Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2021)

  • Для чего составляется инструкция
  • Порядок утверждения должностной инструкции
  • Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера
  • Структура должностной инструкции
  • Требования к сотруднику
  • Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
  • Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
  • Итоги

Для чего составляется инструкция

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

  • Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
  • Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
  • Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

  • соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
  • отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
  • делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

  • требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
  • стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций – образец».

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.

Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера

В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте в начале статьи, блок “Вам помогут документы и бланки”.

Читайте также:
Перевод на другую должность по инициативе работника, перевод на полставки

Структура должностной инструкции

Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:

  • Общие положения о должности.
  • Порядок субординации, связи по должности.
  • Функциональные обязанности.
  • Права сотрудника.
  • Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.

Требования к сотруднику

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

  • структуру компании и принципы зонирования различных служб;
  • принципы управления персоналом компании;
  • сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
  • методы планирования и мотивации, используемые в компании;
  • особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
  • особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
  • принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
  • техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

  • обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
  • систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
  • прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
  • распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
  • обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
  • разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
  • организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
  • обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
  • организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
  • организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
  • планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
  • организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
  • контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
  • координация завершения/начала трудового дня.

Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей

Основные права офис-менеджера следующие:

  • ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
  • внесение предложений по улучшению офисной работы;
  • подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
  • распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
  • подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
  • требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.
Читайте также:
Отстранение от работы - основания и порядок действий по статье ТК РФ

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Итоги

При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.

Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.

Должностная инструкция офис-менеджера , Тема №410714

Последние публикации

Новости

(орган юридического лица (учредители);

(лицо, уполномоченное утверждать

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис-менеджера

00.00.0000 № 00

(подпись) (фамилия, инициалы)

I. Общие положения.

    Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

– основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

– принципы построения организационной структуры офиса;

– основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

– порядок ведения деловой документации;

– порядок заключения договоров;

– правила пользования оргтехникой;

– основы экономики, организации труда и управления;

– основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD , MS EXEL , с работой с системой «1С:Предприятие»;

– закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

– все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

– внутренними нормативными актами работодателя;

– трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

8 .___________________________________________________________________

II . Должностные обязанности.

    Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

– организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

– обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

– обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

    Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

– принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

– принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

– подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

– обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

– следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

– организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

Читайте также:
Увольнение за аморальный проступок: ТК РФ, практика

– по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

– оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

– выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

– осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

– обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

– печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

III .Права.

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

IV .Ответственность.

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

    За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция разработана в

(наименование, номер и дата документа)

Подразделения ____________ ______________________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен: ____________ ______________________________

Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»

Вы можете скачать должностную инструкцию офис-менеджера бесплатно. Должностные обязанности офис-менеджера

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь – референт, инспектор, и пр.).

Читайте также:
Стратегическое планирование — что это такое на предприятии и в РФ

1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:

– действующим законодательством РФ;

– Положением о функциональных службах предприятия;

– распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;

– правилами трудового распорядка на предприятии;

– данной должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен уметь:

– составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;

– вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;

– выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;

– вести деловые переговоры;

– пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;

– работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.

1.6. Офис-менеджер должен знать:

– направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

– порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

– государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;

– инструкцию по делопроизводству;

– систему первичного кадрового учета;

– правила пользования вычислительной и организационной техникой;

– правила делового общения, деловой этикет;

– правила ведения телефонных переговоров;

– нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;

1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.

2. Основные обязанности

2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.

2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.

2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.

2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.

2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.

2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.

2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.

2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.

2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.

2.14. Оформлять командировочные документы.

2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.

2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.

2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.

2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.

2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.

2.22.Выполнять все распоряжения руководства.

2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.

2.24. Обеспечивать сохранность документов.

2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.

2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.

Читайте также:
Стороны трудовых отношений: кто может выступать

3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.

4. Ответственность

4.1. За сохранение конфиденциальности информации.

4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.

4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.

4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.

4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.

4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.

4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Должностная инструкция офис-менеджера

Шаблон должностной инструкции офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Читайте также:
Уведомление сотрудников о реорганизации

Должностная инструкция офис-менеджера

Администрация

I. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

1.4. Офис-менеджер должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
  • положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • устав предприятия;
  • организацию делопроизводства, в том числе знание электронного документооборота;
  • методы оформления и обработки документов;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • стандарты менеджмента качества предприятия.

1.5. Офис-менеджер непосредственно подчиняется старшему офис-менеджеру.

1.6. Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный старшим офис-менеджером.

1.7. Офис-менеджер может быть уволен:

  • по личному заявлению;
  • по инициативе администрации.

II. Должностные обязанности

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя и структурных подразделений.

2.2. Принимает заявки на приобретение различных материалов, необходимых для жизнедеятельности офиса, а также выполняет самостоятельное приобретение товаров.

2.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Заказ канцелярских товаров, моющих средств а также расходных материалов.

2.5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.6. Ведет делопроизводство и документооборот по предприятию, учет входящей и исходящей корреспонденции.

2.7. Прием и распределение входящих телефонных звонков.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда.

3.7. Пользоваться утвержденными Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами по предприятию, регламентирующими работу офис-менеджера.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.

4.6. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации о фирме и ее клиентах третьим лицам.

4.7. За предоставление ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

Должностная инструкция официанта

Должностная инструкция официанта используется для раскрытия положений трудового договора. Хотя обязанность составлять инструкцию и не упоминается в законодательстве, письма Роструда и зарубежная практика её применения стимулируют работодателей включать должностную инструкцию в стандартный пакет трудовой документации.

Читайте также:
Отказ в увольнении – может ли работодатель отказать работнику в увольнении

Образец должностной инструкции официанта

1. Общие положения

  1. Лицо, которое претендует на позицию официанта, обязано отвечать следующим стандартам:
    • соответствующее профильное образование;
    • опыт работы в сфере общественного питания от 0,5 года.
  2. Официант принимается на свою должность и увольняется с неё управляющим рестораном.
  3. Сотрудник на этой позиции должен знать следующее:
    • профильные нормы и законы, регулирующие процессы торговли и обращения с потребителями;
    • положения ресторана по взаимодействию с посетителями;
    • разновидности столовых приборов и их назначение;
    • основы взаимодействия с коллегами по обслуживанию посетителей;
    • нормы сервировки столов;
    • принципы обслуживания клиентов ресторана;
    • правила взаиморасчетов с клиентами;
    • организацию сдачи полученных денег и платежных документов;
    • стоимость основных ресторанных блюд и напитков;
    • порядок разрешения возможных конфликтных ситуаций с клиентами, а также варианты их профилактики;
    • нормы учета и использования соответствующего инвентаря;
    • правила ухода для применяемого инвентаря;
    • кулинарные свойства и пищевые особенности основных блюд, подаваемых в заведении;
    • рекомендуемый порядок сочетания блюд, а также правила их подачи;
    • нормы подачи спиртных напитков;
    • признаки бракованных и некачественных пищевых продуктов;
    • нормы санитарной и гигиенической политики ресторана;
    • правила, регулирующие пожарную и технологическую безопасность в ресторане, а также санитарную обстановку.
  4. Официант руководствуется:
    • соответствующими законами и правилами;
    • актуальными нормами ресторана;
    • содержанием этой инструкции.
  5. На время отсутствия официанта его трудовые функции передаются другому работнику, выбранному управляющим рестораном.
  6. Официант подчиняется управляющему рестораном.

2. Трудовые обязанности

В список обязанностей сотрудника на этой позиции входит:

  1. Сервировка столов и их оперативная уборка.
  2. Обеспечение оперативной смены загрязненных столовых принадлежностей.
  3. Контроль за наличием перца, соли, зубочисток и иных расходных вещей.
  4. Выполнение заказов клиентов в части подачи блюд и напитков.
  5. Информирование посетителей по вкусовым качествам подаваемых блюд, особенностям их приготовления и пищевой ценности.
  6. Информирование клиентов по качеству и вкусам напитков, в том числе спиртных, предлагаемых в ресторане.
  7. Взаимодействие с коллегами и управляющим в части урегулирования конфликтных моментов.
  8. Прием от клиентов платежей, выдача сдачи, оформление платежных документов.
  9. Мониторинг ситуации с обслуживанием посетителей в помещении ресторана.
  10. Помощь в уборке ресторанного помещения в конце рабочей смены.
  11. Участие в украшении и оформлении заведения при приеме торжественных мероприятий.
  12. Участие в выездном обслуживании рестораном корпоративных мероприятий.

3. Ответственность

Официант может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

  1. За ущерб, который нанесен работодателю по его вине, — в тех границах, которые установлены актуальными положениями законодательства.
  2. За ненадлежащее исполнение функций, изложенных в этой инструкции, — в соответствии с положениями трудового законодательства.
  3. За правонарушения, совершенные в процессе работы, — в соответствии с актуальными разделами соответствующего законодательства.

4. Права

Официант на работе имеет следующие права:

  1. Вносить обоснованные предложения по улучшению обслуживания клиентов.
  2. Доносить до руководства информацию по потенциально проблемным моментам в деятельности по обслуживанию посетителей.
  3. Участвовать в собраниях сотрудников, посвященных текущей ситуации в области функционирования персонала заведения.
  4. Знакомиться с жалобами клиентов на его работу.
  5. Получать доплаты в случае выездного обслуживания и других ситуаций, предусмотренных соответствующими положениями внутренней документации.
  6. Получать чаевые в размерах, которые даны во внутренней документации.

5. Условия работы

  1. Официант может быть отправлен в командировку, в тех случаях, которые прописаны во внутренней документации.
  2. Сотрудник может быть задействован в обслуживании клиентов на выездных мероприятиях, в том числе в выходные дни.
  3. За счет работодателя сотруднику предоставляется фирменная рабочая одежда.
  4. Официант получает премии в случае выполнения рестораном плановых показателей.

Зачем требуется должностная инструкция

Компания-наниматель применяет инструкцию как средство формализации своих взаимодействий с сотрудником. Особенно это важно для крупных компаний, с сотнями и тысячами служащих, выполняющих самую разную работу. Чтобы не тратить время менеджеров и самих сотрудников на консультации и пререкания по поводу их прав, обязанностей и сфер ответственности, и применяется должностная инструкция, в которой как можно более детально расписываются данные моменты.

Читайте также:
Театральные профессии: список и описание

Для работника этот документ тоже важен, так как позволяет спокойно заниматься своей работой, не отвлекаясь на второстепенные обязанности, не обозначенные в инструкции.

Важно! Должностная инструкция не должна противоречить трудовому договору, а также описывать те обязанности, которые выходят за границы описанной в нем трудовой функции работника.

Что нужно помнить при написании инструкции

В трудовом законодательстве пока не прописаны положения, которые регулируют составление должностной инструкции. Пользуясь этим, рестораторы могут адаптировать её содержимое под свои потребности. Что касается формата, то обычно применяется стандартный план инструкции, который включает:

  • Общие положения.
  • Рабочие обязанности.
  • Права.
  • Ответственность.

Работодатель может добавить к этим разделам ещё несколько пунктов, если хочет более подробно конкретизировать какие-то моменты. Особо популярны следующие дополнительные разделы:

  • Критерии оценки результатов работы.
  • Должностные взаимосвязи.
  • Условия труда.

Дополнительные части к инструкции обычно добавляют крупные организации, стремящиеся формализовать возможно большую часть своих отношений с сотрудниками.

Вводная часть

Раздел отведен под формулировку базовых параметров взаимодействия сотрудника с его нанимателем. Здесь дано описание, кто нанимает сотрудника, кому он подчиняется и других основных рабочих моментов.

Особое значение имеет список знаний, которыми должен обладать сотрудник. Они должны соотноситься с перечнем функций, перечисленных в следующем разделе. Также значительную роль играют и требования к уровню образования и опыту работы сотрудника. В премиум-сегменте они могут значительно превосходить общепринятый уровень для данной позиции. Так, от официанта может потребоваться знание разговорного английского или тонкостей работы с винами.

Важно! Официанты по функционалу и другим параметрам могут довольно сильно отличаться у разных работодателей. Элитный ресторан, винный бар или корпоративная столовая — все имеют свою специфику, которая должна учитываться в данном разделе, в том числе при перечислении требуемых навыков.

Обязанности

Эта часть отводится под перечень трудовых обязанностей сотрудника. Обычно здесь перечисляют набор типовых функций, который может быть дополнен несколькими пунктами, связанными со спецификой деятельности работодателя. Так, в некоторых ресторанах официант участвует в уборке зала после окончания работы, в других — помогает оформлять интерьер для праздничных мероприятий.

Ответственность

В данной части приведен список действий, за которые работник может быть наказан в соответствии с документацией работодателя и законодательством. Меры наказания прописывают в общей форме, поскольку конкретная степень ответственности может быть определена лишь путем административных и судебных споров.

Права

Заключительный типовой раздел, в котором перечислены права служащего. Для рядовых сотрудников, к которым относятся официанты, права довольно стандартны, но могут быть расширены при желании работодателя.

Условия труда

Один из дополнительных разделов, отведенных нанимателем под описание льгот и специфических моментов. В данном разделе обычно упоминается предоставление работодателем официанту фирменной рабочей одежды, а также его привлечение к обслуживанию на выезде.

После первоначального составления должностной инструкции она должна быть утверждена соответствующими специалистами. Обычно для этого привлекают юриста и HR-менеджера. После учета их правок документ утверждается руководителем организации. Далее документ распечатывается с соблюдением всей официальной атрибутики: даты, данных об организации и других параметров. После этого в процессе приема на работу с ним знакомится сам сотрудник. Окончательным этапом ввода документа в действие является проставление подписей задействованными лицами: самим работником, руководителем организации и другими сотрудниками, если их подписи нужны по действующим нормам документооборота.

Должностная инструкция официанта

Функциональные и должностные обязанности официанта, на первый взгляд, хорошо всем известны — принимать заказы клиентов заведений общественного питания и приносить им еду и напитки. Однако, это только внешняя сторона работы, полный список обязанностей гораздо шире и может существенно отличаться в разных заведениях. Рассказываем, что представляет собой профессия официанта, кому она подойдёт, из чего состоит работа этого специалиста, а также представляем типовые должностные инструкции для официантов и барменов.

Читайте также:
Форма 6-НДФЛ: что это, порядок и образец заполнения

Профессия официанта

Официанты относятся к обслуживающему персоналу заведений общественного питания. Они приносят меню, принимают заказы посетителей и подают им еду и напитки. Многим кажется, что этим обязанности работников кафе и ресторанов ограничиваются, но в действительности они выполняют гораздо больше функций (подробнее в следующем разделе).

Должность официанта не предполагает специального образования и опыта. Часто на такую работу устраиваются студенты и люди, нуждающиеся в подработке. Однако, если претензий на дипломы нет, существуют весьма строгие требования к здоровью и внешнему виду. Все официанты проходят регулярный медицинский осмотр, который подтверждает отсутствие у них заразных заболеваний. Помимо медосмотра требуется закончить санитарное обучение, так как работник постоянно будет контактировать с едой и обязан соблюдать нормы гигиены. Работодатель, который примет в штат официантов без медосмотра, будет платить штраф и рискует репутацией своего заведения.

Немаловажное значение имеют внешность и внутренние качества. Официант должен быть аккуратным, опрятным и ухоженным. Среди личных качеств ценятся доброжелательность, внимательность, расторопность, хорошая память, коммуникабельность. Полезна будет хорошая координация, физическая выносливость (большую часть работы такие сотрудники проводят на ногах с подносами в руках).

Средняя зарплата официанта в регионах России не превышает 20 тысяч рублей, а в Москве — 40 тысяч рублей. Но доход в обоих случаях почти наверняка будет больше из-за чаевых. В заведениях более высокого класса, где гости всегда оставляют «на чай», неофициальный доход может превысить зарплату. Московские официанты в летние месяцы могут заработать около 100 тысяч рублей. Однако рассчитывать на большие чаевые в кафе в регионах всё же не стоит.

Функциональные обязанности

Что входит в обязанности официанта:

  • принимать заказы на еду и напитки от посетителей, консультировать по меню заведения и винной карте;
  • подавать блюда, соблюдать очередность подачи (холодные и горячие блюда, десерты и напитки);
  • приносить счёт и принимать плату за услуги (наличную и безналичную);
  • убирать ненужную посуду в процессе визита гостей, убирать стол после их ухода;
  • сервировать стол для следующих клиентов;
  • придерживаться стандартов обслуживания;
  • соблюдать технику безопасности и правила гигиены;
  • создавать приятную атмосферу, хорошее настроение.

Конкретный список обязанностей зависит от заведения и работодателя. В некоторых кафе работники принимают заказы у стойки, в других — приносят меню к столам клиентов. Иногда требуется носить униформу, встречать гостей у входа и провожать к столам. Когда по стандарту обслуживания необходимо рассказывать о меню и рекомендовать какие-либо блюда, от кандидата на должность потребуют продемонстрировать работодателю умение грамотно и красиво говорить. Если заведение часто посещают иностранные туристы, официант должен знать английский язык.

Должностные инструкции официанта ресторана будут отличаться от инструкций работника кафе или бара.

Типовые должностные инструкции

Должностная инструкция официанта является приложением к трудовому договору и без него не имеет законной силы. Это документ, в котором раскрывается, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте, а также какими правами наделяет его для этого работодатель.

Этот документ включает 4 стандартных раздела:

  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности.
  3. Права.
  4. Ответственность.

В первом разделе указывается, в какой категории относится сотрудник («рабочих» или «обслуживающего персонала») и требования к его профессиональной подготовке. Работодатель должен указать, что должен знать такой работник:

  • стандарт обслуживания заведения;
  • правила сервировки столов;
  • краткую кулинарную характеристику и очередность подачи блюд;
  • цены заведения;
  • требования к посуде, приборам, белью и правила обращения с ними;
  • нормы охраны труда;
  • правила безопасности и гигиены, санитарные нормы.
Читайте также:
Заставляют идти на субботник в выходной день: законно ли, что делать

Во втором разделе подробно перечисляются должностные обязанности сотрудника. Они зависят не только от заведения, но и от разновидности официанта — «обычный», «бармен» или «старший». Чем точнее работодатель сформулирует обязанности работника, тем проще ему будет понять, что именно от него требуется. Это упростит контроль качества обслуживания, а также сделает работу коллектива более слаженной. Не рекомендуется нагружать официантов дополнительными обязанностями, которые будут отвлекать его от быстрого и качественного обслуживания посетителей.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для качественного исполнения обязанностей. Здесь не нужно дублировать «стандартные» права из Трудового кодекса, а написать только те, которые непосредственно связаны с процессом работы:

  • знакомиться с нормативными актами, регламентами и стандартами обслуживания;
  • своевременно получать, а также запрашивать информацию, необходимую для работы;
  • вносить руководству предложения по совершенствованию обслуживания и функционирования заведения в целом;
  • получать от работодателя униформу, а также весь необходимый инвентарь.

Раздел «Ответственность» посвящается стандартным формулировкам об ответственности за качественное исполнение служебных обязанностей, бережное обращение с имуществом работодателя и соблюдение инструкций. За все нарушения предполагается наказание в соответствии с Трудовым кодексом (дисциплинарные взыскания) и Кодексом об административных правонарушениях.

Официанта

Остановимся подробнее на изложении должностных обязанностей в инструкции. Список будет зависеть от разновидности должности — «официант», «бармен» или «старший официант».

На должностных обязанностях «обычного» официанта мы подробно остановились в разделе «Функциональные обязанности». По своему усмотрению, работодатель может расширить или урезать этот перечень, подробнее разъяснить порядок обслуживания.

Официанта-бармена

Официант-бармен отличается тем, что обслуживает посетителей заведения не в зале, а за барной стойкой. Это его рабочее место, которое он не покидает ради разноса меню или блюд. Такой характер работы предполагает совсем другие функциональные обязанности:

  • принимает заказы гостей за барной стойкой, подаёт им напитки и закуски;
  • консультирует по поводу выбору напитков и закусок;
  • готовит алкогольные и безалкогольные коктейли, наливает напитки, сервирует закуски;
  • поддерживает порядок на стойке, своевременно убирает грязную посуду;
  • принимает оплату от клиентов бара.

Старшего официанта

Старший официант — это либо сотрудник, курирующий работу других официантов и одновременно выполняющий такую же работу (так называемый «бригадир») или специалист без функций контроля, но с более развитыми профессиональными навыками или опытом работы. Каждый работодатель вкладывает разное значение в термин «старший», поэтому обязанности специалистов с одинаковыми должностями в разных заведениях могут отличаться.

Примерный список обязанностей старшего официанта:

  • руководство коллективом официантов — распределение зон работы;
  • организация коллектива, контроль соблюдения стандартов обслуживания, внешнего вида, качества сервиса;
  • заказ и выдача необходимого инвентаря для работы (ручек, блокнотов), сдача и приём униформы в химчистку;
  • подготовка отчётов о работе коллектива (на практике встречается крайне редко).

Заключение

Работа заведения общественного питания будет более качественной и эффективной, если работодатель грамотно сформулирует должностные обязанности для всего коллектива, в том числе для официантов. Труд этих специалистов сосредоточен вокруг обслуживания посетителей, но подразумевает выполнение некоторых дополнительных функций. Самый простой способ быстро подготовить качественное приложение к трудовому договору — скачать образец должностной инструкции и отредактировать его под свою ситуацию.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностная инструкция технического директора: функции, обязанности

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: