Переход на онлайн кассу: с чего начать

Осталось три недели. Пошаговая инструкция для ИП по переходу на кассу

Как определиться с онлайн-ККТ, где и как получить КЭП, ОФД и зарегистрировать технику.

По состоянию на конец мая 2021 года российские налогоплательщики зарегистрировали более 3,6 млн онлайн-касс — это в два с половиной раза больше, чем до начала реформы. Об этом недавно сообщил руководитель Федеральной налоговой службы Даниил Егоров.

Согласно статистике ФНС, ежедневно через онлайн-кассы проводят 200 млн операций, а сумма выручки составляет около 130 млрд рублей, писал ТАСС.

Кассовая реформа проходила в России в 2017-2019 гг в три базовых этапа. Третья волна подключения к онлайн-кассам завершилась 1 июля 2019 года и затронула уже все без исключения организации и ИП, на любых режимах налогообложения.

Однако некоторым индивидуальным предпринимателям дали отсрочку — работать без касс могли ИП без наемных сотрудников, при реализации товаров собственного производства и оказании услуг населению. Но и эта поблажка будет действовать меньше месяца — до 1 июля 2021 года.

Рассказываем, что и как предпринимателю необходимо сделать для того, чтобы начать работать с онлайн-кассой, ОФД и избежать вопросов от ФНС.

Этап первый. Выбираем кассу и ФН

По закону 54-ФЗ, предпринимателю нужно успеть до 1 июля зарегистрировать ККТ в налоговой службе. Поэтому в техническом плане касса должна соответствовать ряду критериев:

1. В ККТ должен быть фискальный накопитель (ФН). Если его нет, то ФН необходимо приобрести.
2. Модель кассы должна входить в реестр разрешенных устройств на сайте ФНС.
3. Касса должна принимать оплату наличными и картой, печатать бумажные чеки и создавать электронные.
4. Фискальный чек, выдаваемый ККТ, должен соответствовать закону и иметь все реквизиты, необходимые для вида деятельности ИП.

Кассы условно делятся на три группы.

Автономные кнопочные онлайн-кассы

Самый бюджетный вариант. Подойдут для владельцев небольших бизнесов в сфере услуг или маленьких магазинов, ассортимент товаров которых не превышает 50 позиций. При этом такие устройства не работают с маркированными товарами. Модернизировать аппараты под требования маркировки можно путем вызова специалиста, представителя ЦТО или сервисного центра в вашем регионе.

Ассортимент товаров, подлежащих обязательной маркировке, регулярно расширяется. Так с 1 июня 2021 года под маркировку попали товары категории молочной продукции – сыр и мороженое. Работать с маркированными товарами удобнее всего с помощью сервиса «Учёт марок», который позволит выявлять и не допускать передачи в систему «Честный ЗНАК» некорректных чеков с маркировкой.

Фискальный регистратор

Устройство по факту представляет собой принтер печатных чеков с фискальным накопителем и модулем для передачи данных. Для работы фискальному регистратору нужно головное устройство с кассовой программой: планшет, ноутбук или компьютер. Кроме того, хорошие программы для ПК тоже не бесплатны. Такой вариант подойдет магазинам, пунктам оказания услуг и т. д.

Смарт-терминалы

Это производительный планшет с фискальным накопителем и принтером чеков. Один из самых удобных и простых в освоении устройств.

Такие устройства выпускаются в самых разных конфигурациях, есть мобильные версии, аккумулятора которых хватит до 24 часов. На рынке представлены также средние и большие настольные приборы для стационарных точек с возможностью подключения дополнительного торгового оборудования.

Кассовое оборудование можно не только приобрести, но и взять в аренду.

Этап второй. Выбираем оператора фискальных данных

Перед регистрацией онлайн-кассы в ФНС необходимо выбрать оператора фискальных данных (ОФД). ОФД – это связующее звено между кассой и государством, которое с разрешения ФНС обрабатывает фискальные данные. Оператор передает информацию с онлайн-кассы в налоговую службу и обеспечивает ее конфиденциальность, защиту и хранение в течение пяти лет.

В реестре ФНС сегодня значатся 19 операторов фискальных данных. При выборе оператора, рекомендуем придерживаться следующих критериев:

1. Рейтинг компании и охват рынка, что свидетельствует о качестве и надежности сервисов оператора;
2. Наличие дополнительных услуг, помимо базового ОФД-тарифа;
3. Возможности для бухгалтерии: обмен документами (ЭДО), сдача отчетности в госорганы, выгрузка и сверка данных по чекам;
4. Наличие аналитических и рекомендательных сервисов для развития бизнеса;
5. Возможность подключения дополнительного функционала и интеграции с сервисами, необходимыми для вашей деятельности.

Крупнейшим оператором фискальных данных остается «Платформа ОФД» – в первом квартале 2021 года в системе оператора находилось почти 30 процентов всех онлайн-касс страны. Компания предоставляет сервис «Платформа ЭДО» для обмена электронными документами с контрагентами и государственными органами и сервис «Платформа Госотчет» для сдачи электронной отчетности в контролирующие ведомства.

Этап третий. Получаем КЭП

Для онлайн-регистрации кассы, подключения к ОФД и подписания различных электронных документов необходима усиленная версия электронной цифровой подписи – КЭП.

До 1 июля 2021 года квалифицированную электронную подпись можно получать в коммерческих удостоверяющих центрах. Однако действовать выданные там электронные подписи будут до конца года.

С 1 июля ФНС начнет бесплатно выдавать КЭП индивидуальным предпринимателям в удостоверяющем центре ведомства или доверенных удостоверяющих центрах. Однако список последних пока не обнародован.

В ФНС, в частности, заявили, что «выпускаемая удостоверяющим центром ФНС России электронная подпись будет применима для получения всех государственных и коммерческих услуг, а также подписания любых электронных документов».

Для получения КЭП в ФНС нужно заранее записаться в территориальное отделение налоговой службы. Предоставив паспорт и СНИЛС, пройти процедуру идентификации. Электронная подпись записывается на определенные носители, информацию об этом можно уточнить на сайте ведомства.

С 1 июля ИП, имеющие право на бесплатную КЭП, смогут подать заявление на выпуск подписи через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».

Этап четвертый. Регистрируем кассу в ФНС и ОФД

Зарегистрировать ККТ можно в отделении налоговой, однако большинство ИП уже давно делают это через интернет. Для регистрации онлайн-кассы на сайте ФНС необходимо зайти в личный кабинет налогоплательщика и выбрать раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Далее нажать на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выбрать пункт «заполнить параметры заявления вручную».

Затем в открывшихся окнах поочередно указать адрес установки ККТ, наименование ККТ (произвольно), модель ККТ из предложенного списка и серийный номер (эти данные можно найти, в том числе, в паспорте кассы).

Далее отмечаем модель фискального накопителя и его 16-значный номер (он прописан на коробке или на самом устройстве). Указываем режим, в котором будет использоваться ККТ (если подходящего вам режима нет — ничего не указывайте), далее — выбирайте из предложенных оператора фискальных данных. Его ИНН подтянется автоматически. Останется подписать заявление вашей КЭП и отправить на рассмотрение.

После проверки, если все данные были указаны верно, в столбце «Состояние» появится подпись «Присвоен Регистрационный номер ККТ». Однако это еще не означает, что ваша касса полностью прошла всю процедуру.

Для окончательной регистрации нужно сформировать и распечатать на вашей кассе отчет о регистрации (фиксализации). Процедура должна быть описана в инструкции к вашему устройству. Для вывода отчета понадобится регистрационный номер ККТ.

После необходимо вернуться в личный кабинет налогоплательщика, нажать в столбце PHM на регистрационный номер. Откроется карточка ККТ и кнопка «завершить регистрацию», которую нужно отжать.

Следом появится окно, где вы вбиваете сведения из отчета о регистрации по ККТ, напечатанные при фискализации кассы. Нажимаете «Подписать и отправить». Регистрация кассы завершена.

Следующим этапом могло бы стать подключение к серверу ОФД, чтобы фискальные данные начали передаваться с кассы в налоговую. Но для того, чтобы сэкономить время и ресурсы предпринимателя, этот процесс сократили.

Сейчас весь вышеописанный процесс регистрации ККТ в ФНС и далее в ОФД – проходит в одном окне, через личный кабинет клиента «Платформы ОФД». Пошаговая инструкция с пояснениями доступна в одном из наших материалов.

Весь процесс регистрации ККТ в ФНС и ОФД, согласно инструкции, занимает обычно 5 минут. Об этом в том числе говорил недавно и глава ФНС Даниил Егоров.

Сохраните эту статью себе и поделитесь с другими предпринимателями.

Как перейти на онлайн-кассы: пошаговый алгоритм

Реформа 54-ФЗ состоялась. У вас есть небольшой период, чтобы подготовиться к переходу на новые правила применения ККТ. Первые шаги в этом направлении стоит сделать уже сейчас. Для начала нужно выбрать ОФД и запланировать модернизацию техники. Рассмотрим весь процесс перехода на онлайн-кассы по порядку.

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ от 22.05.2003 в ред. от 03.07.2016 у контрольно-кассовой техники (ККТ) расширяется набор функций. Кассы будут передавать сведения обо всех расчетах в ФНС по интернету через операторов фискальных данных (ОФД).

Кассы «научатся» печатать расширенный перечень обязательных реквизитов в чеке. Среди них — наименование товаров, услуг и выполненных работ, система налогообложения, которая используется при расчете, ставка НДС. Помимо печати бумажного чека, кассы смогут направлять клиенту электронный чек на e-mail или в SMS-сообщении.

Отправить электронный чек кассир обязан, если покупатель предоставит свои контактные данные. На фискальном документе будет печататься QR-код, после считывания которого смартфоном покупатель сможет проверить корректность отбитого чека.

Все вышеперечисленное обязаны выполнять кассы, которые будут зарегистрированы и перерегистрированы с 1 февраля 2017 года. А уже с 1 июля 2017 года эти изменения коснутся абсолютно всей ККТ, с помощью которой будут осуществляться расчеты.

Как подготовиться к новым требованиям

До 1 февраля 2017 года для организаций, применяющих ККТ, действует добровольный период, когда они могут по своему желанию выполнить требования 54-ФЗ. Используйте это время, чтобы основательно подготовиться к изменениям до наступления ответственности за непередачу данных в ФНС через интернет.

Чтобы избежать ажиотажа и успеть воспользоваться более выгодными предложениями от ОФД и сэкономить на обслуживании ККТ, рекомендуем уже сейчас определить, сколько касс вам предстоит снимать с учета, чем заменить их на время модернизации, и запланировать посещение инспекции.

Вы можете выбрать оператора фискальных данных и оговорить с ним условия заключения договора. Таким образом вы сделаете первый из обязательных шагов для перехода на онлайн-кассы и сможете сконцентрироваться на других действиях. Так вы избежите ажиотажа, когда подключаться к ОФД начнут организации, чьи кассы подлежат регистрации или перерегистрации с 1 февраля 2017 года, успеете воспользоваться более выгодными предложениями от ОФД и сэкономите на обслуживании ККТ.

Позднее, как только фискальные накопители и комплекты модернизации для большинства касс появятся в продаже, вы сможете обновить кассовую технику и оценить, нужно ли что-то доработать в инфраструктуре вашей компании. Если к тому моменту у вас уже будет заключен договор с ОФД, вы сможете сразу же зарегистрировать ККТ через интернет и начать передавать данные в ФНС.

Пошаговый алгоритм перехода на онлайн-кассы

1. Заключение договора с ОФД

Обязательным участником электронного взаимодействия между кассами и ФНС становится оператор фискальных данных. Он будет принимать, обрабатывать, хранить и передавать в ведомство информацию о расчетах, обеспечивать ее конфиденциальность и безопасность. Согласно 54-ФЗ все ОФД должны гарантированно работать с любыми моделями кассовой техники, а также соответствовать единым требованиям: иметь лицензии ФСТЭК и Роскомнадзора, обладать необходимой технической инфраструктурой и т.д.

1.1. Выбор ОФД

При выборе ОФД стоит ориентироваться на то, какие возможности будут входить в стоимость обслуживания по договору. Будет ли это только обязательный функционал или вы сможете воспользоваться дополнительными преимуществами за те же деньги. Например, проводить регистрацию, перерегистрацию и снимать с учета кассы в режиме онлайн. А также иметь доступ ко всем фискальным данным компании, анализировать их в нужном разрезе (за период времени, по торговым точкам, кассирам и т.д.), сравнивать показатели, выгружать xls-таблицы и строить наглядные графики.

Стоит обратить внимание и на то, какой опыт за спиной у конкретного оператора. Хорошо, когда ОФД одновременно является оператором электронного документооборота. Это значит, что у него уже есть проверенная техническая база, чтобы бесперебойно обрабатывать большой объем данных, а также налажен диалог с контролирующими органами, наконец, есть понимание, какие трудности могут возникнуть у клиента и как их решать.

Большим плюсом станет круглосуточная техническая поддержка. Это особенно важно в начале использования онлайн-касс, когда в любое время может возникнуть вопрос по передаче сведений и необходимо будет уточнить требования законодательства. Читайте подробнее о том, по каким параметрам нужно выбирать ОФД.

1.2. Подключение к ОФД

Чтобы подключиться к выбранному оператору, проще всего оставить заявку на сайте ОФД, например здесь. После этого с вами свяжется менеджер, чтобы заключить стандартный лицензионный договор. Также организация может просто присоединиться к договору-оферте, опубликованному на сайте оператора.

В дальнейшем сведения об ОФД, с которым вы начали сотрудничество, нужно будет прописать в настройках кассы и указать при ее регистрации. Стоит отметить, что после подключения онлайн-кассы вам не придется совершать каких-либо действий для передачи фискальных данных. Это будет происходить автоматически.

Еще не перешли на онлайн-кассы? Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.

2. Обновление кассы

Часть кассовой техники, которая используется сейчас, можно будет модернизировать с учетом требований 54-ФЗ. Информация о том, какие именно модели подлежат доработке, публикуется на сайтах производителей, а также на нашем портале. Посмотрите, есть ли модель вашей кассы в этом списке.

• Если у вас модернизируемая касса, переходите к шагу 2.1.
• Если вашу кассу нельзя обновить, придется заменить ее на другую. При выборе новой ККТ проверьте на сайте ФНС, внесена ли она в Реестр контрольно-кассовой техники. После приобретения новой техники переходите сразу к шагам 2.3 и 3.

2.1. Снятие с учета

Старую кассу нужно снять с учета. Для этого вам нужно будет заполнить заявление на бумаге и посетить инспекцию. Все остальные процедуры с ККТ можно будет осуществлять в онлайн-режиме: на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД, если ваш оператор предоставит такую услугу. Старый регламент тоже будет действовать, ведь кассы применяются и в местностях, отдаленных от сетей связи.

Рекомендуем уже к ноябрю определить, сколько касс вам предстоит снимать с учета, чем заменить их на время модернизации, и запланировать посещение инспекции. С приближением срока обязательного перехода на онлайн-кассы в ИФНС будет все больше желающих снять с учета ККТ.

2.2. Модернизация

Чтобы касса соответствовала новым требованиям, на нее устанавливается комплект модернизации, а ЭКЛЗ меняется на фискальный накопитель (ФН). ФН будет собирать данные обо всех операциях на кассе, а также шифровать их и формировать сообщения для ОФД. Малому бизнесу нужно будет менять ФН каждые 36 месяцев, а всем остальным — ежегодно.

Комплект модернизации может включать как изменения аппаратной части, так и обновление прошивки кассового ПО. Например, кассам необходимы специальные разъемы для подключения к интернету, а также ПО для корректной работы с ФН и передачи сведений ОФД.

Для модернизации ККТ лучше обратиться в центр технического обслуживания, специалисты которого прошли необходимое обучение.

2.3. Учет расходов

Расходы на новую кассу компании на ОСНО смогут списать, а организации на УСН должны учесть их как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Для предпринимателей на ПСН и ЕНВД, которые будут обязаны использовать ККТ с 2018 года, планируется налоговый вычет на покупку новой кассы. Разработкой законопроекта о вычете занимается Минфин.

3. Подключение к интернету

В 54-ФЗ не установлен способ подключения кассы к интернету. Поэтому в зависимости от ваших предпочтений и модели ККТ вы можете выбрать подключение по кабелю, 3G, wi-fi или мобильному интернету.

4. Регистрация новой или обновленной ККТ

В соответствии с 54-ФЗ зарегистрировать ККТ можно через интернет без посещения ФНС. Для этого заполните необходимые документы на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД, подпишите их сертификатом электронной подписи и отправьте в ФНС. Ведомство проверит полученные сведения, присвоит кассе регистрационный номер и вышлет его вам. Вы внесете номер в фискальный накопитель, сформируете отчет о фискализации и передадите его параметры в налоговую. ФНС проверит корректность работы ФН и пришлет в ответ электронную регистрационную карточку. После этого касса считается зарегистрированной и готова к работе!

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель. По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

Организации и ИП, которые:

продают журналы и газеты;

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

1. Купить или арендовать саму ККТ.
2. Купить фискальный накопитель.
3. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте.
4. Зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам нужно будет сформировать заявление на регистрацию в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
5. Настроить и активировать кассу. К любой ККТ прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
6. Завершить регистрацию на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой.

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• возврат,
• продажа в кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

1. Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту
2. Возврат прихода — если клиент, например, вернул товар ненадлежащего качества и получил уплаченную сумму обратно.
3. Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
4. Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

• автономные кнопочные, которые ввиду дешевизны хороши для микробизнеса,
• фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки,
• смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор и устройство для печати чеков.

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Переход на онлайн кассу: с чего начать

10 МИН

Как выбрать онлайн-кассу и помочь своему бизнесу

Онлайн-кассы — «страшилка» для небольших предприятий: мол, они только усложняют ведение бизнеса, стоят огромных денег и вообще бесполезны. Разобрались, кому и зачем они нужны и как могут помочь бизнесу.

Что такое онлайн-касса и зачем она нужна

Обычные кассовые аппараты выбивают чеки и сохраняют данные о них в специальном блоке памяти. В отличие от них онлайн-кассы не только печатают чеки и сохраняют информацию на специальном накопителе данных, но также шифруют эти данные и передают их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.

Чем полезны онлайн-кассы

Прямая передача данных о чеках выгодна как Федеральной налоговой службе (ФНС), так и добросовестному бизнесмену.

Меньше бумажной отчётности и налоговых проверок

Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.

Можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников

Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.

При этом процедура подключения новой кассы легче, чем старых кассовых аппаратов. Для этого даже не надо посещать налоговую, достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.ru.

Кто может обойтись без онлайн-кассы

Рано или поздно кассу с фискальным накопителем придётся установить большинству предпринимателей: ФНС уверенно переходит на «цифру» и требует от бизнеса того же. С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.

Отсрочки

1 июля 2019 года закончились отсрочки для ИП на ЕНВД и патенте, у которых есть наёмные работники. Ещё на 2 года продлили отсрочку для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства. Они могут работать без онлайн-касс до 1 июля 2021 года.

К примеру, если вы продаёте кофе навынос или булочки, которые печёте сами, онлайн-касса пока не нужна. Однако вы обязаны её установить, если кофе продаёт нанятый бариста, а булочки испёк кто-то другой.

Постоянные льготы

Вообще без онлайн-кассы могут обойтись лишь некоторые ИП. Например, собственники, сдающие в аренду квартиры с машиноместами, пункты ремонта обуви, продавцы бахил, мороженого, сезонных овощей (см. п. 2 ст. 2 54-ФЗ).

Без онлайн-касс могут обойтись ТСЖ, образовательные и спортивные организации, библиотеки и центры культуры и досуга, если получают деньги от ООО или ИП с помощью банковского перевода (см. п. 13 ст. 2 54-ФЗ).

Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является, онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить, даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.

Какими бывают онлайн-кассы

Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем 168 моделей оборудования.

Онлайн-кассы можно поделить на несколько категорий:

• Автономные кассы не требуют подключения к компьютеру, работают от аккумулятора и имеют встроенный модем, то есть они мобильны и не зависят от работы сети Wi-Fi или сим-карты. Эти кассы удобны для продаж в отдалённых районах (где есть проблемы с электричеством и интернетом) и для микробизнеса с постоянным ассортиментом и небольшим потоком покупателей, так как автономную кассу нельзя перенастроить или добавить новые функции.

• Фискальные регистраторы привязываются к любому устройству, на которое установлен нужный софт (к телефону, планшету или ноутбуку), печатают бумажные и генерируют электронные чеки и передают данные в налоговую. Они работают только от электрической сети и не имеют собственного модема, поэтому требуют внешний доступ в интернет.

• Стационарные моноблоки не надо ни к чему привязывать, они сочетают в себе функции компьютера, управляющей программы и фискального накопителя. Такие онлайн-кассы помогают автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. К ним можно подключать бухгалтерские программы, отслеживать через них остаток товара и работу каждого сотрудника.

Сколько стоят онлайн-кассы

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.

Самый дешёвый вариант — это автономные кассы: 12–20 тысяч рублей. Фискальные регистраторы стоят дороже, 15–40 тысяч рублей. Самые дорогие моноблоки, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.

Что влияет на выбор онлайн-кассы

Вид бизнеса

Если у вас небольшая торговая точка без подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а также несколько терминалов эквайринга.

Важность автоматизации

Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить, должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой ускорит автоматизацию процессов.

Поток клиентов

Стоит также проанализировать поток клиентов, от которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.

Программное обеспечение

Софт для кассы должен быть совместим с ПО на остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить соответствующий договор с поставщиком.

Как выбрать подходящую модель онлайн-кассы

На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.

Эвотор 5

• Стоимость: от 14 700 рублей. Аренды нет.
• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С» и программами лояльности.
• Расширения: нет.
• Нет возможности подключить дополнительные устройства.

Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.

Эвотор 7.2

• Стоимость: от 16 700 рублей. Аренды нет.
• Доступ в интернет через сим-карту (mini-sim), Wi-Fi.
• Автономная работа невозможна. Аккумулятора нет, питание от электросети.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для весов и сканеров штрих-кодов, а также разъём для подключения денежного ящика.
• Работает только от сети.

Подходит для торговли в стационарных торговых точках.

Эвотор 7.3

• Стоимость аренды: от 1300 рублей.
• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 8–14 часов от аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для весов, разъём для подключения денежного ящика, сканеров штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для торговли в стационарных торговых точках с возможностью автономной работы.

Эвотор 10

• Стоимость аренды: от 1400 рублей.
• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене, возможность управлять скидками и формировать программы лояльности клиентов.
• Есть интеграция с ЕГАИС и популярными программами управления рестораном: R-Keeper, QuickResto, iiko, iReca: Solo. Платная интеграция с «1С», программами лояльности. Драйверы для весов. Удалённый доступ. Бот для соцсетей, отчёты на e-mail и телефон.
• Есть разъём для подключения денежного ящика, сканера штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для кафе, баров и ресторанов.

SmartPOS

• Стоимость аренды: от 1000 ₽ (за само устройство без учёта ставки по эквайрингу)
• Онлайн-касса и терминал эквайринга в одном устройстве
• Есть принтер чеков и сканер штрих-кодов и QR-кодов
• 12 часов автономной работы
• Устойчивая связь по Wi-Fi, 4G, 3G, 2G, Bluetooth 4.0
• Цветной сенсорный дисплей и онлайн-управление
• Установлено необходимое программное обеспечение

Универсальна, компактна и подходит как для торговых точек, так и для, например, курьерской доставки

Как подключить онлайн-кассу?

В 2021 году онлайн-кассы должны использовать почти все предприниматели. Если вы только открываете бизнес и выбираете первую кассу, покупать нужно новую модель. В этом материале расскажем об онлайн-кассах — что это такое и сколько стоит, как их выбирать и подключать и какую выгоду они могут вам принести.

1. Что такое онлайн-кассы?

Онлайн-касса — это ККТ, которая подключается в интернету и отправляет чеки в налоговую. Но не напрямую, а через оператора фискальных данных, который принимает, обрабатывает, хранит информацию и передает ее в ФНС. Предприниматель обязан подключить к ОФД каждый свой кассовый аппарат.

Предпринимателям кассы помогут упростить работу: их стало легче регистрировать, перерегистрировать и снимать с учета. Можно уменьшить объем первичной документации, связанной с ККТ. А еще можно эффективно анализировать продажи и контролировать действия продавцов.

Есть польза и для покупателей — можно проверять подлинность выданных чеков с помощью напечатанного на них QR-кода и узнавать, легально ли работает продавец.

На онлайн-кассы перешли уже почти все. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили ИП без работников, которые:

• работают сами,
• оказывают услуги населению,
• продают товары собственного производства.

При этом Минфин пояснил, что речь идет только о трудовых договорах. Если предприниматель заключит, например, договор подряда с физлицом, у него все равно остается право на отсрочку по онлайн-кассе.

1 июля 2021 года заканчивается последняя отсрочка для ИП: с этой даты все предприниматели должны использовать онлайн-кассы.

2. Как работает новая система?

Чаще всего касса использует интернет через компьютер, к которому подключена, но некоторые модели могут самостоятельно устанавливать подключение.

В кассах появился новый элемент — фискальный накопитель. В нем хранятся данные о пробитых чеках. Фискальные накопители надо менять, о сроке сообщит сама касса. За месяц до окончания срока действия такого устройства в отчете «О закрытии смены» появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Срок работы ФН разный:

• 15 месяцев для бизнесменов, которые работают на ОСНО,
• 36 месяцев для тех, кто работает на спецрежиме.

Онлайн-касса может печатать обычные чеки, а может отправлять электронный вариант покупателям по номеру телефона или на email. Одним электронным чеком можно ограничиться, когда покупка оплачивается дистанционно.

Как подключить кассу к компьютеру

Обычно касса подключается к компьютеру по usb. Потом на компьютер или ноутбук устанавливается драйвер программного обеспечения кассы, который чаще всего можно скачать на сайте производителя кассового аппарата.

О том, как подключить онлайн-кассу к интернету, узнайте в инструкции к ККТ. Так, одна касса может подключаться по SIM-карте, другая — по кабелю Ethernet.

3. Как ставить на учет онлайн-кассу?

Теперь все можно сделать онлайн — в личном кабинете на сайте ФНС nalog.ru. Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с ОФД. Реестр операторов фискальных данных, которые получили лицензию от налоговой, здесь >>

Для регистрации кассы на сайте ФНС вам также понадобится электронная подпись — КЭП. Если у вас есть КЭП для отчетности, она подойдет. А вот КЭП для ЕГАИС использовать для регистрации кассы нельзя.

Процесс регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС мы по шагам разобрали здесь >>

4. Какую кассовую программу выбрать и как сэкономить деньги?

Для малого бизнеса будет оптимальной связка «компьютер, ноутбук или планшет + кассовое ПО + фискальный регистратор, который отправляет данные в ОФД».

Вы можете вообще не покупать дорогую кассу. Программа Касса МойСклад полностью соответствует 54-ФЗ. Приложение работает на компьютере, планшете или смартфоне на Android или iOS. Подключите фискальный регистратор, сканер штрих-кодов, терминал для приема карт — и получите полноценное рабочее место кассира.

Если у вас несколько магазинов и касс, МойСклад поможет управлять ими из единого бэк-офиса. Вы сможете отслеживать выручку по торговым точкам в режиме онлайн, контролировать остатки товара и планировать закупки.

5. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужны ОФД и почему нельзя передавать чеки из кассы в налоговую напрямую?
— Зарегистрированные в ФНС онлайн-кассы производят в совокупности огромный объем фискальных данных. Чтобы эту конфиденциальную информацию обрабатывать — проверять корректность получения, сортировать, хранить — понадобилось промежуточное звено, которым и стали ОФД.

Почему нельзя настроить передачу данных в ОФД сразу из кассовой программы, минуя фискальный регистратор?
— Это требование закона. Если вы торгуете в розницу, то обязаны использовать контрольно-кассовую технику с ФН и модулем передачи данных на борту устройства.

Как узнать, что касса передала чек в налоговую?
— Если информация отправлена, пользователь получит подтверждение от оператора фискальных данных. Чеки можно посмотреть в личном кабинете на сайте ОФД. Наличие неотправленных чеков и их количество можно проверить, напечатав на кассе отчет о текущем состоянии расчетов.

Что будет, если касса не передаст данные в налоговую?
— Данные о пробитом чеке должны быть переданы в ОФД в течение 30 календарных дней. Если этого не произойдет, чеки перестанут печататься и продолжать продажи станет невозможно. Поэтому стоит иметь запасной интернет-канал на случай отказа основного.

Изменилась ли процедура возврата оплаченного товара или возврата средств за услуги?
— Чеки возврата теперь тоже отправляются в налоговую через ОФД. А возвраты в смену и не в смену теперь оформляются одинаково. Главное — оформить фискальный чек возврата.

В торговые (вендинговые) автоматы теперь обязательно устанавливать ККТ?
— Да. Торговые автоматы должны печатать чеки, подтверждающие покупку.

Можно ли кому-то работать без подключения кассы к интернету?
— Организации и ИП, работающие в отдаленных или труднодоступных местностях, освобождены от использования онлайн-касс. Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 №616 утвердил критерий для определения отдаленных от сетей связи местностей: численность населения менее 10 тысяч человек. А точные перечни населенных пунктов, признанных труднодоступными, утверждаются региональными нормативными документами для каждой местности в отдельности.

Не так страшен черт. или Простыми словами про онлайн-кассы. Бухгалтерский учет и онлайн кассы. Порядок перехода на онлайн кассы.

Переход на онлайн кассы, осуществляемый в соответствии с Федеральным законом 54-ФЗ , был призван обеспечить максимальную прозрачность торговых операций. Государство таким образом контролирует предпринимательскую деятельность и облегчает работу налоговой службе, уменьшая количество проверок, а у бизнесменов не остается иных возможностей кроме как работать «в белую».

В этой статье мы поясняем, что такое онлайн-касса, какой она может быть, как связана с бухгалтерией и программой складского учета, кто обязан ее использовать и каков порядок перехода на онлайн-кассы.

Кто должен применять онлайн-кассы

• не имеют работников;
• продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы.

Переход таких ИП на онлайн кассы должен быть осуществлен не позднее 1 июля 2021 года.

Что такое онлайн-касса и из чего она состоит

Чтобы было проще воспринимать суть нововведений, сравним их с тем, что было до вступления в силу 54-ФЗ по онлайн кассам, регулирующего работу с кассовой техникой.

Начнем с того, что теперь вкладывать в понятие «касса».

Было до перехода на онлайн кассы	Стало после перехода на онлайн кассы
Касса = Железная коробка с принтером, печатающим чеки	Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных

Онлайн-кассы бывают четырех типов:

1. Автономные онлайн-кассы и смарт терминалы. Это устройства с кассовыми программами, готовые к использованию и не нуждающиеся в подключении к компьютеру либо терминалу. Могут быть переносными, питающимися от аккумулятора. Ряд моделей поддерживает работу с ЕГАИС.
2. Фискальные регистраторы. Работают только вместе с устройством, на котором установлена кассовая программа. Они фискализируют чеки, распечатывают их и через ОФД передают информацию в налоговую.
3. POS-системы. Наборы техники, обычно включающие POS-компьютер, фискальный регистратор, клавиатуру и сканер. Используются преимущественно крупными торговыми сетями.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов. Подключаются к системе управления сайтом и отправляют электронные чеки покупателям.

Выбирая ККТ, нужно учитывать специфику бизнеса. Например, для торговли алкоголем нужна касса, работающая с ЕГАИС. Обязательно убедитесь в том, что модель разрешена к использованию. Проверить это можно, скачав реестр ККТ на сайте Федеральной налоговой службы .

Наши партнеры предлагают аренду и покупку ККТ, соответствующей требованиям 54-ФЗ по онлайн-кассам, на выгодных условиях.

Прежде, чем осуществить переход ИП на онлайн-кассы, разберитесь, из чего состоит это оборудование.

Фискальный накопитель

Составляющая онлайн-кассы, которая используется для получения, обработки и передачи данных об операциях через ОФД в ФНС. Имеет срок действия ключа фискального признака (13, 15 или 36 месяцев), по истечении которого нужно произвести замену.

В случае отсутствия соединения с интернетом в течение 30 дней, фискальный накопитель в вашей кассе будет заблокирован и возобновит работу автоматически после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.

Важно: если в течение 30 дней, пока отсутствовал интернет, не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.

Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных (ОФД) — коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).

Она является посредником между предпринимателем и налоговой службой. Список ОФД небольшой, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования, а при их несоблюдении могут быть оштрафованы на сумму до миллиона рублей.

Прежде, чем начать переход на онлайн-кассы для ИП на УСН, выберите оператора фискальных данных из списка на сайте ФНС.

Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи.

Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому вы доверили эту процедуру.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Она должна печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.

Сейчас на рынке есть два типа рабочих мест:

1. Привязанные к технике («Мерката», Cassby, i-Retail), а также кассы от производителей (сразу с ПО) – их нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему программному обеспечению, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.

Плюсы	Минусы
готовые к работе комплекты онлайн-касс	отсутствие интеграции онлайн-кассы с бухгалтерией и программой учета
техподдержка «железа» и программы в одном окне	ограниченность в выборе и замене комплектующих
мобильность	дополнительные расходы на ПО и поддержку

2. Рабочие места без привязки к технике («1С:Розница», «МойСклад») — их можно использовать с любой аттестованной ККТ, разрешенной ФНС, они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.

Плюсы	Минусы
онлайн касса связана с бухгалтерией и программой учета	нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор)
несложно интегрируются	поддержка железа и ПО в разных местах
свобода выбора в «железках»	первичная настройка

Какой порядок перехода на онлайн кассы выбрать — купить готовый комплект или собрать его самостоятельно — решать вам. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.

Онлайн касса и бухгалтерский учет

Переход на онлайн кассы для ИП и ООО на УСН и других системах налогообложения сопряжен с рядом изменений в ведении бухучета. Теперь у инспекторов есть возможность онлайн получать доступ к большинству сведений о движении денежных средств, поэтому были отменены отчеты КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9. Появились новые документы:

• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• чек коррекции, позволяющий исправить ситуацию, если основной чек не был пробит, например, из-за сбоя в работе кассы;
• чек «возврат прихода», который применяется при возврате денег покупателю или исправлении ошибок.

Онлайн-касса меняет бухгалтерский учет, упрощая его: вам придется формировать меньше отчетов, т.к. часть данных передается в налоговую автоматически.

Учет товара с онлайн кассой

Учет товара с онлайн-кассой и без неё не отличается, на складе в любом случае должен быть порядок. Автоматизировав складской учет, вы получите сразу несколько преимуществ:

• сможете планировать закупки с учетом реального спроса и остатков, что не позволит товару залеживаться на полках или портиться;
• упростите и ускорите проведение инвентаризации;
• снизите вероятность краж — когда все ходы записаны, воровать сложно;
• исключите ошибки в бухучете, которые ведут к переплате налогов.

Предлагаем комплексное решение для владельцев розничных и оптовых магазинов — «1С:УНФ» или «Мой склад» (работают с онлайн-кассами) для складского учета + онлайн-бухгалтерия Фингуру.

Порядок перехода на онлайн кассы

1. Начните переход на онлайн-кассы с получения квалифицированной электронно-цифровой подписи. Чтобы её оформить, нужно обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, подать заявление, заплатить порядка 2 000 рублей и подождать около трех дней. Срок действия ЭЦП — один год.
2. Выберите онлайн-кассу. Убедитесь, что модель включена в реестр разрешенных к использованию.
3. Заключите договор с ОФД из списка на сайте ФНС и получите доступ к личному кабинету.
4. Поставьте фискальный регистратор на учет в ФНС. Сделать это можно онлайн, через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ведомства.
5. Переход на онлайн-кассы завершен! Теперь, когда онлайн-касса настроена, и бухгалтерский учет налажен, вы можете законно вести деятельность.

Ответственность за нарушение 54-ФЗ по онлайн кассам

1. Если вовремя не осуществите переход ИП или ООО на онлайн-кассы, можете быть оштрафованы минимум на 30 000 рублей. Штраф для должностных лиц — от 10 000 рублей.
2. За систематическое нарушение требований 54-ФЗ должностным лицам грозит дисквалификация на срок от года до двух, предпринимателям и организациям — приостановка деятельности максимум на 90 дней.
3. Если используемая ККТ не соответствует требованиям закона, должностные лица получат предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлица — штраф от 5 000 до 10 000.
4. Если вы не предоставили клиенту чек по его требованию, санкции будут такими: для должностных лиц — предупреждение или штраф 2 000 рублей, для предпринимателя или организации — предупреждение или штраф 10 000 рублей.
5. За то, что не предоставили информацию и документы по запросу ФНС либо сделали это с опозданием, должностным лицам грозит предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлицам — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000.

Теперь вы знаете порядок перехода на онлайн-кассы и сделаете все в соответствии с законом.

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

В первом выпуске 2017 года журнала Генеральный Директор наш эксперт, Павел Тимохин, рассказал о новых обязанностях и ответственности для директора организации.

В 2016 году весь розничный бизнес ждет переход на онлайн-кассы.

• Бухгалтерское сопровождение
• Аутсорсинг бухгалтерии
• Бухгалтерские консультации
• Регистрация ООО
• Регистрация ИП
• Бухгалтерское сопровождение ООО
• Бухгалтерское сопровождение ИП
• Расчет заработной платы
• Чат Бухгалтер
• Мой Фингуру

• Заявка
• Контакты
• Цены
• Блог
• Акции
• Партнеры
• Рекомендуй и зарабатывай
• Карта сайта

Фингуру 127051, Москва, улица Неглинная 17, строение 2

Инструкция для ИП, как перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2021 года

• Кто может работать без ККТ после 1 июля 2021 года
• Пошаговая инструкция по переходу ИП на онлайн-кассы с 1 июля 2021 года
  • Шаг 1. Определиться с моделью ККТ
  • Шаг 2. Подобрать фискальный накопитель к ККТ
  • Шаг 3. Решить с каким оператором фискальных данных заключить договор
  • Шаг 4. Зарегистрировать ККТ в налоговой
  • Шаг 5. Начать использовать кассовый аппарат при расчетах за ТРУ не позднее 1 июля

Кто может работать без ККТ после 1 июля 2021 года

Отсрочка по переходу на онлайн-кассы до 01.07.2021 была предоставлена ИП, занятым оказанием услуг, выполнением работ или продажей товаров собственного производства, не имеющим наемных работников. Работать без ККТ после этой даты могут предприниматели:

• на ПСН (от касс освобождается достаточно большой список видов патентуемой деятельности);
• зарегистрированные в качестве самозанятых;
• осуществляющие виды деятельности, прямо указанные в законе «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ;
• работающие в труднодоступных местностях.

Полный список тех, кто освобожден от применения ККТ, можно найти в готовом решении от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Остальные ИП должны купить и начать применять онлайн-кассы.

Пошаговая инструкция по переходу ИП на онлайн-кассы с 1 июля 2021 года

Шаг 1. Определиться с моделью ККТ

Касса должна числиться в реестре ФНС. Налоговики постоянно актуализируют реестр, действующую версию всегда можно найти на сайте ведомства.

Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»:
Выбор того или иного типа ККТ зависит:
1) от вида деятельности организации (ИП):
– если вы принимаете деньги от покупателей (например, за проданные товары) или выплачиваете деньги клиентам (например, за принятый от населения металлолом), то купите ККТ, которая формирует кассовые чеки в бумажном виде;
– если вы оказываете услуги населению и применяете БСО, купите автоматизированную систему для БСО, которая включена в реестр ККТ в качестве такой системы, либо используйте любую моделью ККТ…
Подробные рекомендации по выбору ККТ от экспертов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Шаг 2. Подобрать фискальный накопитель к ККТ

Это как раз тот элемент кассы, которых записывает, хранит и защищает попадающие в ККТ данные, а также обеспечивает обмен информацией с налоговой. Накопители различаются по срокам действия: бывают на 36 или 13 месяцев. А возможность использования того или иного вида ФН зависит от применяемого налогового режима (ОСНО, спецрежимы), вида товаров (подакцизные, маркируемые или нет) и некоторых других факторов. Подробнее смотрите здесь.

Фискальный накопитель тоже должен числиться в специальном реестре ФНС.

Шаг 3. Решить с каким оператором фискальных данных заключить договор

Оператор фискальных данных (ОФД) — это специализированная организация, имеющая разрешение на обработку фискальных данных, которая обрабатывает фискальные документы, полученные от пользователя ККТ в электронной форме, сохраняет их в некорректируемом виде и в электронной форме передает в налоговые органы.

Перечень действующих ОФД также нужно смотреть на сайте ФНС.

Нужно ли заключать договор с ЦТО и получать знак «Сервисное обслуживание», узнайте из готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ к системе.

Шаг 4. Зарегистрировать ККТ в налоговой

В этом вам помогут наши статьи:

Шаг 5. Начать использовать кассовый аппарат при расчетах за ТРУ не позднее 1 июля

Какие документы надо оформлять при использовании кассового аппарата? Как открыть и закрыть смену? Нужно ли вести кассовую книгу и другую кассовую первичку и регистры по кассе? Ответы на эти вопросы есть в готовом решении от «КонсультантПлюс». Смотреть материалы системы можно бесплатно, оформив пробный доступ.