Кадровый учет с нуля пошагово — как правильно организовать

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Юридические лица и предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны организовать и вести кадровый учет в соответствии с действующими инструкциями. В крупных компаниях им занимается специально выделенный сотрудник или подразделение. На маленьких ООО и у ИП кадровыми вопросами обычно занимается бухгалтер или сам руководитель.

Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.

  • Понятие кадрового учета
  • Обязательные кадровые документы
  • Новые требования к кадровому учету
  • Пошаговая инструкция по кадровой работе на предприятии
  • Ответственность за нарушение требований кадрового учета
  • Как организовать качественный кадровый учет

Понятие кадрового учета

Под термином «кадровое делопроизводство» понимают организацию работы с документацией, которая касается наемных сотрудников. Этот учет строго регламентирован действующим законодательством и контролируется государственными органами.

Вести учет кадров на предприятии могут:

  • Специально созданные подразделения (отделы кадров);
  • Специально выделенные сотрудники (кадровики);
  • Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
  • Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

Обязательные кадровые документы

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.

6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.

9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Кадровое делопроизводство в 2020 — новые требования

В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.

К ним относятся:

  • Документация по приему на работу сотрудника;
  • Уведомления о начале официального отпуска;
  • Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
  • Приказы об оформлении командировок;
  • Составление графика очередных отпусков.

Особенность состоит в том, что работодателю не нужно распечатывать документы и предоставлять их работнику для ознакомления. Этот процесс будет происходить исключительно в электронной форме, что повысить удобство и сократит затраты юридических лиц на обслуживание бизнес-процессов.

Инструкция по кадровой работе на предприятии

Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.

Читайте также:
Как правильно писать докладную записку: образец

2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.

3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.

4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.

5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.

6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.

7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.

8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.

10. Оформите карточки на сотрудников. Карточки заводятся на всех работников, в том числе удаленных, сезонных, по совместительству. Не нужно оформлять этот документ на сотрудников, которые работают по гражданско-правовому соглашению.

11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.

12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.

Обратите внимание, что по мере роста компании сложность кадрового учета будет возрастать. Поэтому следует заранее побеспокоиться о правильной организации работы с документацией. Например, нумерацией документов, их регистрацией.

Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.

Ответственность за нарушение требований кадрового учета

Если компания нарушает требования трудового законодательства о ведении учета наемных работников на предприятии, виновное должностное лицо привлекается к административной ответственности согласно статье 5.27. Санкцией предусмотрены:

  • штраф в сумме до 5 тыс. рублей на руководителя компании;
  • штраф в сумме до 50 тыс. рублей на юридическое лицо.

Если нарушение допускается повторно, сумма штрафа увеличивается до 20 и 70 тыс. соответственно.

Кроме того, компания несет ответственность за неправомерное использование личных данных сотрудников, которые стали известны при приеме на работу. За это должностных лиц и компанию наказывают по статье 13.11. Санкция предусматривает наложение штрафа до 20 тыс. на директора и до 75 тыс. на юрлицо.

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Читайте также:
Повышение зарплаты полиции: размер

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.
Читайте также:
Пилотный проект ФСС «Прямые выплаты» - что это, какие регионы входят

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.

Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Как вести упрощенный кадровый учет для микробизнеса

Упрощенный кадровый учет сокращает документооборот предприятия. Расскажем, кто вправе перейти на упрощенную форму учета, от каких документов можно отказаться, как это сделать, и зачем нужен типовой трудовой договор.

Кто может вести упрощенный кадровый учет

Вести кадровый учет в упрощенной форме вправе организации и ИП, которые имеют статус «микропредприятие» в едином реестре МСП.

Этот статус присваивают субъектам, у которых:

  • среднесписочная численность персонала за прошедший год не превышает 15 человек;
  • годовой доход не выше 120 млн. рублей;
  • общая доля участия в уставном капитале госорганов , муниципалитетов, общественных и религиозных учреждений, благотворительных фондов не превышает 25 %;
  • общая доля участия крупных российских компаний или иностранных организаций не превышает 49 %.

Как вести упрощенный кадровый учет

«Упрощенность» заключается в полном или частичном отказе от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), в которых обычно прописывают нормы трудового права. Такой подход существенно сокращает документооборот и снижает административную нагрузку.

Так, согласно ст. 309.1 ТК РФ микробизнес может не составлять:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график сменности;
  • положения об оплате труда, премировании и другие акты.

Обратите внимание : список открытый, так как набор актов зависит от специфики бизнеса и предприятие вправе само решить, от каких ЛНА оно еще хочет отказаться.

Однако есть ряд документов, которые должны быть у предприятия даже при условии ведения упрощенного учета. Это:

  • трудовые договоры;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • положение о работе с персональными данными;
  • инструкции по охране труда.

С 01.01.2021 список обязательных кадровых документов пополнился еще одним пунктом. Так, согласно ст. 312.9 ТК РФ компания не вправе отказаться от принятия ЛНА о временном переводе сотрудников на дистанционную работу без их согласия. Причиной перевода персонала на удаленку может послужить решение местных властей. Например: в случае объявления в регионе режима ЧС.

И это еще не все. Предприятие имеет право отказаться от ЛНА только в том случае, если со всеми сотрудниками будут заключены типовые трудовые договоры .

Что такое типовой трудовой договор

Отказ от ЛНА вовсе не означает, что микробизнес перестает подчиняться нормам трудового права. Просто все положения, которые должны быть отражены в этих актах, прописывают в трудовых договорах с работниками.

Правительством была утверждена типовая форма трудового договора (постановление от 27.08.2016 № 858).

Типовая форма содержит необходимый набор условий, которые обеспечивают соблюдение прав сторон трудовых отношений, в частности:

  • оплата труда сотрудника;
  • рабочее время и время отдыха;
  • охрана труда;
  • соцстрахование и другие гарантии;
  • права и обязанности сторон;
  • изменение условий договора;
  • ответственность сторон.

В примечаниях к форме указано, к каким категориям работников применяют или не применяют те или иные пункты.

Работодатель не обязан заимствовать типовую форму целиком. Он может исключить пункты, которые не связаны с характером работы сотрудника, и пункты, указанные в примечаниях (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591).

Также не возбраняется дополнение типовой формы недостающими условиями. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с нормами, установленным трудовым законодательством.

Как перейти на упрощенный учет

Вновь зарегистрированные субъекты микробизнеса могут сразу начать вести учет в упрощенной форме.

Действующие предприятия, которые раньше применяли ЛНА, должны оформить отказ от внутренней кадровой нормативки в приказном порядке. Составить приказ можно в свободной форме.

Читайте также:
Как рассчитать зарплату за неполный месяц

Кстати, если компания до перехода на упрощенный учет заключила с сотрудниками обычные (не типовые) трудовые договоры, то переделывать их не нужно. Достаточно внести в них соответствующие изменения путем заключения дополнительных соглашений.

Что делать при утере статуса микропредприятия

В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).

Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.

А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.

Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году

  • 1 Шаг 1. Назначение кадровика
  • 2 Шаг 2. Подготовка базовой документации
  • 3 Шаг 3. Проверка документов на руководителя
  • 4 Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки
  • 5 Ответственность кадровика
  • 6 Подводим итоги

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

  • вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
  • составлять приказы, договоры, положения, заявления;
  • заниматься трудовыми книжками;
  • вести личные дела работников;
  • работать с больничными, отпусками и декретами;
  • готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
  • вести воинский учет;
  • работать с архивом;
  • выявлять причины текучки кадров.

Если штат небольшой, то обязанности инспектора можно возложить, например, на офис-менеджера по совместительству (при его согласии и с включением должности в штатное расписание). Но когда численность на предприятии свыше 200 человек, потребуется специальный работник или даже целый отдел. Хотя точной нормы на одного кадровика нет.

Чтобы приступить к обязанностям, вам потребуется место, компьютер, копировальный аппарат и канцтовары. Работодатель должен установить на компьютер кадровую программу — 1С или любую другую, а также антивирусник, чтобы защитить персональные данные работников.

Желательно сразу создать информативную базу. Приобрести бумажный Трудовой кодекс РФ в свежей редакции, чтобы быстро находить нужные статьи и если возникнет спор с персоналом оперативно подтвердить свою позицию. Еще под рукой хорошо иметь:

Хорошо бы попросить у директора установить платную информационно-правовую систему типа «Консультант Плюс». С ее помощью вы будете в курсе изменений в законодательстве и найдете выход из сложных ситуаций.

Руководитель может поручить ведение учета сторонней аутсорсинговой компании по договору за ежемесячную плату. Но когда место организовано, и вас берут, нужно составить доверенность, издать приказ о назначении и подписать акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Подготовка базовой документации

Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

Теперь предстоит разработать документы, которые обязательно должны быть на предприятии:

  • Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
  • Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
  • График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
  • Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
  • Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
  • Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
  • Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
  • Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
  • Личные карточки работников (форма Т-2).
  • Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
  • Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
  • Журнал регистрации приказов по личному составу.
  • Договоры с материально-ответственными лицами.
Читайте также:
Потери рабочего времени - что включают в себя, формула расчета

Помимо них лучше сразу разработать типовые бланки приказов о приеме, увольнении, переводе работников, а также о предоставлении отпуска, отправке в командировку, на премирование и для иных ситуаций, которые могут возникнуть в работе.

Все эти документы потребуются уже при приеме первого сотрудника, поэтому нужно подготовить их заранее. Приведенные выше формы не являются обязательными, но рекомендованы Постановление Госкомитета статистики № 1, удобны и привычны. Если вы решили использовать свои бланки, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утвердите их форму отдельным приказом.

Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

Остальные организации обязаны иметь этот базовый набор документов.

Шаг 3. Проверка документов на руководителя

Если фирма новая, то директор — первое лицо, которое нужно принять. При этом важно узнать, не лишен ли он права занимать эту должность (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Такой информацией владеют налоговые органы, они ведут специальные реестры дисквалифицированных лиц, поэтому нужно сделать им письменный запрос.

Когда все в порядке заключите с ним трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу (назначении генеральным директором) и внесите информацию в его трудовую книжку. При этом нужно учитывать срок действия полномочий директора, который определен учредительными документами.

Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки

За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).

Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:

  • страницы пронумерованы и прошнурованы;
  • в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.

Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.

Ответственность кадровика

Если кадрового учета на предприятии нет или он ведется неправильно, можно получить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностным лицам и предпринимателям — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • предприятиям — от 30 до 50 тыс. руб.

А неграмотное составление трудового договора или оттягивание его заключения, потому что еще не разработали шаблон, может квалифицироваться как уклонение от оформления отношений между работником и организацией. За это предусмотрено отдельное наказание:

  • должностным лицам — от 10 до 20 тыс. руб.,
  • предпринимателям — от 5 до 10 тыс. руб.,
  • организациям — от 50 до 100 тыс. руб.

Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот

Наличие сотрудников в фирме приводит к ответственности за документацию. Наша статья подходит для тех, кто только начинает деятельность руководителя или хочет навести порядок в бумагах. Мы расскажем о кадровом делопроизводстве в ООО с нуля, дадим пошаговые инструкции о том, с чего начать и как поддерживать в порядке.

Что это такое – производство кадров

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

Читайте также:
Как получить военный билет: после 27, 30 лет, если не служил

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

  • подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
  • отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
  • стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

  • Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
  • Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы. В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников. Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

  • все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
  • дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
  • установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

  • порядка установки суммы заработка;
  • продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

  • Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
  • Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

  • Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
  • Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
  • Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
  • Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
  • Договоры о принятии на работу, контракт.
Читайте также:
Приём на работу иностранцев с видом на жительство или РВП

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

  • правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
  • журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

  • Место – наименование, юр.адрес.
  • Рабочее время.
  • Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
  • Бонусы, которые получает сотрудник.
  • Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
  • Вакансия.
  • Срок договора – ограниченный или бессрочный.
  • Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

  • Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
  • К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
  • Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
  • Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

  • трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
  • приказ о зачисление на должность;
  • запись в трудовой книжке.
  • сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
  • затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
  • заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
  • заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
  • создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2019 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

Читайте также:
Полная материальная ответственность работника по ТК РФ – статьи и законы

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект. Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте. И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

  • зачисление на должность;
  • ознакомление с локальными правовыми актами;
  • предоставление отпуска, больничного;
  • назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф на должностное лицо

Санкции на организацию

Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждение

От 1 000 до 5 000 рублей

От 30 до 50 тыс.руб.

Аналогичный проступок во второй раз

От 10 000 до 20 000 рублей

От 50 до 70 тыс.руб.

Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия

От 10 000 до 20 000 рублей

От 15 до 75 тыс.руб.

Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.

Заключение

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Противопожарные инструктажи для сотрудников – что нужно знать

Противопожарные инструктажи — неотъемлемая часть соблюдения правил техники безопасности и охраны труда в организации. Законодательство обязывает работодателей обучать своих сотрудников правилам пожарной безопасности (ПБ), проводя соответствующие инструктажи. Подробности мы собрали в этой статье.

Основные положения

Ответственность за организацию противопожарных инструктажей несет руководитель или собственник организации: именно это лицо должно обеспечить своих работников знаниями в области пожарной безопасности. Инструктаж может проводиться лично руководителем или же ответственными лицами, обученными и назначенными приказом руководителя. Инструктаж проводится в утвержденном законом порядке, учитывая при этом специфику организации. Подробно нормы пожарной безопасности утверждены в приказе МЧС № 645 от 12.12.2007 (ред. От 22.06.2010).

Необходимо иметь в виду, что работники, ответственные за пожарную безопасность организаций и проведение противопожарных инструктажей, обязаны пройти обучение пожарно-техническому минимуму.

Что входит в противопожарный инструктаж:

— Ознакомление работников с основными требованиями пожарной безопасности;

— Изучение работниками пожарной опасности используемых в производстве технологических процессов;

— Обучение работников правилам пользования средствами противопожарной защиты;

— Обучение работников действиям, предпринимаемым при возникновении пожара.

Кроме того, в рамках противопожарного инструктажа работники должны быть ознакомлены и с правилами надлежащего содержания территории, зданий и помещений организации, с эвакуационными путями и процессом эвакуации людей, с правилами использования открытого огня при работах, а также с правилами вызова пожарной охраны и тем, как следует применять средства пожаротушения и пожарную автоматику.

Важно, чтобы в инструктажах учитывалась специфика организации и чтобы полученные знания регулярно проверялись. Особенно пристальное внимание должно уделяться практической составляющей обучения. Именно это дает сотрудникам возможность грамотно повести себя в чрезвычайной ситуации и быстро предпринять необходимые действия.

Виды инструктажей по пожарной безопасности

Нормы ПБ разделяют противопожарные инструктажи на несколько видов:

— первичный на рабочем месте

Обратите внимание, что для фиксирования проведения инструктажей компания обязана вести журналы учета проведения инструктажей по ПБ. Согласно пунктам 9 и 10 Норм ПБ, туда вносятся соответствующие записи, подтвержденные подписями инструктируемого и инструктирующего. Помочь с оформлением документации по охране труда могут наши специалисты.

Вводный инструктаж должен проводиться со всеми без исключения принимаемыми на работу сотрудниками, несмотря на их образование и опыт работы. Также вводный инструктаж проводится с командированными в организацию работниками, с лицами, прибывшими на производственную практику или обучение, и с прочими лицами по решению работодателя.

Вводный инструктаж проводит руководитель или работник, назначенный ответственным за ПБ. Законодательство устанавливает правило, по которому вводный инструктаж должен проводиться в оборудованном помещении по программе, утвержденной приказом, а также инструктаж должен сопровождаться практической тренировкой.

Первичный инструктаж на рабочем месте также проводится со всеми вновь принятыми сотрудниками; с теми, кого перевели из одного подразделения компании в другое; с выполняющими новую для них работу; с сезонными работниками; а также со специалистами строительного профиля, выполняющими строительно-монтажные или иные работы на территории компании.

Читайте также:
Предложение о работе кандидату: образец, пример написания

Такой инструктаж проводится лицами, ответственными за ПБ в структурных подразделениях, опять же — по утвержденным программам. Первичный инструктаж осуществляется индивидуально с каждым сотрудником, но может проводиться и с группами лиц, если они работают на однотипном оборудовании.

Повторный инструктаж проводится для всех сотрудников организации тем же лицом, что и вводный. Такой инструктаж необходим для проверки и обновления знаний правил, норм, стандартов и инструкций по пожарной безопасности.

Внеплановый инструктаж проводится, если:

— Были введены новые правила, нормы и инструкции по ПБ или же в них были внесены какие-либо изменения;

— Изменились факторы, влияющие на противопожарное состояние объекта. Например, был изменен технологических процесс производства или произошла модернизация оборудования;

— Сотрудниками были нарушены правила ПБ, что привело к пожару;

— На аналогичных производствах произошли аварии/пожары.

Также внеплановый инструктаж проводится для сотрудников, у которых случился длительный перерыв в работе (более 30 календарных дней для обычных работ и более 6 дней для работ с дополнительными требованиями).

Внеплановый инструктаж проводится лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за ПБ в организации.

Целевой инструктаж необходим при:

— разовых работах повышенной пожароопасности;

— ликвидации последствий аварий;

— осуществлении работ с оформлением наряда-допуска, огневых работ во взрывоопасных производствах;

— проведении экскурсий, организации массовых мероприятий с обучающимися и другими лицами (заседаний, собраний с количеством участников от 50 и более человек).

Сроки проведения инструктажей

Образование в области безопасности труда должно быть систематическим и регулярным. Для этого нормами установлена периодичность проведения противопожарных инструктажей.

Повторные инструктажи по пожарной безопасности должны проводиться с периодичностью 1 раз в год для обычных организаций и 2 раза в год для предприятий, которые относятся к объектам с пожароопасным технологическим процессом/производством.

Для остальных видов инструктажей периодичность должна основываться на практических соображениях и здравом смысле. Например, очевидно, что вводный инструктаж осуществляется перед началом работы нового сотрудника, а внеплановый — при наступлении вышеупомянутых случаев.

Ответственность за отсутствие проведения инструктажей

Нарушение правил пожарной безопасности, согласно статье 20.4 КоАП РФ, влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа от 2 000 рублей для граждан и до 200 000 рублей для юридических лиц.

Если же нарушения повлекли за собой возникновение пожара, то штрафные санкции увеличиваются: при незначительном уроне суммы штрафов варьируются от 4 000 рублей для граждан до 400 000 рублей для юрлиц. Чем более серьезны последствия такого нарушения, тем выше и карательные меры: если пожар причинил тяжкий вред здоровью или повлек за собой смерть человека, то санкции на юридических лиц могут достигать 1 000 000 рублей. Также нарушение в таком случае может повлечь за собой административное приостановление деятельности компании на срок до 90 суток.

Непроведение инструктажей и/или отсутствие журнала учета их проведения хоть и не является грубым нарушением, однако влечет за собой дополнительные тщательные проверки госорганами, что зачастую приводит к выявлениям дополнительных нарушений, а значит — и к большим штрафам.

Не уверены, что в вашей компании все в порядке с охраной труда и техникой безопасности на производстве и в офисах? Запишитесь на консультацию к нашим специалистам: Мы обеспечим аудит охраны труда, проконсультируем по инструктажам и поможем привести документацию к нужному виду.

Как провести инструктаж по пожарной безопасности (нюансы)

  • Что представляет собой инструктаж по пожарной безопасности на рабочем месте
  • Этапы противопожарного инструктажа
  • Что должно быть в программе первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте
  • Где можно скачать основной документ противопожарного инструктажа на рабочем месте (образец программы)?
  • Итоги

Что представляет собой инструктаж по пожарной безопасности на рабочем месте

В соответствии с п. 3 Правил противопожарного режима, установленных постановлением Правительства России от 16.09.2020 № 1479, лица, нанятые на работу организацией или ИП, допускаются к выполнению своих обязанностей только после того, как обучатся необходимым мерам пожарной безопасности. Он может быть проведен по программам противопожарного инструктажа либо программам дополнительного профобразования.

Исходя из положений п. 5 приложения к приказу МЧС России от 12.12.2007 № 645, под противопожарным инструктажем можно понимать комплекс мероприятий, направленных на информирование работников организаций:

  • о базовых требованиях пожарной безопасности;
  • об особенностях пожарной опасности отдельных технологических процессов, устройств;
  • о способах использования средств противопожарной защиты;
  • порядке действий в случае пожара.

Содержание противопожарного инструктажа должно, в соответствии с п. 8 приказа МЧС № 645, включать ознакомление сотрудников:

  • с правилами пользования территорией, зданиями, помещениями, в частности, имеющимися в них эвакуационными путями, водопроводом, пожарными сигнализациями и системами управления эвакуацией;
  • противопожарными требованиями, определяемыми исходя из особенностей технологических процессов и инфраструктуры производства и их пожарной опасности;
  • конкретными мероприятиями, направленными на обеспечение защиты от пожара;
  • правилами использования открытого огня, а также проведения огневых работ;
  • правилами вызова пожарных служб, применения различных средств пожаротушения.
Читайте также:
Повышение зарплаты полиции: размер

Противопожарный инструктаж бывает пять видов:

  • вводный (проводится с новыми сотрудниками);
  • первичный пожарный инструктаж на рабочем месте (как правило, проводится с сотрудниками, которые переводятся с одной должности на другую);
  • повторный (проводится 1 раз в полгода);
  • внеплановый (осуществляется при существенных изменениях режима противопожарной безопасности на предприятии, а также при больших перерывах в работе);
  • целевой (проводится в рамках конкретного мероприятия или задания с участием работников).

Порядок проведения каждого этапа инструктажа подробно описан в «КонсультантПлюс». Зарегистрируйтесь бесплатно на 2 дня, и вы узнаете, как правильно проводить инструктаж.

Этапы противопожарного инструктажа

Все виды инструктажа должны проводиться ответственным сотрудником, который назначается руководителем фирмы (пп. 12, 17, 22, 27, 29 приложения к приказу МЧС № 645) с изданием соответствующего приказа, заключением между работодателем и сотрудником дополнительного соглашения к трудовому договору, а также подписанием обновленной должностной инструкции (если в изначальные обязанности работника не входила подобная деятельность). В этом состоит первый этап инструктажа.

Вводный и первичный инструктажи по пожарной безопасности должны проводиться компанией-работодателем в соответствии со специальными программами, утверждаемыми руководством (п. 6 приложения к приказу МЧС № 645).

Повторный инструктаж по пожарной безопасности осуществляется по программе первичного. Внеплановые и целевые инструктажи не предполагают составления программы, и алгоритм их проведения определяется исходя из конкретных задач компании-работодателя.

Второй этап проведения инструктажа (вводного, первичного, повторного) — это разработка программы для него. При решении данной задачи работодатель может воспользоваться рекомендуемыми перечнями вопросов, которые должны быть затронуты программой — определены они в приложении № 2 к приказу МЧС № 645.

Следующий этап противопожарного инструктажа — определение графика участия работников в нём.

И наконец, непосредственно сам инструктаж, проводимый на основании утвержденных руководством графика и программы.

Как правило, самый сложный и трудозатратный этап проведения инструктажа по пожарной безопасности — составление программы. Рассмотрим, в какой структуре она может быть представлена.

Что должно быть в программе первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте

В зависимости от предпочтений работодателя могут быть составлены отдельные программы для инструктажей разных видов или же сформирована одна, содержащая в своей структуре разделы с вопросами, актуальными для конкретной разновидности инструктажа — вводного, первичного или же повторного.

Программа (или раздел), отражающая специфику вводного инструктажа, может включать в себя предписания об информировании сотрудников о (об):

  • сфере деятельности компании-работодателя в тех аспектах, которые имеют значение с точки зрения пожарной безопасности;
  • перечне обязанностей и ответственности сотрудников за соблюдение норм пожарной безопасности;
  • основных сведениях, отражающих специфику противопожарного режима на предприятии;
  • перечне локальных нормативных актов, устанавливающих нормы противопожарного режима на предприятии, а также об их ключевых положениях;
  • наличии инструкций по безопасности, способах получения доступа к ним, а также консультаций по их использованию;
  • основных факторах возникновения пожароопасных ситуаций на предприятии;
  • способах эффективного задействования средств тушения пожаров, мерах реагирования на возникшую нештатную ситуацию.

Программа первичного и повторного инструктажей может включать положения о (об):

  • особенностях плана эвакуации в соответствии с местами размещения средств пожаротушения;
  • факторах возгорания, которые могут наблюдаться на тех или иных рабочих местах или территориях предприятия;
  • пожарной опасности используемого сырья, материалов, выпускаемой продукции;
  • пожарной опасности тех или иных участков технологического процесса;
  • установленных мерах ответственности сотрудников за соблюдение норм пожарной безопасности;
  • применяемых в организации разновидностях огнетушителей;
  • требованиях, установленных для тушения электрооборудования;
  • рекомендуемых действиях сотрудников в случае задымления, при обнаружении возгорания;
  • способах информирования других сотрудников, а также экстренных служб о пожаре;
  • практических мерах защиты себя и коллег при возникновении пожара;
  • способах оказания помощи пострадавшим.

Структура программы инструктажа по пожарной безопасности может быть представлена разделами о (об):

  • общих положениях программы;
  • целях и задачах инструктажа;
  • особенностях организации и проведения инструктажа на предприятии.

Где можно скачать основной документ противопожарного инструктажа на рабочем месте (образец программы)?

Скачать образец программы противопожарного инструктажа на рабочем месте вы можете на нашем портале.

Итоги

Составление противопожарного инструктажа — процедура, которая, с одной стороны, достаточно детально регламентирована действующим законодательством, с другой — ее проведение во многом определяется приоритетами конкретной организации. Так, в части составления программы инструктажа по пожарной безопасности компания вправе использовать как рекомендуемую нормативными актами структуру этого документа, так и свою собственную. Однако схему программы инструктажа, предложенную в приказе МЧС № 645, можно считать в достаточной мере подробной, универсальной и затрагивающей ключевые аспекты обеспечения эффективной противопожарной защиты в современной организации.

Узнать больше об особенностях решения работодателями иных задач в сфере охраны труда вы можете в статьях:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: