Записка расчет о предоставлении отпуска работнику – образец заполнения

Записка-расчет по отпускным (форма Т-60): образец

• 1 Зачем нужна форма Т-60?
• 2 Бланк записки-расчета по отпускным Т-60
• 3 Особенности применения формы Т-60

Отпускные важно не только вовремя оплатить, но и корректно рассчитать — задокументировав расчеты в установленном порядке. Общераспространенный среди российских работодателей инструмент для такого документирования — записка по форме № Т-60. Ее применение имеет довольно много нюансов.

Зачем нужна форма Т-60?

Любая хозяйственная операция на предприятии подлежит «оправдыванию» (удостоверению обоснованности ее совершения) с помощью первички, соответствующей требованиям Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Выплата отпускных — хозяйственная операция. Она не будет выглядеть обоснованной, если бухгалтер просто так возьмет и перечислит работнику положенную сумму на отпуск: ее необходимо прежде рассчитать, а сам расчет — задокументировать.

Бланк записки-расчета по отпускным Т-60

В качестве источника документирования традиционно выступает записка-расчет, составляемая по унифицированной форме Т-60 на основании приказа на отпуск (который часто составляется по унифицированной форме № Т-6). Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Но можно использовать свою форму записки-расчета (закрепив порядок ее применения в учетной политике). Однако в случае использования унифицированной у проверяющих органов не бывает претензий. Поэтому современные предприятия во многих случаях не ищут ей альтернативы и используют ее как есть.

Особенности применения формы Т-60

В процессе использования формы Т-60 работодателю нужно учитывать, что:

1. Записка должна быть составлена и подписана до того, как произошла фактическая выплата отпускных — поскольку именно на ее основании производится выплата.

Дата составления записки, указанная в ней, может совпадать с датой издания приказа на отпуск или же быть более поздней. Следовательно, записку нужно успеть составить не позднее, чем за 3 дня до выхода человека в отпуск.

1. В случае, если отпуск отменен и перенесен, и издается новый приказ — то должна быть составлена еще одна записка.

Одна записка, таким образом, соответствует одному уникальному приказу.

1. Перерасчет отпуска — не основание для издания новой формы.

Бывает, что уже по факту выхода человека в отпуск (и выплаты ему отпускных) бухгалтер обнаруживает, что исчислил отпускные с ошибкой. В этом случае доплата в установленном порядке прибавляется к будущей зарплате данного человека. Или к его следующим отпускным — которые будут отражены в новой записке. Может быть оформлено удержание — если переплата допущена в пользу работника.

1. Записка-расчет — пример документа, который может составляться несколькими разными специалистами (каждый из них заполняет записку в пределах своей компетенции).

Как правило, за отражение сведений на первой странице отвечает кадровик — поскольку именно у него должен иметься доступ к тем сведениям, что предполагается указать в первой части документа. А за отражение данных на странице «Расчет оплаты отпуска» — уже бухгалтер. Документ должен быть своевременно передан ему кадровиком. По итогам заполнения на записке должно быть 2 подписи — кадровика и бухгалтера.

Храниться документ должен в бухгалтерии — «конечной инстанции», которая завершает утверждение записки-расчета. Она же и будет показывать записку проверяющим.

1. Графа 5 (количество отработанных часов) заполняется, только если по сотруднику велся суммированный учет рабочего времени.

Если у человека оклад — не нужно пересчитывать его на часы, графа остается пустой.

1. В графе «За период работы» (блок А) указывается рабочий год.

Он может быть дольше 365 дней. Дело в том, что в рабочий год не входят (ст. 121 ТК РФ):

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
• отпуска за свой счет длиннее 14 дней;
• время прогулов и иных периодов отсутствия человека на рабочем месте без уважительных причин.

При этом, не следует путать период, указываемый в блоке А, с количеством отработанных календарных дней — которое отражается в графе 4 таблицы раздела «Расчет оплаты отпуска». Количество календарных дней исчисляется так:

• Подсчитываем количество полных отработанных месяцев.
• Умножаем каждый на 29,3.
• Подсчитываем календарные дни работы в каждом из неполных отработанных месяцев.

Для этого 29,3 делим на общее количество дней в месяце, а затем умножаем результат на разницу между общим количеством дней в данном месяце (в который включаются и выходные) и количеством дней отсутствия человека на работе.

1. Суммируем календарные дни работы в полных и неполных месяцах.

Итоговая сумма, скорее всего, будет значительно отличаться от рабочего года, который указывается в блоке А.

1. В случае, если по приказу, в соответствии с которым составляется записка, человеку дается один и тот же тип отпуска (например, ежегодный оплачиваемый) за разные рабочие годы, то на первом листе бланка блок А нужно продублировать 2 раза.

В каждом из блоков А будет указан отдельный рабочий год (и длительность отпуска по каждому из них).

1. Если человек выходит в отпуск в месяце составления записки, и возвращается на работу в том же месяце, то в графе «Начислено» на второй странице документа заполняются данные в графах 7-10.

Если выходит в следующем месяце (или месяцах — которых может быть несколько, например, если это педагогический работник или человек, работающий на Крайнем Севере, где дается длинный отпуск) — то в графах 11-14.

Если отпуск частично приходится частично на месяц составления записки, частично — на следующий (следующие), то общая сумма исчисленных отпускных распределяется между двумя столбцами пропорционально.

Конкретный месяц в графе «Начислено» указывается словами. Например, если записка составлялась в июне, и выходит человек в отпуск в июне, то пишется, что начислено «За июнь» (ниже указывается, что это текущий месяц).

Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Изменение личных данных
2. Смена профессии и вида образования
3. Если допущена ошибка в данных владельца книжки
4. Исправления в данных о трудовой деятельности
5. Исправления при неправомерном увольнении

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

• первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
• на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
• запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

• по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
• другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

• с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
• исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
• под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Исправления в трудовой книжке — это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

1. Указать порядковый номер.
2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

1. Пишет наименование компании.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Запись в трудовой книжке считать недействительной – образец

• Признание записи в трудовой книжке недействительной: когда это возможно
• Запись в трудовой книжке недействительна: образец 2021 года
• Итоги

Признание записи в трудовой книжке недействительной: когда это возможно

Если в трудовую книжку специалиста были по ошибке внесены какие-то сведения, неверные в отношении него, то такие сведения должны быть исправлены.

В зависимости от того, где именно (в каком разделе книжки) была допущена неточность/ошибка, законодатель предусмотрел следующие возможные варианты исправления:

• сделать отметку, что запись в трудовой книжке недействительна;
• зачеркнуть ошибочные данные;
• дополнить имеющуюся информацию актуальными сведениями.

Примеры различных исправлений в трудовой книжке смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Типовую ситуацию.

Отметка кадровиков, предписывающая считать запись в трудовой книжке недействительной, может быть проставлена только в тех случаях, если ошибка/неточность допущена в разделах, где фиксируется информация о местах работы сотрудника, а также его награждениях (п. 12 Правил ведения ТК от 19.05.2021 № 320н).

Обратите внимание! Если кадровик фирмы ошибся непосредственно при оформлении трудовой книжки специалисту, признавать недействительной запись не нужно. Бланк с ошибочной записью необходимо уничтожить (составив акт об этом) и корректно заполнить новый бланк, который впоследствии будет выдан сотруднику (п. 45 правил № 320н).

После того как будет сделана отметка о недействительности какой-либо из записей в трудовой книжке, в нее следует внести достоверную информацию.

ВАЖНО! Указанный выше порядок распространяется и на случаи, когда в книжку заносятся сведения о переводе специалиста на другое место работы либо его увольнении из фирмы, если впоследствии такой перевод/увольнение признается незаконным.

Произвести указанные корректировки может сотрудник либо фирмы — текущего работодателя, либо компании, где ошиблись при внесении записи. В первом случае запись признается недействительной на основании официального документа, представленного ошибившейся фирмой. Текущая фирма исправляет ошибки и в том случае, если прежнее место работы специалиста было ликвидировано.

Рекомендуем подборку форм по внесению исправлений в трудовые книжки от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Запись в трудовой книжке недействительна: образец 2021 года

Итак, какую именно отметку следует сделать в трудовой книжке?

В соответствующем разделе книжки специалиста (содержащем информацию либо о местах работы специалиста, либо его награждениях) необходимо в новой строке сделать запись следующего формата:

• В 1-й графе указать хронологический номер такой записи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номер должен указываться по порядку всех записей, независимо от того, какая именно из сделанных ранее записей будет признаваться данной корректировкой недействительной. К примеру, если недействительна запись под номером 2, а последняя из записей имеет номер 4, то корректировка будет иметь номер 5, а не 3.

• Во 2-й графе прописать дату, в которую в книжку вносится исправляющая запись. Ее необходимо указывать обязательно цифрами в формате ХХ.ХХ.ХХХХ.
• Следующая, 3-я графа предназначена непосредственно для содержания корректировки. Сюда заносятся сведения о том, какая именно из ранее внесенных в книжку записей должна быть признана ничтожной. К примеру: «Запись № 2 недействительна».
• Если фирма признает недействительной запись, которую сама же внесла ранее, то в графу 4 вписываются реквизиты внутреннего документа, подтверждающего верные сведения, вносимые взамен ошибочных. Если же фирма исправляет ошибки предыдущего работодателя, то в этой графе следует указать реквизиты документа другой компании, подтверждающего, что исправляемая запись не соответствует действительности.

На этом корректировка считается внесенной. После чего остается сделать в трудовой книжке специалиста правдивую запись.

Скачать образец недействительной записи в трудовой книжке и ее исправления вы можете на нашем сайте.

Итоги

Ошибочно внесенная в трудовую книжку специалиста запись признается недействительной, только если ошибка была допущена в разделе, содержащем информацию о местах работы специалиста либо его награждениях. Для этого фирма должна под очередным номером по порядку внести новую запись о недействительности ранее сделанной. При этом важно не забыть сослаться в графе 4 на документ, подтверждающий правомерность корректировки.

Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке

Как отменить запись в трудовой книжке:

1. Первая графа — поставьте порядковый номер записи.
2. Вторая — дату, когда исправление вносится.
3. Третья — напишите «Запись № такой-то считать недействительной», а на следующей строке впишите верную формулировку.
4. Четвертая графа — реквизиты приказа-основания для внесения верных данных.

Причины для отмены

Перечислим основные причины, по которым делают корректировки или отмену записи об увольнении в трудовой книжке:

• исправления по решению суда или надзорного органа;
• вписана неверная информация о работе, переводе, увольнении;
• с ошибкой внесены личные данные работника;
• информация попала не в тот раздел, не под нужным номером;
• допущена грамматическая ошибка.

Правила внесения изменений

Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:

• в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
• в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.

Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения

Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Делается ссылка на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности

Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных.

Ссылка — на внутренней стороне обложки.

Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника

Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Неправильные или неточные сведения

Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается.

Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных.

Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована

Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил.

Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении

Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается.

Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных.

Исправления на титульном листе

Особые правила действуют для титульного листа. Обычно исправляют (вносят изменения):

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• образование.

Вот инструкция, как правильно аннулировать запись в трудовой книжке:

1. Старые (неверные) данные зачеркните горизонтальной линией.
2. Рядом впишите верные (новые).
3. На внутренней стороне обложки сделайте ссылку на документ-основание исправлений.
4. Запись заверьте подписью уполномоченного лица и печатью.

Пример внесенных изменений в дату рождения и профессию:

Отменяем ошибочную запись

Для внесения исправлений в раздел о трудовой занятости используется особая последовательность действий:

• в графе 1 поставьте порядковый номер записи;
• в графе 2 — дату, когда вносите правки;
• в графе 3 напишите «Запись за номером … недействительна»;
• в графу 4 впишите реквизиты первоначального документа-основания для увольнения или нового, по которому вносите правки.

Приведем еще несколько примеров исправления ошибок в соответствии с правилами и инструкцией. Запись в трудовой об отмене записи выглядит так:

Вот пример внесения исправлений по решению суда:

Встречаются более сложные ситуации, например, можно ли аннулировать запись в трудовой, если ошибка не одна, все имеют номер и реквизиты приказов. Это сделать можно. В этом случае недействительной признается каждая, о чем вносится отдельная запись.

Ответственность за нарушение правил

В соответствии с п. 45 правил, организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя и уполномоченное им лицо. За нарушения наступает ответственность в соответствии с ч. 1,2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей

Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет

Штраф от 1000 до 5000 рублей

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Исправления в трудовой книжке

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Бумажная трудовая книжка — по-прежнему важный документ, который подтверждает рабочий стаж и трудовой опыт гражданина. Если в книжке обнаруживаются неточности, их надо исправлять, но действовать аккуратно, руководствуясь положениями закона. Расскажем об этом в статье.

На какие правила опираться при исправлении

Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.

Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.

Какие ошибки чаще всего исправляют в трудовых книжках

Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.

Чаще всего встречаются такие ошибки:

• некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
• неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
• неверное название должности;
• описки, грамматические ошибки.

Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.

Как правильно вносить исправления и изменения в трудовую книжку

Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:

• имя, отчество, фамилию;
• день, месяц, год рождения;
• данные о полученном образовании;
• квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
• данные о наградах.

При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.

Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:

1. Внести порядковый номер записи.
2. Указать текущие число, месяц и год.
3. В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
4. В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.

Образец исправления в трудовой книжке 2021:

Исправление записей, сделанных другим работодателем

Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:

1. Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
2. Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.

Исправление неверных дат

Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.

Исправление реквизитов

Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.

Исправление нескольких ошибок одновременно

Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.

Исправления в новой трудовой

Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.

Исправление на титульнике

Это единственное место в трудовой книжке, где допускаются зачеркивания — одной ровной чертой, чтобы текст за ней остался читаемым. Рядом с зачеркнутым текстом или над ним пишут верный вариант, заверяют подписью ответственного лица и печатью.

Обычно это происходит при смене фамилии — тогда слева на внутренней стороне обложки описывают сделанное изменение, указывают реквизиты документа-основания (название, номер и дата), заверяют подписью и печатью. Документом-основанием может быть свидетельство из ЗАГСа или другие официальные бумаги.

Другой случай, когда вносятся исправления на титульнике — обнаружение ошибок в ФИО или датах, которые по невнимательности допустил специалист, заполнявший титульный лист. Если ошибки обнаружил тот же работодатель, который завел книжку — он может завести новую книжку, а испорченный бланк списать. Если ошибки увидели последующие работодатели, возможно оформление дубликата трудовой. В этом случае сведения о предыдущих рабочих местах вносят в документ не по «старой» книжке, а по официальным справкам с прежних мест работы.

Оптимально, если титульник корректирует работодатель, который заводил трудовую книжку — ведь только он точно знает, на чье имя заполнялся документ. Это поможет избежать казуса с присвоением чужой трудовой книжки. Если работодателя уже нет, работник может через суд подтвердить принадлежность книжки себе.

Если владелец книжки получил новую специальность или новое образование, в соответствующей строке ставят запятую и добавляют нужные сведения. Ссылка на документ-основание в этом случае не нужна.

Исправление данных о наградах

Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.

Исправления в дубликате трудовой

Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.

Исправление орфографических ошибок и описок

Чаще всего ошибки не влияют на корректность информации — например, если перепутаны или пропущены буквы в записи об увольнении. Но если ошибка есть в названии компании, записи о приеме на работу, специальности сотрудника, у него могут быть проблемы при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может не принять текст с опечаткой, тогда работнику придется искать работодателя для исправлений или отстаивать свои права в суде.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Есть ситуации, когда трудовая книжка признается недействительной:

• работодатель, который завел книжку, заполнил ее с ошибками — тогда он заводит новую книжку, а испорченную списывает;
• страницы в книжке склеены или вырваны;
• номер документа смазан или плохо виден;
• в книжку попали записи, которые не имеют отношения к работе гражданина;
• есть зачеркивания или замазывания с помощью «штриха» на страницах помимо титульного листа.

В этом случае придется завести дубликат книжки и перенести в него все верные сведения. Неправильные записи в дубликат не попадают.

С введением электронных трудовых книжек работодателю нужно следить за совпадением сведений в отчетах СЗВ-ТД и бумажной трудовой, если бумажная книжка сотрудника по-прежнему ведется.

Работайте с электронной книжкой, зарплатой, кадровыми документами в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам рассчитает зарплату, больничные, отпускные, напомнит о сроках начисления и выплаты, подготовит платежки и реестр по зарплатному проекту. А еще сформирует отчетность по сотрудникам для отправки через интернет. В системе также есть учет, налоги, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Ошибиться может каждый: исправления в трудовой книжке

Трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж человека. А значит, от правильности его заполнения зависят социальные выплаты. Незнание регламентов или невнимание кадрового специалиста могут иметь серьезные последствия для сотрудника.

Буква закона

Подробно о правилах заполнения трудовых книжек мы говорили в статье «Буква закона: каждая на своем месте». Здесь лишь напомним, что для кадровика основными документами в этом вопросе являются:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Именно они регламентируют, как оформлять трудовую книжку, вносить изменения, в том числе исправлять ошибки. Кроме того, есть ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают более частные случаи.

Софья или София

Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.

Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.

А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.

В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.

Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.

Исправленному верить

В разделе «Сведения о работе» кадровики традиционно допускают ошибки в датах, наименовании должности, названии предприятия. Общий алгоритм исправления неправильных записей выглядит так:

• в графе 1 ставим следующий порядковый номер;
• в графе 2 ― текущую дату;
• в графе 3 пишем: «Запись № __ недействительна. Принят на должность… / Уволен по статье…»;
• в графе 4 снова вписываем дату, затем номер документа, на основании которого и вносится информация в трудовую книжку.

Особого внимания требует ситуация, когда ошибка сделана давно, человек уже успел уволиться и был принят на новое место. Порядок действий остается прежним, корректирующая запись вносится под следующим порядковым номером и с текущей датой.

А вот подтверждающий документ нужно получить у предыдущего работодателя: либо работник самостоятельно запрашивает нужную информацию, либо вы отправляете официальный запрос.

Ответом может быть копия приказа о приеме на работу / увольнении / переводе на другую должность, а также справки и выписки из личного дела и пр. – об этом мы подробно писали в статье «Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам». Помните, исправления можно вносить на основании официальных документов, а свидетельские показания учитываются, только если об этом есть судебное решение.

Найти и доказать

Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.

«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.

Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.