Специалист по документообороту – должностная инструкция

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.
Читайте также:
Отстранение от должности руководителя организации

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

– с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

– с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Читайте также:
Увольнение при банкротстве предприятия

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

– в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

– в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Должностная инструкция по специальности «Документовед»

Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.

1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.

1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.5. На должность Документоведа принимается лицо:

-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).

1.6. Документовед должен знать:

-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

-основы экономики, организации труда и управления;

-законодательство о труде;

-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;

-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;

-организацию архивного дела;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

-основы эргономики, социальной психологии, социологии;

-правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.

2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.

2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.

Читайте также:
Определение расчетного периода при увольнении - как правильно подсчитать выплаты

2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.

2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

4. Ответственность

Документовед ответственен за:

4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

5. Условия работы

5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. N 333н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”

В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июля 2020 г.

Регистрационный N 58957

ГАРАНТ:

См. справку о профессиональных стандартах

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н

Профессиональный стандарт
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

I. Общие сведения

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм

(наименование вида профессиональной деятельности)

Основная цель вида профессиональной деятельности:

Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией

Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал

Секретари (общего профиля)

Служащие в приемной (общего профиля)

Отнесение к видам экономической деятельности:

Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации

Деятельность по организации конференций и выставок

(наименование вида экономической деятельности)

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт
(функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщенные трудовые функции

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков организации

Организация работы с посетителями организации

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Документационное обеспечение деятельности организации

Организация работы с документами

Организация текущего хранения документов

Организация обработки дел для последующего хранения

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Планирование рабочего дня секретаря

Читайте также:
Освобождение от налогов ИП: кому положено

Организация телефонных переговоров руководителя

Организация командировок руководителя

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Составление и оформление управленческой документации

Организация работы с документами в приемной руководителя

Организация хранения документов в приемной руководителя

Обеспечение руководителя информацией

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация исполнения решений руководителя

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Организационное обеспечение деятельности организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей, профессий

Требования к образованию и обучению

Среднее общее образование

Профессиональное обучение – программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

Служащие в приемной (общего профиля)

3.1.1. Трудовая функция

Прием и распределение телефонных звонков организации

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Регистрация поступающих телефонных звонков

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

Соблюдать служебный этикет

Функции, задачи, структура организации, ее связи

Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

Этика делового общения

Правила речевого этикета

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

3.1.2. Трудовая функция

Организация работы с посетителями организации

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

Ведение журнала записи посетителей

Учет посетителей и оформление пропусков

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

Организация и бронирование переговорных комнат

Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Общаться с посетителями

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

Вести учетные формы, использовать их для работы

Создавать положительный имидж организации

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

Применять информационно-коммуникационные технологии

Обеспечивать конфиденциальность информации

Правила организации приема посетителей

Правила делового общения

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Правила организации приемов в офисе

Правила сервировки чайного (кофейного) стола

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

Этика делового общения

Правила речевого этикета

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

3.1.3. Трудовая функция

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Ведение журнала разъездов работников организации

Координация работы курьеров и водителей организации

Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Читайте также:
Обходной лист при увольнении: образец

Составлять и вести учетные документы

Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации

Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации

Оценивать результаты в рамках поставленных задач

Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Правила речевого этикета

Этика делового общения

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

3.2. Обобщенная трудовая функция

Документационное обеспечение деятельности организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей,

Требования к образованию и обучению

Среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена

Среднее профессиональное образование (непрофильное) – программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

Секретари (общего профиля)

Документационное обеспечение управления и архивоведение

3.2.1. Трудовая функция

Организация работы с документами

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Прием и первичная обработка входящих документов

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

Пользоваться справочно-правовыми системами

Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

Применять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура организации, руководство структурных подразделений

Современные информационные технологии работы с документами

Порядок работы с документами

Системы скоростного письма

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

Типовые сроки исполнения документов

Принципы работы со сроковой картотекой

Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

Правила документационного обеспечения деятельности организации

Виды документов, их назначение

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

Системы электронного документооборота

Правила и сроки отправки исходящих документов

Требования охраны труда

3.2.2. Трудовая функция

Организация текущего хранения документов

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Разработка номенклатуры дел организации

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

Читайте также:
Отзыв руководителя практики от организации о работе студента

Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

Формировать документы в дела с учетом их специфики

Систематизировать документы внутри дела

Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

Требования охраны труда

3.2.3. Трудовая функция

Организация обработки дел для последующего хранения

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

Передача дел в архив организации

Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения

Оформлять документы экспертной комиссии

Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов

Производить хронологическо-структурную систематизацию дел

Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения

Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Правила передачи дел в архив организации

Требования охраны труда

3.3. Обобщенная трудовая функция

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей,

Требования к образованию и обучению

Высшее образование – бакалавриат или

Высшее образование (непрофильное) – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или

Среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена

Среднее профессиональное образование (непрофильное) – программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

Обязанности бухгалтера по первичной документации

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Обязанности бухгалтера по первичной документации

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

В 2019 году произошло расширение прав и уточнение обязанностей бухгалтера по первичной документации. Достаточно ли среднего профобразования для того, чтобы суметь полностью использовать новые возможности, и что делать главбуху, если ответ отрицательный, как решать серьезные проблемы с налоговой – читайте в нашей статье.

Читайте также:
Перевод на нижеоплачиваемую должность по ТК РФ: по инициативе работника, работодателя

Что должен знать и уметь бухгалтер на первичке?

Требования к бухгалтеру на «первичке» по-прежнему определены (рекомендованы) пунктом 3.1.1 профессионального стандарта «Бухгалтер».

Однако с 6 апреля 2019 года указанный стандарт утвержден Приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н (далее – Стандарт № 103н), а не приказом этого министерства от 22.12.2014 N№ 1061н (далее – Стандарт № 1061н). Сравнительный анализ стандартов смотрите в таблице 1.

Таблица 1. Необходимые умения и знания

Как видно из таблицы, профессиональное бухгалтерское сообщество прекрасно осознает рамки должности бухгалтера, собирающего «первичку». Круг взаимодействия такого бухгалтера очень важен, это:

  • контрагенты компании;
  • персонал (особенно подотчетные работники).

Для достижения взаимопонимания необходимы умения управленца, например, коммуникативные навыки. Соответственно, разрешение проблем неизменно лежит на плечах главного бухгалтера. Тем более, что ошибки в первичной документации или не полностью собранная «первичка» чреваты серьезными проблемами с ИФНС. От просто бухгалтера ждут лишь, что он сумеет:

  • не потерять полученные документы;
  • проверить наличие обязательных реквизитов;
  • сделать правильную разноску в базу.

Для достижения этих целей необходима, как минимум, должностная инструкция.

Функции и должностные обязанности бухгалтера по первичной документации

Начиная с 26 июля 2019 года бухгалтерия вновь может рассылать письменные требования работникам, которые:

  • не соблюдают график документооборота;
  • игнорируют учетную политику компании.

Такие изменения внес Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ в п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Между тем, функционал бухгалтера на «первичке», определенный так же, как навыки и умения, пунктом 3.1.1 Стандарта № 103н совершенно не претерпел изменений по сравнению со Стандартом № 1061н (см. таблицу).

Как видим, ни о какой коммуникации здесь тоже речи не идет. Бухгалтер на «первичке» должен лишь выявить тех, кто:

  • не сдал первичные документы;
  • сдал документы, содержащие огрехи и ошибки.

Сообщение о нарушителях поступает непосредственно главному бухгалтеру. На практике это означает, что контролировать все документы вынужден главбух. Причем вопреки тому, что для него чисто физически это почти невозможно.

Права специалиста

Очевидно, что Стандарт № 1061н требует корректировок в части права на рассылку работникам-нарушителям письменных требований. Пока в большинстве должностных инструкций, составленных на основе профстандарта, права бухгалтера по «первичке» выглядят так:

Между тем, в пункте 3.3 представленного образца вполне можно заменить слово «запрашивать» на «требовать в письменном виде».

Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации – образец

Вне зависимости от того, будет компания придерживаться рекомендаций профстандарта или нет, должностная инструкция обязательно должна:

  • содержать регламент работы;
  • быть функциональной и подробной.

В большинстве случаев компаниям проще составить инструкцию без требований стандарта. Например, если бухгалтер первичной документации имеет узкую специализацию, то правильнее будет указать, например, «составление форм КС-2 и КС-3», а не так как в стандарте – «составление (оформление) первичных учетных документов, в том числе электронных документов».

Отметим, что даже общие формулировки могут быть более емкими, чем в стандарте.

  • проверка корректности оформления каждого первичного документа;
  • аккуратная разноска каждого первичного документа в базу данных / отражение проводок в учете и аналитике по правилам, установленным компанией;
  • оформление комментария по каждому документу / подготовка сводного отчета о качестве документов и необходимых правках
  • архивация документов.

При разработке внутренних правил по первичному документообороту основные идеи и готовые тезисы вы можете почерпнуть из статей наших экспертов:

Читайте также:
Отказ от флюорографии на работе — как сделать все по закону

Изучив указанные статьи, главный бухгалтер нередко понимает следующее:

  • бухгалтер на «первичке» пренебрегает многими моментами или попросту не успевает сделать все правильно;
  • ценный конечный продукт (ЦКП) бухгалтерии рано или поздно перестанет удовлетворять руководство.

Появление таких мыслей – первый шаг к аутсорсингу. Отметим, что наши клиенты не только могут использовать на «первичке» услуги бухгалтеров с высшим образованием. Главное преимущество 1C-WiseAdvice – технологии. В частности, по обработке первичных документов мы используем нашу собственную технологию «Процессинг».

  • отслеживать случаи нехватки первичных документов;
  • по документам, которые в наличии, – контролировать практически в режиме онлайн полноту и правильность заполнения;
  • оперативно регистрировать по согласованным с клиентом правилам факты хозяйственной жизни на основе первичных документов.

Мы на полном основании заявляем, что ничего не теряем, не забываем, не упускаем из виду. Кроме того, оперативный доступ к истории движения любого документа, полученного от клиента позволяет:

  • обеспечить оперативный контроль;
  • в максимально сжатые сроки отправить их сканы по требованию из ИФНС.

При этом в процессе взаимодействия клиенты сложностей не испытывают, так как наши разработчики использовали, в том числе и стандартные функции 1С. Ведь для учета, как это видно из нашего названия, мы используем именно эту, самую распространенную в России программу.

Мы формируем в комментариях замечания к качеству и наличию необходимых документов. При этом клиентам не обязательно просматривать каждый комментарий, так как все они синтезированы в удобный отчет, который они получают:

  • по запросу (по сути – мгновенно);
  • регулярно – за согласованные конкретные периоды времени (в стандартной версии сервиса установлен период один месяц).

На первых порах некоторых клиенты, получив доступ к нашей 1С, постоянно отслеживают (в режиме онлайн) движение своей «первички», однако, спустя время, главбухи перестают использовать эту функцию, полностью доверяя нам.

Должностная инструкция специалиста по тендерам

СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.

1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.

1.4. Специалист по тендерам должен знать:

§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;

§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;

§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;

§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;

§ Правила ответов на запросы котировок, предложений

§ Методы работы со средствами массовой информации;

§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;

§ Основы ценообразования и ценовой политики;

§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;

§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;

§ Правила внутреннего трудового распорядка;

§ Правила и нормы охраны труда;

§ Этику делового общения.

1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.

1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

Читайте также:
Индивидуальный план развития сотрудника: примеры

1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.

1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.

1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.

1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).

1.14. Оформлять конкурсные заявки.

1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

1.16. Одновременно вести несколько проектов.

1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

1.18. Заключать договоры, контракты.

1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

1.21. Вести установленную отчетность.

Специалист по тендерам имеет право:

2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен

и обязуюсь выполнять: ______________________________________

Обязанности и должностная инструкция тендерного специалиста-поставщика

Обязанности специалиста тендерного отдела:

  • поиск закупок по профилю компании;
  • анализ рентабельности участия;
  • подготовка заявки;
  • участие в процедуре;
  • контроль исполнения госзаказа;
  • закрытие госконтракта.
Скачать пример должностной инструкции для работника тендерного отдела поставщика

Чем занимается специалист по тендерам

В России существует профессия тендерный специалист, это относительно новый вид трудовой деятельности. Ее популярность повысилась из-за увеличения количества торгов, которые идут на электронных площадках. Учреждение, в котором отсутствует менеджер по работе с тендерами, не имеет возможности принять участие в торгах на высоком квалифицированном уровне. Вот с чем связана потребность возможного исполнителя в поиске опытного грамотного работника, деятельность которого прямо влияет на успех предприятия в бизнесе.

Ключевые обязанности — искать торги, которые идут по 44-ФЗ и 223-ФЗ, и обеспечивать участие в них организации. Профессия появилась из-за подробной регламентации федеральным законодателем закупочной деятельности. В период с 2005 года приняты несколько законов (94-ФЗ — 2005 года, 44-ФЗ — 2013 года), заставивших организации брать в штат сотрудников, которые знают тонкости законодательства о торгах и обеспечивают в них участие.

Требования к его квалификации

Законодатель разрешает предприятию установить, что делает специалист по тендерам, перечень требований по образованию, опыту работы и навыкам для сотрудника самостоятельно. В определении квалификационных требований помогает профстандарт специалиста по закупкам, утвержденный приказом Минтруда РФ от 10.09.2015 № 625н (документ не является обязательным для использования — письмо Минэкономразвития РФ от 21.06.2016 № Д28и-1536). Исключение — закупающие специалисты со стороны заказчика. Для них ФЗ № 44-ФЗ (ст. 38) предусматривает требования по образованию — высшее или дополнительное профобразование по теме закупок.

Читайте также:
Списочный состав работников – кто включается

Получить профессию в учебном заведении невозможно (обучение предусмотрено лишь для контрактного управляющего). Желающие получить знания в сфере тендеров обращаются в различные учебные центры, при которых организованы курсы по теме. Предприятие, которое ищет работника, определяет, что должен знать специалист по тендерам, определяет требования к работнику, например, следующие:

Обработка и хранение сведений.

Способность к анализу.

Возможность подсчитать выгоду для бизнеса от торгов.

Владение иностранными языками позволяет выйти на международный уровень и принять участие в зарубежных конкурсах. Высокая степень ответственности, внимательность, умение принимать самостоятельные решения, тяга к получению новых знаний в сфере закупок тоже учитываются при поиске тендерного специалиста. Получается, что специалист по подготовке тендерной документации — это сотрудник с разносторонними компетенциями, обладающий высокой квалификацией.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить должностную инструкцию правильно. Используйте эти инструкции бесплатно.

Обязанности тендерного специалиста

Инструкция по должности работника формируется в зависимости от целей учреждения — участника процедуры. Основной функцией работника тендерного подразделения является корректное (с точки зрения действующего законодательства) оформление участия предприятия в торгах, разработка, формирование и оформление требующегося пакета бумаг, сопровождение процессов при победе в конкурсной процедуре.

Разработанная учреждением должностная инструкция тендерного специалиста предполагает способность работника находить подходящие тендеры. При найме на работу специалиста учреждения, которое принимает участие в торгах, учитывают такие требования:

  • умение анализировать объявленные процедуры;
  • способность найти подходящие для участия конкурсы;
  • навык формирования необходимого для тендера пакета бумаг;
  • возможность оценить сформированный пакет на предмет соответствия конкурсным требованиям;
  • строгое соблюдение всех установленных сроков.

Стандартная должностная инструкция специалиста по тендерам и электронным торгам в списке функций включает различные направления деятельности:

  • проведение мониторинга тендеров на специализированных площадках;
  • поиск подходящих торгов;
  • анализ необходимости принять участие в закупках;
  • оформление заявки на участие в конкурсе;
  • контроль расходов по смете заказа;
  • выработка спецификаций, соответствующих условиям торгов;
  • проведение коммуникаций с исполнителем в целях решения проблем;
  • регистрация на специализированных площадках для торговли.

Это не все обязанности специалиста по тендерам: список не окончательный, но четко показывающий, что такой работник сопровождает процедуру на всем ее протяжении — от мониторинга торгов до контроля всех процессов. На практике работа специалиста по электронным торгам связана с:

  • оформлением пакета бумаг (от имени поставщика), который дает учреждению возможность участвовать в торгах;
  • поиском подходящих видов торгов;
  • организацией и сопровождением тендерного процесса.

Важной является способность выявить направления, по которым предприятие становится победителем торгов: не во всех случаях организация, которая предлагают низшую цену, выигрывает тендер. Организатор торгов устанавливает ряд позиций, которые в совокупности определяют победителя — подобным вариантом анализа следует владеть квалифицированному работнику.

Ответственность

Для должности специалист по тендерам (без опыта работы или с наличием опыта) предусмотрен высокий уровень ответственности. Пробелы в знаниях приносят финансовый ущерб компании, как экстремальный вариант — включение организации в перечень недобросовестных поставщиков.

Ответственного за тендеры привлекают к ответственности по ТК РФ, если он:

  • исполняет обязанности недобросовестно;
  • не исполняет их вообще.

Наказание по действующему законодательству последует, если он:

  • совершил правонарушение или преступление во время трудовой деятельности;
  • нанес ущерб организации.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: