Уведомление об увольнении: образец

Как написать заявление на увольнение

Заявление на увольнение — документ, без которого расторжение трудового договора по инициативе работника состояться никак не может, устных договоренностей недостаточно. Это простая записка в несколько строчек, но есть нюансы, на которые нужно обратить внимание как увольняющемуся, так и сотруднику кадровой службы.

Почему нужно писать заявление

Начнем с того, что расторжению трудового договора по инициативе работника посвящена статья 80 ТК РФ. В ней содержится требование о том, что желание человека должно быть оформлено письменно. Без письменного подтверждения своего, как говорит Трудовой кодекс, волеизъявления разрывать трудовые отношения — значит заведомо рисковать, причем риск обоюдный: работник может подать в суд за незаконное увольнение, а работодатель — счесть невыход сотрудника на работу прогулом и уволить его по статье за прогул.

Форма заявления на увольнение не установлена законодательно, но к ней есть ряд обязательных требований.

Когда писать (внимание к дате)

Напомним общие правила, изложенные в Трудовом кодексе.

Итак, о своем желании уйти работник должен предупредить за две недели. Отсчитывать две недели необходимо со следующего после подачи заявления дня (например, подал 17 января, начало отсчета — 18 января, последний рабочий день — 31 января).

Однако есть некоторые категории работников, сроки предупреждения для которых иные:

• руководитель — сообщает о своем решении не менее чем за 1 месяц;
• сезонные работники, сотрудники на испытании, работающие по срочному договору — за 3 дня.

Установленный законом срок может быть сокращен, если ни у одной из сторон нет возражений.

Датой увольнения считается последний рабочий день.

Заявления на увольнение могут быть разными

Казалось бы, такой простой документ, который практически каждый писал за свою жизнь неоднократно, и оказывается, написать его можно по-разному. От этого будут зависеть условия увольнения. Перечислим варианты:

1. Стандартный вариант — заявление на увольнение по собственному желанию, предполагающее обязательную отработку в течение двух недель (если речь не идет о директоре, срок предупреждения для которого иной).
2. Заявление на увольнение по соглашению сторон (обо всех нюансах читайте в статье на нашем портале «Порядок увольнения по соглашению сторон»).
3. Заявление на увольнение без отработки — разновидность второго типа. В этом случае — по договоренности с работодателем — можно не отрабатывать и уже на следующий день после подачи заявления не выйти на работу.
4. Заявление на увольнение при прохождении испытательного срока — будет отличаться от стандартного тем, что срок, за который надо предупредить работодателя, составляет всего 3 дня.

В некоторых случаях работник имеет полное право уволиться без отработки, не дожидаясь согласия работодателя. Такое возможно, если для этого есть определенные основания. Например, работник:

• поступил в образовательное учреждение;
• вышел на пенсию;
• сменил место жительства;
• должен ухаживать за инвалидом 1 группы.

Образцы заявлений на увольнение

Без отработки

В связи с переездом

На испытательном сроке

Работник хочет уволиться: действия кадровика

Специалисты кадровой службы оказываются в такой ситуации достаточно часто и все же иногда делают ошибки, которые в дальнейшем могут иметь неприятные последствия.

Чтобы этого избежать, воспользуйтесь простыми рекомендациями.

1. Постарайтесь деликатно выяснить причину — эта информация может оказаться полезна в будущем, если вы работаете над снижением текучки кадров.
2. Разъясните работнику все особенности процедуры расторжения трудового договора (в том числе его право изменить решение).
3. Чтобы избежать ошибок и многократных переписываний, предложите ему типовой бланк заявления на увольнение — пусть он его перепишет от руки и при вас поставит свою подпись и дату.
4. Уведомите непосредственного руководителя увольняющегося, если он не сделал этого самостоятельно.
5. Подготовьте все документы, которые вы обязаны выдать в последний день, произведите все расчеты.

Пример заявления на увольнение

Можно ли передумать

По общему правилу, можно. Но есть исключение.

В остальных случаях человек может передумать вплоть до последних рабочих минут последнего дня своей работы и даже сообщить об этом по почте или телеграммой, тогда кадровику нужно немедленно остановить процесс расторжения договора и восстановить сотрудника на работе.

Особые случаи (больничный, выходной день, отпуск)

Во время больничного

Если работник уже заявил в письменном виде о своем намерении расторгнуть трудовые отношения и отсчет 2 недель начался, но заболел, дожидаться окончания больничного не нужно (и даже может быть признано незаконным). Несмотря на больничный, увольнение должно быть оформлено именно тем числом, которое соответствует правилу (+ 2 недели).

Сомнения кадровиков понятны, но правило о том, что нельзя увольнять работника в период временной нетрудоспособности, касаются только расторжения договора по инициативе работодателя.

Выходной день

Если в заявлении датой увольнения указан выходной день, то датой расторжения договора может быть ближайший следующий рабочий день, судебная практика подтверждает это (см., например, Апелляционное определение Архангельского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-3916 ).

Отпуск

Иногда работник просит дать ему отпуск перед тем как уволиться. Закон не обязывает работодателя идти ему навстречу, но и не запрещает. В этом случае издаются 2 приказа: об отпуске и расторжении трудового договора.

Уведомление о начале отпуска

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

• данные об отправителе (предприятии-работодателе);
• данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
• сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

• дату, с которой человек уходит в отпуск;
• продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
• день выхода на работу (указать точное число).

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

• Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
• Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

Уведомлять работников о начале отпуска нужно всегда

Роструд требует, чтобы компании соблюдали статью 123 ТК РФ и всегда уведомляли работников о дате начала отпуска.

По этому вопросу позиция Роструда не меняется уже несколько лет. О требовании уведомлять работников о начале отпуска, чиновники писали в нескольких письмах за последние годы. Например, в старом письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 «О сроке оплаты отпуска…» и в новом от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 «Об уведомлении о начале отпуска»

Каждый работник имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск согласно статьям 114 и 122 ТК РФ.

Право на отпуск за первый год работы появляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы в компании. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Это разрешено статьей 122 ТК РФ.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время года в соответствии графиком отпусков.

График отпусков обязаны соблюдать и работодатель, и работник. После утверждения руководителем компании графика отпусков, с ним знакомят всех работников под роспись.

О начале отпуска работодатель обязан извещать работников за две недели в соответствии со статьей 123 ТК РФ.

Эта норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Уведомлять об изменении периода отпуска нужно и тех работников, кто решил взять дополнительный отдых.

Уведомление о начале отпуска не имеет утверждённой формы

Уведомление о начале отпуска составляется произвольной форме.

В уведомлении указывают:

• реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
• название, дата, номер документа;
• должность и Ф. И. О. работника;
• дата начала и окончания отпуска;
• общее количество дней отпуска;
• подпись руководителя;
• должность и Ф. И. О. руководителя, подписавшего уведомление об отпуске.

Чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики и бухгалтеры могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а). Только издать его нужно, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска.

В приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то есть фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Уведомление о начале отпуска считается правильно оформленным при наличии подписи сотрудника об ознакомлении, при наличии дат начала и окончания отдыха.

Как уведомить о начале отпуска

Компания может самостоятельно выбрать способ уведомления.

Подробнее о том, как выбрать оптимальный способ уведомления читайте в статье «Как уведомить работника о начале отпуска: последние разъяснения Роструда?»

Согласно статье 123 ТК РФ работника необходимо оповестить о началеотпуска. Компания может выбрать один из следующих способов:

• вручить письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
• оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
• внести в график отпусков дополнительные две графы: для подписи и для отметки, что работник извещен;
• издавать приказ о начале отпуска за 2 недели до отпуска и получить подпись сотрудника на приказе.

Если отпуск переносится

Нередко у работника меняются планы, и он не может уйти в отпуск по графику. Планы могут изменится и у работодателя.

Законодательство требует соблюдать график отпуск и устанавливает определённые правила извещения работника о времени начала отпуска.

Если меняется период отпуска работника, об этом нужно его уведомить работника за 14 дней до начала отпуска.

На что влияет несоблюдение правила уведомления о начале отпуска

То, что компания не уведомила работника о начале отпуска выявляется при проверках трудовой инспекцией. Если ваша компания стоит в плане проверок трудовой инспекцией на год, вам нужно озадачится приведением в порядок кадровых документов, в том числе и по отпускам.

Если вы не составляете уведомления, у вас обязательно должны быть приказы по форма № Т-6 или Т-6а, изданные и подписанные за 14 дней до отпуска. Это дает вам право утверждать, что требования статьи 123 ТК РФ выполнены.

Если возникнет конфликт с работником, тот факт, что его не уведомили о начале отпуска он может использовать в свою пользу. Будь то в суде, будь то в жалобе в трудовую инспекцию.

Обратите внимание! Работник, которого не уведомили о дате начала отпуска, вправе перенести его на другой срок. И компания не может отказать.

За нарушение трудового законодательства, а точнее, за не уведомление работника о начале отпуска могут оштрафовать по п. 1. статьи 5.27 КоАП РФ:

• индивидуального предпринимателя на сумме от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• руководителя компании на сумму от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• компанию на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Алгоритм предоставления отпуска: приказ, записка-расчет, отметки в табеле

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с процедурой предоставления отпусков. Для этого нужно правильно оформить приказ, вовремя уведомить сотрудника о начале отпуска, заполнить записку-расчет и правильно рассчитать отпускные.

Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.

Если сотрудник согласовал с работодателем перенос отпуска, то есть уходит отдыхать вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?

Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.

Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.

В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.

1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.

В Письме Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.

В другом Письме от 22.03.2012 № 428-6-1 Роструд говорит о том, что формы и способы выполнения требования об извещении сотрудников о начале отпуска работодатель вправе определять самостоятельно. При этом ведомство предлагает такие формы:

• отдельные извещения;
• ознакомительные листы и ведомости;
• проекты приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков.

2. Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета

Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.

В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.

Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.

3. Расчет и выплата отпускных

При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.

Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности

4. Внесение сведений в личную карточку работника

В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.

Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.

5. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени

Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).

Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст. 112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Все об уведомлениях работников

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия. 1

Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) 2 такой вид документа, как уведомление, встречается:

• в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
• в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
• унифицированной системе отчетно-статистической документации.

И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.

Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.

См. статью «Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе» в № 7′ 2020

В каких случаях составлять уведомления

В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).

Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ

Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.

Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.

Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ

Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:

• только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
• содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).

См. статью «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» в № 8′ 2018

Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).

Форма уведомления

Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.

В состав обязательных реквизитов уведомления входят:

• наименование организации – автора документа;
• наименование вида документа;
• место составления (издания) документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись уполномоченного лица работодателя.

Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 3 .

Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).

Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).

Пример 1. Виза согласования

Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)

Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)

Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.

С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).

Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»

Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.

Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.

Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.

Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока

Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников

См. статью «Уведомление о сокращении: формулировки, которые помогут в споре с работником» в № 10′ 2019

Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.

Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.

Регистрация уведомлений

Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.

Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.

См. статью «Сроки уведомления в трудовых отношениях» в № 4′ 2015

В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.

Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.

Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.

Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.

Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.

Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:

Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)

Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.

Как направлять / вручать уведомление

Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).

Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.

Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику

Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника

Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.

См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» в № 9′ 2016

Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.

В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.

Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Как и сколько хранить уведомления

Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.

См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8′ 2020

Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г. 4 , а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.

Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.

В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.

Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.

Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск

• Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
• Документы по оформлению отпуска: уведомление
• Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
• Какие еще документы используются при оформлении отпуска
• Итоги

Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь

Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Документы по оформлению отпуска: уведомление

Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):

• Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:

«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 12.07.2021 по 25.07.2021. Согласно графику отпусков от 16.12.2020 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».

• Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
• Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
• Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.

Подробнее об этом читайте:

Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска

Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):

• Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете здесь.
• Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте тут.

Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.

В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.

Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.

Итоги

Стандартная схема документооборота по отпускам такова:

• в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
• за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
• за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
• во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.

Уведомление о начале отпуска: образец

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24 декабря 2020 г. № ПГ/59245-6-1 Об уведомлении о дате начала отпуска

Вопрос: Я, как работник, была ознакомлена с графиком отпусков при его утверждении, о чем имеется моя подпись. Достаточно ли этого, чтобы работник считался уведомленным о дате начала отпуска не менее чем за две недели до его начала, как того требует ст. 123 ТК РФ? Или меня должны будут еще раз отдельно уведомить о начале отпуска?

Ответ: Федеральная служба по труду и занятости, рассмотрев Ваше обращение, зарегистрированное 11 декабря 2020 года, в пределах компетенции сообщает.

Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ) каждому работнику гарантируется право на ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (статья 114 ТК РФ). В силу части первой статьи 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (часть вторая статьи 122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (часть пятая статьи 122 ТК РФ).

В соответствии с частью первой статьи 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая статьи 123 ТК РФ).

Статья 123 ТК РФ, определяя очередность предоставления оплачиваемых отпусков и время их использования, направлена на обеспечение реализации конституционного права на отдых. Правила об обязательности графика отпусков и извещении работника о времени начала отпуска, установленные частями второй и третьей названной статьи, выступают в качестве гарантий осуществления указанного конституционного права.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (часть третья статьи 123 ТК РФ).

Таким образом, по ТК РФ работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Данный документ может быть сформирован в свободной форме.

Настоящее письмо не является правовым актом.

Начальник Юридического Управления

Б.С. Гудко

Обзор документа

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника.

Утвержденный график доводится до сведения всех работников. Однако работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели. Направляется соответстувующее уведомление. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Уведомление составляется в свободной форме.