Приказ о замене директора в отпуске: образец, пример

Приказ на замещение на время отпуска – бланк и образец

  • Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска
  • Когда чужие обязанности требуется перепоручить
  • Итоги

Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).

Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.

В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:

  • причину, вызвавшую необходимость замещения;
  • данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
  • сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
  • уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
  • размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;

О порядке доплаты при замещении читайте в статье «Ст. 151 ТК РФ: вопросы и ответы».

  • обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
  • подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.

Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженератехнолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.

Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.

Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.

Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.

Итоги

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.

Читайте также:
Положение о резерве кадров на предприятии

О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».

Образец приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому сотруднику организации. Не исключение и руководитель, но в период его отсутствия необходимо предусмотреть возложение обязанностей директора, которое оформляется приказом.

На кого можно возложить обязанности директора на время отпуска?

Обязанности руководителя компании включают в себя организацию рабочего процесса, контроль за деятельностью производства в целом, подписание документации и т.д. Все эти функции на период отпуска необходимо делегировать другому сотруднику, в компетентности которого директор должен быть уверен. Назначение исполняющего обязанности руководителя на время его отсутствия является обязательным вне зависимости от численности организации.

Чаще всего в штате компании имеется заместитель или помощник руководителя. Именно на него он возлагает свои полномочия, но наделить правами директор может и иное лицо из штатного состава, закрепив их приказом.

Следует учитывать также требования устава предприятия относительно процедуры возложения обязанностей руководителя на время его отпуска. Если в нем оговорено, что необходимо согласование с вышестоящей организацией, советом директоров или учредителями, то соблюдается следующий порядок:

  1. Руководитель подает заявление на очередной отпуск с указанием продолжительности отдыха и даты его начала.
  2. Совет директоров (учредители) согласовывает время отсутствия директора и определяет замещающее его лицо.

При отсутствии у компании вышестоящей структуры руководитель самостоятельно решает, когда он отлучится в отпуск, и наделяет полномочиями любого сотрудника на время своего отсутствия.

Кто составляет приказ?

Замещение руководителя в обязательном порядке оформляется письменно. Для этого составляется приказ, являющийся локальным распорядительным документом по организации.

Приказ оформляет лицо, ответственное за учет кадров, на основании графика отпусков, личного распоряжения директора и решения общего собрания, если необходимо согласование с советом директоров или учредителями. Составить приказ может:

  • секретарь;
  • работник бухгалтерии,
  • работник кадровой службы;
  • иной сотрудник организации, в чьи должностные обязанности входит работа с кадровым составом.

Приказы по организации подписываются личной подписью директора или лица, его замещающего. Распоряжение в связи с отпуском руководитель подписывает лично до его наступления, затем оно согласовывается с лицом, на кого возлагаются полномочия.

Правила составления приказа

Унифицированной формы приказа законодательством не установлено. При его составлении следует руководствоваться правилами ведения делопроизводства. В документе должны содержаться следующие реквизиты:

  • полное наименование организации в соответствии с уставными документами;
  • место, дата составления и номер по порядковому учету приказов по личному составу;
  • наименование документа;
  • период нахождения директора в отпуске (дата начала и продолжительность в календарных днях);
  • сведения о замещающем лице (должность, ФИО полностью);
  • размер доплаты за выполнение трудовых обязанностей руководителя на период его отсутствия;
  • дата подписания и личная подпись директора;
  • согласование с замещающим лицом (дата ознакомления с приказом и личная подпись).

Дополнительно в приказе может быть указано основание для предоставления очередного отпуска, например, график отпусков.

Образец заполнения приказа о возложении обязанностей директора на другого сотрудника во время отпуска

Сколько и где хранится?

Все приказы по личному составу имеют длительный срок хранения. Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ч.4 ст.22.1) он определен в 75 лет.

Хранение распоряжений (в том числе о замещении руководителя на время его отпуска) в подлинном виде осуществляется в кадровом подразделении организации или в месте, определенном для сохранности таких документов в течение всего срока. Копии данных приказов хранятся в бухгалтерии до минования надобности.

Как оформить изменения в приказе

Внесение изменений в приказ — это исправление или дополнение ранее изданного распорядительного документа. Для этого издают отдельное распоряжение о корректировке необходимых пунктов старого документа.

Кто и в каких ситуациях вносит поправки

Правовые отношения нередко меняются, особенно часто переменам подвержены трудовые отношения. В связи с этим приходится вносить корректировки в распорядительные документы. Причины разные:

  • поправки в законодательных актах, на которые ссылаются в распоряжениях;
  • обнаружение ошибок и недостоверных сведений;
  • внесение изменений в приказ в связи с кадровыми изменениями;
  • перемены в условиях деятельности сотрудника, времени, места, порядка действий и др.
Читайте также:
Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц, квартал и год: формула

Если изменилась только часть текста, а суть осталась аналогичной, то нет смысла его отменять. Если выявлены неточности по разным причинам, то составляют приказ об изменении приказа в связи с ошибкой с перечислением сути корректировок.

Это касается разных распорядительных актов о:

  • условиях труда работников;
  • охране и безопасности труда;
  • трудовых взаимоотношениях между работодателем и подчиненными;
  • а также внутренних локальных актов (положений, инструкций, графика отпусков, штатного расписания и др.).

Иногда новым распоряжением не просто редактируют, а отменяют некоторые положения первоначального акта. Для этого аналогично требуется издать бумагу о внесении корректировок.

Иногда ошибочно полагают, что действующие положения не нуждаются в корректировке. Но поскольку они регулируют правовые отношения в компании, то по закону они должны быть составлены юридически правильно. Иначе если при проверке контролирующие органы обнаружат неточности или неактуальную информацию, то вправе признать их недействительными, а на юридическое лицо и его должностных лиц наложить штрафные санкции. А если появятся спорные ситуации, то в судебной инстанции компании сложно будет доказать свою правоту.

Составление приказа о внесении изменений в положение, инструкцию или другой акт поручают уполномоченному сотруднику: обычно это кадровик, юрисконсульт или секретарь. Но после них обязательно заверяет глава организации. Без его подписи он не имеет юридической силы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести изменения в приказ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформляют корректировки

Типовой формы в законе не установлено. Составляют аналогично другим распорядительным бумагам в произвольной форме, но с учетом общепринятых стандартов делопроизводства.

В содержание необходимо внести ряд обязательных пунктов:

  • наименование организации;
  • название города, номер, дату оформления;
  • основание для внесения поправок.

Бумагу оформляют в любом варианте — на компьютере или от руки, на официальном бланке компании или на обычном листе формата А4. При составлении ориентируйтесь на стандартные требования, как правильно внести изменения в приказ о внесении изменений:

  • после номера и даты укажите сведения о том распоряжении, в которое вносятся корректировки, — его наименовании, номере, дате;
  • затем об основаниях редактирования;
  • в распорядительной части опишите, какие поправки вносятся;
  • подписи лиц, которых они касаются напрямую, и тех, на кого возложили обязанность контролировать исполнение;
  • подпись руководителя.

Оформляют его в единственном экземпляре, но закон не запрещает сделать заверенные копии при необходимости.

Если старый акт отменяют в связи с изданием нового, отметьте дату и номер утратившего силу документа, причины, по которым он стал неактуальным, и дату, с которой он становится недействительным.

Образцы

Когда хотят внести поправки в старый текст, иногда его переписывают, а рядом формулируют его новое содержание. Но предпочтительнее и удобнее другой вариант — сразу написать новый текст со следующей формулировкой: «внести изменения в. изложив его в следующей редакции…». Затем в точности записывают исправленный текст.

Изменить и дополнить вы вправе любой документ — инструкцию или приложение, например штатное расписание.

Вот пример с корректировкой приложения к распоряжению о штатном расписании:

Если в компании уволился сотрудник и на должность назначен новый специалист, то придется изменить прежние акты, в которых указаны эти ответственные лица.

Это пример редактирования распоряжения в связи с кадровыми перестановками:

Если через некоторое время после издания бумаги возникли новые обстоятельства, то придется составить акт о внесении дополнений. Например, если первый акт утверждает список членов некой комиссии, а позже появилась необходимость включить в нее еще одного специалиста. В этом случае пишите так: «Дополнить распоряжение № ___ от ____ следующим положением: ____». Допускается и другой вариант, в преамбуле указать: «В дополнение к распоряжению № ______, приказываю ______», а затем основная часть с новыми сведениями.

Читайте также:
Как вежливо отказать работодателю после собеседования

Пример документа о дополнениях:

А это стандартный шаблон о корректировках в распоряжении, его можно взять за основу:

г.__________ ____________ 20__ г.

О внесении изменений в распоряжение № ___ от «____» _______________ 20 г. о ___________________________________________________________

На основании _________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести корректировки в распоряжение от ________20__г. №____ о ____________________________
2. Пункт № ___ читать в следующей редакции:___________________________________________

Директор _____________________ ____________________

С приказом ознакомлен:
______________________ «___»___________________ 20__г.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец, как внести изменения в распоряжение о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты

Директор уходит в отпуск. Кому передать полномочия?

Предстоящее отсутствие директора в организации всегда порождает два вопроса: на кого возложить полномочия и как правильно это оформить? Если порядок перехода полномочий директора на другое лицо закреплен в уставе организации, то проблем никаких нет: нужно действовать по уставу. А если порядок не установлен ни уставом, ни иным локальным нормативным правовым актом? В этом случае действуем согласно законодательству, которое предлагает следующие варианты действий.

Вариант 1. В организации есть заместитель директора

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагается выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.) (абзац пятый п. 10 Общих положений ЕКДС). Если такая норма предусмотрена в уставе организации, в трудовом договоре (контракте) или в должностной инструкции заместителя руководителя, то оформляем следующие документы:

  • приказ об отпуске;
  • доверенность.

Документ:

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКДС).

Обратите внимание! Приказ о передаче полномочий на время отсутствия директора не оформляется, поскольку организационно-распорядительные функции за директора заместитель выполняет в рамках своей трудовой функции. Доплата также не производится по той же причине.

Если переход полномочий не прописан ни в одном из перечисленных выше документов, то в этом случае директор своим решением передает полномочия заместителю. Следовательно, оформляем следующие документы:

  • приказ об отпуске;
  • приказ о передаче полномочий;
  • доверенность.

Важно!

Уход директора в отпуск и передача полномочий часто оформляются одним приказом. Но опытные практики рекомендуют делать два приказа: один на отпуск и второй о передаче полномочий, поскольку они оформляют разные отношения и у них разный срок хранения.

Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому составляем его в свободной форме с учетом требований СТБ 6.38-2004.

Документ:

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Для чего выдаются эти документы?

Приказ о передаче полномочий и права подписи оформляется для регулирования отношений внутри организации. На основании приказа лицо, выполняющее обязанности директора, вправе принимать на работу, увольнять, издавать приказы и распоряжения, подписывать «внутренние» документы и т.д.

Доверенность служит для представления интересов организации во «внешних» отношениях, т.е. отношениях с третьими лицами (ст. 186 ГК). По доверенности передаются права на заключение договоров с другими организациями, проведение переговоров, представление интересов организации в суде и иных государственных органах, подписание исковых заявлений, банковских документов, бухгалтерской и налоговой отчетности и иной документации, представляемой третьим лицам. Для выполнения такого рода действий одного только приказа о передаче полномочий будет недостаточно. Таким образом, если в период отсутствия директора не планируется оформлять никаких «внешних» отношений организации с третьими лицами, то и доверенность можно не выдавать. Но в случае возникновения незапланированной ситуации, когда возникнет необходимость подписать какой-либо документ для посторонней организации, такой заместитель окажется в сложной ситуации, поскольку у него не будет на это полномочий. Поэтому мы все-таки рекомендуем доверенность оформить.

Читайте также:
Прелиминаринг — что это такое, плюсы и минусы метода

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска

О предоставлении трудового отпуска

Предоставить _______________________, директору ООО «______________________», часть трудового отпуска

в количестве 14 календарных дней с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. включительно за рабочий год 20.10.2015–19.10.2016, в том числе основной отпуск – 14 календарных дней.

Образец приказа о передаче полномочий

О передаче полномочий директора

1. Возложить в период с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. на заместителя директора ____________________ исполнение обязанностей директора ООО «___________________» без освобождения от

2. Предоставить ________________ право первой подписи на финансово-хозяйственных документах,

включая банковские, на период временного отсутствия директора.

3. Выдать ____________________ доверенность на право представления интересов ООО «______________»

в отношениях с третьими лицами на период временного отсутствия директора.

4. Настоящий приказ довести до сведения всех работников ООО «___________».

С приказом ознакомлен ___________________

Образец доверенности

на представление интересов организации

«____»________________ г. ________________

ООО «___________» в лице директора _______________, действующего на основании Устава, настоящей

доверенностью уполномочивает заместителя директора _______________________, паспорт серии _________

№ _______, выдан «____»_________________ __________________ РОВД г. ___________, представлять интересы ООО «________________» вести дела в учреждениях, предприятиях, организациях, заключать хозяйственные

договоры, получать все необходимые документы, ставить свою подпись на всех необходимых документах, в том числе на договоре, совершать иные действия и формальности, связанные с ведением хозяйственной деятельности ООО «______________».

(Варианты: принимать, передавать товарно-материальные ценности, подписывать передаточные акты, проводить закупки, открывать (закрывать) счета в банках, и т.д.).

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность действительна по __________________________.

(дата пишется словами)

Подпись _____________________ ____________________________________________ настоящим удостоверяю.

(ставится подпись) (ФИО лица, чья подпись удостоверяется)

Доверенность оформляется в простой письменной форме, подписывается директором или иным лицом, уполномоченным на это уставом организации, скрепляется печатью организации (п. 5 ст. 186 ГК). Нотариально удостоверять такую доверенность не требуется.

После надлежащей передачи полномочий следует уведомить об этом банк. Организация представляет в банк:

  • временную карточку с образцом подписи лица, которому предоставлено право подписи документов, верность которой засвидетельствована организацией, либо доверенность, выданную лицу, имеющему право первой подписи документов для проведения расчетов в безналичной или наличной форме, содержащую образец его подписи;
  • копию приказа о передаче полномочий.

Порядок оформления временного предоставления права первой подписи регулируется Инструкцией № 127. Образец банковской карточки приведен в приложении к Инструкции № 127. Порядок ее заполнения и представления в обслуживающий банк указан в п. 33 Инструкции № 127.

Документ:

Инструкция о порядке открытия и закрытия банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями банковских счетов, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.06.2007 № 127 (далее – Инструкция № 127).

Вариант 2. В организации несколько заместителей директора

Если у директора имеется несколько заместителей, то при уходе в отпуск он должен издать приказ, в котором определяется конкретный заместитель, выполняющий обязанности директора в период отпуска (если это не предусмотрено приказом о распределении должностных обязанностей (абзац шестой п. 10 Общих положений ЕКДС)).

В этом случае оформляем тот же пакет документов:

  • приказ об отпуске;
  • приказ о передаче полномочий;
  • доверенность.
Читайте также:
Как уволить совместителя по инициативе работодателя, увольнение внешнего совместителя

Вариант 3. В организации нет заместителей директора, но есть другие штатные работники

При отсутствии заместителя директора его обязанности могут быть переданы иным работникам организации (например, начальнику отдела, главному бухгалтеру, инженеру и т.д.) на основе норм трудового законодательства о временном заместительстве.

В этом случае оформляем указанные выше документы (приказ об отпуске, приказ о передаче полномочий и доверенность), но с некоторыми особенностями в содержании. Например, работнику, который будет выполнять функции директора на время его отпуска, полагается доплата за совмещение на основании ст. 68 ТК, поэтому в приказе необходимо это указать.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Справочно:

уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).

Образец приказа о передаче полномочий

О передаче полномочий директора

1. Возложить в период с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. на начальника коммерческого отдела ____________________ исполнение обязанностей директора ООО «___________________» без освобождения от

2. Установить ____________________ надбавку за сложность и напряженность в размере _________ % от

должностного оклада директора исходя из фактически отработанного времени.

3. Предоставить ________________________ право первой подписи на финансово-хозяйственной, в том

числе банковской, документации на период временного отсутствия директора.

4. Выдать ____________________ доверенность на право представления интересов ООО «______________»

в отношениях с третьими лицами на период временного отсутствия директора.

5. Настоящий приказ довести до сведения всех работников ООО «____________».

С приказом ознакомлен ___________________

Выполнять функции директора может также работник, временно переведенный на работу руководителя организации. При временном переводе в связи с производственной необходимостью (ст. 33 ТК) директор оформляет следующие документы:

  • приказ о временном переводе (с указанием причин перевода);
  • доверенность.

Обратите внимание! Изменения в трудовой договор (контракт) при временном переводе не вносятся.

Считаем, что на короткий срок отсутствия директора не имеет смысла оформлять перевод, но этот способ вполне целесообразно использовать при отсутствии директора больше месяца.

Образец приказа о переводе

О временном переводе на должность директора

В связи с производственной необходимостью, вызванной длительной командировкой директора _______________________________,

1. Назначить экономиста ____________________ на должность директора ООО «__________________________»

с «____»________________г. с оплатой труда согласно штатному расписанию.

2. Предоставить _____________________ в указанный период право первой подписи всех финансовых

документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основание: ст. 33 Трудового кодекса Республики Беларусь.

С приказом ознакомлен ___________________

Вариант 4. В организации нет других штатных работников, кроме директора

В такой ситуации организация может привлечь к выполнению обязанностей директора:

  1. участника (если в организации больше одного участника (учредителя));
  2. постороннее лицо (физическое или юридическое).

Для возложения обязанностей директора на участника необходимо созвать внеочередное собрание того органа, в компетенцию которого входит назначение директора (собрание участников, совет директоров, наблюдательный совет), на котором принять решение о временной передаче полномочий директора одному из них, а затем принять его на работу директором по срочному трудовому договору (ст. 17 ТК).

В этом случае оформляются:

  • протокол собрания;
  • срочный трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу директора.

Доверенность такому лицу не нужна, поскольку он принят на работу в должности директора, а директор действует от имени организации на основании устава.

Образец протокола общего собрания участников

Протокол общего собрания участников ООО «__________»

Повестка дня: о предоставлении отпуска директору и приеме на работу на время отпуска другого участника

1. Предоставить директору ООО «_______________» _______________________ трудовой отпуск на период с

Читайте также:
Появление на работе в нетрезвом виде: ответственность

27.07.2016 г. по 09.08.2016 г.

2. Назначить ___________________ директором ООО «______________________» на время трудового отпуска

____________________с окладом в размере ______________________.

Образец приказа о приеме на работу

О приеме на работу по срочному трудовому договору на время отпуска директора

Принять ____________________ на должность директора ООО «__________________________________» на время

трудового отпуска на период с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. с окладом в размере ______________________.

Основание: 1) заявление ____________________;

2) трудовой договор от _________ № _________;

3) протокол общего собрания участников ООО «____________» от ____________ № ______.

С приказом ознакомлен ___________________

Если в организации нет других участников (учредителей) или они отказываются выполнять функции директора, выходом будет принять на работу постороннее лицо также на основе срочного трудового договора. В этом случае оформляются:

  • срочный трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу.

Решение о приеме на работу, пусть даже временную, нового сотрудника должен принимать руководитель организации еще до ухода в отпуск.

Если принять на работу нового директора не представляется возможным, есть еще один вариант: передать полномочия на управление организацией другому юридическому лицу (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему) на основании гражданско-правового договора (абзац седьмой части первой ст. 35, часть девятая ст. 53 Закона о хозяйственных обществах; часть четвертая ст. 113 ГК). В данном случае функции единоличного исполнительного органа передаются иному лицу, которое является законным представителем юридического лица, действующим без доверенности (ст. 51 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон о хозяйственных обществах).

В заключение ответим на некоторые вопросы.

Как следует подписывать документы лицу, которому переданы полномочия директора: с указанием своей должности или с формулировкой «исполняющий обязанности»?

В соответствии с п. 57 Инструкции по делопроизводству в реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

В случае выполнения обязанностей руководителя его штатным заместителем на основании учредительных документов, должностной инструкции в реквизите «Подпись» указывается должность заместителя. Допускается использование сокращения «Зам.» («заместитель»).

Должности «исполняющий обязанности» нет в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», однако Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения «и.о.» (п. 57 Инструкции по делопроизводству). Поэтому при подписании документов возможно использование обозначения «и.о. директора», но с обязательным указанием фактической должности исполняющего обязанности.

Пример:

зам. директора по продажам __________ А.А. Иванов».

Кому можно передать обязанности главного бухгалтера на период отпуска, если в организации нет больше работников с соответствующим высшим образованием?

В соответствии с Законом о бухучете главный бухгалтер или лицо, его заменяющее, должны обязательно соответствовать определенным требованиям (п. 3 ст. 7 Закона о бухучете):

  • наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством Республики Беларусь право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее трех лет;
  • отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.

Если в организации нет работников, отвечающих данным требованиям, у вас есть 3 варианта:

  1. взять на работу соответствующего специалиста на основе срочного трудового договора (контракта) на период отпуска главного бухгалтера;
  2. заключить гражданско-правовой договор с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, профессионально оказывающим такие услуги;
  3. отправить главного бухгалтера в отпуск, но его обязанностей ни на кого не возлагать, а передать другому сотруднику только право подписи и часть технических обязанностей (на основании приказа).
Читайте также:
Прием на работу по совместительству: запись в трудовой книжке, образец приказа

Можно ли вообще никого не назначать исполняющим обязанности директора на период его отпуска?

Нельзя. В каждой организации должен быть исполнительный орган, который работает постоянно, так как организация должна осуществлять хозяйственную деятельность. Поэтому без решения этой проблемы каким-либо из указанных выше способов не обойтись.

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

Читайте также:
Повторный инструктаж по охране труда - периодичность и порядок проведения

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Оформление выдачи материальной помощи: бухгалтерский и налоговый учет

Выдача материальной помощи работникам, действующим и бывшим, может повлечь за собой вопросы, связанные с порядком отражения в бухгалтерском учете проводок по ее выдаче, начислением НДФЛ и страховых взносов, формированием налогового учета по налогу на прибыль.

Многие организации оказывают своим сотрудникам материальную помощь, и у бухгалтера возникают вопросы, какими документами оформить и как отразить в учете выдачу материальной помощи:

  • в связи со смертью сотрудника или членов его семьи;
  • к отпуску;
  • в связи с рождением или усыновлением ребенка;
  • в иных случаях.

Оформление выдачи материальной помощи

Законодательно пакет документов на оформление выдачи материальной помощи не определен, в связи с чем руководству организации необходимо разработать регламент для данной хозяйственной операции. Предлагаем следующий пакет типовых документов :

  • заявление работника при выходе в отпуск с просьбой предоставить дополнительную выплату к отпуску, если порядок ее выплаты и размер определены в коллективном или трудовом договоре;
  • заявление работника с просьбой оказать финансовую поддержку по любым другим основаниям, закрепленным коллективным или трудовым договором, каким-либо другим локально-нормативным актом организации (сотруднику необходимо приложить к заявлению документ, подтверждающий наступление обстоятельств, являющихся основанием данной выплаты);
  • приказ о выплате (издается после получения заявления на материальную помощь (по любым основаниям)).

Указанные документы будут основанием для бухгалтера произвести начисление материальной помощи (проводки для отражения в учете будут указаны в следующем разделе).

Материальная помощь, проводки в бухгалтерском учете

Предоставление материальной помощи отражается проводками по дебету счета учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в рамках выплат действительным сотрудникам, или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» при оказании финансовой поддержки прочим физическим лицам.

Читайте также:
Повременная система оплаты труда – простая, повременно-сдельная, от чего зависит

Допускается отражать начисление материальной помощи проводкой по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», этот порядок закрепите в учетной политике организации.

Поддержка сотрудника может носить как денежную (1), так и натуральную (2) форму:

  1. Выдана материальная помощь: проводка в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (при выдаче ее наличными денежными средствами) или счета 51 «Расчетный счет» (при перечислении на р/с).
  2. Оказана поддержка сотруднику в натуральной форме: корреспондирующий счет — учет выдаваемого имущества, например 10 «Сырье и материалы», 40 «Готовая продукция и товары».

В случаях направления нераспределенной прибыли на поддержку сотрудников счет 91 заменяется 84-м, «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

С суммы, оказанной своим сотрудникам, финансовой поддержки работодателю необходимо удержать НДФЛ (ст. 210 НК РФ), исключением являются:

  • суммы единоразовой финансовой поддержки, не превышающие 4000 руб за календарный год (пп. 28 ст. 217 НК РФ);
  • сумма единовременной выплаты от работодателя, но не более 50 000 руб (пп. 8 ст. 217 НК РФ), выплачиваемые родителям при рождении ребенка (усыновителям, опекунам).Ограничение в 50 000 руб. подлежит применению работодателем в отношении каждого из родителей (Письмо Минфина России от 12.07.2017 № 03-04-06/44336).

Во всех остальных случаях необходимо отразить начисление НДФЛ по матпомощи проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Суммы оказываемой работодателям помощи близким родственникам своего умершего сотрудника, даже бывшего или вышедшего на пенсию, НДФЛ не облагаются (п. 8 ст. 217 НК РФ). Также получили освобождение от НДФЛ суммы, выплаченные в связи с чрезвычайными ситуациями, жертвами которых стали сотрудники или их близкие родственники (пп. 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ), и единовременные выплаты, производимые в адрес сотрудника, уходящего на пенсию (п. 8.5 ст. 217 НК РФ).

В случаях оказания содействия работникам в натуральной форме и невозможности удержать НДФЛ до конца календарного года работодателю необходимо не позднее 1 марта следующего года сообщить в налоговые органы о данном факте (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Страховые взносы, по основаниям ст. 421 НК РФ, и взносы «на травматизм» (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ ): когда начислена материальная помощь — проводка по дебету счета учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Не подлежат обложению страховыми взносами единовременные выплаты в виде материальной помощи по тем же основаниям, что и для НДФЛ (ст. 422 НК РФ).

При этом работодателю необходимо учитывать, что поддержка сотрудника, выраженная в натуральной форме, тоже является базой для начисления страховых взносов и взносов «на травматизм».

Налоговый учет

В целях налогового учета для организаций, применяющих разные системы налогообложения, можно учесть выплаты матпомощи к отпуску, но только если этот вид выплат закреплен в коллективном или трудовом договоре и зависит от исполнения трудовой дисциплины и заработной платы (Письма Минфина РФ от 03.07.2012 № 03-03-06/1/330, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/461).

Это означает, что если коллективным договором установлен для всех сотрудников одинаковый размер выплаты к отпуску, то такие расходы принять при налоговом учете по налогу на прибыль организация не сможет, а если доплата к отпуску выполняет роль единовременной выплаты, связанной с выполнением сотрудником своих трудовых функций, то ее можно принять в расходах для целей налогового учета по налогу на прибыль.

Читайте также:
Появление на работе в нетрезвом виде: ответственность

Важно отметить, что, несмотря на то, что выплаты материальной помощи на рождение или усыновление ребенка, в связи со смертью членов семьи и др. виды выплат, определенные трудовым или коллективным договором, не принимаются для целей налогового учета в соответствии с налоговым законодательством, страховые взносы, начисленные по этим выплатам, разрешается принять в целях налогового учета (Письмо Минфина РФ от 29.04.2010 № 03-03-06/4/53).

Бухгалтерский учет материальной помощи сотруднику: важные детали

Материальная помощь выдается работнику деньгами или в натуре, в связи с тяжелым положением, вызванным стихийными бедствиями, чрезвычайными ситуациями, болезнью, смертью близкого родственника или члена семьи, рождением ребенка, вступлением в брак, уходом в ежегодный отпуск или иными обстоятельствами. Бухгалтерский учет материальной помощи сотруднику зависит от вида помощи и способа ее оказания.

Вид материальной помощи

Чтобы разобраться с учетом, требуется понять, является ли объект учета именно материальной помощью. Например, не всегда понятна природа дополнительной выплаты к отпуску.

Если данная выплата предусмотрена трудовым договором и зависит от трудовой функции работника, то это не материальная помощь, это элемент оплаты труда. В учете это отражается аналогично начислению оплаты труда:

  • Дебет счетов «Основное производство», «Общехозяйственные расходы», «Расходы на продажу» и др;
  • Кредит счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Не забудьте отразить удержание НДФЛ с выплаты и начислить страховые взносы:

Дебет Кредит Содержание операции
20,26,44 и др. 70 Начислена допвыплата к отпуску
70 68 Удержан НДФЛ
70 50, 51 Выплачена доплата к отпуску
20, 26, 44 и др. 69 Начислены страховые взносы

Если же материальная помощь не связана с выполнением трудовых обязанностей работника и выплачивается всем без исключения отпускникам, то это уже не часть оплаты труда.

Далее мы рассмотрим учет материальной помощи.

Бухучет материальной помощи

На основании п. 11 — п. 13 ПБУ 10/99, а также Приказа Минфина от 31.10.2000 № 94н, материальная помощь учитывается в составе прочих расходов.

Для этого используется счет 91 «Прочие доходы и расходы» и счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (иногда счет 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами»):

Дебет Кредит Содержание операции
91 73 (76) Начислена материальная помощь
73 (76) 68 Удержан НДФЛ
73 (76) 50, 51 Выплачена материальная помощь
91 69 Начислены страховые взносы

Учет материальной помощи, выданной в натуре, отличается от денежной материальной помощи. Если матпомощь выделяется пострадавшему работнику материалами (например, строительными материалами для ремонта или строительства жилья) или готовой продукцией, товарами, то по кредиту мы должны отразить счета учета этого имущества.

Дебет Кредит Содержание операции
91 73 (76) Начислена материальная помощь
70 68 Удержан НДФЛ из денежных выплат
73 (76) 10, 41, 43 Выдача материальной помощи в натуральной форме
91 69 Начислены страховые взносы

Итоги

Учет материальной помощи зависит от ее вида и формы.

Выплаты к отпуску, которые зависят от трудовой дисциплины и выполнения трудовых обязанностей работника, учитываются в составе расходов на оплату труда.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: