Исполнительская дисциплина в организации – определение, контроль

Контроль действий сотрудников

Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы

  • Контроль сотрудников
  • Учет рабочего времени
    • Методы контроля рабочего времени
    • Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников
    • Особенности учета рабочего времени
    • Учет рабочего времени удаленных сотрудников
    • Документальное оформление учета рабочего времени
  • Мотивация персонала
    • Методы мотивации персонала
    • Современные подходы к мотивации персонала
    • Теория и практика мотивации персонала
    • Нестандартные методы мотивации персонала
    • Зарубежный опыт мотивации персонала
  • Оценка персонала
    • Оценка эффективности персонала
    • Методы оценки персонала в организации
    • Автоматизированная система оценки персонала
    • Повышение эффективности рабочего времени

В ыстроенная система менеджмента предполагает контроль действий сотрудников, он может быть системным или периодическим. Работодатель вправе использовать все правомерные методы проверки деятельности подчиненных, но иногда он выходит за рамки деловой целесообразности и законодательства.

Необходимость и формы наблюдения

Контроль внедрен в деятельность организаций в разных формах. Микропредприятия ограничиваются опросом или проверкой результатов работы. Но чем дальше развивается компания, тем более сложные методы она применяет.

Предметом мониторинга выступают:

  • результат работы;
  • промежуточные результаты;
  • этапы выполнения проекта;
  • все виды работ сотрудника за ПК.

В последнем случае руководители тратят существенные средства, силы и время на содержание служб безопасности и внедрение технических средств наблюдения за персоналом. Крупным организациям это помогает выявить нерадивых, нечестных или вошедших в отношения с конкурентами сотрудников. Но многие эксперты отмечают негативное влияние избыточного надзора на мотивацию персонала.

В любом случае надзор за сотрудниками не должен становиться самоцелью. Это, прежде всего, средство улучшения качества продукции или увеличения прибыли.

Сочетание допустимых способов мониторинга повышает общую производительность труда, исключает неэффективность использования рабочего времени. Важно не перейти от менеджмента к шпионажу. Необходимо исходить из добросовестности сотрудника, одновременно повышая его заинтересованность в эффективной работе и снижая риски бездействия или откровенного злоупотребления путем сплошного или выборочного анализа активности.

Исходя из этого необходимо выстроить систему мониторинга работы сотрудников, включающую следующие шаги:

  1. Выявление откровенно недобросовестных работников, в поведении которых есть признаки административных правонарушений или уголовных преступлений – халатности, злоупотребления полномочиями, коммерческого подкупа, несанкционированного доступа к информации, использования вредоносных программ, разглашения персональных данных, мошенничества. Методы надзора должны быть правомерными, иначе полученные с их помощью доказательства будут исключены судом из рассмотрения.
  2. Повышение общей исполнительской дисциплины. Сотрудники, которые предпочитают сокращать время работы опозданиями или ранними уходами, много времени проводят в соцсетях или на площадках бесплатных объявлений, отправляют личную почту со служебных аккаунтов или переписываются по рабочим вопросам в общедоступных мессенджерах, скачивают музыку или смотрят фильмы в рабочее время, могут быть эффективны, но своим поведением они побуждают коллектив нарушать правила. Контроль работы сотрудников за компьютером и в Интернете не только снижает риски траты рабочего времени, но и повышает уровень информационной безопасности.
  3. Учет времени, потраченного на определенный проект, клиента, на административные вопросы или бесцельно. Понимание, сколько в реальности времени тратится на решение каждого рабочего вопроса и сколько уходит впустую, помогает в планировании деятельности компании и использования трудовых ресурсов.
  4. Снижение рисков для компании. Они могут быть связаны не только с нецелевым использованием оборудования или рабочего времени, но и с направленными действиями конкурентов. Немотивированность или неэффективность работы сотрудника часто приводит к хищениям персональных данных или сведений о ноу-хау, клиентах, что приносит существенный ущерб компании.

Виды надзора

В зависимости от целей организации мониторинг может быть сплошным и избирательным. Выделяют его типы с опорой на этапы.

Проверка результата

Наиболее простая форма надзора за работой сотрудников, когда руководитель проверяет только готовый результат. Это помогает сэкономить время, при учете того, что сотрудники профессиональны и ответственны.

  • экономия ресурсов на проведении промежуточных проверок;
  • повышение осознанности рабочего поведения и самостоятельности сотрудников;
  • дополнительная мотивация персонала.
  • некомпетентность руководителя, нечеткость постановки задачи снижают качество результата. Так, требование привлечь клиентов может быть выполнено, но они окажутся неплатежеспособными, и компания понесет убытки;
  • задача выполняется, но не в полном объеме или в недолжном качестве не из-за проблем с постановкой, а из-за неумения сотрудника справиться с ситуацией, например, из-за нехватки опыта. Проверки, проводимые на предварительных этапах выполнения задачи, позволяют вовремя помочь исполнителю и довести результат до ожидаемого.

Этот метод мониторинга действий сотрудников допустим в ситуации, когда они уже готовы к самостоятельным решениям и при появлении проблем могут обратиться к руководству за дополнительными ресурсами. Данный тип проверки эффективно не реализуется, если в связи с внешними обстоятельствами поставлен жесткий срок выполнения задачи.

Предварительные проверки

Если в рабочие процессы вовлечено много исполнителей и требуется использование большого количества времени или информации, необходим этап предварительного мониторинга. Он снижает риски некачественного или несвоевременного исполнения. Эксперты по менеджменту рекомендуют проводить предварительный контроль по истечении 60-70 % времени до дедлайна. Это сохраняет баланс между самостоятельностью исполнителя и необходимостью вмешательства. В государственных организациях этот вид мониторинга обычно организуют за 5 дней до конца назначенного срока. Это позволяет исполнителю своевременно заявить о необходимости продления или переформулирования задачи.

Далеко не все типы работ допускают такой формат надзора за качеством исполнения. Например, при строительстве все этапы подлежат приемке – от котлована и фундамента до возведения крыши. Но в случае исполнения документов или разработки простых программных решений контроль на второй трети исполнения допустим.

Преимущества предварительного надзора:

  • использование методик риск-менеджмента в критичной ситуации;
  • освобождение времени руководителя, ему нет необходимости обеспечивать надзор на ранних этапах;
  • повышение ответственности исполнителя и освобождение его от необходимости тратить время не на выполнение задачи, а на отчетность.
  • невозможность провести официальную проверку на более ранних этапах, не нарушая внутренние регламенты;
  • недочеты, не замеченные на этапе проверки, на момент итоговой приемки результата становятся ошибками не исполнителя, а его непосредственного руководителя.

Такой способ проверки качества и своевременности выполнения задач в работе сотрудников допустим в ситуации доверия между членами команды, общей ориентированности на результат.

Проверка этапов работы

Контроль каждого этапа предполагает описание его начала и завершения в поручении или техническом задании. Момент завершения этапа должен быть сформулирован подробно, чтобы приемка осуществлялась по заявленным в ТЗ параметрам.

Читайте также:
Как рассчитывается больничный после выхода из декрета

Целесообразность поэтапных проверок обусловлена:

  • их подготовкой, если они квалифицированы и самостоятельны, а поставленная задача является новой. В этом случае требуется корректировка целей на промежуточных этапах;
  • необходимостью подготовки нового специалиста, имеющего хорошее образование, но недостаточный опыт. При такой модели проверок качества работы дополнительно производится обучение.

Поэтапный контроль действий сотрудников – тонко настраиваемый инструмент, и он применяется в строго определенных случаях.

Периодический мониторинг

В компании, где бизнес-процессы носят регулярный и нетворческий характер, допустим периодический контроль – ежедневный или еженедельный. При этом могут совмещаться методы устного или письменного отчета и проверки со стороны руководителя. Периодичность проверки устанавливается внутренними регламентами организации.

Плюс в том, что снимается фактор нервозности, все сотрудники точно знают, когда следует ожидать проверки, аудита или ревизии, и подготовлены к ним. Устраняются недочеты и недоделки, ожидаемое время проверки становится стимулом для повышения эффективности работы.

Минусы – постоянный надзор, даже необязательный, требует времени руководителя и сотрудников. Иногда он становится демотивирующим фактором, если работа носит творческий характер или ее результат зависит от смежников или поставщиков.

Такой метод проверки многие компании стараются превратить в рабочую процедуру, внеся заполнение отчетов в обязанности работника. Тогда уровень стресса снижается. Но если реализуются задачи большой сложности, например, создание нового оборудования по заказу крупного поставщика, ежедневный и более частый контроль позволяет избежать срыва заказа. Иногда периодический мониторинг необходим для оценки сотрудника, часто не справляющегося с работой. В этом случае по результатам принимается решение об увольнении, обучении или переводе.

Контроль по ключевым (реперным) точкам

Выбор времени, в которое производится проверка, при этом способе целиком зависит от руководителя. Принципы, по которым выбирается время:

  • необходимо проконтролировать ситуацию в момент наибольшего снижения исполнительской дисциплины – например, перед праздниками;
  • предстоит глобальная проверка со стороны вышестоящего руководства;
  • нужно выявить неочевидные сбои в бизнес-процессе.

Руководитель, использующий непредсказуемые способы и периоды организации проверки, должен понимать, что сначала он вызовет сильный демотивирующий эффект. Поэтому основания для использования такого способа мониторинга сотрудников должны быть серьезными, так как он сказывается на общей производительности труда и эффективности компании.

Ситуации, в которых применение метода целесообразно:

  • необходимо проверить соблюдение методик или стандартов, особенно перед сертификацией по качеству. При этом проверяют ключевые или произвольно выбранные точки и работу всего персонала без исключения, это снижает уровень демотивации;
  • необходимо проверить работу подразделения или сотрудника, регулярно демонстрирующего низкие результаты;
  • необходимо обучить нового сотрудника или работников, которые изучают новый производственный процесс. В этих случаях и усвоение навыков требуется проверять постоянно.

В каждом случае должно быть подготовлено объяснение, почему допускаются отступления от регламентов проверок.

Организация проверок работы разных категорий сотрудников

Форматы контроля не могут применяться произвольно, они должны быть эффективными с точки зрения того, в отношении каких категорий работников применяются. Сотрудники кол-центра нуждаются в одних способах и сроках надзора, конструкторы НИИ – в других. Руководитель должен четко понимать характеристики персонала и то, какие методики проверки его эффективности допустимы.

Сотрудники, деятельность которых регламентирована

К этой группе относятся не только сотрудники кол-центров, но и бухгалтеры, экономисты, банковские клерки, операторы, операционисты.

Проверке подлежат два параметра:

  • использование рабочего времени;
  • точное выполнение этапов регламентированного бизнес-процесса. Если бухгалтер своевременно не обработает первичные документы и не внесет их в базу, квартальная отчетность окажется недостоверной.

Для организации мониторинга нужно описание бизнес-процесса, отражение его в соответствующей программе, например, BizAgi, и проведение проверочных мероприятий в ключевых точках. Качество работы сотрудников оценивается как уровень соответствия регламентам.

Работники, деятельность которых не регламентирована

К этой группе относят большинство офисных сотрудников, основой деятельности которых является коммуникация или реакция на внешние факторы. Это сотрудники служб безопасности, кадров, системные администраторы, трейдеры, начальники небольших подразделений. Для проверки деятельности этой категории персонала необходимо установить ключевые показатели эффективности, проверить их достижение и качество результата. Такая тактика позволяет не отрывать ресурсы на более частый надзор и видеть эффективность работы. Чаще всего оценить качество работы топ-менеджера способны только члены совета директоров, и это требует введения дополнительных регламентов.

Сотрудники, занятые творческой работой

Руководители, дизайнеры, конструкторы также нуждаются в контроле, но он должен быть тонким. Невозможно контролировать творческий процесс и сложно оценить результат, пока он не начал приносить прибыль, а это иногда требует времени. Здесь необходимо совмещать ключевые показатели эффективности и экспертную оценку, когда на определенных этапах готовности результата его качество проверяют ведущие отраслевые специалисты.

Отказ от проверок выполнения работы может привести к существенным рискам, например, когда отказывает дорогостоящее оборудование, уже поставленное клиенту, и невозможно понять, проблема в конструкции или в сборке. Качество сборки проконтролировать можно, а выявить ошибку проектировщика сложнее.

Другие методы проверок

Существуют методы дополнительного контроля, которые требуется совмещать с отчетами:

  • Совещания. Лучше, когда они связаны с обсуждением пунктов ранее сформулированного плана действий. Тогда возникает совместное понимание того, как идет достижение общих целей, и сотрудники других подразделений могут внести свой вклад в работу смежников.
  • Применение программных продуктов и технологий, позволяющих понять, чем занят сотрудник в конкретный момент и в течение рабочего дня.
  • Корпоративные мероприятия, совмещающие обсуждение результатов работы с развлекательными элементами. Они позволяют повысить мотивацию.

Внедряя новые методы мониторинга качества и сроков выполнения работы, важно не допустить ошибок, которые могут стать не только демотивирующим фактором, но и нарушением закона.

Типичные ошибки

Большинство типичных ошибок работодателя связано с применением технических средств, иногда вопреки логике бизнеса и вразрез с требованиями закона. Использование систем видеонаблюдения, СКУД, когда все сотрудники информированы об их существовании, оправдано и разрешено. Но иногда желание проверить, что именно сотрудники на удаленном доступе делают вне зоны действия офисных видеокамер, приводит работодателя к нарушению закона.

Читайте также:
Как ИП получить налоговый вычет: правила

Некоторые методы надзора, скорее, указывают на отсутствие навыков менеджмента и неумение организовывать работу, это:

  • Программы, отсылающие контролеру потоковое видео с экранов сотрудников. При большом количестве ПК это перегружает каналы связи, не дает реального понимания специфики работы, и полученные данные не станут основанием для применения к сотруднику-нарушителю любых методов законного воздействия.
  • Скриншоты с экрана компьютера. Они тоже не имеют функциональности. Не стоит забывать и о стандартных правилах безопасности и охраны труда. Так, измененная инструкция ТОИ Р-45-084-01, нормы которой перешли в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, ограничивает число считываемых знаков в 60 000 за смену, вводимых – в 40 000 и предусматривает перерывы в 15 минут в течение каждого часа работы за компьютером. Законодатель однозначно отмечает, что время перерывов учитывается в общей продолжительности рабочего дня и подлежит оплате. В этой правовой ситуации попытка использовать скриншоты времени отдыха в виде доказательств нарушения трудовой дисциплины может привести к внеочередным проверкам со стороны трудовой инспекции.
  • Использование программ автоматического включения камеры и микрофона, считывателей данных с клавиатуры. В этом случае речь может идти о незаконном получении и использовании персональных данных, в том числе биометрических. Критическим это нарушение становится тогда, когда работник не информирован о применении работодателем таких технических средств. Тогда он получает право обращения не только в трудовую инспекцию, но и в правоохранительные органы с просьбой установить наличие состава ст. 137 УК, говорящей о нарушении неприкосновенности личной жизни.

Ситуации, когда в отсутствие навыков управления менеджер пытается переложить надзор на программы и службы безопасности, встречаются все реже. Они приводят к правовым рискам для компании и к падению общей эффективности труда персонала, прибыли. Внедрение лучших управленческих практик вместе с обоснованным применением ПО, четким описанием бизнес-процессов, определением необходимых точек мониторинга работы сотрудников будет более полезным решением.

КОНТРОЛЬ ЗА ДИСЦИПЛИНОЙ ТРУДА

Будет ли нарушать права работников система учета рабочего времени, при которой требуется фотографировать сотрудника при предъявлении им специальной карты на проходной?

Вопрос. В организации планируется ввести электронный учет времени прибытия работников на работу и ухода их с работы. Для этого предполагается всем работникам выдать магнитные карты и установить на проходной электронный регистратор. Во избежание ситуации, когда один работник регистрирует, кроме своей карты, также карты других работников, которые отсутствуют на работе, регистратор будет фотографировать лицо сотрудника, предъявившего карту.

Не будут ли при фотографировании нарушаться права работников на сбор, хранение, использование информации о его персональных данных, частной жизни или другие права? Вправе ли сотрудники при такой системе отказаться от предложенного учета их рабочего времени? Если при фотографировании будут нарушаться права работников организации, то чем это грозит организации (работодателю)?

Ответ. 1. Исходя из положений трудового законодательства, работодатель вправе осуществлять контроль за соблюдением работниками дисциплины труда, правил внутреннего трудового распорядка, исполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором.

Однако вопрос о правомерности осуществления работодателями фото- и видеосъемки, а также процедура установки специальных систем в целях контроля за соблюдением сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка в настоящее время прямо законодательством не регламентируются.

В соответствии с ч. 1 ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются (ч. 1 ст. 24 Конституции РФ).

Вместе с тем, согласно разъяснениям Конституционного Суда РФ, право на неприкосновенность частной жизни означает предоставленную человеку и гарантированную государством возможность контролировать информацию о самом себе, препятствовать разглашению сведений личного, интимного характера. В понятие «частная жизнь» включается та область жизнедеятельности человека, которая относится к отдельному лицу, касается только его и не подлежит контролю со стороны общества и государства, если она носит непротивоправный характер (Определение Конституционного Суда РФ от 9 июня 2005 г. № 248-О).

При этом, на наш взгляд, действия, совершаемые работником в рамках трудовых отношений, нельзя признать касающимися только его и не подлежащими контролю со стороны работодателя. Так, в силу ст. 16, 21, 22 ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину, а работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины. Для этого работодатель в целях эффективной деятельности и регулирования трудовых отношений самостоятельно, под свою ответственность, может принимать необходимые локальные нормативные акты, что следует из абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Таким образом, выполнение работником определенных действий в рамках трудовых отношений может находиться под контролем работодателя, поскольку эти действия не являются элементом частной жизни работника. Следует отметить, что порядок такого контроля законодательно не урегулирован. Однако полагаем, что данный контроль возможен в том числе и с применением систем фотографирования и видеонаблюдения, поскольку это не преследует цели вмешательства в частную жизнь работника, его личную, семейную тайну, а лишь фиксирует исполнение (неисполнение) работником правил внутреннего трудового распорядка, трудовых обязанностей, возложенных на него трудовым договором (смотрите, например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 10 сентября 2012 г. № 11-200120, Решение Центрального районного суда г. Тольятти от 20 декабря 2012 г. № 2-5285/2012).

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В частности, Верховный Суд РФ в Определении от 27 июня 2013 г. № АПЛ13-244 признал относящейся к персональным данным информацию о трудовой деятельности работника. Суды, например, признают персональными данными сведения о предоставленных работникам отпусках, периодах их нетрудоспособности, неявках на работу и другие сведения, получаемые работодателем в процессе трудовой деятельности (смотрите Определение Магаданского областного суда от 22 февраля 2011 г. № 2-7/2011, Определение Иркутского областного суда от 16 января 2014 г. № 33-219/14).

Читайте также:
Приём на работу иностранцев с видом на жительство или РВП

Любые действия (операции) с персональными данными субъекта, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение, признаются обработкой персональных данных (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Частью 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ предусмотрено, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Случаи обработки персональных данных, которая может осуществляться без согласия их субъекта, перечислены в п. 2–11 ч. 1 ст. 6 и п. 2–9 ч. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, в том числе и трудового договора. Иными словами, работодатель, исполняя свои обязанности, возложенные на него трудовым законодательством, вправе осуществлять обработку персональных данных работника без его согласия, но только при условии использования персональных данных работника исключительно в служебных целях.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты определены в ч. 1 ст. 86 ТК РФ. Названной нормой, в частности, предусмотрено, что работодатель при обработке персональных данных работника обязан соблюдать следующие общие требования: обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Вместе с тем полагаем необходимым обратить внимание на особенности обработки биометрических персональных данных – сведений, характеризующих физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ). К биометрическим персональным данным, например, относятся физиологические данные (дактилоскопические данные, радужная оболочка глаз, анализы ДНК, рост, вес и другие), а также иные физиологические или биологические характеристики человека, в том числе изображение человека (фотография и видеозапись), которые позволяют установить его личность и используются оператором для установления личности субъекта. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 11 Закона № 152-ФЗ.

Исходя из этого, установление личности работника путем сравнения фотографии лица, предъявившего пропуск в момент пересечения проходной, и сведений, заложенных в магнитной карте, используемой в качестве пропуска, является обработкой биометрических персональных данных.

Согласно ч. 4 ст. 9 и ч. 2 ст. 11 Закона № 152-ФЗ обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии письменного согласия работника. Такой позиции придерживается, например, Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в Разъяснениях от 30 августа 2013 г. по вопросам отнесения фото-, видеоизображений, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенностей их обработки.

Поэтому в рассматриваемой ситуации во избежание спора, а также претензий со стороны контролирующих органов для осуществления фотографирования работодателю целесообразно все же получить письменное согласие работников.

Обратим внимание, что в соответствии с п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Работодатель должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник также должен быть ознакомлен под подпись (ст. 88 ТК РФ). Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

С учетом изложенного выше в целях контроля соблюдения работниками внутреннего трудового распорядка, обеспечения их личной безопасности, а также сохранности имущества организации необходимо: принять локальный акт, регламентирующий организацию пропускного режима, в том числе предусматривающий состав сведений о работнике, содержащихся на магнитной карте, и порядок ее использования, порядок и цели фотографирования, меры по сохранению полученных персональных данных работников, сроки их хранения, ответственных лиц и т.п., ознакомить каждого работника с этим локальным актом под подпись; внести соответствующие дополнения в правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников, с которыми также ознакомить всех работников под подпись.

2. В рассматриваемой ситуации работник может отказаться от дачи соответствующего письменного согласия, о котором ранее упоминалось. В этом случае работодатель не сможет оформить работнику пропуск для прохода на территорию организации. Таким образом, отсутствие согласия работника фактически будет означать невозможность исполнения им трудовых функций.

Варианты возможных действий работодателя в такой ситуации рассмотрены в ответе Службы правового консалтинга «ГАРАНТ» на вопрос: «Законно ли будет увольнение сотрудников, отказавшихся заключить дополнительное соглашение, в порядке ст. 74 ТК РФ?», а также в ответе на частный вопрос заместителя начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости Б.А. Чижова: «Наша компания планирует установить систему видеонаблюдения в офисе и на складе. Работников мы оповестили, но не все согласны работать под наблюдением. Можем ли мы расторгнуть трудовые договоры с работниками, несогласными с установкой видеокамер, по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ?» («Отдел кадров коммерческой организации», № 1, январь 2015 г.), с которыми предлагаем вам ознакомиться.

Читайте также:
Приказ о назначении коммерческого директора: образец

Обратим внимание, что в соответствии со ст. 17 Закона № 152-ФЗ, если субъект персональных данных считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований закона или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

3. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, предусмотрена ст. 90 ТК РФ, в силу которой лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке таких данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Так, согласно ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц – от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Сообщаем, что данный ответ выражает наше экспертное мнение, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше ответе.

Валерий Глебов,
эксперт Службы правового консалтинга «ГАРАНТ»

Исполнительская дисциплина: самый нужный KPI

Главная / Публикации / Статьи / Исполнительская дисциплина: самый нужный KPI

Исполнительская дисциплина: самый нужный KPI

В этой статье: Кому и зачем требуется показатель исполнительской дисциплины. Что оценивать с его помощью. Как внедрить оценку исполнительской дисциплины: два альтернативных подхода.

Практически в каждом нашем проекте по внедрению системы оплаты труда на основе показателей эффективности одним из самых ключевых оказывается показатель “исполнительская дисциплина”.

Действительно, существует множество должностей, целью которых является лишь строгое выполнение регламентированных операций в срок. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что контроль исполнительской дисциплины не менее важен и для руководителей структурных подразделений, и для таких творческих позиций как, например, менеджеры по продажам и маркетологи. Практически любой специалист кроме непосредственных целей своей должности обязан выполнять различные регламентные операции. Для торгового персонала – это, например, своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию, точное заполнение данных о контрагентах в программе учета и так далее. Для руководителей – предоставление планов и отчетов. Для маркетинга – исполнение проектных задач в установленные сроки. И так далее.

Руководство нуждается в контроле сроков и качества выполнения операций. Это очевидно. Но и здравомыслящие сотрудники, которые ориентированы на результат, которые ценят понятные единые правила игры, также поддерживают внедрение такого показателя. Во-первых, они понимают, что их результативность в определенной степени зависит от эффективности работы других звеньев в цепочке бизнес-процессов. Так бухгалтер не сможет подготовить отчетность, если вовремя не получит первичные документы. А менеджер по продажам не сможет оформить реализацию, если снабжение своевременно не внесет данные о новых номенклатурных позициях, или если склад не проведет поступление. Во-вторых, такие сотрудники понимают, что и они являются таким же звеном в бизнес-процессах компании и от них зависит работа других подразделений и результат компании в целом. В-третьих, они предпочитают, чтобы все требования к ним были четко зафиксированы, а не появлялись внезапно в периоды авралов, вызывая споры и претензии со стороны руководства.

Исполнительская дисциплина: Что оценивать?

В показатель исполнительской дисциплины включают оценку качества и сроков исполнения задач и поручений. При этом речь может идти об оценке по трем уровням:

  1. Исполнение проектных задач и поручений руководства. Это достаточно крупные задачи, по которым устанавливается срок и требования к результатам.

Примеры из практики:

  • Одному из менеджеров отдела продаж поручено в течение месяца провести «чистку» справочника контрагентов в 1С, перенеся в архив недействующих покупателей.
  • Системному администратору поручено разработать проект внедрения внутренней связи на основе IP-телефонии.

  1. Исполнение регламентных операций, сроки которых определены в виде конкретной даты.

Примеры из практики:

  • Руководители структурных подразделений должны предоставить план затрат на следующий месяц до 25 числа каждого месяца.
  • Отдел снабжения проводит мониторинг цен поставщиков дважды в год в срок до определенной даты.

  1. Исполнение «процессных» задач, срок по которым определен в виде периода с момента определенного вызывающего события. Это задачи, которые являются частью бизнес-процесса и «запускаются» после исполнения какой-то предыдущей операции.

Пример из практики:

  • Бухгалтерия исполняет платеж не позднее следующего дня с момента получения счета на оплату.
  • Склад оформляет поступление в программе учета не позднее 3 часов с момента постановки машины на разгрузку.

С каждым уровнем требования к администрированию системы оценки исполнительской дисциплины повышаются. Если ограничиться первым уровнем, вести учет можно вручную, оценку производить непосредственно решением руководства. На третьем уровне объем учитываемых операций сделает ручное ведение полноценного учета невозможным. Придется выбирать между субъективной оценкой и внедрением системы автоматизации.

Субъективная оценка или тотальный контроль

Если сконцентрироваться исключительно на контроле «по-крупному», достаточно вести учет, скажем, в Excel силами, например, офис-менеджера. Именно так поступили в организации одного из наших клиентов. В ходе ежегодного планирования формировались проектные задачи и поручения руководителям отделов и отдельным специалистам. Они фиксировались в таблице Excel с заголовком «Годовой план» с указанием плановых сроков исполнения. Специально выделенный сотрудник контролировал соблюдение этих сроков. По результатам определенных отчетных периодов руководство давало оценку работе ответственных.

Читайте также:
Положение об архиве организации: образец

Однако, во-первых, задачи фактически имели разный вес и значение, что мешало ввести простую систему поощрений. Во-вторых, руководство чувствовало все большую потребность учета более мелких, но не менее значимых задач.

Тотальный контроль предполагает фиксацию плановых и фактических сроков исполнения задач по всем трем уровням, названным выше. Только так можно получить полное представление об исполнительской дисциплине сотрудника. Вести такой учет вручную не реально. Требуется внедрение системы автоматизации. Такая система должна автоматически создавать сотруднику регламентные и «процессные» задачи, фиксировать фактические сроки исполнения, включать некий механизм оценки качества исполнения и, конечно, формировать соответствующие отчеты.

Стоимость внедрения такого программного решения для малого и среднего бизнеса весьма велика. На примере программы 1С-Документооборот, с которой нам пришлось иметь дело, речь идет о нескольких сотнях тысяч (с учетом адаптации и доработки программы под нужды заказчика). Дополнительно руководству, принявшему решение о внедрении подобной программы, придется смириться с необходимостью введения новой штатной единицы – администратора системы.

Альтернативой внедрению программы учета задач и поручений является отказ от сплошного контроля в пользу фиксации лишь сбоев. В этом случае в основу оценки ляжет количество нарушений сроков и случаев некачественного исполнения задач. Информацией о мелких процессных операциях придется пожертвовать. Оценка в некоторых случаях будет иметь субъективный характер. Объем работы по администрированию системы будет достаточно большим: придется вручную фиксировать задачи и факты нарушения сроков, сводить данные в единые отчеты по сотруднику и так далее.

О нашем опыте разработки системы оценки исполнительской дисциплины, о том в каких значениях мерить этот КПЭ, как привязать показатель к денежной премии мы расскажем в следующих статьях.

Ваш инструмент для достижения
бизнес-целей

Введение

Контроль – одна из важных функций управления персоналом. Она позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности в работе с кадрами. Это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.

Персонал предприятия является одновременно субъектом и объектом контроля. Без контроля нельзя обеспечить компетентность и конкретность руководства, получить достоверную информацию и выработать наиболее целесообразные решения.

Проблема формирования и совершенствования эффективного контроля в системе управления персоналом стоит в настоящее время во всей своей полноте. Контроль призван организационно соответствовать управленческому механизму, объективным закономерностям реализации функций управления. Контроль в системе управления персоналом должен рассматриваться не как чрезвычайная мера, а как составной элемент этого сложного процесса.

Все вышесказанное определило выбор темы курсовой работы, его цели и задачи.

Целью работы является исследование контроля и его значение в укреплении исполнительской дисциплины персонала организации.

Для достижения поставленной цели были сформулированы и решены следующие задачи:

1. Рассмотреть контроль как функцию управления и виды контроля.

2. Раскрыть сущность и значение дисциплины труда.

3. Показать организацию контроля исполнительской дисциплины МБДОУ ЦРР детский сад №16.

4. Изучить укрепление исполнительской дисциплины персонала.

Объектом исследования является муниципальное дошкольное образовательное учреждение центр развития ребенка детский сад №16 «Колокольчик» г. Нерчинска.

Предметом – контроль как функция управления и фактор укрепления исполнительской дисциплины персонала.

При исследовании в качестве теоретической базы использовались монографии, учебные пособия, лекции, научные статьи, доклады, тезисы и другие опубликованные материалы, посвященные контролю, как функции управления.

Настоящая курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Теоретические основы использования контроля в укреплении исполнительской дисциплины персонала организации

Контроль как функция управления. Виды контроля

Среди способов обеспечения дисциплины в управлении важное место принадлежит контролю. Высокая требовательность, систематический и действенный контроль и проверка исполнения являются эффективным средством укрепления дисциплины и воспитания у работников органов исполнительной власти чувства ответственности,

На сегодняшний день при освещении в специальной литературе отдельных вопросов контроля тематики контроля, а также при разработке соответствующих концепций нельзя не учитывать опыт, накопленный международной наукой и практикой. В работах С. Ковалевски, Г. Саймона, Р. Фалмера подробно освещены вопросы контроля.

В.В. Травин и В.А. Дятлов в своих исследованиях отмечают, что контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации Травин В.В., Дятлов, В.А. Менеджмент персонала предприятия. М.: Дело, 2006. С. 108.. И действительно, цели могут быть поставлены, планы разработаны, средства для их реализации найдены, но все начинания сойдут на нет, поскольку никто не проконтролировал выполнение планов. Следовательно, контроль представляет собой последнюю, завершающую функцию управления. Кроме того, контроль нужен и для того, чтобы своевременно обнаружить и разрешить проблемы, причем сделать это раньше, чем они станут слишком серьезными.

А.Я. Кибанов указывает на то, что контроль может принимать самые разнообразные формы в зависимости от того, какие цели он преследует Управление персоналом организации /Под ред. А.Я. Кибанова. М.: ИНФРА_М, 2008.С. 501-502..

Незнание видов контроля может привести к тому, что информация, которую руководитель будет стремиться получить, будет однобокой, необъективной, а, следовательно, и степень владения ситуацией у такого руководителя будет крайне низкой.

Прежде всего, различают предварительный, текущий и итоговый контроль. Предварительным контролем называют контроль, который предшествует активной деятельности и, тем более, каким-то результатам. Основная задача предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделение к выполнению тех или иных задач Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль : учебник / М.В. Мельник. — Москва: КНОРУС, 2006. –640 с..

Предварительный контроль может быть направлен на персонал организации, оборудование, систему управления, условия труда, материальные и финансовые ресурсы предприятия, продукцию и т. д. Предварительный контроль позволяет получить очень важные результаты. Если организация или ее подразделение не готовы к выполнению определенных задач, для того, чтобы это стало возможным, необходимо изыскивать дополнительные ресурсы или средства, а также принимать организационные меры, направленные на улучшение ситуации.

Если же такая готовность имеется, можно спокойно приниматься за новое дело. Своевременный контроль, таким образом, помогает со значительной долей вероятности исключить возникновение непредвиденных ситуаций и неотвратимых ошибок. Предварительный контроль персонала осуществляется при помощи таких средств, как тестирование, собеседование и изучение личных документов. В зависимости от поставленных целей определяется и содержательная сторона используемых средств (например, характер вопросов).

Читайте также:
Как исправить ошибку в трудовой книжке - в дате приема, увольнения и других случаях

Текущий контроль направлен на деятельность организации и осуществляется с точки зрения стратегических и тактических целей, которые стоят перед ней Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб. пособие /А.Н. Малолетко . — Москва: КНОРУС, 2006. –312 с..

Текущий контроль имеет две основные разновидности — стратегический и оперативный контроль. Цель стратегического контроля состоит в проверке деятельности организации на соответствие ее стратегическим целям. Напомним, что стратегические цели отражают наиболее важные результаты, которые стремится достичь организация за определенный срок.

Стратегический контроль может быть как количественным, так и качественным. В последнем случае контролироваться могут такие аспекты деятельности предприятия, как внедрение научных разработок, новых технологий, улучшение условий труда и т. д. Цель оперативного контроля — определить соответствие текущей деятельности определенным критериям, нормативам и параметрам. В силу этого оперативный контроль в большей степени связан с производством, чем стратегический контроль.

Как правило, объектами текущего оперативного контроля являются соблюдение норм и нормативов, действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, неизготовленной и готовой продукции, качество продукции.

Оперативный контроль фактически сливается с оперативным управлением, поскольку направлен на решение текущих, актуальных задач. Дело в том, что результаты, полученные при помощи оперативного контроля, требуют моментального принятия решений: получение информации об отклонении, например, в производственном процессе должно сразу же вылиться в решение, связанное со способом устранения этого нарушения. Кроме того, оперативное управление обычно не допускает приостановки производственного процесса, все изменения в соответствии с решениями должны вноситься без приостановки процесса производства.

Итоговый контроль направлен на выяснение того, были ли достигнуты запланированные показатели. Как правило, итоговый контроль касается не только сравнения запланированных показателей с реальными. Он предполагает также выявление причин, по которым результаты именно такие. Кроме того, итоговый контроль является основанием для составления будущих планов, а также рекомендаций и указаний для работников.

С точки зрения степени охвата различают сплошной (полный) и выборочный контроль. При сплошном контроле проверяется весь объем выполненной работы, то есть каждая единица выполненной продукции. Сущность выборочного контроля состоит в том, что проверяется не весь объем работы, а некоторая случайно выбранная ее часть.

К выборочному контролю прибегают в том случае, когда нет возможности проверить каждую единицу контроля.

Эффективный контроль осуществляется в соответствии с рядом принципов.

1. Контроль должен быть непрерывным (периодичным). Непрерывность контроля является обязательным условием, без которого невозможно получить объективной картины. Контроль, который осуществляется неравномерно, хаотично, только усложняет картину, создает трудности, его результаты могут отражать случайные характеристики объекта контроля.

2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями. Только зная, что именно необходимо контролировать, можно осуществить эффективный контроль. А это предполагает, что изначально ясны параметры, которые должны контролироваться, единицы их измерения, количественные показатели, которые позволяют рассматривать положение как хорошее или плохое. Выработка критериев контроля и формулировка его задач— это процедура, которая обязательно должна предшествовать разработке системы контроля.

Отсутствие четких целей и критериев приводит к тому, что процесс контроля оказывается вообще нецелесообразным. Информация, получаемая в процессе такого контроля, обычно бесполезна или имеет очень небольшую ценность. Лучше вообще отказаться от такого контроля, поскольку он представляет собой бессмысленную трату средств и времени.

3. Контроль должен быть гибким. Это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соответствии с требованиями ситуации. Это касается и внутренних требований, связанных с целями контроля, и внешних требований, возникающих в результате изменений положения как внутри, так и вне организации.

4. Контроль должен быть индивидуализированным. Контроль, не учитывающий специфики объекта, на который он нацелен, не способен дать полноценных результатов. Использовать такой контроль — это практически то же самое, что пытаться рассмотреть звезды в микроскоп.

5. Контроль должен быть экономичным. Это означает, что затраты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит. В обратном случае контроль становится просто бессмысленным.

6. Контроль должен быть согласован с планированием. Результаты контроля должны учитываться при планировании, поскольку ошибки или, наоборот, неожиданные, незапланированные достижения нередко свидетельствуют о том, что планирование было осуществлено плохо, а также о том, что какие-то факторы не были учтены в процессе планирования.

С другой стороны, одна из основных функций контроля — это проверка, позволяющая выяснить, достигнуты ли показатели, которые были запланированы. Выполнение любого плана нуждается в проверке. Таким образом, контроль должен способствовать планированию и одновременно служить средством проверки выполнения планов.

7. Контроль должен быть результативным. Результативность контроля — это не только полезность и значимость собранной при его помощи информации. Это и своевременность в принятии и реализации решений, диктуемых результатами контроля. Выявленные ошибки необходимо исправлять. Если этого не делать сразу, то и ценность знания об ошибках падает Мухин В.И. Основы теории управления: учебник / В.И. Мухин. – М.: Экзамен, 2008. – 256с..

8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные результаты. Это означает, что данные, собранные в результате контроля, должны легко интерпретироваться с точки зрения выгодности для организации. Иногда недостаточно просто указать на уровень (например, текучести кадров, доходов и т. д.), необходимо говорить о «низком» или «высоком» уровне. Здесь помощь окажут основательно разработанные критерии, при помощи которых результаты можно было бы оценивать как хорошие или плохие, а также сравнение с показателями в других подразделениях или для других отрезков времени.

9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда результаты контроля формулируются в «слишком умных» выражениях, которые полностью не понятны даже для того, кто их формулировал. Сделайте их более понятными, и тогда людям, которых эти результаты касаются, быстрее и лучше поймут, в чем они действуют хорошо, а в чем им придется улучшать свою деятельность.

Читайте также:
Понятие охраны труда – что входит

10. Контроль должен быть всеохватным. Это не означает, что контролировать следует каждое движение работника или каждую трату денег. Тотальный контроль отрицательно влияет на людей, они начинают утрачивать инициативу, становятся пассивными (точнее, занимают пассивно-оборонительную позицию). Однако система контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было получить необходимую информацию о любой стороне деятельности организации, подразделения или отдельного работника.

Таким образом, контроль – одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней (измерение достигнутых результатов и соотнесение их с ожидаемыми результатами). На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.

Дисциплина исполнительская. Определение, функции и требования

Если в компании работает несколько сотрудников, то об исполнительской дисциплине вопрос практически не поднимается. Руководитель дал задание – подчиненный его выполнил. А что делать, если организация большая и состоит из отделов и филиалов? В данном случае дисциплина исполнительская – это труднорегулируемый процесс. Но все возможно сделать, если изначально правильно организовать управление в организации.

Понятие

Дисциплина исполнительская – это процесс, когда работник или трудовой коллектив выполняет приказы, указания, решения и распоряжения, выдвинутые начальником. Подобный вид дисциплины может возникнуть из-за авторитарного поведения руководителей или регламентированной социальной необходимости.

Также под таким видом дисциплины можно понимать своевременное исполнение поставленных задач и квалифицированный подход к своей работе.

В маленьких компаниях исполнительская дисциплина может и не применяться, так как у руководителя есть возможность следить за своими подчиненными и раздавать указания. Но когда дело касается больших организаций, отсутствие контроля может негативно сказаться на работе в целом.

Основные черты

Трудовая и исполнительская дисциплина характеризуется следующими основными чертами:

  1. Качество выполненной работы. Сюда относят исполнение основных требований к работе, соответствие установленным параметрам и нормам, получение в итоге положительных результатов.
  2. Эффективность. Получение от итогов работы связи между результатом и исполнительными ресурсами.
  3. Своевременность. Выполнение поставленных задач в установленные сроки без ущерба качеству работы.
  4. Практичность. Насколько результат выполненной работы может быть применен на практике и быть полезным в дальнейшем.

Управление

Дисциплина исполнительская – это четко организованный процесс, который формируется по следующему алгоритму:

  1. Руководитель дает поручение работнику, ставя при этом четкую цель и требования, по которым в дальнейшем будет оценена вся работа.
  2. Определяется период выполнения работы.
  3. Демонстрация результата проделанной работы.

В целом схема проста: руководитель сказал – работник сделал. Но не нужно забывать о том, что существуют и промежуточные фазы выполнения той или иной работы.

Контроль исполнительской дисциплины заключается в том, чтобы сотрудник время от времени предъявлял отчет о выполненном задании. Практика показывает, что та работа, отчет о которой подан по окончании сроков, выполнена намного хуже, чем та, которую контролировали в течение всего времени исполнения.

Компания может понести убытки из-за неверно выполненной задачи, а правильное управление исполнительской дисциплиной поможет этого избежать. К управлению можно отнести: систему контроля за исполнением работы, отслеживание сроков, обеспечение коллективной работы, улучшение условий труда.

Повысить уровень дисциплины

Дисциплина исполнительская – это процесс, где показатели могут быть улучшены, если руководитель уделяет должное внимание определенным моментам. Прежде чем принимать на работу нового сотрудника, работодатель должен удостовериться в его профессионализме, уровне квалификации и опыте. Нужно внимательно изучить его характеристику с прошлой работы, а также поинтересоваться, какой опыт работы в данной сфере уже есть у соискателя. Есть и такие руководители, которые придерживаются мнения, что на работу нужно принимать людей без опыта, так как из них легче «лепить» то, что нужно. Принимая на работу нового сотрудника, необходимо учитывать все возможные факторы.

Помимо всего прочего, нужно навести порядок внутри предприятия:

  1. Дисциплина. Дисциплинарный порядок на рабочем месте должен быть одинаков для всего коллектива, а за неисполнение установленных правил должны накладываться штрафы.
  2. Универсальность. Любая работа имеет свои особенности, поэтому многие специалисты рекомендуют создавать внутри коллектива разные группы работников. Одна группа выполняет работу по установленным правилам, а другая подгоняет исполненную работу под требования.
  3. Квалификация. Любой сотрудник должен развиваться. Следовательно, чем опытнее работник, тем выше уровень его квалификации.

Нарушение

Рассмотрим подробнее, каким может быть нарушение исполнительской дисциплины. Сюда можно отнести:

  • прогул;
  • постоянные опоздания на работу с утра и после обеденного перерыва;
  • появление на работе в состоянии опьянения (алкогольного, токсического, наркотического);
  • присвоение имущества работодателя;
  • растрата средств компании;
  • умышленная порча имущества работодателя;
  • несвоевременный уход с рабочего места;
  • исполнение трудовых обязанностей не в том объеме, который установлен правилами;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • несоблюдение правил охраны труда, приведшее к аварийной ситуации или несчастным случаям;
  • отказ от обучения или прохождения медобследования, если они нужны для квалифицированного исполнения трудовых обязанностей;
  • игнорирование указов начальника;
  • нарушение положения сотрудника в системе трудовых отношений;
  • умышленное неисполнение требований распоряжений и указов.

Меры по исполнительской дисциплине могут быть как взыскивающего, так и поощрительного характера.

К мерам взыскания относят:

  • выговор;
  • замечание;
  • расторжение трудового договора.

Наложение дисциплинарных наказаний, которые не предусмотрены нормами законодательства, недопустимо. За один проступок полагается только одно взыскание. А в трудовую можно внести только запись о расторжении трудового договора.

К мерам поощрения относят материальные и нематериальные действия. К материальным относят премиальные, различные надбавки, подарки. К нематериальным – грамоты, награды, почетные звания. Порядок мер поощрения сотрудников в организации устанавливает руководитель.

Для того чтобы понять, на какой стадии находится соблюдение исполнительской дисциплины, нужно проводить соответствующий анализ: контролировать выполнение работниками обязанностей, соблюдение режима, правил охраны труда и т. п. Проанализировав данные ситуации, можно провести определенные мероприятия, укрепляющие дисциплину в коллективе.

Читайте также:
Полная материальная ответственность работника по ТК РФ – статьи и законы

Использование личного автомобиля в служебных целях – заправка ГСМ, НДФЛ, для ИП

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Делая выбор способа оформления отношений, организации следует учитывать следующие особенности налогообложения.
1. В случае оформления отношений способом компенсации за использование личного имущества суммы компенсации организацией работникам расходов на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного транспорта, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и такими сотрудниками. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам и быть документально подтвержден.
Однако организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты работника на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
2. Возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования транспортного средства не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако существует риск переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в фактическом размере.
К минусам такого способа оформления отношений относится обязанность организации, получающей по договору в безвозмездное пользование ТС, включить в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного транспортного средства.

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее – ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат, в том числе, и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152 и др.).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества*(1), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274 и др.). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Страховые взносы. Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС УО от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите также письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Налог на прибыль. В целях главы 25 “Налог на прибыль организаций” НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ*(2).
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(3).

Читайте также:
Как уволить проблемного сотрудника — законодательная база

2. Договор безвозмездного использование ТС

В соответствии с п. 1 ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в безвозмездное пользование могут быть переданы, в том числе, и ТС (п. 2 ст. 689, ст. 607 ГК РФ).
Глава 36 ГК РФ, регулирующая отношения по безвозмездному пользованию имуществом, не содержит норм, запрещающих работникам передавать своему работодателю ТС по договору безвозмездного пользования. Таким образом, работники организации могут использовать свое ТС в служебных целях, в том числе передав его работодателю в безвозмездное пользование.
НДФЛ и страховые взносы. Статьей 695 ГК РФ предусмотрено, что ссудополучатель обязан поддерживать ТС, полученное в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на его содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования. Иными словами, обязанность по несению затрат по эксплуатации автомобиля будет определяться договором.
При этом то обстоятельство, что управление ТС осуществляется их владельцами – работниками общества и что они же оплачивают расходы по содержанию ТС, не может служить достаточным основанием для изменения юридической квалификация сделок (постановление Одиннадцатого ААС от 11.01.2008 N 11АП-5909/2007). Так, например, в постановлении Первого ААС от 22.05.2007 N 01АП-640/07 указано, что если ссудополучатель не осуществляет необходимый ремонт полученного имущества, но компенсирует ссудодателю стоимость этого ремонта, сумма такой компенсации не может рассматриваться как плата за пользование имуществом, которая позволила бы квалифицировать отношения сторон как регулируемые нормами ГК РФ об аренде.
Полагаем, что данные выводы судов применимы и к рассматриваемой ситуации. Таким образом, в рассматриваемой ситуации возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования ТС не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Однако существуют определенные риски, которые могут привести к переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего ФНС могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
Налог на прибыль. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам отнесены доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в ст. 251 НК РФ.
При получении имущества безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже рыночной цены аренды за аналогичное имущество. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком – получателем имущества документально.
Таким образом, организация, получающая по договору в безвозмездное пользование ТС, включает в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного ТС (письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746, от 07.03.2014 N 03-03-06/1/9966, письмо ФНС от 20.03.2015 N ГД-4-3/4430@, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98).
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что расходы экономически оправданны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37).
В заключение хотелось бы отметить, что в рассматриваемой ситуации для возмещения сотрудникам расходов на приобретение ГСМ при использовании личных автомобилей в служебных целях, по нашему мнению, самым безопасным вариантом с точки зрения налоговых рисков является выплата компенсации работникам за использование личного транспорта (в том числе ГСМ) в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Однако какой из вариантов оформления отношений выбрать в данном случае, предприятию необходимо определить самостоятельно исходя из специфики деятельности и приоритета налоговой экономии организации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
– Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
– Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника;
– Энциклопедия решений. Договор безвозмездного пользования;
– Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
– Энциклопедия решений. Налогообложение при безвозмездном пользовании. Учет у ссудополучателя;
– Вопрос: Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации стоимости ГСМ и ремонта, выплачиваемые работникам помимо компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.);
– Вопрос: Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник. При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.);
– Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.);
– Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.);
– Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учёт (В. Федорович, журнал “Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)”, N 1, январь 2019 г.);
– Личный транспорт – в служебных целях (Д. Кислов, журнал “Практическая бухгалтерия”, N 10, октябрь 2018 г.).

Читайте также:
Как уволить работника за несоответствие занимаемой должности: статья ТК РФ, судебная практика

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Обращаем Ваше внимание, что если ТС, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности ТС, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако, по мнению судов, управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (смотрите, например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).
*(2) Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
*(3) По мнению контролирующих органов, в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе и стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, и не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письма Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: