Должностная инструкция делопроизводителя: как выглядит

Основные должностные обязанности делопроизводителя

(подпись) (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы трудового законодательства;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

  • Уставом (Положением) ;
  • настоящей должностной инструкцией;

1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Ведение делопроизводства в организации.

2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

  • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  • за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
  • за причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция делопроизводителя

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию) [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Читайте также:
Директор по развитию: должностные обязанности

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

– структуру предприятия и его подразделений;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

– положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

– инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

– настоящей должностной инструкцией;

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

Читайте также:
Дают ли больничный при аллергии: сроки

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

– состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

– формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция

Делопроизводитель

Образец должностной инструкции делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Делопроизводитель должен знать:

1) структуру организации, руководство структурных подразделений;

2) современные информационные технологии работы с документами;

3) порядок работы с документами;

4) схемы документооборота;

5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

7) типовые сроки исполнения документов;

8) принципы работы со сроковой картотекой;

9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;

10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

11) правила документационного обеспечения деятельности организации;

12) виды документов, их назначение;

13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

16) системы электронного документооборота;

17) правила и сроки отправки исходящих документов;

18) требования охраны труда;

19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;

23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

Читайте также:
Вредные факторы для медосмотра по профессии – перечень профессий

32) правила передачи дел в архив организации;

33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

3) пользоваться справочно-правовыми системами;

4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

12) систематизировать документы внутри дела;

13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

15) оформлять документы экспертной комиссии;

16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;

18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

20) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:

1) организация работы с документами;

2) организация текущего хранения документов;

3) организация обработки дел для последующего хранения.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:

1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;

4) производит регистрацию входящих документов;

5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

6) выполняет ведение базы данных документов организации;

7) выполняет ведение информационно-справочной работы;

8) производит обработку и отправку исходящих документов;

9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:

1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;

2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

4) производит формирование дел;

5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:

1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

Читайте также:
Должностная инструкция заведующего складом: образец, права и обязанности

2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;

3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;

6) осуществляет передачу дел в архив организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, – в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Из статьи вы узнаете:

Должность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2021 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

Вам также будет интересно:

Читайте также:
Гуманитарные профессии — что это, список самых востребованных специалистов

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

  1. Раздел 1 – Общие положения.
  2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
  3. Раздел 3 – Права.
  4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

  • отдельного документа;
  • приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – « Должностная инструкция делопроизводителя ». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, « Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя ».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Также необходимо определить:

  • кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
  • кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

  1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
  2. опыт практической работы – не требуется.
  3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

Что делает делопроизводитель в организации?

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

  1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
  2. Передача документов на исполнение.
  3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
  4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
  5. Контроль за неразглашением данных.
  6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

Читайте также:
Выход участника из ООО: пошаговая инструкция, образец заявления

В число его умений также входит:

  1. знание правил составления различных бумаг;
  2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
  3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
  4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
  5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

  • обладать хорошими аналитическими способностями;
  • уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
  • иметь хорошую память и усидчивость;
  • быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

  • официальное оформление на работу;
  • множество вузов, где можно получить специальность;
  • стабильный оклад.

Минусы:

  • рутинная работа;
  • невысокая зарплата;
  • большой и расплывчатый круг обязанностей.

Должностная инструкция ведущего экономиста

Должностная инструкция ведущего экономиста применяется для более подробного описания параметров, закрепленных в трудовом договоре. Она может составляться в виде приложения к трудовому договору либо как локальный правовой акт. Должностная инструкция, будучи юридически значимым документом, требует внимательного отношения к корректности её структуры, оформлению и содержанию.

Образец должностной инструкции ведущего экономиста

1. Основные положения

  1. Ведущий экономист принимается на свою должность и освобождается от неё приказом директора организации, по представлению финансового директора.
  2. Ведущий экономист состоит в оперативном подчинении у финансового директора.
  3. На время отсутствия ведущего экономиста (лечение болезни, командировка, отпуск) его функции переходят к другому экономисту, временно назначенному финансовым директором.
  4. Ведущий экономист должен соответствовать следующим стандартам:
    • высшее образование экономического профиля;
    • продолжительность службы в финансово-экономических подразделениях от 3 лет.
  5. Ведущий экономист должен обладать знаниями следующих областей его деятельности:
    • законодательство, стандарты и нормы, относящееся к экономической стороне деятельности организации;
    • основы действующего налогового законодательства;
    • принципы анализа финансово-экономического положения юридического лица;
    • методы расчета основных рисков, влияющих на экономическую сторону деятельности организации;
    • основные приемы проведения финансово-экономических расчетов и их применения;
    • правила вычисления себестоимости, маржи, различных видов прибыли, других основных финансово-экономических показателей;
    • основы выстраивания экономических планов и прогнозов;
    • принципы оценки изменения валютных курсов на деятельность организации;
    • нормативы оценки качества разнообразных инвестиционных проектов;
    • стандарты анализа бухгалтерской отчетности;
    • основы анализа финансового состояния контрагентов организации;
    • отраслевые особенности экономической деятельности организации;
    • особенности ведения экономической деятельности в структурных подразделениях организации;
    • стандарты сравнения показателей экономической деятельности организации с конкурентами, лидерами, среднеотраслевыми критериями;
    • процессы и нормы бюджетирования;
    • правила ведения делового документооборота;
    • нормы оценки кредиторской и дебиторской задолженности;
    • правила работы со специализированным программным обеспечением.
  6. Ведущий экономист руководствуется:
    • действующим законодательством РФ;
    • отраслевыми нормами и стандартами;
    • соответствующими документами организации;
    • разделами этой инструкции.
Читайте также:
Должностная инструкция водителя легкового служебного автомобиля

2. Функции

Перечень рабочих функций ведущего экономиста:

  1. Осуществление необходимых экономических расчетов в соответствии с указаниями финансового директора и руководителей подразделений.
  2. Составление планов и прогнозов по финансово-экономической деятельности организации.
  3. Написание аналитических отчетов по экономическому положению организации, её филиалов и подразделений.
  4. Отслеживание влияния внешних и внутренних факторов на экономическое состояние организации.
  5. Участие в выстраивании экономической стратегии организации.
  6. Оценка параметров привлечения внешнего финансирования, сравнение выгод и недостатков имеющихся вариантов.
  7. Помощь в оценке и сравнении имеющихся инвестиционных проектов.
  8. Участие в подготовке бухгалтерской отчетности для внешних и внутренних пользователей.
  9. Участие в выстраивании политики по вопросам контроля рисков.
  10. Участие в переговорах с партнерами по различным аспектам экономической деятельности организации.
  11. Выстраивание политики по определению лимитов финансирования для филиалов и структурных подразделений организации.
  12. Проведение анализа экономического состояния партнеров и финансово-экономических параметров планируемых сделок.
  13. Проведение расчетов по соответствию достигнутых результатов установленным критериям.
  14. Оценка экономической эффективности планируемых операций по совершенствованию деятельности организации и отдельных подразделений.
  15. Оценка качества экономических расчётов других сотрудников и внешних исполнителей.
  16. Внесение необходимых сведений по экономическим показателям в электронную базу данных.

3. Ответственность

Ведущий экономист может нести ответственность за совершенные им нарушения в следующих ситуациях:

  1. За ущерб, который был причинен организации вследствие его деятельности, — в тех пределах, которые даны в соответствующих статьях законодательства.
  2. За разглашение конфиденциальной информации по экономическим аспектам деятельности организации и её партнеров — в соответствии с параметрами, заданными в соответствующих разделах законодательства.
  3. За неисполнение должностных обязанностей или их ненадлежащее исполнение — в соответствии с разделами трудового законодательства.
  4. За совершенные нарушения действующих норм и законов — в границах, данных в уголовном, административном и трудовом законодательстве.

4. Права

Ведущий экономист на своей работе наделяется следующими правами:

  1. Участвовать в подборе персонала, занятого экономическим анализом деятельности организации.
  2. Предлагать руководству мероприятия в сфере улучшения экономической ситуации.
  3. Требовать от сотрудников предоставления информации по аспектам экономической деятельности.
  4. Представлять организацию на встречах с представителями её партнеров по аспектам экономического сотрудничества.
  5. Участвовать в собраниях менеджмента организации по утверждению инвестиционных проектов, стратегии привлечения внешнего финансирования, управления рисками, взаимодействию с дебиторами и кредиторами.
  6. Разрабатывать внутренние нормы и правила по оценке экономической грамотности сотрудников.
  7. Получать дополнительные выплаты по мере выполнения заранее определенных KPI.
  8. Получать возможность повышения квалификации в соответствии с правилами, установленными во внутренней документации.

Основы написания должностной инструкции

В трудовом законодательстве нет упоминаний о параметрах написания должностной инструкции. Поэтому работодатели получают значительную свободу рук в её составлении, хотя и придерживаются определенных правил. На практике они обычно переделывают для себя типовые инструкции, составленные на основе подходящих профстандартов. Эти инструкции включают следующие стандартные разделы:

  • Общая часть.
  • Обязанности сотрудника.
  • Его права.
  • Вероятная ответственность за нарушения.

Дополнительно крупные работодатели часто добавляют разделы, где прописывают должностные взаимосвязи, критерии оценки результатов труда, условия работы.

Читайте также:
Должностная инструкция кладовщика – как составить

Внимание! Обычно инструкцию распечатывают на фирменном бланке, где наличествуют все атрибуты официального документа.

Основные положения

Вступительная часть инструкции, в которой прописаны базовые параметры деятельности специалиста:

  • Кто им руководит.
  • Кто его нанимает и увольняет.
  • Кто из сотрудников замещает его на время отсутствия.
  • Какими положениями он должен руководствоваться.
  • Каковы требования к квалификации, опыту, образованию.

Для ведущего экономиста, в силу значительных различий его обязанностей у разных работодателей, необходим перечень требуемых знаний в тех областях, которые востребованы у конкретного работодателя. Например, если он работает на промышленном предприятии, то требуется знание себестоимости, постоянных и переменных издержек, а также других отраслевых аспектов.

Функции

Ключевой раздел, конкретизирующий обязанности специалиста. Обычно его рассматривают как более подробное изложение трудовой функции, описанной в трудовом договоре. Обязанности, приведённые здесь, должны соотноситься с навыками и знаниями, описанными в предыдущем разделе.

Внимание! Позиция ведущего экономиста сильно различается в разных компаниях. Где-то он ведет экономические операции по отдельным направлениям, филиалам или подразделениям (производство, сбыт и пр.), а в других местах он отвечает за экономическое обеспечение всей деятельности компании. Все эти нюансы должны быть описаны в данном разделе.

Ответственность

Раздел отведен под перечисление возможных оснований для привлечения специалиста к ответственности. Такие основания довольно стандартны, но для некоторых позиций добавляют пункт об ответственности за разглашение внутренней информации.

Внимание! Конкретные меры наказания в этой части не приводятся, поскольку они могут быть определены лишь после проведения всех административных, а возможно и юридических разбирательств.

Права

Раздел отведен под перечисление прав специалиста, которые предоставлены ему работодателем для эффективного выполнения рабочих функций. Права ведущего экономиста могут быть расширены, в зависимости от управленческой структуры работодателя, его размеров, а также других факторов.

Ведущий экономист играет значительную роль в любой компании. Поэтому должностная инструкция для него составляется с привлечением специалистов по финансам, отраслевой экономике, ведению бухгалтерского учета. Также привлекаются сотрудники кадровой службы и юридического отдела. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. В силу этот документ вступает после его подписания всеми участниками: специалистом, руководителем работодателя, а также другими лицами, если их подписи требуются стандартами применяемого документооборота.

Должностная инструкция экономиста – образец за 2021 год

  • Должностная инструкция экономиста
  • Должностная инструкция и профстандарты
  • Структура ДИЭ
  • Права, обязанности и ответственность экономиста
  • Как учесть специфику отрасли: ДИЭ бюджетного учреждения
  • Градация должностей: нюансы составления инструкции для главного и ведущего экономиста планово-экономического отдела
  • Итоги

Должностная инструкция экономиста

Должностная инструкция экономиста — это комплексный документ организационно-правового характера, содержащий описание основных функций, прав, обязанностей и ответственности этого специалиста.

Еще об одном документе первостепенной важности при приеме экономиста на работу вы узнаете из статьи «Унифицированная форма № ТД-1 – Трудовой договор».

Основное назначение должностной инструкции экономиста (ДИЭ) — очертить круг обязательных действий занимающего данную должность работника и разграничить сферу его деятельности в общей совокупности обязанностей специалистов компании.

Кроме того, ДИЭ позволяет реализовать следующие важные организационные задачи:

  • конкретизировать обязанности и права специалиста;
  • равномерно распределить трудовые обязанности среди работников планово-экономической службы;
  • добиться от работника выполнения поставленных задач в срок и в полном объеме;
  • структурировать функциональные взаимосвязи работника с остальными специалистами;
  • повысить ответственность работника;
  • обозначить четкую зависимость стимулирования экономиста (как морального, так и материального) от полноты и качества выполняемых обязанностей;
  • обеспечить объективность при аттестации специалиста;
  • улучшить психологический климат в трудовом коллективе и исключить конфликты.
Читайте также:
Входит ли больничный в отработку при увольнении

Профессия экономиста сочетает в себе как унифицированные, общие для всех отраслей экономики, так и индивидуальные особенности, характерные только для определенной области. Так что ДИЭ на разных предприятиях и в разных сферах деятельности будет выглядеть по-разному. Об этом расскажем в следующих разделах.

Должностная инструкция и профстандарты

При разработке должностных инструкций необходимо учитывать утвержденные для разных сфер деятельности профессиональные стандарты.

Профстандарты представляют собой строго структурированные документы с описанием требований к уровню квалификации и функциональным обязанностям специалистов разнообразных направлений в различных сферах деятельности, утверждаемые приказами Минтруда и соцзащиты РФ.

К примеру, профстандарт для специалистов планово-экономического сопровождения деятельности организаций водоснабжения и водоотведения утвержден приказом от 19.03.2015 № 166н, а профессиональный стандарт для специалистов в области планово-экономического обеспечения строительного производства — приказом от 18.07.2019 № 504н.

ВАЖНО! С июля 2016 года работодатели обязаны использовать профстандарты в части их требований к квалификации, необходимой сотруднику для выполнения трудовых обязанностей (ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ…» от 02.05.2015 № 122-ФЗ).

Таким образом, если ст. 57 ТК РФ и постановлением Правительства РФ «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов» от 22.01.2013 № 23 установлено ограничение (к примеру, по уровню образования для определенной должности), коммерсант будет обязан применять профстандарт. Ему придется учитывать данное ограничение при разработке должностных инструкций.

Структура ДИЭ

Общее строение разделов ДИЭ можно представить следующим образом:

  • требования к квалификации;
  • структура подчиненности;
  • что должен знать экономист (НПА, инструкции, отраслевые тарифы и др.);
  • обязанности;
  • права;
  • ответственность.

Первый раздел ДИЭ может быть достаточно кратким и содержать всего 1–2 строки, выражающие требования, предъявляемые руководством фирмы к специалисту на данной должности.

К примеру, данный раздел может выглядеть следующим образом: «Экономист: высшее экономическое профессиональное образование со стажем работы на аналогичной должности не менее 2 лет».

Либо работодатель допускает наличие у специалиста среднего специального образования по экономической специальности, но уже с повышенными требованиями к стажу и уровню занимаемых ранее должностей.

Важно! Уровень квалификации экономиста, указанный в его должностной инструкции, должен соответствовать требованиям, установленным соответствующими профстандартами.

К примеру, уровень квалификации для специалистов планово-экономического профиля определен профстандартами от 4-го и выше. При этом на 4-м и 5-м уровнях квалификации допускается среднее специальное образование плюс практический опыт, а начиная с 6-го уровня в дополнение к практическому опыту специалист должен иметь высшее образование по программе бакалавриата.

Раздел ДИЭ, посвященный структуре подчиненности, также может выглядеть достаточно лаконично: «Экономист в оперативном порядке подчиняется финансовому директору фирмы».

Если фирма имеет большой штат и разветвленную систему управления в ДИЭ, лучше подробно описать схему общей и непосредственной подчиненности работника.

Следующий раздел ДИЭ содержит перечисление нормативки: инструкций, положений и иных необходимых в работе экономиста документов. Обширность этого раздела зависит от намерений руководства требовать от своего специалиста общих планово-экономических знаний и владения узкоспециализированными теоретическими вопросами и практическими навыками.

Об обязанностях, правах и ответственности экономиста расскажем в следующем разделе.

Права, обязанности и ответственность экономиста

Раздел ДИЭ, посвященный правам работника, позволяет придать должностной инструкции статус полноценного документа во взаимоотношениях работника и работодателя. Знание работником своих прав облегчает процесс взаимодействия специалиста с руководством и позволяет достичь понимания работником своей роли в общем производственном процессе.

Читайте также:
Дисквалификация как вид административного наказания — понятие, сроки

Для ДИЭ достаточно простого перечисления прав.

«Экономист имеет право:

  • запрашивать у структурных единиц и подразделений оперативные данные и рабочую документацию, необходимую для осуществления своих трудовых функций;
  • принимать оперативные решения в пределах своих полномочий;
  • разрабатывать и представлять руководству предложения, направленные на оптимизацию трудовых процессов, в том числе по своей непосредственной деятельности;
  • вносить предложения по устранению выявленных недостатков в работе;
  • знакомиться с проектами решений администрации компании, если они непосредственно касаются его деятельности».

Обязанности экономиста могут быть представлены в ДИЭ в виде перечня или текста. Форма подачи информации не имеет особого значения, главное — полнота отражения всего объема обязательных трудовых действий, требуемых от работника.

Как выглядит раздел ДИЭ, посвященный обязанностям, а также полный текст этого документа, вы можете увидеть и скачать, кликнув по картинке ниже:

В разделе, посвященном ответственности работника, должны перечисляться виды его ответственности за результаты и последствия своей деятельности (дисциплинарная, материальная и др.). При этом не лишним будет отметить, какое наказание ждет специалиста за медлительность при решении производственных вопросов (непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям).

ВАЖНО! Предусматривая в ДИЭ меры ответственности, необходимо руководствоваться нормами действующего законодательства и не превышать предоставленные работодателю полномочия.

Заполнить данный раздел ДИЭ поможет должностная инструкция экономиста, образец которой размещен на нашем сайте.

Как учесть специфику отрасли: ДИЭ бюджетного учреждения

Рассмотренные выше разделы ДИЭ в равной степени могут применяться и коммерческими компаниями, и бюджетными учреждениями. Однако специфика бюджетных учреждений накладывает на содержание этого документа свой отпечаток.

Своеобразие работы экономиста-бюджетника будет прослеживаться в каждом разделе ДИЭ, начиная с квалификационных требований, где работодатель может поставить условие об обязательном стаже работы на аналогичной должности именно в бюджетной, а не коммерческой структуре, включая обязательные теоретические знания бюджетного законодательства.

Срочный трудовой договор имеет свою особенности. Как не ошибиться при его составлении, знают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и формируйте срочные трудовые договоры без ошибок.

Градация должностей: нюансы составления инструкции для главного и ведущего экономиста планово-экономического отдела

При разветвленной структуре должностей в компании может потребоваться разработать инструкции для экономистов разного уровня подчиненности. Это могут быть экономисты различных категорий или наименований (экономист по труду и зарплате, экономист по финансовой работе). Кроме того, могут понадобиться инструкции для ведущего или главного экономиста.

Каждой должности должна соответствовать своя ДИЭ. Чем выше уровень экономиста, тем шире круг отражаемых в инструкции обязанностей, специфичнее сфера решаемых вопросов. И тем сложнее разработчикам ДИЭ. Необходимо учесть все нюансы разграничения полномочий, подчинения и соподчинения, внутриструктурных взаимосвязей и взаимодействия с руководством.

Составляйте должностные инструкции для своих работников с помощью материалов нашего сайта:

Итоги

Должностная инструкция экономиста состоит из стандартных разделов: квалификационных требований, структуры подчиненности, прав, обязанностей и ответственности.

Инструкция видоизменяется и дополняется, если в компании предусмотрено несколько экономических должностей с разным кругом ответственности и структурой подчинения.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: