Должностная инструкция секретаря: образец

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

  • Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
  • Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
  • Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
  • Итоги

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
Читайте также:
Должностная инструкция администратора гостиницы

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Должностная инструкция
секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

1.5. Секретарь должен знать: – постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия; – положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; – структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; – устав предприятия; – схемы документооборота; – сроки и порядок сдачи дел в архив; – системы организации контроля исполнения документов; – методы оформления и обработки документов; – машинопись; – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; – правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; – основы этики и эстетики; – правила делового общения; – оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; – основы законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка; – правила и нормы охраны труда. – основы организации труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь: – осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; – принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; – ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений; – принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; – подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; – следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись; – проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; – передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание; – по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; – выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; – осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; – ведет контрольно-регистрационную картотеку; – обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; – печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных; – организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; – формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; – выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Читайте также:
Диджитализация бизнеса и экономики — что это такое, как внедрить
3. Права секретаря

Секретарь имеет право: – знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности; – вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей; – запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; – требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность: – за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами; – за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; – за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ; – за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Автор: admin · Опубликовано 10.01.2020 · Обновлено 11.11.2020

I. Общие положения

1. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена

среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

3. Назначение на должность секретаря руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Специфику основной деятельности организации

4.2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

4.3. Руководящий состав организации и ее подразделений

4.4. Функции самоменеджмента

4.5. Принципы и правила планирования рабочего времени

4.6. Методы постановки целей

4.7. Правила проведения деловых переговоров

4.8. Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)

4.9. Основы управления временем

4.10. Телефонные контакты руководителя

4.11. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.12. Правила поддержания и развития межличностных отношений

4.13. Правила защиты конфиденциальной информации

4.14. Порядок подготовки и проведения командировок

4.15. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

4.16. Деловой протокол

4.17. Этику делового общения

4.18. Правила организации приема посетителей

4.19. Правила делового общения

4.20. Правила речевого этикета

4.21. Правила организации приемов в офисе

4.22. Этикет и основы международного протокола

4.23. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.24. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

4.25. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

Читайте также:
Декретный отпуск при двойне: правила оформления

4.26. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

4.27. Методику составления сметы расходов конферентного мероприятия

4.28. Основы написания речей и докладов руководителя

4.29. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

4.30. Принципы, способы информирования сотрудников

4.31. Локальные нормативные акты организации

4.32. Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

4.33. Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

4.35. Основы эргономики офиса и флористики

4.36. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

4.37. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

4.38. Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

4.39. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.40. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.41. Порядок работы с документами

4.42. Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

4.43. Виды документов, их назначение

4.44. Основы документной лингвистики

4.45. Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

4.46. Правила подписания и утверждения документов

4.47. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

4.48. Правила русского языка

4.49. Современные информационные технологии работы с документами

4.50. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.51 Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

4.52. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.53. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.54. Системы электронного документооборота

4.55. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.56. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

4.57. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.58. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.59. Правила подготовки и передачи дел в архив организации

4.60. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.61. Состав внешних и внутренних информационных потоков

4.62. Особенности формирования баз данных в организации

4.63. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

4.64. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.65. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.66. Формы предоставления управленческой информации

4.67. Источники управленческой информации

4.68. Методику отбора источников информации

4.69. Требования, предъявляемые к управленческой информации

5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря руководителя входит:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

— Внесение информации в планировщик (органайзер)

— Согласование с руководителем времени планируемых действий

— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

2. Планирование рабочего дня секретаря:

— Выбор и оформление планировщика секретаря

— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)

— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

— Перенос невыполненных запланированных задач

— Выполнение типичных ежедневных дел

3. Организация телефонных переговоров руководителя:

— Ведение базы телефонных контактов руководителя

— Соединение руководителя с конкретными абонентами

— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам

Читайте также:
ДМС после испытательного срока - что это

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

4. Организация командировок руководителя:

— Подготовка проекта служебного задания руководителя

— Подготовка проекта приказа о служебной командировке

— Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

— Подготовка документов к поездке руководителя

— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:

— Организация личного приема посетителей руководителем

— Установление порядка приема для различных категорий посетителей

— Ведение журнала предварительной записи на прием

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

— Организация приема деловых партнеров в офисе

— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

— Подготовка повестки дня мероприятия

— Оформление списка участников мероприятия

— Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

— Выбор места и времени проведения мероприятия

— Подготовка предварительной сметы расходов

— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

— Решение вопросов технического оснащения мероприятия

— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

— Организация встречи и регистрация участников мероприятия

— Ведение протокола мероприятия

— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя

— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

— Фиксация исполнения поручений

— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

— Организация оформления интерьера приемной руководителя

— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами

— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

— Разработка должностной инструкции секретаря

— Разработка положения о секретариате

— Разработка инструкции по делопроизводству

10. Составление и оформление управленческой документации:

— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

— Печать служебных документов и материалов

— Размножение служебных документов

— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

11. Организация работы с документами в приемной руководителя:

— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

Читайте также:
Два больничных листа подряд у нескольких врачей: как принимать и оплачивать

— Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

— Подготовка документов для рассмотрения руководителем

— Учет документов, поступающих на имя руководителя

— Организация доставки документов исполнителям

— Создание и ведение базы данных документов руководителя

— Ведение информационно-справочной работы

12. Организация хранения документов в приемной руководителя:

— Разработка разделов номенклатуры дел организации

— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Подготовка и передача дел в архив организации

13. Обеспечение руководителя информацией:

— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

— Формирование и использование баз данных в организации

14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:

— Информирование работников организации о решениях руководителя

— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

— Организация встреч трудового коллектива с руководством

— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Должностная инструкция секретаря. Образец

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

Должностная инструкция секретаря (наименование организации, предприятия)

Содержание

  • 1 1. Общие положения должностной инструкции секретаря
  • 2 2. Должностные обязанности секретаря
  • 3 3. Права секретаря
  • 4 4. Ответственность секретаря

1. Общие положения должностной инструкции секретаря

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:

  • законодательными актами РФ;
  • Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Читайте также:
Договор цессии: это что такое, основные понятия и правовые тонкости

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись)

«_» _____________ 20__г.

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

Должностная инструкция секретаря: образец

Директор СОШ № 23

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики секретаря учреждения образования, утвержденной приказом Министра образования и науки Республики Казахстан № 338 от 13 июля 2009 года, Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №141 от 28.06.03 г. и Квалификационных характеристик отдельных должностей специалистов государственных учреждений и казенных предприятий, общих для всех сфер деятельности, утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №119-п от 30.05.03 г., коллективного договора школы №05020487 от 05.01.2009 г., Устава школы №1102/22 от 08.02.2010 г. При составлении инструкции учтены также примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования Республики Казахстан.

1.2. Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Читайте также:
Дают ли больничный при бронхите: сколько дней длится

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и делопроизводителю.

1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы;

3. Должностные обязанности

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает для директора школы сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;

3.8. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.9. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

3.10. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым кодексом РК.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым кодексом РК и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по проверке выполнения поручений учредителями школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

Должен знать: Конституцию Республики Казахстан, законы Республики Казахстан “Об образовании”, “О языках в Республике Казахстан”, “О правах ребенка в Республике Казахстан”, “О профилактике правонарушений среди несовершеннолетних и предупреждение детской безнадзорности и беспризорности” трудовой кодекс РК, основы делопроизводства и другие нормативные правовые акты, законодательства о труде; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; санитарные правила и нормы.

Читайте также:
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности бланк: образец

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция системного администратора

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
системного администратора [наименование организации, предприятия, учреждения]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Системный администратор относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя].

1.2. На должность системного администратора принимается лицо, имеющее профильное профессиональное образование.

1.3. На должность системный администратор назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].

1.4. Системный администратор должен знать:

– основы локальных сетей и принципы их построения;

– аппаратное и программное обеспечение локальных сетей;

– технические характеристики, назначение, режимы работы, конструктивные особенности, правила технической эксплуатации оборудования локальных сетей, оргтехники, серверов и персональных компьютеров;

– основы администрирования локальных сетей под управлением различных операционных систем;

– основные форматы баз данных и принципы работы с ними;

– программное обеспечение при работе с базами данных;

– основные операционные системы, методы их установки и настройки;

– основы технического обслуживания и ремонта персонального компьютера;

– английский язык (технический);

– языки системного программирования;

– методы системного программирования;

– основы информационной безопасности;

– способы защиты информации от несанкционированного доступа, умышленного искажения и повреждения;

– правила пользования персональным компьютером и оргтехникой;

– основы трудового законодательства;

– основы психологии и конфликтологии;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила по охране труда, техники безопасности и противопожарной защите.

1.5. Профессионально важные качества: [перечислить качества].

2. Должностные обязанности

На системного администратора возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечение бесперебойной работы локальных сетей [организации, предприятия, учреждения], серверов, сетевых устройств.

2.2. Инсталляция и настройка системного программного обеспечения.

2.3. Осуществление конфигурации программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.

2.4. Регистрация пользователей локальной сети и почтового сервера, назначение идентификаторов и паролей.

2.5. Создание и поддержание в актуальном состоянии пользовательских учетных записей.

2.6. Установка прав доступа и контроль за использованием сетевых ресурсов.

2.7. Обеспечение своевременного копирования, архивирования данных.

2.8. Подготовка и сохранение резервных копий данных, их периодическая проверка и уничтожение.

2.9. Техническая и программная поддержка пользователей, консультирование пользователей по вопросам работы в локальной сети и программах.

2.10. Выявление ошибок пользователей и программного обеспечения, их устранение.

2.11. Проведение мероприятий, гарантирующих антивирусную защиту локальной сети, серверов и рабочих станций.

2.12. Внедрение отвечающих современным требованиям средств обеспечения технологической безопасности информационных ресурсов.

2.13. Организация сопровождения договоров со сторонними организациями, предоставляющими услуги по коммуникационному, программному и аппаратному оснащению [организации, предприятия, учреждения].

2.14. Устранение аварийных ситуаций, связанных с повреждением программного обеспечения и баз данных.

2.15. Организация ремонта средств вычислительной техники с привлечением специализированных организаций.

2.16. Осуществление контроля за монтажом оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций.

2.17. Выполнение необходимых процедур по защите информации от несанкционированного доступа, умышленного искажения и повреждения.

2.18. Осуществление систематического анализа рынка аппаратных средств и программного обеспечения.

2.19. Подготовка предложений по модернизации, приобретению сетевого оборудования, обновлению программного обеспечения до уровня развития современных информационных технологий, включая приобретение лицензионных программных продуктов.

2.20. Составление отчетов о проделанной работе.

2.21. Выполнение правил трудового распорядка, принятых в [организации, предприятии, учреждении].

3. Права работника

Системный администратор имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы, относящиеся к вопросам ее деятельности.

3.2. Вносить предложения непосредственному руководителю по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3.3. Принимать участие в совещаниях, в которых рассматриваются вопросы, касающиеся его работы.

Читайте также:
Дисциплинарная ответственность государственных служащих: что это

3.4. На профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.6. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность работника

Системный администратор несет ответственность:

4.1. За нарушение функционирования локальной сети, серверов и персональных компьютеров вследствие ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей.

4.2. За информационную безопасность.

4.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.5. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Должностная инструкция

Системный администратор

Образец должностной инструкции системного администратора

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Администратор баз данных

1. Общие положения

1.1. Системный администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность системного администратора принимается лицо:

1) имеющее высшее образование (бакалавриат);

2) освоившее дополнительные профессиональные программы – программы повышения квалификации, программы профессиональной переподготовки;

3) имеющее стаж работы на должности младшего администратора БД (или на аналогичных должностях) в течение двух лет.

1.3. Системный администратор должен знать:

1) основные понятия статистики;

2) методы статистических исследований результатов испытаний;

3) основные критерии (показатели) работы БД;

4) архитектуру систем хранения и обработки информации и возможности их взаимодействия БД;

5) интерфейсные компоненты взаимодействия БД с системами хранения и обработки данных;

6) модели и структуры данных, физические модели БД;

7) особенности реализации структуры данных и управления данными в установленной БД;

8) характеристики и особенности эксплуатации локальных вычислительных сетей различных типов;

9) особенности реализации взаимодействия БД с компонентами вычислительной сети;

10) языки и системы программирования БД;

11) основы статистического анализа;

12) современные методы и средства управления распределением данных в памяти;

13) Правила внутреннего трудового распорядка;

14) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

15) ………(другие документы, материалы и т.д.).

1.4. Системный администратор должен уметь:

1) применять автоматизированные средства контроля состояния БД;

2) обрабатывать статистические данные, применять методы статистических расчетов;

3) самостоятельно вести поиск информации, необходимой для выполнения профессиональных задач по управлению БД;

4) выбирать способ действия в изменяющихся условиях рабочей ситуации; контролировать, оценивать и корректировать свои действия;

5) работать с системами хранения и обработки информации;

6) локализовать проблему работы с ресурсами, возникшую в системе хранения и обработки данных;

7) применять методы оптимизации производительности БД и контролировать полученные результаты;

8) настраивать взаимодействие между компонентами вычислительной сети;

9) применять языки и системы программирования БД для оптимизации выполнения запросов;

10) ……… (другие навыки и умения).

1.5. Системный администратор в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Системный администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения).

2. Трудовые функции

2.1. Оптимизация функционирования БД:

1) мониторинг работы БД, сбор статистической информации о работе БД;

2) оптимизация распределения вычислительных ресурсов, взаимодействующих с БД;

3) оптимизация производительности БД;

4) оптимизация компонентов вычислительной сети, взаимодействующих с БД;

5) оптимизация выполнения запросов к БД;

6) оптимизация управления жизненным циклом данных, хранящихся в БД.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Системный администратор исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции мониторинг работы БД, сбор статистической информации о работе БД:

Читайте также:
Входит ли испытательный срок в отпуск и отпускные

1) осуществляет мониторинг работы БД, в том числе различными автоматизированными средствами;

2) определяет основные статистические показатели работы БД;

3) осуществляет анализ полученных статистических данных, формирование выводов об эффективности работы БД.

3.1.2. В рамках трудовой функции оптимизация распределения вычислительных ресурсов, взаимодействующих с БД:

1) осуществляет анализ возможностей по управлению вычислительными ресурсами, взаимодействующими с БД;

2) управляет вычислительными ресурсами, взаимодействующими с БД;

3) осуществляет контроль результатов перераспределения вычислительных ресурсов, взаимодействующих с БД.

3.1.3. В рамках трудовой функции оптимизация производительности БД:

1) осуществляет анализ возможностей по управлению оптимизацией производительности БД;

2) определяет критерии оптимизации производительности БД.

3.1.4. В рамках трудовой функции оптимизация компонентов вычислительной сети, взаимодействующих с БД:

1) осуществляет анализ компонентов вычислительной сети и возможностей по управлению их конфигурацией;

2) определяет критерии оценки при изменении конфигурации компонентов вычислительной сети, взаимодействующих с БД;

3) осуществляет оптимизацию компонентов вычислительной сети, взаимодействующих с БД, контроль произошедших изменений в работе БД.

3.1.5. В рамках трудовой функции оптимизация выполнения запросов к БД:

1) осуществляет статистический анализ запросов к БД, их классификацию по различным признакам;

2) определяет критерии оптимизации выполнения запросов к БД;

3) осуществляет оптимизацию выполнения статистически значимых запросов к БД.

3.1.6. В рамках трудовой функции в оптимизация управления жизненным циклом данных, хранящихся в БД:

1) управляет распределением данных в памяти;

2) определяет стратегию управления распределением данных в памяти, предназначенной для размещения БД;

3) осуществляет контроль за соблюдением стратегии управления распределением данных в памяти, предназначенной для размещения БД.

3.1.7. В рамках выполнения своих трудовых функций выполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.8. ……… (другие обязанности).

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях).

4. Права

4.1. Системный администратор имеет право:

4.1.1. Участвовать в обсуждении служебных заданий, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.1.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Системный администратор привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере аудита;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности).

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта “Администратор баз данных”, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 17.09.2014 N 647н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: