Организация рабочего место секретаря и руководителя в современных условиях

Организация рабочего места секретаря и руководителя

2. Организация рабочего места секретаря и руководителя

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

В рабочее место секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя, который непосредственно общается с секретарем. Также секретаря должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную. Расположение должно соответствовать техническому процессу обработки документов, чтобы избегать ненужных перемещений как документов, так и секретаря. Следует избегать загроможденности пространства ненужными для непосредственной работы предметами. Обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в электрическую сеть – необходимое условие обустройства рабочего места секретаря.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен иметь постоянное место. Расположение предметов должно систематизироваться по видам выполняемых работ. Это поможет сэкономить время, также будет препятствовать пропаже документов.

На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними – настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. Также под рукой должны быть расположены средства «малой» оргтехники: дырокол, сшиватель документов – степлер, конвертовскрывающая машина, клейница.

На рабочем месте секретаря должен находиться необходимый набор справочников:

• словари (белорусского, русского языка, иностранного языка, орфографический, синонимов, антонимов, иностранных слов, экономический, специальные, отраслевые, производственные справочники, по статистике и редактированию);

• атлас города и административно-территориальных единиц Республики Беларусь.

На столе в папке-распредлителе должны находиться лишь те документы, по которым ведется текущая работа, а исполненные документы следует размещать в дела согласно номенклатуре дел и убирать в шкаф.

В пределах досягаемости при ручной системе регистрации и поиска документов должны находиться карточки или журналы регистрации. Карточки и журналы регистрации можно разместить в ящиках стола. Рекомендуется использовать две карточки: контрольную и справочную.

В рабочем столе тоже должны быть строгий порядок. Выдвижные ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. В одном из ящиков должны постоянно быть чистая бумага, бланки, конверты, карточки.

Постоянное поддержание порядка на рабочем месте – показатель высокой культуры труда и стабильного имиджа организации.

На приставке к столу ставится компьютер с принтером. На специальных вспомогательных столах могут располагаться факс, ксерокс, мини-АТС.

Дела и папки, хранящиеся в столе, а также в шкафах, должны иметь маркировку с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре. Это помогает быстро найти нужный документ.

Для обслуживания посетителей должна быть выделена специальная зона. Оборудование зоны зависит от площади приемной. В небольшой приемной ставят 2-3 стула или легких кресла и небольшой столик. Если площадь позволяет, можно поставить комплект мягкой мебели. На журнальном столике можно разложить рекламные проспекты, газеты, журналы для посетителей.

Художественно-декоративные функции в приемной могут выполнять растения. Озеленение помещения способствует чистоте воздуха. Комнатные растения повышают влажность воздуха, дают отдых глазам. Могут быть использованы различные способы озеленения – одиночная и групповая расстановка кашпо, микроландшафты, лианы. Желательно выбрать те виды растений, которые неприхотливы в уходе и соответствуют основным параметрам помещения.

Неслужебные элементы интерьера приемной, на которых как принято говорить, отдыхает глаз, сделают приятным общение с секретарем или ожидание аудиенции у руководства.

Исходя из требований техники безопасности, следует, по возможности, исключать неблагоприятное воздействие излучения от экрана монитора.

Секретарю в течение рабочего дня приходится неоднократно заходить в кабинет руководителя.

Кабинет руководителя также должен быть правильно оборудован. Я думаю, не стоит, перечислять с самого начала оборудование кабинета руководителя, так как оно схоже с рабочим оборудованием секретаря. К этому необходимо добавить стол для заседаний и соответственно большее количество стульев.

Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря и руководителя – залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

3. правила оформления реквизитов

Какие форматы бумаги применяют для унифицированных форм документов и какой принцип лежит в основе их получения?

Особое место в управленческой деятельности предприятий, учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Для ОРД установлены два формата бумаги – А4 (210 Х 297 мм) и А5 (148 Х 210 мм). По размеру листа бумагу делят на потребительские форматы трех рядов: А, В, С. Основным рядом потребительских документов является ряд А. Применение формата ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папка, конверты. Формат обозначается буквой и цифрой. Цифра указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам.

В зависимости от назначения и показателей качество бумага должна изготовляться следующих номеров и марок:

№ 0 – для особо ответственной документации и бланков длительного срока хранения.

№ 1 марок А – для технической и сопроводительной документации, используемой в помещениях с контролируемой чистотой среды, школьных и общих тетрадей, изготовляемых на автоматических линиях, сувенирных бумажно-беловых изделий.

№ 1 Б – для массовых бумажно-беловых изделий, бумаги потребительских форматов, почтовой бумаги, школьных и общих тетрадей, дневников.

№ 1 В – для бланков статистической и бухгалтерской отчетности, плановой и управленческой документации, книг учета.

№ 2 – для первичной учетной, сопроводительно-транспортной документации.

Основными показателями качества писчей бумаги является масса 1 м (часто называется плотностью), белизна. Масса 1 м указывается, как правило, справочно для грамотного подбора бумаги применительно к определенному технологическому процессу ее обработки и выражается в граммах. Например, бумага для факсов, ксероксов, принтеров – 80 г/м; писчая – 65 г/ м. Белизна – это свойство бумаги диффузно отражать световой поток в синей области спектра. Показатель белизны выражается в процентах к эталону белого цвета. Для большинства видов бумаги белизна составляет 70-80%, а высококачественная бумага имеет белизну 95-97%.

Читайте также:
Специальная оценка условий труда (СОУТ) – как проводится

Какие виды служебных отметок применяются на документах?

Гриф приложения (24). Этот реквизит указывает на связь приложения с основным документом. Его располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает слово «Приложение», его порядковый номер (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

к приказу директора БелГИСС

Резолюция (18) – реквизит, содержащий указания руководителя по исполнению документа. Он включает: фамилию, инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; подпись руководителя; дату наложения резолюции. На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания выражаются при помощи предлога «к». Например: к сведению, к исполнению. Конкретные указания выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Например: «Срочно принять меры».

Отметка о контроле (20) проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «КОНТРОЛЬ», которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской.

Отметка об исполнителе (28). Реквизит пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. Ниже этого реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пунктов, перед фамилией исполнителя ставят индекс структурного подразделения, где готовился документ, а на второй строке добавляется имя файла. Например:

Иванов 250 55 55 13 Иванов 250 55 55

МЛ 5 17.09.2007 или МЛ 17.09.2007. Let.of.13-05

Отметка о заверении копии (29). От нулевого положения табулятора, ниже реквизита «Подпись» выполняется заверительная подпись. При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала. Заверительная подпись включает слово «Верно» и реквизит «Подпись» и составляется по следующей форме:

Инспектор отдела кадров (подпись, дата) И.И.Иванов

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Этот реквизит располагается от границы левого поля и включает:

1. Слово «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ.

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса.

3. Подпись исполнителя (руководителя).

Отметка о поступлении (31). Реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входит сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа. Например:

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит оформляется от пятого положения табулятора и включает в себя:

1. Запись «информация перенесена на машинный носитель».

3. Подпись лица, ответственного за перенос данных.

4. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению

В каких случаях издают распоряжение (указание) и есть ли различия между текстом распоряжения (указания) и приказом?

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения является подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Распоряжения издают правительственные органы республики, исполнительные комитеты народных депутатов, а также органы Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами республики для решения главным образом вопросов основной деятельности ведомства, организации, предприятия.

Распоряжения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «Название вида документа» и в тексте вместо слова «Приказываю» употребляется слово «Обязываю».

На какую категорию работников заводятся личные дела и какие виды документов включает личное дело?

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих и других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Личное дело должно включать следующие виды документов:

Внутренняя опись документов личного дела.

2. Дополнение к личному листку по учету кадров.

3. Личный листок по учету кадров.

5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.

6. Заявление о приеме на работу.

7. Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При оформлении личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается следующие документы:

– декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц приравненных к ним);

– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июля 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);

– контракт (для государственных служащих);

– копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей ВУЗов, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

– копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

– копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных сил Республики Беларусь).

Читайте также:
Желаемая должность в резюме: пример

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

– характеристика и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений;

– заявления работника о переводе либо увольнении;

– копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договора (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

5. “Студенческие” документы

Составите заявление на имя декана ФМЭО с просьбой допустить вас к сдаче экзаменов без сданного зачета.

Заявления студента о сдачи экзамена без сдачи зачета относится к личным заявлениям. Заявления личные – это письменное обращения граждан, работников предприятий, организации к руководителю предприятия, организации с просьбой, предложением и другими вопросами повседневной работы и жизни. Личные заявления пишется, как правило, от руки. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

студента 3 курса 4 группы ФМЭО

Иванова Игоря Владимировича

Прошу допустить меня к сдаче экзамена по трудовому праву без сдачи зачета, так как я во время сдачи зачета проходил медкомиссию по повестке военкомата.

Приложение: повестка военкомата.

26.04.2007 г. Личная подпись

6. Распорядительные документы

Оформить приказ о внедрении стандартов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), СТБ 38.35 и СТБ 39.33 в республиканском управлении статистики. Для этого начальнику административно-хозяйственного отдела подготовить формы документов, его заместителю изготовить бланки. Начальнику общего отдела организовать семинар по изучению стандартов ОРД, руководителям направить секретарей на семинар. Остальные данные дополнить самостоятельно.

Рабочее место секретаря

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения трудоспособности в течение всего рабочего дня.

Хороший руководитель обустраивает приемную так, чтобы всем в ней было комфортно, удобно и безопасно.

С помощью стоек-шкафов с раздвижными дверцами можно создать рабочее место «Все под рукой». Удобное расположение документов, большая, правильно организованная зона хранения значительно ускорит и облегчит работу ресепшиониста.

Решение для двоих. У каждого сотрудника свое собственное пространство для сконцентрированной работы или общения с посетителями.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – лицо компании, то и рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда (см. прил. 1 к гл. 4).

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

  • ? рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
  • ? в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
  • ? мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники предполагает размещение ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и т.д. Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постоянно строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. При оборудовании рабочего места монитор устанавливается на специальном столике так, чтобы задняя панель была обращена к стене (так как около нее зарегистрирован максимальный уровень напряженности электрического поля), экран не должен располагаться напротив окна или других прямых источников света, дающих блики на экране.

Стол, на котором устанавливается монитор, должен быть достаточной длины, чтобы расстояние до экрана составляло 60-70 (не ближе 50) см и в то же время можно было работать с клавиатурой в непосредственной близости от пользователя (30-40 см). Конструкция рабочей мебели (столы, кресла, стулья) подбирается таким образом, чтобы обеспечивать возможность индивидуальной регулировки соответственно росту работающего, а также удобную позу. Часто используемые предметы труда следует размещать в оптимальной рабочей зоне, на одном расстоянии от глаз работающего. На поверхности рабочего стола необходимо расположить подставку для документов, расстояние которой от глаз должно быть аналогичным расстоянию от глаз до клавиатуры. Рабочее кресло снабжается подлокотниками. На рабочем месте необходимо предусмотреть подставку для ног.

Освещение является одним из важнейших производственных условий работы. Общая освещенность в комнате должна быть не слишком большой, но и не слишком малой (в пределах 300-500 люкс). Если помещение светлое, то на окна предусматриваются шторы или жалюзи. Рабочие места пользователей дисплеев желательно не располагать непосредственно у окон. Во всех случаях экран монитора следует ориентировать так, чтобы он не давал бликов, а именно под углом к окну, близким к прямому. Искусственное освещение не должно быть слишком ярким. Кроме общих ламп, освещающих комнату, необходима настольная (не менее 60 Вт) лампа.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ…………….

1.1. Зонирование кабинета секретаря………………………………….
1.2. Оснащение и оборудование рабочего места секретаря………………….

Читайте также:
Справка об отсутствии дисквалификации из налоговой

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА РУКОВОДИТЕЛЯ……………..

2.1. Зонирование кабинета руководителя…………………………………………..
2.2. Создание оптимального микроклимата…….…………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………………….

Правильная организация рабочего места руководителя и секретаря имеет очень важную роль – она помогает эффективно выполнять работу, устранить ненужные перемещения, рационально расходовать время на выполнение задач, уменьшить общую утомляемость. А от эффективной работы зависит деятельность и успехи всей компании.

Цель курсовой работы – определить рациональную организацию рабочего места секретаря и руководителя.

1. Определить зонирование кабинета секретаря и руководителя;

2. Решить проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда;

3. Определить оптимальный микроклимат

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

1.1. Зонирование кабинета секретаря

Площадь рабочего места секретаря делится на три неравные зоны: собственно рабочее место секретаря, где располагаются стол с необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и «подсобное хозяйство» секретаря.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

· подходы к мебели и оборудованию;

· расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

· в отдельных случаях потребность в особых условиях;

· возможность установки дополнительного оборудования.

Рабочее место секретаря. Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

Если в одном помещении находится несколько рабочих зон, то согласно ст. 3.1. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» минимальная площадь каждой зоны должна быть не менее 6 кв. м.

Помещение, где располагается рабочая зона секретаря должно быть оборудовано защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.

В процессе работы секретаря могут возникать опасные и вредные факторы, влияющие на здоровье работника. Основными факторами вредного и опасного влияния компьютера и другой офисной техники на организм человека являются:

Ионизирующее излучение. При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на компьютере работнику необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Конструкция компьютера должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100 мкР/час.

Электростатическое поле. Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения или использование кондиционеров.

Воздействие электромагнитного поля. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством – опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют на клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Безопасные для пользователей компьютерные мониторы должны соответствовать требованиям указанным в ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности». Минимальное расстояние от экрана до оператора должна быть около 50-70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора – не менее 1,5 м. Клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора. Временные допустимые уровни ЭМП, создаваемых ПЭВМ, не должны превышать значений, указанных в таблице 1.

1.2. Оснащение и оборудование рабочего места секретаря

Рабочее место – зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места – система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол одно тумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находиться в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Читайте также:
Патентная система налогообложения для ИП

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своим компьютером, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

1.2. Оснащение и оборудование рабочего места секретаря

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью – так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши; средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники – не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки*.

В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы.

Желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

В состав рабочего места секретаря должны входить три зоны: основная – стол с приставками; вспомогательная – комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 – 16 м 2 . По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей – это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными

частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

Именно поэтому специалист не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализуют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Читайте также:
Оплата труда совместителей по ТК РФ - как оплачивается совместительство

Глава 1. Рабочее место секретаря

Введение

Секретарь, помощник руководителя – это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х – начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. Cовременный секретарь – «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.

Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Глава 1. Рабочее место секретаря

Секретарь

1.1. Приёмная офиса

Приемная офиса – это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной – это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная – место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Общая площадь приемной, где находится секретарь – референт, должна быть в пределах 12-16 кв. м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность – в отдельных случаях – особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Планировка и организация рабочего места

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

ü на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

ü каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

ü канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

ü все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

ü документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

ü документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

ü движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Читайте также:
Заявление на вычеты на детей: образец

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

ü рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

ü в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

ü мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря – это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Специальное оборудование и необходимые средства оргтехники:

· средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер);

· средствами связи (телефон, радиотелефон, радио, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта)

· средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование и т.д.)

· копировальные средства и аппараты

На рабочем месте также должны иметься необходимые канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, маркеры, скотч, календарь-органайзер, бумага для распечатывания документов и бумага для записей, скрепки, наклейки, папки-файлы и папки пластиковые, степлер и т.д.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия трудa размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются

комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 – 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту – не менее 500 мм, глубину на уровне колен – не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.

конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 – 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.

для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» – планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.

центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 – 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.

по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.

От яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Читайте также:
Дополнительный отпуск медработникам: продолжительность отпуска

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно – на рабочей плоскости стола; используемые периодически – в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

Рабочая зона

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Рациональный ее вариант предполагает размещение и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона

занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Организация рабочего места секретаря

Требования к организации рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря обычно располагается в приемной руководителя или фирмы. Интерьер и оборудование места секретаря играет большую роль в связи с тем, что секретарь и приемная офиса являются “визитной” карточкой учреждения, которая создает первое впечатление о фирме, её работниках, культуре труда в целом.

Рабочее место секретаря делится на три зоны:

основную, где располагается рабочий стол и необходимое техническое оборудование;

зону обслуживания посетителей;

вспомогательную, где находятся различные шкафы, сейф и другие принадлежности, используемые секретарем в меньшей степени.

Интерьер помещения необходимо тщательно продумать, потому что окружающие человека цвета оказывают огромное эмоциональное воздействие на его состояние. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, без резких контрастов цвета. Если помещение находится на солнечной стороне, и в нем всегда жарко и душно, то его надо оформить в холодные светлые тона (голубой, светло серый и т.п.). Появится ощущение прохлады. Если же в комнату не заглядывает солнце, то обстановку лучше сделать в теплых тонах (розовый, бежевый и т.п.). Такие краски создадут ощущение света и тепла.

Следует продумать и озеленение. Живые растения являются не только красивым декоративным элементом, но они способствуют созданию благоприятного микроклимата в помещении, помогают сформировать соответствующий психологический настрой, успокоиться. Растения выделяют необходимый живым организмам кислород, увлажняют воздух, испаряя воду листьями.

Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие в размещении растений – чтобы они не мешали, не приходилось их обходить.

Выбору мебели необходимо уделить особое внимание. В состав рабочего места секретаря непосредственно входит письменный стол с различными приставками, вращающийся стул или кресло и стул для посетителя. [9]

В зоне обслуживания посетителей располагаются пара-тройка стульев (кресел) и журнальный столик.

Во вспомогательной зоне ставят шкафы – как для хранения дел, так и платяной (если в организации нет централизованного гардероба), и сейф.

Габариты мебели должны соответствовать размерам помещения. Она не должна загромождать приемную. Мебельное производство в настоящее время очень хорошо развито, поэтому без труда можно сделать мебель на заказ, учитывая характеристики помещения и дизайнерский проект.

Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя так, чтобы секретарь мог видеть входящих в приемную людей.

Большую часть рабочего времени секретарю приходится сидеть, поэтому он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, поменять позу. Для удобства работы лучше чтобы стул был вращающимся, на колесиках – подъемно-переворотным. Такая конструкция позволяет регулировать кресло по высоте, обеспечивая удобную посадку.

Без оргтехники не возможно представить работу ни одного офисного служащего. Средства оргтехники сокращают трудозатраты, время на создание документов, хранение, обработку, передачу информации, выполняют большинство формально-логических и технических процедур. В набор оргтехники входят персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, принтер (для вывода информации на бумажный носитель), сканер (для ввода информации в компьютер с бумажных носителей), ксерокс (для выполнения множительных работ), факсимильный аппарат. Компьютер и принтер наиболее необходимая техника для работы, и она располагаются непосредственно на рабочем столе. Остальное оборудование, менее используемое, может располагаться на приставках в основной и вспомогательной зонах.

Читайте также:
Должностные обязанности архивариуса – перечень составляющих

Обязательно на столе секретаря должен быть телефонный аппарат.д.ля поиска необходимой информации компьютер должен быть подключен к Internet.

На рабочем столе должны находиться те принадлежности, которыми секретарь пользуется чаще всего. Из документов на столе должны находиться входящие и требующиеся по работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в ящики стола или в шкаф. Также на столе должна быть настольная лампа, ежедневник, бумага для заметок, настольный органайзер с различными канцелярскими принадлежностями. Всё, что требуется для постоянной работы должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было, не вставая взять предмет. Каждый предмет должен находиться на своем месте. [14]

Правила организации рабочих мест, порядок организации по НОТ

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ) от 29 октября 2021 г. N 774н “Об утверждении общих требований к организации безопасного рабочего места”

В соответствии с частью седьмой статьи 209 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2021, N 27, ст. 5139) и подпунктом 5.2.18 (1) пункта 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2021, N 42, ст. 7120), приказываю:

1. Утвердить общие требования к организации безопасного рабочего места согласно приложению.

2. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2022 г. и действует до 1 марта 2028 года.

Министр А.О. Котяков

Зарегистрировано в Минюсте РФ 25 ноября 2021 г.

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
29 октября 2021 г. N 774н

Общие требования
к организации безопасного рабочего места

I. Общие положения

1. Общие требования к организации безопасного рабочего места (далее – Требования) разработаны в целях обеспечения выполнения требований охраны труда работниками, занятыми на своих рабочих местах, и работодателями, при организации рабочих мест. Для рабочих мест с территориально меняющимися рабочими зонами, где рабочей зоной считается оснащенная необходимыми средствами производства часть рабочего места, в которой один работник или несколько работников выполняют схожие работы или технологические операции 1 положения Требований распространяются на каждую рабочую зону.

2. Рабочее место, его оборудование и оснащение, применяемые в соответствии с особенностями выполняемых работ, должны обеспечивать сохранение жизни и здоровья занятых на нем работников при соблюдении ими положений применяемых у работодателя нормативных правовых актов по вопросам охраны труда (далее по тексту – государственные требования охраны труда).

3. На рабочем месте (в рабочей зоне) должны быть приняты меры по снижению до установленных предельно допустимых значений уровней воздействия (концентрации) вредных и (или) опасных производственных факторов на занятых на данном рабочем месте работников с учетом применения ими средств индивидуальной (коллективной) защиты.

4. Рабочее место (рабочая зона), его размеры, взаимное расположение органов управления, средств отображения информации, размещение вспомогательного оборудования и инструментов должны учитывать требования к выполняемой работе в соответствии с государственными требованиями охраны труда.

II. Требования к организации рабочего места

5. При организации рабочего места (рабочей зоны) должна быть обеспечена возможность смены рабочей позы занятыми на нем работниками.

6. В зависимости от особенностей выполняемой работы рабочая поза работника в положении “сидя” является более удобной, чем рабочая поза в положении “стоя”. Если основной рабочей позой работника является положение “стоя”, организация рабочего места должна обеспечивать возможность смены основной рабочей позы на положение “сидя”, в том числе посредством организации места для сидения.

7. Удобство рабочей позы работника в положении “сидя” достигается регулированием взаимного положения места для сидения и рабочей поверхности, в том числе ее высоты и размеров, а также высоты и угла наклона подставки для ног при ее применении.

При невозможности обеспечения указанного выше регулирования рабочей позы допускается использование рабочего места с нерегулируемыми параметрами. В этом случае высота рабочей поверхности устанавливается в соответствии с государственными требованиями охраны труда, исходя из особенностей выполнения работы, требований к обеспечению требуемой точности действий при ее выполнении и контролю за ее выполнением, среднего роста работающих (мужчин – если работают только мужчины, женщин – если работают только женщины, по отдельности мужчин и женщин – если работают и мужчины, и женщины).

8. При организации рабочего места (рабочей зоны) в соответствии с государственными требованиями охраны труда должно быть обеспечено безопасное выполнение трудовых операций во всех зонах досягаемости в зависимости от требуемой точности и частоты действий при осуществлении управления размещенными на данном рабочем месте (в рабочей зоне) машинами, оборудованием, инструментами и приспособлениями.

9. При организации рабочего места (рабочей зоны) должно быть обеспечено устойчивое положение и свобода движений занятого на нем работника, возможность контроля деятельности и безопасность выполнения трудовых операций при условии соблюдения государственных требований охраны труда.

10. При организации рабочего места (рабочей зоны) должна быть исключена, а в случае невозможности исключения, обусловленной особенностями организации производственного процесса, снижена до минимума продолжительность времени выполнения работы в вызывающих повышенную утомляемость неудобных рабочих позах 2 , связанных с наклоном или поворотом туловища, с поднятыми выше уровня плеч руками, с неудобным (стесненным) размещением ног, с необходимостью удержания рук на весу, с расположением органов управления или рабочих поверхностей оборудования вне пределов максимальной досягаемости рук работника либо с наличием в поле зрения работника объектов, препятствующих наблюдению за обслуживаемым объектом или процессом, а также в вынужденных рабочих позах 3 в положениях “лежа”, “на коленях”, “на корточках”.

Читайте также:
Хранение персональных данных в организации

11. При организации рабочего места (рабочей зоны) необходимо обеспечить обзор наблюдения с места выполнения работ, обеспечивающий восприятие визуальных средств отображения информации и знаков безопасности.

12. Средства отображения информации должны учитывать частоту и значимость поступающей информации, тип средства отображения информации, точность и скорость слежения и считывания, размещаться в зонах, обеспечивающих восприятие информации, содержащейся в средствах отображения.

13. Визуальные средства отображения информации должны иметь освещение, обеспечивающее восприятие отображаемой информации с места выполнения работ.

14. Размещение органов управления машинами и оборудованием на рабочем месте (в рабочей зоне) должно обеспечивать соблюдение государственных требований охраны труда, в том числе учитывать рабочую позу работника, функциональное назначение органа управления, частоту применения, последовательность использования, функциональную связь с соответствующими средствами отображения информации.

15. Расстояние между органами управления машинами и оборудованием должно исключать возможность произвольного изменения положения не задействованного органа управления при манипуляции с иным смежным органом управления.

16. Машины, механизмы, производственное оборудование, являющиеся источником травмоопасности, в соответствии с требованиями технических регламентов должны оснащаться защитными ограждениями и блокировками, исключающими работу оборудования при снятии защитного ограждения, при нахождении человека или частей его тела в зоне работы травмирующих частей и агрегатов, эксплуатация таких машин, механизмов, производственного оборудования должна осуществляться в соответствии с требованиями технической (эксплуатационной) документации и с соблюдением государственных требований охраны труда.

17. Участки и зоны, где работодателем по результатам проведенной им оценки профессиональных рисков определена высокая вероятность травмирования работников, должны быть обозначены разметкой сигнальной и/или знаками безопасности с учетом государственных требований охраны труда.

18. Применение знаков безопасности и разметки сигнальной дополняется информированием работника всеми доступными работодателю способами, предусмотренными системой управления охраной труда, в целях предупреждения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов при осуществлении ими трудовой деятельности.

19. Рабочее место (рабочая зона), при осуществлении на нем работ по подъему и перемещению людей и грузов оснащается вспомогательным подъемно-транспортным оборудованием (средствами) с учетом государственных требований охраны труда.

20. При организации рабочих мест их взаимное расположение и компоновка должны обеспечивать безопасный доступ занятых на них работников на каждое рабочее место и возможность быстрой эвакуации работников при возникновении аварийной или иной чрезвычайной ситуации в соответствии с государственными требованиями охраны труда. Пути эвакуации и проходы должны быть свободны для движения, обозначены соответствующими указателями и иметь освещенность, обеспечивающую их восприятие.

III. Требования к безопасному содержанию рабочего места

21. Рабочее место (рабочая зона) и взаимное расположение его элементов должны обеспечивать содержание, техническое обслуживание, уборку и чистку используемых на рабочем месте машин и оборудования, инструментов и мебели с учетом государственных требований охраны труда.

22. Организация и содержание рабочих мест, а также расстояния между рабочими местами (рабочими зонами) должны обеспечивать безопасное передвижение работников и транспортных средств, безопасные действия с сырьем, материалами, заготовками, полуфабрикатами при соблюдении государственных требований охраны труда.

1 Часть 4 статьи 16 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ “О специальной оценке условий труда” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6991).

2 Таблица 5 приложения N 20 к Методике проведения специальной оценки условий труда, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 24 января 2014 г. N 33н “Об утверждении Методики проведения специальной оценки условий труда, Классификатора вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 марта 2014 г., регистрационный N 31689) с изменениями, внесенными приказами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 января 2015 г. N 24н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 февраля 2015 г., регистрационный N 35927), от 14 ноября 2016 г. N 642н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный N 45539), от 27 апреля 2020 г. N 213н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 августа 2020 г., регистрационный N 59378).

3 Таблица 5 приложения N 20 к Методике проведения специальной оценки условий труда, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 24 января 2014 г. N ЗЗн “Об утверждении Методики проведения специальной оценки условий труда, Классификатора вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 марта 2014 г., регистрационный N 31689) с изменениями, внесенными приказами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 января 2015 г. N 24н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 февраля 2015 г., регистрационный N 35927), от 14 ноября 2016 г. N 642н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный N 45539), от 27 апреля 2020 г. N 213н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 августа 2020 г., регистрационный N 59378).

Обзор документа

На период с 1 марта 2022 г. до 1 марта 2028 г. установлены требования к организации безопасного рабочего места.

Так, если работать приходится в основном стоя, то обеспечивается возможность присесть во время работы. Использование рабочих поз в положениях “лежа”, “на коленях”, “на корточках” минимизируется.

Машины, механизмы, производственное оборудование, являющиеся источником травмоопасности, должны оснащаться защитными ограждениями и блокировками.

Читайте также:
Интенстивность труда – что это, формула расчёта

Правила организации рабочих мест, порядок организации по НОТ

Требования охраны труда, предъявляемые к организации

34. При организации рабочих мест охрана труда работников обеспечивается:

1) защитой работников от воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов;

2) рациональным размещением технологического оборудования в производственных помещениях и вне их: обеспечением безопасного расстояния между оборудованием, оборудованием и стенами, колоннами, безопасной шириной проходов и проездов;

3) удобным и безопасным обращением с материалами, заготовками, полуфабрикатами;

4) регулярным техническим обслуживанием и ремонтом технологического оборудования, инструмента и приспособлений;

5) защитой работников от неблагоприятных метеорологических факторов.

35. Рабочие места следует располагать:

1) на максимальном удалении от технологического оборудования, генерирующего вредные и (или) опасные производственные факторы;

2) вне линии движения грузов, перемещаемых с помощью грузоподъемных средств.

Рабочие места, расположенные на открытом воздухе вне производственных помещений, должны быть оборудованы навесами или укрытиями для защиты работников от атмосферных осадков.

36. Планировка рабочего места должна обеспечивать свободный проход и доступ работников к пультам и органам управления технологическим оборудованием, удобство и безопасность действий при выполнении производственных операций, а также возможность быстрой эвакуации работников при возникновении аварийной ситуации.

37. Технологическое оборудование, обслуживаемое несколькими работниками или имеющее значительную длину, должно иметь пусковое устройство только в одном месте на пульте управления. Устройства для остановки оборудования должны быть на всех рабочих местах.

38. Пульты управления технологическим оборудованием и контрольно-измерительные приборы должны быть расположены в легкодоступном месте.

39. Для обслуживания арматуры и механизмов технологического оборудования, не имеющих дистанционного управления, а также контрольно-измерительных и регулирующих приборов, расположенных над уровнем пола на высоте более 1,8 м, должны быть устроены стационарные металлические площадки с перилами высотой не менее 0,9 м со сплошной обшивкой по низу высотой не менее 0,1 м.

Ширина свободного прохода площадок должна быть не менее 0,8 м.

Лестницы к площадкам должны быть снабжены поручнями и иметь угол наклона:

постоянно эксплуатируемые – не более 45°;

используемые периодически – не более 60°.

Лестницы и площадки должны выполняться из рифленого металла.

Применение гладких площадок и ступеней лестниц, а также выполнение их из прутковой (круглой) стали запрещается.

40. Площадки, предназначенные для обслуживания технологического оборудования, должны иметь высоту от настила до конструктивных элементов производственного помещения не менее 2,0 м. В галереях, тоннелях и на эстакадах допускается уменьшение указанной высоты до 1,8 м.

Требования данного пункта распространяются также на площадки, предназначенные для перехода через оборудование или коммуникации.

41. Рабочие места в зависимости от вида работ оборудуются верстаками, стеллажами, столами, шкафами, инструментальными тумбочками для удобного размещения материалов, оснастки, заготовок, готовых изделий, хранения инструмента и приспособлений и безопасного выполнения работ.

Расположение на рабочем месте верстаков, стеллажей, столов, шкафов, инструментальных тумбочек не должно стеснять действия работников и препятствовать перемещению работников в процессе эксплуатации, технического обслуживания и ремонта технологического оборудования.

42. Минимальная ширина одиночных проходов к рабочим местам и на рабочих местах с учетом выступающих частей технологического оборудования должна быть не менее 0,6 м.

Все движущиеся, вращающиеся и выступающие части технологического оборудования и вспомогательных механизмов должны быть надежно ограждены или расположены так, чтобы исключалась возможность травмирования работников.

43. При выполнении работ в положении “сидя” на каждом рабочем месте должны быть установлены удобные стулья, табуреты.

При выполнении работ в положении “стоя” рабочие места должны быть обеспечены стульями для отдыха работников во время перерывов.

44. Материалы и заготовки должны поступать на обработку в специальной таре и располагаться на рабочем месте отдельно от инструмента.

Освобождающаяся тара и упаковочные материалы должны своевременно удаляться с рабочих мест в специально отведенные для этой цели накопители.

Загромождение рабочих мест, а также проходов и проездов материалами, оснасткой, заготовками, готовыми изделиями, отходами производства и тарой запрещается.

45. Материалы, оснастка, заготовки, готовые изделия, уложенные на стеллажах или на столах, не должны выступать за их габариты. Для мелких деталей и заготовок должна предусматриваться специальная тара.

Для удобства и безопасного использования в производственном процессе грузоподъемных механизмов при укладке материала, длинномерных заготовок и изделий следует применять прокладки.

46. При организации рабочих мест и выполнении работ с применением инструмента и приспособлений необходимо соблюдать требования Правил по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями .

Приказ Минтруда России от 17 августа 2015 г. N 552н “Об утверждении Правил по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями” (зарегистрирован Минюстом России 2 октября 2015 г., регистрационный N 39125).

47. Для перемещения на рабочем месте тяжелых материалов, оснастки, заготовок и готовых изделий должны быть предусмотрены грузоподъемные устройства и механизмы.

48. Организация рабочих мест должна обеспечивать возможность их ежесменной уборки.

Уборка рабочих мест от пыли, опилок, стружки должна производиться с помощью щеток либо с применением вакуумных (пылеотсасывающих) установок.

Применение сжатого воздуха для уборки рабочих мест, для обдувки деталей (изделий), технологического оборудования и одежды запрещается.

49. Участки проведения работ, связанных с размещением, монтажом, техническим обслуживанием и ремонтом технологического оборудования, должны быть обеспечены противопожарным инвентарем и оборудованием для защиты производственных объектов в соответствии с требованиями Правил противопожарного режима в Российской Федерации .

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2012 г. N 390 “О противопожарном режиме” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 19, ст. 2415; 2014, N 9, ст. 906, N 26, ст. 3577; 2015, N 11, ст. 1607; N 46, ст. 6397; 2016, N 15, ст. 2105).

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: