Сроки хранения кадровых документов для организаций

Храним документы с учетом новых сроков

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

В каком порядке применять новые сроки?

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368″старого” Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году

Хозяйственная деятельность всех категорий организаций, даже небольших, предполагает ежедневное создание документов. В средних и крупных компаниях ежедневный документооборот составляет десятки или сотни официальных писем, приказов, первичных документов, отчетности. В связи с чем, и возникают вопросы относительно правильного хранения документов. Из этой статьи вы узнаете, сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, правила составления номенклатуры дел и ответственность за нарушение порядка хранения.

Кто отвечает за определение сроков хранения документов

В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.

В этот перечень входят следующие категории документов:

  • типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
  • типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.

Сроки хранения также установлены и в других законодательных актах. В Налоговом кодексе указан минимальный срок хранения налоговых документов, в Законе о бухгалтерском учете – бухгалтерских. На акционерные общества также распространяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением № 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Обратите внимание. Согласно Федеральному закону №125, документы должны быть включены в состав архивного фонда независимо от разновидности носителя и способа их создания. Поэтому организация должна обеспечить сохранность всех типов документов – в электронной форме и на бумажных носителях. При этом срок сохранности документов, в большинстве случав, не зависит от используемого носителя. Документы в электронной форме с юридической значимостью можно хранить, не распечатывая.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Читайте также:
Увольнение при ликвидации предприятия – пошаговая инструкция, выплаты, ТК РФ

Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.

Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов

В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:

  • приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
  • докладные записки;
  • справки;
  • заявления;
  • дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.

Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.

Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:

  • об утверждении структуры организации;
  • о создании подразделений;
  • о вступлении в должность;
  • о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
  • о досрочном сложении полномочий;
  • об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
  • о назначении ответственных лиц.

Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

  • платежные ведомости и документы к ним;
  • расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

  • получение доходов;
  • осуществление расходов;
  • удержание налогов.

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

  • для составления отчетности;
  • для исчисления и уплаты налогов;
  • для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.

Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

Читайте также:
Отстранение от должности руководителя организации

В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.

Порядок перехода на новую номенклатуру

Номенклатура дел понадобится для организации текущего процесса делопроизводства и последующей передачи документов на хранение. В систематизированном перечне заголовков дел, которые оформляются в делопроизводстве в течение года, указываются сроки их хранения. Этот перечень потребуется для правильного составления документов, организации их учета/сохранности, а также быстрого поиска.

В номенклатуре должны отражаться все направления работы и функции индивидуального предпринимателя или организации. В противном случае в делопроизводстве будут появляться документы, которые не входят в номенклатуру. А это может привести к нарушению порядка хранения и утрате документов.

Приказом Минкультуры утверждена форма номенклатуры дел. Переход на новую номенклатуру может выполняться с учетом следующих нюансов:

  • необходимо ввести нумерацию структурных подразделений;
  • номера потребуются для формирования индекса дел, по причине включения порядкового номера дел, а также номера структурного подразделения.

В качестве справки. Допускается введение сложных индексов, которые состоят из группы цифр, отделенных дефисом при многоуровневой внутренней структуре организации. Это могут быть отдельные номера, присвоенные департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела. На втором этапе перехода на новую номенклатуру должны разрабатываться правила формирования заголовков дел. В заголовке необходимо отражать основное содержание и состав документации дела. Запрещается использование таких наименований как «переписка» или «документы». Должна быть конкретизация:

  • «корреспонденция с ИФНС»;
  • «документы по приему на работу».

Обратите внимание. В заголовке запрещено использовать также конкретные формулировки – «Общая корреспонденция», «Разное», «Входящие документы».

На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения. С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:

  • все документы относятся к делам постоянного или временного хранения;
  • разделение дел по конкретным периодам выполняется на следующем этапе ответственными за ведение дел в компании сотрудниками.

Полезная информация. Стандартом Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установлены правила включения электронных документов в номенклатуру. Согласно ГОСТу электронное дело представляет собой электронный документ или их совокупность, которые формируются в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела входят в общую с делами номенклатуру на бумажном носителе. На добавление в общую номенклатуру электронных документов распространяются правила, которые используются в отношении бумажной документации.

Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации

Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.

Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

  • договора;
  • акты;
  • платежки.

Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:

  • если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
  • если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.

Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:

  • для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
  • от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.

Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:

  • от 2,5 до 5 тыс. рублей для должностных лиц;
  • от 200 до 300 тыс. рублей для организации.

При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:

  • 1-2 тыс. рублей для должностных лиц;
  • 10-20 тыс. рублей для юридических лиц.

Таблица сроков с изменениями в 2021 году

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

Сроки хранения документов по учету и налогам

Ответы на вопросы о сроках хранения документов нужно искать в нескольких документах сразу: в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, в Налоговом кодексе и в Приказе Росархива.

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.

Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.

Читайте также:
Театральные профессии: список и описание

Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.

Сроки хранения документов в 2021 году
Документ Срок хранения Основание
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Первичные учетные документы 5 лет
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Кассовые документы и книги
Банковские документы
Корешки чековых книжек
Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
Авансовые отчеты
Переписка с банком
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями 5 лет Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики 5 лет П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним Годовая – постоянно
Промежуточная – 5 лет
П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ 5 лет П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом 5 лет П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
П.8 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы 5 лет П.8 ст. 23 НК РФ
Ст. 29 закона № 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. 5 лет
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки 10 лет
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
если делопроизводство закончено до конца 2002 года 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Счета-фактуры 5 лет П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним 4 года с момента последней записи Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК РФ
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ
Положения об оплате труда и премировании работников 5 лет П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Делопроизводство закончено до конца 2002 года 75 лет П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 50 лет
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет – то 50 (75) лет. П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Исполнительные листы 5 лет П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Табели учета рабочего времени 5 лет П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи 5 лет П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 5 лет П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных Постоянно П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила внутреннего трудового распорядка 1 год П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных Постоянно П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Согласие на обработку персональных данных 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявки о потребности в иностранцах 1 год П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о направлении в командировку 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков 5 лет П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей 5 лет П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров 3 года П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после – 50 лет П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу.
П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела и личные карточки работников П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Уведомления, предупреждения работников 3 года П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки 50 (75) лет П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА
Документы о переоценке основных фондов и амортизации 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о списании основных средств 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс 5 лет после выбытия имущества П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН 5 лет П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов 10 лет П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
по месту утверждения 5 лет П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
по месту разработки постоянно
Отчеты о выполнении планов ФХД
годовые постоянно П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
квартальные 5 лет
месячные 1 год
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий 5 лет П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор дарения (пожертвования) имущества До ликвидации организации П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы по залогу недвижимости 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу 15 лет; 10 лет П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

Порядок действий

Н овый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1 вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:

  1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г. 2 ;
  2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2020 год), выявить все изменения сроков;
  3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
    • для разработки новой номенклатуры на 2020 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
    • для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
  4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

Новый Перечень обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов. Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы необходимо сделать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?

Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел, в т.ч. в кадровой части, является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.

Руководствуясь п. 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, далее – Правила делопроизводства) и п. 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), можно сделать вывод, что переработка номенклатуры не обязательна. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.

А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.

Так, например, Правила делопроизводства не определяют порядок действий по внесению изменений в номенклатуру дел при изменении сроков хранения, однако общий порядок внесения изменений в номенклатуру дел установлен п. 6.16 и 6.17. Там указано, что внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.

При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел, в т.ч. в части кадровых документов (при необходимости). Их можно:

  • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
  • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 3 ) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.

Обратите внимание, что, например, вступившие в силу Правила делопроизводства предусматривают, что организация имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Сама по себе работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем отделу кадров инициировать оформление ее этапов и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд в целом и утверждает сводную номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению. И начать можно с кадровой части, показав руководству важность правильной организации работы с документами по личному составу и определения сроков их хранения в соответствии с последними новшествами.

В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу 4 ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если до вступления в силу нового Перечня вы еще не успели утвердить описи дел отдела кадров и акты о выделении к уничтожению документов по личному составу и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение) ответственных за кадровое делопроизводство в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах и пр.) – при наличии таковых, чтобы:

  • до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
  • после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в отделе кадров будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел в кадровой части. В зависимости от общего объема работ руководитель организации принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые организации необходимо будет подготовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г. Вы сможете предложить их руководству как готовые к использованию образцы документов, подготовленные специалистами в области делопроизводства и проверенные юристами.

Если вносить изменения в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 г.

Для организации работы в своей части отделу кадров необходимо продумать мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности среди прочих мероприятий (см. Пример 1).

Пример 1. Первый приказ, запускающий работу в организации в связи с вступлением в силу нового Перечня

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа

Согласно Википедии:

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Когда и за какие годы подавать документы на имущественный вычет при покупке жилья?

Когда нужно обращаться в налоговые органы для получения имущественного вычета? За какие годы заполнять декларации 3-НДФЛ для возврата налога после покупки жилья? Если ли у налогового вычета срок давности? Ниже остановимся на этих вопросах.

Нельзя вернуть налог за годы, предшествующие году возникновения права на вычет

Согласно Налоговому Кодексу РФ (пп.6 п.3. ст.220) право на имущественный вычет возникает:

  • при покупке по договору купли-продажи – в год регистрации права собственности согласно выписке из ЕГРН (свидетельству о регистрации права собственности);
  • при покупке по договору долевого участия – в год получения Акта приема-передачи квартиры.

Вернуть налог (получить вычет) можно только за календарный год, в котором возникло право на него, и за последующие годы. Вернуть налог за годы, предшествующие году возникновения права на вычет, – нельзя.

Заметка: более подробную информацию о моменте возникновения права на вычет Вы можете найти в статье «Когда возникает право налогового вычета при покупке жилья?»

Пример: В 2017 году Матанцева Г.С. заключила договор долевого участия на строительство квартиры. В 2020 году дом был достроен, и она получила Акт приема-передачи квартиры. Значит, право на вычет у Матанцевой Г.С. возникло в 2020 году. По окончании 2020 года (в 2021 году) она может подать документы на возврат налога за 2020 год.

Если вычет при этом не будет полностью использован (уплаченного налога не хватит, чтобы полностью получить вычет), то она продолжит получать его в последующие годы. Вернуть налог за более ранние периоды (за 2019, 2018 и т.п.) Матанцева Г.С. не может.

Пример: В 2019 году Борисов А.А. купил квартиру по договору купли-продажи. Свидетельство о регистрации права собственности получено в этом же году. Значит, право на имущественный вычет у Борисова А.А. возникло в 2019 году. Соответственно, сейчас (в 2021 году) Борисов А.А. может подать документы в налоговый орган на возврат налога за 2019 и 2020 годы.

Подать документы за 2021 год можно только по его окончании. Если вычет при этом не будет полностью использован (уплаченного налога не хватит, чтобы полностью получить вычет), то он продолжит получать его в последующие годы.

Получить вычет (вернуть налог) за более ранние периоды, например, за 2018 и 2017 годы, Борисов А.А. не может, так как в эти годы право на вычет еще не возникло.

Единственным исключением из этого правила является перенос вычета пенсионером. Пенсионеры имеют право перенести вычет на три года, предшествующих году возникновения права на него. Эта ситуация подробно рассмотрена в статье «Получение вычета при покупке квартиры пенсионером».

Подать документы на возврат налога за календарный год можно только по его окончании

Декларация 3-НДФЛ на возврат налога всегда подается за целый календарный год вне зависимости от того, в каком месяце куплено жилье и в какие месяцы были уплачены налоги. При этом подать декларацию за календарный год можно только по его окончании (п.7 ст.220 НК РФ). Подать декларацию на возврат налога за календарный год до его окончания нельзя.

Пример: Титаренко Е.С. купил квартиру в январе 2021 года. В феврале 2021 года он уволился с работы. Других доходов в 2021 году у Титаренко Е.С. не предполагается. После увольнения Титаренко Е.С. захотел сразу подать налоговую декларацию и в связи с вычетом вернуть налог, уплаченный в январе-феврале 2021 года.

Однако сделать этого Титаренко Е.С. не может, так как ему необходимо дождаться окончания 2021 года, и только потом подать в налоговую инспекцию декларацию 3-НДФЛ за 2021 год.

Заметка: Вы можете воспользоваться возможностью получить вычет через работодателя не дожидаясь окончания календарного года. Подробнее в нашей статье «Получение имущественного вычета через работодателя».

Налоговый вычет не имеет срока давности

Налоговое законодательство не содержит ограничений по сроку получения имущественного вычета, поэтому право на вычет при покупке жилья не имеет срока давности . Заявить вычет можно и через 10 лет, и через 20 лет после покупки жилья.

Пример: В 2003 году Дегтярев М.О. купил квартиру. В 2021 году он узнал об имущественном вычете, подал в налоговую инспекцию соответствующие документы и получил вычет.

Пример: В 2020 году Калачева Э.З. купила квартиру, но с начала года она находится в декретном отпуске по уходу за детьми и планирует находится в нем ближайшие 6 лет. Соответственно, на текущий момент Калачева Э.З. вычет получить не может (так как не работает и не платит налог на доходы). После того, как она в 2026 году вновь выйдет на работу и начнет платить налоги, она сможет воспользоваться своим правом на имущественный вычет.

Несмотря на то, что срока давности для получения имущественного вычета нет, помните, что вернуть налог можно только за 3 предыдущие года Подробнее об этом в следующем пункте.

Возврат налога ограничен тремя последними годами

Как мы сказали выше, срока давности для получения вычета при покупке жилья нет, но согласно п.7 ст.78 НК РФ вернуть уплаченный налог можно только за предыдущие три года . Например, в 2021 году вернуть налог можно только за 2018, 2019 и 2020 годы. Подать декларации и вернуть налог, уплаченный в 2017 и более ранние годы, уже нельзя.

Заметка: Единственным исключением является возможность переноса вычета пенсионерами. В этом случае возврат возможен не за три, а за четыре последних года (подробнее в статье «Получение вычета при покупке квартиры пенсионером»).

Пример: В 2009 году Изюмова И.К. купила квартиру. Обратившись в налоговую инспекцию в 2021 году, она сможет подать декларации и вернуть налог за 2018, 2019 и 2020 годы. Получить вычет и вернуть налог за более ранние годы уже нельзя. Если за 2018-2020 годы вычет не будет полностью получен (уплаченного налога не хватит, чтобы исчерпать вычет), то Изюмова сможет продолжить получать вычет в последующие годы: подать документы на возврат налога за 2021 год – в 2022 году, за 2022 в 2023 году и т.д.

Декларацию на вычет можно подавать в течение всего календарного года

Бытует мнение, что подать декларацию для получения вычета можно только до 30 апреля. Это не так. Срок 30 апреля для подачи декларации 3-НДФЛ необходимо соблюдать только в том случае, если Вам необходимо задекларировать полученный доход (от продажи имущества, сдачи жилья в аренду и т.п.).

Если Вы планируете только получить налоговый вычет – срок подачи 30 апреля к Вам не относится. Подать декларацию Вы можете в течение всего года. Единственное Ваше ограничение заключается в том, что подать декларацию и вернуть налог можно только за 3 предыдущих года. Например, в 2021 году уже нельзя подать декларацию и получить вычет за 2017 год.

Пример: Жгутов С.В. купил квартиру в 2020 году. В середине апреля 2021 года он узнал об имущественном вычете. В налоговой инспекции Жгутов С.В. увидел плакат о сроке подачи деклараций 3-НДФЛ до 30 апреля. Жгутов отложил все дела, в срочном порядке оформил документы и подал их в налоговую инспекцию в последние дни апреля, отстояв многочасовую очередь.

Так как срок сдачи декларации до 30 апреля не относится к получению налоговых вычетов, Жгутов С.В. мог подать декларацию в любое время (например, в мае, когда в налоговой инспекции практически нет очередей).

Пример: В 2020 году Егоров Е.И. продал машину, находящуюся в собственности менее 3 лет, и купил квартиру. Отражать полученный доход от продажи машины и имущественный вычет за один календарный год необходимо в одной декларации 3-НДФЛ.

Поэтому в срок до 30 апреля 2021 года Егорову необходимо подать в налоговую инспекцию декларацию 3-НДФЛ, в которой отразить доход, полученный от продажи машины, а также данные по получению вычета от покупки квартиры.

Если вы еще не приобрели жилье, рекомендуем сайт-методичку нашего партнера КВАРТИРА-БЕЗ-АГЕНТА.ру. Это учебный сайт для тех, кто хочет разобраться в правилах купли-продажи квартир.

Налоговый вычет через Госуслуги: когда, куда и сколько

Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

Оформить налоговый вычет на лечение, образование или, скажем, при покупке квартиры можно по двум стандартным путям – через работодателя или налоговую службу. Оформляя у работодателя, вы просто не будете платить НДФЛ в пределах суммы вычета. С ФНС все интереснее – по результатам года можно вернуть уплаченный в бюджет НДФЛ единой суммой. Причем в 2020 году можно подать декларацию и вернуть налог за 2019, 2018 и даже 2017 годы, если сумма вычета это позволяет.

Обратиться в ИФНС можно лично или электронно. Мы выбираем самый простой путь: рассказываем, как получить налоговый вычет через Госуслуги. Но обо всем по порядку.

Что это за фрукт?

Налоговый вычет – это разновидность налоговой льготы – сумма, на которую можно уменьшить размер налогооблагаемого дохода. Кому она предоставляется? Есть перечень стандартных условий. Вычет может оформить только:

  1. Налогоплательщик-резидент РФ, проживающий в России не менее 183 дней в году.
  2. Плательщик НДФЛ – он должен получать доход, с которого уплачивается НДФЛ. Например, для ИП на УСН, юрлиц или граждан, получающих зарплату в конвертах, вычет не предусмотрен.
  3. Гражданин, которому предоставлено право на льготу. Оснований для получения множество. Например, при покупке или продаже жилья можно получить имущественный налоговый вычет на квартиру, при расходах на лечение или образование – социальный вычет, при открытии инвестиционного счета – инвестиционный вычет и т.д.
  4. Гражданин, который сохранил документы, подтверждающие право на вычет. Договор купли-продажи, договор о предоставлении медицинских услуг, контракт с ВУЗом и другие.

Еще для каждого вида вычета есть свои правила. Например, у имущественного вычета остаток переносится на следующие годы, для инвестиционного вычета нельзя закрывать счет в течение трех лет, страхование жизни должно быть оформлено минимум на пять лет, а для вычета на лечение нужна специальная справка.

Отличается и сумма у каждого вычета – на образование она составляет всего 50 тысяч рублей (ст. 219 НК), а при продаже квартиры – 1 млн рублей (ст. 220 НК). Учтите, это не сумма к возврату, а та сумма, которая уменьшает доход. При покупке жилья без ипотеки, налоговый вычет составит максимум 13% от 2 млн рублей — 260 тысяч. Если квартира стоит меньше 2 млн, сумма налога к возврату составит 13% от фактических расходов.

В стандартных случаях сумму вычитают из вашей начисленной зарплаты, выплачивая ее без удержания суммы НДФЛ или его части. Но если налог уже был удержан из зарплаты, при наличии права на вычет он будет считаться излишне уплаченным. Его государство готово вернуть. Для этого нужно заявить свое право на вычет, подав декларацию.

Когда нужно подать декларацию для вычета?

Заявить свое право на любой из вычетов можно только по окончании календарного года, в котором на него возникло право. Ну, например: вы купили квартиру в 2019 году, значит декларацию нужно подавать в 2020-м. Также в 2020-м можно подать декларацию за 3 предшествующих года – с 2017 по 2019. Декларация подается по форме 3-НДФЛ, утвержденной ФНС. Иных форм для получения вычета не предусмотрено.

Стандартная крайняя дата подачи 3-НДФЛ – 30 апреля года, следующего за годом, в котором возникло право на вычет (п. 1 ст. 229 НК). Но 30 апреля – крайний срок лишь для тех, кто отчитывается о доходах , например, от сдачи квартиры в аренду или продажи имущества раньше минимального срока владения. Если в 2019 году вы получали только зарплату, и при этом потратились на лечение зубов, обучение в автошколе или покупку гаража – декларацию можно подать и позже 30 апреля, главное – чтобы в течение 3 лет (п. 7 ст. 78 НК).

Как подать декларацию в ИФНС?

Вообще заполнить и подать декларацию можно множеством способов. Здесь и личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, и специальные программы «Декларация» и «Налогоплательщик ЮЛ», и личное обращение в ИФНС. Но портал Госуслуг позволяет заполнить декларацию и оформить налоговый вычет онлайн, без загрузки программного обеспечения и иных лишних телодвижений. Потому наш выбор предопределен.

Единственное препятствие – необходимость в регистрации. Вам потребуется ввести анкетные данные, контактный телефон и e-mail. Этого достаточно для первичной регистрации и подачи налоговой отчетности. Для использования иных возможностей сервиса придется подтвердить учетную запись. Сделать это можно через интернет-банкинг (Сбербанк, Почта-банк, Тинькофф) или лично посетив центр обслуживания.

Налоговый вычет через госуслуги: пошаговая инструкция

Итак, регистрация и авторизация завершена. Что делать дальше? Рекомендуем придерживаться такого порядка.

Шаг 1. Получаем у работодателя справку 2-НДФЛ

Без нее декларацию не подать. Это справка о размере полученного дохода и уплаченного с него НДФЛ с помесячной разбивкой. Выдается по заявлению в течение нескольких дней, это не проблема. Ее также можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС. Справки за предыдущий год появляются в личном кабинете примерно в апреле следующего года или позже, когда работодатели сдают отчеты.

Параллельно подготовьте необходимые документы, подтверждающие право на вычет. Договора, чеки, справки – все, что может потребоваться. Сделайте их фотографии или скан-копии, их нужно будет загрузить вместе с декларацией.

Шаг 2. Находим нужную услугу

Для этого переходим на сайт Госуслуги и во вкладке «Услуги» выбираем «Налоги и финансы», а там «Прием налоговых деклараций (отчетов)».

Там выбираем «Прием налоговых деклараций физических лиц (3-НДФЛ)» – услуга предоставляется в электронной форме. Откроется окно, в котором нужно выбрать тип получения услуги. Нам нужен тот, который позволяет заполнить декларацию онлайн. Затем жмем кнопку «Получить услугу»

Нужно выбрать режим «Заполнить новую декларацию» и выбрать годы, за которые будут оформлена отчетность.

Шаг 3. Заполняем форму

Сведения из профиля, которые вы внесли в личном кабинете, автоматически загрузятся из системы идентификации. Это ускорит сам процесс заполнения и поможет избежать ошибок. Останется заполнить только сведения о доходах и вычетах. Нажимает кнопку «Далее», попадаем на вкладку «Доходы».

Доходы придется добавить с помесячной разбивкой вручную или выгрузить из справки 2-НДФЛ, если она была предоставлена в электронной форме. Очередной раз нажав «Далее» попадаем на страницу вычетов. Выбираем нужный вычет, ставим в нужном месте галочку и заполняем необходимую информацию. Например, если это возврат налога за лечение, Госуслуги предлагает выбрать «Социальные вычеты» и внести сумму потраченных на это расходов.

Шаг 4. Подводим итоги и отправляем декларацию

Система выведет вас на страницу «Итоги», где покажет общую сумму дохода, сумму к возврату и предложит 3 варианта действий: «Скачать», «Экспортировать», «Сформировать файл для отправки». Если у вас есть усиленная квалифицированная электронная подпись, выбираем третий вариант и отправляем декларацию сразу в налоговую. Если подписи нет, придется скачать декларацию и подать ее лично.

По регламенту на проверку декларации уйдет до 3 месяцев. Отследить статус проверки можно в личном кабинете. Если налоговики примут декларацию, система предложит подать заявление на возврат налога.

Шаг 5. Подаем заявление о возврате налога

Возможность подачи заявления станет активной только после подтверждения приема декларации. Но сделать это напрямую на портале не получится – сервис переключит пользователя на ресурс ФНС. Опять же, заполнять придется лишь отдельные графы – основная информация выгружается из системы идентификации ЕСИА. Вот, кстати, рекомендуемая ФНС форма такого заявления. Оно будет рассмотрено в месячный срок, после чего суммы налога возвращаются из бюджета на указанный в заявлении счет.

Что в итоге? С момента подачи декларации до возврата денег на счет может пройти около четырех месяцев . Этот срок одинаков для всех способов подачи декларации, тут ничего не уменьшить. Но Госуслуги, это не только про экономию времени – это еще и способ подачи документов, не вставая с дивана!

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: