Оптимизируем, а не сокращаем: как обойтись меньшим количеством сотрудников

Генеральный директор компании «Выдумщики»

Эффективность работы компании зависит от оптимального количества профессиональных специалистов и их способности взаимодействовать друг с другом. Алексей Шенеман, генеральный директор компании «Выдумщики», рассказывает, как обойтись меньшим количеством сотрудников, и дает советы по повышению продуктивности команды.

Оптимизируйте штат

Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности.

Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.

Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала.

Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов.

Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами.

Займитесь цифровой трансформацией

Цифровизация — это далеко не новый тренд в HR. Процесс на слуху уже несколько лет, но только сейчас он из тренда перешел в необходимость. Digital становится мощным инструментом преобразования: сотрудников и трат меньше, заработок компании растет.

15 топ-менеджеров , которые вывели свои компании на лидирующие позиции в рейтинге ESG.

Стоит отдать рутинные задачи компьютеру и сделать ставку на глубинное развитие потенциала сотрудников. Внедрение автоматизации — новшество, которым обязательно нужно воспользоваться. Электронный документооборот, CRM-системы — настоящие находки.

Важно обращать внимание на время, которое каждый сотрудник тратит на выполнение заданий. Тут тоже может потребоваться автоматизация. Например, если сотрудник тратит более 30% времени на составление таблиц в Excel или на звонки клиентам, то этот вопрос нужно как можно скорее решать. Это время он может потратить на гораздо более полезные вещи.

Отдавайте отраслевые задачи на аутсорс

Аутсорсинг — отличный бизнес-инструмент, который помогает компании не раздувать штат сотрудников. Выполнение непрофильных задач часто занимает много времени и у руководящего состава, и у сотрудников. Более того, это требует значительных финансовых вложений. Обращение к подрядчикам помогает разгрузить сотрудников и не тратить время на поиски хороших специалистов в инхаус.

Подрядчики часто работают в команде. Это позволяет использовать коллективный мозг за абонентскую плату. Полноценный штат сотрудников в офисе обычно стоит на порядок больше.

Например, в начале года мы подписали договор с коммуникационным агентством для продвижения нашего бренда и разгрузили специалистов в отделе маркетинга. Теперь мы сами контролируем процесс при помощи ежемесячных отчетов.

Найдите фрилансера для проектных задач

Иногда требуются разовые услуги от специалистов, которых нет в штате. Дополнять коллектив копирайтерами или таргетологами нет необходимости. Самое верное решение тут — привлечь фрилансеров.

Для них нужно максимально четко составить ТЗ, чтобы задание было выполнено без осечек и в срок. Обязательно стоит заключать гражданско-правовые договоры подряда. Обычно у фрилансеров уже есть шаблоны договоров — остается только заполнить.

Аванс не должен составлять более 50% от общей стоимости услуг: так вы покажете свою платежеспособность, а работник обязуется выполнить задание в срок.

Как показывает практика, самые популярные запросы на фрилансеров возникают в сферах копирайтинга, создания контента, программирования. Существует огромное количество сервисов, где можно найти фрилансеров. Мы используем YouDo, Фрилансер.ру, Профессионалы.ру и сообщества в социальных сетях.

Мотивируйте коллектив

От численности сотрудников зависит количество обязанностей, которые могут делегироваться, но тут важна мотивация.

Внеклассные занятия (например, тимбилдинг) отлично влияют на настроение в коллективе — мотивация к работе растет, а трудиться вместе становится комфортнее. Организация тимбилдинга может быть первым этапом сплочения. Уже на этой ступени сотрудники учатся находить общий язык.

Маленький коллектив иногда называют небольшой семьей, где все готовы прийти друг другу на помощь и разделить обязанности. В организации с большим штатом укрепление межличностных отношений отходит на второй план, а основное внимание уделяется выстраиванию рабочих процессов.

Чем меньше коллектив, тем легче руководителю уделять внимание каждому сотруднику. Когда на предприятии более 100 человек, выслушать и настроить каждого на трудовую волну будет проблематично.

Многие соискатели между работой в крупной и маленькой компании выбирают первый вариант. Принято считать, что в крупной компании мотивация работает лучше, а стимулы более цепляющие: квартальные и годовые премии, скидки в фитнес-клубах, дополнительное медицинское страхование, путевки для детей в детские лагеря.

Но даже в небольших компаниях можно найти много стимулирующих факторов и сделать продуктивную команду. Например, в нашей компании сотрудник четко знает свои карьерные перспективы: когда и при каких условиях он может занять новую должность. Как правило, все это мы оговариваем при найме на работу.

Как достичь максимума

Еще раз кратко пройдемся по теме:

Гонка за большим количеством сотрудников абсолютно ни к чему. Лучше вложиться в обучение уже имеющихся сотрудников.
Вместо того чтобы стремиться к расширению штата, задумайтесь об автоматизации. Цифровые инструменты отлично справятся со многими задачами.
Не бойтесь аутсорса и фриланса. Для небольших компаний, которые претендуют на громадный успех, это самая настоящая находка.
Сплочение и мотивация коллектива — залог развития компании. Не скупитесь на корпоративные мероприятия и коллективное обучение. От этого точно будет польза.

Оптимизация бизнес-процессов: 5 шагов

Аудиоверсия этой статьи

Оптимизация бизнес-процессов компании помогает увеличить прибыль предприятия, устранить риски и уменьшить расходы путем реорганизации всей деятельности или отдельных операций. Самый простой пример – переход на современное оборудование. Совершенствование помогает увеличить количество клиентов и обойти конкурентов за счет сокращения себестоимости продукции и повышения качества товаров

Под бизнес-процессом понимают последовательность действий одного или нескольких людей, направленную на получение результата. Его главная черта – участие людей. Если такой процесс автоматизирован, его относят к технологическим цепочкам.

Платформа знаний и сервисов для бизнеса

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация – комплекс задач и инструментов, которые направлены на улучшение отдельных операций или всей деятельности компании. Некоторые руководители часто неверно трактуют понятие оптимизации, полагая, что оно означает сокращение числа сотрудников. Данная мера применима лишь в случае, когда грамотное управление и улучшение бизнес-процессов в компании привело к уменьшению нагрузки на работников. Однако список возможных решений не ограничивается увольнением.

Благодаря оптимизации бизнес-процессов в организации удается:

ускорить выполнение операций;

сократить себестоимость товаров или услуг;

повысить качество товара и удовлетворенность клиентов;

сделать ход выполнения операций и распределение ресурсов более прозрачным;

улучшить контроль над деятельностью бизнеса;

получить свободные ресурсы и пространство для развития;

усовершенствовать систему планирования и управления.

Как понять, что необходима оптимизация бизнес-процессов

Есть ряд признаков, которые говорят, что в компании требуется улучшать бизнес-процессы.

Из-за несогласованности на решения и выполнение операций уходит много времени.

Бизнес-процессы на предприятии не контролируются (нет владельца бизнес-процесса).

Качество услуг или товаров ниже ожидаемого, процент возвратов высок, покупатели оставляют негативные отзывы.

Контроль преимущественно осуществляется не за результатом работ, а за сотрудниками.

Отсутствует разграничение ответственности по уровням.

Связи между отделами работают плохо. Пример – сотрудники, занимающиеся продажами, не знают об акциях.

Численность работников и отделов растет, но результаты не меняются, а доходы сокращаются.

Управление бизнес-процессами для малого бизнеса

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Шаг 1. Определите цель оптимизации

Цель оптимизации зависит от стратегии компании, ее рода деятельности и позиции предприятия на рынке. Вот несколько примеров целей оптимизации:

оптимизация затрат и снижения себестоимости товаров;

уменьшение срока изготовления продукции;

сокращение времени доставки продукции.

Шаг 2. Опишите бизнес-процессы «как есть»

На этом шаге нужно выполнить анализ и описание бизнес-процессов «как есть». Для этого нужно составить список всех процессов и для каждого ответить на такие вопросы:

Каковы «вход» в бизнес-процесс и «выход» из него?

Какие процедуры включает процесс?

Кто выполняет каждую процедуру?

Каков результат ее выполнения? (можно попробовать оценить результаты в деньгах)

Кто получает результат и что он с ним делает?

В результате получается подробная карта. При ее анализе выявляют все преимущества и недостатки деятельности организации. Это помогает уточнить список задач и целей.

💡 Лайфхак
Чтобы понять, как работает бизнес-процесс, проведите интервью с сотрудниками, которые в нем участвуют. Цель интервью – понять, как все происходит на самом деле. Желательно, чтобы интервью проводили сторонние эксперты – в этом случае повышается вероятность того, что сотрудник будет максимально откровенен.

Шаг 3. Поиск недостатков и «узких горлышках»

На данном этапе нужно выявить проблемные участки как отдельных бизнес-процессов, так и бизнеса в целом. Не исключено, что есть повторяющиеся проблемы. Пример узкого места отдельного бизнес-процесса: выходные дни мебельный салон заходит достаточное количество покупателей, однако продажи не растут. Узкое место – продавцы-консультанты, в выходные их столько же, сколько и в будние дни. В итоге клиенты приходят, им не уделяют внимания и продажи не происходит.

На этом этапе анализа учитывают:

время работы салона;

преимущества для клиентов;

💡 Лайфхак
Чтобы выявить узкое место, можно попробовать оцифровать каждый этап бизнес-процесса. Допустим, ежемесячно юристам поступает 10 заявок на заключение договора. На первое согласование контрагентам в течение месяца уходит 4 договора, на повторное согласование – 3 договора. Заключают же лишь 2 договора из 10.
В этом примере сбой происходит между первым и вторым этапом – лишь 4 договора из 10 уходят оперативно на согласование. Здесь нужен анализ – возможно, в юридической службе работает только 1 юрист, вторая возможная причина – юристов достаточно, но они не получают необходимую информацию от инициаторов заключения договоров. Выявить причины также помогают интервью с сотрудниками.

Шаг 4. Описание желаемого бизнес-процесса

После того, как будут описаны бизнес-процессы «как есть» и выявлены узкие места, нужно описать, как должно быть.

Простой пример: менеджер по продажам общается с клиентом по телефону и вносит информацию в таблицу Excel. Зачастую, клиенту надо перезванивать с некой периодичностью, однако у менеджера нет инструмента, который бы напоминал о коммуникации с покупателем. В данном примере – желаемый результат, чтобы клиент утром получал напоминани, кому надо позвонить, на каком этапе переговоров он находится и другую важную информацию. Хорошим решением может быть CRM система. Но чтобы прийти к такому решению, нужно сначала описать видение будущего результата. Когда вы поймете, как должно быть, то сможете найти оптимальное решение.

Шаг 5. Внедрение изменений

На этом этапе важно проявлять гибкость и просчитывать риски. Дело в том, что все бизнес-процессы взаимосвязаны и изменение одного из них может привести к негативным последствиям для другого. Например, владелец бизнеса понял, что узкое место – продавцы консультанты, он нанял еще 5 человек, заказов прибавилось, однако производство перестало с ними справляться. Начал возникать брак из-за спешки, в итоге – недовольные клиенты и много жалоб.

Чтобы избежать подобных рисков, можно внедрять изменения в отдельные бизнес-процессы постепенно. Например, как в примере с мебельным магазином, взять сначала 1-2 консультантов, которые будут работать по выходным и посмотреть, как изменится выручка, как производство будет справляться с заказами.

Персонал обычно сопротивляется любым изменениям, особенно тем, которые потенциально могут привести к сокращению численности за счет автоматизации. Важно объяснить людям, что оптимизация бизнес-процессов происходит не для увольнения части работников, а для повышения эффективности предприятия. При увеличении доходов компании заработные платы тоже вырастут. Сотрудников, которые наверняка окажутся «не у дел», можно отправить на дополнительное обучение и затем предложить им поработать на новых направлениях.

💡 Лайфхак
Чтобы показать персоналу, что изменения позитивно скажутся на их работе, можно в течение месяца работать по двум схемам – старой и новой. Например, часть персонала работает с таблицами Excel, а часть – в новой CRM. Затем вы сравниваете результаты обеих групп. Конечно, во вторую группу нужно включить тех, кто не только не сопротивляется переменам, а, напротив, всячески их поддерживает.

Топ-5 ошибок оптимизации

Слишком резкие изменения. Внедрение новых алгоритмов и отказ от старых, в том числе рабочих, целесообразен, если предприятие балансирует на грани банкротства. В остальных случаях это приводит как минимум ко временной остановке производства, так как новые процессы еще не налажены, а прежние уже не применяются.

Завышенные требования. Строго прописанные требования загоняют компанию в узкие рамки. Другая проблема – слишком большие траты ради идеализации. Например, покупка мощных программ для маленькой компании. Их стоимость превышает возможные доходы от использования высоких технологий.

Отсутствие учета человеческого фактора. Если есть желание сделать бизнес-процессы согласованными, понятными и эффективными, работать нужно и с персоналом. Выявите сильные и слабые стороны сотрудников и проведите обучение. Иногда хороший результат дает дополнительная мотивация.

Неправильная постановка задачи. Если что-то пошло не так еще на этапе анализа и определения целей, результаты не будут соответствовать ожиданиям. Примеры подобной ошибки – сильный акцент на второстепенных факторах или несоответствие цели затратам.

Слишком активная вовлеченность руководства. Найдите золотую середину. Если руководитель уделяет много времени контролю и анализу, понижается его эффективность, соответственно сокращается прибыль. Если предприятие большое, разумнее доверить оптимизацию сторонним экспертам, обладающим навыками в этой области. Каждый представитель приглашенной компании должен быть занят теми задачами, которые лежат в зоне его обязанностей и компетенции.

Главная ошибка – это оптимизация ради оптимизации. Проводить ее нужно, когда в этом есть необходимость, иначе она станет дополнительной нагрузкой на персонал, отвлечет внимание от первостепенных задач и вызовет отток сотрудников. Это прибавит количество строк в списке расходов и даже может стать причиной банкротства и прекращения производства.

Вместо заключения: 3 совета по оптимизации

Совет 1. Назначьте руководителя, ответственного за оптимизацию бизнес-процессов. Статус, ресурсы, навыки и особенности характера этого человека должны сочетаться с задачами, возложенными на него. Например, не стоит ставить на это место начальника отдела. Лучший вариант – заместители руководителей или генеральный директор. Последний берет на себя дополнительные обязанности только на небольших предприятиях, в остальных случаях разумнее распределить задачи.

Совет 2. Привлеките сторонних экспертов, которые взглянут на ваш бизнес со стороны. При этом е стоит соблазняться низкими ценами: на первое место поставьте качество услуг. Выберите организацию или эксперта с опытом, обязательно изучите отзывы.

Совет 3. Создайте проектную группу, в которую включите как консультантов, так и сотрудников компании. Первые займутся обучением персонала, вторые – внедрением новых инструментов и технологий. Такой подход улучшит все этапы производства.

Методы оптимизации бизнес-процессов
1. Инжиниринг. Дословный перевод с английского – проектирование, изобретение. Способ представляет собой внедрение информационных технологий в модель бизнеса. Понятие «инжиниринг» балансирует на грани между производством и наукой. Метод создает технико-технологическую базу. Он подразумевает введение технологий менеджмента и пересмотр способов управления компанией и отделами. Модернизация может заключаться в улучшении обслуживания объектов, изменении методов эксплуатации инструментов и т. д.
2. Реинжиниринг. Радикальный метод, инструменты которого связаны с полной сменой системы работы. Это рискованный вариант, часто сопряженный с большими вложениями. Его выбирают в случае с убыточным бизнесом, чтобы реанимировать компанию, близкую к банкротству. Однако реинжиниринг не всегда приносит результат, поэтому подготовьтесь к возможному закрытию предприятий. При реорганизации сокращают ресурсы и кадры, объединяют отделы и т. д.
3. CPI – непрерывное совершенствование. Метод противоположен предыдущему: изменения внедряются в процессы предприятия с сохранением основ. Процедура совершенствования длительная, на каждом этапе отслеживают ее эффективность. Реорганизацию начинают с маленького отдела или одного процесса. При повышении показателей изменения распространяют на все производство. Параллельно повышают квалификацию персонала и вводят новые инструменты.
4. TQM – управление качеством. Метод подразумевает создание нового продукта, отвечающего потребностям клиентов. Товар или услуга могут заменять уже имеющиеся. Задача мероприятий – улучшение производственных процессов в условиях ограниченного времени. Данную технологию оптимизации также применяют для параллельного повышения клиентоориентированности. Для реализации TQM обязательно нужны документы системы качества.

Оптимизация работы вашей компании

Мечта любого владельца бизнеса – получать как можно больше прибыли при минимальных затратах. Именно в этом заключается основной показатель успешности и путь к развитию. Но как сегодня можно добиться такого, учитывая то, что на рынке уже присутствует куча конкурентов с аналогичной продукцией?
Пожалуй, для компании здесь всего дин путь – оптимизация своих бизнес-процессов. Иными словами, чтобы клиенты среди сотен похожих компаний выбрали именно ваш продукт, нужно заняться повышением качества обслуживания и улучшением процессов управления бизнесом.
Оптимизация работы компании должна охватывать все направления, которые чаще всего являются источником всех проблем. К ним можно отнести:

коммуникации с клиентами;
трудовая нагрузка сотрудников;
распределение их рабочего времени;
система KPI в компании.

Казалось бы, как может помочь в оптимизации бизнеса виртуальная АТС? Но, оказывается, еще как может. В этой статье именно об этом.

Инструмент для оптимизации

Виртуальная АТС (ВАТС) представляет собой сервис, функционал и возможности которого далеко выходят за рамки привычных всем классических АТС: это не только прием звонков и перевод вызовов – это более 80 полезных функций для бизнеса.
Принцип работы ВАТС прост – обслуживание входящих и исходящих звонков происходит через интернет. Все телефонное оборудование размещено у провайдера на сервере, а в офисе – всего лишь компьютеры с выходом в сеть, и это минимальное требование для пользователя: звонить можно прямо с компьютера через программу-софтфон. При этом в компании появляется полноценная бизнес-телефония со всеми современными фишками.
Для внедрения ВАТС в бизнес не требуется закупать дорогостоящее оборудование, тянуть по офису телефонный кабель, нанимать обслуживающий персонал, и вообще тратить большие суммы денег. Чтобы сервис начал работать, специальных знаний также не нужно. С подключением и настройкой ВАТС справится обычный секретарь, который сделает это буквально за несколько минут прямо со своего компьютера.

Коммуникации с клиентами

Самое главное предназначение ВАТС – это обеспечение качественных коммуникаций с клиентами.
Когда в компании недостаточно хорошо налажен коммуникационный процесс с клиентами, значит, дело – труба. Ни о какой работе над оптимизацией и тем более победе над конкурентами и речи быть не может. Вы только представьте, клиент звонит в компанию, а ему никто не отвечает или постоянно занято. Или он дозвонился, а секретарь говорит ему, что нужно набрать другой телефонный номер, чтобы связаться с нужным специалистом. В итоге такие коммуникации приводят к тому, что клиенты просто уходят. В век космических скоростей, установка контакта с клиентом должна быть молниеносной, клиент не должен успеть засомневаться и надумать себе что-то плохое.

Многоканальный номер
Если вы подключили ВАТС, то в первую очередь в компании появляется многоканальная связь, за счет которой одновременно обслуживается неограниченное количество входящих звонков. Клиенты никогда не услышат короткие гудки и в любое время смогут дозвониться до нужных специалистов.
Когда у компании много телефонных номеров для связи, они указаны на сайте и в рекламе, то это не очень хорошо. У клиентов появляются лишние вопросы по этому поводу, которые не внушают доверия бизнесу: По какому номеру нужно звонить? Номера принадлежат разным компаниям? Зачем им их столько? Если в компании есть многоканальная связь, то для контактов с клиентом можно использовать всего лишь один номер, даже, если имеется множество офисов, представительств и филиалов в других городах. Это не будет путать клиентов: они будут знать, что достаточно набрать этот номер, чтобы соединиться с нужным отделом или сотрудником.

Фиксация каждого звонка
Поскольку ВАТС фиксирует каждый звонок, в компании легко отслеживать входящие, исходящие и неотвеченные вызовы. Даже если сотрудник по какой-то причине не смог ответить или схалтурил, намеренно пропустил вызов, то в сервисе все запишется: будет видно время звонка и номер телефона. Это позволит не потерять ни один лид, который добывается с большим трудом и поэтому всегда на вес золота.
Вы можете пользоваться многоканальным номером в любой точке мира
Расписание работы номера
В ВАТС настраивается расписание работы телефонного номера. Это значит, что сервис будет обрабатывать входящие звонки в разное время несколькими вариантами. Например, можно сделать так:

в рабочее время произойдет соединение с секретарем или включится голосового меню;
в нерабочее время проиграет голосовое приветствие с предложением оставить голосовое сообщение или принять факс.

В любом случае контакт состоится, и обратившийся клиент не останется без ответа, он будет знать, что его звонок был принят, записан, и, когда сотрудники придут на работу, ему перезвонят. И это очень важно в обслуживании, потому что это сохранит время и нервы как клиентов, так и сотрудников.

Объединение офисной и мобильной связи
Порой на сотрудников сваливают много противоречивых задач: им приходится и консультировать клиентов по телефону, и приезжать на вызов. Часто это диктуется особенностями бизнеса, кадровыми и финансовыми ограничениями. Из-за этого возникает куча проблем с коммуникациями, недовольство покупателей или руководства компании.
Чтобы оптимизировать это направление, подойдут SIM-карты FMC, которые, взаимодействуя с ВАТС, превращают мобильник сотрудника в офисный телефонный аппарат. То есть у менеджера в смартфоне проявляются все необходимые функции для обслуживания звонков клиентов: сотрудник всегда на связи, каждый звонок фиксируется в ВАТС, при этом все внутренние звонки в компании бесплатные.

Уведомления
ВАТС позволяет рассылать автоматические уведомления по SMS: сотрудники получают сообщения о пропущенных звонках, а клиенты – извинения за неотвеченные вызовы.
Также в сервисе есть возможность отправлять SMS-визитки новым клиентам, что также повышает лояльность и уровень обслуживания в компании:

Во-первых, потенциальный покупатель будет понимать о том, что компания солидная, раз имеет такие технические возможности, а не какой-то там “шараш-монтаж”.
Во-вторых, он всегда сможет открыть SMS-ку и ткнуть на номер телефона, чтобы позвонить.

Все это упрощает коммуникации, делает их доступными и быстрыми.

Трудовая нагрузка сотрудников

Бывает такое, когда кто-то из сотрудников принимает или совершает звонков больше, чем другие, а кто-то меньше. Это создает в коллективе конфликтные ситуации, рождает обиды, недоверие друг к другу или вовсе нежелание трудиться. Чтобы такое исключать, необходимо уделять внимание трудовой нагрузке каждого сотрудника.
ВАТС может помочь и в этом. В интерфейсе сервиса распределение входящих звонков настраивается в зависимости от специфики работы отдела. Например, если в компании имеется отдел продаж, в котором каждый менеджер ежедневно должен обрабатывать одинаковое количество звонков, то входящие вызовы можно распределить по очереди. То есть после того, как менеджер поговорит с клиентом, следующий звонок уже переводится другому сотруднику и так по кругу. В итоге все довольны, всем достается одинаковое количество звонков, и никто не ссорится, потому что трудовая нагрузка у всех одинаковая.

Рабочее время

Как говорится: “Время – деньги”. Рабочее время сотрудников превыше всего, и они не должны тратить его на какие-то пустяковые и рутинные операции. Если ВАТС интегрирована с CRM-системой, то это значит, что у менеджеров продаж практически все их действия будут автоматизированы: им останется только лишь общаться с клиентами, то есть выполнять свою основную работу.
С помощью совместной работы сервисов можно:

звонить клиенту по одному клику из CRM;
видеть всю информацию о клиенте при его звонке в компанию;
сохранять историю общения в одном месте;
автоматически переводить вызов на ответственного менеджера;
прослушивать запись разговора в CRM;
автоматически выполнять массовый обзвон клиентской базы и многое другое.

А если воспользоваться еще и технологией Call API, то бот в ВАТС сможет даже самостоятельно разговаривать с клиентом. Например, чтобы подтвердить заказ, сделанный в интернет-магазине. Для этого в сервисе просто необходимо будет ввести текст с возможными вопросами.

Система KPI

В интерфейсе ВАТС имеется полезная функция, которая анализирует эффективность работы менеджеров. Сервис автоматически отслеживает, сколько каждый сотрудник совершает и принимает звонков за определенное время, а также как долго он общается по телефону с клиентами. Статистика отображается в процентном и временном соотношении. Можно настраивать фильтр по-разному, в зависимости от специфики деятельности.
Такая возможность позволит руководителю выстроить объективную систему оценки работы сотрудников. ВАТС самостоятельно и честно определит, кто из сотрудников – молодец, а кто нет. Руководителю лишь останется наградить героев как следует.
Но самое главное, что сами сотрудники, зная о такой системе, будут лучше простимулированы к труду. Во-первых, потому что это объективно и без обмана, а во-вторых, тут ничего скрыть и тем более “договориться” не получится.
Кроме того, в интерфейсе ВАТС записываются все разговоры. В любое время их можно прослушать и понять, почему нет продаж. Это очень удобно и для обучения новичков: можно разбирать успешный или неудачный разговор с клиентом.

Как можно видеть, в коммерческой компании ВАТС помогает оптимизировать те бизнес-процессы, которые в большей степени влияют на результат. Благодаря сервису появляется объективная статистика обращений клиентов, которая дает ясность о состоянии продаж и эффективности работы сотрудников. ВАТС улучшает качество обслуживания клиентов и делает условия труда сотрудников лучше.

К сожалению, до сих пор много собственников малого и среднего бизнеса не уделяют внимание оптимизации бизнес-процессов, оставаясь под влиянием устаревших стереотипов о том, что все разрулится само собой. В итоге они наступают на одни и те же грабли и терпят поражение.
На современном рынке выживет тот, кто вовремя поймет все значение и мощь таких сервисов, как виртуальная АТС.

Оптимизация процессов производства: что это такое и какие способы бывают

Оптимизация — это устранение недочетов и разработка более эффективного алгоритма работы. В результате которого снижаются издержки и повышается качество продукции. Чтобы понять, какие именно технологические решения подходят компании, нужно пройти три этапа.

Анализ и планирование. Оцените отчеты и данные о производстве, эффективность работы сотрудников, темпы роста выручки и расходов. Внедрять сервисы и закупать новое оборудование можно только после того, как вы обнаружили проблемные точки.

Анализ должен быть глубоким, поэтому это длительный и трудный этап. Нужно установить причины низкой эффективности работы и разобраться в деталях. Часто бизнес видит часть проблем и разбирает только очевидные факты, а затем сразу приступает к оптимизации. Поэтому по статистике из 10 идей удачными оказывается две. В результате затраты только увеличиваются, время сотрудников тратится впустую, а итог в лучшем случае нулевой.

Производство легко контролировать и оценивать эффективность, если информация о каждом процессе прозрачна и доступна в несколько кликов. Мы внедрим любое решение на базе 1С, поможем с настройками и обучением — оставьте заявку.

Разработка и утверждение проекта оптимизации. Когда точки роста четко обозначены, нужен детальный план по внедрению продуктов и закупке оборудования. Следует просчитать окупаемость оптимизации и оценить готовность бизнеса к издержкам. Расставить приоритеты: какие производственные процессы следует оптимизировать в первую очередь, а какие можно улучшать постепенно или частично. Реализация плана оптимизации. Строго по плану с самых приоритетных и узких функциональных задач. Чтобы в случае неудачи быстро вернуться к прежней схеме работы, внедрение должно быть постепенным и контролируемым. Не следует резко менять подход к работе, трансформировать деятельность подразделений и внедрять оборудование. Риск сломать прежнюю схему слишком велик.

Методы оптимизации производства

«Снизу вверх» затрагивает процессы производства, но не меняет структуру подразделений. Это самый безопасный и плавный способ, потому что не требует больших инвестиций, а эффект от сокращения издержек долговременный.

Главная задача — изменить методологию и технологию. Например, избавиться от малоэффективного шага, чтобы упростить и повысить эффективность основного процесса.

Директивный подход — самый быстрый. Это сокращение бюджета на подразделение с низкой эффективностью или избыточными затратами. Его минус в том, что он не учитывает долгосрочную перспективу. Поэтому подход чаще всего используют при решении срочных задач как вынужденную меру, требующую доработок. Реинжиниринг — кардинальное изменение производственной деятельности. Самый эффективный, но затратный, трудный и долгий метод оптимизации. Его используют в кризисных ситуациях или при необходимости резкого и заметного роста эффективности стабильной компании.

План и принципы оптимизации процессов производства

Оптимальным и самым распространенным способом считается комплексная оптимизация с помощью метода «Снизу вверх». Ее называют ТОП — тотальная оптимизация производства. Для составления успешного плана оптимизации нужно определить:

Цели и объекты. Не должны противоречить друг другу. Каждые цель и объект необходимо сформулировать так, чтобы они не затрагивали смежные. Например, нельзя повысить эффективность при сокращении себестоимости. Это две разных задачи, их стоит разделить и достигать поэтапно. Сначала рост эффективности при прежней себестоимости, а затем ее снижение.

Достаточность ресурсов. Нужно четко понимать, какими мощностями обладает управление. Есть ли свободе выбора, нужный объем денежных средств и уровень экспертности для реализации плана. Возможность сравнения. Текущая ситуация должна быть прозрачна отражена в цифрах, чтобы результат оптимизации можно было сравнить с количественными показателями.

Когда план оптимизации разработан, необходимо удостовериться, что соблюдены основные принципы ТОП. Всесторонний подход. Нельзя просто сократить расходы, нужно одновременно с этой мерой решить вопросы с производительностью и комфортом труда, качеством продукции и особенностями производства. Конкретные цели. Для всех подразделений и с учетом специфики рассчитывается план сокращения затрат. Только на основе точных данных составляется план.

Идеи сотрудников. Необходимо получить обратную связь от сотрудников с практическим опытом. Ноу-хау позволит не только эффективно оптимизировать производство, но и укрепить корпоративную культуру. Заимствование идей. Если стандартный подход кажется неэффективным, можно обратиться к опыту международных компаний и адаптировать его подход под себя.

Непрерывный контроль. Промежуточные результаты необходимо отслеживать и сверять с планом. Так вы вовремя заметите отклонения и внесете в оптимизацию корректировки.

Распространенные ошибки

Недоработки. Недостаточный анализ, размытые цели, низкий уровень контроля. В каждом параметре не хватило внимательности, ответственности, сосредоточенности. Результат может быть фатальным: неправильная стратегия, потеря ресурсов при нулевом результата, а что еще опаснее — ухудшение положения и большие издержки.

Низкая мотивация. Как только показатели улучшились, проект замораживают. Обычно положительный эффект от части мер краткосрочный, поэтому очень важно довести дело до конца. Ложные ожидания. Комплексная оптимизация проявит себя в течение нескольких лет. Часто бывает так, что результаты медленные и незаметные, поэтому изменения останавливают как неудачные.

Начните с простых, понятных и результативных изменений — попробуйте решения на базе 1С. Оставьте заявку, и мы поможем с настройками и обучением сотрудников.

Оптимизация кадрового состава: чего ждать и как защититься

В офисе пошли слухи об оптимизации кадров, и коллеги стали побаиваться за свое место. Ситуация становится напряженной, кто-то уже подыскивает новую работу, а другие надеются на хорошие отношения с начальством. Редакция JOB.RU узнала, чего ждать от оптимизации штата и как себя вести в этот трудный период.

Оптимизация штата равна сокращению?

Оптимизация кадрового состава — это действия по качественному и количественному преобразованию штата с целью повышения экономических результатов компании. Увольнение сотрудников относится к количественным изменениям. А качественные изменения предполагают реформы внутри штата. Это могут быть перестановки кадров внутри организационной структуры, повышение квалификации сотрудников, перераспределение обязанностей и другие методы, включающие работу непосредственно с кадрами. Такие способы оптимизации практикуют в условиях подъема и благополучия компании.

Сокращение штата — один из простых способов снизить издержки бизнеса в трудных условиях, когда прежнее количество сотрудников оказывается просто-напросто ненужным. К тому же, предстоящие увольнения могут говорить о замене неэффективных сотрудников новыми специалистами. Поэтому, если речь все же идет об оптимизации кадров — готовьтесь к худшему.

Кого увольняют первым, а кому можно не беспокоиться

Первыми под «горячую руку» попадают менее опытные и квалифицированные сотрудники, кадры с низкой эффективностью, а также специалисты, которых менеджеры по другим объективным и субъективным причинам считают менее предпочтительными.

Высока вероятность попасть под сокращение тем, кто:

– Обладает меньшим опытом и квалификацией по сравнению с остальными сотрудниками;

– Достиг пенсионного возраста;

– Совмещает работу с учебой;

– Часто пользуется больничными;

– Имеет дисциплинарные нарушения;

– Срывает сроки и не выполняет планы;

– Менее производителен, чем другие коллеги (заключает меньше договоров, совершает меньше звонков);

– Открыто жалуется на место работы;

– Не вписывается в коллектив;

– Является сотрудником низшего управленческого звена.

Согласно законодательству, основными критериями отбора кандидатов на оставление должны быть «производительность труда и квалификация». При этом, если эти деловые качества нескольких сотрудников равны, то приоритет отдается отдельным категориям трудящихся.

Право на оставление принадлежит работникам, если (ст. 179 ТК РФ):

– На их обеспечении находятся 2 и больше иждивенцев;

– Они являются единственным членом семьи с самостоятельным заработком;

– Они получили профессиональное заболевание на данном рабочем месте;

– Они являются инвалидами ВОВ и боевых действий;

– Они повышают квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Приоритет не распространяется на сотрудников этих категорий, если они оказались менее производительными и квалифицированными.

Сами руководители не станут увольнять особо ценные кадры, поэтому реже всего увольняют:

– Труднозаменимых сотрудников (на рынке труда мало кадров с их специализацией или способностями);

– Работников, которые обладают большим количеством информации, относящейся к коммерческой тайне;

– Приятелей начальства или сотрудников, которые ему симпатизируют;

– Сотрудников, от которых зависит работоспособность отдела;

– Тех, чья должность требует долгого обучения перед вступлением в обязанности.

Как не попасть в черный список?

Чтобы избежать увольнения, нужно работать над своим имиджем и навыками с самого начала карьеры. Тогда работодатель не захочет отказываться от хорошего сотрудника. Но если сложилось так, что слухи о сокращении дошли до вас раньше, чем уведомление, можно попытаться улучшить свое положение.

В период сокращений:

– Работайте больше — берите сверхурочную нагрузку, дополнительно выполняйте задачи, которые не входят в ваши должностные обязанности;

– Не стесняйтесь говорить о своих достижениях, чтобы руководство отметило ваш вклад в общем деле;

– Старайтесь наладить отношения с начальством (но не доходите до подхалимства);

– Больше общайтесь с клиентами и заказчиками — руководству трудно расстаться с представительским лицом.

Если все-таки вы попали под сокращение

Увольнение по сокращению штатов предусматривает значительные выплаты сотрудникам. Чтобы не оказаться обманутым, необходимо знать свои права, а также этапы увольнения по сокращению.

Приказ о сокращении штатов

Первым делом, начальство издает приказ о сокращении штатов, где указана дата увольнения.

На основе приказа работодатель должен в письменном виде уведомить сотрудников о предстоящем сокращении не позднее, чем за 2 месяца указанной в приказе даты. В уведомлении также должны предлагаться вакансии на замену. Работники под роспись знакомятся с документом и так же письменно соглашаются или отказываются от альтернатив работодателя.

Отметка в трудовой книге

Далее оставляют запись в трудовой книжке о переводе или увольнении сотрудника.

Выплаты уволенным сотрудникам

Бывший работодатель в законном порядке оплачивает выходное пособие и осуществляет выплаты в виде среднемесячного заработка на время поиска работы (не более 2-х месяцев), а также компенсацию за неиспользованный отпуск. Для получения выплат после увольнения необходимо встать на учет в центре занятости.

Сотрудник имеет право:

– На основе письменного согласия уволиться раньше, чем через 2 месяца после уведомления. При этом он получает компенсацию в размере среднемесячного заработка, рассчитанного пропорционально оставшимся до увольнения дням. Получение такой компенсации не отменяет права на выходное пособие и выплаты в течение поиска работы.

– Обратиться в суд, трудовую инспекцию или прокуратуру, в случае, если работодатель отказывается выплачивать деньги или правила процедуры увольнения были нарушены. Обратиться в суд по этому вопросу необходимо не позднее, чем через месяц после даты увольнения.

Могло быть и хуже

Недобросовестные работодатели, желая сэкономить на процедуре сокращения, могут склонить работников написать заявление «по собственному», которое не обязывает к выплате каких-либо компенсаций. Еще хуже, если начальство задумало уволить вас по статье. В Трудовом кодексе (ст. 81) помимо сокращения штата представлено еще 12 способов избавиться от сотрудника, среди которых числятся прогулы и профнепригодность. Особенно отчаянные «пришивают» кражу или явку в состоянии опьянения. Все это, конечно, оставит черную метку на карьере. Поэтому не забывайте, что среди двух зол выбирают меньшую, а новую работу с чистой трудовой книжкой найти намного проще.

Понравилась статья? Подпишитесь на канал, чтобы быть в курсе самых интересных материалов

Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Определение и принципы системы 5S

Система 5S – это способ организации рабочего пространства, основанный на следующих принципах (см. таблицу 1 и рисунок 1).

Таблица 1 . Принципы 5S

№	Японский	Английский	Русский
1	Seiri	Sort	Сортировка
2	Seiton	Set in Order	Соблюдение порядка
3	Seiso	Shine	Содержание в чистоте
4	Seiketsu	Standartise	Стандартизация
5	Shitsuke	Sustain	Совершенствование

Являясь, на первый взгляд, набором простых и очевидных правил, 5S призван сформировать определенную культуру. Это больше чем инструкции, это часть идеологии бережливого отношения к самому себе и своему рабочему окружению.

Рисунок 1. Что такое система 5S

Сортировка.Освобождение рабочего пространства от ненужных предметов. В стандартном сценарии все предметы рабочего места разделяются несколько групп, в зависимости от частоты их использования:
- ненужные;
- необходимые редко;
- необходимые часто.
На основании проведенного анализа, принимается решение о хранении объекта на рабочем месте. На этом же этапе создают «Временный склад», на территории которого собираются предметы, ожидающие решения об их дальнейшем использовании или утилизации. См. также, как провести PEST-анализ .
Соблюдение порядка. В системе организации и рационализации рабочего места 5С этот принцип означает рациональное размещение объектов в пределах рабочей зоны (см. рисунок 2). Важно обеспечить безопасный и удобный доступ к рабочим предметам и объектам. Большое внимание уделяется визуализации: области хранения подписываются, выделяются цветом или светом и т. д. Рисунок 2. До и после применения этапов 1 и 2
Содержание в чистоте. Полная чистота производственных и офисных помещений, содержание оборудования и инструментов в исправности (рисунок 3). Важно обеспечить регулярную проверку рабочих на поддержание порядка и наличие неисправностей. Рисунок 3. Пример применения этапа «Содержание порядка»
Стандартизация. Регламентация достижений предыдущих принципов. Необходимо сформировать пакет документов, например:
- информационные стенды (рисунок 4);
- схемы с указаниями местоположений объектов рабочей зоны;
- знаки обозначения опасных зон, зон временных складов и бракованной продукции;
- приказы, распоряжения, чек листы аудиторов;
- прочие предостережения и важные указания;
- краткие инструкции и памятки.
Рисунок 4 . Пример информационной доски
Совершенствование.Поддержание и улучшение выполнения установленных процедур первых четырех пунктов. Самая важная часть методологии организации рабочего места 5S. Обычно сотрудники компании способны сделать единовременное героическое усилие и внедрить сложные процессы. Но неизбежные ошибки первого внедрения и сила сформированных привычек стремительно возвращают процессы к исходной позиции (рисунок 5).
Этот принцип призван преобразовать успешные решения 5С в культуру. Для этого необходимо продолжать контролировать исполнение положений принятых регламентов, создавать условия для предложений и их своевременного анализа, быть готовым признавать свои ошибки и меняться. Рисунок 5 . Организация рабочего пространства в офисе. До и после 5S

Этапы перехода на систему 5S

Реализация принципов 5S в компании происходит в несколько этапов, структура и названия которых остаются на усмотрение компании. Хорошим обобщением возможных вариантов будет представление в виде стандартного цикла P-D-C-A (Plan/Prepare – Do – Check – Act, см. рисунок 6).

Рисунок 6 . Фазы внедрения 5S

Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников

Фаза 1. Подготовка. Выполняет следующие задачи:

Принимается решение о внедрении 5S.
Определяется лидер проекта.
Формируется команда проекта.
Определяются целевые зоны изменений.
Создается и исполняется план обучения.
Диагностируется текущее состояние, создаются фотоотчеты.
Определяются целевые показатели.
Персонал информируется о планируемых изменениях.

Каждый из шагов важен. Акцент следует сделать на объяснении того, как 5S может способствовать повышению безопасности, предотвращению несчастных случаев на рабочем месте, снижению затрат, облегчению работы и т.д. Двигателем изменений станет топ-менеджмент компании, поэтому лидеру проекта необходимо выстроить эффективные коммуникации прежде всего с ними.

Фаза 2. Исполнение. Детальное планирование и исполнение принципов 5S.

2.1. Сортировка: определяются критерии сортировки, организовываются временные склады для условно лишних предметов, выполняется сортировка, организовывается утилизация ненужных предметов (см. таблицу 2).

Таблица 2. Пример критериев сортировки

Решения	Частота использования предмета	Критерий
Ненужные
	Не использовался в течение последнего года	Временный склад для принятия дальнейших решений
	Не используется в рабочем процессе	Временный склад для принятия дальнейших решений
Не подлежит ремонту	Удалить
Необходимые редко	Использовался не больше 3 раз за последние полгода	Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии
Необходимые редко	Используется не чаще 2 раз в год	Хранить в пределах рабочей зоны на удаленном расстоянии
Необходимые часто	Используется еженедельно	Хранить в пределах рабочей зоны на близком или среднем расстоянии
	Используется ежедневно	Хранить в пределах рабочей зоны на близком расстоянии
	Используется ежечасно	Хранить в непосредственной близости либо носить с собой

2.2. Соблюдение порядка. Продолжается тотальная инвентаризация с сопутствующей расстановкой вещей на определенные позиции. Примерами новых правил могут являться следующие:

маркировка инструментов, оборудования и материалов любым заметным способом, например, используя цветовой код;
хранение предметов рядом с местом их использования, согласно последовательности производственного процесса;
похожие предметы хранятся вместе;
определяется запас каждого вида необходимых предметов;
запрещается хранение предметов навалом, в глубоких емкостях;
обеспечивается свободный доступ к часто используемым предметам;
используются инструментальные доски;
размещение предметов должно быть безопасным и т.п.

Предметы и их маркировку следует подготовить не только для сотрудников, использующих их постоянно. Удобный доступ к предмету и обозначениям следует организовать для любого сотрудника, имеющего соответствующее право на использование предмета.

2.3. Содержание в чистоте. Этот пункт может играть ключевую роль на производственных площадках с высокими требованиями к чистоте. Например, микробиологическое производство особенно чувствительно к заражениям сторонними микроорганизмами. Спецификой технологического процесса определяется степень регламентации и контроля. Можно выделить несколько общих шагов:

Делегируются назначения на уборку. Чистота — ответственность каждого сотрудника и рабочие места разделяются на разные зоны по степени требования к чистоте.
Формируется расписание уборок и диагностике оборудования.
Детализируются объекты чистки и проверки на функциональность.
Определяются методы, инструменты и материалы, используемые при очистке и проверке оборудования.
Уборка практикуется ежедневно, но по возможности, не занимает много времени.

Сочетание функций очистки и диагностики дефектов и поломок приводит к более комфортной и безопасной среде, создает лучшие условия для посещений сторонними людьми (например, кредиторами).

2.4. Стандартизация. Не представляет большой сложности для компаний в России. Десятилетия бюрократизации процессов сформировали высокий уровень компетенции в регламентации действий сотрудников. Но нередко за толстыми томами положений и регламентов теряется смысл этапа стандартизации, который заключается в постоянном улучшении процесса. На этом этапе документируются или улучшаются:

должностные обязанности в части обеспечения чистоты и безопасности работы с оборудованием;
инструкции по работе с оборудованием, правила эксплуатации;
графики обслуживания и диагностики;
средства визуального контроля;
процедуры аудита рабочей зоны.

Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников.

Фаза 3 и 4. Оценка и совершенствование. Цель этих фаз в преобразовании принятых решений в образ мышления, в культуру бережливого отношения к производственному процессу, сотрудникам, материалам и оборудованию. Необходимо найти баланс между дисциплиной и собственным участием сотрудников в восприятии новых ценностей.

3.1. Оценка. Аудит исполнения принятых решений является обязательной частью проекта внедрения 5S. Примером чек листа, который можно использовать на этом этапе, является приложенный файл.

3.2. Реагируй и улучшай. Если процесс не работает, то не стоит спешить с поиском причин в сотрудниках. Нередко существуют объективные причины, о которых сотрудники по разным причинам не могут сообщить руководству. Важно стимулировать сотрудников на генерацию новых идей, но не в ущерб основным обязанностям. В этом случае важно не оставлять инициативы без ответа.

Использование системы организации и рационализации рабочего места 5S на практике

5S — это мягкий переход в бережливое производство. В идеале цели бережливого производства достигаются за счет коучинга и участия команды, но на практике свою эффективность чаще доказывают контроль, приказы и наложение незначительных штрафов. Почему так происходит?

Дело в том, что, говоря о 5S, мы говорим об изменении мышления. Как следствие, причины неудачного внедрения новой парадигмы — это чаще всего субъективные причины. И речь прежде всего о руководстве компании. Внедрение 5S с последующим переходом к этапам внедрения бережливого производства вскрывает большинство болезней, распространенных в той или иной мере, но на всех предприятиях. Сформулируем наиболее частые ограничения, с которыми приходится сталкиваться на практике:

Отсутствие поддержки первого лица компании или его нежелание участвовать в проекте. Не стоит отпускать столь важный вопрос на самотек или на уровень формального подхода.
Неэффективное совмещение деятельности руководителями. Руководители, имеющие доходы или интересы «на стороне», не могут уделять должного количества времени компании. Потери от найма таких сотрудников необязательно превышают выгоды, но практически всегда недооцениваются.
«Управление по телефону». Если строите что-то новое, готовьтесь минимум на 70% находится «в поле», в данном случае — на производственной площадке.
Ошибочное представление, что культура формируется для подчиненных, специалистов, но не для руководства. Культура формируется для всех в компании, воспитывается командный дух. Желание проводить лишнюю черту между топ-менеджментом и специалистами может навредить проекту.
Неготовность первого лица принимать серьезные кадровые решения. В любом предприятии находится менеджер, пассивно или активно саботирующий изменения. От таких подчиненных рано или поздно приходится избавляться, но редко это происходит своевременно.
Несправедливое решение в пользу нужных людей. Решение принимается не из принципа «лучше для компании», а из принципа «лучше для меня». Кто нужнее, тот и прав. Например, специалист отдела охраны труда на микробиологическом производстве настаивал на существенной реорганизации работы и смене позиций оборудования, считая текущее положение небезопасным. Однако главный инженер наотрез отказывался от изменений, ссылаясь на срыв производственных планов. Генеральный директор, понимая свою зависимость от главного инженера, принял решение в пользу текущего положения. В итоге случилась авария, в результате которой по счастливой случайности, люди не пострадали, но пострадало оборудование. В конечном итоге, замечания специалиста охраны труда были учтены, но компания понесла убытки.
Нарушение дисциплины самим руководством.
Публичная замена решений руководителя другим решением. Если решение подчиненного менеджера не нравится, лучше обсудить с ним лично. Это проблема общего руководства компанией, но она нередко обостряется при внедрении 5S, обостряется. Например, главный инженер принял решение в рамках своей компетенции и принципов 5S заменить устаревшее оборудование, как небезопасное. Генеральный директор публично отменил это решение, ссылаясь на бюджет, хотя стоимость оборудования была небольшой и главный инженер действовал в рамках своих полномочий. В итоге проект внедрения 5S был реализован без соблюдения принципов безопасности сотрудников в полной мере.
Неумение делегировать задачи. Это проблема общего характера, но обостряется при внедрении проекта 5S. Применение 5S затрагивает все подразделения компании и является трудозатратным. При неумении расставлять приоритеты, проект рискует затянуться, и более того, может вызвать абсурдные дискуссии. На примере из реальной практики: на рабочих совещаниях проекта 5S генеральный директор уделял приоритетное внимание правилам пользования офисной кухней и столовой. Вместо того, чтобы отдать решение возникающих вопросов соответствующим службам и сосредоточится непосредственно на производственной площадке.
Недостаток ресурсов для реализации проекта внедрения 5S.
Нежелание том-менеджмента менять парадигмы и полная неготовность к рискам. Работа по стандартам 5S — это всегда дополнительные затраты и изменения. Иными словами, это инвестиции со своими рисками. Перестановка оборудования, загрузка производственного персонала могут показаться слишком высоким рискам и привести к отказу от проекта.
Предвзятое отношение к определенным сотрудникам, функциям или департаментам. Приведем пример. В обязательной инвентаризации при внедрении 5S участвовали сотрудники бухгалтерии, с которыми у лаборатории «не сложились отношения». В итоге ненужного выяснения отношений, решение относительно простой задачи затянулось на месяц.
Непонимание принципов работы новых методик первым лицом и топ-менеджментом компании.
Невыполнение руководством обещаний и взятых на себя обязательств.
Открытый или скрытый саботаж отдельных менеджеров. В этом случае руководителю проекта, внедряющего 5S, помогает работа с одним из подчиненных такого менеджера «напрямую». При этом приказом необходимо закрепить ответственность за самим менеджером, чтобы обеспечить его вовлеченность. Генеральный директор требует отчет не у специалиста, а у саботирующего менеджера, не нарушая при этом принципы субординации.
«Аутсорсеры в штате». Речь идет о сотрудниках, которые не заточены на результат. Если есть причина, которая позволит отложить задачу, они ей обязательно воспользуются. При возможности, такие сотрудники переложат устранение причины на руководство, независимо от того насколько причина весома. Так как руководство часто перегружено, то решение важного вопроса откладывается, а «аутсорсер» получает законную причину ничего не делать.

Выводы

5S — это способ организации рабочего пространства, основанный на принципах бережливого отношения к сотрудникам, коммуникациям, оборудованию и материалам. Внедрение 5S — это процесс изменения мышления всех сотрудников компании. Чаще всего успех проекта зависит от наличия ресурсов и руководства компании к изменениям. Большое внимание стоит уделить общению с сотрудниками и контролю за исполнением принятых решений.

5S — пять шагов к идеальному рабочему месту

5S – сокращение от «5 Steps» (пять шагов) представляет собой инструмент для обеспечения системы бережливого производства, рационализации рабочего места с помощью маркировки. Это не «стандартизация уборки», а философия экономного, успешного, бережливого производства. Система была разработана в послевоенной Японии, в компании Toyota.

Цели 5S

• создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать;
• повышение производительности труда;
• снижение числа несчастных случаев;
• повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.

Что такое 5S

5S – это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов:

Шаг 1. Сортировка

Сортировка (cэири) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:
• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

Шаг 2. Соблюдение порядка

Соблюдение порядка (сэитон) — аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Содержание в чистоте (сэисо) — уборка, соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности. Значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

Шаг 4. Стандартизация

Стандартизация (сэикэцу) — поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.

Шаг 5. Совершенствование

Совершенствование (сицукэ) — формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. Означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.