Электронная трудовая книжка – что это такое

Электронные трудовые книжки с 2020 года

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

    работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
  • В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

    Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

    В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

    Читайте также:
    Штрафы Роспотребнадзора для юридических лиц: перечень

    В частности, изменений могут потребовать:

    • Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
    • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
    • Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
    • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

    Передавать в ПФР данные о работниках

    Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”.

    Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

    По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

    С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

    Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

    В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

    В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

    Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

    Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

    Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

    Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

    Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

    Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

    Перейти на электронную трудовую или нет?

    Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

    Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

    Этот материал обновлен 24.08.2021

    Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

    В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

    Что такое электронная трудовая книжка

    Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

    По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

    1. Фамилия, имя, отчество работника.
    2. Место работы.
    3. Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
    4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
    5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
    6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
    7. Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
    8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.
    Читайте также:
    Что понимается под острым профессиональным заболеванием

    В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

    Где посмотреть сведения из электронной трудовой

    Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

    Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

    При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

    Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

    Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

    Плюсы электронной трудовой книжки

    Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

    Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

    Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

    Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

    Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

    Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

    Минусы электронной трудовой книжки

    Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

    В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

    Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

    Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

    Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

    Плюсы бумажной трудовой книжки

    Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

    Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

    Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

    Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД .

    Минусы бумажной трудовой книжки

    Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

    Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

    Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

    Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

    До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

    Читайте также:
    Что такое маржа: формула расчета, виды и назначение показателя

    Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

    Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

    Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

    Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т⁠—⁠Ж отвечают

    Электронная трудовая книжка, как и где посмотреть, плюсы и минусы

    В конце 2020 закончился переход на электронные трудовые книжки. В связи с чем у работников и работодателей появляется много вопросов. Что будет с бумажной версией документа? Обязателен ли переход? В этой статье ответим на все часто задаваемые вопросы.

    Электронная трудовая книжка

    Введение трудовой книжки в электронном виде состоялось 1 января 2021 года . Благодаря ей любой работающий россиянин может без особых проблем посмотреть свой трудовой стаж. В то же время, для работодателей открываются новые возможности в кадровом учёте. Стоит отметить, что переход на электронный документ добровольный, и можно продолжать пользоваться бумажной версией трудовой книжки. Так всё-таки, что даёт электронная трудовая книжка.

    Что это такое?

    По своему назначению и наполнению электронная и бумажная трудовая книжка не сильно отличается. В ней можно найти следующую информацию:

    • ФИО;
    • Место, где работает человек;
    • Какую должность он занимал, его профессия, специальность и квалификация;
    • Структурное подразделение;
    • Даты, когда человек был принят на работу, когда его переводили в другое подразделение, а также дата увольнения. Вместе с этим пишутся номера соответствующих приказов;
    • Информация о присвоении новой квалификации;
    • Если человек был судим и суд постановил, что человек не может занимать какую-либо должность, то это будет отмечено в электронной трудовой книжке;
    • Основания, по которым были разорваны предыдущие трудовые договоры.

    Преимущества

    Главное преимущество электронной трудовой книжки – это удобство. Не нужно будет относить её работодателю, он сам обратиться куда нужно и получит к ней доступ. Кроме того, в электронном документе работодатель может найти и СНИЛС, который привязывается к трудовой книжке.

    Также намного проще будет с оформлением выплат. Так как вся информация из трудовой книжки будет храниться в интернете, то никаких документов гражданину приносить не надо будет. Используя межведомственную связь, организация сама найдёт нужную информацию.

    Не стоит забывать, что электронная трудовая книжка более надёжная. Бумажный документ может сгореть, порваться или просто потеряться, а электронный сохранён на сервере и с ним ничего не случится.

    Недостатки

    Главным минусом можно считать отсутствия в документе некоторой важной информации. Например, данные о полученных работниками наградах. Также туда не вносится информация о работе вахтовым методом. Вместо этого такая информация предоставляется отдельными документами.

    В интернете нет ничего очень надёжного. Поэтому, несмотря на то что документ будет защищён от огня, но опытные хакеры могут украсть личную информацию гражданина. Кроме того, не исключены и ошибки со стороны Пенсионного фонда, которые могут просто что-то потерять.

    Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

    Для того, чтобы посмотреть на этот документ, нужно воспользоваться одним из следующих способов.

    Сайт ПФР

    Чтобы посмотреть на свою электронную трудовую книжку, можно использовать официальный сайт Пенсионного фонда России.

    Шаг 1. Для этого, прямо со стартовой страницы ПФР нужно зайти в уже существующий аккаунт через Госуслуги или создать новый.

    Шаг 2. В разделе «Электронная трудовая книжка» кликнуть на надпись « Заказать справку о трудовой деятельности ».

    Шаг 3. Ставим галочку, после чего автоматически заполняется адрес электронной почти (из Госуслуг) и жмем « Запросить ».

    Шаг 4. Информация появится на экране в течении 5 минут. Файл можно скачать на компьютер. Помимо этого, документ будет отправлен вам на эл. почту (проверьте).

    У работодателя

    Понятно, что вся информация об электронной книжке храниться в Пенсионном фонде России, но как эти данные туда попадают?

    От работодателя. Поэтому вполне логично, что информацию из электронной ТК можно узнать у него. Однако, есть один нюанс – никто не имеет доступа к полной информации на книжке, кроме её владельца. Работодатель может предоставить данные только за тот период, в который гражданин работал именно у него, так как он просто не имеет доступа к другой информации.

    Получение электронной трудовой книжки

    Получить электронные версии книжки может любой гражданин начиная с 1 января 2020 года. При этом переход на эту версию документа полностью добровольное. Исключением являются люди, которые начинают работать с 2021 года. Они смогут владеть только электронной версией документа.

    Процедура перехода

    Все граждане, которые имеют бумажную версию документа, имели возможность до 31 декабря 2020 года подать заявление, в котором нужно было изъявить желание о переходе с бумажной версии документа на электронную. В то же время от бумажной версии после перехода избавляться ни в коем случае нельзя, ведь это единственный документ, с помощью которого можно будет подтвердить свой трудовой стаж до 2020 года.

    Также работодатель, после того как работник получит ЭТК, не избавляется от бумажной версии. Кроме того, он продолжает его заполнять, наравне с ЭТК. Если работник за весь 2020 год не решится перейти на электронную ТК вместо бумажной, то работодатель должен будет продолжать заполнять бумаги.

    Также работник имеет право подать заявление с просьбой, чтобы работодатель продолжал вести и бумажную книжку. Это можно сделать как на старом, так и на новом месте работы.

    Например, они были в отпуске или не могли выполнять свои обязанности по каким-либо причинам. Также, если человек был отстранён от работы на законных основаниях, он также имеет право подать заявление.

    Заявление

    Всего есть два заявления, которые можно подать своему работодателю – о сохранении бумажной трудовой книжки, или использовании только электронной.

    Читайте также:
    Что предлагает SBRF малому бизнесу: тендерные гарантии, льготные тарифы и специальные предложения для предпринимателей

    На самом деле точно никто не может сказать, какой вариант лучше выбрать. Всё зависит от ситуации. Например, если у работника большой стаж и есть шанс выйти на досрочную пенсию, то лучше не рисковать и отказаться от ЭТК, так как при переходе на этот документ учитывается только стаж, начиная с 2020 года. Будет сложно доказать, что на самом деле стаж больше, чем указано в ЭТК.

    В то же время, если ничего из этого нет, и стаж всё равно слишком маленький, то можно перейти без рисков для пенсии.

    Изначально в законе об электронной трудовой книжке было положение, согласно которому в России должны отказаться от обычной версии документов к 2027 году. В принятой версии этого положения не было, но нет никаких гарантий, что его не вернут позже.

    Популярные вопросы

    Естественно, все привыкли к обычной версии ТК, поэтому по поводу перехода на ЭТК у них возникает много вопросов. В этой части статьи будут рассмотрены самые главные вопросы.

    Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

    Это всё зависит от конкретной ситуации. Если гражданин считает, что так ему будет удобнее, да и никаких рисков пострадать от того, что трудовой стаж будет насчитываться только с 2020 года, то тогда можно будет переходить на ЭТК.

    Нужно смотреть на плюсы и минусы. Если положительные стороны ЭТК для гражданина перевешивают отрицательные, то тогда стоит подать заявление на замену.

    У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

    Только двое лиц имеют доступ к электронной трудовой книжке – сотрудник и его работодатель. При этом у первого имеется полный доступ – он может узнать полную информацию – когда, где и сколько времени он работал, и так далее. У работодателя уровень доступа ограничивается только периодом времени, в котором гражданин работал на него. Он не может узнать, где человек работал раньше, если работник ему об этом не скажет.

    Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

    На сайте Пенсионного фонда России можно найти две услуги, которые очень похожи друг на друга:

    1. Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР. Эта услуга существует уже очень давно.
    2. Выписка из электронной трудовой книжки. Эта услуга появилась совсем недавно.

    Извещение о состоянии лицевого счёта в ПФР представляет собой длинную бумагу с таблицей, в которой собрана информация обо всех перечислениях в Пенсионный фонд от всех работодателей гражданина. Разобраться в огромном количестве цифр сложно, однако благодаря этому можно будет примерно наметить размер будущей пенсии.

    Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

    Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать, перешёл гражданин на ЭКТ или нет.

    • Если не перешёл и продолжает пользоваться обычной бумажной трудовой книжкой, то в его жизни вообще ничего не меняется. Он продолжит жить как жил, работать, получать зарплату, набирать стаж. Книжка продолжит храниться у работодателя и не нужно будет ни о чём волноваться.
    • Если перешёл, то книжка возвращается своему владельцу. Обычно так делают в тех случаях, когда работника увольняют, но в этот раз всё будет по-другому. То есть, трудовая книжка вернётся назад к работнику, но вместо записи об увольнении будет запись о переходе на ЭТК.

    Насчёт пенсии тоже волноваться не стоит. Все данные о переводах сохраняются в Пенсионном фонде и продолжают там храниться даже после замены. Единственным исключением являются случаи, когда в ПФР происходят ошибки.

    Заключение

    Как можно понять, электронная трудовая книжка – это не что-то страшное. Наоборот, она намного удобнее бумажной. При этом человек, который хочет перейти с одной версии на другую, ничем не рискует.

    Если вы нашли ошибку
    Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

    Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

    В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

    • Что делать с бумажными трудовыми
    • Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
    • Как работнику получить сведения о своём стаже
    • Форма СЗВ-ТД: как заполнять
    • Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
    • Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

    Что делать с бумажными трудовыми

    До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

    Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

    Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

    1. Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
    2. Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
    3. Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

    Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

    Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

    Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

    Читайте также:
    Что такое EBITDA: формула расчета по балансу и назначение данного показателя

    Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

    Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.

    Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

    В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

    С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

    Как работнику получить сведения о своем стаже

    Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.

    В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР

    СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

    ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

    У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

    Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

    Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

    Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

    Форма СЗВ-ТД: как заполнять

    Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).

    Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.

    Требования к заполнению формы

    Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

    Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

    Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

    В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

    Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

    Реквизиты работодателя

    «Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

    «Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.

    «ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

    «КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.

    Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.

    Сведения о работнике

    Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

    Сведения о поданном заявлении

    Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

    Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

    Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.

    Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

    Сведения о трудовой деятельности работника

    В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:

    Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением
    1 ПРИЕМ Приём на работу (службу)
    2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу
    3 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Изменение наименования страхователя
    4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
    5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы
    6 ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

    Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».

    Подраздел «Наименование»

    Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

    В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

    Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:

    • первые четыре знака — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий.
    • последняя цифра — контрольное число, которое указывается в классификаторе рядом с кодом группы занятий.

    Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».

    Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

    Подраздел «Основание»

    Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).

    Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

    Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

    Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

    Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

    На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Важная новость

    Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

    Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

    Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

    Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

    • Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
    • Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

    Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

    Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

    Читайте также:

    • ПФР обновил форму СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года
    • Какой код выполняемой функции указать в СЗВ‑ТД
    • Как считать взносы и заполнять РСВ для МСП в 2021 году
    • Как заполнить форму СЗВ-ТД: ответы на сложные вопросы
    • Чтобы отправлять СЗВ-ТД, зарегистрируйтесь в новом приёмном комплексе ПФР
    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

    1. Что конкретно произошло? Моя бумажная трудовая книжка теперь недействительна?

    Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

    Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

    Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

    2. То есть новая система действует наряду с бумажными трудовыми книжками, просто у работодателей теперь двойное кадровое оформление?

    Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

    В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

    А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

    3. Зачем ввели эту новую систему?

    В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

    • повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
    • упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
    • снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).
    4. Когда мне надо решить, сохранять бумажную трудовую книжку или ограничиться новой, электронной?

    До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

    Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

    5. Можно выбрать один вариант, потом передумать и перейти на другой?

    Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

    Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

    6. А если я до конца 2020 года не устроюсь на работу, бумажная трудовая книжка останется у меня на руках, и мне некому будет подать заявление о выборе варианта, то что тогда?

    Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

    7. Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если я откажусь от бумажной трудовой?

    Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

    Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

    8. А если я выберу сохранение бумажной трудовой книжки, то всё будет как раньше — новому работодателю надо принести только ее?

    Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

    А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

    • в МФЦ;
    • в отделении Пенсионного фонда;
    • через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

    Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены. Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале. Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

    9. Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?

    Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

    10. Получается, теперь, если уволили «по статье», нельзя просто «потерять» трудовую, чтобы новый работодатель не увидел эту запись?

    Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

    Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

    Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

    11. Если я устроюсь на нровое место, но отработаю там всего день-два и решу не оставаться, это неудачное место работы попадет в мою электронную трудовую?

    Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

    Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

    В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли. Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет. Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему. То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

    С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день. Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день. Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

    12. В чем плюсы электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?

    Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.

    Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.

    Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.

    13. Какой смысл сохранять бумажную трудовую книжку, раз все равно теперь параллельно ведется электронная?

    Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

    Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

    То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

    Ликбез про электронные трудовые книжки

    Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.

    — Что это за штука?
    Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.

    — И уже работает?
    Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.

    — Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
    Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.

    — И что дальше?
    Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020.

    — Какие есть варианты?

    1. Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
    2. Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
    3. Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.

    У нас так: сейчас после открытия офиса будет подписываться много бумаг сразу, включая вот эти заявления о выборе ведения трудовой книжки.

    За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

    — Каким документом это регламентируется?
    Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.

    — Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
    Сначала было тем же днём, то есть в момент подписания заявления, но теперь в течение 3 рабочих дней. Поэтому приходите хотя бы 30-го декабря, а не в 17:59 31-го, если вы испытываете к отделу кадров хоть какие-то хорошие чувства.

    По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

    Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ Об архивном деле в РФ)

    — Что будет в этой трудовой книжке?
    Поначалу ничего. С 1 января 2020 кадры передают в ПФР информацию: прием, перевод, увольнение. При этом все старые данные из трудовой никак не передаются организацией. Тем не менее, у ПФР они есть, поскольку везде вы платили налоги. Электронная трудовая книжка формируется у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года.

    Вообще, для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю нужно составлять отчетность по форме СЗВ-ТД. Форма СЗВ-ТД заполняется при трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. То есть есть последний сегмент данных в любом случае ещё раз попадёт в ПФР. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после приказа, а о переводе, подаче заявления, предоставлении сведений о трудовой деятельности данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Благодаря СЗВ-ТД (и до этого СЗВ-К), государство всё про вас знает. Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, и это значит, что видит все выплаты вам, облагаемые налогом. То есть то, что работодатель показывал государству, в базе данных уже есть, но там данные, не совсем как в трудовой. Но достаточные, чтобы сравнить и разобраться.

    — Что должна сделать компания

    1. Уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме «об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном частью 2 настоящей статьи [имеется ввиду ст.2 ФЗ от 16.12.2019 года № 439-ФЗ], сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Желательно ещё вдогонку объяснить простыми словами, что это значит.
    2. Дать время выбрать режим ведения трудовой книжки до конца года.
    3. Собрать заявления до 31 декабря 2020 года. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в ПФР. Если заявления нет — вести на бумаге и электронно сразу.

    — Что будет с бумажной книжкой?
    Она станет сувениром, вы получите её на руки. Кадровик должен предупредить, что выданная бумажная трудовая книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Вам нужно будет хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

    — Что, если я написал заявление на электронную, но не пришёл за бумажной?
    Её призрак будет преследовать вас вечно вместе с призраком кадровика. Нужно будет забрать, иначе есть шансы со временем обнаружить её на почте.

    — А ПФР в своих базах данных точно ничего не потеряет и не перепутает?
    На офсайте написано: «Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных». Поэтому настоятельно рекомендую хранить бумажную книжку и вкладывать в неё все бумажки, получаемые при увольнении.

    — Что это за бумажки при увольнении?
    При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней. То есть вам дадут некий документ, который докажет последний отрезок работы.

    — Погодите, а как показывать электронную книжку при приёме на работу?
    Можно получить справку о своей трудовой деятельности или просто открыть книжку в личном кабинете ПФР и напечатать. Кадровый отдел получит доступ ко внесению данных после вашего поступления на работу. Вносится:

    • Информация о работнике;
    • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
    • Место работы;
    • Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
    • Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
    • Вид поручаемой работы;
    • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
    • Причины прекращения трудового договора.

    Также в режиме для чтения будут доступны все более старые записи, начиная с 2020 года.

    — Где можно получить документ про то, где я работал с новой книжкой?
    У последнего работодателя, в ПФР и МФЦ физически, в личному кабинете ПФР и ЕПГУ в электронном виде.

    — В чём профит?

    1. Легче устроиться на удалёнку.
    2. Не надо покупать и хранить бумагу.
    3. При переезде теперь не будет плановых потерь архива.
    4. Большой Брат со временем будет видеть все записи электронной трудовой книжки сразу (что облегчит ту же выдачу загранпаспорта).
    5. «Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов» — возможно, речь о том, что налоговая давно хочет разобраться, как же так директор филиала получает МРОТ.

    В общем, ничего особенного, живите дальше. Только не забудьте отправить письма всем на этой неделе.

    UDP: После публикации перенесли сроки:

    Срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Напомним, что раньше срок уведомления был установлен не позднее 30 июня 2020 года.

    Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести

    С января 2020 года вступил в силу закон о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Разберемся, в чем особенности этого нововведения.

    Что такое электронная трудовая книжка?

    Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.

    В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.

    Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

    У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

    Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.

    В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.

    Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.

    Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.

    Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.

    Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.

    Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.

    Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.

    Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.

    Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

    Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

    Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.

    Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.

    Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

    А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.

    Как осуществляется переход работника на ЭТК?

    Переходить ли на ЭТК — добровольный выбор каждого сотрудника. Работодатели обязаны письменно оповестить работников о возможности перехода до 31 октября 2020 года. Свой выбор работающие граждане должны сделать до 31 декабря 2020 года.

    Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажную трудовую ему выдадут на руки. При этом документ не теряет своей значимости, и его обязательно нужно сохранить, так как в ЭТК будут содержаться сведения только с 2020 года. Следует иметь в виду, что в случае отказа от бумажной ТК, изменить свое решение работник уже не сможет.

    Форма заявления на электронную трудовую книжку свободная. Оно может выглядеть, например, так:

    Выбор работника будет учтен в базе данных, чтобы о нем был осведомлен ПФР, а также будущий работодатель.

    Также у работника есть возможность сообщить работодателю, что он желает оставить бумажную трудовую книжку. Тогда в отделе кадров в соответствии с новыми федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ будут заполнять как электронную форму, так и продолжать вносить записи в бумажный документ вручную.

    Если работник решил оставить бумажную ТК, ему следует написать заявление по такому образцу:

    При новом трудоустройстве право сотрудника на ведение бумажной ТК сохранится. Если работник передумает, он всегда сможет перейти на электронный формат, написав заявление работодателю по основному месту работы.

    Если работник не определится с выбором и не подаст письменного заявления в отдел кадров своей организации, за ним сохранится бумажная трудовая книжка.

    Однако тем, кто впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажные трудовые заводить уже не будут.

    Как работнику получить сведения из ЭТК?

    Электронная трудовая книжка выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД.

    Каждый работающий гражданин вправе в нужный момент в течение трех дней получить по месту своей профессиональной деятельности сведения о работе, которые представляют собой выписку из электронной трудовой книжки. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему этот документ в день увольнения.

    При приеме на работу сотрудник, который решил оставить бумажную трудовую, предъявляет новому работодателю ее, а все, кто ранее писал заявления о выборе ЭТК, предоставляют по новому месту работы выписку по указанной выше форме.

    Кроме получения сведений у работодателя по последнему месту работы в бумажном виде или электронной форме (если у работодателя имеется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись), можно получить информацию о своей трудовой деятельности другими способами:

    В МФЦ (многофункциональном центре, где предоставляются государственные и муниципальные услуги) документ выдается на бумажном носителе.

    В территориальном органе Пенсионного фонда РФ есть возможность получения ЭТК как в форме бумажного, так и электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.

    Авторизовавшись в своем личном кабинете на портале госуслуг и подав соответствующую заявку, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Неважно, каким образом вы запросите нужные сведения из данной системы, в любом случае полученная выписка как на бумажном носителе, так и предоставленная в электронном виде будет являться полным аналогом трудовой книжки.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: