Цели обработки персональных данных в организации

Сбор персональных данных и подготовка документации для их обработки: как избежать типовых нарушений Закона № 152-ФЗ?

Руководитель группы консалтинга Центра информационной безопасности компании “Инфосистемы Джет”

специально для ГАРАНТ.РУ

Последние несколько лет по всему миру наблюдается тенденция к увеличению штрафных санкций за несоответствие требованиям законодательства в области обработки и защиты персональных данных. Например, с 2 декабря 2019 года в России был введен один из самых крупных штрафов в этой сфере – за нарушение требований к локализации баз данных при первичном сборе персональных данных (ч. 8-9 ст. 13.11 КоАП). Его размеры для компаний варьируются от 1 млн до 6 млн руб. за первое нарушение и от 6 млн до 18 млн руб. при повторном. Существенно возросли штрафы и в Евросоюзе, где последние два года действует Общий регламент по защите данных (General Data Protection Regulation, GDPR), который пришел на смену ранее принятой директиве о защите данных. Так, согласно статистике, опубликованной на сайте www.itpro.co.uk, общая сумма штрафов для компаний, работающих на территории ЕС, за несоответствия требованиям GDPR с начала года составила 68 млн евро. Более 66% этой суммы пришлось на компании из Италии, где было зафиксировано 13 случаев нарушения регламента.

Неудивительно, что вопросы выполнения требований в части обработки и защиты персональных данных неизменно остаются одними из самых важных для компаний. В колонке я выделю ключевые нарушения, которые допускаются при обработке персональных данных в России, и поделюсь рекомендациями, как их избежать.


Что нужно знать о сборе персональных данных, чтобы не нарушить закон?

Как правило, основанием для обработки персональных данных служит либо требование законодательства РФ, либо согласие на обработку персональных данных. Как показывают результаты последних проверок Роскомнадзора – основного регулятора в области защиты персональных данных в России, одной из распространенных ошибок компаний является неправильная организация сбора данных. Обычно проверяющие в этой области чаще всего фиксируют следующие типовые нарушения:

  • компании не всегда собирают все необходимые согласия на обработку персональных данных у субъектов персональных данных;
  • объем обрабатываемых персональных данных не соответствует заявленной цели обработки;
  • форма согласия не соответствует требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон № 152-ФЗ).

До начала сбора персональных данных в организации важно определиться с целью их обработки: именно от этого будет зависеть весь процесс обработки персональных данных. Далее для выбранной цели определяется объем собираемых данных и срок их обработки. С решением последнего вопроса поможет Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”. Если же в нем не удастся найти необходимые документы, организация может определить срок обработки самостоятельно.

Самое важное мероприятие в организации сбора данных – это основание их обработки. Если объем персональных данных соответствует требованиям законодательства, в большинстве случаев получать дополнительное согласие не придется. Исключение составляют передача данных сторонним организациям, сбор дополнительных контактных данных для проведения маркетинговых мероприятий и другие случаи, оговоренные в нормативных актах. Если же объем персональных данных не соответствует требованиям законодательства РФ, необходимо получить согласие на обработку данных.

Существует несколько форм согласий: конклюдентное, письменное и иные (в форме галочки, по телефону и т. д.). Самый строгий тип согласия – в письменной форме, в законодательстве даже прописаны все случаи, когда их нужно получать. Среди них, например, обработка биометрических данных (подп. 1 п. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ), специальных категорий персональных данных (п. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ) и т. п. Если же задача организации не попадает в список особых случаев, можно использовать согласие в другой форме.

По моему опыту сопровождения проверок, у каждой формы согласия есть свои плюсы и минусы:

Форма согласия должна соответствовать требованиям ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

Для каждой цели нужно получать отдельное согласие, т.к. в ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ “цель” указана в единственном числе

Требуется сохранять подтверждение получения (например, лог-файл на сайте или запись телефонного звонка в случае обработки персональных данных) и доказывать факт наличия согласия при возникновении инцидента. Данные подтверждения могут храниться в течение длительного периода

Представители Роскомнадзора, как правило, рекомендуют учитывать требования ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

На что еще важно обратить внимание до сбора персональных данных?

  1. В случаях, не установленных законодательством РФ, необходимо получать согласие на передачу данных сторонним организациям. Оно может быть как отдельным, так и встроенным в общее (за исключением случаев, когда требуется согласие в письменной форме).
  2. Когда организация получает данные не напрямую от самого субъекта, нужно либо направить ему уведомление об этом (оно должно соответствовать п. 3 ст. 18 Закона № 152-ФЗ), либо запросить у него согласие на обработку персональных данных. Способ уведомления при этом определяется организацией-оператором обработки данных. Например, это может быть письмо по электронной почте или SMS-сообщение.
  3. При сборе данных нужно использовать базу данных, размещенную на территории РФ.

Подготовка к сбору персональных данных – один из важнейших этапов выстраивания процесса их обработки, а его правильная организация поможет избежать достаточно большого количества ошибок и, как следствие, штрафных санкций со стороны регулятора.

Читайте также:
Отдел технического контроля на предприятии


О чем всегда забывают при подготовке документации?

Еще один широко распространенный и не менее важный вид нарушений связан с документацией в области обработки персональных данных. Дело в том, что для полного соответствия требованиям Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов организациям нужно иметь огромное количество документов, в иерархии которых не просто разобраться. Как показывают результаты проверок Роскомнадзора, компании допускают три основных нарушения в этой области:

  • отсутствует большая часть необходимой документации;
  • документация не актуализируется на постоянной основе (например, при изменениях процессов обработки персональных данных);
  • не заполняются типовые формы документов (перечни, журналы и др.) в соответствии с внутренней документацией организации.

Как же сформировать полный комплект документов, чтобы пройти проверку без нареканий со стороны представителей регулятора? Работа с персональными данными в любой организации начинается с верхнеуровневого документа, определяющего общие требования, то есть политики. При ее разработке полезно изучить рекомендации Рекомендации Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 31 июля 2017 г.

Среди документов второго уровня в иерархии можно выделить следующие:

  1. Положение об обработке персональных данных. Его можно разработать как отдельно для работников и остальных субъектов данных, так и в виде единого документа. Я рекомендую выбирать второй вариант и не забывать, что с документом нужно ознакомить каждого работника под подпись;
  2. Регламент обработки обращений от субъектов персональных данных / Роскомнадзора;
  3. Регламент проведения внутренних проверок в части соблюдения требований Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов в области обработки персональных данных;
  4. Методика оценки вреда субъектам персональных данных. По моей практике, компании крайне редко разрабатывают этот документ, хотя он необходим для успешного прохождения проверки Роскомнадзора;
  5. Иные документы.

Для наглядности иерархическая структура необходимых документов представлена на схеме:

Рис. Иерархическая верхнеуровневая схема документов оператора персональных данных

Список внушительный, не говоря о том, что в этой колонке я не рассматриваю документы по защите персональных данных по требованиям ФСТЭК и ФСБ России. Но и это еще не все: организациям, в которых планируется проверка Роскомнадзора, также следует обратить внимание на подготовку справок по различным вопросам. Например, это может быть информация по обработке данных уволенных работников, справка об обработке биометрических данных и не только. Например, в моей практике был случай, когда компании пришлось подготовить суммарно порядка 200 справок по разным вопросам обработки персональных данных. Так что этот вопрос лучше продумать заранее.


***

При сборе персональных данных важно правильно организовать процесс с самого начала, чтобы в ходе проверок избежать предписаний от Роскомнадзора за такие распространенные нарушения, как отсутствие согласия на форме обратной связи или отсутствие всплывающего баннера в случаях, когда компания использует cookie-файлы посетителей сайта. В настоящий момент планируются изменения в Закон № 152-ФЗ, которые прояснят многие неоднозначные моменты в нормативных требованиях к защите персональных данных. Например, сейчас на рассмотрении в Госдуме находится законопроект 1 , разрешающий получать одно согласие в письменной форме сразу для нескольких целей обработки персональных данных, что не предусмотрено положениями действующего закона. Кроме того, Роскомнадзор планирует разработать методические рекомендации по обезличиванию данных для коммерческих компаний. Сегодня подобный документ действует только для государственных организаций, что вызывает большое количество вопросов со стороны бизнеса. Тем не менее важно понимать, что даже в случае принятия этих поправок к положениям Закона № 152-ФЗ останется немало открытых вопросов, что требует уделять повышенное внимание к выстраиванию процессов обработки Пдн.

1 С текстом законопроекта № 992331-7 “О внесении изменений в Федеральный закон “О персональных данных”” и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.

Персональные данные сотрудников

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения. Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»). Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это следующая информация о лице:

  • Ф. И. О.;
  • пол;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • фотография или видеозапись, которая позволяет установить личность;
  • адрес;
  • семейное положение, информация о детях и родственниках;
  • образование, квалификация, сведения о повышении квалификации;
  • профессия;
  • факты биографии и трудовой деятельности;
  • доходы,сведения о зарплате;
  • деловые и иные личные качества.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

  • анкета, автобиография заполненная при приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
  • личная карточка № Т-2;
  • трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР, СЗВ-ТД);
  • свидетельства о браке, о рождении детей;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • документ об образовании;
  • ИНН;
  • водительское удостоверение;
  • медицинская книжка (если требуется);
  • справка о доходах с прошлого места работы.

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника

Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т. д. Во время обработки соблюдайте требования ст. 5 Закона о персональных данных:

  • у обработки должны быть конкретные и законные цель и основание;
  • нельзя объединять базы данных, которые содержат персональные данные, обрабатываемые в несовместимых целях;
  • обрабатывать можно только те данные, которые соответствуют цели обработки;
  • форма хранения персональных данных должна позволять определять субъекта этих данных, а хранить их можно только в течение необходимого срока, после чего следует обезличить или уничтожить;
  • запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия;
  • персональные сведения передает сам гражданин.
Читайте также:
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора по ТК РФ

Работодатель должен действовать в целях соблюдения законов и других нормативных актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования, продвижении по службе, обеспечения безопасности, контроля работы, сохранности имущества компании. Работодатель имеет право получать персональные данные только у работника, если же их можно получать от третьих лиц, необходимо уведомить работника и получить его письменное согласие.

Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных, поэтому в локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными. Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.

С 1 сентября 2021 года появились требования к согласию на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Оно должно содержать следующую информацию (Приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18):

  • Ф.И.О. субъекта;
  • контактная информация;
  • сведения об операторе (организации, физлице, ИП);
  • сведения об информационных ресурсах оператора, на которых будут раскрыты персональные данные субъекта;
  • цель обработки персональных данных;
  • категории и перечень персональных данных, на обработку которых дано согласие;
  • категории и перечень персональных данных, на обработку которых субъект устанавливает условия и запреты;
  • условия передачи полученных персональных данных;
  • срок действия согласия на обработку.

Это согласие нужно именно работодателю, так как в случае спора он обязан доказать, что имел согласие на обработку. Например, оно точно потребуется при получении данных работника у третьей стороны, при передаче его персональных данных третьим лицам для предупреждения угрозы жизни и здоровью и пр., для обработки специальных категорий данных.

Категории персональных данных

По Методическим рекомендациям Роскомнадзора все категории персональных данных делятся на три:

Персональные данные — любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это Ф.И.О., дата рождения, адрес, номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.

Специальная категория — раса и нация, политические взгляды, религия, состояние здоровья, интимная жизнь.

Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека и позволяют установить его личность.

Хранение и использование данных о персонале

Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ).

Документы по сотрудникам рекомендуется не объединять в личное дело. Так как позиции Роскомнадзора и судов не однозначные — личные дела считают избыточным по отношению к заявленным целям обработки.

Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

  • известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
  • передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
  • доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
  • запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего). Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным. Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.

Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией

В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.

Работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку персональных данных без письменного согласия работника или с нарушением требований к нему будет наложен штраф:

Категория Первое нарушение Повторное нарушение
Гражданин 6 000 – 10 000 рублей 10 000 – 20 000 рублей
Должностное лицо 20 000 – 40 000 рублей 40 000 – 100 000 рублей
ИП 100 000 – 300 000 рублей
Юридическое лицо 30 000 – 150 000 рублей 300 000 – 500 000 рублей

Для работников, имеющих доступ к персональным данным, предусмотрены различные виды ответственности за их разглашение:

  • Кдисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение.
  • К административной ответственности относится штраф: для граждан — 500-1000 рублей, для должностных лиц — 4000-5000 рублей,
  • К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя.
  • Гражданско-правовая ответственность также накладывается за причинение морального вреда гражданину, чьи права были нарушены. На нарушителя может быть наложена обязанность компенсации вреда по ст. 151, 152 ГК РФ.
  • Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное собирание и распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей или в размере зарплаты за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 360 часов, либо исправительные работы на срок до года, либо принудительные работы на срок до двух лет, либо арест до 4 месяцев или лишение свободы на срок до двух лет.

Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.

Автор статьи: Александра Аверьянова

Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.

Новое о персональных данных

Автор: Давыдова Е. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 1 марта 2021 года вступили в силу изменения в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ), касающиеся общедоступных персональных данных (ПД). Сейчас вместо них появились «персональные данные, разрешенные к распространению». О том, что это за данные, все ли сотрудники располагают ими, какие действия осуществлять работодателю в связи с изменениями и как составить согласие на распространение таких ПД, читайте далее.

Общедоступные персональные данные

Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).

На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).

К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).

Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.

К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Общедоступные данные по-новому

С 1 марта 2021 года вместо общедоступных данных появилось понятие «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» – сведения о субъекте, доступ к которым субъект предоставил неограниченному кругу лиц путем дачи согласия на обработку этих ПД, разрешенных им для распространения в порядке, предусмотренном Законом № 152-ФЗ (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

При этом под распространением персональных данных в новой редакции понимаются действия, направленные на их раскрытие неопределенному кругу лиц.

К сведению: в прежней редакции закона распространением назывались действия, направленные на передачу ПД определенному кругу лиц или на ознакомление с ПД неограниченным кругом лиц, в том числе обнародование в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к ПД каким-либо иным способом.

Таким образом, прежде чем разместить для неограниченного круга лиц (на сайте организации, в печатных изданиях, в рекламе и т. д.) персональные данные работника, нужно получить его согласие.

Сколько согласий запрашивать?

В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.

Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.

К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).

В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.

Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.

Обратите внимание: если работник сам раскроет свои личные данные, но не предоставит согласие, доказывать правомерность их распространения придется всем лицам, которые распространили эти сведения. Доказывать это понадобится и в случае, если ПД оказались раскрытыми неопределенному кругу лиц вследствие правонарушения, преступления или обстоятельств непреодолимой силы.

Требования к согласию

Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).

В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.

Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.

Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.

Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.

Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.

Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.

Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.

Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:

в течение трех рабочих дней с момента обращения;

или в срок, указанный в постановлении суда;

или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Положения ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не распространяются на случаи обработки персональных данных органами власти.

К сведению: уведомлять Роскомнадзор о том, что сотрудники дали согласие распространять информацию о них, не нужно (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

Оформление согласия

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, разработаны Роскомнадзором, но не утверждены. Пока шаблон согласия не утвержден, приведем образец с учетом этих требований. Об изменениях будем держать вас в курсе.

Ректору
ФГБОУ ПО «Самарский государственный университет»
Владимирову Владимиру Владимировичу,
адрес местонахождения 123456, Самара, ул. Самарская, д. 1
ОГРН: 1234567890123 ИНН: 1234567890
ОКВЭД: 12.34 ОКПО: 12345678
ОКОГУ: 1234567 ОКОПФ: 12300 ОКФС: 12

От Иванова Ивана Ивановича,
паспорт серии 12 34 № 123456 выдан 12 января 2000 года
ОВД Самарского района г. Самары,
зарегистрированного по адресу 123456, Самара,
ул. Ленина, д. 1, кв. 23.
Адрес электронной почты:
ivanov@yandex.ru
Номер телефона:
+7 (123) 456-78-90

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения

Настоящим я, Иванов Иван Иванович, руководствуясь статьей 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», заявляю о согласии на распространение ФГБОУ ПО «Самарский государственный университет» моих персональных данных с целью размещения информации обо мне на официальном сайте ФГБОУ ПО «Самарский государственный университет» в следующем порядке:

Категория персональных данных

Перечень персональных данных

Разрешаю к распространению (да/нет)

Разрешаю к распространению не-ограниченному кругу лиц (да/нет)

Цели обработки персональных данных в организации

1 марта 2021 года вступили в силу изменения в Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон № 152-ФЗ). Введено новое понятие “персональные данные, разрешенные для распространения”. Речь идет о распространении персональных данных неограниченному кругу лиц. Этот новый термин, по сути, пришел на смену прежнему – “общедоступные персональные данные”. Судя по пояснительной записке к законопроекту, главная цель поправок – ограничить неконтролируемое использование персданных, размещенных на сайтах и в других открытых источниках. Получив персональные данные, оператор не вправе распространять их, как это было раньше. В связи с этим для обработки персональных данных, разрешенных для распространения, нужно получать отдельное согласие лица, предоставившего такие данные. Далее по тексту под оператором персональных данных (также далее – оператор, оператор персданных) будет подразумеваться лицо, которое обрабатывает персональные данные. Под субъектом персональных данных (далее – субъект персданных, гражданин) понимается физическое лицо, к которому прямо или косвенно относятся персональные данные, обрабатываемые оператором.

Рассмотрим новые правила работы с персданными подробнее.

Для распространения данных нужно получить новое согласие

Прежде оператор персональных данных мог обрабатывать и распространять (публиковать или передавать третьим лицам) персональные данные физлица-работника, получив от него только один документ – письменное согласие на обработку его персданных. Теперь этого недостаточно. Если оператор хочет распространять данные (например, разместить их на сайте компании), ему придется получить не только согласие на обработку, но и новый документ – согласие на распространение персональных данных (далее – согласие на распространение). Этому посвящена новая статья 10.1 Закона о персональных данных № 152-ФЗ.

Если физлицо подписало согласие на обработку персональных данных, но не дало своего согласия на их распространение, оператор может их обрабатывать (хранить, уточнять, использовать и т. д.), но не имеет права передавать их кому-либо еще (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Это не касается передачи персональных данных государственным структурам, то есть военкомату, ФНС, ФСС, полиции, следственным органам и т. д. Персональные данные физического лица можно передавать им без его согласия (п. 2 – 11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Молчание или бездействие субъекта персданных ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на распространение его персональных данных (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Согласие на распространение может быть предоставлено оператору персональных данных (п. 6 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ):

  • например, непосредственно на бумаге с личной подписью (это можно сделать уже сейчас);
  • через информационную систему Роскомнадзора (эта возможность будет реализована только с 1 июля 2021 года).

Уведомлять Роскомнадзор о намерении начать обработку персональных данных, разрешенных для распространения, не нужно (пп. 4 п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

Содержание согласия на распространение персональных данных

Требования к содержанию нового согласия на распространение персональных данных устанавливаются Роскомнадзором (п. 9 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). На данный момент документ еще не утвержден, он находится на этапе общественного обсуждения, а текст проекта доступен на портале проектов нормативных актов.

Из текста проекта следует, что новое согласие на распространение персданных должно содержать:

  • Ф. И. О. субъекта персональных данных;
  • контактную информацию субъекта персональных данных (телефон, электронная почта или почтовый адрес);
  • наименование или Ф. И. О. и адрес оператора, получающего согласие;
  • цель обработки персональных данных;
  • категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие или обработка которых запрещена;
  • условия разрешения и запрета обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие;
  • сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых они будут предоставлены неограниченному кругу лиц (например, адрес сайта).

Субъект персональных данных наделен правом самостоятельно выбирать, какие именно персональные данные и на каких условиях может распространять оператор, получивший к ним доступ. Это правило закреплено в п. 9 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Например, он может разрешить опубликовать только его фото и Ф. И. О., а дату рождения запретить публиковать. Либо он может разрешить передачу персональных данных третьим лицам, но только при условии, что они являются сотрудниками той же компании, в которой работает он сам.

Установленные субъектом персональных данных запреты и условия их обработки не действуют, когда их обработка осуществляется в государственных, общественных или иных публичных интересах (п. 11 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Например, несмотря на запрет, оператор может передать персональные данные в налоговую, ПФР, военкомат, полицию, следственный комитет и т. д.

Если в согласии прямо не указано, что субъект персональных данных не установил запреты и условия обработки персданных, их не следует передавать неограниченному кругу лиц (ч. 5 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Нельзя распространять общедоступные персональные данные без согласия

Если субъект персональных данных самостоятельно разместил в общедоступном месте (например, в соцсетях) свои персональные данные, взять их оттуда для дальнейшей обработки и распространения не получится. Дело в том, что теперь это прямо запрещено законом. Каждое лицо, обрабатывающее или распространяющее размещенные самим субъектом персональные данные, должно доказать законность их обработки. Таким образом, даже в этом случае понадобится письменное согласие субъекта персданных на обработку и/или распространение его персональных данных (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Раньше такие персональные данные считались общедоступными, не нужно было получать дополнительное согласие на их распространение.

Третьи лица должны быть оповещены о запретах и условиях обработки персональных данных

Получив согласие на распространение персональных данных, содержащее условия или запреты на их обработку, оператор должен опубликовать информацию о таких условиях или запретах. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней (п. 10 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Где именно должна быть опубликована такая информация, в законе не уточняется, однако логично предположить, что она должна быть доступна в том же месте, где опубликованы персональные данные (например, на той же веб-странице, на которой размещены фото и Ф. И. О. гражданина).

Субъект может отозвать согласие на распространение персональных данных

Оператор персональных данных обязан прекратить распространение (передачу, предоставление, доступ) персональных данных по требованию субъекта персданных. Для этого гражданин должен написать заявление об отзыве согласия на их распространение. В таком заявлении должны быть указаны (п. 12 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ):

  • Ф. И. О.;
  • контакты (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес);
  • перечень персональных данных, обработка которых должна быть прекращена.

Прекратить распространение нужно в течение трех рабочих дней с момента получения заявления. В противном случае субъект персональных данных вправе обратиться в суд с этим же требованием (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Работодателям придется соблюдать новые правила в полном объеме

Все перечисленные выше новые правила обработки персональных данных полностью распространяются на процесс обработки персональных данных работников работодателями. Это означает, что для распространения персональных данных работников (например, для размещения их на сайте работодателя) при приеме на работу или после заключения трудового договора придется брать с работника дополнительное согласие на распространение его персональных данных. В противном случае персональные данные работника можно будет передать только при наличии условий, когда согласие работника на их передачу не требуется. Подробнее об этом читайте здесь.

Что касается передачи персональных данных работника в банк с целью оформления зарплатной карты, полагаем, что передавать такие сведения в банк без согласия работника можно только в исключительных случаях, а именно:

  • когда договор заключается непосредственно между банком и работником;
  • когда у работодателя есть доверенность на представление интересов работника в банке;
  • когда выплата зарплат на банковскую карту работника предусмотрена коллективным договором.
Нужно ли переоформлять согласие на обработку персональных данных, полученное до 1 марта 2021 года?

В законе нет норм, которые обязывали бы операторов персданных переоформлять полученные ранее согласия на обработку их персональных данных, оформленных по старым правилам. Но рекомендуется это сделать во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов. Если нужно передать персональные данные другим лицам или опубликовать их в открытом доступе, целесообразно оформить согласие на их распространение с учетом перечисленных выше правил. Сделать это следует еще и потому, что с 27 марта 2021 года вдвое увеличены штрафы за нарушение законодательства о защите персональных данных. Подробнее об этом читайте здесь.

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Обработка и защита персональных данных в организациях

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (Закон о ПДн) защищает личную информацию от неправомерного разглашения.

Персональные данные — любая информация, которая позволяет опознать конкретную личность: данные паспорта, имя, номер телефона, результат измерения температуры тепловизором, фотография и даже свидетельство о смерти.

Перечень таких данных — открытый. Это означает, что любые сведения, позволяющие идентифицировать человека, можно отнести к ПДн.

Обеспечить неприкосновенность персональных данных должен каждый оператор: госструктуры, организации всех форм собственности и физлица (статья 19 Федерального закона о персональных данных N 152-ФЗ).

Операторы — государственные и муниципальные органы, любые компании, физические лица, которые собирают личную информацию и осуществляют иные операции по их обработке.

На практике требования Закона о ПДн касается каждой компании, в которой трудятся наёмные работники или используется работа call-центров, ведётся любая деятельность с использованием личной информации.

За работой операторов надзирает несколько ведомств:

  1. Роскомнадзор.
  2. Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).
  3. ФСБ России.
  4. Прокуратура Российской Федерации.

Категории персональных данных

Персональные данные делятся на категории:

  • общая;
  • специальная;
  • биометрические данные;
  • обезличенные.

Общая категория. Информация, на основе которой можно опознать определённую личность: фамилия, дата и место рождения, пол, образование, материальное положение и др.

Этот перечень открытый.

Специальная категория. Некоторые данные обрабатывать запрещено: о расе, национальности, религии, состоянии здоровья.

Обработка специальных сведений возможна в исключительных ситуациях (для защиты жизненно важных интересов субъекта персональных данных и других лиц) с письменного согласия.

Биометрия. Позволяет идентифицировать человека по физическим особенностям организма, когда оператор использует их для аутентификации:

  • отпечатки пальцев;
  • ДНК;
  • сканирование сетчатки;
  • распознавание радужки.

Биометрию можно использовать только при наличии письменного согласия кроме некоторых случаев (для исполнения международных договоров, в интересах правосудия и т. п.).

Обезличенные. Информация обезличивается при обработке, в результате которой становится невозможно соотнести данные с определённым человеком.

Как обрабатывать ПДн

Единственный способ избежать претензий Роскомнадзора и внушительных штрафов, которые могут достигать 18 млн р. — правильно организовать защиту и обработку личной информации.

Обработка персональных данных — любые действия с информацией о личности, выполняемые как с применением средств автоматизации, так и без них: сбор, систематизация, обезличивание, иные операции.

Чтобы не нарушить законодательство, компании следует придерживаться ряда правил.

  1. Уведомить Роскомнадзор перед тем, как приступить к обработке. Уведомлять не надо при операциях с конфиденциальными данными:
    • сотрудников фирмы;
    • при заключении договоров;
    • в ряде других случаев (ч. 2 ст. 22 ФЗ N 152-ФЗ).
  2. Разработать политику компании по обработке данных и разместить её в открытом доступе: на сайте или на видном месте в офисе (если сайта нет).
  3. Определить цели работы с личными данными и работать с ними строго с заявленными целями.
  4. Обрабатывать данные с применением баз данных, которые расположены на территории РФ.
  5. Принять локальные акты, которые определяют правила проведения операции с личными данными. Законодательство не содержит перечень документов, которые обязана иметь компания.

Руководитель должен самостоятельно решить, какие локальные акты необходимо принять для данной компании, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

  • регламент обработки данных;
  • правила компании по подбору персонала;
  • введение пропускного режима;
  • перечень мест хранения данных;
  • регламент уточнения, уничтожения ПДн.
  • Назначить лицо, которое отвечает за вопросы безопасности обработки ПДн.
  • Утвердить перечень сотрудников, которые допущены к работе с информацией.
  • Организация защиты персональных данных

    Для защиты персональных данных применяют различные возможности:

      Технические. Заключаются в программе мероприятий по защите ПО от несанкционированного доступа.

    Чтобы защитить ПО, требуется привлечь IT-специалистов, смоделировать угрозы, определить степень защищённости ПДн и обеспечить безопасность.

  • Физические. Это ограничение доступа к ПДн посторонних лиц в виде допуска к работе с информацией только определённых сотрудников; внедрения пропускного режима; организации мест хранения данных и иные.
  • Организационные и юридические. Предполагают разработку и внедрение компанией политики обработки персональных данных, положения о защите данных, издание приказов о назначении ответственного, осуществление контрольных мероприятий.
  • Чем грозит невыполнение требований по обработке персональных данных

    За нарушение законодательства предусмотрен полный спектр юридической ответственности:

    • дисциплинарная — за неправомерную обработку данных работником компании;
    • гражданско-правовая — в виде возмещения убытков, компенсации морального вреда;
    • административная — когда это предусмотрено Кодексом об административных правонарушениях;
    • уголовная — за причинение вреда наиболее охраняемым общественным интересам.

    Наиболее частое наказание — назначение административного штрафа.

    Статья 13.11 КоАП РФ устанавливает девять составов правонарушений, в числе которых ответственность за обработку данных, когда это не предусмотрено законом; с отступлением от заявленных компанией целей и другие неправомерные действия.

    За виновные действия предусмотрено наказание, минимальный и максимальный размер которого приведён в таблице.

    Размер штрафа Граждане Должностные лица Юрлица и индивидуальные предприниматели
    Минимальный Предупреждение или Штраф 1 – 3 тыс. р. Штраф 5 – 10 тыс. р. Штраф 30 – 50 тыс. р.
    Максимальный Штраф 30 – 50 тыс.р. Штраф 100 – 200 тыс. р. Штраф 1 – 6 млн р.
    За повторное нарушение Штраф 50 – 100 тыс. р. Штраф 500 – 800 тыс. р. Штраф 6 – 18 млн р.

    Основные нормативные документы, касающиеся обработки персональных данных

    Основная трудность, с которой сталкиваются компании при организации защиты персональной информации, заключается в том, что требования к обработке ПДн установлены не только федеральными законами, но и во множестве ведомственных подзаконных нормативных актов.

    Принципы защиты персональной информации, требования к операторам и правила обработки установлены в:

    Конвенция устанавливает основные принципы и обязанности каждого государства – участника Конвенции, обеспечить соблюдение основных прав и свобод человека и неприкосновенность частной жизни.

    Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета от 27 апреля 2016 г. о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46 / EC.

    Больше известен как GDPR – General Data Protection Regulation. Актуален для компаний, которые ведут деятельность с участием европейских партнёров.

    Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

    ФЗ даёт определение понятий, устанавливает принципы и условия обработки ПДн, права субъектов, личные данные которых обрабатываются, обязанности операторов, определяет уполномоченный орган и устанавливает ответственность за нарушения.

  • Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. ФЗ № 149-ФЗ определяет право на доступ к информации, условия ограничения доступа, требования к защите информации, ответственность за разглашение информации ограниченного доступа.
  • ТК РФ, Глава 14 — применительно к защите персональных сведений работников организации.
  • Указе Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 “Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера”.

    Указ перечисляет общие критерии, по которым информацию можно отнести к персональным данным.

    Постановлении Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 “Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных”.

    Постановление определяет уровни защищённости информации и раскрывает содержание мер, которые обеспечивают безопасную обработку конфиденциальных данных.

    Приказ устанавливает правила обезличивания информации.

    Приказом утверждён перечень организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн.

    Кроме того, положения о защите конфиденциальной информации установлены в других федеральных законах; регламентах, приказах, инструкциях министерств и ведомств.

    Назначение ответственных за организацию защиты данных

    Оператор должен назначить ответственного за операции с конфиденциальными данными.

    Ответственное лицо обязано:

    • контролировать соблюдение законодательства в сфере защиты ПДн оператором и работниками;
    • информировать работников о правилах обработки конфиденциальных данных;
    • вести приём и обработку обращений субъектов ПДн.

    В российских организациях, которые ведут деятельность в странах ЕС, должен быть назначен ответственный по защите данных — DPO.

    Ответственным лицом может быть назначен сотрудник — руководитель компании, юротдела, других подразделений, либо стороннее лицо — независимый эксперт или фирма.

    Порядок оформления доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных

    Во время проверок контролирующие органы уделяют внимание документам, которые регулируют политику компании по обработке ПДн, достаточности мер защиты от неправомерного использования информации, правилам доступа к конфиденциальной информации.

    Поэтому компания должна правильно оформить лицо, ответственное за обработку данных:

    1. Издать приказ о назначении ответственного лица и ознакомить с приказом сотрудника под подпись.
    2. Внести соответствующие дополнения в должностную инструкцию и (или) трудовой договор.
    3. Если до назначения сотрудника за безопасность ПДн отвечали другие работники, издать приказ и снять с них ответственность за организацию обработки информации. При этом обязанность работников не разглашать данные необходимо сохранить.
    4. Составить перечень работников, которые допущены к обработке данных и утвердить перечень приказом.
    5. Со всеми приказами работники должны быть ознакомлены под подпись.

    Вывод

    С каждым годом контроль по стороны Роскомнадзора становится всё жёстче, а ответственность операторов — выше:

    Период Выписано протоколов Сумма штрафов
    2018 г. 156 437 тыс. рублей.
    2019 г. 215 1 млн 99 тыс. рублей

    Из таблицы видно, что в 2019 году привлечение к административной ответственности выросло на 22 % по сравнению с предыдущим годом.

    В 2020 году ситуация обострилась: ответственность за некорректную обработку персональных данных ужесточилась. Более того, индивидуальных предпринимателей по объёму ответственности приравняли к юридическим лицам.

    Только строгое следование требованиям закона при обработке конфиденциальной информации позволит избежать нарушений и привлечения к ответственности.

    Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки

    • Зачем нужен отчет о командировке
    • Сведения в отчете о командировке: цели поездки
    • Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
    • Отчет о командировке: прочие сведения
    • Применение отчета Т-10а: нюансы
    • Проверка и организация хранения отчета: нюансы
    • Где можно скачать образец отчета по командировке
    • Итоги

    Зачем нужен отчет о командировке

    В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.

    В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.

    Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.

    В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.

    Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.

    Сведения в отчете о командировке: цели поездки

    Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.

    Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.

    Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».

    Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.

    Если говорить об определенной детализации целей командировки – примеры их формулирования могут звучать так:

    • подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
    • участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
    • внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2020;
    • участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.

    Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.

    Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.

    Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок

    Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:

    1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

    «По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2020. Копия договора прилагается к настоящему отчету».

    2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

    «Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».

    3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:

    «Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2019 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».

    4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:

    «Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2020».

    В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.

    Отчет о командировке: прочие сведения

    В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:

    1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).

    2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);

    3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.

    4. Сведений о поездке:

    • места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
    • даты начала и окончания командировки;
    • длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
    • документа — основания направления работника в командировку.
    • командированным работником;
    • его непосредственным руководителем;
    • директором фирмы-работодателя.

    В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».

    Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:

    • факт невыполнения служебного задания;
    • адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.

    Докладная записка при этом обычно направляется директору.

    Применение отчета Т-10а: нюансы

    Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:

    1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.

    2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.

    Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.

    3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.

    4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).

    5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.

    Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.

    Проверка и организация хранения отчета: нюансы

    Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?

    Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.

    Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.

    Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.

    Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236).

    Подробнее о сроках хранения документов мы рассказывали в материале «С 18 февраля 2020 года меняются сроки хранения документов по налогам и кадрам».

    Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 236, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

    Где можно скачать образец отчета по командировке

    Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

    Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.

    Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.

    Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).

    Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).

    Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье «Авансовый отчет по командировке — образец».

    Итоги

    Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).

    Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

    Как правильно сформулировать цель командировки в плане

    Служебной командировкой является выезд сотрудника на определенный период для исполнения задач служебного характера, установленных руководителем, в местности, удаленной от рабочего места. Длительность командировки устанавливает работодатель, учитывая сложность поставленной цели.

    Наниматель процессуально сопровождает многие ситуации, имеющиеся в трудовых взаимоотношениях, и выезды для выполнения определенного функционала не являются исключением.

    Что такое цель командировки

    Цели поездок работников, занимающих различные должности, будут отличаться: задачи инженера и бухгалтера определенно не могут быть одинаковыми. Цель командировки в командировочном удостоверении и примеры ее оформления, приведенные далее, помогут правильно составить документы, связанные с выездом.

    Законодательство РФ регулирует вопросы, связанные со служебными выездами, в таких нормативных актах, как:

    • ТК РФ, глава 24, в частности, статья 166, определяющая правовую регулировку проблем, относящихся к тематике;
    • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, устанавливающее подробно алгоритм направления в командировки и определение их результативности;
    • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, содержащее формы приказов по направлению в командировки.

    Задание составляется в соответствии с производственными потребностями. Правильные формулировки дадут возможность работодателю не рисковать тогда, когда поставленная цель не достигнута. Например, задание «подписать соглашение о взаимодействии» звучит ясно, а вот «оценить возможность подписать соглашение о взаимодействии» может иметь отрицательный результат, а цель будет достигнута.

    Таким образом, цель поездки — это четкий детальный перечень задач, подлежащих исполнению работником, направляемым по решению работодателя для выполнения конкретных функций вне места нахождения нанимателя.

    Обязательна ли цель командировки

    С 2015 года внесены поправки в Постановление 749, по которым законодатель впрямую не определил в качестве обязанности работодателя установку целей поездки. Это значит, что руководитель может не ломать голову над формулировками служебного задания с указанием целей выезда, и задача типа «направляю разобраться» может быть дана в устной форме. Соответственно, отменено командировочное удостоверение.

    В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет). Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.

    Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.

    Как сформулировать цель

    Чтобы наниматель мог правильно оформить расходные документы по рабочей поездке, важно корректно сформулировать цель. Полученное во время выезда сотрудником задание следует выполнить в полном объеме (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Постановления № 749).

    Цели поездок можно условно распределить на две группы:

    1. Общие (способствуют развитию деятельности учреждения).
    2. Специальные (характеризуют потребности учреждения в конкретный период, например, провести переговоры).

    Цель командировки и примеры:

    • провести переговоры с инвестором;
    • представить интересы предприятия в судебном заседании;
    • проверить деятельность обособленного подразделения учреждения.

    Кто решает, достигнута цель или нет

    Работодатель вправе самостоятельно разработать формы отчетных документов о выполнении целей поездки, так как ТК РФ не обязывает работника предоставлять сведения о выполненной в поездке работе.

    Однако руководитель, в соответствии со ст. 8, 22 ТК РФ, вправе разработать локальный акт, обязывающий сотрудников, возвращающихся из поездок, формировать отчеты о результатах. Решая проблему, учреждение может как создать формы собственных документов, так и применить действующие унифицированные формы из Постановления от 05.01.2004 № 1.

    Используя имеющиеся шаблоны (форму Т-10а), руководитель подразделения, направлявшего сотрудника, вносит запись о результативности выполнения задания (исполнено в полном объеме или не исполнено). В последнем случае сотрудник поясняет работодателю, что послужило препятствием к выполнению задач.

    В каких документах и как написать

    В соответствии со ст. 166 ТК РФ, рабочая поездка проводится в соответствии с точными заданиями работодателя. Основанием для выезда сотрудника является решение нанимателя, а вот его форма определяется руководителем учреждения самостоятельно.

    Наличие формулировок о цели предусмотрено в юридически значимых документах — приказе о командировании, командировочном удостоверении (если их оформление определено локальными актами организации).

  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: