Как написать рекомендательное письмо: пример

Рекомендательное письмо от работодателя: правила написания и образец

Рекомендательное письмо — это деловой документ, в котором руководитель дает отзыв сотруднику, характеризуя его профессиональные качества.

Назначение рекомендательного отзыва

Прошло то время, когда для устройства на работу связи были важнее опыта. Качественное резюме стало пропуском в карьеру, визитной карточкой соискателя. Чтобы устроиться на хорошее место работы, надо быть ярким, амбициозным кандидатом, уметь представить работодателю сильные профессиональные навыки. Хороший способ усилить впечатление от резюме — предоставить рекомендацию. Мнение бывшего руководителя, выраженное в форме официального письма, положительно характеризует соискателя и вызывает расположение.

Получатели и способы запроса рекомендации

Так как в получении рекомендации заинтересован сотрудник, следует обратиться с официальной просьбой в письменной форме в виде заявления или в устной — попав на прием. Следует иметь в виду, что давать или не давать запрашиваемый документ остается на усмотрение руководства. Перед написанием или выдачей сотруднику готовой рекомендации необходимо заручиться письменным согласием на обработку его персональных данных, в котором перечислить обрабатываемые сведения. В соответствии со ст. 9 ФЗ №152 от 27.07.2006 «О персональных данных», согласие должно содержать Ф.И.О., наименование организации, цель обработки персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных, срок действия согласия, производимые действия с персональными данными, подпись субъекта.

Запросить характеристику от лица директора принимающей стороны вправе ее представитель, например начальник отдела кадров или службы персонала. В этом случае необходимо сделать официальный письменный запрос рекомендательного письма для организации на интересуемого соискателя.

Как написать референцию

Составляя рекомендующую характеристику, следует придерживаться стиля деловой переписки. Не лишним будет использовать бланк организации. В законе нет определенных требований к форме рекомендательного письма, поэтому, следуя требованиям делового этикета, необходимо соблюсти некоторую структуру:

  • наименование организации, дающей рекомендацию;
  • Ф.И.О. и должность лица, пишущего отзыв о работнике;
  • характеристика профессиональных и, по желанию, личностных качеств рекомендуемого;
  • пожелания и напутствия сотруднику.

Несколько несложных правил, как написать рекомендацию сотруднику.

  1. Начать повествование желательно с обращения к потенциальному работодателю. Если новый работодатель заранее известен, допускается адресное обращение, используя должность, имя и отчество.
  2. Характеристику начать с определения, в каком качестве и какой период времени происходило сотрудничество автора рекомендации и рекомендуемого.
  3. Затем изложить суть референции. Человеческие отношения не менее важны, поэтому, помимо профессиональных навыков и достижений, описать и личностные качества работника.
  4. Закончить документ пожеланиями дальнейшего профессионального совершенствования и карьерного роста сотруднику.

Вот некоторые примеры рекомендательного письма от работодателя сотрудникам.

Это пример рекомендации педагогическому работнику, сотруднику ДОУ:

А это немного другой образец рекомендации от работодателя, в котором указана и причина смены места работы, что для нового работодателя может быть важно.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Васильев В.В. работал в ООО «Ppt.ru» с 12.12.2015 по 12.11.2020.

За время работы зарекомендовал себя ответственным, исполнительным работником. Васильеву В.В. поручались материально ответственные задания. Отчетность велась точно и в срок. Водитель аккуратен в вождении, соблюдает правила дорожного движения, за все 4 года не получил штрафов за нарушения, в ДТП не попадал. Как работник он полностью соответствует требованиям руководства.

Место работы меняет по семейный обстоятельствам.

Рекомендация дана для предъявления по новому месту работы.

Генеральный директор: Петров П.П.

Кто может дать рекомендательное письмо

Для придания веса резюме рекомендацию возможно запросить не только у директора организации, но и у непосредственного руководителя отдела, бригадира, коллеги. Каждая характеристика позволит узнать соискателя с разных сторон: как он работает в команде, сотрудничает с коллегами, берет личную ответственность и др.

Новым веянием в работе менеджеров по подбору персонала стало устное общение с бывшими коллегами соискателя, изучение личных страниц в соцсетях. Ведение профильных страниц на просторах интернета характеризует работника заинтересованным в профессиональном развитии.

Читайте также:
Повышение зарплаты военнослужащим

Служебная записка о приобретении оборудования

Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

  • Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
  • Выражение просьбы заменить оборудование.
  • Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

  • Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
  • Должность и ФИО составителя записки.
  • Наименование документа.
  • Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
  • Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
  • Дату и подпись работника, составившего документ.

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Читайте также:
Приказ о дисциплинарном взыскании в виде выговора: образец

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

  • наименование организации, подразделения;
  • кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
  • заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
  • регистрационный номер;
  • что именно нужно закупить и в связи с чем;
  • подпись с расшифровкой, дата написания.

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.

Иванов Иван Иванович (подпись)

16 января 2016 года.

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

Петрова Мария Ивановна (подпись)

5 мая 2017 года.

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

  • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
  • дырокол – 5 штук;
  • блок разноцветный – 10 штук.

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

30 мая 2017 года.

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  • лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
  • мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

14 мая 2016 года.

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

15 февраля 2017 года.

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО “Совремонт”

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

10 мая 2015 года.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

16 марта 2016 года.

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

20 мая 2017 года.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Служебная записка: как написать, примеры и образцы

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

  1. Что такое служебная записка
  2. Виды служебных записок
  3. Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
  4. Правила составления служебных записок
  5. Как написать служебную записку
  6. Образец служебной записки
  7. Бланки для скачивания
  8. Срок хранения служебной записки
  9. Как подавать служебную записку в электронном виде

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Служебная записка на приобретение

Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей — тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

Служебная записка на приобретение

Пример служебной записки на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе «ЮристОбщества» № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения «Доступ к правовой системе «ЮристОбщества» или «Консалтинг» в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера — начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п.

Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки. Используйте такие словосочетания, как: «в связи», «с целью», «по причине производственной необходимости» и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности. Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.

Структура документа выглядит следующим образом:

  1. Адресат — руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
  2. Составитель служебной записки — должности и фамилия, инициалы
  3. Наименование документа: служебная записка на приоберетение
  4. Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
  5. Подпись сотрудника
  6. Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.

После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.

Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.

18 вопросов по теме

как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона

Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города.

служебная записка на закупку светильников

Можно составить по представленному образцу.

служебная записка на приобретение ткани для стенда в школе и цветной бумаги

Пишите по этому образцу.

служебная записка на покупку дверей межкомнатных в организации

Пишите по представленному образцу, описывая вашу ситуацию и необходимость приобретения.

служебная записка на приобретение искусственной новогодней елки

Пишите в свободной форме, указав параметры приобретаемого товара, его стоимость и обоснуйте необходимость приобретения.

как составить служебную записку на приобретение

В качестве основы возьмите размещенный на сайте образец.

Добрый вечер! Как начать служебную записку о приобретении спецодежды нестандартного размера?

Служебную записке на приобретение спецодежды нестандартного размера составьте по образцу, размещенному на сайте.

Как написать служебную записку о приобретении масляного обогревателя

Написать записку на приобретение можно по образцу размещенного примера, обосновав необходимостью соблюдать санитарные нормы по температуре в помещении.

как написать обоснование на покупку компьютера на школу

Служебную записку на приобретение компьютера составляйте по алгоритму, опубликованному в статье. Обоснованием будет являться служебная необходимость и конкретная цель приобретения.

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Пример служебной записки

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Образец объяснительной

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

АКЦИЯ НЕДЕЛИ !

На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся – 15 декабря.

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

В конце – удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок

Служебная записка

Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

Служебная записка относится к одному из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия руководителя компании и ее сотрудников.

Что такое служебная записка?

Это внутренний документ, при помощи которого можно:

  • быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
  • уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
  • внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
  • согласовывать намеченные действия;
  • запросить нужную информацию или получить инструкцию;
  • сопроводить иное сообщение;
  • списать денежные средства;
  • сделать необходимое объявление.

Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем

Пример служебной записки

В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.

Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.

Жестких требований к составлению и оформлению служебных записок законодательство не устанавливает.

Порядок оформления каждая компания диктует самостоятельно с учетом специфики деятельности, закрепляя его в таком локальном нормативном акте, как инструкция по делопроизводству.

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.

Как написать служебную записку?

Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.

Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.

Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.

О невыполнении служебных обязанностей

Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.

После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору

В такой служебной записке указывается:

  • точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
  • подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
  • перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.

Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.

На командировку

Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:

  • информация о работнике, которого направляют в командировку;
  • место, куда сотрудник будет отправлен, и выполняемые им в это время функции;
  • срок работы;
  • подпись руководителя и дата составления;

В конце документа руководитель компании накладывает свою резолюцию

О премировании

На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:

  • руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
  • совет бригады;
  • профсоюз, членом которого является сотрудник.

В служебной записке такого типа нужно указать:

  • полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
  • должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
  • просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
  • полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
  • дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
  • подпись составителя документа.

Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:

  • подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
  • документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании. Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;
  • сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника. Основанием для выплаты будет служебная записка;
  • на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.

Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.

Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Комментарии

Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?

добрый день тк рф — данный вопрос, по сроку рассмотрения записок, не урегулирован- на усмотрение директора…

Добрый день подскажите как правильно написать служебную записку на рассмотрение повышения заработной платы в связи с частыми командировками в другую область

Пишите в произвольной форме.

Кому, от кого, адрес свой укажите для ответа.

В самой записке пишите о ситуации на рабочем месте и просите добавки.

Изменение определенных сторонами условий трудового

договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по
соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных
настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий
трудового договора заключается в письменной форме.

Образец. В Железнодорожный районный суд

г. Новосибирска
(630132, г. Новосибирск,
ул. Железнодорожная, 4/1)
Истец: ФИО, адрес, телефон
Ответчик: ФИО, адрес, телефон
Третьи лица: 1. ФИО, адрес, телефон
2. ФИО, адрес, телефон

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
(о признании утратившим право пользования жилым помещением)

Иск не подлежит оценке
Госпошлина: 200 руб. 00 коп.
С 19 февраля 1992 года на праве соцнайма мне принадлежит квартира № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске (далее: спорная квартира).
Я, ответчик и третьи лица всей семьей вселились в спорную квартиру в феврале 1992 года на основании постановления Центрального РИКа от __________ 1992 года № ___, как это следует из ордера на вселение. Формально, по домовой книге, нанимателем спорной квартиры значится ответчик __ В.И. (мой бывший муж и отец третьих лиц __ В.В. и __ Д.В.). Договор соцнайма в письменной форме не заключен, однако факт его наличия подтверждается прилагаемыми к настоящему исковому заявлению копией ордера № __________ и выпиской из домовой книги.
В августе 1997 года ответчик __ В.И., в связи с фактическим распадом нашей семьи и созданием им новой семьи, выехал из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, не сообщив о своем местонахождении. Наш брак был расторгнут решением Мирового судьи 3 судебного участка Железнодорожного района г. Новосибирска _____________ года (вступило в законную силу ___________ года, прилагается к настоящему исковому заявлению).
Со времени выезда из спорной квартиры (более тринадцати лет!) ответчик не оплачивал и не оплачивает жилищно-коммунальные услуги, намерений пользоваться квартирой не выражал и не выражает, вселяться в квартиру никогда не пытался. Сведений о своем пребывании, равно, как и телефонов для связи с ним, ответчик не сообщает ни мне, ни детям.
Вместе со мной в квартире с 1992 года проживают и зарегистрированы третьи лица __ В.В. и __ Д.В.
Ответчик также до настоящего времени состоит на регистрационном учете в спорной квартире. Данный факт подтверждается выпиской из домовой книги, прилагаемой к настоящему исковому заявлению.
Часть вторая статьи 69 Жилищного кодекса РФ предусматривает равные права нанимателя и членов его семьи по договору социального найма жилого помещения и солидарную с нанимателем ответственность по обязательствам, вытекающим из договора социального найма. К числу обязательств, вытекающих из договора социального найма, относится обязанность своевременной оплаты жилищно-коммунальных услуг (п. 5 ч. 3 ст. 67 Жилищного кодекса РФ).
Ответчик ни со мной, ни с детьми фактически не общается (звонит по телефону один – два раза в год), в спорной квартире не бывает, платежи за жилищно-коммунальные услуги с августа 1997 года не вносит и не намерен этого делать, о чем мне сообщает по телефону в ответ на мои просьбы оплачивать приходящуюся на него часть платежей. Бремя оплаты фактически полностью лежит на мне. Данный факт подтверждается прилагаемой к исковому заявлению справкой об отсутствии задолженности по оплате этих услуг. Также у меня имеются все квитанции об оплате за все время, начиная с августа 1997 года, которые я представлю суду для обозрения в судебном заседании.
Факт выселения ответчика из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место в августе 1997 года, а также иные изложенные выше обстоятельства могут подтвердить свидетели: ___________________ (проживает в том же доме, в квартире № _), ______________ (проживает в том же доме, в квартире _).
В соответствии с ч. 3 ст. 83 Жилищного кодекса РФ, в случае выезда нанимателя и членов его семьи в другое место жительства договор социального найма жилого помещения считается расторгнутым со дня выезда. Т.о., ответчик __ В.И., добровольно выехав в августе 1997 года из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, в одностороннем порядке отказался от принадлежавших ему прав и обязанностей по договору социального найма, в связи с чем утратил право пользования спорной квартирой, поскольку договор соцнайма с этого времени считается с ним расторгнутым.
В соответствии с п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 2 июля 2009 года № 14 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при применении Жилищного кодекса Российской Федерации», если отсутствие в жилом помещении указанных лиц не носит временного характера, то заинтересованные лица (наймодатель, наниматель, члены семьи нанимателя) вправе потребовать в судебном порядке признания их утратившими право на жилое помещение на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с выездом в другое место жительства и расторжения тем самым договора социального найма.
При установлении судом обстоятельств, свидетельствующих о добровольном выезде ответчика из жилого помещения в другое место жительства и об отсутствии препятствий в пользовании жилым помещением, а также о его отказе в одностороннем порядке от прав и обязанностей по договору социального найма, иск о признании его утратившим право на жилое помещение подлежит удовлетворению на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с расторжением ответчиком в отношении себя договора социального найма.
На основании изложенного и, руководствуясь ст. 3 ГПК ПФ,
ПРОШУ:
1. Признать ФИО, ________ года рождения, утратившим право на жилое помещение – квартиру № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске.
2. Допросить в качестве свидетелей по делу:
________________________________
________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ в копиях:
1. копия искового заявления для ответчика и третьих лиц
2. квитанция об оплате госпошлины (оригинал)
3. выписка из домовой книги
4. копия ордера
5. выписка из решения о расторжении брака от ___________ года
6. справка об отсутствии задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг
« » ____________ 2011 года
Истица_____________________ (__ Т.Ю.)

добрый день! Мне нужно написать служебную записку что я в данный момент замещаю сотрудника который занимался совершенно другой работой, должность была Логист. И чтоб мне выплатили эти надбавки. я даже не знаю как это называется. Как мне это правильно написать?

Здравствуйте Александра, Вы верно назвали Служебной запиской документ, в котором Вам необходимо изложить обстоятельства, что «в период с___ по ____ сотрудник ______ находится в отпуске и Вам приходится выполнять не только свою работу, но и работу сотрудника ___, которая запключается в следующем __________. В связи с изложенным прошу выплатить надбавку за совмещение долности ___ сотрудника.» Вручить такую Служебную записку лучше серктарю под роспись на копии. Копию сохзраните (как доказательство в суде).

Я бы добавил еще про оформление внутреннего совмещения, только тогда у работодателя появится обязанность по оплате.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: