увеличить или уменьшить этот срок по собственной инициативе работодатель не вправе. До истечения предусмотренного в законе срока предупреждения трудовой договор может быть расторгнут только по соглашению между работником и работодателем.

Кроме того, работодатель обязан уволить работника именно в тот срок, который тот указал в своем заявлении, если:

работник не может продолжать работу (например, при зачислении в образовательную организацию, выходе на пенсию и др.);

было установлено нарушение работодателем трудового законодательства, локальных нормативных актов и т. д.

Сотрудник имеет полное право отозвать свое заявление до истечения срока предупреждения об увольнении, т. е. даже в последний день работы (ч. 4 ст. 80 ТК РФ ). Увольнение в этом случае не производится. Исключение составляет лишь ситуация, при которой работодатель уже успел в письменной форме пригласить на место работника другого специалиста, которому не может быть отказано в заключении трудового договора – например, сотрудника, приглашенного в организацию в порядке перевода от другого работодателя (ч. 4 ст. 64 ТК РФ ).

Также важно иметь в виду, что работник может реализовать свое право на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). В этом случае отозвать свое заявление работник вправе только до дня начала отпуска (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

Шаг 3. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)

Если сотрудник не отозвал свое заявление, то в последний день его работы работодатель приступает к процедуре увольнения. В первую очередь отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: “Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ”.

С приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). При этом работодатель обязан выдать ему заверенную копию этого приказа, если он обратится с таким требованием.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Заявление об увольнении по собственному желанию

Заявление об отзыве заявления об увольнении по собственному желанию

Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением по собственному желанию

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Шаг 4. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Эта справка понадобится сотруднику для расчета пособий у нового работодателя. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

Справку выдают сотруднику в последний день работы. Однако, стоит отметить, что работник вправе обратиться за ней с письменным заявлением и после увольнения – в этом случае работодатель обязан выдать справку в течение трех рабочих дней со дня подачи бывшим сотрудником соответствующего заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”).

Особенности заполнения и выдачи данной справки можно уточнить в письмах ФСС России от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12-7942 и от 24 июля 2013 г. № 15-02-01/12-5174л.

Шаг 5. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”).

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Шаг 6. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)

Перед увольнением работника отделу кадров необходимо также внести соответствующую запись в его личную карточку (форма № Т-2). В “Основании прекращения трудового договора (увольнения)” нужно прописать причину увольнения: “Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ”. В строке “Дата увольнения” – указать последний день работы. Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер. Информация об увольнении должна быть заверена работником и сотрудником отдела кадров.

Шаг 7. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). Сотрудник отдела кадров вносит на лицевую сторону документа общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения с ним трудового договора. А на другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной увольняющемуся работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Шаг 8. Произвести с работником расчет

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

При этом стоит иметь в виду, что лишение работника премии в связи с его увольнением по собственному желанию может быть расценено как дискриминация (определение Московского городского суда от 25 марта 2014 № 4г-2201/14).

Шаг 9. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

сначала указывается ее порядковый номер;

затем дата увольнения;

потом прописывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ “;

в заключение заполняются наименование документа, на основании которого вносится запись – чаще всего это приказ о прекращении трудового договора, его дата и номер.

Эту запись заверяют подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печать организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”).

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель также обязан в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 10. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – например, справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справка о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Последняя актуализация: 24 марта 2017 г.

Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Документы по теме:

Читайте также:

Без собственного желания
В связи с ухудшением экономической ситуации многие россияне начинают опасаться потери работы. Как избежать этого или уменьшить негативные последствия?

Планируется ввести чек-листы при проверках предпринимателей
Сначала они будут апробированы при проведении отдельных контрольных мероприятий.

Прогул или не прогул – вот в чем вопрос
Судебная практика подтверждает, что работодатели не всегда правы, когда относят те или иные обстоятельства отсутствия сотрудников на работе к причинам для увольнения за прогул.