Распространенные ошибки при увольнении и как их избежать

Конфликт при увольнении или увольнение по соглашению сторон

Переговоры с работником: типичные ошибки при увольнении

Преимущества внесудебных способов разрешения споров

Само по себе обращение работника в органы по разрешению трудовых споров – в специальную комиссию, к мировому или федеральному судье – является презумпцией неурегулированности разногласий между работником и работодателем. И это правильно. Однако во многих компаниях система управления персоналом построена таким образом, что возможности для какого-либо урегулирования трудовых конфликтов отсутствуют в принципе. Политика руководства буквально строится на идее провоцировать человека на негативное поведение. В результате дела переходят в суд, и решение вопроса «Как избежать персональной ответственности за незаконное увольнение, депремирование и т. п.?» становится чуть ли не основной задачей HR-отдела.

Между тем издержки судебного разбирательства, как правило, обходятся значительно дороже процедуры переговоров. Пользу от переговоров вообще трудно переоценить. Если по каким-то причинам данные переговоры трудно начать работодателю, то сотрудники нашего кадрового центра будут готовы оказать услугу и выступить посредниками в этом вопросе.

Во-первых, они дают возможность разрешить спорный вопрос или расстаться с работником бесконфликтно. А это важно, и не только потому, что война за справедливость в любом случае потребует определенных ресурсов.

Во-вторых, результатом переговоров могут быть неформальные договоренности. Например, возможность доработать до определенной даты в обмен на увольнение «по собственному желанию». Иногда человеку более всего нужно как раз то, что работодателю выполнить совсем несложно – хорошая характеристика, право закончить обучение, отгулять отпуск и т. п. Напротив, оказавшись в суде, вы не заключите соглашение, которое не вполне соответствует нормам трудового законодательства, а измотанный судебными тяжбами бывший сотрудник уже куда менее охотно пойдет на компромисс.

В-третьих, стремясь разрешить конфликт тет-а-тет, переговорщики самостоятельно определяют регламент общения (приступить к переговорам после отпуска, командировки, семинара и т. п.). Судебный же регламент более строг, причем у компании значительно меньше возможностей управлять сроками, нежели у работника.

В-четвертых, достигнутые на переговорах договоренности практически всегда выполняются. В большинстве случаев работники также готовы принять на себя обязательства по конфиденциальности условий соглашения и выполнить их. Как правило, подписание соглашения между сторонами означает окончание конфликта и его разрешение. Таким образом, достигнутый результат является прогнозируемым, однозначным и окончательным. О судебном процессе это можно сказать лишь спустя год, а иногда и годы. А уж если трудовой спор разразился из-за незаконного увольнения и работодатель проиграл суд, то, выплатив солидную компенсацию за все время вынужденного прогула, должен решать проблему заново – когда восстановленный работник выйдет на работу.

В-пятых, договоренности без судов производят хорошее впечатление на трудовой коллектив. Любой конфликт притягивает внимание сослуживцев: люди пристально наблюдают за поведением руководства, представляя себя на месте коллеги. Возможность разрешить неприятный инцидент путем переговоров – привлекательное качество работодателя в глазах всех участников рынка труда.

Наконец, в-шестых, даже если стороны не придут к консенсусу, в совместном обсуждении они смогут лучше понять позицию другу друга, а компания – также провести анализ ситуации в целях предотвращения аналогичных проблем.

Бывает, работодатель признает привлекательность переговорного процесса, однако «договаривается» так, что только усугубляет конфликт. Действия некоторых HR-ов порой «тянут» на отдельный иск. Становится понятно: уволить работника без солидной компенсации просто невозможно; компания расплачивается не столько за правовые ошибки, сколько за неумелость кадровых служб в досудебном разрешении разногласий.

Рассмотрим типичные ошибки на примере переговоров об увольнении.

Многие HR-менеджеры подвержены мифу о том, что, желая расстаться с работником, следует действовать агрессивно, жестко. Мол, в противном случае увольняемый будет выдвигать необоснованные требования, начнет манипулировать, пустит в ход шантаж. Стремясь не столько договориться, сколько показать, кто главнее, кадровики сами используют манипулятивные техники, в результате переговоры заходят в тупик, и если и возобновляются, то лишь в зале суда. Как так? Да очень просто. Новость об увольнении или даже разговор на эту тему для любого человека, в том числе для того, кто догадывается о грядущем событии, является стрессом. Допустим, «насев» на бедолагу, поначалу вы добьетесь желаемого эффекта – весьма вероятно, ошарашенный работник не станет возражать. Однако кто гарантирует, что, спохватившись, он не нанесет ответный удар? И что бы это ни было – иск, сбор компромата на компанию для дальнейшей передачи в СМИ, – вряд ли такое завершение переговоров можно считать успешным.

Другая распространенная ошибка – всевозможные «PR-проекты» по «выдавливанию» работника. Настоятельно рекомендую: не стремитесь запугивать сотрудника, который не соглашается на условия руководства, не угрожайте испортить его профессиональную репутацию. Такое поведение прежде всего изрядно подпортит ВАШУ профессиональную репутацию. Да и конфликт лишь нарастает – кредит доверия к вам исчерпан, возможностей для мирного расставания становится все меньше. Пожалуй, в такой ситуации остается один выход: заменить переговорщика и предложить увольняемому более солидную компенсацию. Стало быть, менеджер по персоналу и компания в целом снова оказываются в проигрыше.

К сожалению, на переговорах стороны подстерегает опасность погрязнуть во взаимных оскорблениях и начинать припоминать обиды. Работодатели перечисляют все поблажки, которые делались когда-либо в адрес работника, параллельно указывая на плохо выполненные задания и т.п. Зачем? Переговоры нужны, чтобы абстрагироваться от «выявления истины» и попытаться найти компромисс.

Семь правил для кадровика

Как вести переговоры об увольнении, чтобы не приходилось потом расплачиваться за некорректные действия компании?

1. При любых обстоятельствах, даже если речь идет об увольнении за виновные действия,

держитесь с работником тактично. Ваша задача – не усилить неприязнь к работнику со стороны руководства, а создать условия для разрешения конфликта. Некорректное отношение может выражаться не только в недоброжелательном обращении. Например, людей раздражает, когда они последними узнают о том, что руководство намерено с ними расстаться.

Если слух исходит от кадровика – хуже вдвойне.

«Значит, – думает человек, – по отношению ко мне уже решили не соблюдать никаких деловых приличий. Может и мне пора освободиться от соблюдения этических норм?»

2. Не провоцируйте работника на негативное поведение, не создавайте напряженный фон. Не стоит в период переговоров давать сотруднику невыполнимые задания, отключать его компьютер, преграждать доступ в Интернет, ежедневно требовать объяснительные записки за пятиминутные опоздания и т. п. Этим вы не добьетесь от человека «сговорчивости», а лишь озлобите его. Подобные действия зачастую провоцируют увольняемого на создание «противовеса» – сбор компромата на компанию, распространение нелицеприятных историй среди членов трудового коллектива и в Интернете о некорректном поведении кадровых служб или руководства.

3. Начните переговоры тет-а-тет. Вопрос о составе команды переговорщиков возникает довольно часто. Мой совет: не следует сразу идти на одного с целой артиллерией. Уж больно это похоже на использование «запрещенных приемов» (все понимают, что одному человеку разговаривать с группой людей значительно сложнее), к тому же так вы демонстрируете неуверенность в себе.

Наиболее грамотным подходом является привлечение специалистов к участию в переговорах по мере необходимости. Например, возникает вопрос о неправильном расчете

заработной платы или о компенсации за неиспользованный отпуск, и вот здесь вполне разумно пригласить соответствующего сотрудника бухгалтерии или попросить его представить расчет.

4. Подготовьте своего шефа к переговорам.

Все решения, все компромиссы не должны быть экспромтом, их необходимо заранее обсудить. Иначе споры по существенным вопросам могут возникнуть непосредственно на переговорах, что вряд ли усилит позицию работодателя. Кроме того, разногласия в команде работодателя могут навести работника на мысль, что достигнутое на переговорах решение может быть не исполнено.

5. Не упорствуйте в тех вещах, в которых легко уступить. Речь идет прежде всего о нематериальных благах, о которых просит работник: рекомендация, свободный график

и возможность искать параллельно другую работу. Аналогичным образом надо действовать относительно процедур и регламентов. Без особых причин (а их, как правило, не обнаруживается) не следует ограничивать человека в возможности согласовать дату переговоров; в вопросах, выносимых на обсуждение; в использовании помощи представителя. Как правило, доверие и уважение друг к другу не мешают, а помогают найти компромисс. Напротив, если вы авторитарно назначите дату переговоров как единственный шанс для работника выразить свое мнение и запретите ему приводить с собой кого-либо, то, скорее всего, он будет более подозрителен и менее уступчив. Проявив неоправданную жесткость, вы лишь продемонстрируете свою слабость и неуверенность, а в итоге можете выиграть в мелочах и проиграть в главном.

6. Рассуждайте в логике выгоды, которая измеряется не столько экономическими показателями, сколько интересами компании. Не забывайте, что за увольнением, а тем более конфликтным увольнением, наблюдают все сотрудники. И кто сегодня считается лояльным, может сделать из чужого трудового конфликта собственные выводы и завтра начнет искать работу.

7. Старайтесь держать нейтралитет. Ни в коем случае не давайте никаких обещаний ни работнику, ни работодателю. Не берите ответственность за результат переговоров, не позволяйте руководителю переложить на вас вину за его собственные ошибки или нелояльность работника. Принудительно заставить людей, которые не готовы идти на компромисс, договориться – невыполнимая миссия. Ваша задача – всего лишь создать благоприятные условия для мирного разрешения конфликта, а уж воспользуются ли ими стороны – другой вопрос.

Огромное значение имеет фиксация достигнутых на переговорах договоренностей. Как правило, речь идет об увольнении сотрудника по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Важно включить в соглашение (здесь можно познакомиться с простой формой на нашем сайте) условия, по которым его пункты являются окончательными. Например, если в сумму «отступных» включена компенсация за неиспользованный отпуск либо другие выплаты, на которые работник в любом случае имел бы право, обязательно оговорите в документе эти нюансы.

Не забудьте также о том, что при выплате сумм, в отношении которых работодатель является налоговым агентом, необходимо указать, что работнику на руки выдаются указанные суммы с удержанием предусмотренных законодательством налогов.

Руководство компании при заключении соглашений с работниками часто настаивает на их конфиденциальности. В этом случае подобное условие также необходимо включить в текст соглашения.

В процессе возникшего судебного спора с работником соглашение необходимо оформлять в соответствии с требованиями гражданского процессуального законодательства. Нужно подготовить проект «мирового соглашения», подписать его с работником и представить на утверждение суду, рассматривающему спор. Мировое соглашение будет действовать только после вступления в законную силу определения суда о его утверждении, в соответствии с которым одновременно и прекращается производство по делу (ст. 173 ГПК РФ).

Около 90 % трудовых споров, завершившихся в пользу работника, работодатель мог бы урегулировать до суда, избежав судебных расходов и значительно сократив материальные выплаты.

Переговоры как корпоративная политика

Для того чтобы переговоры стали в компании обычной практикой, имеет смысл зафиксировать процедуру их проведения в локальных актах. Крупные компании прописывают переговорные процедуры и их регламент в корпоративных кодексах, положениях, а иногда в типовом трудовом договоре с работниками. Последний вариант особенно эффективен, поскольку дает работнику представление о порядке урегулирования разногласий. Локальные акты крупных компаний также предусматривают обычный размер компенсации сотрудникам при увольнении.

Подобная практика способствует внедрению политики бесконфликтных увольнений. Понимая стандартные условия расставания, люди, как правило, могут прогнозировать свои отношения с работодателем. Обычно в таких организациях судебные споры либо полностью отсутствуют, либо случаются крайне редко, что, безусловно, повышает мотивацию всех членов трудового коллектива.

Согласно статье 381 ТК РФ индивидуальным трудовым спором считаются все неурегулированные разногласия между работником и работодателем.

Многие фирмы применяют в своей практике как обязательную стадию увольнения с любым сотрудником так называемое «выходное интервью». Бывает, после переговоров выясняется, что конфликт как таковой и вовсе отсутствует – просто работник и работодатель не поняли друг друга. Известны истории, когда после «выходного интервью» работник возвращался к исполнению своих обязанностей.

юрист Центра социально-трудовых прав, г. Москва

Как правильно уволиться

Варианты и порядок увольнения

Когда работник увольняется, прекращается трудовой договор и трудовые отношения между ним и работодателем.

Причины увольнения бывают разные. Чаще этого хочет сам работник — тогда он увольняется по собственному желанию. Реже инициатором увольнения выступает работодатель. Бывают и другие основания увольнения — всего их более десяти.

В статье подробно расскажу о причинах и видах увольнениях, особенностях увольнения по разным основаниям.

Признаки того, что пора увольняться

Если зарплаты не хватает на нужный вам образ жизни, в рабочем коллективе негативная атмосфера и желания выполнять свои трудовые обязанности нет, возможно, пришло время сменить работу.

Обычно выделяют такие признаки того, что пора увольняться:

1. Не удается найти общий язык с начальником: он требует невозможного и постоянно ругается.
2. Работнику скучно на работе: возможности для развития нет, как и перспективы карьерного роста.
3. Плохие отношения с другими работниками, нездоровая атмосфера в коллективе: коллеги оскорбляют и унижают работника, навязывают ему свое мнение.
4. Труд работника не ценится — руководство не дает премии и не оплачивает переработки. Зарплата небольшая, а повышения ждать бесполезно, хотя работник этого достоин.
5. Начальство утверждает, что мне не положена компенсация за переработку
6. Работник не получает удовольствие от работы, а просто отсиживает в офисе положенное время и уходит. Единственное, что держит его на рабочем месте, — зарплата.
7. Работник находится в состоянии депрессии — идет на работу, как на каторгу. В выходные переживает, что скоро начнется новая рабочая неделя.

Все эти моменты отдельно или в совокупности рано или поздно приведут к мысли об увольнении.

В каких случаях стоит подождать с увольнением. На увольнение надо смотреть объективно и мыслить рационально. Например, если вас не устраивает только зарплата, но вы работаете давно и знаете, что работодатель в принципе может платить больше, имеет смысл обсудить с начальством денежный вопрос и доказать свою ценность, а не сразу увольняться.

Если зарплату обещали поднять, но прошел уже год и ничего не изменилось, скорее всего, так оно и будет — пора увольняться.

Не стоит увольняться из-за ссоры с коллегой, если работа в целом вас устраивает. Страсти улягутся — потом можно пожалеть, что лишились хорошего места из-за недоразумения. При этом если вы столкнулись с моббингом — травлей на работе — стоит поберечь свои нервы и уйти в другое место.

Реально оценивайте свои возможности — походите по собеседованиям и узнайте, что требуют другие работодатели. Подумайте, можете ли вы это делать и насколько хорошо.

Как решиться уволиться

Кроме вас, о вашем будущем никто не позаботится. Если нынешняя работа больше раздражает, чем приносит удовольствие, и вы понимаете, что так жить нельзя, подумайте об увольнении.

Смена работы — серьезный шаг, особенно если на нынешнем месте работы вы трудитесь уже давно. Вот что я предлагаю сделать, чтобы увольняться было не так страшно:

1. Соберите плюсы и минусы нынешней работы. Если при увольнении вас будут мучить сомнения, вы сможете прочитать этот список и напомнить себе, почему решили уйти.
2. Начните откладывать деньги, накопите финансовую подушку безопасности. Редко бывает, что в пятницу уволились, а с понедельника вышли на новую работу. Трудоустройство может занять время, и, чтобы не нервничать из-за отсутствия денег, пусть будет финансовый запас.
3. Составьте план действий. Например, взять отпуск, чтобы походить на собеседования, найти новое место и только потом написать заявление об увольнении на старой работе.
4. Регулярно мониторьте сайты с предложениями работы, ищите вакансии не только аналогичные нынешней должности, но и другие — по обязанностям, близким к вашим. Так вы поймете, что рынок труда многообразен — имея определенные навыки, вы можете занимать и другие должности. Вакансий гораздо больше, чем вы могли думать изначально.

Виды увольнения

Уволиться можно по-разному . Общие виды, а точнее — основания увольнения, перечислены в ст. 77 Трудового кодекса РФ.

Как уволиться без отработки 2 недели в 2021 – 2022 годах

• Какой статьей ТК РФ регламентирована отработка 2 недели при увольнении в 2021 – 2022 годах
• В каких случаях увольнение без отработки правомерно по ТК РФ
  • Увольнение по соглашению сторон
  • Отсутствие возможности продолжать работу
  • Нарушение норм трудового законодательства работодателем
• Сколько отрабатывать при увольнении по собственному желанию
• Распространенные вопросы
  • Входят ли праздничные и нерабочие дни в период отработки при увольнении по собственному желанию?
  • Может ли студент уволиться по собственному желанию без отработки?
  • Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом?

Какой статьей ТК РФ регламентирована отработка 2 недели при увольнении в 2021 – 2022 годах

Наверное, каждый работающий человек знает о таком этапе увольнения, как отработка. Стоит отметить, что понятие отработки в законодательстве не дано. Часто ее путают со сроком предупреждения работодателя о предстоящем увольнении. Следуя ст. 80 ТК РФ, сотрудник обязан письменно сообщить работодателю о своем решении уйти за 14 календарных дней до даты увольнения. Но в ТК РФ нет указания на то, что в эти дни сотрудник обязан работать.

Решив сменить место работы, человек может задаться вопросом: есть ли возможность уйти, не отрабатывая? Ответ на него можно найти в ст. 80 трудового кодекса, а также сложившейся практике кадровиков и судов.

О порядке отработки при увольнении по собственному желанию подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

В каких случаях увольнение без отработки правомерно по ТК РФ

Для начала рассмотрим, что говорит об этом ТК РФ. В нем прямо предусмотрено несколько случаев (ст. 80 ТК РФ), когда уволиться без отработки можно.

Увольнение по соглашению сторон

Вы очень долго искали работу и вот наконец другой работодатель предложил вам заветную должность. Но новому работодателю очень срочно нужен работник и он предлагает вам выйти уже в понедельник, а на календаре среда. Что делать в этой ситуации? Подойдите к нынешнему работодателю и объясните ситуацию. Возможно он согласится отпустить вас без отработки. Согласно абз.2 ст.80 ТК РФ при согласии обеих сторон можно прекратить трудовые отношения раньше (до истечения срока предупреждения об увольнении).

Отсутствие возможности продолжать работу

Абз.3 ст. 80 ТК РФ позволяет уволиться без отработки, если у вас нет возможности продолжать работать. Причины могут быть разными. В ТК РФ содержится их открытый список, а в качестве примера указываются только 2: поступление в учебное заведение и выход на заслуженный отдых при достижении пенсионного возраста. Еще одной причиной может быть переезд супруга по служебным обстоятельствам (постановление пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Является ли увольнение в связи с переездом причиной для увольнения без отработки, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все оформить правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

О нюансах оформления увольнения сотрудника в связи с его выходом на пенсию читайте статью «Увольнение работника в связи с выходом на пенсию (нюансы)».

Нарушение норм трудового законодательства работодателем

Такой пунк содержит тот же абз.3 ст.80 ТК РФ, если работодатель нарушает нормы трудового законодательства (включая предусмотренные внутренними нормативными актами), то вы вправе уйти без 2-х недельной отработки.

Отдельно в законодательстве рассматривается случай, когда работодатель задерживает выплату заработной платы своим сотрудникам более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ). В такой ситуации ТК РФ дает работнику право приостановить выполнение своих должностных обязанностей. И вместе с заявлением о приостановке работы подать заявление об увольнении. Если приостановка работы будет составлять более 14 календарных дней, то отрабатывать нет необходимости, поскольку дни приостановленной работы считаются по факту отработанными.

Также можно избежать отработки, если перед увольнением уйти в отпуск или на больничный. Если отпуск длится более 2 недель, то датой увольнения будет последний день отпуска. А если сотрудник болеет дольше этого периода, то на 14-й день его обязаны уволить.

Разобраться в особенностях оформления отпуска с последующим увольнением поможет статья «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Кроме перечисленных выше, существует еще несколько возможностей избежать две недели отработки при увольнении. Они прямо не предусмотрены законодательством, но стали практически нормативными в силу частоты применения на практике. Например, уход по состоянию здоровья, при смене места жительства, из-за необходимости ухаживать за ребенком или больным родственником. Все они применимы только при согласии работодателя.

ВАЖНО! В заявлении на увольнение сотрудник должен четко прописать свою просьбу уволить его без отработки, указать причину и конкретную дату ухода.

Сколько отрабатывать при увольнении по собственному желанию

Увольнение с отработкой в 2 недели: как считать? С какого момента начинается отработка? Попробуем разобраться.

Началом будет считаться дата, следующая за днем приема заявления об уходе работодателем.

Но срок отработки может меняться. Например, если увольняется сотрудник, находящийся на испытательном периоде, ТК РФ обязывает его предупредить руководство о своем уходе за 3 дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ). Такой же срок предусмотрен и для сотрудников, заключивших срочный трудовой договор (до 2 месяцев) и выполняющих сезонные виды работ (ст. 292, 296 ТК РФ).

Если увольняется сотрудник, занимающий руководящую должность, то срок предупреждения составляет 1 месяц (ст. 280 ТК РФ). При увольнении по собственному желанию спортивного тренера или спортсмена срок также составляет 1 месяц. Но срок действия его трудового договора должен быть более 4 месяцев. И если по условиям контракта срок отработки составляет несколько месяцев, то он обязан его соблюдать.

Резюмируя, можно сделать вывод, что увольнение без отработки двух недель вполне реально. Отработка при увольнении по собственному желанию не всегда обязательная процедура, и ее продолжительность может варьироваться. Конечно, если сотруднику не удалось избежать отработки и он находится на рабочем месте, ему необходимо соблюдать все условия трудового договора. Иначе работодатель вправе уволить его за прогул или невыполнение должностных обязанностей.

В любой ситуации лучшим решением будет согласование всех деталей увольнения с работодателем, которые часто идут навстречу сотрудникам. Это позволит избежать возможных трудностей и споров при уходе.

Распространенные вопросы

Входят ли праздничные и нерабочие дни в период отработки при увольнении по собственному желанию?

Да, входят. Согласно ч. 3 ст. 14 ТК РФ срок отработки исчисляется в календарных днях. А это значит, что он включает в себя праздничные, выходные и другие нерабочие дни.

Может ли студент уволиться по собственному желанию без отработки?

Может, при условии зачисления в образовательную организацию. В этом случае работодатель обязан уволить сотрудника в дату, указанную в заявлении (ч. 3 ст. 80 ТК РФ).

Если же сотрудник учится и успешно работает одновременно и довольно давно, а потом вдруг просит уволить его без отработки, необходимость отработки будет зависеть от руководства. Рекомендуем работодателю оценить, есть ли у работника в настоящее время объективная уважительная причина, по которой он не может продолжать работать. Например, такой причиной может быть изменение формы обучения с заочной на очную. В любом случае меньше рисков, если работодатель рассчитает сотрудника в требуемую им дату.

Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом?

Если у сотрудника нет уважительных причин уволиться без отработки, работодатель вправе настоять на увольнении в более позднюю дату. Также рекомендуем попросить сотрудника переписать заявление, указав последний день установленного срока предупреждения об увольнении. Это позволит избежать рисков признания такого увольнения незаконным.

5 законных способов уволить сотрудника без его желания

Что делать, иногда нужно уволить сотрудника, который не уходит сам. Разбираем популярные способы увольнения по Трудовому кодексу РФ.

В чём опасность увольнения без согласия работника

Бывает, работник не хочет писать заявление по собственному желанию и расставаться мирно. Предпринимателю приходится искать статью для увольнения. Запись в трудовой книжке становится клеймом, с которым сложно найти новую работу. И человек посвящает себя разборкам: находит юриста, жалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.

При увольнении с ошибками работника вернут. Работодатель выплатит зарплату за время спора по ст. 234 ТК РФ и штраф государству по ст. 5.27 КоАП РФ. А за увольнение беременной и женщины с детьми до трёх лет заводят уголовное дело по ст. 145 УК РФ.

Безопаснее всего сделать так. Уволить по реальному поводу и правильно оформить кадровые документы.

Некоторых работников увольнять нельзя

Уволить без заявления по собственному желанию можно не всех. Есть работники с иммунитетом.

Беременных увольнять запрещено — ст. 261 ТК РФ. Даже за прогулы, хамство и недостачу в кассе. Исключение — когда фирма закрывается.

Матерей с детьми до трёх лет, а без мужа — до четырнадцати, нельзя сокращать и увольнять за низкую квалификацию. Полный список семейных работников под защитой — в ст. 261 ТК РФ.

На больничном и в отпуске сотрудника не увольняют. Надо ждать выхода на работу. Отпуском считаются не только четыре недели в году, но и декрет, дни без содержания и выход на сессию.

Несовершеннолетнего увольняют только с согласия трудинспекции или комиссии по делам несовершеннолетних в своём городе — ст. 269 ТК РФ. Если чиновники против, человек работает дальше.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

1. По соглашению сторон — ст. 78 ТК РФ

По соглашению сторон — когда работник и работодатель договорились разойтись.

Можно предложить работнику соглашение с взаимной выгодой. Например, работодатель платит небольшую премию, а работник сдаёт документы коллегам и уже завтра не приходит.

Способ удобный: избавляет от сотрудника без лишних бумаг и процедур. От подписанного соглашения нельзя отказаться, в отличие от заявления по собственному желанию (там две недели, чтобы передумать). Но риски всё же есть.

Суд отменит соглашение, если работник скажет, что на него давили. Приведёт свидетелей или покажет переписку. Поэтому предлагать условия лучше письменно.

2. За неисполнение трудовых обязанностей и дисциплину — п. 5 ст. 81 ТК РФ

Каждый работник обязан выполнять трудовые обязанности и не нарушать дисциплину.

Обязанности написаны в трудовом договоре и должностной инструкции. Например, продавец консультирует клиентов, принимает деньги, отправляет заявки поставщикам.

Дисциплина — это рабочее время, дресс-код, правила общения с коллегами. Про дисциплину сказано в трудовом договоре и правилах внутреннего распорядка (если принимали).

За нарушение обязанностей и дисциплины делают замечание или выговор. Продавец не отбил чек — выговор, опоздал на смену — замечание. Это называется дисциплинарным взысканием по ст. 192 ТК РФ.

Когда выговоров и замечаний накопилось два или больше, работника можно уволить. Основание называется «за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей». Подойдёт для увольнения за плохую работу, грубость с клиентами, опоздания.

Для увольнения надо минимум два раза в течение года оформить дисциплинарное взыскание. Делается это по ст. 193 ТК РФ:

1. Зафиксировать проступок работника — докладной запиской об опоздании, актом о невыполнении обязанности.
2. Взять с работника объяснение, почему так вышло. Требование вручают под подпись. Потом ждут два дня, если человек молчит, делают акт об отказе.
3. Вынести приказ о выговоре или замечании.

Приказ делают не позднее месяца с обнаружения проступка и шести месяцев с совершения. Время отпуска и больничного не считают. С приказом знакомят работника в течение трёх дней. Бунтует — делают акт об отказе. Если нарушить сроки, взыскание не сработает.

Пример: руководитель собрал косяки работника и уволил

Штатный разработчик не сдал в срок работу и сорвал сдачу проекта всего отдела. Ему оформили замечание. Потом ушёл с работы раньше на 40 минут — выговор.

Фирма собрала два приказа и уволила за неисполнение обязанностей. Оспорить не получилось — дело № 33-19370.

3. За прогул и алкоголь — п. 6 ст. 81 ТК РФ

Нарушения дисциплины бывают грубые. За одно грубое можно сразу увольнять. Это тоже дисциплинарное взыскание. Но копить предыдущие не надо.

Все грубые нарушения записаны в п. 6 ст. 81 ТК РФ. Среди них прогул и алкогольное или наркотическое опьянение на работе.

Грубое нарушение оформляют по бумагам также как простое. Докладная записка или акт, объяснение, приказ об увольнении не позднее месяца с обнаружения.

Прогул

Прогул — когда человек не пришёл на работу или отсутствовал четыре часа подряд.

У прогула нет уважительной причины: болезнь, ДТП, смерть родственника. Отгулы и отпуска без спроса руководителя тоже считаются прогулами. Это пояснено в п. 39 Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.

Специалист в банке накануне рабочего дня в 23:30 часов через сообщение в WhatsApp попросила у директора отгул. Молчание посчитала согласием. Когда вышла на работу, ей оформили прогул и уволили.

Специалист обжаловала прогул, но суд не вернул работу.

Отгул не одобрили — значит, это прогул. Есть акт об отсутствии на рабочем месте и служебная записка директора, объяснение, приказ. В сроки уложились. Увольнение за прогул справедливо и оформлено правильно — дело 33-12011/2019.

Опьянение

Алкогольное и наркотическое опьянение надо доказать.

Подходит акт со свидетелями. Суд поверил свидетелям, что продавец в магазине стояла за прилавком пьяная — дело № 33-5383/10.

Вариант сильнее — алкотестер или заключение врача. Например, алкотестер помог в споре об увольнении водителя троллейбуса — дело № 2-3639/2018. Есть возможность — сделайте тест или позовите врача.

4. За утрату доверия в работе с деньгами и товарами — п. 7 ст. 81 ТК РФ

Сотрудники отвечают за деньги и товары, с которыми работают. За недостачу, обсчёт клиентов, продажу без чеков и откровенно воровство можно уволить.

Недостачу оформляют инвентаризацией, другие нарушения — актами, докладными записками. С работника берут объяснение и увольняют не позднее месяца после обнаружения проступка.

5. Сокращение штата — п. 2 ст. 81

Суть сокращения штата следующая. Работодатель говорит: «Мне больше не нужно столько работников. Тебя и тебя я уволю. Даю время на поиск работы, помогаю деньгами и увольняю».

Сокращение подходит, когда в фирме стало меньше заказов. Например, в гостинице снизился поток туристов и сократили одну должность администратора — дело № 33-1805/2013.

Сколько держать работников — дело предпринимателя. Захотел и сократил. Так сказано в Определении Конституционного Суда РФ от 24.09.2012 № 1690-О.

Процедура сокращения такая. Сотруднику вручают персональное уведомление о сокращении, и он работает ещё два месяца за зарплату по ст. 180 ТК РФ. Через два месяца издают приказ об увольнении. До сокращения человеку предлагают другие вакансии в фирме, если есть.

Уволенному платят два средних заработка по ст. 178 ТК РФ. Если через месяц он не найдёт работу и принесёт справку из центра занятости, добавляют ещё одну. Если сотрудник согласен, увольняют раньше с повышенной зарплатой.

Кто хуже работает, того сокращают первым. Например, у бармена выручка меньше, чем у сменщика — его увольняют. Если все работают одинаково, увольняют работника без иждивенцев. Подробно про выбор людей под сокращение написано в ст. 179 ТК РФ.

Другие основания увольнения

Мы рассказали про увольнения, которые встречаются часто в любом бизнесе. Но оснований в Трудовом кодексе гораздо больше. Вот список редких, но тоже реальных статей для увольнения:

— Ликвидация фирмы, закрытие ИП — п. 1 ст. 81 ТК РФ;

— Работник подделал диплом или трудовую книжку, когда устраивался — п. 11 ст. 81, ст. 84 ТК РФ;

— Провалил проверку знаний — п. 3 ст. 81 ТК РФ;

— Работника забирают в армию или отобрали водительские права, а он водитель — ст. 83 ТК РФ;

— Работник совместитель, а вы подыскали постоянного — ст. 288 ТК РФ.

Как оформить увольнение

В последний день работы оформляют кадровые документы и платят долги по зарплате. Сделайте это, как написано в ст. 84.1 и 140 ТК РФ:

1. Напечатайте приказ об увольнении с причиной и статьёй из Трудового кодекса. На следующий день после приказа человек уже не работает у вас.
2. Дайте сотруднику прочитать приказ, попросите расписаться под текстом. Это важный момент, который часто забывают.
3. Сделайте запись в трудовую книжку.
4. Выдайте зарплату и компенсацию за отпуск, иначе набегут пени.
5. Выдайте трудовую книжку, попросите расписаться за получение.
6. Скопируйте работнику приказ по его просьбе.

Статья актуальна на 09.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Сложные увольнения: как расстаться с сотрудниками правильно

Больше материалов по теме «Говорит бухгалтер» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Хьюстон, у нас проблема!
2. Задержался на минуточку
3. «Он улетел, но обещал вернуться»
4. «Я бездельник, о-о, мама-мама…»
5. Болеем когда хотим
6. Граждане алкоголики
7. «Профи»

Самая простая процедура, о которой знает каждый работодатель, — увольнение по собственному желанию (по инициативе сотрудника). Достаточно только заявления, а выплачивается обычный расчет плюс компенсация за отпуск, если он использован не полностью.

Когда сотрудник доставляет массу хлопот, пренебрегает обязанностями, а увольняться не хочет, приходится идти сложным путем, ведь закон, как правило, поддерживает сторону работника в трудовых спорах.

Стоит уточнить, что речь о сотрудниках, явно злоупотребляющих Трудовым кодексом. Их цель не стабильная работа с регулярным заработком, а получение денег с минимумом усилий, а лучше без них.

Хьюстон, у нас проблема!

Кто больше всего досаждает работодателю:

1. Прогульщики. Постоянные «опоздуны» и те, кто пропадает на несколько дней/недель по разным причинам (запой, загул, халтура) и является на работу с гордо опущенной головой.
2. Бездельники. На работу приходят, но пользы не приносят.
3. Болеющие. Это не те, кто изредка берет больничный или люди с реальными проблемами со здоровьем, а обманщики, симулянты и коллекционеры листков нетрудоспособности.
4. Алкоголики и наркоманы. Первые в России можно сказать обыденность. На некоторых работах к такому недостатку могут отнестись снисходительно. Вторые нигде не приветствуются.
5. Профнепригодные. Возможно у «специалиста» есть диплом, но он явно не разбирается в работе. За ним что-то постоянно дорабатывают, доделывают, дописывают. Наставники устают тратить силы на бесконечное «репетиторство».

Если одна сторона трудового договора нарушает договоренности — ее наказывают. Например, при задержке выплат, причитающихся работнику, организация выплачивает компенсацию. Для персонала тоже есть наказания, точнее дисциплинарные взыскания (согласно статье 192 ТК РФ). Можно оставить работника без премии, если он не выполнил каких-либо условий ее получения. Такого наказания в кодексе нет, но положение о премировании составляет сама компания. Вот штрафы налагать организация не имеет право, это противоречит трудовому законодательству.

Допустим, что все меры воздействия испробованы, а работник не реагирует на попытки решить проблему мирным путем и увольняться тоже не желает. Как поступить работодателю?

Задержался на минуточку

Ситуация: ежедневно Венцеслав опаздывает в офис. Начало рабочего дня в 9.00, он появляется к 10.00. Объяснения разные, но все в курсе, что парень просто вечерами долго играет в «танки» и не высыпается.

Может начальник Венцеслава уволить его за опоздания? Да, может, но придется сначала собрать определенный комплект документов. Как в такой ситуации следует действовать:

1. Зафиксируйте факт опоздания актом и попросите объяснения от работника. Причем составлять акт и объяснительную нужно по каждому случаю.
2. На первый раз делается письменное замечание, если причина оказалась неуважительной. Работника знакомим с документом, на котором он должен подставить подпись.
3. Во второй раз выносится выговор, при условии что обстоятельства опять не оправдывают опоздание. Процедура оформления как с замечанием.
4. На третий раз уже применяется последняя мера – увольнение.

Ссылки: пункт 35 Постановления №2 от 17 марта 2004 (рекомендации судам в делах о трудовых спорах, далее по тексту просто Постановление №2), пункт 5 статьи 81 ТК.

«Он улетел, но обещал вернуться»

Ситуация: Лилиана работает продавцом. В субботу по графику Лиля должна работать с 10.00 до 19.00, но оказалась на месте в 15.20. Вчера она задержалась в клубе и поэтому проспала.

Ее супруг Дормидонт работает столяром на предприятии. Последние несколько дней он не появлялся на работе, потому что ему предложили выгодную халтуру. Начальника Дормидонт о своем отсутствии не проинформировал.

Могут ли супруги стать безработными? Кодекс говорит – да.

1. Работодателю прогульщика нужно составить документ (акт) о том, что работник отсутствовал целый рабочий день или как минимум более 4-х часов подряд. Подтверждением послужат не только кадровые документы (например, табель), но и иные свидетельства: показания коллег, жалобы покупателей (магазин закрыт), видеозаписи, данные системы электронных пропусков.
2. Снова придется взять письменное объяснение причин прогула. При отказе со стороны работника подписать акт, необходимо привлечь свидетелей и составить еще один документ — об отказе.
3. Не требуется предварительно выписывать взыскания. За прогул можно уволить сразу.

Обратите внимание! «Заочно» оформлять увольнение нельзя. По суду работник сможет восстановиться, если докажет уважительную причину отсутствия. Придется возместить зарплату за период вынужденного прогула. То же произойдет, если нарушен порядок увольнения.

Ссылки: подпункт «а» пункта 6 статьи 81 ТК, п. 39 Постановления №2.

«Я бездельник, о-о, мама-мама…»

Ситуация: Никифор — автомеханик, вовремя приходит на работу в гараж и уходит в 18.00. Правда, вместо ремонта машин целый день болтает с коллегами и слоняется по территории. Человек он неплохой, но как работник пользы не приносит.

Можно ли уволить Никифора? Ответ положительный. Правда процесс будет не из простых:

1. Составляем акт, собираем доказательства, берем пояснения и производим взыскание: сначала замечание, потом выговор и только затем увольнение.
2. Сложность в сборе доказательств. Коллеги могут прикрывать товарища, а без весомых «улик», например, видеозаписей, доказать факт безделья проблематично. Хотя есть другие способы:

• работа сотрудника связана с документами или специализированной программой — смотрим график документооборота, исполняется ли он вовремя, проверяем журнал учета в программе: какие документы сотрудник открывал, создавал, сколько и как с ними работал;
• ведет переговоры по телефону – берем распечатку звонков;
• обслуживает клиентов – собираем жалобы (пришел на вызов, но не полностью выполнил работу или вообще ее не сделал по необъективным причинам);
• занимается практическими работами (стройка, ремонт) – контролируем объемы выполнения;
• водит авто – смотрим одометр, ставим навигатор и отслеживаем маршрут и т.д.

Ссылки: п. 5 ст. 81 ТК, а также п. 35 Постановления №2.

Болеем когда хотим

Мы условились – честно болеющих не трогаем. Говорим о тех, кто приносит липовые листки либо злоупотребляет ими.

Ситуация: Агафья купила в интернете бланк больничного, заполненный якобы ее участковым врачом. Прикинувшись, что болеет, девушка провела неделю, наслаждаясь «отпуском». Когда срок «листка нетрудоспособности» истек, она передала документ в бухгалтерию и вышла на работу. Однако бухгалтер засомневался в подлинности больничного и направил запрос в ФСС, где сообщили, что листок фиктивный.

Обратите внимание! Проверить подлинность листка нетрудоспособности онлайн (входил ли бланк в реестр недействительных) можно через сервисы ФСС. Скачайте реестр с сайта Фонда или проверьте номер больничного онлайн (это страница Челябинского отделения ФСС, но проверка идет по тому же общероссийскому реестру).

По каким основаниям уволить Агафью:

1. Больничный оказался поддельным — работника можно уволить за прогул, ведь фактически у него не было оснований отсутствовать.
2. Кроме того, работнику грозит более серьезное наказание, если организация решит обратиться в прокуратуру. В соответствии со ст. 327 Уголовного кодекса человеку, использовавшему подложный документ, грозит штраф до 80 тысяч рублей как минимум, а то и арест или исправительные работы.
3. Если недостоверность больничного была установлена после того, как произведена выплата, работнику придется компенсировать ущерб ФСС и/или организации-работодателю.

Ссылки: те же, что при прогуле.

Кстати! В регионах, где идет пилотный проект «Прямые выплаты», или при использовании электронного больничного шансы на подделку резко сокращаются.

Если листки нетрудоспособности, предоставленные работником подлинные, то уволить его нельзя, даже если болеет он постоянно. Правда, не всегда больничные оплачиваются полностью. Например, в случае по уходу за ребенком до семи лет можно брать любое количество больничных, но оплачено будет не более 60 дней за год (в отдельных случаях 90-то дней).

Появились сомнения в реальности болезни – напишите запрос в ФСС, попросите проверить обоснованность выданных листков. Хотя схема работает не часто, но может помочь в будущем. Если врач, выдававший больничный, действительно лукавит (допустим, это родственник работника, выдавший больничный «по дружбе»), то побоится делать это впредь – проверки никого не радуют.

Граждане алкоголики

Ситуация: Вениамин вышел на смену с явным запахом алкоголя, нетвердо стоял на ногах. Коллеги сообщили о случившемся начальству.

Как уволить Вениамина за пьянство? Состояние алкогольного опьянения — это весомый повод. Это касается также употребления наркотиков и других токсических веществ. Как это сделать:

1. Процедура не особенно отличается от увольнения по другим вышеописанным основаниям: составление акта, свидетели, доказательства. Как и в случае с прогулом, не требуется наличие предыдущих дисциплинарных взысканий. Уволить можно сразу.
2. Крайне желательно получить медицинское свидетельство о состоянии работника. Выпишет его штатный врач организации, доктор в поликлинике или врач вызванной скорой помощи. Как вариант, используйте подручные средства, вдруг у кого-то завалялся алкотестер? Пригодится видеозапись беседы с сотрудником, фиксирующая неадекватное поведение.

Кстати! Для отдельных категорий работников (тех, для кого такая процедура обязательна) отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования влечет дисциплинарное взыскание, в т.ч. увольнение.

Ссылки: п. п. б п. 6 ст. 81 ТК РФ, пункт 42 Постановление №2

«Профи»

Бывает, приходит в компанию молодой специалист и первое время ему стараются помогать и поддерживают. Но если человек некомпетентен, не хочет обучаться и вообще не соответствует квалификации?

Ситуация: Аглая принята на должность специалиста по кадрам. Судя по диплому и другим документам, она окончила престижный ВУЗ и прошла профподготовку по этому направлению. В организацию нагрянула проверка из налоговой инспекции, в процессе инспектора запросили кадровые документы и выяснилось, что заполнены они с многочисленными нарушениями или не заполнены вовсе, часть документов отсутствует. На компанию наложили штрафы. Оказалось, что все указанные документы оформлялись в период работы Аглаи.

Можно уволить работницу? Ответ неоднозначный. Только за нарушения, обнаруженные в ходе проверки, уволить нельзя, но можно провести аттестацию и уже по ее итогам процедуру увольнения, если сотрудник не соответствует своей должности.

1. Аттестация законодательно установлена для определенных категорий работников (например, учителей). Поэтому систему аттестации в коммерческой организации продумывает руководитель, кадровый отдел и другие службы, учитывая мнение профсоюза, если он есть.
2. Нельзя провести аттестацию конкретного работника. С высокой вероятностью такую процедуру признает незаконной суд, если работник решит в него обратиться. Если уж тестировать, так весь персонал или как минимум отдел, службу, подразделение и т.д.
3. Аттестацию нужно грамотно подготовить, проверяют только профессиональные знания и навыки.
4. Если проверку работник не проходит и решением аттестационной комиссии признается несоответствующим должности или недостаточно квалифицированным для выполнения определенной работы, то это не значит, что его можно уволить сразу.
5. Если в компании есть вакансии, то работодатель обязан предложить их работнику. Причем предлагаются любые места, как подходящие сотруднику по квалификации, так и нижеоплачиваемые должности. Предложение должно быть письменным, с ним работник ознакомляется под роспись и дает согласие или отказ.
6. Увольнение производится, если ни один из предложенных вариантов работника не устроил.

Ссылки: п.3 ст. 81 ТК РФ, пункт 31 Постановления №2.

Есть особая категория работников, которые являются фактически неприкасаемыми — это беременные женщины. Уволить их реально только при сокращении штата (если нет, конечно, других подходящих вакансий) или при ликвидации компании (снятия с регистрации ИП).

Есть еще вариант: если с беременной заключен срочный договор на период отсутствия другого работника, то уволить можно, но и тут придется предложить вакантные места. В остальных случаях женщина продолжает работу, даже если у нее проблемы с дисциплиной, компетенцией и другими деловыми качествами.

Когда составляется служебная записка об изменении штатного расписания и образец ее написания

Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.

Оно служит для формирования организационной структуры в компании и отражает в себе все основные производственные моменты, касающиеся сотрудников (в нем указано их рабочее время, размер зарплаты и надбавок, причисление к тем или иным структурным подразделениям и т. д.).

Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка. Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже.

Почему нужен такой документ?

Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.

Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.

Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений. Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3. В случае возникновения необходимости штатное расписание может изменяться (например, при изменении объема работ, при изменениях, касающихся должностей, – оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы).

Кто должен составлять?

Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.

Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).

Требования

Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).

Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:

1. вначале следует составить шапку, содержащую в себе основные сведения об адресате и составителе;
2. затем указать наименование записки и ее номер (в случае его наличия);
3. после чего описывается основное содержание, рассказывающее о причинах, вызвавших необходимость внесения корректировок в расписание, а также предложения по решению этого вопроса (к примеру, увеличить штатное число работников);
4. в конце любой служебной записки всегда ставится подпись составителя и ее расшифровка.

Как правильно написать?

Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – “от работника кадрового отдела Сидорова А.А. директору ООО “Циклон” Иванову Р. Р.“). Затем указывается наименование записки (об изменении расписания), после чего следует главная информация.

В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.

Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять (в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации).

Как верно оформить?

После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа. После этого документ передается начальству (либо лицу, уполномоченному производить корректировки в штатном расписании), которое и принимает решение о том, следует ли принимать обозначенные изменения.

Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Образец готовой служебной записки, сообщающей об увеличении штата сотрудников и необходимости увеличения штатной численности.

Генеральному директору ООО “П-Вест” Воробьеву Р. Л.

от менеджера отдела кадров Кузина Р. Д.

Служебная записка №418-848 28.07.17 г.

В связи с расширением производства прошу вас рассмотреть возможность внесения корректировок в штатное количество рабочих (увеличение) по следующим специальностям:

• токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека);
• слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек);
• сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись)

Штатное расписание – это акт, в котором прописаны все основные моменты, касающиеся рабочего процесса в организации. Он содержит в себе сведения о количестве работников, их рабочем времени, окладах и другую важную информацию. Вносить какие-либо коррективы в эти данные (например, просто набрать необходимых работников или изменить размер оплаты труда) нельзя. Перед тем, как воплотить в жизнь эти коррективы, необходимо отразить их в измененном штатном расписании.

Именно с этой целью и составляются служебные записки, сообщающие уполномоченному лицу о необходимости внесения этих самых изменений.

Служебная записка: как написать, примеры и образцы

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

1. Что такое служебная записка
2. Виды служебных записок
3. Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
4. Правила составления служебных записок
5. Как написать служебную записку
6. Образец служебной записки
7. Бланки для скачивания
8. Срок хранения служебной записки
9. Как подавать служебную записку в электронном виде

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе