Записка расчет при увольнении: правила заполнения

Записка-расчёт при увольнении по форме Т-61

Документ по форме Т-61 заполняется при увольнении сотрудника. В него входит несколько разделов, основным из которых является тот, что включает в себя информацию о зарплате и прочих расчетных средствах, причитающихся работнику при расторжении трудового договора.

Кто заполняет форму Т-61

Функции по заполнению записки-расчета по форме Т-61 возлагаются сразу на двух специалистов: кадровика и бухгалтера. Сотрудник кадрового отдела должен заполнить графы, расположенные в первой части бланка и касающиеся основных сведений об увольняющемся: Бухгалтер оформляет те пункты, которые относятся к финансовой составляющей данного документа.

Основания для заполнения записки-расчета Т-61

Документы, на которые опираются специалисты, заполняющие форму Т-61 – это трудовой договор, а также расчетные и платежные документы, содержащие всю информацию по заработной плате работника, а также по всем надбавкам, премиям и прочим выплатам.

Часть 1. Информация о работнике

  • Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
  • Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
  • Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
  • Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
  • В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.

Часть 2. Расчет оплаты отпуска

Этот раздел заполняет сотрудник отдела бухгалтерии.

Чтобы подсчитать компенсацию по неизрасходованным отпускным дням, необходимо внести нужную информацию во все колонки этого раздела по нижеприведенному алгоритму.

Далее идёт номер столбца цифрой и описание к нему.

  1. — сюда вписывается год (необходим для вычисления среднемесячной зарплаты работника);
  2. — здесь указываются месяцы (до даты увольнения);
  3. — тут нужно написать доход работника за каждый из учтенных месяцев;
  4. — количество дней (по календарю) в периоде, взятом за расчетный;
  5. — оформляется только при часовой оплате труда работника;
  6. — здесь указывается подсчитанный размер среднедневной оплаты труда;
  7. — количество отпускных дней, которые были взяты авансом;
  8. — неизрасходованные отпускные дни;
  9. — конечная денежная сумма, причитающаяся к выплате сотруднику за указанное количество неиспользованных дней отпуска. Расчет производится следующим образом: (из данных столбца 8 нужно вычесть данные столбца 7) умножить полученный результат на данные из столбца 6.

Часть 3. Расчет причитающихся сотруднику выплат

Здесь также все нужно заполнять поэтапно с учетом всех сведений из платежных и расчетных документов. В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

  • — размер начисляемой и выплачиваемой сотруднику з/п;
  • — размер начисленных отпускных (из столбца 9);
  • — прочие начисления, полагающиеся сотруднику (премии и т.п.);
  • — итоговая сумма по всем начислениям;
  • — размер подоходного налога, удерживаемого с итоговых начислений;
  • — прочие виды удержаний;
  • — общий размер удержаний с начисленной сотруднику конечной суммы расчетных выплат;
  • — здесь вписываются все долги, оставшиеся у предприятия перед увольняющимся;
  • — сюда вписывается задолженность сотрудника перед компанией;
  • — итоговый размер суммы, который будет выдан работнику при увольнении. Формула расчета проста: столбец 13 минус столбец 16 плюс столбец 17 и столбец 18.
  • Читайте также:
    Стили управления руководителя в организации — как работать с персоналом

    Внимание! Вносить окончательную сумму выплат, полагающихся сотруднику при увольнении, нужно в конце формы Т-61 обязательно как в числовом виде, так и прописью. Сюда же нужно вписывать данные платежной ведомости, служащей обоснованием выдачи наличных средств из кассы организации.

    После оформления последнего раздела бухгалтер, заполнивший документ, должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись с расшифровкой и дату заполнения.

    После всей вышеописанной процедуры оформления записки-расчета Т-61 в трудовую книжку работника обязательно нужно внести соответствующую запись о расторжении трудового договора. Для грамотного ведения кадрового учета необходимую отметку нужно поставить и в личную карточку уволившегося сотрудника.

    Как правильно заполнить записку-расчет при увольнении работника

    Какой бланк использовать

    Записка-расчет (форма № Т-61) является документом первичного учета. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 и предназначена, чтобы рассчитать заработную плату и прочие выплаты сотруднику при расторжении трудового договора.

    Работодатель не обязан пользоваться формой Т-61 при увольнении служащих. Она является рекомендательной и удобна тем, что программы кадрового и бухгалтерского учетов уже содержат унифицированный бланк Т-61. Но разрешено разработать и собственную форму записки-расчета, чтобы учесть особенности организации. Используйте Т-61 как основу, это упростит задачу.

    Когда заполнять записку-расчет

    Документ составляется индивидуально на работника. Срок для оформления не установлен, но следует учесть сроки выплаты окончательного расчета, то есть не позже последнего рабочего дня увольняющегося работника. Работодателю следует строго соблюдать установленные сроки, иначе работник обратится к юристу за консультацией, а затем и в судебные органы, чтобы урегулировать вопрос по своевременной выплате компенсации.

    Кто заполняет записку-расчет

    Записка-расчет представляет собой двухсторонний регистр с вводной частью и расчетной таблицей. Заполняют бланк ответственные сотрудники кадровой службы и бухгалтерии. Кадровик указывает надлежащую информацию о компании и об увольняемом работнике на лицевой стороне, бухгалтер заполняет столбцы табличной части на оборотной стороне.

    Записка-расчет оформляется на основании необходимых документов (ведомостей, платежных и расчетных документов, в которых отражены все начисления за расчетный период).

    Как заполнять записку-расчет

    Разберем пошагово, как заполнить записку-расчет при увольнении.

    Шаг 1. Заполняем лицевую сторону.

    Здесь кадровик указывает:

    • полное или краткое наименование организации и ее код в соответствии с ОКПО;
    • реквизиты самой записки — номер документа и дату его заполнения;
    • информацию о трудовом договоре с увольняемым сотрудником — его номер и дату заключения.

    Впишите кадровые данные служащего:

    • фамилию, имя и отчество;
    • табельный номер;
    • отдел или структурное подразделение.

    Ниже укажите сведения об увольнении:

    • основание в соответствии с ТК РФ;
    • реквизиты приказа;
    • дату расторжения трудового соглашения.

    Осталось вписать количество неиспользованных или использованных авансом отпускных дней.

    После внесения всех данных ответственный сотрудник кадровой службы заверяет лицевую сторону записки-расчета подписью.

    Шаг 2. Заполняем оборотную сторону.

    Читайте также:
    Жалоба в трудовую инспекцию на работодателя после увольнения: образец

    Оборотная сторона представляет собой четыре таблицы, в которых бухгалтер рассчитывает оплату отпуска и начисляет компенсацию.

    В первую таблицу вносятся год расчетного периода (графа 1) и календарные месяцы отчетного года, предшествующие дате увольнения (графа 2). В строках, соответствующих каждому месяцу (графа 3), отражаются общие суммы выплат работнику.

    Во второй таблице записки-расчета отражается общее число календарных дней в расчетном году. В оспользуйтесь производственным календарем или рассчитайте количество дней, исходя из условного среднего значения. Если сотрудник отработал весь месяц, то число календарных дней составит 29,3.

    Если месяц отработан не полностью, то количество дней исчисляется так:

    Если работник получает зарплату за фактически отработанные часы, то заполняется специальный столбец в таблице № 2.

    Теперь рассчитайте среднедневной заработок по формуле:

    В последнюю таблицу записки-расчета вносятся сведения о неиспользованном или использованном авансом отпуске, а затем рассчитывается сумма отпускных, подлежащая выплате, или величина удержаний, которые производят.

    Шаг 3. Расчет итоговых выплат в записке.

    В конце аккумулируются все рассчитанные данные и исчисляется сумма компенсаций. Бухгалтеру необходимо внести:

    • заработную плату за отчетный месяц;
    • отпускные (из предыдущей таблицы);
    • иные начисления;
    • итоговую величину начисленных выплат;
    • расчетный НДФЛ со всех начислений;
    • другие виды удержаний (при наличии);
    • итог по всем видам удержаний;
    • задолженности организации перед работником или работника перед компанией.

    Когда все суммы указаны, рассчитывается итоговая величина выплаты сотруднику при увольнении. Затем эта же сумма прописывается цифрами и прописью. Бухгалтер вносит реквизиты платежной ведомости, на основании которой служащий получил надлежащие денежные средства. Под таблицей ответственный за исчисление компенсации бухгалтер ставит подпись.

    Заполненный образец записки-расчета

    Особенности заполнения записки-расчет

    Вот ключевые правила, используйте их как памятку:

    1. Лицевая часть бланка содержит информацию о сотруднике, основания для принятия на работу и о расторжении трудового договора. С начала отдел кадров указывает дату заключения и номер трудового контракта, Ф.И.О. работника, его должность, подразделение. Потом ставит дату приказа об увольнении, его номер, основание прекращения трудовых отношений, устанавливает количество дней неиспользованного отпуска для начисления компенсации или, если сотрудник брал отпуск авансом, сумму использованных дней для произведения удержаний. Подписывает первую страницу. Затем записка-расчет передается в бухгалтерию.
    2. На обратной стороне содержится информация для оплаты отпускных, сведения о заработной плате и прочих выплатах за период и итоговые причитающиеся работнику суммы. Для этого берется период в 12 месяцев до месяца увольнения и все выплаты, производимые работнику за это время.
    3. После заполнения всех граф бухгалтер заверяет записку-расчет подписью и передает дальше для проведения начислений причитающихся сумм.
    4. Расчетчик обрабатывает полученные сведения, вносит их в соответствующие графы бланка, касающиеся начислений и выплат. Потом определяет размер среднедневного заработка и сумму компенсации или сумму долга сотрудника, полагающуюся возврату. Расчет компенсации определяется путем умножения неиспользованных дней на среднедневной заработок.
    5. Помимо компенсации, начисляется заработная плата за отработанное время. Все начисления и удержания отражаются в расчетном листке, который выдается работнику, а платежные документы на выплату этих сумм передаются соответствующему специалисту бухгалтерии.

    Где и сколько хранить записку-расчет

    Хранение первичных учетных документов по оплате регламентировано законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Они должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 ФЗ № 402). К ним относятся утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 первичные документы, содержащие сведения о финансовом положении работодателя и движении средств: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная (форма № Т-51) и платежная ведомости (форма № Т-53).

    Читайте также:
    Средства индивидуальной защиты - требования охраны труда, порядок обеспечения работников

    Прочие документы первичного учета, в том числе форма № Т-61, хранятся по правилам и срокам, которые установлены законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». Правила хранения, учета и использования официальных бумаг Архивного фонда РФ, контроль за их соблюдением относятся к полномочиям Министерства культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ, пп. 5.2.9 положения МК РФ, утв. постановлением правительства РФ от 29.05.2008 № 406).

    Перечень архивных документов с указанием сроков хранения утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. В п. 19 перечня говорится, что бумаги по личному составу (оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, в том числе ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением) подлежат хранению в течение 75 лет.

    Получается, что унифицированная форма Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» должна храниться в организации в течение 75 лет. Д опускается сохранять регистр как в бумажном, так и в электронном виде. Электронное хранение осуществляется в силу закона № 36-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ № 36, официальная бумага, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначна такому документу на бумажном носителе, подписанному, кроме случаев, если законом не предусмотрено обязательное составление на бумажном носителе.

    Расчет сотрудника при увольнении по собственному желанию

    При расторжении трудового договора у работодателя появляется обязанность полностью рассчитаться с подчиненным: выплатить ему все заработанные деньги, компенсации, выходные пособия, если они предусмотрены законом или самим соглашением о сотрудничестве. Окончательный расчет при увольнении по собственному желанию производится в последний день работы, но определение его размера производится заранее. Рассмотрим, какие выплаты предусмотрены законом, как производится расчет выплат при увольнении по собственному желанию, что получает сотрудник при увольнении и в какие сроки.

    Общие правила расчета выплат

    Вначале оставим перечень того, что нужно включить в расчет работника при увольнении по собственному желанию. При расторжении договора производится выплата:

    • заработка по контракту за фактически отработанное время;
    • компенсации за невостребованные дни отдыха;
    • премий и иных надбавок, установленных контрактом или внутренними нормативными актами организации;
    • выходного пособия, если такая обязанность лежит на работодателе в соответствии с коллективным или трудовым договором.

    При расчете как оставшейся к выплате заработной платы, так и компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении за основу принимается средний заработок сотрудника. Этот показатель определяется за один трудовой день и умножается на количество неоплаченных дней работы или количество дней полагающегося сотруднику в соответствии с трудовым законодательством, но фактически неиспользованного им отпуска.

    А сделать расчет при увольнении по собственному желанию 2020 и размера компенсаций за отпуск легко с помощью онлайн-калькулятора компенсации.

    Какие документы оформить

    Требование о выплате

    Чтобы избежать споров, рекомендуем составлять письменное обращение в свободной форме, но в 2 экземплярах. Один направить работодателю, другой оставить себе. На своей копии поставить отметку о принятии (например, у секретаря или в отделе кадров). Само требование может выглядеть, например, так:

    Читайте также:
    Перенос убытков на будущее по налогу на прибыль организации: процедура, проводки

    Потребовать расчет после увольнения по собственному желанию можно и по почте. Для этого отправьте заказное письмо с описью содержимого с уведомлением о вручении. Если никакой реакции не будет, спор разрешают через суд в течение одного года с даты нарушения прав работника.

    Записка-расчет

    Записка-расчет поможет точно определить полагающуюся сотруднику сумму при увольнении. Она оформляется на бланке №Т-61, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 г. Основанием для заполнения бланка являются расчетные и платежные документы, в том числе, ведомости о начислениях, произведенных работнику по различным основаниям (заработная плата, надбавки и премии и т.д.). Ответственными лицами за данные, содержащиеся в записке, являются сотрудник отдела кадров и бухгалтер. Бланк двухсторонний, на его лицевой стороне содержатся следующие данные:

    • о работодателе;
    • о работнике;
    • о контракте, действовавшем между ними.

    Оборотная сторона предназначена для подсчета отпускных. Лицевую сторону заполняет сотрудник отдела кадров, а оборотную – бухгалтер.

    Правила заполнения записки-расчета при увольнении:

    • наименование организации необходимо указывать полное и сокращенное, исходя из учредительных и регистрационных документов;
    • номер и текущая дата присваиваются в соответствии с правилами делопроизводства;
    • персональные данные работника вносятся на основании его документов: личной карточки, контракта и т.д.;
    • основание увольнения указывается в соответствии с ТК РФ, делается ссылка на конкретный пункт («пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ, собственное желание»);
    • далее необходимо указать в соответствии с расчетными документами, есть ли у сотрудника неиспользованные или предоставленные авансом дни отдыха;
    • в обязательном порядке документ подписывается ответственным лицом.

    Оборотная сторона с определением суммы отпускных заполняется на основании Постановления Правительства №922 от 24.12.2007. Сначала вносятся сведения о расчетом периоде и произведенных выплатах, затем указывается количество календарных дней данного периода и средний заработок. Также вносятся данные о количестве дней отдыха. Затем производится подсчет, причем результатом его становится произведение количества фактически отработанных календарных дней за расчетный период на средний дневной заработок. Итоговая сумма с заглавной буквы вписывается в нужную графу. Также обязательно ставится подпись работника, составившего документ.

    Сроки выплат при увольнении

    Ст. 140 ТК РФ обязывает работодателя произвести полный расчет при увольнении по собственному желанию. Все вознаграждения за труд, надбавки, компенсации за неиспользованные отпуска, иные суммы, оговоренные трудовым соглашением, необходимо предоставить в последний рабочий день. Если стороны не пришли к единому мнению относительно конечной суммы, работодатель выплачивает только ту часть, в отношении которой споров нет. По оставшейся части компания и бывший сотрудник могут договориться отдельно либо решить вопрос в судебном порядке.

    Если по каким-то причинам работник не явился лично за расчетом (когда деньги выдают из кассы), деньги выплачивают не позднее дня, следующего за днем обращения за расчетом. В ТК РФ не прописано, в какой форме следует обращаться бывшему сотруднику, в письменной или устной.

    Денежные средства полагается выплатить или перечислить в последний день исполнения сотрудником трудовых обязанностей. Как произвести начисление расчета при увольнении по собственному желанию в день увольнения, если этот день приходится на выходной? В этом случае подготовить все документы и осуществить выдачу средств или их перечисление заранее.

    Читайте также:
    Форма АДИ-РЕГ: что это, как получить

    Когда выплачивать премии

    Если расчет зарплаты при увольнении по собственному желанию и порядок выплаты денег за отработанные дни обычно не вызывает никаких сложностей, то с выдачей премиальных нередко возникают вопросы. Как правило, премии выдают не сразу, а через какое-то время, которое необходимо для оценки результатов. Когда работник увольняется, ему полагается выплатить все деньги сразу, но посчитать премиальные невозможно в одночасье. Как быть?

    В таком случае премия может быть выплачена уволившемуся одновременно с остальными сотрудниками. Поскольку результаты оцениваются по завершению месяца, квартала или иного периода, то у работодателя объективно не было возможности в день увольнения выплатить премию уходящему. Но по итогам закрытия периода такую премию, если она входит в систему оплаты труда, надо выплатить уже уволенному работнику.

    Наказание за нарушение сроков и обязательств

    Даже если работник согласился подождать полный расчет, закон запрещает выплачивать зарплату и другие обязательные выплаты позже дня увольнения, либо на следующий день после обращения — таков порядок расчета при увольнении по собственному желанию. В случае задержек инспекторы труда потребуют выплатить компенсацию, рассчитываемую в соответствии со ст. 236 ТК РФ. Формула такая:

    Невыплаченная сумма × 1/150 ключевой ставки ЦБ × количество дней задержки.

    Произведем расчет зарплаты и посмотрим, какую сумму придется заплатить работодателю, если он выплатит работнику причитающуюся сумму в размере 20 000 рублей не сразу, а через один день.

    20 000 × 1/150 × 7,25 % (ставка ЦБ от 26.07.2019) × 1 = 9,66 руб.

    За один день сумма небольшая. Но если расчетные суммы при увольнении по собственному желанию изначально больше и они не выплачиваются дольше, то придется доплачивать много. А если депутаты Госдумы согласятся с предложением увеличить размер компенсации до 1/100 ставки ЦБ, копить долги по зарплате или расчетам компаниям станет невыгодно.

    Помимо компенсации за просрочку, работодателям грозят и конкретные наказания. Так, сотрудники ГИТ могут привлечь компанию и должностных лиц к административной ответственности по ч. 6-7 ст. 5.27 КоАП РФ. Максимальные штрафы для организаций в таком случае — 100 000 рублей, а работодателям-ИП — 30 000 рублей. Должностных лиц за такое правонарушение в судебном порядке дисквалифицируют на срок до 3 лет.

    Действия работника в случае невыплат

    Если работник считает, что его права нарушены, он вправе обратиться в прокуратуру, трудовую инспекцию или суд. Также есть возможность предварительно составить претензию работодателю или, например, вышестоящему руководству администрации, если трудовая деятельность осуществлялась в филиале или госоргане. Но не стоит забывать о сроках. Для обращения в суд гражданину предоставляется месяц с момента увольнения, в трудовую инспекцию — три месяца. К составлению претензии и искового заявления в суд нужно подойти ответственно, предоставить доказательства, обосновать свою позицию.

    Унифицированная форма № Т-61 – бланк и образец

    • Сотрудник увольняется: производим окончательный расчет
    • Заполняем расчетную часть формы Т-61
    • Итоги

    Сотрудник увольняется: производим окончательный расчет

    Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Атмосфера» Семенов П. Н. устроился менеджером в отдел продаж 15.01.2020. В сентябре ему предложили более высокооплачиваемую работу, и 15 сентября текущего года он уволился.

    Бухгалтерия произвела расчеты в связи с его увольнением: начислила зарплату за отработанные в сентябре дни и компенсацию за неиспользованный отпуск.

    Для отражения начисления зарплаты в компании используют унифицированную форму Т-49 «Расчетно-платежная ведомость».

    Читайте также:
    Досрочное сокращение работника до истечения срока предупреждения

    А для расчета компенсации за неиспользованный отпуск следует применить форму Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Если же работник использовал отпуск авансом, то в этой форме будет сделан расчет суммы излишне выплаченных отпускных.

    Как удержать у работника сумму за использованный авансом отпуск и когда это сделать нельзя, вы можете узнать в КонсультантПлюс:

    Если у вас нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

    В заполнении формы Т-61 принимает участие инспектор кадровой службы, который укажет на лицевой стороне бланка данные о сотруднике (Ф. И. О., должность), реквизиты приказа об увольнении и сделает отметку о том, что сотрудник не использовал весь свой отпуск (либо его часть) или брал отпуск авансом.

    Заполняем расчетную часть формы Т-61

    Расчетная часть формы Т-61 заполняется в бухгалтерии. При этом правила расчета компенсации за неиспользованный (или использованный авансом) отпуск действуют те же, что и для расчета обычных отпускных.

    Т. е. для нашего примера в форму Т-61 в качестве расчетного периода попадут месяцы с января по август и заработок за эти месяцы.

    ВАЖНО! При расчете компенсации учитываются не все выплаты, производимые в адрес работника работодателем. Полный список учитываемых в расчете доходов приведен в п. 2 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. А те выплаты, которые учитывать не нужно, содержит п. 5 постановления № 922.

    На основании внесенных в форму Т-61 исходных данных в ней же осуществляется расчет:

    • среднего дневного заработка;
    • суммы компенсации, причитающейся за дни неиспользованного отпуска или подлежащей удержанию из выплат работнику;
    • итоговой суммы, полагающейся к уплате работнику с учетом начисленной ему за последний месяц работы зарплаты и налога на доходы, удерживаемого с произведенных при увольнении начислений.

    И здесь же делается отметка о выплате этой итоговой суммы с расшифровкой ее величины и указанием реквизитов расходного документа.

    Подробнее о нюансах расчета компенсации читайте в статье «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».

    Скачать бланк формы Т-61 можно на нашем сайте.

    Заполненный образец формы также можно посмотреть и скачать на нашем сайте.

    Итоги

    Увольняя работника, нужно рассчитаться с ним за отработанное время и неиспользованный отпуск. Расчет по неиспользованному отпуску оформляется в виде записки-расчета по унифицированной форме Т-61. В этом же документе делается расчет излишне выплаченных отпускных, если отпуск брался авансом.

    Записка-расчёт при увольнении по форме Т-61

    Из статьи вы узнаете:

    При увольнении сотрудника работодатель должен произвести все полагающиеся ему выплаты. Речь идет не только о заработной плате, но и о компенсации отпускных дней, которые подчиненный так и не успел реализовать, а также об иных выплатах, предусмотренных как положениями ТК РФ, так и локальной документацией предприятия. В связи с этим уполномоченными сотрудниками оформляется записка-расчет при увольнении, позволяющая наглядно увидеть, какую сумму получит работник. Рассмотрим подробнее особенности заполнения этого документа.

    Кем и когда составляется записка-расчет?

    На его лицевой части сотрудник отдела кадров указывает информацию о предприятии, а также сведения, касающиеся непосредственно увольняемого сотрудника и заключенном с работодателем трудовом договоре. На оборотной стороне регистра, которая, в свою очередь, заполняется бухгалтером, указывается таблица, содержащая расчет оплаты отпуска.

    Читайте также:
    Единовременное пособие при рождении ребенка - размер, как получить

    Следует помнить о том, что работодателя, который проигнорирует сроки перечисления выплат при увольнении, можно привлечь к установленной законом ответственности. В частности, за задержку зарплаты, отпускных и прочих выплат, в рамках ст. 236 ТК РФ, с него можно будет истребовать не только задолженность, но и проценты по ней. Кроме того, как следует из п. 55 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004 г., рабочий может потребовать выплату зарплаты с учетом индексации. Это допускается, если из-за уровня инфляции в стране сумма обесценилась.

    В какой форме должна быть записка-расчет?

    Записка-расчет представляет собой документ первичного учета, оформление которого обязательно при расторжении контракта с сотрудником предприятия. Для него в 2004 году Постановлением № 1 Госкомстата была утверждена специальная форма № Т-61 .

    Исходя из п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., а также разъяснений Минфина РФ в письме № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012 г., форма Т-61 , не является обязательной для применения на предприятиях. В связи с чем организация на основе унифицированной формы вполне законно может разработать собственный бланк учетного документа.

    Правила заполнения

    Рассмотрим подробнее, как оформляется записка-расчет.

    1) Как было отмечено выше, лицевая часть заполняется кадровиками. В частности, она должна содержать следующие сведения:

    • информацию о работодателе, куда входят: наименование предприятия, ОКПО, ОКУД, организационно-правовой статус;
    • дату составления записки-расчета и присвоенный ей номер;
    • реквизиты трудового договора, а именно, его номер и дата заключения.

    Далее заполняются сведения о подчиненном:

    • Ф.И.О;
    • присвоенный сотруднику при трудоустройстве табельный номер;
    • название подразделения;
    • должность, которую занимал на предприятии рабочий.

    Вам также будет интересно:

    Ниже приводятся сведения, касающиеся непосредственно прекращения трудовых отношений с подчиненным, а именно:

    • дата расторжения контракта;
    • номер и дата приказа об увольнении;
    • основание, по которому трудовые отношения завершились. Так, если подчиненный увольняется по собственной инициативе, то записка-расчет будет содержать ссылку на п. 3 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

    В следующей части документа указывается количество неиспользованных (или реализованных авансом) дней отпуска. При этом за дни отпуска, которые рабочий не использовал, будет начислена соответствующая компенсация. В том случае, если будет выявлен перерасход, то бухгалтерия произведет вычет из суммы, причитающейся в выдаче сотруднику. К слову, для удобства и быстроты расчетов можно использовать онлайн калькулятор.

    2) Далее сотрудниками бухгалтерии заполняется обратная сторона документа. На ней представлены таблицы, содержащие начисления по отпускным. В них должны быть включены следующие сведения:

    • сведения за предшествующие увольнению 12 месяцев;
    • суммы ежемесячных выплат, при этом бухгалтер может руководствоваться пп. 2, 3 ПП РФ № 922 от 24.12.2007;
    • количество календарных дней за расчетный период;
    • количество часов за расчетный период, в том случае если рабочее время сотрудника учитывается в часах;
    • среднедневной (либо часовой) заработок;
    • число отпускных дней, взятых авансом;
    • нереализованные отпускные дни;
    • итоговая сумма за отпуск, которую получит сотрудник.

    Далее производится окончательный расчет суммы для выплаты работнику. При этом в таблице отражаются отработанные сотрудникам дни в месяц его ухода, сумма за отпуск, прочие выплаты. А также указывается, НДФЛ и иные удержания. Окончательную сумму прописываю внизу документа.

    Читайте также:
    Заявление на дополнительный выходной день: образец

    Страница заверяется подписью бухгалтера.

    Таким образом, записка-расчет при увольнении является обязательным документом. Для ее оформления работодатель может использовать собственный бланк, а может воспользоваться стандартной формой Т-61.

    Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)

    Бланк записка-расчёт при увольнении по форме Т-61

    Записка-расчёт по форме Т-61 оформляется при увольнении работника, чтобы произвести завершающий расчёт по заработной плате, а также по прочим выплатам.

    Форма Т-61 заполняется на основе расчётных и платёжных документов, ведомостей, в которых содержатся сведения по различным начислениям сотруднику (оплата труда, премии, надбавки и другое).

    Записка-расчёт при увольнении – это двухсторонний бланк. На лицевой стороне (заполняет кадровик) отражаются сведения об организации, работнике и трудовом договоре, действовавшем между ними. На оборотной стороне (заполняет бухгалтер) производится расчёт отпускных.

    Заполнение формы Т-61

    ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА ДОЛЖНА СОДЕРЖАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ СВЕДЕНИЯ :

    — Наименование организации, код по ОКПО

    — Номер и дата составления документа

    — Номер трудового договора и дата его заключения с работником

    — ФИО, должность, табельный номер сотрудника и название структурного подразделения, в котором он работает (при наличии)

    — Данные по увольнению: дата расторжения трудового договора, основание для увольнения (статья ТК РФ), номер и дата приказа

    — Количество дней неиспользованного отпуска, а также при необходимости количество дней в отпуске авансом (в этом случае сумма за «лишние» дни отпуска будет вычтена из расчетов)

    — Подпись сотрудника отдела кадров и дата заполнения документа

    Графа 1. Год расчётного периода.

    Графа 2. Указываем 12 календарных месяцев до даты увольнения

    Графа 3. Фиксируется общая сумма выплат сотруднику за каждый месяц расчётного периода. Если в каком-то месяце была повышена зарплата или были произведены какие-либо надбавки, то это всё учитывается в указываемой сумме.

    Графа 4. Указывается число календарных дней в расчётном периоде (за год). За количество календарных дней в каждом месяце принимается условное число – 29,3 дня при условии, что месяц был полностью отработан. При не полностью отработанном месяце расчёт календарных дней производится по формуле: (29,3 дня / Число календарных дней в месяце) * Число отработанных дней

    Графа 5. Заполняется, если для сотрудника установлен суммированный учёт рабочего времени.

    Графа 6. Указывается сумма среднедневного заработка. Рассчитывается по формуле:
    Сумма начислений (строка «Итого» в графе 3) / Число календарных дней (графа 4 или 5)

    Графа 7. Количество дней отпуска, использованных авансом.

    Графа 8. Число неиспользованных дней отпуска.

    Графа 9. Сумма выплат за неиспользованные дни отпуска. Рассчитывается по формуле:
    (Графа 8 – Графа 7) * Графа 6

    ТАБЛИЦА «Расчёт выплат»

    Графа 10. Сумма начисленной зарплаты.

    Графа 11. Сумма отпускных (берём значение из графы 9).

    Графа 12. Прочие начисления.

    Графа 13. Итоговая сумма всех начислений (сумма граф 10, 11, 12).

    Графа 14. НДФЛ (подоходный налог 13%), удержанный со всех начислений (графа 13).

    Графа 15. Прочие удержания.

    Графа 16. Итоговая сумма всех удержаний (сумма граф 14 и 15).

    Графа 17. Задолженность организации перед работником (например, какие-то невыплаченные суммы за предыдущие месяцы).

    Графа 18. Сумма задолженности сотрудника перед организацией.

    Графа 19. Итоговая сумма денег, которую получит работник после всех удержаний.
    Рассчитывается по формуле: Графа 13 – Графа 16 + Графа 17 – Графа 18.

    Под таблицами указывается общая сумма выплат прописью и цифрами, а также данные платёжной ведомости или РКО, на основе которых из кассы выплачиваются денежные средства.

    Читайте также:
    Учет начисления заработной платы

    Для чего нужна записка-расчет при увольнении по форме Т-61 и как ее правильно заполнить?

    В последний рабочий день сотрудника работодатель обязан окончательно с ним рассчитаться (согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Причитающаяся сотруднику сумма при увольнении находит отражение в записке-расчете. Она передается вместе с остальным комплектом документов работнику для ознакомления.

    1. Записка-расчет: сущность и особенности
    2. Является ли записка-расчет обязательной при увольнении
    3. Как составить расчетный лист при увольнении

    Записка-расчет: сущность и особенности

    Обычно записка-расчет при увольнении заполняется по унифицированной форме Т-61, которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году. Ее предназначение состоит в учете и расчете зарплаты и иных выплат, которые полагаются сотруднику при прекращении трудового договора. На основании записки-расчета сотрудник может удостовериться в правомерности начисленной ему суммы при увольнении.

    Указанная форма записки-расчета Т-61 сегодня не является обязательной для применения (согласно пояснениям Минфина). Между тем она весьма удобна и информативна, поэтому работодатели предпочитают использовать ее при увольнении, а не разрабатывать собственную форму записки-расчета.

    Для заполнения записки-расчета работодателю потребуются следующие документы:

    • трудовой договор;
    • расчетные ведомости;
    • табель рабочего времени;
    • личная карточка сотрудника;
    • приказ об увольнении.

    Является ли записка-расчет обязательной при увольнении

    Многие работодатели задаются вопросом, обязаны ли они выдавать записку-расчет при увольнении, или они должны подготовить этот документ только по запросу работника. На самом деле выдача расчетных листов является обязанностью работодателя по Трудовому кодексу. Он должен предоставлять такие документы при каждой выдаче зарплаты и прочих начислениях. На основе расчетных листов сотрудник проверяет справедливость расчетов и при необходимости вносит правки и замечания в бухгалтерию.

    Согласно 140 статье Трудового кодекса все компенсации работнику необходимо перечислить в день увольнения. Таким образом, в этот день ему также передается расчетный листок, где приводится обоснование перечисленной суммы. Если работодатель уклоняется от своих обязанностей по предоставлению записки-расчета, то сотрудник вправе обжаловать его действия в трудовой инспекции.

    Как составить расчетный лист при увольнении

    Записка-расчет по форме Т-61 распечатывается на одном листе, который состоит из оборотной и лицевой стороны. На титульном листе (лицевой стороне) прописываются:

    • наименование и реквизиты компании-работодателя (либо ФИО предпринимателя);
    • дата составления документа и его номер (согласно правилам документооборота в компании);
    • сведения об увольняемом сотруднике: его ФИО, должность, подразделение, табельный номер при трудоустройстве;
    • реквизиты срочного или бессрочного трудового договора, заключенного с сотрудником;
    • дата приема работника в штат;
    • дата увольнения, статья, по которой расторгается трудовой договор и основание для расторжения трудового договора (в качестве основания указывается выпущенный приказ об увольнении, его реквизиты должны соответствовать тем, которые прописаны в трудовой книжке);
    • также указывается количество дней отпуска, которые были использованы сотрудником авансом и которые остались у него (если работник перерасходовал положенный ему отпуск, то оплаченные дни исключаются из расчета);
    • дата составления документа.

    В завершение указывается должность сотрудника, его подпись и расшифровка.

    Первая таблица необходима для указания расчетного периода. В ней перечисляются месяцы, которые включены в расчет, и сумма полученного за этот период заработка.

    Во второй таблице прописывается фактически отработанное количество дней в расчетном периоде и средний дневной заработок. В 4 графе нужно прописать количество рабочих дней, которые приходятся на отработанное время. 5 графу необходимо заполнить в отношении сотрудников, для которых установлен суммарный учет рабочего времени.

    Читайте также:
    Освобождение от материальной ответственности работника и работодателя

    Третья таблица содержит количество отгулянных дней авансом и неиспользованных дней отпуска. На основании этого рассчитывается размер положенной компенсации за отпуск.

    Для определения количества неиспользованных дней отпуска для заполнения формы Т61 первоначально рассчитывается количество положенных дней отпуска за время работы в компании.

    Для сотрудников, отработавших 11 месяцев и более – это 28 дней (если им не положен дополнительный отпуск). Для отработавших неполный период количество полагающихся дней отпуска определяется как количество отработанных месяцев*продолжительность отпуска/12. Для определения количества неиспользованных дней, за которые полагается компенсация, нужно из положенных дней вычесть использованные.

    Графы 10-19 предназначаются для расчета положенной к выплате суммы в день увольнения. Здесь необходимо прописать следующие показатели:

    • сумма выплачиваемой зарплаты (с учетом премий, предусмотренных в компании) за фактически отработанное время до увольнения, включая последний рабочий день;
    • сумма за отпускные (это компенсация за неиспользованный отпуск, которая была рассчитана ранее) – это значение берется из графы 9;
    • прочие начисления, которые выплачиваются сотруднику (это может быть выходное пособие или материальная помощь), которые указываются в графе 12;
    • в 13 графе суммируются все указанные начисления из граф 10-12;
    • в графах 14-25 нужно прописать все удержания, на которые будет уменьшаться сумма начислений: в 14 графе указывается размер подоходного налога или НДФЛ 13% (НДФЛ облагается выплачиваемая зарплата и компенсация неиспользованного отпуска, а материальная помощь и выходное пособие в пределах определенного лимита налогом не облагается), в 15 графе прописываются удержания (например, за оплаченные отпускные авансом или при излишне выплаченной зарплате по ошибке);
    • 16 графа суммирует удержания в 14-15 графах;
    • остаток долга организации перед сотрудником указывается в графе 17;
    • остаток задолженности сотрудника перед компанией нужно указать в графе 18.

    В графе после таблицы итоговая сумма к выплате дублируется прописью и цифрами. Здесь также прописываются реквизиты платежной ведомости или РКО, которые стали основанием для получения суммы из кассы. Бухгалтер, который заполнял оборотный лист, должен расписаться и поставить дату подготовки расчета.

    Обычно в компаниях не заполняют записку-расчет самостоятельно, а она формируется автоматически специализированными бухгалтерскими программами.

    Законом не запрещается подготовка и хранение формы исключительно в электронном виде (в таком виде она может быть передана для ознакомления работнику). При этом документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.

    Сотрудник может проверить справедливость расчетов, используя специальный онлайн-калькулятор. Обычно сложности возникают с расчетом компенсации за неиспользованный отпуск, так как эта выплата имеет множество нюансов при вычислении. Поэтому работнику без специальной подготовки сложно рассчитать компенсацию самостоятельно. Гораздо удобнее использовать онлайн-калькулятор, который сам произведет все вычисления на основе заданных параметров.

    Таким образом, в последний рабочий день работодатель обязан рассчитаться со своим сотрудником и передать ему записку-расчет, которая будет содержать обоснование выплаченной суммы. Записка-расчет составляется в произвольной форме, но чаще всего работодателями применяется унифицированная форма Т61, которая автоматически формируется в бухгалтерских программах.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: