Журналистская тайна – что это такое

Проблемы использования показаний журналиста в уголовно-процессуальном доказывании

ПРОБЛЕМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОКАЗАНИЙ ЖУРНАЛИСТА В УГОЛОВНО-ПРОЦЕССУАЛЬНОМ ДОКАЗЫВАНИИ

адъюнкт адъюнктуры (докторантуры) НА МВД России, г. Нижний Новгород

В статье анализируются проблемы использования показаний журналиста в уголовно-процессуальном доказывании, которые, по мнению автора, связанны с пробелами в правовом регулировании «журналистской тайны». Предлагается внести изменения в УПК, позволяющие использовать в уголовном процессе показания журналиста, отказывающегося назвать источник своей осведомленности, в ходе предварительного расследования.

Ключевые слова: сообщение о преступлении, распространённое в СМИ; показания журналиста; «журналистская тайна»; показания «с чужих» слов.

В ч. 2. ст. 144 УПК установлен особый порядок проведения проверки по сообщению о преступлении, распространённому в СМИ. Данную проверку проводит по поручению прокурора орган дознания, а также по поручению руководителя следственного органа следователь. Редакция, главный редактор соответствующего средства массовой информации обязаны передать по требованию прокурора, следователя или органа дознания имеющиеся в распоряжении соответствующего средства массовой информации документы и материалы, подтверждающие сообщение о преступлении, а также данные о лице, предоставившем указанную информацию, за исключением случаев, когда это лицо поставило условие о сохранении в тайне источника информации.

В ходе доследственной проверки по сообщению о преступлении, распространённому в СМИ, у следователя (дознавателя) неизбежно возникает необходимость в получении объяснения у журналиста, распространившего в СМИ информацию о преступлении. Изменениями, внесенными ФЗ от 04.03.2013 № 23-Ф3 [7], законодатель признал допустимым использование полученных в ходе проверки сообщения о преступлении сведений в качестве доказательств, при условии соблюдения положений ст. 75 и 89 УПК (ч. 1.2 ст. 144 УПК). Таким образом, объяснение журналиста, полученное в соответствии с требованиями ст. 75 и 89 УПК, следует признать полноценным доказательством в уголовном судопроизводстве. По возбужденному уголовному делу журналист может быть допрошен в качества свидетеля. Для того чтобы полученным на предварительном расследовании показаниям журналиста был придан статус доказательств, они также должны удовлетворять всем требованиям, которые предъявляются к последним, действующим уголовно-процессуальным законом.

Вместе с тем, комплексный анализ норм уголовнопроцессуального закона и норм Закона РФ «О средствах массовой информации» от 27.12.1991 № 2124-1 (далее – Закон «О СМИ») обнаруживает ряд проблем, связанных с использованием показаний журналиста в уголовно-процессуальном доказывании. Так, в ст. 41 Закона «О СМИ» сформулировано правило, согласно которому редакция обязана сохранять в тайне источник информации и не вправе называть лицо, предоставившее сведения с условием неразглашения его имени, за исключением случая, когда соответствующее требование поступило от суда в связи с находящимся в его производстве делом. Как известно, показания свидетеля, основанные на догадке, предположении, слухе, а также показания свидетеля, который не может указать источник своей осведомленности, являются недопустимыми доказательствами (п. 2 ч. 2 ст. 75 УПК). Журналист при даче показаний о распространенном им в СМИ сообщении о преступлении вправе сослаться на ст. 41 Закона «О СМИ» и отказаться назвать источник своей осведомленности. В таком случае, согласно букве закона, данные показания не могут использоваться в качестве доказательств в уголовном судопроизводстве.

Получается противоречие: с одной стороны, имеется сообщение о преступлении, по которому необходимо провести проверку и принять соответствующее процессуальное решение, с другой стороны, закон ограничивает круг средств, необходимых для проведения данной проверки, которые по замыслу законодателя призваны обеспечить конфиденциальность источника, предоставившего в СМИ сведения.

Как было нами отмечено, согласно ст. 41 Закона «О СМИ» право на конфиденциальность информации может быть ограничено только по требованию суда, причем когда такое требование поступило в связи с находящимся в его производстве делом. В п. 26 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 15.06.2010 № 16 «О практике применения судами Закона Российской Федерации «О средствах массовой информации» сказано, что суд на любой стадии судебного производства по делу вправе потребовать от соответствующей редакции предоставить сведения об источнике информации, если исчерпаны все иные возможности для установления обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела, и общественный интерес в раскрытии источника информации явно перевешивает общественный интерес в сохранении его тайны. Таким образом, законодательством не предусмотрено ограничение «журналистской тайны» в досудебных стадиях уголовного судопроизводства. Соответственно у следователя (дознавателя) нет правовых механизмов для получения информации об источнике осведомленности журналиста в ходе предварительного расследования. По правильному замечанию Е.И. Замылина, требование ст. 41 Закона « О СМИ» не распространяется на случаи, когда уголовное дело не может быть передано в суд в связи с неполнотой расследования. Без проведения отдельных следственных действий с участием источника, от которого поступила информация, следователь довольно часто не может принять окончательное решение по делу [2]. Поэтому, перед наукой стоят вопросы о возможностях ограничения «журналистской тайны» на досудебных стадиях уголовного судопроизводства, которые мы штрихами рассмотрим далее.

Читайте также:
Отработка при увольнении на испытательном сроке по ТК РФ – нужна ли она

Вопрос о границах применения института «журналистской тайны» в уголовном судопроизводстве в науке решается неоднозначно. Так В.В. Шипицина пишет, что «предоставление законом права отдельным категориям граждан отказаться от предоставления важной для проверки сообщения о преступлении информации мы считаем не соответствующим общим целям и задачам уголовного судопроизводства», «воспрепятствование проверочным действиям в данном случае не допустимо. условие конфиденциальности предоставления информации не может служить основанием для отказа в предоставлении сведений о первоисточнике» [8, с. 11].

Е.Н. Козилов также критикует положения ч. 2 ст. 144 УПК, обосновывая свою критику следующими обстоятельствами. Во- первых, как пишет автор, в данном же случае остается возможность для проявления произвола со стороны конкретного лица или группы лиц (редакции), которая (редакция – прим. А.К.) не является субъектом уголовно-правовых отношений в отношении личности, поскольку ни главный редактор СМИ, ни иные сотрудники редакции не будут нести ответственности за заведомо ложный донос, который фактически может иметь место в данном случае [3, с. 24]. Поэтому, по мнению Е.Н. Козилова, «открывается широкий простор для распространения различного рода заведомо ложных, клеветнических сообщений, что по большому счету и наблюдается в последние годы» [3, с. 24].

Во-вторых, как пишет Е.Н. Козилов, подобные сообщения мало чем отличаются от анонимного заявления, так как определить конкретный источник сведений о преступлении невозможно в силу конкретного указания в законе: этой новеллой не предусматривается обязанность редакции средства массовой информации предоставить сведения об источнике информации даже по требованию суда в связи с находящимся в его производстве делом, как это предусмотрено ст. 41 Закона РФ «О средствах массовой информации» [3].

На коллизию отдельных норм Закона «О СМИ» и УПК обращает внимание и ряд других авторов. Как пишут В.А. Тимошенко и А.Б. Смушкин, редакция может раскрыть источник информации и назвать имя автора, предоставившего информацию только по запросу суда, однако для периода предварительного расследования подобного правила не предусмотрено [5]. Получается, что редактор не имеет права раскрывать следователю источник информации, передавший ее с условием сохранения в тайне, но соответствующего свидетельского иммунитета не предусмотрено ни самим Законом «О СМИ», ни УПК и при отказе предоставить информацию следователю, если редактор привлечен в качестве свидетеля, на него может быть возложена уголовная ответственность по ст. 308 УК РФ за отказ от дачи показаний [5].

Ф.Г. Григорьев, напротив, считает, что УПК РФ недостаточно охраняет журналистскую тайну при допросе журналиста в качестве свидетеля. Как пишет автор, «интересы установления истины по уголовному делу, доказывания обстоятельств, указанных в ст. 73 УПК РФ, уголовно-процессуальным законом поставлены в приоритетное положение по отношению к праву каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции РФ)» [1]. По мнению Ф.Г. Григорьева, вопрос о раскрытии источника информации может быть рассмотрен только судом и только в ходе судебного следствия по ходатайству сторон либо по собственной инициативе. На досудебных стадиях вопрос о раскрытии данных о лице – источнике информации перед судом поставлен быть не может [1].

Таким образом, наблюдается конкуренция двух интересов: интересы уголовного судопроизводства, направленные на выявление, раскрытие и расследование преступлений, изобличение виновных в их совершении, и интересы средств массовой информации, направленные на сохранение в тайне источника, предоставившего информацию. За законодателем остаётся выбор, какой из интересов находится в приоритете.

Стоит отметить, что ограничения, налагаемые п. 2 ч. 2 ст. 75 УПК касаются не только использования в уголовном процессе показаний журналиста. Данная проблема остро стоит при решении вопроса об использовании в доказывании результатов ОРД, полученных от конфиденциальных лиц. Как пишет В.В. Терехин, в вопросе проверки и оценки допустимости доказательств именно известность происхождения сведений (известность источника) становится главным фактором разрешения проблематики доказательственного значения результатов оперативно-разыскной деятельности [4, с. 176].

Указанные проблемы можно подвести под общий знаменатель, и рассматривать в контексте проблем использования в уголовном судопроизводстве так называемых «показаний с чужих слов». Отечественный уголовный процесс запрещает использовать показания, основанные на «догадке, предположении, слухе», поэтому будет полезным обратиться к зарубежному опыту.

Так, в английском уголовном процессе показания «по слуху» (hearsay), как правило, считаются недопустимыми: «за исключением некоторых случаев, утверждение, устное или письменное, сделанное лицом, не вызванным в качестве свидетеля, не допускается для доказывания истинности содержания этого утверждения» [6, с. 162]. Одним из основных возражений против свидетельства «по слуху» в английском уголовном процессе является «необходимость гарантий при перекрёстном допросе», поэтому «в тех случаях, когда перекрёстный допрос оказывался возможным, такие показания допускались охотнее» [6, с. 162].

Согласно Правилу 802 Федеральных правил о доказательствах США показания с чужих слов являются недопустимыми, «если иное не предусмотрено настоящими правилами или иными правилами, принимаемыми Верховным Судом в соответствии с его нормотворческой компетенцией, а также актами Конгресса». Ряд исключений, предусмотренные правилами 803, 804, допускают в некоторых случаях использовать показания «с чужих слов». Кроме этого, в Правиле 807 сказано, что «заявление, не охватываемое явно Правилами 803 и 804, но имеющее аналогичные обстоятельственные гарантии достоверности, не исключается на основании правила об исключении доказательств с чужих слов, если суд определит, что (А) это заявление представлено как доказательство материального факта; (В) это заявление более доказательно по вопросу, по которому оно представлено, нежели любое другое доказательство, которое представляющий может добыть посредством разумных усилий; и (С) общие цели настоящих правил и интересы правосудия будут достигнуты в более полной мере допуском этого заявления в качестве доказательства. Однако заявление не может быть допущено согласно этому исключению из правила, если представляющий его не даст знать противоположной стороне в достаточной мере заблаговременно до судебного производства или слушания о своем намерении представить это заявление и его особенностях, включая имя и адрес заявителя, чтобы предоставить этой стороне справедливую возможность подготовиться к исследованию данного доказательства».

Читайте также:
Увольнение в связи с реорганизацией

В большинстве стран СНГ, как и в отечественном уголовном судопроизводстве, запрещается использование доказательств «с чужих слов». Так, в п. 6 ст. 94 УПК Республики Молдовы сказано, что при производстве по уголовному делу не могут быть допущены в качестве доказательств и, следовательно, исключаются из дела, данные, полученные из источника, проверить который в судебном заседании невозможно. В соответствии со ст. 125 УПК Азербайджана сведения, документы и другие вещи могут быть приняты в виде доказательств при отсутствии сомнений в их действительности, источнике образования и обстоятельствах получения. Недопустимо принятие в виде доказательств по уголовному делу сведений, документов и вещей, полученных от неизвестного лица в судебном заседании либо не установленного в нем источника.

По УПК Грузии 2010 г. показания свидетеля не могут служить доказательством, если свидетель не укажет источника представленной информации (ст. 75). Вместе с тем в ст. 76 грузинского УПК предусмотрена норма о косвенных доказательствах. Так, в статье сказано, что косвенными являются показания свидетеля, основывающиеся на информации, распространяемой другим лицом. Косвенные показания допускаются только в случае указания лицом, дающим косвенные показания, источника информации, идентификация и проверка реального существования которого представляются возможными.

Косвенные показания в ходе судебного рассмотрения дела по существу являются допустимыми доказательствами, если они подтверждаются другими доказательствами, не являющимися косвенными показаниями.

Прогрессивным на этот счет является новый УПК Украины, принятый в 2012 г. В кодексе законодателем Украины предусмотрена отдельная статья, посвященная использованию показаний «с чужих слов» в уголовном судопроизводстве Украины. Так в соответствии со ст. 97 УПК Украины суд имеет право признать допустимым доказательством показание с чужих слов независимо от возможности допросить лицо, которое предоставило первичные объяснения, в исключительных случаях, если такие показания являются допустимым доказательством согласно другим правилам допустимости доказательств.

При принятии этого решения суд обязан учитывать:

1) значение объяснений и показаний, в случае их правдивости, для выяснения определенного обстоятельства и их важность для понимания других сведений; 2) другие доказательства относительно вопросов, предусмотренных пунктом 1 этой части, которые подавались или могут быть поданы; 3) обстоятельства предоставления первичных объяснений, которые вызывают доверие относительно их достоверности;

убедительность сведений относительно факта предоставления первичных объяснений; 5) сложность опровержения объяснений, показаний с чужих слов для стороны, против которой они направлены; 6) соотношение показаний с чужих слов с интересами лица, которое предоставило эти показания; 7) возможность допроса лица, которое предоставило первичные объяснения, или причины невозможности такого допроса.

Суд может признать доказательствами показания с чужих слов, если стороны соглашаются признать их доказательствами, а также в случае, если подозреваемый, обвиняемый создал или способствовал созданию обстоятельств, при которых лицо не может быть допрошено. Кроме этого показания с чужих слов должны подтверждается другими доказательствами, признанными допустимыми.

Отдельные положения нового УПК Украины мы находим интересными. Вполне возможно, что и отечественный законодатель в перспективе воспользуется опытом украинских реформаторов. Вместе с тем, думается, что говорить о серьезных изменениях пока преждевременно. Указанные нормы еще нуждаются в глубоком анализе и осмыслении. Вместе с тем на повестке дня стоит вопрос об использовании показаний журналиста, при сохранении за ним права не разглашать источник своей осведомленности.

В ближайшей перспективе мы предлагаем следующие изменения законодательства. Во-первых, в УПК необходимо включить норму о журналистском иммунитете, как это сделано, например, в УПК Германии, Грузии. Во-вторых, в УПК должно быть сформулировано правило о том, что журналистский иммунитет может быть ограничен по судебному решению на любой стадии уголовного судопроизводства. В-третьих, в случае принятия решения судьей, обязывающего раскрыть источник, предоставившего журналисту информацию, то к лицу, сведения о котором подлежат раскрытию, должны применяться меры безопасности, предусмотренными УПК (допрос под псевдонимом, допрос, исключающий визуальное наблюдение лица и т.д.) Это ряд немногих изменений так называемого «терапевтического характера», которые предлагается внести для решения некоторых проблем, связанных с использованием показаний журналиста в уголовном процессе.

Читайте также:
Заключение по результатам служебного расследования: образец

Список литературы

.Григорьев Ф.Г. Журналистская тайна и проблемы ее обеспечения при производстве по уголовным делам [Электронный ресурс] // Адвокатская практика. 2007. № 3. URL: www.consultant.ru/ (дата обращения: 02.03.2015).

Замылин Е.И. Средства массовой информации и их роль в обеспечении безопасности участников уголовного процесса (позитивные и негативные моменты) [Электронный ресурс] // Общество и право. 2009. № 1. URL: www.consultant.ru/ (дата обращения: 02.03.2015).

Козилов Е.Н. Поводы к возбуждению уголовного дела: юридическая природа, система, пути совершенствования // Уголовное судопроизводство. 2007. №

Терехин В.В. К вопросу о допустимости показаний в уголовном процессе // Вестник Нижегородской академии МВД России 2014. № 1 (25). С. 176-177.

Тимошенко В.А., Смушкин А.Б. Комментарий к Закону РФ от 27 декабря 1991 г. № 2124-1 «О средствах массовой информации» (постатейный) [Электронный ресурс]. URL: www.consultant.ru/ (дата обращения: 02.03.2015).

УилширА.М. Уголовный процесс. М.: Иностр. лит., 1947. 254 с.

Федеральный закон РФ от 04.03.2013 N 23-Ф3 «О внесении изменений в статьи 62 и 303 Уголовного кодекса Российской Федерации и Уголовнопроцессуальный кодекс Российской Федерации» [Электронный ресурс]. URL: www.consultant.ru/(дата обращения: 02.03.2015).

Шипщина В.В. Сообщение о преступлении в СМИ: процессуальное значение и способы проверки // Российский следователь. 2009. № 5. С. 10-12.

Журналы регистрации

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  • Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  • Упорядочивание справочных данных о документации.
  • Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  • Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  • По учету входящей корреспонденции.
  • По учету исходящей корреспонденции.
  • По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  • По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Читайте также:
Отпуск педагогических работников до 1 года: как оформить

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:

  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.
Читайте также:
Пенсия работающим пенсионерам

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Читайте также:
Стратегический менеджмент и управление организацией и персоналом

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Читайте также:
Увольнение без отработки двух недель в России по ТК РФ: в каких случаях возможно

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка о переводе работников в другие организации

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Читайте также:
Должностные обязанности разнорабочего: перечень составляющих

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

(1) После урегулирования конфликта

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Служебная записка: как написать, примеры и образцы

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

  1. Что такое служебная записка
  2. Виды служебных записок
  3. Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
  4. Правила составления служебных записок
  5. Как написать служебную записку
  6. Образец служебной записки
  7. Бланки для скачивания
  8. Срок хранения служебной записки
  9. Как подавать служебную записку в электронном виде

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Читайте также:
Федеральный государственный надзор – что это, кем осуществляется

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

Читайте также:
Патент для самозанятых граждан РФ – стоимость, как получить

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Пример служебной записки

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Образец объяснительной

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

АКЦИЯ НЕДЕЛИ !

На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся – 15 декабря.

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

В конце – удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: