Метод Альпы для планирования дня

Метод Альпы. Пример планирования дня по методу Альпы

Когда мы думаем об Альпах, нам первую очередь приходит в голову: горы и лыжи. Однако аббревиатура Alpen также обозначает технику ежедневного планирования – метод Альпы.

Метод АLPEN предназначен для руководителя и самоменеджмента, которые каждый вечер задаются вопросом, почему они так устали. Почему их списки дел никак не становятся меньше, несмотря на тяжелую работу.

Постоянное напряжение и всё более быстрая обработка нескончаемого списка дел не приводят к желаемой цели. Для многих это настоящая дилемма.

В поисках большей эффективности и некоторой свободы в трудовой жизни, стоит опробовать метод Альпы. Используйте его вместе с методом Помидора для своевременного отдыха.

Что такое метод Альпы?

По методу Альпы необходимо в течение нескольких минут создать себе план на день. Это позволит легче структурировать планы и отслеживать их.

Цель планирования дня – повысить производительность, избежав при этом дополнительного стресса.

Многие менеджеры успешно пользуются этим простым, но эффективным методом. Стоит попробовать метод Альпы, он прост и это делает его лучшим для ежедневного планирования.

Не существует сложной и запутанной системы с диаграммами и таблицами, которыми ещё нужно научиться пользоваться. Достаточно нескольких минут утром и вы уже имеете заметный эффект.

A – задачи (все встречи и дела).
L – продолжительность.
Р – буфер.
Е – решения.
N – последующий контроль.

Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро. Вам практики понадобится: ручка, бумага и самодисциплина.

Метод Альпы в управлении временем

Значение термина ALPEN немного сложное, чем просто расшифровка отдельных шагов. Рассмотрим технику глубже.

A – задачи / сделать (это ваш «Todo список»)

Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать на следующий день.

Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.

L – продолжительность времени

Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения.

Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Наоборот, стремитесь сделать хоть какую-то оценку, даже если не можете представить сколько это займёт времени, чтобы затем быстрее научиться делать правильные прогнозы.

У нас есть тенденция всегда отнимать столько времени, сколько мы можем себе позволить. Если вы не назначили конец встречи, то она будет продолжаться до тех пор, пока не закончится время (пример, у вас назначена другая встреча). Если вы ограничили встречу 90 минутами, то вам может понадобиться на 10 минут больше, но вы закончите гораздо раньше.

То же самое и с вашим личным временем. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.

Р – буфер времени

Резервируйте по крайней мере 40% буферного времени!

У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.

Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов! Это требует строгого сокращения других видов деятельности.

E – установите приоритеты

Принимайте решения о приоритете своей деятельности.

Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим? Прочитайте 7 способов как расставить приоритеты.

N – Обозначение

Запишите все вышесказанное в подробный недельный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?

Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.

Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.

Итоговые шаги ежедневного планирования по методу Альпы:

A: список задач: мероприятия, встречи.
L: оценка длины: время, необходимое для выполнения каждой задачи.
П: буфер плана: запланируйте только 60% вашего рабочего дня.
E: установить приоритеты: (ABC-анализ, матрица Эйзенхауэра).
N: обозначение: запись результатов, точность плана.

Советы по планированию по методу Альпы

Соберите всю информацию и все задачи

Чтобы иметь возможность записывать задачи и действия, вы сначала должны иметь информацию о том, что вы должны сделать или хотите сделать в соответствующий день.

Не будьте небрежны и записывайте все задания, включая стандартные, такие как чтение и ответы на электронные письма. Запись всех заданий даёт вам первое впечатление о том, что должно быть сделано.

Поджимайте сроки

Второй шаг – учиться оценивать количество времени на выполнение каждой задачи. Всегда желательно оценивать реалистично, но рассчитывать время немного плотнее.

Опыт показывает, что задачи, как правило, увеличиваются, если вы даёте им больше времени с самого начала. Теснота временных окон вынуждает вас попрощаться со всеми слишком перфекционистскими идеями. Не должно быть никакого стресса, но и никакого безделья.

Сокращайте буфер

Планирование буферного времени тесно связано с оценкой длительности задачи. Немного попрактиковавшись, большинство людей вскоре смогут очень реалистично оценивать буферное время.

Всё зависит от того, какая у вас рабочая ситуация. Классическим руководством является планирование 30-40% дня в качестве буфера, но напрактиковавшись можно перейти к примеру на 15-25%.

Корректируйте план в течение дня

Следующий шаг – принимать решения, основываясь на имеющемся списке задач и времени. Часто приходится признать, что на некоторые задачи времени не останется. Необходимо установить приоритеты.

Решайте осознанно для себя неотложные и важные задачи. Лучше всего планировать самые важные задачи прямо в самом начале, чтобы вы все ещё были полны энергии и могли быть уверены, что эти задачи действительно будут выполнены.

Обширные задачи должны быть разделены на небольшие куски. Ценный совет для всех тех, у кого всегда низкий уровень продуктивности после обеда: рутинные задачи с более низким приоритетом лучше всего подходят для этого периода.

Получайте опыт через ретроспективу

Наконец, есть ещё одна проверка, которая привела бы нас к последнему понятию метода Альпы.

Каждый вечер спрашивайте себя, насколько хорошо сработало ваше ежедневное планирование, и старайтесь извлечь из него уроки. Насколько реалистична оценка длин и достаточен ли буфер? Что я должен сделать лучше или по-другому завтра?

Метод Альпы на пути к большей эффективности

Методика Альпы очень проста и очень помогает разделить день на начальном этапе обучения тайм-менеджменту.

С помощью метода Альпы вы не будете приходить домой с чувством, что ничего не удалось сделать так, как нужно. Это сильное преимущество метода Альпы.

Вы посвящаете своё время именно индивидуальным задачам и всегда можете точно сказать себе, своёму начальству и своей команде, чего вы добьетесь. И что останется назавтра, на следующей неделе или в дальнейшем. Это также облегчает планирование для всех, кто с вами сотрудничает.

Повышается производительность труда, и в равной степени повышается благосостояние. Но ваша будущая цель – повышение эффективности, а не только производительности. С опытом стоит научиться большую часть дел – вообще не делать.

Откуда ваши «проблемы»?

Пошагово разберёте сферу жизни и определите 3 важнейших шага в этой сфере.

Метод Альпы в планировании времени: 5 стадий на пути к эффективности

Время чтения 5 минут

Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы, который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.

Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.

Метод Альпы в планировании времени, возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.

Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?

Этапы метода Альпы

Метод Альпы состоит из пяти этапов

1 этап. Составления списка дел

На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности.

Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.

Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.

2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания

Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.

Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.

3 этап. Резервирование временного запаса

Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.

К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.

4 этап. Все запланированные дела упаковываем во временные рамки

После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.

Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.

Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.

5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени

Это собственно этап выполнения дел и их контроль.

Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.

Преимущества метода Альпы

Вы научитесь работать целенаправленно.
Рационально использовать время и объединять в группы похожие дела.
Сможете разумно использовать интервалы в работе.
Разовьется самодисциплина.
Избавитесь от стресса и напряжения.
Вы перестанете все забывать.
Начнете достигать свои цели.
Это настроит вас на рабочее настроение.
Повысится ваша мотивация и удовлетворенность от работы.
Улучшится настроение за счет трудовых достижений.

Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?

Отдых — это перемена деятельности. Александр Горбачев, специалист в сфере тайм – менеджмента, советует так устраивать переключения:

Работа в офисе / дела вне офиса.
Работа с бумагами / люди.
Работаю один / общаюсь.
Аналитика / творчество.
Читаю, слушаю / говорю, пишу.
Спокойная рутина / вызов.

Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?

Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому. 25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.

Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.

Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.

Психологический аспект планирования времени по методу Альпы

Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны. Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.

С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.

Понравилась статья, расскажи друзьям

САЛИД © При полном или частичном копировании материала, ссылка на первоисточник обязательна.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl+enter

Как планировать в «Альпах»

Метод «Альпы» был разработан для составления эффективного плана на день. Название символизирует пошаговое восхождение к горным вершинам – поставленным целям.

Для его применения нужно выполнить следующие шаги.

1. Составить список дел, которые обязательно нужно или хотелось бы выполнить сегодня. Желательно ограничиться 10-15 самыми важными. Главное подумать, зачем их выполнять, какую пользу они принесут, каких целей позволят достичь, как повлияют на самореализацию и т.п.

2. Определить приоритет дел, например, с помощью матрицы Эйзенхауэра. Условно можно обозначить низко-, средне- и высокоприоритетные дела.

3. Определить примерную продолжительность каждого дела в часах, а лучше в минутах. Для простых дел можно установить полную продолжительность до их завершения. А для сложных дел можно указать время, которое готовы потратить на них сегодня, но не обязательно завершать их. Сумма этих значений даст общее время для дел на сегодня.

4. Затем нужно определить, сколько реально времени можно будет потратить сегодня. Например, если просыпаешься в 8 ч., а ложишься спать в 24ч., то остается 16 часов. Из этого времени 30-50% можно сразу вычесть на раскачку, перерывы и отдых, т.е. 6-8 часов. Из оставшихся 8-10 часов 20-40% лучше зарезервировать на непредвиденные, срочные дела, которые могут появиться в течение дня, т.е. 2-3 часа. Итого остается 5-6 часов на выполнение дел. Для более точного определения, сколько в сутки выделяется времени на дела, можно воспользоваться хронометражем личного времени.

Читайте также:

Налоговые вычеты по НДС: сумма

5. В полученное общее время нужно вместить в первую очередь самые важные дела. Для этого лучше использовать графическое представление плана, например, диаграмму Ганта. При этом самое эффективное время по биологическим часам лучше выделить для высокоприоритетных дел.

6. Если общего времени будет не хватать, то можно подумать, какие дела можно делегировать и кому, какие отложить на потом, а для каких можно применить какую-либо технологию, чтобы его выполнить быстрее.

7. При этом важно отметить дела, которые имеют крайний срок или которые нужно начать в определенное время, например, встречи, совещания, переговоры и т.п. Для таких дел лучше добавить напоминание в телефон.

8. Также желательно, чтобы дела сменялись по динамике, например, сначала делать активные и сложные дела, потом пассивные и простые, затем снова активные и т.д. Это позволит уменьшить усталость.

9. Особо неприятные дела можно разбить на промежутки по 20 минут, т.е. 20 минут выполнять их, потом переключаться на более приятные дела. Через некоторое время снова выполнить неприятное дело в течение 20-ти минут и так далее пока оно не будет завершено.

10. Также можно составить отдельный список «заплаток» — небольших и не особо важных дел, которые можно выполнить в неожиданные перерывы, например, во время ожидания перед совещанием или встречей.

Результатом использования этого метода будет продуманный план на весь день. Причем его главное преимущество – это низкая неопределенность того, что нужно делать, в какой последовательности, а главное зачем. Это повышает мотивацию, снижает стресс, дает уверенность и энергию для быстрого выполнения дел. А записывание всех срочных дел избавляет от навязчивого и неприятного ощущения, что что-то забыл.

К составлению этого плана лучше относиться серьезно и ответственно, т.к. он будет определять, как человек проживет еще один день, что создаст, какую пользу принесет, какие проблемы решит, кому поможет, насколько приблизится к цели своей жизни.

Если в течение дня произойдет много незапланированных изменений, то лучше оперативно скорректировать план. Это позволит не растеряться и сохранить высокий уровень эффективности.

Может показаться, что такой план составлять сложно и долго. И при первых попытках возможно так и будет. Но чем чаще его составлять, тем больше будет опыта и навыков для этого. Тогда утреннее или вечерне планирование дня будет занимать не больше 10-15 минут, будет простым и приятным.

Метод Альпы в планировании времени: надежный метод стать эффективнее

Автор: Юрий Окунев

Школа Юрия Окунева

Приветствую вас, уважаемые подписчики! С вами Юрий Окунев.

Уверены ли вы в том, что используете все возможные способы для оптимизации расходования времени? Только сразу отмечу, что матрица Эйзенхауэра, принцип среднего приоритета и закон Парето — это далеко не все инструменты тайм-менеджера! Засомневались? И правильно сделали!

Сегодня будем говорить про метод Альпы в планировании времени. Он позволяет поставить каждую отдельную задачу на свое место и одновременно грамотно спланировать чек-лист целей на весь день.

При чем тут горы?

Нет-нет, горы, альпинизм и иже с ними здесь совершенно не при чем. Методика была разработана в прошлом веке хорошо известным в Европе немецким специалистом по тайм-менеджменту, Лотаром Зайвертом. В России он известен в основном благодаря книге « Ваше время в ваших руках »

Принцип Альпы объединяет под собой несколько популярных методик тайм-менеджмента, добавляя к ним новые и чрезвычайно важные нюансы. В итоге, получается полноценный мощный инструмент для планирования, учитывающий такие аспекты любых повседневных задач, как их важность, срочность и трудоемкость решения.

Метод не самый простой, но если в нем разобраться, то дальнейшая работа по методике будет занимать не более 10-15 минут каждый день. Поэтому настоятельно рекомендую сделать над собой усилие.

Метод Альпы по шагам

Эта система предполагает прохождение 5 этапов анализа задач и учета времени. Давайте разберемся, что они собой представляют.

Этап №1. Составление списка дел

Возьмите лист и выпишите на него все цели, которые собираетесь решить за день. Выделите только более-менее значимые и весомые по временным затратам задачи. Мелочи вроде «кинуть письмо в почтовый ящик» вы можете выписать на отдельный лист.

Читайте также:

Можно ли работать официально и иметь ИП

Этап №2. Оценка приоритетов

Теперь подумайте, какие из задач являются более важными/срочными, а какие — менее. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра, про которую я подробно рассказывал в этой статье.

На основании матрицы распределите задачи на три колонки: важные и срочные; важные и не срочные; срочные, но не важные. Как вы уже, наверное, догадались, отдельный листик с мелкими задачами как раз и станет четвертой колонкой — дела не срочные и не важные.

При этом можно сразу использовать сокращения, соответствующие типу задачи (встреча, визит —«в», контроль — «к», в процессе исполнения — «п» и т.д.). Это поможет классифицировать дела по группам и сэкономит время.

Этап №3. Расчет и резервирование времени

Забудьте на время про третью колонку и уделите все свое внимание первым двум. Поставьте напротив каждого дела примерное время, которое требуется на его решение. Например, 30 минут или 1,5 часа.

Подсчитайте общее количество времени, которое требуется для выполнения всех поставленных на сегодня задач из этих двух колонок. А теперь проанализируйте полученные данные исходя из соотношения 60:40, т.е. 60% запланированных дел на 40% внезапно появившихся новых задач.

Тогда если у вас 8-часовой рабочий день, то по времени список составленных вами задач должен охватывать только 5 часов. Остальные 3 часа нужно отвести, так сказать, на всякий случай.

Этап №4. Выставление приоритетов и перепоручение дел

Если вы поняли, что выписанные задачи занимают более 60% вашего рабочего времени, то придется сначала вынести вперед те дела, которые необходимо решить именно сегодня и исключительно при вашем личном участии. Остальные пункты вам придется либо перенести на другие дни, либо перепоручить другим сотрудникам компании.

Этап №5. Колышки и заплатки + контроль выполнения

В получившийся у вас в итоге всех манипуляций список необходимо внести несколько дополнений. Во-первых, нужно обозначить дела, которые строго привязаны к конкретному часу — это так называемые «колышки».

Например, «сходить к врачу в 8.45», «забрать готовый заказ из печати в 16.30», «встретить тещу в аэропорту в 20.50», и т.д.

Во-вторых, нужно подготовить список задач, которые вы сможете включить в расписание в перерывах между основными делами или в случае, если вдруг появится свободное время. Это так называемые «временные заплатки». Их можно брать из третьей и четвертой колонок вашего первоначального списка. Например, «забронировать столик в ресторане», «узнать стоимость путевки в Таиланд», «купить подарок на День рождения для коллеги», «заказать в интернет-магазине книгу» и пр.

Таким образом, у вас образуется четкая последовательность дел на этот день (либо на следующий, если вы планируете заранее) А это всегда огромный плюс и серьезный шаг на пути к максимальному контролю своего времени.

Что дает метод Альпы?

Да просто кучу всего полезного и важного!

Четкое представление о том, что вы будете делать сегодня/завтра.
Четкое понимание того, сколько времени вам потребуется для решения имеющихся задач.
Понимание того, какие задачи вы делегируете своим помощникам, коллегам или перенесете на потом.
Умение за 10 минут с высокой точностью спланировать весь день.
Наличие дополнительного времени для всяческих форс-мажорных ситуаций, незапланированных дел и просто возможности «потупить».
Наличие времени для решения мелких, но нужных задач и времени для себя-любимого.
Снижение вероятности срыва сроков и т.д.

**
В общем, благодаря этой системе вы — просто олицетворение организованности и продуктивности! Поверьте, вам это ощущение понравится, и вы вскоре уже просто не сможете без него существовать.

Усилить эффект можно только записавшись на мой курс тайм-менеджмента, из которого вы узнаете еще больше уникальных методик и приемов управления временем. Более того, все техники вы под моим руководством сразу же опробуете в деле, что гарантирует действительно отличный результат и минимум ошибок в будущем.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

На сегодня все. Будем прощаться. Подписывайтесь на рассылку и приглашайте на сайт друзей. Впереди — много всего интересного. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.

Планирование времени по методу Альпы

Метод Альпы это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.

Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности.

Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.

Этапы составления плана

Метод Альпы состоит из пяти этапов:

Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

Не выполненные дела;
Добавившие новые задания;
Обязательные, важные дела;
Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.

Этап №3. Резервирование временного запаса.
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.

Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день.

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день:

ПК — новое торговое место;
В — Петров (компьютерная услуга);
В — Серов (юридическая помощь);
П — изучение спроса рынка;
К — Матвеев (реализация продукции);
ПР – Черанев (запрос- письмо);
Ч — спец. журнал для руководителя:
Т — Удоев (не комплектность персонала);
Т — Денис (посещение сауны с другом).

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Преимущества метода Альпы

Целенаправленные действия в течение рабочего дня;
Рационализация, объединяя в группу схожие дела;
Уменьшение бесполезных интервалов;
Стабильная самодисциплина;
Сокращение нервных перенапряжений;
Борьба с забывчивостью;
Достижение конкретных целей в работе;
Рабочий настрой;
Повышенная удовлетворенность и мотивация;
Восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены.
Выделение и реализация приоритетных дел;
Рост потенциала и личных результатов труда;
Правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя.

В тайм — менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.

Советую принять во внимание. И если вас заинтересует, используйте в жизни.

Новые правила по охране труда на 2021 год: обзор НПА

Специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда

Минтруд разом обнулил все существующие правила по охране труда, действие которых распространялось на разные сферы деятельности. Разберемся, что теперь делать специалистам по ОТ, как строить работу и какие документы пересмотреть. Бонус — актуальные версии НПА.

Что изменилось в правилах по охране труда в 2021 году
Новые правила по охране труда: таблица
Какие документы пересмотреть после изменения правил по охране труда
Как провести обучение и внеплановую проверку знаний

Что изменилось в правилах по охране труда в 2021 году

Начало 2021 года запомнилось рядом событий в области охраны труда. Сначала утратили силу более сотни нормативных актов, а теперь и порядка 113 правил по охране труда разом превратились всего в 40. Все это настолько взбудоражило специалистов по ОТ, что многие до сих пор пребывают в некотором шоке. Чтобы развеять сомнения и опасения специалистов и руководителей компаний, чиновники дали по этому вопросу свои разъяснения.

Игорь Викторович Цирин, советник генерального директора ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России

Резкое сокращение НПА связано с тем, что некоторые из правил по охране труда объединили и в целом упростили, но не сделали менее строгими. Из обновленных правил убрали все конкретные цифры по выдаче СИЗ, гендерные и возрастные ограничения. Теперь нет и дублирования информации со ссылками на частоту проведения медосмотров, СОУТ и многое другое. То есть, чуть ли не из многотомных мануалов они превратились в легкие инструкции, который каждый работодатель может адаптировать в соответствии с классом опасности на производстве и наличием других негативных факторов.

Теперь специалистам по охране труда придется изучить все нормативно-правовые документы, благо, их количество сократили, а затем собрать те правила, которые будут на 100% соответствовать специфике и требованиям организации. Но и это еще не все! Нужно пересмотреть кучу документов.

При этом сам Игорь Цирин считает, что именно индивидуальный подход поможет сократить уровень травматизма на производстве. Он также подчеркивает значимость получения обратной связи от специалистов по охране труда. К слову, эксперт приводит существенные доводы в пользу оптимизации и модернизации системы охраны труда. Например, в ходе пересмотра правил и норм при работах на высоте удалось сократить частоту травматизма с 420 случаев до 365 в год буквально за 6 лет.

В принципе, даже такая динамика считается положительной, а все трудности, с которыми сейчас столкнутся специалисты по ОТ, носят лишь временный характер. Правда, как отмечает Цирин, времени на подготовку не так много. Поэтому поспешите с изучением новых правил по охране труда и их адаптацией, а также начинайте приводить все соответствующие документы в порядок.

Новые правила по охране труда: таблица

Скачать утвержденные правила	Утверждающий документ и период действия
Правила по охране труда при проведении работ в метрополитене	Приказ Минтруда России от 13.10.2020 г. № 721н. Действует с 1 сентября 2021 г. по 1 сентября 2026 г.
Правила при хранении, транспортировании и реализации нефтепродуктов	Приказ Минтруда России от 16.12.2020 г. № 915н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда в морских и речных портах	Приказ Минтруда России от 15.06.2020 г. № 343н. Действует с 1 января 2021 г.
Правила по охране труда на морских судах и судах внутреннего водного транспорта	Приказ Минтруда России от 11.12.2020 г. № 886н. Действует с 1 января 2021 г. и по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда в медицинских организациях	Приказ Минтруда России от 18.12.2020 г. № 928н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при проведении водолазных работ	Приказ Минтруда России от 17.12.2020 № 922н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила при выполнении работ в театрах, концертных залах, цирках, зоотеатрах, зоопарках и океанариумах	Приказ Минтруда России от 16.12.2020 г. № 914н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила при работе в ограниченных и замкнутых пространствах	Приказ Минтруда России от 15.12.2020 г. № 902н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при обработке металлов	Приказ Минтруда России от 11.12.2020 г. № 887н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила в лесозаготовительном, деревообрабатывающем производствах и при выполнении лесохозяйственных работ	Приказ Минтруда от 23.09.2020 г. № 644н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при эксплуатации объектов теплоснабжения и теплопотребляющих установок	Приказ Минтруда от 17.12.2020 г. № 924н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при эксплуатации электроустановок	Приказ Минтруда от 15.12.2020 г. № 903н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при выполнении электросварочных и газосварочных работ	Приказ Минтруда от 11.12.2020 г. № 884н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при производстве строительных материалов	Приказ Минтруда от 15.12.2020 г. № 901н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при выполнении окрасочных работ	Приказ Минтруда от 02.12.2020 г. № 849н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила при производстве отдельных видов пищевой продукции	Приказ Минтруда от 07.12.2020 г. № 866н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила в подразделениях пожарной охраны	Приказ Минтруда от 11.12.2020 г. № 881н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при производстве дорожных строительных и ремонтно-строительных работ	Приказ Минтруда от 11.12.2020 г. № 882н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при строительстве, реконструкции и ремонте	Приказ Минтруда от 11.12.2020 г. № 883н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при использовании отдельных видов химических веществ и материалов, при химической чистке, стирке, обеззараживании и дезактивации	Приказ Минтруда от 27.11.2020 г. № 834н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда в сельском хозяйстве	Приказ Минтруда от 27.10.2020 г. № 746н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при осуществлении охраны (защиты) объектов и (или) имущества	Приказ Минтруда от 19.11.2020 г. № 815н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда на городском электрическом транспорте	Приказ Минтруда от 09.12.2020 г. № 875н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда в целлюлозно-бумажной и лесохимической промышленности	Приказ Минтруда от 04.12.2020 г. № 859н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при выполнении работ на объектах связи	Приказ Минтруда от 07.12.2020 г. № 867н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при строительстве, реконструкции, ремонте и содержании мостов	Приказ Минтруда от 09.12.2020 г. № 872н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда на автомобильном транспорте	Приказ Минтруда от 09.12.2020 г. № 871н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при производстве цемента	Приказ Минтруда от 16.11.2020 г. № 781н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила при проведении работ в лёгкой промышленности	Приказ Минтруда от 16.11.2020 г. № 780н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при нанесении металлопокрытий	Приказ Минтруда от 12.11.2020 г. № 776н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при работе на высоте	Приказ Минтруда от 16.11.2020 г. № 782н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов	Приказ Минтруда от 28.10.2020 г. № 753н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями	Приказ Минтруда от 27.11.2020 г. № 835н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта	Приказ Минтруда от 18.11.2020 г. № 814н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда в жилищно-коммунальном хозяйстве	Приказ Минтруда от 29.10.2020 г. № 758н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при размещении, монтаже, техническом обслуживании и ремонте технологического оборудования	Приказ Минтруда от 27.11.2020 г. № 833н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при проведении полиграфических работ	Приказ Минтруда от 27.11.2020 г. № 832н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при добыче (вылове), переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из водных биоресурсов	Приказ Минтруда от 04.12.2020 г. № 858н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правила по охране труда при эксплуатации объектов инфраструктуры железнодорожного транспорта	Приказ Минтруда от 25.09.2020 г. № 652н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.
Правил по охране труда при осуществлении грузопассажирских перевозок на железнодорожном транспорте	Приказ Минтруда от 27.11.2020 г. № 836н. Действует с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2025 г.

Какие документы пересмотреть после изменения правил по охране труда

Так как изменения уже вступили в законную силу для большинства отраслей, специалистам по охране труда необходимо срочно приступать к пересмотру всех документов предприятия, которые содержат нормы охраны труда. В частности, измените: инструкции по охране труда, программы проведения инструктажа и обучения, экзаменационные билеты по проверке знаний требований охраны труда.

Внесите изменения в ЛНА любым способом:

Полностью перепишите содержание документов
Разработайте только вкладыш с изменения и прикрепите его к основному документу

Утвердите изменения грифом на самом документе или приказом по организации. Если в организации есть профсоюз — согласуйте пересмотренные документы с ним, а лишь затем утверждайте.

После составления и утверждения ЛНА, не забудьте ознакомить с ним работников. Удобнее всего прикрепить лист ознакомления, на котором каждый работник поставит роспись, но подойдет и журнал или оборотная сторона документа. Выбирайте наиболее удобный вариант. Когда формальная часть перехода на обновленные правила будет завершена, приступайте к следующему этапу — обучению и проверке знаний.

Как провести обучение и внеплановую проверку знаний

В соответствии с п. 3.3 Порядка 1/29, при введении новых правил по охране труда все работники предприятий обязаны пройти инструктажи по усовершенствованным программам и внеочередную проверку знаний в течение 6 месяцев. А вот работодатели, руководители, специалисты по ОТ, в том числе члены комиссий, а также инженеры должны прослушать курс минимальной длительностью на базе учебного центра.

Проверку знаний рядовых работников поручите экспертам организации, которые уже успели пройти обучение. Всех остальных специалистов и руководителей могут проверить только эксперты, входящие в состав комиссии аккредитованного учебного центра. То есть они не могут сдать экзамен на базе организации, иначе его результаты будут недействительными. Сотрудников, которые в течение месяца не справятся с экзаменацией, отстраните от работы.

Учитывайте, что регуляторная гильотина только набирает обороты, поэтому в скором времени могут быть и другие изменения. К тому же изначально Минтруд анонсировал изменение 41 правила по охране труда, но на данный момент обновил только 40 из них. Следите за новостями на сайте Центра Оценки Квалификации и Обучения №1, чтобы быть в курсе событий.

Читайте также:

Сколько зарабатывает массажист в месяц

Межотраслевые правила по охране труда и порядок их применения

I. Область применения Правил по охране труда

при эксплуатации электроустановок

1.1. Правила по охране труда при эксплуатации электроустановок (далее – Правила) устанавливают государственные нормативные требования охраны труда при эксплуатации электроустановок.

Требования Правил распространяются на работодателей – юридических и физических лиц независимо от их организационно-правовых форм и работников из числа электротехнического, электротехнологического и неэлектротехнического персонала организаций (далее – работники), занятых техническим обслуживанием электроустановок, проводящих в них оперативные переключения, организующих и выполняющих строительные, монтажные, наладочные, ремонтные работы, испытания и измерения, а также осуществляющих управление технологическими режимами работы объектов электроэнергетики и энергопринимающих установок потребителей.

Требования безопасности при эксплуатации специализированных электроустановок, в том числе контактной сети электрифицированных железных дорог, городского электротранспорта должны соответствовать Правилам с учетом особенностей эксплуатации, обусловленных конструкцией данных электроустановок.

Надзор за соблюдением требований, установленных Правилами, за исключением требований, установленных главой II Правил, осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти при осуществлении ими федерального государственного энергетического надзора .

(абзац введен Приказом Минтруда России от 15.11.2018 N 704н)

Статья 367 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2018, N 30, ст. 4542).

(сноска введена Приказом Минтруда России от 15.11.2018 N 704н)

Надзор за соблюдением требований, установленных главой II Правил, осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти при осуществлении ими федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права .

(абзац введен Приказом Минтруда России от 15.11.2018 N 704н)

Статья 367 Трудового кодекса Российской Федерации.

(сноска введена Приказом Минтруда России от 15.11.2018 N 704н)

(п. 1.1 в ред. Приказа Минтруда России от 19.02.2016 N 74н)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.2. Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

Работодатель в зависимости от специфики своей деятельности вправе устанавливать дополнительные требования безопасности, не противоречащие Правилам. Требования охраны труда должны содержаться в соответствующих инструкциях по охране труда, доводиться до работника в виде распоряжений, указаний, инструктажа.

1.3. Машины, аппараты, линии и вспомогательное оборудование (вместе с сооружениями и помещениями, в которых они установлены), предназначенные для производства, преобразования, трансформации, передачи, распределения электрической энергии и преобразования ее в другой вид энергии (далее – электроустановки) должны находиться в технически исправном состоянии, обеспечивающем безопасные условия труда.

1.4. Электроустановки должны быть укомплектованы испытанными, готовыми к использованию защитными средствами и изделиями медицинского назначения для оказания первой помощи работникам в соответствии с действующими правилами и нормами.

1.5. В организациях должен осуществляться контроль за соблюдением Правил, требований инструкций по охране труда, контроль за проведением инструктажей. Ответственность за состояние охраны труда в организации несет работодатель, который вправе передать свои права и функции по этому вопросу руководящему работнику организации, наделенному в установленном порядке административными функциями (главный инженер, вице-президент, технический директор, заместитель директора), руководителю филиала, руководителю представительства организации (далее – обособленное подразделение) распорядительным документом.

1.6. Лица, виновные в нарушении требований Правил, привлекаются к ответственности в установленном порядке.