Утверждение графика отпусков согласно ТК РФ

Статья 122 ТК РФ. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Право на отпуск возникает у работника после шести месяцев его непрерывной работы у конкретного работодателя. Статья 122 ТК РФ оговаривает право предоставления работнику отпуска и до истечения этого срока. Помимо этого, данной статьей установлен и перечень категорий работников, которым отпуск должен быть предоставлен по их заявлению и до истечения этого срока.

К числу таких работников относятся:

• беременные работницы — ежегодный отпуск им предоставляется непосредственно до отпуска по беременности и родам или после него;
• несовершеннолетние работники;
• работники — усыновители детей в возрасте до 3 месяцев;
• мужья беременных работниц в период нахождения их в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ);
• а также другие категории работников, чье право на отпуск по требованию оговорено федеральными нормативными актами.

Отпуска для совместителей предоставляются по основному месту и по совместительскому месту работы одновременно (статья 286 ТК РФ). При этом если к моменту ухода в отпуск на основном месте работы совместитель еще не обрел право на отпуск на месте работы по совместительству (проработал там менее 6 месяцев), то отпуск за год предоставляется ему по данному месту работы авансом, полностью, и полностью же оплачивается.

Предоставление отпуска авансом возможно и в других случаях, оговоренных локальными нормативными актами конкретного работодателя.

Продолжительность отпуска

Продолжительность основного ежегодного отпуска, предоставляемого работнику, не может составлять менее 28 календарных дней. В данный период не включаются праздничные дни.

Минимальная длительность ежегодного отпуска не зависит от установленного для работника режима рабочего времени (нормальное, неполное или сокращенное). Отметим, однако, что для отдельных работников Трудовым кодексом и федеральным законодательством установлен особый, удлиненный ежегодный отпуск. Так:

• продолжительность минимального отпуска для несовершеннолетних работников равна 31 дню;
• ежегодный отпуск для работников-инвалидов не может длиться менее 30 дней;
• минимальная продолжительность отпуска для работников детских учреждений составляет 43 дня;
• работники учреждений образования и педагоги имеют право на ежегодный отпуск минимальной продолжительностью от 42 до 56 дней;
• следователям прокуратуры и прокурорам гарантирован ежегодный отпуск длительностью не менее 30 дней.

Во всех указанных выше случаях продолжительность отпуска указана в календарных днях.

График отпусков

Для учета отпусков на предприятии разрабатывается график отпусков. Утверждение графика отпусков должно иметь место не позднее чем за две недели до конца года. В графике указываются ФИО, структурные подразделения и должности работников, а также период отпуска и его продолжительность.

Соблюдение графика обязательно для обеих сторон трудовых отношений. С графиком работник должен быть ознакомлен под подпись.

Предоставление отпуска

Предоставляться отпуск работнику должен до истечения текущего рабочего года. Если имеются причины, по которым отпуск не может быть предоставлен в оговоренный графиком отпуска срок, то новая дата отпуска должна быть определена по соглашению с работником.

Отказ от предоставления отпуска в течение двух лет подряд запрещается.

Если трудовой договор с работником был заключен на срок менее 2 месяцев, то вместо отпуска при увольнении может быть предоставлена компенсация. Размер ее рассчитывается следующим образом: два рабочих дня за один месяц работы.

Разделение и перенос отпуска

Допускается предоставление отпуска по частям. Разделение отпуска производится по соглашению между работником и работодателем, причем хотя бы одна из частей отпуска должна иметь продолжительность не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Также по соглашению между сторонами трудового договора отпуск может быть перенесен в случаях, если:

• работник не был предупрежден о начале отпуска в двухнедельный срок до его начала;
• работнику своевременно не были выплачены отпускные.

Оплата отпуска

Не позднее чем за три дня до начала отпуска работнику должны быть выплачены отпускные. Сумма отпускных облагается НДФЛ, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в общем порядке. Порядок расчета отпускных оговорен статьей 139 ТК РФ.

Если отпуск был предоставлен работнику авансом и имело место увольнение работника до истечения года, в счет которого он получил этот отпуск, то отпускные, выплаченные этому работнику, удерживаются из его заработной платы.

Удержание не производится, если работник:

• уволен в связи с отказом от перевода по состоянию здоровья (на основе медзаключения) или в связи с тем, что у работодателя отсутствует возможность предоставить такому работнику соответствующее требованиям, оговоренным медзаключением, место;
• уволен в связи с сокращением штата или ликвидацией организации или ИП;
• является руководителем, его заместителем или главным бухгалтером, которые уволены по причине смены собственника имущества организации;
• уволен в связи с призывом на военслужбу или направлен на альтернативную гражданскую службу;
• был уволен ранее и восстановлен по решению ГТИ или суда;
• признается полностью нетрудоспособным на основании медицинского заключения;
• умер или признан судом умершим или безвестно отсутствующим;
• уволен в связи со смертью работодателя, а также в связи с признанием работодателя судом умершим или безвестно отсутствующим;
• не может продолжать трудовую деятельность в связи с наступившими чрезвычайными обстоятельствами.

График отпусков на 2022 год с учетом изменений ТК РФ

График отпусков составляется ежегодно до 17 декабря текущего года на следующий. Руководство компании, как правило, учитывает пожелания работников, но, вправе принимать решение о периоде отпусков с учетом интересов компании.

Трудовое законодательство запрещает не предоставлять работнику отпуск в течение двух лет подряд.

Очередность оплачиваемых отпусков, согласно статье 123 TK РФ, устанавливается в графике отпусков, который утверждается до 17 декабря на следующий год. После утверждения графика, с ним знакомят всех работников под роспись.

Новые льготники с 2022 года

При составлении графика отпусков работодатель может учитывать пожелания работников, но делать это он не обязан. Такой вывод следует из письма Минтруда от 08.12.2020 г. № 14-2/ООГ-17786.

Уйти в отпуск в те даты, которые выбрал сам работник, могут только льготные категории.

Если раньше в отпуск в желаемые даты могли уйти родители, у которых есть дети до 12 лет. Теперь, согласно обновленной редакции статьи 262.2 ТК РФ, отпуск в удобное для работника время, могут взять многодетные родители, у которых 3 и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14.

Остальные категории льготников не изменились. Теперь в список тех, кто имеет право выбрать период отпуска входят:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, либо после окончания отпуска по уходу за ребенком;
• работники в возрасте до 18 лет;
• многодетные родители, у которых 3 и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14;
• родители, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет;
• совместители в период отпуска, предоставленного по основному месту работы;
• доноры;
• супруги военнослужащих, если военнослужащим предоставляется отпуск в летний период;
• инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий.

Отпуск может быть меньше 28 календарных дней

Трудовое законодательство не запрещает сотрудникам брать один или пять дней отдыха, но одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней.

Если работник отгулял свой отпуск авансом, в график отпусков нужно внести остаток отпуска. Роструд разрешает указывать в графике ежегодный отпуск с общим периодом меньше 28 дней.

Если работника уволят до истечения того рабочего года, в счет которого он уже отгулял свой отпуск, бухгалтерия удерживает из его зарплаты сумму долга за неотработанные дни.

В Графике указывают даты, а не месяц

В графике отпусков нужно указывать конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц. Разъяснения на этот счет Роструд публиковал в письме от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1.

Даты являются результатом согласования графика между работником и работодателем. Если в последствии работник захочет изменить даты, он составляет заявление и согласовывает новые даты отпуска с работодателем.

В График нужно включить всех работников

В график отпусков нужно включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это касается и работников, с которыми в течение ближайшего времени или будущего года будут расторгнуты трудовые договоры (письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321).

Внутренних совместителей указывают в графике один раз, так как по TK РФ ежегодный отпуск по постоянному месту работы должен иметь полное совпадение с отпуском по совместительству.

Ко всем работникам относятся и дистанционщики. Они также должны быть указаны в графике. Отдельно о включении в график дистанционщиков выходило письмо Роструда от 14.05.2021 г. № ПГ/12255-6-1.

По какой форме составлять график отпусков

Организация вправе разработать собственную форму графика отпусков и указать это в учетной политике.

Либо можно использовать унифицированную форму Т-7 «График отпусков», которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В форме Т–7 всего 10 столбцов:

• Столбец 1 — наименование структурного подразделения;
• Столбец 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
• Столбец 3 — фамилия, имя, отчество;
• Столбец 4 — табельный номер сотрудника;
• Столбец 5 — количество календарных дней отпуска;
• Столбцы 6–7 —даты начала отпуска: запланированная и фактическая;
• Столбцы 8-9 — основание (документ) для переноса отпуска и дата предполагаемого отпуска;
• Столбец 10 — примечание.

Можно добавить Столбец 11 для ознакомления работников с графиком отпусков.

С графиком нужно ознакомить всех работников под роспись

Согласно ст. 22 и 123 ТК РФ работодатель обязан ознакомить всех работников в графиком отпусков. Сделать это можно в любой удобной форме:

• оформив лист ознакомления;
• добавить специальную графу для подписей в сам график отпусков с названием «С графиком ознакомлен (дата, подпись)»;
• добавив к приказу с графиком отпусков приложение для подписей работников под фразой «С приказом ознакомлен»;
• по-другому.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Если график составлен позже 17 декабря, это считается нарушением трудового законодательства, за которое работодателя могут оштрафовать.

Директору организации и ИП грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

Работодатели должны ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2022 год, а значит, избежать санкций.

1. Как правильно составить график отпусков
2. Что учесть при планировании отпусков
3. Утверждение графика отпусков
4. Как вносить изменения в график отпусков
5. Особенности графика отпусков в 2022 году
6. Срок хранения графика отпусков
7. Ответственность за отсутствие графика отпусков
8. Образец заполнения унифицированной формы Т-7
9. Бланк графика отпусков

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Организации, созданные в середине года, все равно должны составить график отпусков на этот год. Оформить и дополнять график нужно по мере приема работников (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193, см. « Организация создана в 2021 году: должна ли она утвердить график отпусков на текущий год ?»).

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).

Рассчитывайте зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо у каждого сотрудника запросить информацию о планируемых датах отдыха. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).

Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит. Кроме того, следует включить в график и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. « Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда »).

Заказать электронную подпись для отправки отчета об «удалёнке» через mos.ru Получить через час

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если этот отпуск приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 — 119 ТК РФ). Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско ‑ правовых договоров и кадровых документов ».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2022 год — пятница, 17 декабря 2021 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см. постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14 ‑ дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена. Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Особенности графика отпусков в 2022 году

При составлении графика на 2022 год нужно учесть постановление Правительства РФ от 16.09.21 № 1564 «О переносе выходных дней в 2022 году». В нем установлено, что в 2022 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 1 января на вторник 3 мая; с воскресенья 2 января на вторник 10 мая и с субботы 5 марта на понедельник 7 марта. Также см. « Определен график переноса выходных в 2022 году ».

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 2 января являются нерабочими праздничными днями.

Поэтому если отпуск приходится на 1 или 2 января 2022 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 2 января остаются праздничными днями.

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Срок хранения графика отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря. Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года. Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

В каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска

• Ст. 123 ТК РФ: официальный текст
• Чему посвящена и кому важна статья 123 Трудового кодекса (с комментариями 2021 года)?
• Какие условия по ст. 123 ТК РФ обязан выполнить работодатель?
• Кому ст. 123 ТК РФ позволяет всегда отдыхать в удобное для них время?
• Как применить ст. 123 ТК РФ в случае отпуска за свой счет?
• Итоги

Ст. 123 ТК РФ: официальный текст

Чему посвящена и кому важна статья 123 Трудового кодекса (с комментариями 2021 года)?

Ст. 123 ТК РФ устанавливает очередность предоставления очередных отпусков работникам. Этот вопрос важен в одинаковой степени обеим сторонам трудового договора.

Однако работодатель и работник в данной ситуации находятся на противоположных полюсах. С одной стороны, работодатель:

• обязан (по требованию закона) отпустить работника отдыхать;
• вынужден обеспечить непрерывность производственного процесса вне зависимости от «отпускного» желания работников.

С другой стороны, работник:

• вправе покинуть свое рабочее место в связи с законодательно предусмотренной возможностью ежегодного отдыха;
• обязан согласовать отпускной период с работодателем.

Чтобы решить всю совокупность вопросов, возникающих в этой связи, трудовым законодательством предусмотрен специальный обязательный инструмент — график отпусков.

О процедуре разработки и утверждения графика отпусков читайте в статьях:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию о том, как правильно предоставить отпуск работнику. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Какие условия по ст. 123 ТК РФ обязан выполнить работодатель?

Трудовой кодекс (статья 123) устанавливает для работодателя совокупность следующих обязательных действий:

• определять ежегодно отпускную очередность;
• оформлять сроки оплачиваемого отдыха в графике отпусков (ГО);
• утверждать ГО за 2 недели до наступления следующего календарного года;
• учитывать мнение профсоюза (наличие согласующей подписи на ГО);
• предоставлять работникам оплачиваемый отдых в соответствии с ГО;
• извещать (под расписку) сотрудников о времени начала отпуска за 2 недели до его наступления.

От работника такого многообразия обязательных действий ст. 123 ТК РФ не требует. Достаточно лишь:

• выразить свою волю при составлении ГО;
• соблюдать ГО;
• поставить подпись на уведомлении о предстоящем отдыхе согласно ГО;
• написать заявление о предоставлении отпуска;
• дождаться наступления долгожданного отдыха;
• законно отсутствовать на рабочем месте, получая за это деньги и наслаждаясь заработанным отдыхом.

Как видно из 2 представленных перечней, работодатель исполняет множество обязанностей, в том числе платит работникам деньги при их отсутствии на рабочих местах и организует трудовой процесс при недостаточности трудовых ресурсов. При этом работнику остается только подписывать бумаги и предвкушать предстоящее заработанное им освобождение от работы.

О правилах расчета отпускных читайте в материале «Расчет количества дней отпуска в 2021 году – пример».

Кому ст. 123 ТК РФ позволяет всегда отдыхать в удобное для них время?

Небольшой по численности трудовой коллектив всегда выгодно отличается от многочисленного штата широкими возможностями в отношении периода ежегодного оплачиваемого отдыха. Чем больше работников в компании, тем сильнее вероятность отдохнуть в желаемое время сокращается.

Однако такая зависимость не страшна для определенной категории работников — об этом в ст. 123 ТК РФ есть отдельная оговорка. Они вправе сами выбирать периоды отдыха.

Среди таких «вольных отпускников» можно назвать:

• трудящихся подростков;
• ожидающих рождения малыша работниц;
• многодетных родителей;
• работников, совмещающих труд с учебой;
• инвалидов и участников войны;
• героев труда;
• почетных доноров;
• другие категории (в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами).

Ст. 123 ТК РФ отдельно акцентирует внимание только на одной группе работников другой категории — мужьях, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам. Они вправе свой ежегодный отпуск приурочить к декретному отпуску супруги. При этом работодатель им не вправе отказать, независимо от того, сколько времени в данной компании этот сотрудник трудился непрерывно.

Как применить ст. 123 ТК РФ в случае отпуска за свой счет?

Статья 123 ТК РФ на этот вопрос отвечает однозначно — к отпускам без содержания она не применяется.

Это означает следующее:

• в ГО такие отпускные перерывы в работе не включаются;
• привилегии, указанные в ст. 123 ТК РФ, на отпуска без сохранения оплаты не распространяются;
• для получения «безденежного» отпуска необходима уважительная причина;
• каждый случай прерывания трудовой деятельности по причине отпуска за свой счет согласовывается с работодателем персонально;
• никаких гарантий по обязательному предоставлению такого перерыва законодательство не предусматривает;
• заставить работодателя предоставить данный отпуск никто не вправе (кроме ситуаций, предусмотренных ст. 128 ,173, 174, 286 ТК РФ).

В любом случае ст. 123 ТК РФ не распространяет свое действие на такой вид отдыха, как отпуск без сохранения заработной платы.

Разобраться с отпусками за свой счет вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Итоги

Ст. 123 ТК РФ регулирует очередность предоставления отпусков работникам предприятия. Согласно данной норме работодатель за 2 недели до наступления нового года обязан утвердить график отпусков, изучив желания работников и указав в документе сроки отдыха каждого сотрудника. А за 2 недели до начала отпуска уведомить работника о предстоящем отдыхе под подпись и выплатить ему отпускные не позднее чем за 3 дня до даты отпуска.

Рассчитайте отпускные с помощью нашего онлайн-калькулятора.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Комментарий к ст. 123 TК РФ

1. Ежегодные оплачиваемые отпуска могут предоставляться работникам в любое время в течение года в соответствии с графиком отпусков, который должен предусматривать равномерное распределение времени отправления работников в отпуск, чтобы не нарушать нормальное функционирование деятельности работодателя.

2. При составлении графика отпусков, обязательного для работника и работодателя, необходимо учитывать право отдельных категорий работников на предоставление отпуска в удобное для них время (см. комментарий к ст. ст. 260, 267 ТК).

Судебная практика по статье 123 TК РФ

В своей жалобе в Конституционный Суд Российской Федерации Н.С. Колпаков просит проверить конституционность статей 3, 4, 23, 62, 72, 89, 122, 123, 135, 154, 166, 167, 168, 169, 236, 237, 394, 395 и 396 Трудового кодекса Российской Федерации, указывая при этом, что его конституционные права нарушены не этими – соответствующими, по его мнению, Конституции Российской Федерации – положениями Трудового кодекса Российской Федерации, а работодателем и судами общей юрисдикции, не применившими в его деле те нормы Кодекса, которые подлежали применению, и тем самым отказавшими ему в судебной защите. Кроме того, Н.С. Колпаков просит Конституционный Суд Российской Федерации дать толкование статьи 154 Трудового кодекса Российской Федерации, поскольку считает, что она была неправильно истолкована судебной коллегией по гражданским делам Московского городского суда при рассмотрении его кассационной жалобы.

частей второй и третьей статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которым график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника; о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала;

При указанных обстоятельствах суды, руководствуясь положениями статей 93, 106, 107, 114, 122, 123, 124, 125, 136, 260 Трудового кодекса Российской Федерации, статьей 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”, а так же разъяснениями, изложенными в пункте 20 постановления пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28.01.2014 N 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”, пришли к выводу, что одновременное использование двух и более отпусков трудовым законодательством Российской Федерации не предусмотрено, и фондом правомерно отказано обществу в принятии к зачету необоснованно произведенных им расходов на выплату пособий по уходу за ребенком за время нахождения названных работников в очередном основном отпуске.

1. В своей жалобе в Конституционный Суд Российской Федерации гражданин Ю.Н. Орлов оспаривает конституционность части второй статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
По мнению заявителя, оспариваемое законоположение противоречит статьям 2, 6, 7, 15, 17, 18, 37 и 45 Конституции Российской Федерации, поскольку по смыслу, придаваемому ему правоприменительной практикой, обязывает работника обращаться с письменным заявлением к работодателю о предоставлении отпуска.

Что же касается вопроса о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска по заявлению работника, то, как отмечал Конституционный Суд Российской Федерации в Определении от 29 сентября 2015 года N 1833-О, предусмотренное статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации правило во взаимосвязи с положениями статьи 21 данного Кодекса, закрепляющими обязанность работника добросовестно выполнять свои трудовые обязанности и соблюдать трудовую дисциплину, предполагает согласование сторонами трудового договора календарного периода отпуска и, как следствие, издание приказа работодателя о предоставлении работнику такого отпуска, чем обеспечивается возможность реализации субъективного права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время, а работодателю предоставляется возможность максимально эффективно использовать труд своих работников и имеющееся у него имущество в целях ведения предпринимательской либо иной не запрещенной законом экономической деятельности (статья 34, часть 1, Конституции Российской Федерации).

2.1. В соответствии со статьями 96 и 97 Федерального конституционного закона “О Конституционном Суде Российской Федерации” Конституционный Суд Российской Федерации по жалобам граждан на нарушение конституционных прав и свобод проверяет конституционность закона, примененного в конкретном деле, рассмотрение которого завершено в суде, при этом жалоба должна быть подана в срок не позднее одного года после рассмотрения дела в суде; к жалобе должна быть приложена копия официального документа, подтверждающего применение оспариваемого закона в деле заявителя. Между тем М.С. Тарачи не представлены документы, подтверждающие применение в ее деле статей 114, 122 и 123 Трудового кодекса Российской Федерации (что указано в самом обращении).

1. В своей жалобе в Конституционный Суд Российской Федерации гражданка Е.Ю. Микляева оспаривает конституционность статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, а фактически – ее частей первой и второй, согласно которым очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 данного Кодекса для принятия локальных нормативных актов; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

1) в нарушение части 3 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации работники не извещаются под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала;
2) А. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 7 апреля 2008 г., заработная плата за время отпуска выплачена с задержкой 11 календарных дней, что является нарушением части 9 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации;

11 сентября 2009 года государственным инспектором труда (по правовым вопросам) Государственной инспекции труда в Краснодарском крае проведена плановая проверка соблюдения трудового законодательства в Туапсинском филиале ФГУП “Росморпорт”, в ходе которой выявлены нарушения требований части 3 статьи 123, частей 6, 9 статьи 136, статьи 140 Трудового кодекса Российской Федерации, выразившееся в неознакомлении под роспись работников при приеме на работу с правилами внутреннего трудового распорядка, несвоевременной выплате сумм по увольнению, невыплате денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока полагающихся выплат работникам предприятия (л.д. 16 – 21).

Из материалов дела усматривается, что в период с 15 по 22 июля 2010 года на основании распоряжения руководителя государственной инспекции труда в Ленинградской области от 1 июля 2010 года в отношении ЗАО “Веда”, расположенного по адресу: Ленинградская область, г. Кингисепп, ул. Театральная, 13, проведена плановая выездная проверка соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. В ходе указанной проверки были выявлены, следующие нарушения: не обеспечена за счет предприятия стирка, сушка, а также ремонт специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (статья 221 Трудового кодекса Российской Федерации); не утвержден график предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в 2010 году (статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации); не определены и не согласованы с местным органом Роспотребнадзора контингент и списки работников, подлежащих обязательному периодическому медицинскому осмотру в текущем календарном году (пункт 7 Порядка проведения предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на вредных работах и на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержден приказом Министерства здравоохранения и социального развития России от 16.08.2004 г. N 83); руководящему составу не организовано обучение с последующей аттестацией (в соответствующих учебных центрах, учреждениях) на знание требований охраны труда (статья 225 Трудового кодекса Российской Федерации, пункты 1.5, 2.3, 3.2 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержден совместным постановлением Министерства труда и Министерства образования Российской Федерации от 13.01.2003 г. N 1/29).

Решением судьи Новгородского районного суда Новгородской области от 5 августа 2015 г., оставленным без изменения решением судьи Новгородского областного суда от 14 марта 2016 г. и постановлением и.о. председателя Новгородского областного суда от 8 августа 2016 г., постановления должностного лица Инспекции от 2 апреля 2016 г. N 4-85-15-ППР/87/8/2, N 4-88-15-ППР/87/6/2, N 4-86-15-ППР/87/5/2, N 4-87-15-ППР/87/7/2 изменены: из указанных актов исключены выводы о виновности генерального директора общества Тяна И.В. в нарушении требований статей 140, 236 ТК РФ, выразившемся в том, что в день увольнения не произведен расчет и не выплачена соответствующая денежная компенсация уволенным работникам Р. А. Х. И. Б. С., а также выводы о виновности в нарушении требований статьи 123 ТК РФ, выразившемся в том, что за две недели до начала отпуска не извещены и с приказами о предоставлении отпуска не ознакомлены работники К., М., К. Р., А. за совершение указанных выше административных правонарушений генеральному директору общества Тяну И.В. назначено административное наказание с применением части 2 статьи 4.4 КоАП РФ в пределах санкции части 3 статьи 5.27.1 данного Кодекса в виде административного штрафа в размере 15 000 рублей; в остальной части постановления должностного лица Инспекции от 2 апреля 2016 г. N 4-85-15-ППР/87/8/2, N 4-88-15-ППР/87/6/2, N 4-86-15-ППР/87/5/2, N 4-87-15-ППР/87/7/2 оставлены без изменения.

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления,
• наименование организации,
• ссылку на основание,
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
• номер и дату этого расписания,
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

1. Что такое штатное расписание
2. Кто и зачем должен составлять
3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
4. Требования к штатному расписанию
5. Как утвердить штатное расписание
6. Как внести изменения в штатное расписание
7. Периодичность составления документа и сроки хранения
8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

• структура, штатный состав и численность работников;
• перечень структурных подразделений (при наличии);
• наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».