Выписка из табеля учета рабочего времени: образец

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно.

Что такое табель и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  • табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;
  • в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Читайте также:
Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон: налоги и взносы

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  • в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
  • в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Очередной оплачиваемый отпуск

Административный (без сохранения ЗП)

Учебный с сохранением ЗП

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

Учебный без сохранения ЗП

По беременности и родам

По уходу за ребенком до 3 лет

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Работа в дневное время

Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином

Командировки и повышение квалификации:

Повышение квалификации с отрывом от труда

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

Прогул без уважительных причин

Режим неполного рабочего времени

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

Дополнительный оплачиваемый выходной

Дополнительный неоплачиваемый выходной

Читайте также:
Диверсификация: что это такое, типы, стратегии и примеры

Невыясненная причина неявки

Простой по вине работодателя

Простой по не зависящим ни от кого причинам

Простой по вине работника

Отстранение от работы (оплачиваемое)

Остранение без сохранения ЗП

Приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

Инструкция: готовим выписку из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки — это документ, который подтверждает стаж и наличие (или отсутствие) профессиональной деятельности за определенный срок. Его выдают на рабочем месте по запросу сотрудника.

Что такое выписка и когда ее просят

Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.

Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:

  • трудовой инспекции;
  • прокуратуре;
  • Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
  • Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
  • Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
  • в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
  • в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.

Есть два варианта получения необходимых сведений: в виде копии ТК или справки. В первом случае все страницы просто копируют, ставят подпись и печать на каждой странице. Но больше всего просят выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, информацию указывают выборочно, исходя из целей подачи документа.

Где ее получить

Чтобы выписать необходимые сведения, необходимо обратиться с запросом туда, где на тот момент лежит трудовая книжка. Обычно на нынешнем рабочем месте.

Требование о выдаче такой справки предусматривает Трудовой кодекс РФ (ст. 62). То же самое указано и в п. 7 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.

Работающим

Такие справки обычно выдает кадровый работник, который отвечает за сохранность документов, или директор компании. По закону, выписку из трудовой книжки о сведениях о трудовой деятельности работника составляют за три рабочих дня после получения запроса от сотрудника. Если поступит просьба сделать ее быстрее, работодатель вправе, но не обязан исполнить ее.

В запросе необходимо отметить, какая конкретно информация и за какой период понадобится. Законодательство не требует сообщать работодателю, куда нужна справка. Это по желанию заявителя. Нет и ограничений по количеству подобных запросов. Работник вправе попросить выписку когда угодно и сколько угодно раз.

Неработающим

Для нетрудоустроенных граждан получить документ не составит труда, поскольку книжка хранится у них на руках (ст. 84.1 ТК РФ). В основном справка в этом случае не нужна. Но необходимость в ней появится при поступлении учиться или работе за границей. Тогда человеку потребуется копия ТК или выдержка из нее. Обычно вопрос, где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим, не возникает, но если понадобится, то есть возможность взять ее в одном из следующих учреждений:

  • оформить у нотариуса;
  • заверить на предыдущей работе;
  • взять справку из Пенсионного фонда РФ из индивидуального персонифицированного учета с указанием взносов социального страхования, который перечислял бывший работодатель.

С 14.12.2020 вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда СТД-ПФР, которая утверждена приказом Минтруда России № 23н от 20.01.2020. Она содержит данные обо всех рабочих местах человека. Если он отказался от бумажной трудовой, то эта справка станет единственным вариантом подтвердить стаж при приеме на работу, оформлении ипотеки, кредитов, социальных пособий и др.

Есть несколько способов получить справку СТД-ПФР:

  • в МФЦ;
  • на портале госуслуг;
  • на официальном сайте ПФР (www.pfrp.ru);
  • непосредственно в территориальном отделении ПФР.
Читайте также:
Дисциплинарная ответственность и производство в отношении адвоката

От способа ее получения зависит и то, как ее заверят. Если человек возьмет ее лично или через представителя на бумажном бланке, то ее подпишет руководитель территориального отделения ПФР. Если выписка придет в электронном виде, то на ней ставится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформить выписку работодателю

Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.

Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.

Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:

  • число, месяц, год;
  • информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
  • приказ, на основании которого сделана запись.

Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.

Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.

Составляют справку вручную на обычном листе формата А4 или на бланке фирмы. Обычно для ее составления достаточно одного листа, но иногда требуется и несколько. В таком случае необходимо листы прошить и указать номера страниц.

Если у работника электронная трудовая, то заказать выдержку из нее достаточно просто. Составить заявление сотрудник вправе как в бумажном варианте лично, так и отправить его на электронную почту главы компании. В нем следует указать, как человек желает получить документ, — на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной цифровой подписью. Сотрудник вправе взять справку в МФЦ, оформить ее через сайт ПФР или портал Госуслуги (ст. 66.1 ТК РФ).

Образец

Ориентируйтесь на бланк и пример заполненного образца, как сделать выписку из трудовой книжки с текущего рабочего места.

Как подготовить выписку из договора

Выписка из договора — это документ, в котором отражают часть сведений из контракта. Его заверяет одна из сторон сделки.

  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год
  • Как начисляется 13-я зарплата

Для чего запрашивают выписки

В правоотношениях возникают ситуации, когда необходимо подтвердить или опровергнуть факты, которые относятся к сделке, или проверить законность деятельности компании по заключению сделок.

Ситуации, когда необходима выдержка из договора:

  • в банк для подтверждения места работы и заработка;
  • по запросу государственных органов для проверок;
  • работодателю по совместительству для подтверждения основного места работы;
  • в ФНС для подтверждения юр. адреса;
  • контрагентам для подтверждения места нахождения и пр.

Выдержку предоставляют, когда нет необходимости или правомочия на предоставление оригинала или заверенной копии. Работник вправе запросить выдержку на основании ст. 62 ТК РФ . Госорганы запрашивают документы для проведения проверочных мероприятий на основании утвержденных регламентов.

Как сформировать выдержку

Единых требований, как оформить выписку из договора, законодателем не установлено, документ готовят с учетом требований делопроизводства.

Делопроизводитель, кадровый работник или секретарь производит оформление выписки в делопроизводстве по п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016. При наличии локальных актов, регламентирующих документооборот, выдержку оформляют с учетом локальных требований.

Вот пошаговая инструкция, как оформить выписку из коллективного договора или иного контракта:

Шаг 1. Ознакомьтесь с правомочием лица, запросившего документ. Предоставлять сведения из контракта допустимо работнику и контрагенту или их представителям, госорганам, суду. Третьим лицам направлять выдержки запрещено.

Читайте также:
Государственная тайна: что это такое, определение

Шаг 2. Ознакомьтесь с требованием — какую информацию запросили.

Шаг 3. Скопируйте шапку контракта, преамбулу и запрошенную часть документа с сохранением нумерации пунктов, как в оригинале. Скопируйте реквизиты сторон. Ставить подписи двух сторон не требуется.

Шаг 4. Заверьте документ: «верно», дата, подпись ответственного лица и должность. Поставьте печать.

Шаг 5. Если выдержка содержит более одного листа — скрепите их, пронумеруйте и заверьте печатью и подписью. Если копию выдают для предоставления в другую организацию или госорган, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год», и заверяется печатью организации (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить выписку из трудового договора. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Вот пример выписки из договора аренды о размере арендной платы:

аренды нежилого помещения № 321000

г. Санкт-Петербург 2 февраля 2021 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») в лице директора Карачева Андрея Борисовича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:

4. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

4.1. Постоянная величина арендной платы за один кв. м помещения № 107 в месяц составляет 350 (триста пятьдесят) рублей, НДС не предусмотрен, помещения № 117 в месяц составляет 400 (четыреста рублей, НДС не предусмотрен). Общая стоимость постоянной величины аренды помещения в месяц определяется путем арифметического умножения общей площади арендуемого помещения (п. 1.2) на стоимость аренды одного кв. м, указанную в настоящем пункте, и составляет 34 055 (тридцать четыре тысячи пятьдесят пять) рублей.

123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, дом 1

тел./факс (812)7121212, e-mail: [email protected] , http://www.clubtk.ru

ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678

_______________ А.В. Воронов

г. Казань, ул. Пирогова 11, оф. 117

ИНН 1234567 КПП 1111111111

Директор ООО «Ромашка»

_______________ А.Б. Карачев

Верно ______________ /А.В. Воронов

На многостраничный документ наносят наклейку с заверительной надписью:

Ответственность за предоставление недостоверных сведений

Единой нормы за предоставление недостоверных сведений законом не предусмотрено.

Предусмотрена административная ответственность за правонарушения в области сведений:

  • налоговых по ст. 15.6, 15.11 КоАП РФ;
  • трудовых по ст. 15.33 КоАП РФ;
  • по запросам госорганов по ст. 19.7 КоАП РФ.

Санкции статей предусматривают наложение штрафа на виновных лиц.

Оформление выписки из трудового договора – нюансы процедуры

В любое время сотрудник компании, даже работавший в ней ранее, может попросить предоставить документы о своей работе. Выписка из трудового договора необходима в нескольких случаях, и при этом имеет определенную форму, по которой ее должны составлять.

Когда требуется документ

При начале трудовых отношений между сотрудником и его нанимателем по требованиям законодательства должен заключаться трудовой договор. Он устанавливает права и обязанности обеих сторон, а также подтверждает сам факт трудоустройства.

Выписка из договора регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013 и его пунктом 140. Согласно ему, работник имеет полное право потребовать воспроизведения части документа и его заверения печатью предприятия.

Выписка из трудового соглашения требуется в немногих ситуациях, но без нее не получится:

  • подтвердить наличие стажа, как страхового, так и специального, необходимого для получения пенсионных выплат
  • уточнить размер дохода для получения займа в финансовых учреждениях
  • оспорить решения работодателя в суде
  • подтвердить данные, необходимые для обращения в государственные инстанции

Кроме того, для налоговых и правоохранительных органов выписка из договора также потребуется по запросу. При оформлении пенсии именно ей подтверждается занятость во вредных или опасных для жизни условиях, если в ПФР нет данных касательно этого. При утере трудовой книжки именно выписки, полученные от прошлых работодателей, подтвердят наличие опыта работы и его длительность.

Кто может получить документ

Прежде всего, право запросить выписку есть у каждого человека, официально работающего или работавшего ранее. Право предоставляется на основании заявления, в котором указывается информация, необходимая к предоставлению:

  • размер заработной платы и прочих выплат
  • должностные обязанности, выполняемые на определенной должности
  • стаж работы в рамках конкретного предприятия и т.д.
Читайте также:
Дискриминация при приеме на работу: как проявляется

Кроме непосредственно человека, получить выписку из договора о трудовой деятельности могут и государственные ведомства. Обычно это делается в рамках проверок и прочих контрольных мероприятий. Без этих данных не обходится большинство уголовных и административных производств.

Чтобы получить информацию, в которой содержатся персональные данные работника, госорган должен сформировать официальный запрос. В нем указываются основания, имеющиеся для получения сведений, а также перечень истребуемой информации. Проверка может касаться как отдельного работника, так и целой компании, разница только в количестве запрашиваемой информации.

Примером может служить ситуация, в которой запрос делается в рамках расследования дела об уклонении одного из сотрудников от уплаты налогов. В ответ на запрос предприятие должно предоставить исчерпывающие сведения о зарплате за указанный госорганом период. Составлять выписки самостоятельно предприятие может по инициативе руководства, к примеру при подаче заявки на тендеры, аукционы или желании войти в саморегулирующиеся организации.

Заявление сотрудника на выписку

Форма заявления, которым запрашивается выписка, не установлена законодательно, но при этом должна составляться с соблюдением общепринятой структуры. Требуется письменная форма заявления на чистом листе бумаги, реквизиты необходимо предусмотреть следующие:

  • сведения о руководителе, которому направляется запрос, в том числе его ФИО и занимаемая должность
  • информация заявителя, к которой относятся не только ФИО, но и контактные сведения
  • реквизиты трудового договора, его номер и дата, это нужно для четкого понимания, откуда брать запрашиваемую информацию
  • список данных, запрашиваемых у предприятия
  • место предоставления выписки, также допустимо указать желаемый метод доставки
  • дата и подпись автора заявки

Закон не требует указания организации или подразделения, куда будет предоставляться выписка. Но с учетом рисков разглашения персональных данных, за которые отвечает их распорядитель, а это работодатель, иногда в заявке все же просят указывать дальнейшую судьбу выписки.

Кто делает выписку

В зависимости от размера предприятия, формировать выписку могут в отделе кадров, либо непосредственно в руководстве фирмы. Если для предоставления этого документа выделен отдельный сотрудник, это должно быть установлено во внутреннем приказе и должностной инструкции. Это лицо будет проверять основания для предоставления сведений, а также понесет ответственность, если конфиденциальная информация будет предоставлена посторонним.

Если отдела кадров и специального сотрудника нет, оформлением выписки занимается непосредственный руководитель предприятия. Он имеет право подписи от имени юрлица, поэтому заявление также пишется на его имя.

Порядок и сроки выдачи

После подготовки заявления и его передачи руководству, либо в отдел кадров у ответственных лиц есть три рабочих дня. Если в данный период входят выходные, срок выдачи документа останавливается и возобновляется в ближайший рабочий день. Обычно на изготовление выписки уходит один день, при этом за выдачу справки с данными из трудового договора заявитель должен расписаться во внутреннем журнале.

Если заявитель не получил сведения в установленные для обращений сроки, он может написать жалобу на имя руководителя. Это будет действенно, если речь идет о невыполнении обязанностей сотрудником кадрового подразделения. Вне зависимости от причин невыдачи документа, при длительной задержке есть вариант обращения в Трудовую инспекцию, как контролирующий работодателей орган.

Видео об оформлении трудового договора:

Структура и описание выписки

Выписка из трудового договора предоставляется непосредственно заявителю под роспись. Она не является копией оригинала, поскольку в ней выделены только сведения, запрошенные человеком.

Составление выписки должно проходить по следующим реквизитам:

  • полное название компании и ее регистрационные данные
  • название документа
  • регистрационный номер документа согласно журнала и дата его подготовки
  • сведения о том, какие стороны являются участниками соглашения
  • выдаваемая информация
  • подпись уполномоченного на формирование справки лица, либо руководителя предприятия, а также печать юридического лица
Читайте также:
Договор аренды персонала: образец

Если у фирмы нет печати, она не проставляется на выписке. А если необходимы практически все сведения из договора, тогда проще будет оформить его заверенную копию.

Правила оформления

При формировании выписки работодатель должен соблюдать определенные правила, которые позволят соблюсти закон и не допустить ошибок в процедуре. Ответственные лица должны учитывать следующие нюансы:

  1. Предоставление документа происходит бесплатно.
  2. При оформлении выписки желательно использовать пункты 25-26 ГОСТа Р 7.0.8-2013, которые говорят о формате документа и определении выписки.
  3. Официально выдаваемый документ должен содержать в себе реквизиты, установленные в типовой форме.
  4. Любой выдаваемый документ регистрируется во внутреннем журнале, равно как и заявление человека.
  5. Поскольку выписка основывается на официальных трудовых актах, она должна быть соответствующим образом подписана и заверена.

Никаких особых правил оформления не существует, важно только придерживаться общих норм.

Имеют ли право отказать

У работодателя есть установленная законом обязанность предоставлять людям информацию по любым вопросам, связанным с трудом в рамках предприятия. Эти данные касаются непосредственно заявителя, и отказать в предоставлении касающихся человека сведений компания не может.

Невозможность отказа установлена статьей 62 ТК РФ.

Если же ответственный человек откажется предоставлять выписку, следует попросить официальное подтверждение, как правило, на заявлении ставится отметка. Данное действие незаконно и легко обжалуется непосредственному руководству, либо же претензия направляется в трудовую инспекцию с приложением отказа.

Нужно ли регистрировать

Заявления и выдаваемые справки регистрируются методами внутреннего учета компании. Если сотрудник не терял трудовую книжку, логично, что выписка о самом факте трудоустройства будет производиться из нее. Данный факт регистрируется в журнале учета движения трудовых книжек, который необходим на предприятии.

В случае с выпиской из трудового договора, а именно такой документ встречается чаще всего, данные о приеме заявления и выдаче результата вносятся в журнал входящей/исходящей корреспонденции. Получая подпись заявителя при получении справки, работодатель защищает себя от претензий, связанных с невыдачей документа. Кроме того, регистрация справок и выписок потребуется и для ведения нормального документооборота.

Ведение журналов учета на видео:

Как заверить

Сформированная выписка имеет силу только в случае, если ее официально заверят. Это необязательно делать руководителю, поскольку работник, уполномоченный на легализацию документов, вправе подтвердить выписку. Таким образом, руководство освобождено от обязанности подписывать документы, поскольку может делегировать полномочия подчиненным.

Кроме того, печать хоть и желательна, но с 2016 года не является обязательной. Тогда в законодательстве произошли изменения, освобождающие предприятия и иные юридические лица от использования печатей и штампов в ходе деятельности.

Ответственность нанимателя за непредоставление выписки

Несмотря на то, что выдача выписки обязательна после заявления человека и отказ попросту не предусмотрен, его нельзя исключать. Причиной этого может быть непрофессионализм сотрудников и незнание законодательства, между тем, незнание не освобождает от ответственности. Она бывает административной либо даже уголовной.

Наступает ответственность в том случае, если человек, чьи права были ущемлены отказом, обратится в контролирующий орган. В этом случае будет проведена проверка, согласно которой за нарушение назначат штраф в сумме до 50-ти тысяч рублей. Весомая сумма объясняется тем, что компания попросту нарушает трудовое законодательство.

Отдельно находится ситуация, в которой компания не предоставит выписку по запросу государственной структуры. Это характеризуется как препятствование выполнению должностных обязанностей чиновников, поэтому за нарушение подобного рода предусмотрен штраф до 10 000 рублей.

Последствия указания неверных сведений

Ситуация, в которой предприятие предоставит неточную информацию, приравнивается к отказу в выдаче и приводит к назначению тех же санкций. То есть, компании назначат административный штраф до 50-ти тыс. рублей. Но гораздо хуже, если запрос подавался государственными структурами для проведения расследования.

При непредоставлении или искажении информации в этом случае ситуацию расценят как попытку сокрытия нарушений законодательства, как уголовного, трудового, так и налогового. В итоге, ответственное за выписки лицо имеет риск стать фигурантом уголовного дела и получить реальный срок лишения свободы.

Читайте также:
Гарантийное письмо о приеме на работу: образец для УДО

Пример выписки

Как уже говорилось, документ должен быть выполнен по общепринятой структуре, при этом сама форма свободная. Это означает, что при наличии необходимых реквизитов и запрашиваемой информации может применяться любой формат. Желательно, чтобы она была подробной, примером является следующий документ.

Выписка из трудового договора поможет подтвердить стаж при утере трудовой книжки и рассчитать пенсию, она также запрашивается в кредитных учреждениях для подтверждения дохода. Оформление возможно по месту работы, также допустимо обращаться к бывшим работодателям, если это необходимо для восстановления стажа. Отказ в выдаче документа не предусмотрен, за это предполагается административная и даже уголовная ответственность должностных лиц, которая назначается контролирующими органами.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Выписка из трудовой книжки – образец заполнения

  • Ответственность за трудовые книжки
  • Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника
  • Образец выписки из трудовой книжки
  • Итоги

Ответственность за трудовые книжки

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, с 01.09.2021 отражены в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Если у нового сотрудника бумажная трудовая, запись в нее делают, если он отработал не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

ВНИМАНИЕ! О приеме и увольнении сотрудника нужно сообщить в ПФР по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня после издания документов, которые подтверждают оформление трудовых отношений. А вот запись в трудовую книжку можно внести, только если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней. Напомним, с 2021 года на сотрудников, впервые устроившихся на работу, не оформляются бумажные трудовые книжки. Все сведения оформляются в электронном виде.

Примеры заполнения СЗВ-ТД при приеме и увольнении см. в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к системе К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец».

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника

В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.

Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.

Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Если сотрудник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, по запросу выдайте ему форму СТД-Р также в 3-х дневный срок.

В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.

Образец выписки из трудовой книжки

Получение выписки из трудовой книжки (образец ее разрабатывается фирмой самостоятельно) должно сопровождаться предварительным заявлением работника. Обязательно указание в выписке реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности ― наименование работодателей, даты приема и увольнения.

Образец выписки из трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.

Читайте также:
Договор о материальной ответственности работника: образец

Итоги

Учитывая, что законодательство не запрещает выдачу оригиналов книжек, однако ответственность в случае потери документа ложится на работодателя, мы рекомендуем, по возможности, выдавать работникам выписки из трудовых. Заверенные должным образом, они дублируют информацию подлинных книжек.

Выписка из трудовой книжки

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

  • государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
  • банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

  • сотрудник отдела кадров,
  • секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
  • либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Читайте также:
До вычета НДФЛ — что это значит

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

  • название документа,
  • наименование организации-работодателя,
  • должность ответственного лица,
  • фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
  • данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
  • номер трудовой книжки,
  • дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Справка СТД-Р: как и где её получить

Из нашей статьи вы узнаете:

С 1 января 2020 года в России ввели электронные трудовые книжки. У работодателей возникла необходимость предоставлять сотруднику сведения о его трудовой деятельности. В связи с этим Министерство труда утвердило новую справку. Приказом № 23н ведомство ввело форму СТД-Р.

В статье рассмотрим, для чего используют СТД-Р, как и где заказать этот документ.

В каких случаях выдаётся справка СТД-Р

Справку СТД-Р обязаны выдавать работодатели, у которых есть сотрудники в штате, оформленные по трудовому договору. Также документ выдают работникам, которые выполняют свои обязанности по совместительству, на дому или дистанционно.

Компания выдаёт СТД-Р в случае, если:

  • сотрудник уволился;
  • работник запросил сведения о своей трудовой деятельности.

В первом случае документ предоставляют в последний рабочий день, во втором — в течение трёх рабочих дней после запроса.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сотрудник вправе заказать СТД-Р, если у него есть электронная трудовая книжка. Физлицо с бумажной трудовой получает аналогичную справку по форме СТД-ПФР. Для этого он обращается в МФЦ, Пенсионный фонд или на портал Госуслуг.

Для чего необходима справка СТД-Р

Форма СТД-Р нужна для подтверждения сведений о своей трудовой деятельности, в случае если у физлица электронная трудовая книжка. Соискатель предъявляет документ при трудоустройстве. Если кандидат ведёт бумажную трудовую книжку, то справку предоставлять не нужно.

В каком виде выдавать СТД-Р

Сотрудник может сам выбрать удобный ему формат документа. Получить СТД-Р можно в бумажном или электронном виде. Бумажную справку заверяют печатью организации, подписью руководителя или кадрового работника. Если документ выдан в виде электронного файла, его понадобится подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Приобрести такую подпись можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован Минцифры.

Как заказать справку СТД-Р по заявлению

Для получения справки сотруднику необходимо:

  1. Написать заявление на имя работодателя;
  2. Указать формат документа;
  3. Получить справку в течение трёх дней.

Заявление составляют в свободной форме. Предлагаем образцы документов на получение справки СТД-Р в различных форматах:

Образец заявления на выдачу справки СТД-Р в бумажном виде

Образец заявления на выдачу справки СТД-Р в электронном виде

Как заполнить форму СТД-Р

Справка СТД-H должна содержать в себе информацию о сотруднике и компании. Бланк состоит из двух частей.

В первой части указывают:

  • сведения о застрахованном лице – Ф.И.О. работника, дату рождения, СНИЛС;
  • регистрационные сведения о страхователе – название организации, номер в Пенсионном фонде России, ИНН и код причины постановки на учёт;
  • дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в формате ДД.ММ.ГГ;
  • дату, когда подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – в формате ДД.ММ.ГГ.
Читайте также:
Государственная тайна: что это такое, определение

Вторая часть содержит таблицу с информацией о трудовой деятельности сотрудника. Рассмотрим важные к заполнению графы:

№3 «Сведения о приёме, переводе, увольнении работника»

В данную графу вписывают кадровые перемещения сотрудника. Указывается код, сокращённое и полное наименование мероприятия. Данные пишутся с заглавной буквы.

Код Наименование мероприятия Полное наименование мероприятия
1 ПРИЁМ Трудоустройство
2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу
3 ИЗМЕНЕНИЕ Изменение наименования страхователя
4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление работнику следующей профессии, специальности или квалификации. Указывают полученный разряд, класс или иную категорию данной профессии, специальности или уровню квалификации
5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы

№4 «Трудовая функция»

В графе указывают должность, профессию, специальность, квалификацию или конкретный вид поручаемой работы. Если в трудовом договоре указано структурное подразделение, его также необходимо внести. Указанная информация должна соответствовать штатному расписанию. При заполнении используют «Единый классификатор должностей».

Льготы или ограничения работника вносят согласно ст. 57 195.3 ТК РФ «О порядке применения профессиональных стандартов».

Если работник уволен по решению суда, то указывают должность, основание и срок лишения должности.

№5 «Код выполняемой функции»

Заполняют, если в организации применяют профстандарты. Код вносят в соответствии с «Общероссийским классификатором занятий».

№6 «Причины увольнения»

Основание для прекращения трудового договора или причину увольнения указывают согласно Трудовому кодексу РФ. Запись вносится без сокращений, аналогично трудовой книжки.

№7,8,9 «Наименование, дата, номер документа-основания»

В графы вносят информацию об изменениях в трудовых отношениях между работником и работодателем. Дату приказа записывают по форме: число, месяц, год. Наименование документа и его номер вписывают числом, не указывая перед ним знак «№».

№10 «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении»

Графу следует заполнять в том случае, если требуется отменить ранее поданные сведения.

Образец заполнения СТД-Р

По ссылке можно скачать актуальную форму бланка СТД-Р или воспользоваться примером заполнения справки.

Образец заполнения справки СТД-Р:

Как заказать СТД-Р на Госуслугах

Справку с информацией аналогичной СТД-Р получают не только у своего работодателя. Сделать это можно через Личный кабинет гражданина сайта ПФР или электронный сервис Госуслуг. В обоих случаях физлицо получит выписку из электронной трудовой. Документ называется СТД-ПФР

Работодатель предоставляет в ПФР информацию о своих сотрудниках с 1 января 2020 года. Данные составляют и отправляют по форме СЗВ-ТД. Ведомство хранит полученные сведения и формирует их по требованию граждан через Госуслуги или сайт ПФР.

В отчёте отражаются все кадровые мероприятия, которые происходили в отношении работника за отчётный период. В том числе в справке указан формат трудовой книжки, которую использует сотрудник.

Чтобы заказать форму понадобится регистрация на портале Госуслуг. Используемые логин и пароль также подойдут для входа в личный кабинет сайта Пенсионного фонда. Сведения формируются в режиме онлайн и хранятся в разделе «История обращений». Документ можно скачать в формате pdf, распечатать или сохранить на электронное устройство.

Отличается ли СТД-Р от СТД-ПФР

Форма СТД-ПФР отображает сведения о деятельности работника у всех работодателей, в то время как в СТД-Р вписывают данные с последнего места работы. Справка СТД-ПФР полностью дублирует информацию, которую содержит электронная трудовая книжка.

Согласно 439-ФЗ, компании должны были перейти на электронные трудовые с 2021 года. Сотрудникам, работающим до 31 декабря 2020 года, оставили за собой право ведения бумажной трудовой. Физлицам, которые начали трудовую деятельность начиная с 1 января 2021 года, работодатель вправе заводить трудовую только в электронном формате.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: